nieuw huishoudelijk reglement van de gemeentelijke cultuurraad

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE
GEMEENTELIJKE CULTUURRAAD
DOELSTELLING
Artikel 1
De gemeentelijke cultuurraad heeft als doel het bevorderen van een integraal
cultuurbeleid in het belang van alle inwoners van de gemeente.
Om deze doelstelling te verwezenlijken zal zij:
a) Op vraag van het gemeentebestuur en op eigen initiatief adviezen uitbrengen
over alle aangelegenheden betreffende het cultuurbeleid.
b) De activiteiten binnen deze sector coördineren, overleg en samenwerking tot
stand brengen tussen verenigingen, diensten, instellingen en andere
organisaties die actief zijn in de culturele sector, in de ruime betekenis van het
woord.
c) Onderzoek verrichten, documentatie en informatie verzamelen over het
cultureel leven en de culturele behoeften in het werkingsgebied.
d) Als de noodzaak zich voordoet afgestemde initiatieven nemen op gebied van
culturele animatie, bevordering van het cultureel welzijn en kaderopleiding.
e) Deelnemen aan het beheer van de gemeentelijke culturele infrastructuur
overeenkomstig de terzake geldende wetgeving.
f) Alle andere taken uitvoeren die het decreet ons toewijst.
SAMENSTELLING
Artikel 2
De cultuurraad is samengesteld uit stemgerechtigde en waarnemende leden
Artikel 3
Stemgerechtigde leden zijn:
a) Eén afgevaardigde of één plaatsvervanger van elke private of publieke
organisatie (vereniging, dienst, instelling) die een actieve culturele werking
kan aantonen in de gemeente of een deel van de gemeente.
1
b) Geïnteresseerde individuele burgers aan te duiden zoals bepaald in artikel 6.
c) Andere leden die door het decreet in aanmerking komen.
Artikel 4
De gemeentelijke cultuurraad kan te allen tijde waarnemende leden met
raadgevende stem aanduiden. Waarnemende leden zijn:
a) De gemeentelijke ambtenaar door het college van Burgemeester en
Schepenen belast met het waarnemen van het secretariaat;
b) Gemeentelijke ambtenaren van publieke instellingen of gemeentelijke diensten
die op gebied van het cultuurbeleid actief zijn.
c) De door de algemene vergadering van de cultuurraad omwille van hun
deskundigheid opgenomen leden.
d) De schepen van cultuur en de schepen van sociale zaken.
Artikel 5
a) Een organisatie die lid van de cultuurraad wenst te worden, dient een
schriftelijke aanvraag te richten aan de algemene vergadering van de
cultuurraad. Deze aanvraag dient vergezeld te zijn van:
- de statuten of een document waarin de doelstelling(en) van de
vereniging zijn opgenomen
- een activiteitenverslag waarmee minstens één jaar werking kan
aangetoond worden, samen met het nodige bewijsmateriaal (affiches,
uitnodigingen, …).
Indien de vereniging beantwoordt aan deze normen voor erkenning, kan ze
toetreden tot de algemene vergadering.
Een aanvraag wordt als eerste punt op de agenda van de eerstvolgende
algemene vergadering geplaatst. De betrokken vereniging krijgt de kans haar
werking toe te lichten en verlaat hierna de vergadering. Na bespreking
binnen de algemene vergadering wordt er gestemd over de toetreding van de
vereniging. Wat betreft de stemming worden de artikels 13 en 14 van dit
reglement gerespecteerd.
b) De afgevaardigden van de socio-culturele organisaties worden in volle vrijheid
aangeduid door de betrokken vereniging, organisatie, instelling of dienst en
moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
- minimum 18 jaar zijn
- actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waarvoor ze
worden aangeduid
2
-
geen lid zijn van de gemeenteraad
een engagementsverklaring (zie art. 7) voor de werking van de
cultuurraad ondertekenen
niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen
PROCEDURE VAN SAMENSTELLING VAN DE ALGEMENE VERGADERING
Artikel 6
a) Binnen de eerste zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad
worden alle socio-culturele organisaties die in aanmerking komen voor het
lidmaatschap van de algemene vergadering aangeschreven met de vraag om
hun afgevaardigde en plaatsvervanger aan te duiden. Deze afgevaardigden
moeten voldoen aan de voorwaarden van artikel 5.
b) Voor het begin van elk werkjaar, dat loopt van 1 september tot eind augustus,
wordt via verschillende informatiekanalen een oproep gelanceerd in de
gemeente opdat geïnteresseerde burgers zich kandidaat zouden stellen als lid
van de gemeentelijke cultuurraad.
Kandidaten moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
- minimum 18 jaar zijn
- geen lid van de gemeenteraad
- opgave van specifieke motivatie voor kandidaatstelling
- een engagementsverklaring van de werking van de cultuurraad
ondertekenen
- geënt zijn op culturele leven in de gemeente
- andere leden die door het decreet in aanmerking komen.
Indien er meer kandidaten zijn dan één tiende van het aantal leden onder a)
zal de algemene vergadering de kandidaturen selecteren tot één tiende van de
stemgerechtigde leden. De andere kandidaten kunnen worden opgenomen
als waarnemende leden.
Artikel 7
Alle stemgerechtigde leden van de gemeentelijke cultuurraad worden gevraagd een
engagementsverklaring voor de werking van de cultuurraad te ondertekenen waarin
volgende elementen vastgelegd worden:
a) Plichten van het stemgerechtigd lid:
- onderschrijven van de doelstellingen van de gemeentelijke cultuurraad
en er zich toe verbinden om actief mee te werken aan de realisering
ervan;
3
-
het bijwonen van de vergaderingen van de gemeentelijke cultuurraad.
Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te
verontschuldigen en zijn plaatsvervanger te sturen;
-
zich informeren over het cultuurbeleid door lectuur, door bijscholing en
vorming, door contacten met organisatie en andere betrokkenen bij het
cultuurbeleid;
-
afgevaardigden van een vereniging, organisatie of instelling dienen hun
achterban grondig te informeren over de werkzaamheden van de
gemeentelijke cultuurraad en ook geregeld overleg te plegen in functie
van het opsporen bij de eigen organisatie van behoeften, ideeën en
verwachtingen inzake cultuurbeleid.
c) Rechten van het stemgerechtigd lid:
-
spreekrecht op alle algemene vergaderingen van de gemeentelijke
cultuurraad;
-
stemrecht in de algemene vergadering;
-
inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur
ter beschikking stelt van de gemeentelijke cultuurraad.
EINDE MANDAAT
Artikel 8
a) Door het intrekken van hun opdracht door de organisatie, vereniging of
instelling welke zij vertegenwoordigen. Deze intrekking moet schriftelijk door
het bestuur van de vereniging aan de algemene vergadering van de
cultuurraad worden toegezonden.
b) Door het ontslag van de betrokkenen zelf uit de cultuurraad of uit de
organisatie. Dit ontslag moet schriftelijk meegedeeld worden door de
betrokkene of door de organisatie.
c) Door 3 opeenvolgende afwezigheden op de algemene vergadering. De
algemene vergadering zal de afwezigheden vaststellen en het bestuur van de
vereniging ervan schriftelijk op de hoogte stellen. De brief wordt naar de
voorzitter en naar het betrokken lid gestuurd. Betreft het de voorzitter die
drie maal afwezig was, dan stuurt men de brief naar de secretaris. In deze
brief wordt gevraagd om een nieuwe vertegenwoordiger aan te duiden. De
vereniging krijgt twee maanden om te reageren. Reageert men niet dan
neemt de vereniging automatisch ontslag.
4
d) Een vereniging kan geen twee keer na elkaar éénzelfde persoon als
afgevaardigde aanduiden indien die persoon ontslagen werd door de
cultuurraad in een situatie zoals omschreven in art. 8 lid c.
e) Een lid dat zich verontschuldigt, wordt niet beschouwd als afwezig.
STRUCTUUR
Artikel 9
Om de twee maanden, uitgezonderd in juli en augustus, komt de algemene
vergadering bijeen.
De algemene vergaderingen zijn openbaar. De agenda en vergaderdatum en –plaats
worden bekend gemaakt. Documenten en verslagen zijn steeds ter inzage bij de
gemeentelijke cultuurdienst. Verslagen en adviezen worden via verschillende
kanalen bekendgemaakt.
Artikel 10
De algemene vergadering kan opgesplitst worden in secties. Er kunnen secties met
werksoort, per territoriale geleding evenals studiecommissies en werkgroepen
opgericht worden.
Artikel 11
De algemene vergadering kiest om de zes jaar een penningmeester. De
gemeentelijke ambtenaar doet het secretariaat van de cultuurraad.
Artikel 12
De samenroeping van de algemene vergadering gebeurt minimum tien dagen op
voorhand. De agenda samen met de nodige relevante documenten i.v.m. de
agendapunten worden mee opgestuurd. Tevens kan een algemene vergadering
worden samengeroepen indien minimum 20 % van de effectieve leden hierom
schriftelijk verzoeken.
Artikel 13
Op de algemene vergadering heeft elke vertegenwoordigde vereniging slechts één
stem. Op de algemene vergadering kan elk aanwezig stemgerechtigd lid slechts één
stem uitbrengen.
5
Artikel 14
Alle beslissingen worden met een meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde
leden genomen, behalve een wijziging van het huishoudelijk reglement en het
subsidiereglement, waarover 2/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden zich moet
uitspreken en waarvoor met 2/3 meerderheid moet worden beslist.
Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarde voldaan is, beslist de
vergadering, ongeacht het aantal aanwezigen over de wijziging van het huishoudelijk
reglement en subsidiereglement, en met gewone meerderheid.
Artikel 15
Op de gemeentelijke cultuurdienst zal een infomap betreffende de cultuurraad (met
werkdocumenten, verslagen van algemene vergadering, …) ter inzage liggen voor de
hele bevolking. Het is echter verboden om iets uit de map te vermenigvuldigen op
welke wijze ook.
FINANCIEN
Artikel 16
a) De gemeentelijke cultuurraad beschikt over een zichtrekening bij Dexia of bij
elke andere, nader aan te duiden financiële instelling.
b) Alle financiële verrichtingen gebeuren via de zichtrekening. Alle gelden
worden ook geplaatst op de zichtrekening. Er mag slechts een maximum van
250 euro in kas blijven, bestemd voor de dagelijkse werking.
c) Er kan enkel over geld worden beschikt mits de handtekening van de
penningmeester en de gemeentelijk ambtenaar.
d) Over de stand van de rekening wordt regelmatig verslag gedaan door de
penningmeester aan de algemene vergadering.
e) Elk jaar worden de rekeningen nagekeken door twee coördinatoren van de
algemene vergadering en wordt het beheer over de financiële middelen ter
goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
6