VEGO_ALV_9-12-13

CONCEPT
VEGO verslag ALV 9 dec 2013
1. Welkom door de voorzitter, in het bijzonder de leden van verdiensten.
a) We staan stil bij het overlijden van Ciska van Werven.
b) Nieuwjaarsreceptie is op zondag 5 januari van 14.00 tot 16.00 uur.
c) We zien terug op een bewogen periode dat noopte tot het verspreiden van de
brandbrief. Ook nu benadrukte de voorzitter de roep om saamhorigheid en de vraag
om inzet als vrijwilliger. Gelukkig zijn op de sleutelposities van de commissies
nieuwe mensen gekomen. zijn gesprekken gevoerd met Oranjewoud, KNLTB en
andere verenigingen over de duurzaamheid van de banen. De laatste papieren
VEGOband verschijnt in december en zal vanaf 2014 digitaal verschijnen. Dit
bespaard ook kosten. Er komt een nieuw , gebruiksvriendelijk administratief systeem
waardoor de leden- en de financiële administratie samengevoegd kunnen worden.
d) Verklaringen van goed gedrag voor leden die met jeugdleden werken zijn geregeld.
2. Goedkeuring v.d. notulen ALV 5 maart
De vrijwilligers die de kascontrole dit jaar zouden doen zijn beiden tot andere commissies
toegetreden. Nieuwe leden zijn nodig: Albert Ruiter zegt toe en de reserve ,Hans
Kloosterboer zal door de voorzitter gevraagd worden.
ALV keurt het verslag goed.
3. Ingekomen stukken.
Er is een schrijven van de gemeente binnengekomen met de mededeling dat er geen
jeugdsubsidies meer verstrekt zal worden.
4. Presentatie en vaststelling van de begroting verenigingsjaar 2014.
Vooraf zegt de voorzitter dat besloten is de contributie niet te verhogen. We hopen door
een positieve sfeer en een aantal verbeterpunten de begroting te kunnen halen. Een breed
bestuur, waar alle commissies bij betrokken zijn, het instellen van een
evenementencommissie en het betalen met de pinpas of KNLTB pas zal daaraan bijdragen, is
de verwachting.
De penningmeester presenteert de begroting en neemt een aantal punten door.
a) De betalingsproblemen zijn minder ernstig dan vorig jaar. Hij verwacht een kleine
positieve uitslag.
b) Alle commissie dragen verantwoordelijkheid voor hun budget dat zij samen met de
penningmeester hebben doorgesproken en ingediend.
c) We gaan over naar een nieuw, klantvriendelijker leden- en
administratieprogramma.
d) We gaan over naar betaling van consumpties met pinpas en KNLTB pas. De hieraan
verbonden kosten zijn lager dan de stortingskosten van het contant geld. Op de
vraag: hoe de betalingen met toernooien etc t.a.v niet-leden gaan geven we bij de
KNLTB aan dat bij VEGO alleen met pinpas betaald kan worden.
e) Opvallend zijn de hoge kosten van de lampen en de elektriciteit in 2013. Een
voorstel om de lampen van de banen 4/5/6 in de winter te blokkeren zal
meegewogen worden. De overgaan naar LED verlichting is reeds onderzocht en is
1
CONCEPT
nog niet geschikt gebleken; tevens brengt de nodige veranderingen hoge kosten met
zich mee.
f) Schoonmaakkosten. Willen we op bezuinigen. Barcommissie heeft daar een plan
voor uitgewerkt.
g) Er werd een opmerking gemaakt over de bedragen rond rolstoeltennis. Dit wordt
door de KNLTB gesubsidieerd. Toch staat er een bedrag voor uitgetrokken. Dit komt
door de KNLTB eisen die stelt dat alleen ‘volle groepen’ van 4 worden gesubsidieerd,
wat niet altijd mogelijk is. De vereniging zal daarom incidenteel zelf een kleine
bijdrage doen. De vergadering stemt ermee in dat we als club de rolstoeltennissers
moeten steunen. Het verzoek van de voorzitter is om deze leden meer te betrekken
bij het clubgebeuren.
h) Wat is de bijdrage van de club voor de tenniskids? Ook dit jaar is er nog subsidie
binnengekomen van de gemeente. Hoe het verder gaat nu dit gaat verdwijnen zal
door de jeugdcommissie opgevangen worden. Het is wel goed om meer inzicht te
krijgen hoe de financiën geregeld zijn.
De begroting wordt door de vergadering goedgekeurd.
5. Overzicht van de samenstelling van de commissies.
a) Bertus Kruitbos heeft de taak van Renate Lindner overgenomen. Marianne Kobessen
zal hem ondersteunen.
b) Parkzaken: Peter Bosch, Wouter van den Brink, Rinus Peters, Peter Hartung.
c) Barcommissie: Guus Mulder, voorzitter, heeft de taak van Paul Omta overgenomen.
Marianne Raayman, Ineke Morsink, Brigida Salvagno.
d) Technische commissie: Elly Verhoef, Peter Bosch, Rob de Vries, Jennie Berner.
e) Jeugdcommissie. Richard Oudbier is de nieuwe voorzitter, Joke Hofman, secretaris,
Guus Jansen penningmeester, Saskia Jansen jeugdledenadministratie, Marcel
Huisman, Joost Galenkamp, Marco van Teeffelen. Laatste twee als trainers
adviserende leden van JC.
f) Sponsorcommissie. Diederik Bos als nieuwe voorzitter, Attie de Harder.
g) Club van honderd: Adri Scherff. Arend van den Esschert gaat hem assisteren.
h) PR commissie: Gert Methorst, Anneke Buitenhuis, Ramona van de Haar.
i) Redactiecommissie: Jan Westerhof, Arend van den Esschert, Berend van de Sande,
Anneke Buitenhuis. Henk en Henriette Buurman hebben de verspreiding van de
VEGObanden verzorgd. Nu zal het voortaan digitaal gaan en zij worden hartelijk
bedankt voor hun inzet.
j) Evenementencommissie: Peter Hartung, en Frank Lampenscherff, Evelyn Wolbrink
en Nicolette Goedendorp op projectbasis.
6. Samenstelling van het bestuur:
De voorzitters van de commissies gaan samen met het dagelijks bestuur een breed bestuur
vormen. De ALV heeft dit goedgekeurd. Er zal in de statuten nagekeken worden of het
rechtmatig is en er wordt een schema van aftreden gemaakt.
2
CONCEPT
Het bestuur: Jan de Jong voorzitter, Gert Methorst vicevoorzitter PR commissie en
rolstoeltennis, Guido Eggermont penningmeester, Antoon Goes secretaris, Elly Verhoef TC,
Richard Oudbier JC, Guus Mulder barcommissie, Hans Turlings beleidzaken, Peter Bosch
parkzaken, Diederik Bos sponsorcommissie en Jan Westerhof redactiecommissie.
Henk Bonestroo heeft zich teruggetrokken als bestuurslid vanwege langdurige ziekte.
7. Afstemming van regelingen t.a.v. IJskastleden.
a. Verzoek om ijskastlid te worden moet gedaan worden voordat de pasjes zijn
uitgegeven in maart van het lopend jaar. Het bestuur beoordeelt het verzoek (in
de praktijk zal dit door de ledenadministratie worden gedaan, op basis van deze
regeling).
b. Blessure moet naar verwachting minimaal 6 maanden duren.
c. IJskastleden betalen €35 per jaar.
d. Als de pasjes al zijn uitgegeven en een verzoek tot ijskaststatus wordt verleend
wordt de helft van de contributie terugbetaald nadat het betreffend pasje is
teruggegeven. Na 1 mei worden aanvragen niet gehonoreerd.
e. Een verzoek tot de ijskast status dient ieder jaar opnieuw te worden
aangevraagd, dus geen vanzelfsprekende verlenging.
f. IJskastleden worden niet vrijgesteld van vrijwilligerswerk. De aard van het
vrijwilligerswerk wordt zo mogelijk aangepast aan de blessure.
Waar bovenstaande richtlijnen niet in voorzien beslist het bestuur.
t.a.v. Bardiensten
We gaan dit jaar nog door met dezelfde regeling als afgelopen jaar, dus inclusief
de mogelijkheid om bardiensten af te kopen. Wel gaan we meer controle
uitvoeren en een sanctie opleggen aan leden die niet zijn komen opdagen bij hun
bardienst. Dit bestaat uit een geldboete, anders blokkeren van het spelerspasje. In
het komend jaar gaat het bestuur een nieuwe regeling maken om eventueel
verplichte bardiensten voor alle seniorleden in te voeren. Het uitgangspunt is dat
bardiensten de sociale integratie en participatie van de leden binnen de
vereniging vergroten, en de afkoop van bardiensten daarom zoveel mogelijk moet
worden vermeden.
t.a.v. Verhuur kantine
Het afgelopen jaar hebben we toegestaan dat leden hun privéfeestjes konden geven
in het clubhuis. We hadden daarvoor een regeling geformuleerd met daarin een
koppeling tussen baanhuur door alle gasten en het gebruik van de faciliteiten van het
clubhuis. Hiermee dachten we de concurrentie met de horeca te hebben geregeld. In
november ontvingen we een brief van de gemeente waarin het gebruik van het
clubhuis beperkt werd voor gebruik van sport-gerelateerde evenementen, onder
verwijzing van de Drank en Horecawet die op 1 januari 2013 inging. Vorig week
woensdag zijn 2 controleurs van de gemeente op bezoek geweest, die alleen
3
CONCEPT
opmerkten dat een te beperkt aantal leden de nodige horeca papieren hebben. Dit is
dan ook een uitdaging voor ons om leden enthousiast te maken om horeca papieren
te halen. Het effect van deze wet moeten we nog goed bestuderen binnen het
bestuur maar het mag duidelijk zijn dat sportverenigingen onder zekere toezicht
staan van de gemeente. Wij passen ons beleid hierop aan.
8. Berichten uit de commissies.
a) Beleidszaken:
- Hans Turlings verwijst naar de web site van VEGO waar de naam vermeld staat van
de vertrouwenspersoon.
- De risico inventarisatie is klaar. Verbeterpunten zijn: aanbrengen van
noodverlichting en vluchtweg. Het verenigingshandboek is nagenoeg aangepast.
- Oproep om deel te nemen aan de cursus voor het gebruik van het AED apparaat.
b) Parkzaken.
- Kwaliteit van de banen: de KNLTB geeft aan dat alleen gravel- en kunstgrasbanen
zich bewezen hebben op duurzaamheid. Voor VEGO betekent dit dat vervanging
van de toplaag met kunstgras de enige reële optie is. Vanwege beperkte financiële
middelen gaat de vereniging dus verder met de huidige banen. Dezen worden heel
goed onderhouden, waarvoor applaus gegeven wordt.
c) Club van honderd.
- Uit deze middelen is nu een vaatwasser betaald, mede met dank aan Technorette
die als sponsor dit mogelijk gemaakt heeft.
d) TC.
- Elly Verhoef doet een oproep om versterking van de TC gezien de activiteiten die in
2014 georganiseerd worden.
- De komende week zal de activiteitenkalender voor volgend jaar besproken en
vastgesteld worden door alle betrokken commissievoorzitters.
e) Barcommissie
- Handhaving huidig systeem van bardiensten; als het bardienstlid niet komt
opdagen wordt €10 gevorderd. Voor volgend jaar wordt een verhoging van het
afkoopsom overwogen. Nieuwe tapkranen zijn aangeschaft.
- Er komt een instructie voor bardienstleden.
- De prijzen worden aangepast en veelal verlaagd.
- De muziekinstallatie wordt hersteld.
- Bij evenementen worden bij voorkeur ervaren barmensen ingezet.
- De daghap op competitiezaterdagen wordt zelf verzorgd. Een aantal leden hebben
zich hiervoor opgegeven maar de barcommissie verzoekt meer leden zich hiervoor
op te geven.
f) JC.
- De nieuwe voorzitter Richard Oudbier bedankt de vertrekkende leden die veel werk
hebben verzet. Inge Gammauf, Petra Kloosterboer die niet meer terugkeren en de
anderen die op projectbasis zich zullen blijven inzetten. (Namen staan onder punt
5e van het verslag)
4
CONCEPT
-
De begroting laat zien dat er een verschuiving plaatsvindt van bijdrage tennislessen
naar activiteiten en Tenniskids/nieuwe leden.
- Nadruk op activiteiten die niet specifiek prestatiegericht zijn, zoals tennisweekend
of ’t gaan naar Rosmalen.
- Alles wat met wedstrijdtennis competitie en KNLTB toernooien te maken heeft,
wordt door de trainers gedragen in samenspraak met de TC en de voorzitter van de
JC.
- Samenwerking met andere JCs binnen Apeldoorn verder uitwerken.
g) Sponsorcommissie.
- Thema: binden en verbinden. Sponsoren meer in beeld brengen bij de club door ze
te betrekken bij evenementen; gedacht wordt om dit eens per twee maanden te
organiseren.
h) PR en evenementencommissie
- Op zoek naar versterking. Nauwe samenwerking gezocht met sponsorcommissie.
i) Redactiecommissie:
- Er komt een digitale nieuwsbrief. Daarbij is het wel vereist dat alle e-mail adressen
juist zijn, waarvoor de medewerking van de leden wordt gevraagd.
9. Rondvraag.
Ben Demmer bedankt, namens de leden van verdiensten, de leden van het bestuur.
Op de vraag van Jan Demmer of we niet boven onze stand leven met 8 banen en om financiële
redenen een deel aan Malkenschoten verkocht kunnen worden Antwoord de voorzitter dat we
niet uitgaan van krimp maar van bloei.
10. Voorzitter dankt eenieder voor hun aanwezigheid en inbreng.
Antoon Goes
5