Audit redding voor bouw

Report
IK ZIE, IK ZIE
WAT
JIJ
NIET
ZIET
PROJECTAUDIT GEEFT
DE FEITEN
• Veel bouwprojecten vallen fors duurder uit door
gestegen bouwkosten, slechte planning en
ambtelijke en bestuurlijke kosten
• Bouwprojecten komen eerder stil te liggen omdat
er geen rekening wordt gehouden met zaken als
bodemsanering, vergunningsproblemen of
constructiefouten
MEER ZICHT OP PROJECTEN
• Veel gemeenteraden voelen zich slecht
geïnformeerd door hun college van B&W:
ambtenaren houden informatie achter voor hun
wethouder omdat ze zich bewust zijn van de
politieke heisa die ontstaat als een project
duurder uitvalt
• Slechts 1/3 van de projecten wordt binnen tijd en
budget opgeleverd, 1/5 van de projecten is een
compleet fiasco
Auditing: in veel bedrijven wordt er met argwaan
op gereageerd. Sommige medewerkers ervaren het
‘doorlichten’ van de organisatie door externen als een
bedreiging, anderen als een extreme vorm van controle.
Toch kan een projectaudit tegenwoordig de redding
zijn voor veel complexe bouw- en infraprojecten.
Zo’n audit of onafhankelijk onderzoek
brengt de te verwachten problemen en
risico’s in beeld, zodat een projectleider
ze vóór kan zijn. De problemen waar
(semi)overheden mee te maken krijgen
tijdens projecten zijn vaak niet op één
hand te tellen. Zo kan middenin een
groot herontwikkelingsproject de
crisis uitbreken. Menig opdrachtgever
ondervond het aan den lijve. Zo ook de
gemeente Harderwijk.
Facelift met problemen
Met het project Waterfront Harderwijk
krijgt het stadsgezicht van Harderwijk
een facelift. Terug naar de roots van
de Hanzestad en een hoofdrol voor het
water. Het bestaande Bedrijventerrein
Noord moet plaats maken voor zestienhonderd woningen. Een ambitieus plan.
Maar dan breekt de financiële crisis
uit. Ineens wordt de toekomst van het
project onzeker. De opdrachtgever raakt
de grip op het project kwijt. Wat zijn
de financiële en de organisatorische
gevolgen voor zijn project? Is het wel
verstandig om die zestienhonderd
huizen nu te bouwen? Zijn er alternatieve oplossingen? En dat is niet het
énige probleem, want om de nieuwbouw mogelijk te maken, moet het
Bedrijventerrein Noord naar een nieuwe
bestemming verhuizen. Alleen blijkt
achteraf dat in dat gebied niet alle
vereiste natuuronderzoeken zijn uitgevoerd. Omwonenden tekenen beroep
aan, het besluit om het Bedrijventerrein
te verplaatsen is opgeschort en het
project loopt vertraging op.
Transparantie
Rekening houden met alle belangen,
eisen en regels, dat is waar het bij
(semi)overheidsprojecten regelmatig
mis gaat. Grootschalige overheidsprojecten krijgen te maken met een
wirwar aan wetten en regels, tal van
tegenstrijdige belangen én anno 2009
komt daar de macht van de media bij.
Als er ook maar één verontruste burger
aan de bel trekt, staat het meteen in
de krant. Laat een korenwolf zijn snuit
zien tijdens graafwerkzaamheden?
’s Avonds is het op het Journaal.
Een project kost meer dan geraamd?
Journalisten staan in de rij om er over
te publiceren. Transparantie is een
vereiste bij grote projecten. Komt de
projectorganisatie zelf niet naar buiten
met informatie, dan doen de kranten
het wel.
Stakeholders
Een projectaudit haalt projecten uit
het duister. De audit wordt uitgevoerd
door een onafhankelijke belangeloze
partij die rekening houdt met de
geldende wetten en regels en geen
vooraf bepaald standpunt inneemt.
Deze audits betreden niet alleen
technisch en financieel gebied, maar
begeven zich ook op contractjuridisch
en bestuursrechterlijk niveau. Sommige
organisaties bedden projectaudits
structureel in hun bedrijfsprocessen
in, maar meestal wordt pas om een
onafhankelijke analyse gevraagd als
er in de loop van een project iets mis
• Volgens Bent Flyvbjerg (University of Oxford)
wordt 9 van de 10 keer het budget overschreden
bij grote infrastructurele projecten. De oorzaak
ligt in een strategische misrepresentatie door het
verkeerd voorstellen van opbrengsten en risico’s
door belanghebbenden en onredelijk optimisme.
• (bron: rtlnieuws.nl, intermediair en de Standish Group)
Waterfront Harderwijk, Lodewijk Baljon landschapsarchitecten
dreigt te gaan. Met zo’n onderzoek
wordt het werkelijke probleem uit
het project ‘gefilterd’. Zo bleek bij het
project Waterfront Harderwijk het stakeholdermanagement tekort te schieten:
belanghebbende partijen en burgers
in de buurt voelden zich onvoldoende
betrokken en vonden dat ze niet
duidelijk geïnformeerd werden.
Volgens de betrokken partijen sprak
de opdrachtgever niet met één mond.
Kostbare informatie, want doorgaans
staat over de subjectieve waarden
zoals teamgeest, bevoegdheden en
draagvlak in een organisatie niks op
papier. Regelmatig luidt de conclusie
van een audit dat onder het project
een tijdbom ligt: als mensen niet samenwerken is het gedoemd te mislukken.
Een conclusie die niet met harde
cijfers te bewijzen is.
Thermometer
Subjectieve waarden
Om de onderste steen boven te krijgen,
richt een projectaudit zich niet alleen
op harde cijfers over planning, geld en
resultaten maar juist ook op informatie
die niet in cijfers uit te drukken is.
Zo worden er op alle niveaus binnen
én buiten de organisatie interviews
gehouden om een beeld te krijgen van
wat er speelt: hoe functioneert een
team? Zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk? Wordt er goed
samengewerkt? Van deze interviews
worden anonieme rapporten gemaakt.
Een honderd procent goed gemanaged
project is een illusie. Met een projectaudit worden de gaten aangetoond;
een projectmanager kan daarmee het
projectmanagement naar een niveau
hoger tillen. Steeds opnieuw. Daarvoor
wordt de befaamde kwaliteitscirkel
van Deming (plan, do, check, act)
toegepast. Tijdens het proces van
plannen, doen, checken en bijstellen,
wordt de thermometer in een project
gestoken. Hoe ziet de planning eruit?
Wordt het project volgens planning
uitgevoerd? Voert de projectorganisatie
de juiste én voldoende checks uit?
Moet het project bijgesteld worden?
En, zo ja: waarom heeft de projectorganisatie dat zelf niet gesignaleerd?
Aanbevelingen
De grootste problemen komen zo aan
het licht en er worden aanbevelingen
gedaan voor verbetering. Bij het
project Waterfront Harderwijk luidde
de aanbeveling na de audit dat de
belanghebbenden in de omgeving,
waaronder het Dolfinarium en de
burgers, beter betrokken moesten
worden. Zo geschiedde. Stakeholders
van het Dolfinarium werden geïnterviewd; hun antwoorden leverden
onmisbare aanbevelingen voor
verbetering op. Er werd een voorstel
voor natuurcompensatie gedaan voor
de aanleg van het Bedrijventerrein én
het Dolfinarium werd in het vervolg
nauw betrokken bij de plannen van
Waterfront Harderwijk. Kortom: het
project was weer vlot getrokken. 
19
Report
IK ZIE, IK ZIE
WAT
JIJ
NIET
ZIET
PROJECTAUDIT GEEFT
DE FEITEN
• Veel bouwprojecten vallen fors duurder uit door
gestegen bouwkosten, slechte planning en
ambtelijke en bestuurlijke kosten
• Bouwprojecten komen eerder stil te liggen omdat
er geen rekening wordt gehouden met zaken als
bodemsanering, vergunningsproblemen of
constructiefouten
MEER ZICHT OP PROJECTEN
• Veel gemeenteraden voelen zich slecht
geïnformeerd door hun college van B&W:
ambtenaren houden informatie achter voor hun
wethouder omdat ze zich bewust zijn van de
politieke heisa die ontstaat als een project
duurder uitvalt
• Slechts 1/3 van de projecten wordt binnen tijd en
budget opgeleverd, 1/5 van de projecten is een
compleet fiasco
Auditing: in veel bedrijven wordt er met argwaan
op gereageerd. Sommige medewerkers ervaren het
‘doorlichten’ van de organisatie door externen als een
bedreiging, anderen als een extreme vorm van controle.
Toch kan een projectaudit tegenwoordig de redding
zijn voor veel complexe bouw- en infraprojecten.
Zo’n audit of onafhankelijk onderzoek
brengt de te verwachten problemen en
risico’s in beeld, zodat een projectleider
ze vóór kan zijn. De problemen waar
(semi)overheden mee te maken krijgen
tijdens projecten zijn vaak niet op één
hand te tellen. Zo kan middenin een
groot herontwikkelingsproject de
crisis uitbreken. Menig opdrachtgever
ondervond het aan den lijve. Zo ook de
gemeente Harderwijk.
Facelift met problemen
Met het project Waterfront Harderwijk
krijgt het stadsgezicht van Harderwijk
een facelift. Terug naar de roots van
de Hanzestad en een hoofdrol voor het
water. Het bestaande Bedrijventerrein
Noord moet plaats maken voor zestienhonderd woningen. Een ambitieus plan.
Maar dan breekt de financiële crisis
uit. Ineens wordt de toekomst van het
project onzeker. De opdrachtgever raakt
de grip op het project kwijt. Wat zijn
de financiële en de organisatorische
gevolgen voor zijn project? Is het wel
18
SENSE 2 JUNI 2009
verstandig om die zestienhonderd
huizen nu te bouwen? Zijn er alternatieve oplossingen? En dat is niet het
énige probleem, want om de nieuwbouw mogelijk te maken, moet het
Bedrijventerrein Noord naar een nieuwe
bestemming verhuizen. Alleen blijkt
achteraf dat in dat gebied niet alle
vereiste natuuronderzoeken zijn uitgevoerd. Omwonenden tekenen beroep
aan, het besluit om het Bedrijventerrein
te verplaatsen is opgeschort en het
project loopt vertraging op.
Transparantie
Rekening houden met alle belangen,
eisen en regels, dat is waar het bij
(semi)overheidsprojecten regelmatig
mis gaat. Grootschalige overheidsprojecten krijgen te maken met een
wirwar aan wetten en regels, tal van
tegenstrijdige belangen én anno 2009
komt daar de macht van de media bij.
Als er ook maar één verontruste burger
aan de bel trekt, staat het meteen in
de krant. Laat een korenwolf zijn snuit
zien tijdens graafwerkzaamheden?
’s Avonds is het op het Journaal.
Een project kost meer dan geraamd?
Journalisten staan in de rij om er over
te publiceren. Transparantie is een
vereiste bij grote projecten. Komt de
projectorganisatie zelf niet naar buiten
met informatie, dan doen de kranten
het wel.
Stakeholders
Een projectaudit haalt projecten uit
het duister. De audit wordt uitgevoerd
door een onafhankelijke belangeloze
partij die rekening houdt met de
geldende wetten en regels en geen
vooraf bepaald standpunt inneemt.
Deze audits betreden niet alleen
technisch en financieel gebied, maar
begeven zich ook op contractjuridisch
en bestuursrechterlijk niveau. Sommige
organisaties bedden projectaudits
structureel in hun bedrijfsprocessen
in, maar meestal wordt pas om een
onafhankelijke analyse gevraagd als
er in de loop van een project iets mis
• Volgens Bent Flyvbjerg (University of Oxford)
wordt 9 van de 10 keer het budget overschreden
bij grote infrastructurele projecten. De oorzaak
ligt in een strategische misrepresentatie door het
verkeerd voorstellen van opbrengsten en risico’s
door belanghebbenden en onredelijk optimisme.
• (bron: rtlnieuws.nl, intermediair en de Standish Group)
Waterfront Harderwijk, Lodewijk Baljon landschapsarchitecten
dreigt te gaan. Met zo’n onderzoek
wordt het werkelijke probleem uit
het project ‘gefilterd’. Zo bleek bij het
project Waterfront Harderwijk het stakeholdermanagement tekort te schieten:
belanghebbende partijen en burgers
in de buurt voelden zich onvoldoende
betrokken en vonden dat ze niet
duidelijk geïnformeerd werden.
Volgens de betrokken partijen sprak
de opdrachtgever niet met één mond.
Kostbare informatie, want doorgaans
staat over de subjectieve waarden
zoals teamgeest, bevoegdheden en
draagvlak in een organisatie niks op
papier. Regelmatig luidt de conclusie
van een audit dat onder het project
een tijdbom ligt: als mensen niet samenwerken is het gedoemd te mislukken.
Een conclusie die niet met harde
cijfers te bewijzen is.
Thermometer
Subjectieve waarden
Om de onderste steen boven te krijgen,
richt een projectaudit zich niet alleen
op harde cijfers over planning, geld en
resultaten maar juist ook op informatie
die niet in cijfers uit te drukken is.
Zo worden er op alle niveaus binnen
én buiten de organisatie interviews
gehouden om een beeld te krijgen van
wat er speelt: hoe functioneert een
team? Zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk? Wordt er goed
samengewerkt? Van deze interviews
worden anonieme rapporten gemaakt.
Een honderd procent goed gemanaged
project is een illusie. Met een projectaudit worden de gaten aangetoond;
een projectmanager kan daarmee het
projectmanagement naar een niveau
hoger tillen. Steeds opnieuw. Daarvoor
wordt de befaamde kwaliteitscirkel
van Deming (plan, do, check, act)
toegepast. Tijdens het proces van
plannen, doen, checken en bijstellen,
wordt de thermometer in een project
gestoken. Hoe ziet de planning eruit?
Wordt het project volgens planning
uitgevoerd? Voert de projectorganisatie
de juiste én voldoende checks uit?
Moet het project bijgesteld worden?
En, zo ja: waarom heeft de projectorganisatie dat zelf niet gesignaleerd?
Aanbevelingen
De grootste problemen komen zo aan
het licht en er worden aanbevelingen
gedaan voor verbetering. Bij het
project Waterfront Harderwijk luidde
de aanbeveling na de audit dat de
belanghebbenden in de omgeving,
waaronder het Dolfinarium en de
burgers, beter betrokken moesten
worden. Zo geschiedde. Stakeholders
van het Dolfinarium werden geïnterviewd; hun antwoorden leverden
onmisbare aanbevelingen voor
verbetering op. Er werd een voorstel
voor natuurcompensatie gedaan voor
de aanleg van het Bedrijventerrein én
het Dolfinarium werd in het vervolg
nauw betrokken bij de plannen van
Waterfront Harderwijk. Kortom: het
project was weer vlot getrokken. 