Orbis medisch en zorgconcern

ESF E
Procesoptimalisatie door slimmer
werken
Orbis Thuiszorg
Orbis medisch en zorgconcern
• Orbis ketenorganisatie in cure, care, wonen,
dienstverlening
en welzijn;
• 17 locaties
• 5500 medewerkers
Organisatie Orbis Medisch en
Zorgconcern
Vier zelfstandige
bedrijfsonderdelen:
• Orbis Medisch Centrum
• Orbis Diensten Centrum
• Orbis Thuiszorg
• Orbis Verpleging &
Verzorging
Procesoptimalisatie door slimmer
werken Orbis Thuiszorg
• Projectperiode: dec. 2008 t/m nov. 2009
• Voorheen 3 Thuiszorginstellingen
• Aanleiding:
Demografische verschuivingen in Limburg
– Afname van het aantal jongeren (- 28% in 2035)
– Sterk verouderende populatie (+ 40% in 2035)
– Afname deelnemers arbeidsmarkt (- 30% in 2015)
2004
2014
2035
0-14 jaar
191.400
163.000
143.000
15-64 jaar
771.000
731.300
560.000
64 jr e.o.
177.200
217.300
292.000
Totaal
1.139.200
1.111.600
995.000
Elementen implementatieplan (ESF E)
1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit;
2. Analyse sociale innovatiepotentie;
3. Opgestelde meetbare doelstellingen;
4.Verslag van het uittesten van het implementatieplan;
5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject;
6. Activiteiten- en tijdsplanning van het vervolgtraject;
1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(1)
a) IST-situatie:
Cliënt
met
zorgvraag
Ontvangen
Koppelen
Leveren
Verzorgde
cliënt
b) Werkwijze:
•
•
•
Multidisciplinaire workshops;
Knelpuntenanalyse per processtap;
Benoemen sterke en zwakke punten van de
werkwijzen van iedere organisatie.
1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(2)
c) Knelpunten:
•
Verschillende aansturing:
–
–
•
werkwijzen regio’s;
Gebrek aan standaardisatie werkprocessen;
Hoge administratieve last zorgverleners.
2. Analyse sociale innovatiepotentie (1)
a) Aanpak:
•
•
Stuurgroep
(MT klein)
Participatie van
medewerkers
Projectorganisatie
multidisciplinair en
afdelingsoverstijgend
Projectgroep
(expertteam)
Projectondersteuner
Werkgroep
Organisatie
Inrichting
(Structuur, Functies
& Rollen)
Werkgroep
Zorglogistiek
(Logistiek,
Bedrijfsprocessen,
Informatiesystemen)
Werkgroep
Financiën &
Management
Informatie
ProcesInformatie
Analist
Werkgroep
Communicatie
(Intern/Extern)
Werkgroep
Implementatievoorbereiding
2. Analyse sociale innovatiepotentie (2)
b) Output:
Uitgangspunten nieuwe processen:
• Uniformiteit kritieke processtappen
• Weinig schakels / korte lijnen
• Eenduidige communicatie met omgeving
• Verantwoordelijkheid unithoofd: sturen,
bewaken, evalueren
• Verantwoordelijkheden keteneigenaarschap
duidelijk
2. Analyse sociale innovatiepotentie (3)
c) Ontwerpen:
•
Bedrijfsprocesmodel op detailniveau:
– Kleine teams
– Teamtaak = complete taak (integraal)
– Geautom. systemen sluiten aan op teamverantw.
– Planning + mutatie = realisatie
• Taken toekennen aan functies
• Pilot kiezen:
–
–
–
Teaminrichting
Overlegvormen
Bereikbaarheid unit organiseren
3. Opstellen meetbare doelstellingen (1)
Centrale doel:
Herontwerpen en structureren werkprocessen zodat
medewerkers optimaal kunnen functioneren,
doelmatiger kunnen werken en stuur- en
regelmogelijkheden worden vergroot
Afgeleid doel:
- Meer arbeidssatisfactie en productievere medew.
- Verbeterde organisatieprestaties
- Verbeterde cliënttevredenheid
3. Opstellen meetbare doelstellingen (2)
1.
Verhogen netto arbeidsproductiviteit
= AWBZ productieve uren / totaal aantal beschikbare uren
2.
Verhogen medewerkerstevredendheid:
•
•
•
•
•
3.
Administratie
Beleid
Zorg- en dienstverlening
Bereikbaarheid en communicatie
Takenpakket
Verhogen cliënttevredenheid:
•
•
•
•
Zorgplan, afspraken en overleg
Informatie en communicatie
Telefonische bereikbaarheid
Aantal zorgverleners en vervanging
4. Verslag uitgetest implementatieplan (1)
Resultaten pilots:
•
Arbeidsproductiviteit
Pilot 1
0-meting
Netto arbeids
productiviteit
•
70,9
Effect meting
75,6
Pilot 2
% stijging
6,60
0-meting
73,75
Effect meting
81,55
Medewerkertevredenheid
Pilot 1: gemidd. + 9,1 %
Pilot 2: gemidd. +19 %
m.n.: Administratie, Zorg en dienstverlening
% stijging
10.6
4. Verslag uitgetest implementatieplan (2)
Resultaten pilots (vervolg):
• Cliënttevredenheid gestegen:
 Kleiner aantal vaste verzorgenden
 Vast aanspreekpunt
 Directe en snelle telefonische bereikbaarheid
 Zicht op zorg(mogelijkheden)
• Uitgeteste werkprocessen vastgelegd in procedures
in kwaliteitshandboek
5. Kosten/baten analyse vervolgtraject
• Kosten:
m.n. personeelskosten uitrol ca. € 135.000
• Baten: Productiviteit
–
–
–
–
Besparing inzet personeel tot. ca. € 56.000 p. mnd
Verhoging omzet
Bewustzijn processen bij medewerkers
Hogere motivatiegraad
6. Activiteiten- en tijdsplanning
vervolgtraject
• Project naar de lijn;
• Implementatiebegeleidingsteams (project)
• Vaststellen postcodegebieden, vaste routes,
teamsamenstelling, dienstroosterplanning
Eindconclusies
• Leereffect 1e vs 2e pilot
• Productiviteit substantieel gestegen, maar
bijgesteld
• Tevredenheid medewerkers gestegen ->
arbeidsmarktbehoud
• Cliënttevredenheid gestegen