Provincie Noord

Provincie Noord-Brabant
Bijlage 1 bij PS 94/03
Notitie
Onderwerp
Aan
Bestuursfilosofie
Provinciale Staten
0.Inleiding
De Voorbereidingscommissie Implementatie Dualisme (VID) heeft de opdracht
gekregen van Provinciale Staten om voorstellen te doen met betrekking tot de invoering
van het dualistische stelsel binnen de provincie Noord-Brabant, voorzover dat de
werkwijze van Provinciale Staten betreft.
Om een kader te scheppen voor deze voorstellen is door de VID met begeleiding van
I.Pröpper gewerkt aan een bestuursfilosofie. Deze bestuursfilosofie vormt de basis voor
concrete voorstellen voor de werkwijze van Provinciale Staten, voor de ondersteuning,
het profiel van een statengriffier, de griffie, de fractieondersteuning, etc. Deze
voorstellen zijn verwoord in separate notities.
In deze notitie worden de belangrijkste conclusies van de VID over de bestuursfilosofie
samengevat weergegeven.
De VID beschouwt de bestuursfilosofie uitdrukkelijk als een streefbeeld. Het zal
meerdere jaren kosten om de veranderingen in cultuur, werkwijzen en structuur die
hiermee samenhangen vorm te geven.
Kopie aan
Ter bespreking in
Datum
10 febr. 2003
Van
VID/
F.G.Koldewee
Afdeling
Strategie & Projekten
Telefoon
(073) 6812382
e-mail
[email protected]
1.Doelen van dualisme/ bestuurlijke vernieuwing
Versterken functioneren Provinciale Staten:
- Versterken van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van
PS;
- Een meer politieke rol van PS/ minder bemoeienis van Statenleden met besturen en
uitvoeren;
- Een meer onafhankelijke opstelling van provinciale Statenleden en PS over
onderwerpen die in de samenleving leven;
- Een meer onafhankelijke opstelling van provinciale Statenleden en PS op basis van
signalen uit de samenleving;
- Meer politieke debat in PS in een vroeg stadium;
- Meer open debat in de staten over politiek wezenlijke punten/ meer open
besluitvorming op basis van inhoudelijke meningsvorming rond onderwerpen
(‘wisselende meerderheden’/ ruimte voor honoreren goede ideeën van
oppositiepartijen).
Versterken van de kwaliteit van het bestuur:
- meer transparantie;
- grotere slagvaardigheid;
- grotere betrouwbaarheid.
Realiseren van effecten in de samenleving:
- meer betrokkenheid van burgers, maatschappelijke organisaties, bedrijven en andere
overheden bij de provinciale politiek (indicator: burgers mailen of bellen de leden
van PS meer dan nu) / hogere opkomst bij verkiezingen / vergroten van
zichtbaarheid en herkenbaarheid van de provinciale politiek en het provinciale
bestuur;
1/1
Bijlage 1 bij PS 94/03
volgen van politiek en kiezen van politieke partij wordt voor de burgers
aantrekkelijker.
Middelen:
- meer beleidsevaluaties vanuit PS;
- college legt over politiek relevante onderwerpen meerdere alternatieven voor.
-
2.Provinciaal bestuur en provinciale samenleving
Hoe wil het provinciale bestuur zich profileren?
- Politiseren moet vooral plaats vinden op de eigen taken van de provincie en op
taken waarop het provinciebestuur de regierol wil vervullen. Richtinggevende
uitspraken van de staten hierover in een vroeg stadium kunnen voor GS een
ondersteuning zijn in het bestuurlijke samenspel met andere partijen. Politiseren is
vooraf heldere keuzes maken en deze naar buiten toe presenteren voorafgaande aan
het zogenaamde ‘polderen’.
- Statenleden zouden zich meer dan nu moeten profileren richting burgers. Bij
bepaalde onderwerpen gebeurt dat al wel. Maar dit kan verder worden uitgebreid.
De profilering richting maatschappelijke organisaties en andere overheden blijft
belangrijk.
- Profilering vraagt dat Statenleden inspelen op thema’s die burgers echt raken.
Profilering vergt ook eigen visievorming. Statenleden zullen uiteindelijk een
politieke afweging moeten maken en kunnen niet alle burgers of instellingen naar de
mond praten.
- Profilering in de vorm van een wezenlijk contact met burgers en wezenlijke
toegevoegde waarde van Statenleden vraagt een tijdsinvestering van de Statenleden.
Profilering betekent dat Statenleden selectief moeten zijn. Consequentie hiervan is
het loslaten van onderwerpen aan het college.
Hoe moet de wisselwerking tussen provinciebestuur en samenleving eruit zien?
- Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn of de interactie tussen
provinciebestuur en samenleving informatie-uitwisseling inhoudt of dat er sprake is
van het delen van invloed. Helder moet dan ook zijn wat wel en wat niet
beïnvloedbaar is.
- Invloed delen vraagt adequate kaderstelling vanuit de staten in een vroeg stadium.
Dit betekent dus ook een zorgvuldige afweging van alle relevante belangen.
- Extra instrumenten of meer inzet van bestaande instrumenten om de wisselwerking
tussen provinciebestuur en samenleving vorm te geven zijn nodig (bijv. interactief
beleid/ processen). Instrumenten zijn ook nodig om de wisselwerking tussen
Statenleden en samenleving verder te ondersteunen (bijv. burgerinitiatief).
2/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
3.Profiel Provinciale Staten
3.1. Algemeen profiel
Wat is in het algemeen het profiel van Provinciale Staten?
- De staten voelen niets bij het lichaam ‘staten’. De staten vormen een optelsom van
fracties en individuen die weliswaar soms subculturen vormen maar gezamenlijk
vooral een vergaarbak zijn. Voor een goed functionerend duaal bestuur is het echter
noodzakelijk dat de staten één lijn kunnen trekken tegenover het college. Het
college vindt dan een ‘constructieve hobbel’ tegenover zich die het moet
overwinnen waardoor uiteindelijk een betere besluitvorming ontstaat.
- College en staten moeten complementair gaan werken in een duaal werkend bestuur:
gedeputeerden besturen en voeren uit, de staten geven aan wat moet gebeuren en in
grote lijnen hoe het moet gebeuren (via kaders).
- Een rol als verkenner (postbode) of als raad van commissarissen (controlerende rol)
voor PS is te mager.
Moet er meer of minder openbare politieke discussie door Provinciale Staten
plaatsvinden (ongeacht of dit in de statenvergadering of een commissie gebeurt)? Zo ja,
wat is ervoor nodig om dit ook werkelijk te laten plaats vinden?
- De staten zijn voor meer open debat. Daarvoor heb je nodig: bespreken van
alternatieven, effecten zichtbaar maken, in een vroeg stadium over onderwerpen
spreken die dan nog niet zijn uitgekristalliseerd. De agendering en de manier van
aanleveren van stukken zijn van belang. Er moet geen concept-beleidsnotitie liggen,
dat gaat al te ver.
Wie voert de regie over het proces van verzamelen en verwerken van informatie voor
Provinciale Staten?
- De regie over het proces van verzamelen en verwerken van informatie voor PS doet
PS zelf.
Dit betekent dat PS zelf beziet in hoeverre ze bij beleidsprocessen beschikt over
voldoende informatie uit de samenleving. Dat kan betekenen dat PS instrumenten
als hoorzittingen, werkbezoeken en/of onderzoek inzet ter voorbereiding van haar
besluiten.
3.2. Verhouding tot samenleving en bestuur
Hoe zichtbaar willen de staten zijn voor individuele burgers, voor gemeenten en voor
provinciale instellingen?
- Zichtbaar zijn voor de burger op de goede manier (in een duale rol); het is wat
anders dan het opkomen voor individuele belangen.
- Politieke meningen over belangrijke onderwerpen moeten via de Brabantssite meer
zichtbaar zijn. Ook andere instrumenten overwegen; krant is ook belangrijk.
3.3.Volksvertegenwoordigende rol
Opgave bij de vertegenwoordigende rol is dat provinciale staten zicht krijgen op wat
speelt in de samenleving: dat ze ontwikkelingen, problemen en misstanden signaleren,
daaraan een visie ontlenen, deze agenderen en hierover politieke lijnen uitzetten (kaders
stellen).
Moeten Provinciale Staten meer of minder actief zijn buiten het provinciehuis?
3/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
- Meer actief.
Hoe ziet de volksvertegenwoordigende rol van Provinciale Staten eruit?
- Basis blijft ‘politiek stuurder’: op grond van maatschappelijke signalen en eigen visie
positie bepalen en invloed uitoefenen in maatschappelijke belangentegenstellingen,
dilemma’s en keuzen. Deels gaat het ook om belangenbehartiging (‘advocaat’):
echter niet los van eigen opvatting. Van het uitdragen van beleid en partijpolitieke
standpunten (‘verkoper’) kan deels sprake zijn.
- Voor een rol als postbode, als mediator of als bliksemafleider bestaat geen
draagvlak.
Welke instrumenten willen de staten in de toekomst inzetten om de
volksvertegenwoordigende rol uit te oefenen of te ondersteunen?
- Gerichte enquêtes naar meningen en vooral de argumenten van Brabanders. Geen
institutioneel burgerpanel. Een lid van de VID is voorstander van het referendum.
- Genoemd zijn ook: staten- of fractiespreekuur; hoorzittingen; werkbezoeken;
onderzoek.
- Informatievoorziening niet gebruiken als schaamlap voor politieke lafheid: neem zelf
de verantwoordelijkheid. Je wilt als staten immers politiek stuurder zijn en geen
postbode.
Voeren provinciale staten op politiek strategische onderwerpen zelf interactieve
processen (via inhoudelijke en proceskaders), of laten zij dit geheel over aan college aan
ambtelijke organisatie?
- Wenselijk is een vorm van samenwerking met het college waarbij vooral in het
kader van interactieve beleidsprocessen ruimte wordt gegeven aan de versterkte
rollen van provinciale staten.
Indien provinciale staten en/of de ambtelijke organisatie interactieve processen
organiseren, willen de staten hieraan dan wel of niet vooraf kaders stellen?
- Provinciale Staten willen meer politiek debat in een vroeg stadium. Dat betekent
dat in interactieve processen de politieke sturing niet wordt overgelaten aan het
college. Het vooraf kaders stellen is dan ook in dit verband nodig.
3.4.Kaderstellende rol
Opgave bij de kaderstellende rol is om – op basis van de vertegenwoordigende rol – als
Provinciale Staten vroegtijdig een politieke lijn te bepalen en deze te vertalen in een
politieke opdracht aan het uitvoerende bestuur.
Willen Provinciale Staten meer of minder politieke sturing geven en meer of minder
invloed hebben op de agendering?
- Meer politieke sturing in de vorm van kaders over de politiek relevante
onderwerpen en dus meer invloed op de agendering.
Politiek relevant is een onderwerp indien voldaan wordt aan alle volgende criteria:
- Er is sprake van een keuzevraagstuk: er spelen belangentegenstellingen en/of
dilemma’s,
- Het onderwerp leeft in de samenleving (of is van belang voor toekomstige
generaties);
- De staten moeten of willen er over gaan:
zelf over beslissen of
4/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
advies geven (bijvoorbeeld aan rijk of gemeente) of
invloedspoging ondernemen,
- Er is sprake van inhoudelijke politieke profileringsmogelijkheden.
Politieke relevantie betekent niet hetzelfde als hoofdlijnen. Ook details kunnen politiek
relevant zijn.
Wie moeten het initiatief nemen voor kaderstelling?
- Voor politiek relevante onderwerpen neemt Provinciale Staten het initiatief. Het
college kan initiatief nemen als de staten hun rol niet voldoende invullen of
oppakken . Het college doet ook voorbereidend werk voor kaderstelling door de
staten.
Stellen de staten prioriteiten aan de hand van een selectief aantal politiek relevante
onderwerpen en richten zij daar binnen de beschikbare tijd en capaciteit de aandacht op
en ontlenen zij daar invloed aan? Of proberen zij alles bij te houden wat het college en
de ambtenaren doen?
- Provinciale Staten moeten aan de hand van prioriteitstelling werken omdat het
anders onmogelijk is als politiek stuurder op te treden. De praktijk is natuurlijk
weerbarstig, de staten blijven zich verantwoordelijk voelen van begin tot einde. Dit
maakt het moeilijk het stokje over te geven. Ook het college moet meewerken door
een evenwichtige presentatie van problemen en eventuele oplossingsrichtingen.
3.5.Controlerende rol
De controlerende rol betekent dat het beleid en de uitvoering ervan worden
geëvalueerd, bij voorkeur op basis van vooraf gestelde kaders, doelen en kwaliteitseisen.
Wie controleert wie?
- Het zijn primair de Statenleden die het college controleren.
- Eerder is al besloten dat er een onafhankelijke rekenkamer moet komen. Deze
controleert PS, GS en de ambtelijke organisatie.
- Het besluit om ook een commissie voor de beleidsevaluatie in te stellen wordt
gezien als een zinvolle aanvulling op de rekenkamer(functie).
Wat zijn de (evaluatie-)criteria?
- Effectiviteit, doelmatigheid en rechtmatigheid zijn de belangrijkste criteria.
- Integriteit is vanzelfsprekend. Controle hierop zou pas moeten gebeuren indien er
een concrete aanleiding voor is.
Wat is het doel van de rekenkamer(functie)?
- Leren over het beleid wordt het belangrijkste doel gevonden.
- Legitimiteitsverlening: controle en mogelijkheid van geven van kritiek als vorm van
steunverlening.
- Publieke verantwoording.
- Kritische doorlichting.
Wie bepaalt het onderwerp en de criteria voor de evaluatie?
- Dit is het exclusieve domein van de staten of van de onafhankelijke rekenkamer zelf.
Wie neemt wanneer het initiatief voor controle – evaluatie?
- PS moeten het initiatief nemen en in het geval van een rekenkamer onafhankelijke
buitenstaanders.
5/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
Controle moet plaats vinden op vooraf bepaalde momenten èn als er signalen zijn
dat zaken niet goed gaan.
Wie hebben zitting in een of meer eventueel op te richten organen waarmee de
rekenkamerfunctie wordt ingevuld?
- Dit is eerder besloten: commissie voor de beleidsevaluatie bestaat uit Statenleden en
deskundigen; de rekenkamer bestaat uit onafhankelijke deskundigen.
Wie heeft meer belang bij een adequate invulling van de controlerende rol van
Provinciale Staten: de oppositie of de coalitiepartijen?
- Iedereen in gelijke mate. Juist coalitiepartijen hebben een bepaald kader vastgesteld
en hebben er belang bij dat een bepaald kader adequaat wordt uitgevoerd en de
beoogde maatschappelijke effecten oplevert.
-
3.6.Besturen en uitvoeren
Bemoeien Provinciale Staten zich meer of minder met uitvoerende zaken?
- Gezien de andere antwoorden: minder.
- Voorgesteld wordt dat bij het begin van de nieuwe bestuursperiode hierover nadere
afspraken tussen PS en GS worden gemaakt.
Welke onderwerpen zou u over willen laten aan het college?
- Dit moet in de komende tijd nader bepaald worden (ontwikkelingsproces).
Bij een aantal pilots waarin ervaring is opgedaan met de initiërende rol van
Provinciale Staten is gebleken dat het belangrijk is om tijd te maken hiervoor. Het
bezig zijn met de besturende en uitvoerende taken betekent dat weinig tijd
beschikbaar komt voor de eigen rollen van de staten.
3.7.Interne organisatie in relatie tot politieke strijd
Zijn provinciale staten louter een verzameling politieke fracties of vormen zij ook
een instituut met een gemeenschappelijke kern (bijvoorbeeld een of meer van de
volgende punten: taakopvatting, werkwijzen, spelregels e.d.)?
Deze bestuursfilosofie heeft tot doel om een zekere gemeenschappelijkheid in de
taakopvatting van de statenfracties te brengen. Afspraken over de werkwijze en
spelregels zullen gemaakt moeten worden bij de start van de volgende
bestuursperiode en met eventueel tussentijdse bijstelling. Met name de instelling
van een presidium met een evenwichtige samenstelling en een eigen griffie moeten
bedoelde gemeenschappelijkheid in de taakopvatting bevorderen. Dat laat onverlet
dat fracties zich politiek profileren op de inhoud van het beleid.
Het presidium heeft in dit verband een rol met betrekking tot de werkwijze van
Provinciale Staten en geen inhoudelijk-politieke rol. Dat betekent dat de
samenstelling evenwichtig is vanuit coalitie- en oppositiefracties.
Een fractievoorzittersoverleg (seniorenconvent) lijkt als vast orgaan niet nodig.
Indien noodzakelijk geacht kunnen fractievoorzitters wel in bijzondere situaties bij
elkaar geroepen worden ter consultatie.
4. Profiel van Gedeputeerde Staten
Wat is in het algemeen het profiel van Gedeputeerde Staten?
6/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
-
Dit moet aansluiten bij het duale profiel van Provinciale Staten: een professioneel
bestuur sluit daarbij het beste aan. Dat betekent een procesmatig ondersteunende en
uitvoerende rol:
 Uitvoering van politieke opdrachten van Provinciale Staten;
 Voeren van eigen beleid binnen de politiek gestelde kaders;
 Ondersteunen politieke afweging in Provinciale Staten met alternatieven en
politiek relevante consequenties.
5. Profiel van de commissaris van de Koningin
De commissaris is symbolische leider naar buiten (’figurehead’). Daarbij
vertegenwoordigt hij het provinciebestuur naar buiten en vormt hij het publieke gezicht
van de provincie. Daarnaast zijn er drie andere rollen: bestuurder en controller
(wettelijk verplicht) en procesbegeleider/ coach.
Wat is het gewenste functieprofiel voor de commissaris?
- Alle drie de taken moeten door de commissaris worden opgepakt. Wel moet de
bestuurlijke taak niet verder gaan dan de wettelijk verplichte taken.
- De controllersrol wordt zeer nuttig gevonden.
- De precieze invulling van het profiel van de commissaris is een taak van het
presidium.
6. Samenspel tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde
Staten
6.1.Politiek-bestuurlijke cultuur
Is er sprake van ‘vechtdualisme’of ‘samenwerkingsdualisme’?
- Nadrukkelijk wordt gekozen voor samenwerkingsdualisme:
 Heldere maatstaven voor de taakverdeling tussen staten en college,
 College ondersteunt politieke leiding vanuit de staten ten behoeve van
slagvaardig en betrouwbaar besturen,
 Staten geven college ruimte en vertrouwen slagvaardig en betrouwbaar te
besturen,
 Controle en verantwoording in dienst van de kwaliteit van politieke kaders en
van besturen,
 Meer invloed van de staten gaat niet ten koste van de invloed van het college:
des te invloedrijker beiden, des te hogere kwaliteit van het bestuur (met
doorwerking richting samenleving).
6.2.Feitelijke taakverdeling en samenspel
Hoe moet het samenspel tussen staten en college eruit zien bij de totstandkoming van
kaders?
- Gekozen wordt in beginsel voor een maximaal duale aanpak, waarbij de staten de
regie hebben op de beleidsvoorbereiding, zonder uitonderhandelde
voorkeursalternatieven vanuit het college. Het college maakt het mogelijk dat in een
initiële fase politieke keuzes worden gemaakt. De betrokkenheid van Provinciale
Staten bij interactieve beleidsprocessen wordt versterkt.
7/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
De haalbaarheid hiervan in de praktijk zal van onderwerp tot onderwerp verschillen.
Ook is essentieel of Provinciale Staten werkelijk in staat zijn tot het formuleren van
kaders en het maken van keuzes.
- Het agenderen door PS zelf is cruciaal voor een duaal profiel van PS. Het college
kan uiteraard agendapunten aanreiken, maar de staten beslissen.
- Aanbevolen wordt om ook hiervoor bij het begin van de bestuursperiode nadere
afspraken te maken tussen PS en GS.
Wie is er voor de uitvoerbaarheid van kaders verantwoordelijk?
- PS en GS hebben voorafgaande aan de uitvoering een precies beeld van de
uitvoerbaarheid van kaders.
- Dit betekent dat GS de bedrijfsmatige consequenties scherp hebben en er voldoende
formatie en budget is.
- Het college confronteert de staten vooraf indien een kader naar zijn inzicht niet
uitvoerbaar is.
- Nadrukkelijk moet ervoor worden gewaakt dat dit niet door GS gebruikt wordt om
politieke sturing te geven.
-
7. Invulling statenvergadering en commissievergadering
De taak en structuur van de statencommissies in relatie tot de werkwijze van Provinciale
Staten wordt besproken in een separate notitie.
De VID stelt voor om ook hierbij mogelijkheden te bezien om tijd te maken voor
versterking van de eigen rollen van de staten. De volgende suggesties zijn hiervoor
gedaan:
- selectief zijn: besturen en uitvoeren loslaten en duidelijke keuzes maken in de eigen
initiatieven van de Staten; het werken met een lange-termijn agenda kan dit
bevorderen
- minder vaste commissies instellen
- het concentreren van vergaderingen op vaste dagen; commissies gelijktijdig: kleine
fracties wensen dan wel commissieleden voor te kunnen dragen die geen statenlid
zijn.
- Statenleden verdelen taken: niet alle leden van bijv. een commissie behoeven overal
bij aanwezig te zijn; enkelen zijn woordvoerder, anderen zijn bijvoorbeeld actief in
een werkgroep of buiten het provinciehuis.
- tijdens de plenaire vergaderingen van de staten ook andere overleggen houden; dit
betekent dat een beperkt aantal leden de discussies bijwonen en de stemmingen
geconcentreerd plaats vinden aan het einde van de vergadering. Wel zal dan
voorzien moeten worden in spoedige informatie over het besprokene
- verbetering van de digitale informatie-uitwisseling.
8. Ondersteuning Provinciale Staten
Welke ondersteuning zouden de staten moeten hebben (ongeacht door wie)?
- Secretariële ondersteuning,
- Communicatie / organisatie,
- Controllersfunctie, en
- Inhoudelijke beleidsondersteuning.
Aan wie moet deze ondersteuning worden gegeven?
8/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
-
-
-
-
Fractie: iedere fractie heeft eigen keuzevrijheid te bepalen hoe de eigen
ondersteuning wordt ingezet. Deze staat los van de griffie.
Provinciale staten: de griffie moet alle vier vormen van ondersteuning leveren,
echter de omvang van de griffie moet beperkt blijven: duplicatie van
deskundigheden wordt tegengegaan. Dit betekent dat met name inhoudelijke
ondersteuning geleverd wordt door de ambtelijke organisatie (van GS). Voor het
leveren van deze ondersteuning is het wenselijk dat de griffie een intermediaire rol
vervult. Nadere afspraken over de ondersteuning zullen gemaakt moeten worden.
In grote lijnen: vragen naar beschikbare informatie kunnen direct afgehandeld
worden door de betreffende afdeling; opdrachten voor het verrichten van
werkzaamheden ten behoeve van commissies en/of werkgroepen van Provinciale
Staten moeten via de lijn van de griffier en de secretaris gaan lopen. Individuele
leden van Provinciale Staten kunnen geen opdrachten aan de ambtelijke organisatie
geven. Leden van Provinciale Staten formuleren zelf of eventueel met hulp van de
fractieondersteuning hun politieke punten.
Commissiesecretarissen moeten in de griffie worden geplaatst en fungeren als
intermediair tussen commissievoorzitter en de ambtelijke organisatie (van GS).
Hiervoor is een generale inhoudelijke deskundigheid op het terrein van de
commissie nodig.
De aansturing van de communicatie vanuit en over de staten zou door de griffie
moeten gebeuren, maar de uitvoering moet door de ambtelijke organisatie worden
opgepakt (Persberichten, website, etc.).
Om de controllersfunctie te kunnen vervullen zou in de griffie een ‘zware
persoon’moeten zitten die deskundig is op het terrein van evaluatie/ controle met
zowel financiële kennis als ook kennis op het terrein van beleidsevaluatie.
Aan welk functieprofiel moet een griffier voldoen? Wat zijn noodzakelijke ervaring en
deskundigheden?
- Het functieniveau moet hoog zijn. De griffier moet het politieke en bureaucratische
spel doorgronden en moet countervailing power kunnen inbrengen. De griffier
heeft een niveau waardoor hij/zij in de driehoek commissaris, secretaris van GS en
statengriffier een stevige rol kan spelen.
- De griffier moet ook een goed zicht hebben op de samenleving, in het bijzonder een
goed overzicht van het landschap aan provinciale instellingen.
- De griffier is een spin in het web met kennis van de ambtelijke organisatie, de
politiek en het maatschappelijke veld.
- De griffier moet een geweldige netwerker zijn en hij moet dat ook aan iedereen ter
beschikking willen stellen en kunnen. Hij moet in staat zijn Statenleden te koppelen
qua netwerk.
- Griffier heeft taken binnen de griffie, maar heeft ook taken die worden verzorgd
vanuit de ambtelijke organisatie: hij draagt er zorg voor dat afspraken die daarover
met de secretaris van GS worden gemaakt worden bewaakt.
- Taken met betrekking tot het structureren en organiseren van het werk van en voor
Provinciale Staten kunnen beter bij een plaatsvervangend griffier worden
neergelegd.
9/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
9. Informatievoorziening GS-PS
GS en de ambtelijke organisatie hebben een belangrijke rol in het aanleveren van
informatie bij statenvoorstellen. Bovendien hebben GS een wettelijke informatieplicht in
de richting van PS. Vanwege de keuze voor samenwerkingsdualisme wordt aanbevolen
expliciet afspraken te maken tussen PS en GS over de informatievoorziening.
Met een statencommissie (RVL) heeft een pilot over dit thema plaatsgevonden. Het
verslag daarvan bevat een basis voor de te maken afspraken.
Voor beleidsvoorstellen van GS aan PS is het volgende format ontwikkeld.
Format voor de opstelling van beleidsstukken aan Provinciale Staten
Afhankelijk van de fase in de beleidscyclus wordt het volgende voorgesteld:
Oriëntatie en voorbereiding (vertegenwoordigende rol)
– Overzicht van relevante omgevingsfactoren.
– De belangen die in het geding zijn en de mate waarin die strijdig zijn.
– Relevante wettelijke kaders en andere regels waarop het bestuur géén invloed heeft.
– De beleidsruimte die overblijft (waarop de staten dus wél invloed kunnen hebben).
– De kaders die de staten eerder op dit onderwerp hebben geformuleerd.
– De kernkeuzen die op dit moment voorliggen.
Kaderstelling
– De keuzes die voorliggen uitgewerkt in beleidsalternatieven met heldere en meetbare
doelen en criteria.
– Per alternatief: de te verwachte maatschappelijke en bestuurlijke consequenties
(inclusief de te verwachten gevolgen voor de in het geding zijnde belangen).
– De financiële consequenties van ieder alternatief.
Controle / evaluatie
– De doelbereiking aan de hand van de in het kader geformuleerde doelen.
– De onvoorziene / onbedoelde gevolgen die bij uitvoering zijn opgetreden.
- De nieuwe kernkeuzen die voorliggen (input voor vertegenwoordigende rol).
Met betrekking tot de actieve informatieplicht van GS aan PS is het volgende geconcludeerd:
– Provinciale Staten geven het college ruimte en vertrouwen om slagvaardig en
betrouwbaar te besturen;
– Provinciale Staten controleren en het college legt verantwoording af in dienst van de
kwaliteit van politieke kaders en van besturen.
- De staten laten besturen/uitvoeren radicaal los.
- Alle informatie van het college gaat over de voorbereiding of over de wijziging van
kader(s).
Dit brengt ons op de volgende definitie:
Actieve informatieplicht betekent dat het college ongevraagd en gevraagd, tijdig en
adequaat informatie verstrekt ter ondersteuning van de invulling van de drie kernrollen
door de staten.
Het college van GS kan op de volgende manier invulling geven aan de actieve
informatieplicht:
Ondersteuning van de vertegenwoordigende rol
10/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
Het college speelt informatie (signalen uit de samenleving) naar de staten door die
volgens het college betrekking heeft op (potentieel) politiek-relevante onderwerpen:
– onderzoeksgegevens (bestaand onderzoek, nog te verrichten onderzoek);
– verslagen van bijeenkomsten met externe partijen (andere overheden,
brancheorganisaties, maatschappelijke instellingen, actiegroepen, burgers etc.).
Ondersteuning van de kaderstellende rol
Het college verstrekt aan de staten alle politiek-relevante informatie die hen ondersteunt
bij hun politieke afweging (informatie over belangentegenstellingen, dilemma’s en
keuzen):
– beleidsnota’s met een eerste screening op mogelijke belangentegenstellingen,
dilemma’s en keuzes (zie ook format voor beleidsstukken);
– bestaande beleidskaders, wettelijke, financiële kaders;
– nieuwe informatie vanuit de invulling van de rol besturen/uitvoeren;
– het college verstrekt aan de staten alle informatie ten behoeve van de
uitvoerbaarheid van het kader (bijvoorbeeld een overzicht van de kosten of van
consequenties voor andere kaders).
Voor de vaststelling van het kader, tijdens het kaderstellend debat, onthoudt het college
zich van richtinggevende informatie. Op die manier kan het debat in alle vrijheid
plaatshebben.
Tijdens de vaststelling van het kader vormen PS en GS zich een precies beeld van de
uitvoerbaarheid van de kaders (consistentie met andere kaders, uitvoerbaarheid van de
doelen enzovoort) en gaat het college de confrontatie met de staten aan over de
bedrijfsmatige consequenties (formatie en budget).
11/12
Bijlage 1 bij PS 94/03
Ondersteuning van de controlerende rol
Het college verstrekt aan de staten alle politiek-relevante informatie ten behoeve van
een adequate (tussentijdse) controle of evaluatie vanuit de staten indien dit van te voren
is afgesproken:
– informatie waaruit duidelijk wordt hoever het college is met de uitvoering
(tijdplanning, inzet middelen volgens afspraak);
– informatie over hoe het kader functioneert (in hoeverre zijn de doelen bereikt?).
Het college verstrekt voor het overige alleen informatie tijdens de uitvoeringsfase indien
bestaande kaders niet toereikend of onhoudbaar zijn.
12/12