Overeenkomst organiseren activiteit in het jeugdhuis

Overeenkomst gebruik ‘t Achterste
Jeugdhuis ’t Ipperste vzw en
( naam organisator)
zijn akkoord dat de organisator een activiteit organiseert in ‘t Achterste.
De activiteit kan maar plaatsvinden indien beide partijen dit formulier hebben
ondertekend.
1. Specificatie activiteit:
Naam evenement:
Organisatie
Verantwoordelijke organisator:
Adres:
GSM nummer:
Emailadres:
Concept:
Datum:
Line-up:
Duur voorbereiding activiteit:
Verwacht aantal bezoekers:
Aantal medewerkers activiteit:
Afgevaardigde jeugdhuis
Naam:
GSM-nummer:
2. Ethische code
 De organisator, heeft de dag van de activiteit de leeftijd van 18 jaar bereikt.
 De activiteit wijkt niet af van het vooropgestelde concept zoals in punt 1
vermeld staat.
 ’t Achterste kan gebruikt worden als privé-aangelegenheid of als publieke
ruimte.
 Xenofobe, racistische activiteiten worden ogenblikkelijk stilgelegd. Ook
activiteiten die niet voldoen aan de ethiek van het jeugdhuis ( bv. tonen van
pornografisch materiaal) worden direct opgeschort.
 Het publiceren, afficheren en verspreiden van aanstootgevend materiaal is
streng verboden.
 Het serveren van alcohol gebeurt enkel door personen die de leeftijd van
16 jaar bereikt hebben.
 Het is ten strengste verboden alcohol te serveren aan personen, die de datum
van de activiteit, de wettelijke leeftijd van 16 niet bereikt hebben. Dit geldt ook
voor mensen die in dronken toestand verkeren.
 Het is verplicht minstens 4 dagen voordat de activiteit plaatsvindt een
overlegmoment te hebben met het dagelijks bestuur van JH ’t Ipperste vzw, dit
om de praktische afspraken te maken en nog eventuele problemen te
bespreken.
 De regels van het jeugdhuis dienen gekend te zijn door de organisator. Het
reglement is opgenomen in de bijlage. De organisator verbindt zich er toe de
regels na te leven.
 De organisator is op de hoogte van de zaalcapaciteit. Jeugdhuis ’t Ipperste is
geschikt tot een maximum van 300 bezoekers. Meer volk brengt de veiligheid
in gevaar en is dus uit den boze. Indien de organisator veel volk verwacht
moet hij met een voorverkoopsysteem werken. Dit om misnoegde reacties van
verontwaardigde bezoekers te beletten.
 De nooduitgangen moeten steeds vrijgehouden worden.
 Alle kosten voor het organiseren van de activiteit vallen ten laste van de
organisator. (vb. sabam, gage groepen, eten groepen, PA …)
 Billijke vergoeding hoeft niet betaald te worden, JH ’t Ipperste vzw betaalt
hiervoor een jaarlijks forfait.
 Het hebben van mensen die instaan voor security is aan te raden.
 De organisator is verantwoordelijk voor het naleven van het algemeen
rookverbod dat geldt in jeugdhuizen en dus ook in JH ’t Ipperste.
 Materiaal van JH ’t Ipperste vzw kan gratis gebruikt worden door de
organisator mits akkoord van de afgevaardigde. Het spreekt voor zich dat het
materiaal met respect behandeld wordt.
 Het jeugdhuis moet steeds correct afgesloten worden, zelfs al verlaat u het
jeugdhuis maar voor even.
3. Drankverbruik
a. Algemene voorwaarden
 Alle drank voorafgaand, aansluitend en tijdens de activiteit wordt aan het
jeugdhuis ontnomen. De organisator dient minimum twee weken op voorhand
een bestelling door te geven aan de verantwoordelijke van het jeugdhuis. Het
jeugdhuis zorgt ervoor dat de vereiste drank besteld is.













Voor speciale dranken (wijn, cava, sterke dranken …) of dranken die niet
behoren tot het standaard aanbod van het jeugdhuis kan een uitzondering
gemaakt worden mits akkoord van de afgevaardigde.
Voor grote fuiven is het verplicht drankbekers te gebruiken, het aantal
verbruikte bekers wordt aangerekend aan de recentste factuurprijs.
Afwijkingen kunnen worden toegestaan door het dagelijks bestuur.
Buiten de accommodatie van het jeugdhuis wordt er geen drank verkocht.
Indien er voedsel verkocht wordt op de activiteit en de organisator dus gebruik
wenst te maken van de kookaccommodatie dient dat op voorhand vermeld te
worden.
De organisator is vrij te vragen voor een consumptie, doch wordt een
democratische prijs sterk geapprecieerd. De prijs mag maximum 0,30 euro
afwijken van de gangbare prijzen in jeugdhuis ’t Ipperste.
Afwijkingen kunnen aangevraagd worden aan het bestuur van het jeugdhuis.
b. Afrekening
Er wordt 50,00 euro huur aangerekend voor ’t Achterste. Dit bedrag wordt
doorgestort naar het gemeentebestuur.
De organisator dient het bedrag van het aantal consumpties te betalen, op het
einde van de activiteit. Er wordt gewerkt met een begin – en eindstock. Deze
wordt geteld door een bestuurslid van het jeugdhuis. Indien de organisator wil
aanwezig zijn bij de stocktelling dan kan dat in samenspraak met het
bestuurslid.
De afrekening gebeurt na de activiteit, ten laatste op maandag na de activiteit.
De afrekening wordt berekend in een excel-document.
De consumptie prijzen staan vermeld in het excel-document. Deze wordt
regelmatig aangepast volgens de prijzen van de leverancier.
Dit excel-document kunt u digitaal verkrijgen. Stuur een e-mail naar
[email protected] en die komt snel uw richting uit.
Er kan cash betaald worden of via overschrijving op het rekeningnummer
738-7053626-02 met vermelding “naam organisator/feest”. (vb. KSATD)
Indien vaten bier niet leeg zijn worden ze als volle vaten aangerekend.
(afwijkingen zijn mogelijk in samenspraak met jeugdhuis ’t Ipperste) Hier dient
het gezond verstand te worden gebruikt, er zijn steeds bakken bier
beschikbaar.
Verlies van drankinkomsten, of verlies van inkomsten voortvloeiend uit de
activiteit kunnen op geen enkel beding verhaald worden op jeugdhuis ’t
Ipperste.
Het jeugdhuis stelt geen geld ter beschikking voor de organisator. De
organisator zorgt dus zelf voor zijn liquide middelen.
4. Medewerkers van de organisatie
 De organisator is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal, het
tijdig voorbereiden van de activiteit en de opkuis van de ganse accommodatie,
inclusief traphal en het trottoir. Bij deze staat de organisatie zelf in voor het
zoeken naar voldoende medewerkers die helpen voorbereiden, instaan om
een vlot verloop van de activiteit te garanderen en meehelpen om de
jeugdhuisaccommodatie in oorspronkelijke vorm te verlaten.




De organisator is verantwoordelijk voor het opkuisen van het jeugdhuis en dit
direct na afloop van de activiteit, of zoals overeengekomen met de
afgevaardigde. Onder opkuisen wordt verstaan: het jeugdhuis in
oorspronkelijke staat van aankomst verlaten.
Indien de organisatie weigert of in gebreke blijkt bij het opkuisen wordt het
bedrag van 100 euro aangerekend, voor de ongemakken van de vrijwilligers
van het jeugdhuis.
Bij het begin en einde van de activiteit wordt de organisator verzocht samen
met iemand van het jeugdhuis de accommodatie te inspecteren op eventueel
vandalisme, beschadigingen…
Indien er blijkt schade te zijn ten gevolge van de activiteit, wordt er met de
hoofdverantwoordelijke van het jeugdhuis overlegd welke gevolgen die
impliceert.
5. Overmacht


Indien het jeugdhuis getroffen wordt door schade voortvloeiend uit brand,
storm, water… en indien door die schade de veiligheid van de activiteit niet
gegarandeerd kan worden, heeft het jeugdhuis het recht, in overleg met de
organisator om het evenement te annuleren. De organisator kan geen
schadevergoeding eisen.
Het jeugdhuis kan ook niet verantwoordelijk worden gesteld voor het floppen
van een activiteit. In geen enkel geval. De organisator is zelf verantwoordelijk
voor het voeren van voldoende promo van het evenement.
Gelieve hieronder uw voornaam en naam en handtekening te plaatsen met
vermelding van ‘gelezen en goedgekeurd’
afgevaardigde JH ‘t Ipperste
………………………………
organisator
……………………………………