Investeringsprotocol en risicobeheersing bij projecten

Investeringsprotocol en risicobeheersing bij
projecten
Inleiding
De Noordwijkse Woningstichting heeft een investeringsprotocol voor nieuwbouwprojecten
opgesteld. Het investeringsprotocol dient als toetsingskader waarbinnen investeringen in
nieuwbouwprojecten worden afgewogen. Het investeringsprotocol van de NWS bestaat uit vier
componenten:
1. Beslisboom
2. Inschatting van de (financiële) risico’s bij nieuwbouwprojecten
3. Investeringsvoorstel - Fase 0 besluit
4. Project volg systeem
1. Beslisboom
Voorafgaand aan een projectbeslissing heeft de NWS een eenvoudige beslisboom om te bepalen
of een project een bijdrage levert aan de doelrealisatie van de organisatie. Deze beslisboom is de
eerste stap in het investeringsprotocol en is grotendeels een normatief afwegingsmodel. De
beslisboom wordt (minimaal) jaarlijks behandeld in het MT en - indien noodzakelijk - aangepast.
De actuele beslisboom van projecten ziet er als volgt uit:
F:\Secretariaat\Website vastgestelde docs\Investeringsprotocol en risicobeheersing bij
projecten.docx
Wanneer bovenstaande beslisboom is doorlopen, wordt het project behandeld in het MT van de
NWS en wordt - al dan niet - besloten een investeringsvoorstel te maken (fase 0 besluit). De
directeur-bestuurder kan een budget beschikbaar stellen om de noodzakelijke onderzoeken te
laten verrichten om tot een gedegen investeringsvoorstel te komen.
2. Inschatting van de (financiële) risico’s bij nieuwbouwprojecten
De NWS beschrijft de projectgebonden risico’s op basis van een aantal eenvoudige instrumenten:
RO status, maximaal af te boeken waarde en renterisico.
F:\Secretariaat\Website vastgestelde docs\Investeringsprotocol en risicobeheersing bij
projecten.docx
RO status
RO 0: Ontwikkeling past niet binnen provinciaal of gemeentelijk beleid.
RO 1: Ontwikkeling is niet strijdig met provinciaal of gemeentelijk beleid.
RO 2: Gemeente heeft concreet beleidsstreven (vastgesteld beleidsplan) waarin locatie als
toekomstige woningbouwlocatie vermeld staat.
RO 3: Gemeente heeft reeds concrete RO initiatieven genomen om ontwikkeling mogelijk te
maken.
RO 4: Locatie is in RO procedure.
RO 5: Er is een RO titel aanwezig op basis waarvan een bouwvergunning niet kan worden
geweigerd.
Wanneer aan een project RO status 0 t/m 3 wordt toegekend, dan wordt voorafgaand aan het fase
0 besluit een RO quick scan uitgevoerd. Bij fase 4 en 5 is deze quick scan niet nodig omdat dan
alle relevante informatie beschikbaar moet zijn. De RO quick scan heeft als doel na te gaan bij
welke wet- en regelgeving een mogelijk knelpunt te verwachten is bij de verdere ontwikkeling van
het project (bijvoorbeeld geluid, fijnstof, groepsgebonden risico, milieucirkels, archeologie, natuur,
etc.).
Maximaal af te boeken waarde
Wanneer een locatie wordt aangekocht met het oog op projectontwikkeling, dan is het mogelijk dat
er meer dan de normale handelswaarde wordt betaald voor een locatie (een premium ten behoeve
van de kans dat er een project kan worden gerealiseerd). De maximale af te boeken waarde is het
verschil tussen de aankoopprijs en de handelswaarde. Omdat er, na aankoop, ook een waarde
risico wordt gelopen op het aangekochte object wordt de handelswaarde met 15% verlaagd. Het
verschil tussen beiden is de kwantificering van het waarde risico van de aankoop.
Nadat een locatie is aangekocht wordt er nog geïnvesteerd in planvorming en andere
voorbereidingskosten. De budgettering voor alle out-of-the-pocketkosten tot en met het definitief
ontwerp worden opgeteld bij het waarde risico. Deze optelsom wordt vermeld in het fase 0 besluit
en vormt een indicatie voor de maximaal af te boeken waarde wanneer het project op enig moment
onverhoopt geen doorgang vindt.
Renterisico
De totale aankoop wordt gefinancierd en de rentekosten van de aankoop worden jaarlijks betaald.
De rentebetalingen moeten passen in de begroting van de NWS omdat anders niet wordt
overgegaan tot aankoop (zie ook stap 3 in de beslisboom). Wanneer een project daadwerkelijk
wordt gerealiseerd, dan worden de reeds betaalde rentekosten ten laste gebracht van het project.
In de stichtingskostenopzet behorende bij het fase 0 besluit is daarom een budget opgenomen
voor rentekosten. Wanneer een project vertraagt, worden de rentekosten hoger dan gebudgetteerd
en is dit zichtbaar in het project volg systeem.
F:\Secretariaat\Website vastgestelde docs\Investeringsprotocol en risicobeheersing bij
projecten.docx
3. Investeringsvoorstel / fase 0 besluit
Het investeringsvoorstel / fase 0 besluit kan leiden tot de verwerving van het te (her)ontwikkelen
vastgoed. Het fase 0 besluit is de resultante van de onderzoeksfase en heeft tot doel een voorstel
voor verwerving te doen en daar vaststelling en goedkeuring op te vragen door middel van het
doen van een verwervingsbesluit.
De kern van een project is te komen van een ‘initiatief’ tot een ‘realiseerbaar ontwerp’ binnen de
kaders van het investeringsvoorstel. Een risico is daarbij gedefinieerd als een negatieve afwijking
ten opzichte van het investeringsvoorstel – fase 0 besluit. Het investeringsvoorstel / fase 0 besluit
is het belangrijkste projectbesluit is (selectie aan de poort + vaststellen van de projectkaders). De
projecten moeten worden gerealiseerd binnen de kaders van het investeringsbesluit.
4. Project volg systeem
In een project is altijd een risico op kostenoverschrijding. Een gedegen en goede budgettering aan
het begin van het project (bij het investeringsbesluit) is daarom essentieel. De
stichtingskostenopzet bij de start van een project komt tot stand in een dialoog tussen de manager
vastgoed en de projectleider.
Voor de beheersing van lopende projecten is een project volg systeem opgetuigd. Het project volg
systeem is gebaseerd op een projectmatige werkwijze waarbij per fase verantwoording wordt
afgelegd over de doorlopen fase en, na afronding van een fase, goedkeuring wordt gevraagd om
door te gaan met de volgende fase.
Wanneer tijdens de rit duidelijk wordt dat de in het investeringsbesluit beschikbaar gestelde
budgetten onvoldoende zijn, dan moet goedkeuring worden gevraagd aan de RvC (het is immers
een negatieve afwijking ten opzichte van het investeringsbesluit). Eventuele
kostenoverschrijdingen worden altijd gerelateerd aan de inschatting van de maximaal af te boeken
waarde zodat het gekwantificeerde risico niet wordt overschreden.
Reno Mol
7 juni 2012
F:\Secretariaat\Website vastgestelde docs\Investeringsprotocol en risicobeheersing bij
projecten.docx