HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR
advertisement
in opdracht van SOVAM, sectorfonds voor de ambulancezorg HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR COLOFON Deze uitgave is gemaakt in opdracht van: SOVAM Veerallee 68 8019 AE Zwolle tel. 038 422 68 65 fax 038 422 26 47 [email protected] www.sovam.nl Te k s t NIGZ, Woerden Redactie Jan van Bree en Jan Cees de Gruijter Vo r m g e v i n g Vormix, Maarssen © SOVAM, april 2006 3 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 INLEIDING 4 Hoofdstuk 2 SITUATIE AMBULANCESECTOR 5 Hoofdstuk 3 ARBO-WET 9 Hoofdstuk 4 VERZUIMBELEID 11 Hoofdstuk 5 RISICO INVENTARISATIE & EVALUATIE EN PLAN VAN AANPAK 16 Hoofdstuk 6 PAGO EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN SPREEKUUR 18 Hoofdstuk 7 BEDRIJFSHULPVERLENING EN ONGEVALLEN/ BEROEPSZIEKTENREGISTRATIE 19 Hoofdstuk 8 SAMENWERKING EN OVERLEG 21 Hoofdstuk 9 VOORLICHTING 22 Hoofdstuk 10 PSYCHISCHE BELASTING 23 Hoofdstuk 11 FYSIEKE BELASTING 24 Hoofdstuk 12 CONTRACT MET DE ARBODIENST 25 BRONNEN 27 Bijlage 1 Betrokkenen bij ontwikkeling handboek 28 Bijlage 2 Inhoudsopgave RI&E 29 Bijlage 3 SOVAM ‘Beter gezond’ Verbeterlijst 31 4 1. INLEIDING Voor u ligt het handboek arbo- en verzuim voor de ambulancesector. Dit handboek is in opdracht van SOVAM, Sectorfonds voor de Ambulancezorg gemaakt en wordt uitgegeven in het kader van het arboconvenant ambulancezorg. Het doel van het handboek is om u als teamleider/manager handreikingen te bieden voor arbo- en verzuimmanagement. Het geeft zowel een algemeen kader voor het opzetten van arbo- en ziekteverzuimbeleid als inzicht in de specifieke situatie voor de ambulancesector. Het handboek biedt concrete instrumenten om arbo- en verzuimmanagement in de praktijk vorm te geven. Verder geeft het handvatten om het arbo- en verzuimbeleid in te bedden in al bestaande structuren binnen de ambulancesector. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Het handboek is een vervolg op een onderzoek in de ambulancesector naar ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden (Botter & Holtmaat, november 2001). Op basis van de bevindingen uit dit onderzoek is een verbeterlijst opgesteld om te komen tot een goed beleid op het gebied van arbo, verzuim en preventie. In workshops is deze lijst voorgelegd aan teamleiders/managers afkomstig uit diverse ambulancediensten. De workshops hadden tot doel om de verbeterlijst te toetsen op praktische bruikbaarheid en volledigheid. Daarnaast vormden de workshops een manier om ervaringen uit te wisselen en met de opgedane kennis in de praktijk aan de slag te gaan. De informatie uit de workshops vormde, naast gesprekken met sleutelfiguren in de ambulancesector de basis voor dit handboek. In Bijlage 1 treft u een lijst aan van degenen die bij dit handboek betrokken waren. ARBOCONVENANT Het handboek is onderdeel van het arboconvenant ambulancezorg, dat loopt tot medio 2007 en dat is gesloten tussen het ministerie van SZW en werknemers- en werkgeversorganisaties. De doelstellingen van het convenant zijn om het ziekteverzuimpercentage en blootstelling aan fysieke en psychische belasting te verminderen. Om dit te bereiken is alle ambulanceorganisaties gevraagd een plan van aanpak te maken dat eind 2006 uitgevoerd moet zijn. In dit plan van aanpak staat met welke maatregelen de ambulanceorganisatie de doelstellingen van het arboconvenant wil bereiken. In het kader van het convenant is ook een aantal concrete hulpmiddelen ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld de quickscan kosten en baten van arbo en verzuim, praktijkrichtlijnen fysieke belasting, een werkpakket psychische belasting en een digitale RI&E. In dit handboek zal verwezen worden naar deze instrumenten, wanneer deze van toepassing zijn. 2. SITUATIE AMBULANCESECTOR 5 2.1 ONDERZOEK AMBULANCESECTOR In 2001 heeft een aantal ambulancediensten ondersteund door de SOVAM het initiatief genomen tot het doen van een pilot-onderzoek Ziekteverzuim en Arbeidsomstandigheden in de Ambulancezorg (Botter & Holtmaat, 2001; 3). Het doel van het onderzoek was het inventariseren van de toegepaste registraties van ziekteverzuim en het formuleren van beleidsaanbevelingen op het gebied van ziekteverzuim in relatie tot arbeidsomstandigheden. De aanleiding voor het onderzoek was: • een toenemend ziekteverzuim in de sector; • onvoldoende inzicht in de oorzaken van verzuim; • behoefte aan een goed personeels- en arbobeleid; • noodzaak tot beheersing budgettaire risico’s. Aan het pilot-onderzoek namen RAV Midden-Brabant, RAV Brabant noord (Boxmeer, SAD en GGD), RAV Noord (Drenthe) en RAV i.o. Gelderland-Zuid (West Betuwe en GGD Nijmegen) deel. De VZA Amsterdam nam deel als referentie instelling. Daarnaast is er in de periode oktober 2002 - februari 2003 een onderzoek door het NIGZ gedaan 'preventie van uitval door fysieke en psychische belasting in de ambulancesector'. In dit project stonden de volgende vragen centraal: • welke medewerkers vormen een risicogroep als het gaat om uitval?; • wat wordt er in de praktijk al gedaan aan preventie?; • wat zijn de ervaringen met brede inzetbaarheid? De resultaten van deze onderzoeken zijn gebruikt om het handboek te ontwikkelen. Ziekteverzuimpercentages variëren Procedure ziekmeldingen Een ziekmelding vindt meestal plaats bij de direct leidinggevende, de roosterplanner of een centralist. Medewerkers geven vrijwel altijd zelf de oorzaak en vermoedelijke duur van het verzuim, hoewel dit niet verplicht is. Binnen een week wordt de zieke medewerker nagebeld door de direct leidinggevende. Het nabellen wordt serieus genomen en men vindt dat dit consequent moet gebeuren. Het nabellen wordt door medewerkers positief ervaren wanneer het een blijk van attentie en aandacht is en als negatief wanneer men het opvat als controle of achterdocht. Wanneer een medewerker langdurig verzuimt wordt er een dossier aangelegd en een reïntegratieplan opgesteld. Tevens wordt er bekeken of er vervangende werkzaamheden kunnen worden verricht. AAN HET WERK MET HET ARBOCONVENANT AMBULANCEZORG Uit het onderzoek komt naar voren dat de ziekteverzuimpercentages sterk wisselen. Dit blijkt ook uit kwalitatief onderzoek in de sector (AStri, 2004). Het gemiddelde cijfer in de sector ligt in 2003 op 7.1%. In vergelijking met de gezondheidssector is dit lager dan gemiddeld in deze sector. De doelstelling van het arboconvenant is het gemiddelde ziekteverzuim met 1%. te verlagen gedurende de convenantsperiode. 6 Registratie niet uniform Registratie van ziekteverzuim is nog niet uniform en is om deze reden niet vergelijkbaar. Ziekteverzuimcijfers worden bijvoorbeeld in- of exclusief zwangerschap geregistreerd of berekend op basis van kalenderdagen versus werkdagen. Er is een grote variatie tussen de diensten in de mate van aandacht voor de beschikbaarheid van cijfers. Het trekken van 'harde' conclusies wat betreft ziekteverzuim is dus niet mogelijk (zie ook paragraaf 4.4.). AZN hanteert in het Management Informatiesysteem door de sector vastgestelde definities en rekenformules. Als alle ambulanceorganisaties hiervan gebruik maken, is er wel sprake van uniforme en dus vergelijkbare gegevens. Ziekteverzuim en beleid Binnen de ambulancediensten is er dus aandacht voor ziekteverzuim en in toenemende mate is er sprake van een beleidsmatige aanpak van ziekteverzuim en preventie van verzuim. Veel diensten zijn echter nog met name gericht op de gevolgen op de korte termijn, zoals het in stand houden van de roosters. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR De aard van de klachten Rugklachten als gevolg van het vele tillen worden het meest genoemd. Griep is de belangrijkste oorzaak van kortdurend verzuim. Medewerkers zijn kwetsbaar, het werk op de ambulance is al snel lastig uit te voeren als men lichamelijke klachten heeft. Ook de aard van het werk, de piekbelasting, het is vaak hollen of stilstaan, zorgt voor klachten en mogelijk uitval. Wat psychische belasting betreft blijkt dat medewerkers zelden uitvallen door werkgerelateerde belasting. Het onvoorspelbare van het werk en de spoedritten zijn juist de reden dat men het werk heeft gekozen. Uit een onderzoek onder medewerkers, de nulmeting in het kader van het arboconvenant (Research voor beleid, 2005) blijkt wel duidelijk dat psychische belasting tot klachten en minder goed functioneren leidt. Als belastende factoren worden genoemd dat men last heeft van zaken als druk op de roosterplanning of bijvoorbeeld geen waardering van het management. Als er uitval optreedt, is dit vaak een combinatie met vervelende gebeurtenissen in de privé-situatie. Wel is de ervaring dat de confrontatie met de slachtoffers intens is, vooral wanneer het kinderen betreft of wanneer er agressie en geweld optreedt. Span of control van leidinggevenden Uit het onderzoek komt de indruk naar voren dat het niet zozeer de omvang van de organisatie een bepalende factor is, maar meer de span of control voor de teamleiding: het aantal mensen dat onder een teamleider/manager valt. De leidinggevende moet een niet te groot team onder zich hebben om direct persoonlijke contacten te kunnen onderhouden. Uit gesprekken met direct betrokken teamleiders/managers uit de deelnemende regio's komt naar voren dat een aantal factoren eveneens van invloed kan zijn op het verzuim omdat ze stressverhogend werken en invloed hebben op de werksfeer. Dit zijn: • RAV vorming en daarmee gepaard gaande reorganisaties; • harmonisatie van arbeidsvoorwaarden van particulier vervoer en door overheid ingestelde ambulancediensten; • co-locatie van meldpunt brandweer, politie en CPA. De co-locatie roept weerstand op door discussies over taken, bevoegdheden en rechtspositie van CPA medewerkers. Verder is er sprake van cultuurverschillen tussen genoemde sectoren en wordt het samengaan als overbodig ervaren omdat er nu al een goede samenwerking is tussen de diverse sectoren; • verminderde betrokkenheid medewerkers. Veel veranderingen worden van bovenaf ingevoerd, zonder dat medewerkers hierbij rechtstreeks betrokken worden. 7 Brede inzetbaarheid en reïntegratiebeleid Er zijn in de praktijk weinig alternatieve of vervangende werkzaamheden in het kader van reïntegratie of ziekteverzuim. De opmerking die hierbij regelmatig wordt geplaatst is dat het vervangende werk wel zinvol en volwaardig moet zijn. Uitwisseling tussen de CPA en de RAV is bijvoorbeeld vaak alleen mogelijk wanneer dit voor langere tijd mogelijk is, omdat een medewerker goed ingewerkt moet worden. Dit wordt bijvoorbeeld wel toegepast bij zwangerschap. Daarnaast moet de medewerker de regio goed kennen. Daarnaast zijn medewerkers huiverig om ander werk aan te nemen in het kader van herplaatsing omdat er dan vaak een sterke daling van arbeidsvoorwaarden plaatsvindt (voornamelijk met betrekking tot toeslagen op het salaris). Preventie Preventie door de Arbodienst Conform de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet 1998) is een werkgever verplicht zorg te dragen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden (zie ook hoofdstuk 3). De Arbodienst werd en wordt veelal ingeschakeld om aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen. In mindere mate wordt de Arbodienst betrokken voor het verzorgen van preventieve activiteiten zoals werkplekonderzoek en rugtrainingen. De Arbowet is per 1 juli 2005 ingrijpend gewijzigd met betrekking tot arbodienstverlening. Vanaf die datum hoeven bedrijven zich niet langer bij een gecertificeerde arboidienst aan te sluiten. Voorwaarde daarbij is dat werkgevers en werknemers overeenstemming hebben bereikt over de organisatie van het arbo-, verzuim- en HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Het wisselt hier ook per dienst hoeveel aandacht hier aan besteed wordt. Op het terrein van psychische belasting is en en ander geregeld; vrijwel alle diensten hebben een Bedrijfs Opvang Team (BOT) opgezet. Ook bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van een externe deskundige, zoals een psycholoog. Het Werkpakket psychische belasting, ontwikkeld in het kader van het arboconvenant, biedt (zelf)analysehulpmiddelen, vragenlijsten en gespreksmodellen. Het werkpakket is bedoeld voor medewerkers, leidinggevenden, stafafdelingen en ook voor leden van bedrijfsopvangteams. Om de fysieke belasting terug te dringen is ook een werkpakket ontwikkeld. Uitgangspunt daarvan is de fysieke belasting bij de bron aan te pakken. Het werkpakket bevat praktijkrichtlijnen, een tilthermometer en een beleidsspiegel. Ambulanceorganisaties organiseren regelmatig tiltrainingen en men probeert de ambulance zo ergonomisch mogelijk in te richten. De brandweer of een tweede ambulance kunnen ook ingezet worden bij een zwaar ongeval.Er is een aantal pogingen ondernomen tot sporten via het werk, maar hier is vrij weinig belangstelling voor. Ook van hulpmiddelen bij het tillen wordt nog te weinig gebruik gemaakt. Aan de leefstijl van medewerkers wordt nog weinig aandacht besteed, terwijl deze niet altijd even gezond is. 8 reïntegratiebeleid. Daarbij hoort ook de wijze waarop in- en externe deskundigen worden ingeschakeld. Men spreekt in dit verband van een maatwerk- of vangnetregeling. Zolang er geen overeenstemming is tussen werkgever en werknemers moet alsnog een contract met een arbodienst worden gesloten. Is er wel overeenstemming op branche- of organisatieniveau dan is er sprake van maatwerk.De herziene wet schrijft voor dat elke werkgever die meer dan vijftien medewerkers heeft, verplicht is zich te laten bijstaan door één of meer deskundige werknemers op het gebied van preventie en bescherming, zogeheten preventiemedewerkers. 2.2 AANBEVELINGEN UIT ONDERZOEK Als belangrijkste aanbevelingen komen uit de onderzoeken naar voren: Arbo- en ziektverzuimbeleid • Er is geen extreem ziekteverzuim in de sector, maar de registratie van het verzuim moet gestandaardiseerd worden. • Duidelijke afspraken maken over arbodienstverlening met een actieve aansturing van de uitvoerenden, een contract op basis van gewenste resultaten, Service Level Agreement (Vanaf 1 juli 2005 is arbodienstverlening een onderwerp waarover door werkgever en werknemers overeenstemming moet worden bereikt). • Structureel sociaal medisch overleg (SMO) in de vorm van Sociaal Medisch Team (SMT) • Inzet van meer (arbo)instrumenten zoals: 1. ergonomie en materiaalkeuze; 2. bedrijfsopvang en psychosociale begeleiding; 3. gezonde leefstijl; 4. periodiek arbeidsgezondheidkundig onderzoek. • Mogelijk maken van een vergelijking tussen RAV's in de vorm van benchmarking. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Preventie fysieke belasting • De invoering van structureel preventief beleid is van belang, zoals vaccinatiebeleid (griep) en structurele aandacht voor tillen en beeldschermwerk (op de CPA). Zie het Werkpakket Fysieke belasting 0-1-2 daar red je ruggen mee. • Invoering van leeftijdsbewust personeelsbeleid met aandacht voor werk op maat, zoals het minder draaien van piketdiensten en meer besteld vervoer voor ouderen, maar ook meer mogelijkheden voor zorgverlof voor jonge ouders. Preventie psychische belasting • Cultuur is het belangrijkste preventie middel. Een goede werksfeer, met betrokkenheid en inspraak is van belang. Het management heeft hierin een spilfunctie, ook door waardering voor het werk van de medewerkers te laten blijken. • Ook de BO-Teams helpen ambulancepersoneel en centralisten beter om te gaan met psychische belasting. Bij elke RAV en CPA zou zo´n team opgericht kunnen worden, voor zover dit nog niet gebeurd is. Ook het structureel geven van trainingen waarin ambulance en CPA personeel leert omgaan met agressie is van belang, aangezien ze hier steeds meer te maken krijgen in hun dagelijkse werk. Zie het Werkpakket Psychische belasting. In de volgende hoofdstukken wordt allereerst een korte toelichting gegeven op de arbeidsomstandighedenwet. Vervolgens wordt een uitgebreide beschrijving gegeven van de aandachtsgebieden voor de ambulance-sector en worden concrete verbeteradviezen gegeven voor het verder optimaliseren van de situatie. Hierbij wordt eveneens een overzicht gegeven van beschikbare hulpmiddelen. 3. ARBO-WET (1998) 9 De doelstelling van de arbo-regelgeving is het bevorderen van veilige en gezonde werkomstandigheden en het verbeteren van de kwaliteit van de arbeid zodat ziekte door het werk zoveel mogelijk wordt voorkomen. Het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden gaat duidelijk verder dan het voldoen aan minimum normen. De eindverantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van een goed arbobeleid ligt bij de werkgever. Ten aanzien van de naleving hebben de werknemers uiteraard ook plichten. De verplichting tot samenwerken en overleg en, sinds 1 juli 2005, ook overeenstemming tussen werknemers (ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging) en werkgever is hierbij een cruciaal onderdeel. Doelvoorschriften De arbowet bevat geen concrete middelenvoorschriften. Wel gelden een aantal zogenaamde doelvoorschriften. Dit geeft ondernemingen de mogelijkheid om het arbobeleid af te stemmen op de concrete omstandigheden in de organisatie. De belangrijkste doelvoorschriften zijn: • de arbeid mag geen nadelige invloed hebben op de veiligheid en de gezondheid van de werknemer; • de arbeid moet zijn aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer; • ongevarieerde werkzaamheden, kort cyclische arbeid en arbeid waarbij het tempo niet door de werknemer zelf kan worden beïnvloed, dient te worden vermeden. Hoofdlijnen arbo-regelgeving Het arbobeleid krijgt vorm door middel van de volgende activiteiten en structuren: 1 2. 3. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. vastleggen verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; voeren van verzuimbeleid; beleid ten aanzien van ongewenst gedrag (sexuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten); risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en opstellen van plan van aanpak; voorlichtings- en instructieplan; toezicht op naleven van instructies; Periodiek Arbeidsgezondheidkundig Onderzoek; arbeidsomstandigheden spreekuur; melding, registratie en analyse van ongevallen en registratie beroepsziekten; bedrijfshulpverleningsorganisatie; verplichtingen werknemers; afspraken ten aanzien van samenwerking en overleg; maatwerk arbodienstverlening of contract met gecertificeerde arbodienst; toezicht & sancties. Met het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van arbobeleid of het bestrijden van een te hoog opgelopen ziekteverzuim is men er nog niet. Gezond ondernemen betekent nadrukkelijke aandacht voor het bevorderen van de gezondheid en het welzijn van alle medewerkers. Door een werkklimaat te creëren waarin mensen het beste van zichzelf geven. 10 Dit wettelijke kader terugvertalend zijn dus twee sporen te herkennen: • ziekteverzuimbeleid: verzuimbegeleiding, -beleid en -registratie; • preventie van ziekteverzuim door een goed arbobeleid. Verandering arbowetgeving Werkgevers hebben vanaf 1 juli 2005 meer keuzemogelijkheden voor het organiseren van deskundige ondersteuning. Daarmee is het advies van de SER over arbodienstverlening nagenoeg geheel overgenomen. Gekozen is voor een stelsel van een standaard(vangnet)regeling en een maatwerkregeling. Aan de verantwoordelijkheden voor arbo- en verzuimbeleid verandert niets, de wijzigingsvoorstellen in het wetsvoorstel betreffen alleen de deskundige bijstand bij het uitvoeren van dat arbo- en verzuimbeleid. Voor meer informatie zie hoofdstuk 8. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR 3.1 HULPMIDDELEN • Training arbo- en verzuimmanagement • Verzuimnorm • Informatiebrochure De nieuwe arboregels, consequenties voor de ambulancezorg, SOVAM, 2005 • Quickscan kosten en baten van arbo en verzuim • www.sovam.nl • www.arbo.nl Aandacht van de leidinggevende en collega’s is belangrijk: alleen zo krijgt de zieke het gevoel gewaardeerd en gemist te worden. Regelmatig (wekelijks) bellen, af en toe eens op bezoek gaan of een attentie sturen houdt de verzuimende medewerker betrokken bij de gang van zaken. Bespreek altijd wel op welke wijze een zieke medewerker het contact met de organisatie wil behouden (telefonisch, schriftelijk, e-mail en huisbezoek) en met wie. Indien u de verzuimbegeleiding (tijdelijk) delegeert, dient u dat te communiceren met de medewerker. Dit geeft duidelijkheid aan de medewerker wie met hem contact zal opnemen. Maak huisbezoeken in overleg met de medewerker: onaangekondigde bezoeken kunnen overkomen als controle. 4. VERZUIMBELEID 11 4.1 VERZUIMMODEL Iedere leidinggevende heeft in meer of mindere mate te maken met ziekteverzuim van medewerkers. Uit onderzoek is bekend dat circa 40% van het ziekteverzuim werkgerelateerd is. Ziekteverzuim is echter geen vaststaand gegeven: vanuit de organisatie is invloed uit te oefenen op de mate van verzuim. Ook het deel van het verzuim dat geen arbeidsgebonden oorzaak heeft, is in zekere mate te beïnvloeden. Om verzuim te kunnen beïnvloeden is het van belang om te achterhalen waardoor het verzuim is ontstaan en welke factoren het verzuim beïnvloeden. Een veelgebruikt model om deze factoren inzichtelijk te maken is het verzuimmodel. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Het model gaat ervan uit dat verzuim een vorm van gedrag is. Niet elk geval van ziekte of klachten leidt tot verzuim. Veelal heeft de medewerker een zekere beslissingsvrijheid om zich al dan niet ‘ziek’ te melden; hetzelfde geldt voor het moment waarop men zich ‘beter’ meldt. De ‘verzuimbeslissing’ wordt niet alleen bepaald door de klachten (de verzuimnoodzaak), maar ook door de verzuimdrempel: pas als een bepaalde grens wordt overschreden zal men zich ziek melden. De verzuimdrempel bestaat daarbij uit twee aspecten: de verzuimbehoefte en de verzuimgelegenheid. De verzuimbehoefte verwijst vooral naar de waardering van en de binding met het werk: de organisatie, de inhoud van het werk, en de verstandhouding met collega’s, leidinggevende en cliënten. Bij de verzuimgelegenheid gaat het om aspecten als: formele regelingen betreffende Na ziekmelding dragen medewerker en werkgever samen de verantwoordelijkheid voor een spoedige werkhervatting. Dit is van belang omdat de kans op blijvende arbeidsongeschiktheid sterk toeneemt naarmate de periode van uitval langer duurt. Bovendien past de organisatie zich snel aan wanneer iemand uitvalt. Er treedt gewenning op, er komt vervanging en terugkeer van de betrokken medewerker in het eigen werk wordt moeilijker. Dat kan weer tot teleurstelling leiden en de reïntegratie schaden. 12 ziekte-uitkering, verzuimcontrole, maar ook om aspecten als de ‘verzuimcultuur’ binnen de afdeling en de (on)misbaarheid van de persoon binnen de organisatie. De verzuimdrempel is dus niet louter een persoonlijke zaak, maar wordt in belangrijke mate beïnvloed door omstandigheden op de werkvloer. Op vergelijkbare manier kan worden gesproken over een hervattingsdrempel. Ook bij de werkhervatting is, naast de ‘noodzaak’ (herstel van de klachten), sprake van een beslissing. Ook bij de werkhervattingsdrempel kunnen de aspecten 'behoefte' en 'gelegenheid' worden onderscheiden. Denk bijvoorbeeld aan de mate waarin de binding met de organisatie door de afwezigheid is veranderd, en aan de mate waarin de organisatie de werkhervatting vergemakkelijkt (passend werk, verminderde werktijd). Maar na enkele weken verzuim gaan veelal ook andere, vooral externe, factoren een belangrijke rol spelen; bijvoorbeeld de invloed van behandelende artsen en de bedrijfsarts en de efficiency in de gezondheidszorg (bijv. wachtlijsten). Naarmate het verzuim langer duurt wordt de drempel om terug te keren hoger en de beslisruimte van de medewerker zelf steeds geringer. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR In het voorgaande is de verzuimnoodzaak als een gegeven beschouwd. Maar het ontstaan van klachten en aandoeningen is geen kwestie van louter toeval. Niet iedereen loopt evenveel risico op arbeidsongeschiktheid. Dat wordt verklaard vanuit de balans tussen belasting en belastbaarheid: problemen (lichamelijk en/of geestelijk) ontstaan als gevolg van discrepanties tussen enerzijds de eisen die de (werk)omgeving stelt en anderzijds de mogelijkheden van de persoon om aan die eisen te voldoen. Voor 'eisen' kan ook worden gelezen: werkbelasting, zwaarte van het werk, stressbronnen in combinatie met gebrek aan regelmogelijkheden. Voor 'mogelijkheden' kan ook worden gelezen: belastbaarheid, 'coping' of verwerkingsvermogen. De belastbaarheid hangt daarbij mede af van de eigenschappen van de persoon en wordt beïnvloed door de sociale steun (zowel privé als van collega's en leidinggevende) die betrokkene ondervindt. In het model wordt tenslotte aangegeven dat het geschetste proces wordt beïnvloed door bedrijfs- en afdelingsfactoren en - in een breder kader gezien - ook door maatschappelijke factoren. Algemeen maatschappelijke factoren zijn bijvoorbeeld: de situatie op de arbeidsmarkt, de economische conjunctuur, het stelsel van sociale zekerheid, dominante normen en waarden, de kwaliteit en structuur van de gezondheidszorg. Factoren op bedrijfs- en afdelingsniveau zijn bijvoorbeeld: aard van het werk, organisatiestructuur, arbeidsomstandigheden, personeelsbeleid. Maar ook de bedrijfscultuur: wanneer de menselijke factor in een onderneming onderbelicht en ondergewaardeerd wordt, kan dat leiden tot een 'verziekte' bedrijfscultuur. In zo'n cultuur komen medewerkers niet tot optimale prestaties, ligt de verzuimdrempel laag en haken mensen uiteindelijk fysiek of mentaal af. 4.2 VERZUIMMANAGEMENT Uit het model valt af te leiden dat een organisatie drie invalshoeken heeft om het verzuim te beïnvloeden: Met medewerkers die frequent of "extreem" verzuimgedrag vertonen kunt u verzuimgesprekken voeren. Er is sprake van deze vorm van verzuim als een medewerker zich vier keer per jaar of meer heeft ziek gemeld of indien de frequentie daartoe aanleiding geeft. Bij een dergelijk gesprek gaat het erom aandacht te schenken aan mogelijke problemen van de verzuimende medewerker, na te gaan of de oorzaken in de werksfeer liggen, te wijzen op de rechten en plichten van de medewerker en afspraken te maken over maatregelen. Het verzuimgesprek dient gezien te worden in de sfeer van coaching, begeleiding en samenwerking. De afspraken dienen te worden vastgelegd en in het personeelsdossier te worden bewaard. • voorkomen van verzuimnoodzaak (onbalans), door beïnvloeding van de belasting en/of de belastbaarheid; • verhoging van de verzuimdrempel; • verlaging van de hervattingsdrempel. 13 Vanuit iedere invalshoek kunnen concrete aangrijpingspunten worden benoemd, die vervolgens een plaats moeten krijgen in een integrale verzuimaanpak waarin de maatregelen onderling op elkaar worden afgestemd. Schematisch zijn de belangrijkste aangrijpingspunten voor een dergelijk verzuimbeleid in steekwoorden weergegeven. SCHEMA: aangrijpingspunten voor verzuimbeleid Beïnvloeden (werk-)belasting/ belastbaarheid Verhogen verzuimdrempel Verlagen hervattingsdrempel - arbeidsomstandigheden - arbeidsinhoud en -organisatie - arbeidsverhoudingen - leeftijdsbewust (personeels-)beleid - sociaal beleid - loopbaanbeleid - verzuimcultuur - verzuimprocedure - verzuimcultuur - hervatting bespreekbaar maken - aanpassingen in het werk - rol curatieve sector - vergroten belastbaarheid - handhaven voorschriften - verzuim bespreekbaar maken - verzuimbeoordeling op maat - organiseren Sociaal Medisch Overleg - terugkeer voorbereiden - reïntegratieplan(ning) 4.3 WETTELIJKE VERPLICHTINGEN De werkgever is verplicht een beleid op te stellen gericht op het voorkomen of beperken van verzuim. Indien medewerkers toch ziek worden is het verzuimbeleid er opgericht een zodanige begeleiding te geven dat de duur van de ziekteperiode zoveel mogelijk wordt beperkt en kans op toekomstig verzuim zo gering mogelijk wordt. Het verzuimbeleid vormt onderwerp van overleg met de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging. De werkgever is verplicht een registratie bij te houden van het ziekteverzuim in zijn bedrijf (Arbowet, artikel 4). HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR - ondersteuning in Sociaal Medisch Overleg - herplaatsing voorbereiden Liggen de oorzaken buiten het werk, dan kan het ook nuttig zijn daarover met de medewerker te spreken. Er kan bekeken worden op welke wijze de organisatie kan bijdragen aan het oplossen van de problemen bijvoorbeeld door het inschakelen van bedrijfsmaatschappelijk werk. 14 Er zijn ook een aantal financiële prikkels in de sociale zekerheid ingevoerd, waar werkgevers direct van profiteren als zij een goed arbobeleid voeren. De belangrijkste hiervan zijn de Wet Verbetering Poortwachter (per 1 april 2004) en de wet Verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. De wet Verbetering Poortwachter verplicht de werkgever om bij ziekte van een werknemer alles te doen om hem of haar weer te laten reïntegreren. Als dit niet lukt, moet de werkgever volgens de wet Verlenging loondoorbetalingsverplichting 70% van het loon twee jaar lang doorbetalen. 4 . 4 V E R Z U I M R E G I S T R AT I E In 2003 heeft bureau AStri in het kader van de voorbereiding van het Arboconvenant voor de Ambulancezorg opdracht gekregen onderzoek te doen naar verzuimgegevens over het jaar 2002. Bij dit onderzoek is gebleken dat bij een aantal ambulancediensten de registratie beperkt bleef tot frequentie en duur van verzuim. Andere diensten registreerden ook gegevens over geslacht, leeftijd en functie. In enkele diensten wordt ook de reden van verzuim genoteerd. Op grond van de respons op het Astri-onderzoek, waarbij ruim 70% van alle medewerkers in de sector in het onderzoek betrokken waren, is het gemiddelde verzuim in de sector in het jaar 2002 bepaald op 7,1%. Met vrijwel alle diensten is telefonisch contact geweest over het (belang van het) aanleveren van de gegevens. Daarbij is vaak gebleken dat gegevens intern op verschillende plaatsen werden geregistreerd en beheerd en dat veelal gegevens ontbraken. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Eenduidige registratie Om tot betrouwbare, en indien gewenst met aanverwante branches vergelijkbare, verzuimgegevens te komen zijn afspraken op brancheniveau over eenduidige registratie nodig. Als alle ambulancediensten dezelfde definities en rekenregels hanteren wordt ook benchmarking mogelijk. Voor de sector zijn definities van de belangrijkste begrippen en ook rekenregels beschikbaar. Als alle diensten deze definities gaan gebruiken en dezelfde rekenregels gaan toepassen, ontstaat daarmee een 'standaard' voor de sector. Door SOVAM zijn de definities en rekenregels aangeboden aan AZN. Deze zijn overgenomen in het bredere managementinformatiesysteem voor de sector. Het is van belang dat alle diensten hetzelfde verstaan onder begrippen als verzuimpercentage, ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde verzuimduur en ook het ziekteverzuimkostenpercentage. Ook moet voorkomen worden dat de ene dienst werken op arbeidstherapeutische gronden wel meetelt als verzuim en de andere niet. Hetzelfde geldt voor verzuim wegens zwangerschap en ziekte die verband houdt met zwangerschap. De overheid gaat uit van berekening van ziekendagen in relatie tot kalenderdagen, dus het aantal dagen ziekteverzuim in de 365 dagen van het kalenderjaar. Voor de opgestelde rekenregels geldt hetzelfde. Betrek in het SMT ook de betreffende medewerker. Op deze manier wordt ook de medewerker actief betrokken en uitgenodigd mee te denken en te beslissen over eventuele behandelmogelijkheden en terugkeer naar het werk. Er zijn ook ambulancediensten die het verzuim berekenen op basis van werkdagen of op grond van roosterdagen. Zolang de standaard niet overal wordt gehanteerd, is het van belang dat, welke basis ook wordt gehanteerd, dit consequent wordt gedaan en bij het beschikbaar stellen van de gegevens uitdrukkelijk wordt vermeld. Om beleid te kunnen maken gericht op het terugdringen van verzuim, is inzicht in achtergronden van verzuim, in relatie tot factoren als leeftijd en functie van groot belang. 15 4.5 BESCHIKBARE HULPMIDDELEN • Verzuimprotocol • Verzuimnorm • Definities en rekenregels verzuim HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR 16 5. RISICO-INVENTARISATIE & EVALUATIE (RI&E) EN PLAN VAN AANPAK 5 . 1 R I S I C O - I N V E N TA R I S AT I E E N - E VA L U AT I E Een RI&E is een systematisch onderzoek naar de arbeidsomstandigheden en het niveau van zorg voor goede arbeidsomstandigheden. Dit onderzoek moet periodiek worden uitgevoerd zodat de gegevens up-to-date blijven. De periodiciteit hangt af van ontwikkelingen binnen de organisatie. Bij de RI&E kunnen diverse instrumenten worden ingezet (zie ook 4.3): • deskresearch (wat is er aan documenten/afspraken op het gebied van arbo en verzuim aanwezig binnen de organisatie); • checklisten; • vragenlijsten; • interviews; • rondgangen. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Nadat een risico-inventarisatie is uitgevoerd, moet per aandachtspunt een beoordeling worden gemaakt van de ernst van het risico (evaluatie). Uitgangspunten daarbij zijn wettelijke verplichtingen, normen en algemeen geaccepteerde richtlijnen. Op basis van de evaluatie worden prioriteiten toegekend aan te nemen maatregelen. Binnen een organisatie is het uitvoeren van de RI&E de taak van de preventiemedewerker. Een deskundige van de arbodienst is aangewezen om een RI&E te toetsen op volledigheid en juistheid. 5 . 2 P L A N VA N A A N PA K Het plan van aanpak dient onderdeel te zijn van de rapportage van de RI&E. In dit plan dient het volgende opgenomen te zijn: • beschrijving van verbeterpunten; • wijze waarop verbeterpunten worden aangepakt; • op welke termijn het realiseren van een verbetermaatregel is gepland. Uitgangspunten Bij het formuleren van verbeterpunten geldt een aantal uitgangspunten: • volgen van arbeidshygiënische strategie. Deze strategie is een algemeen erkende volgorde van te nemen maatregelen om risico's zoveel mogelijk te beperken: - maatregelen aan de bron; - maatregelen gericht op collectieve bescherming (bescherming van groep werknemers); - maatregelen gericht op individuele bescherming; - bescherming door middel van persoonlijke beschermingsmiddelen. • rekening houden met stand van de wetenschap en professionele dienstverlening; • voorschriften dien te worden toegepast voor zover dit redelijkerwijs gevergd kan worden; Dit kan betekenen dat naast veiligheid en gezondheid ook de technische, economische of operationele haalbaarheid kunnen worden betrokken bij het nemen van maatregelen. 17 Ter bevordering van de controlemogelijkheden is het zinvol om aan het Plan van Aanpak toe te voegen: • wie verantwoordelijk is voor de uitvoering; • overzicht van beschikbare middelen (geld/tijd); • tussentijdse evaluatiemomenten. 5.3 HULPMIDDELEN • Voorbeeld RI&E (Digitale RIE, zie www.sovam.nl, voor inhoudsopgave zie bijlage 2 bij dit rapport). HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Wat de privacy betreft zijn de medewerkers van Arbodiensten gebonden aan de wet. Geen enkele arbodeskundige mag persoonlijke medische gegevens aan een ander verstrekken zonder instemming vooraf van de betrokken medewerker (10). Wel kan de Arbodienst de oorzaak van het verzuim registreren. Via de Arbodienst kan de werkgever dan een totaaloverzicht krijgen van de gemelde oorzaken van verzuim en frequentie waarin deze voorkomen, zonder dat hierbij de privacy van de medewerker in het geding is. Hiermee kan de werkgever inzicht krijgen in het aandeel werkgerelateerde klachten, uitgesplitst naar bijvoorbeeld psychische en fysieke klachten en maatregelen nemen om uitval te voorkomen. 18 6. PERIODIEKE KEURINGEN EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN SPREEKUUR 6.1 PERIODIEKE KEURINGEN Een periodieke keuring is een onderzoek bij een duidelijk omschreven groep werknemers op basis van onderzoek naar belasting en belastbaarheid en de uitkomst van de RI&E. De inhoud van de keuring kan in overleg met de werkgever worden bepaald of komt overeen met een door de branche opgesteld protocol. In het kader van het arboconvenant is een functiespecifieke keuring voor ambulancemedewerkers ontwikkeld. In enkele pilots wordt de opzet getest en de definitieve opzet komt medio 2006 beschikbaar voor de sector. Deelname aan een periodieke keuring is nog altijd vrijwillig: de deelnemers krijgen individueel uitslag en indien hiervoor opdracht is verleend wordt aan de werkgever geanonimiseerd gerapporteerd over de uitkomsten in de onderzochte groep. Die uitkomsten uit een groep kunnen gebruikt worden om eventuele arbeidsgebonden klachten te signaleren die niet zo snel zouden blijken op individueel niveau. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Conform de Wet op medische keuringen mag ambulancepersoneel gekeurd worden bij aanstelling en periodiek gedurende het dienstverband. Deze keuring is om te bepalen of het werk en dan met name de fysieke belasting geen risico vormt voor de medewerker: werkbelasting versus de belastbaarheid van de medewerker. In het kader van het arboconvenant ambulancezorg wordt gewerkt aan een branchespecifieke aanstellingskeuring en periodieke keuring. 6 . 2 A R B E I D S O M S TA N D I G H E D E N S P R E E K U U R Het arbeidsomstandighedenspreekuur is een drempelvrij spreekuur waarbij alle medewerkers de gelegenheid hebben de bedrijfsarts of eventueel een andere deskundige van de Arbo-dienst te consulteren. Werknemers met gezondheidsproblemen of vragen betreffende arbeidsomstandigheden kunnen er terecht, zonodig buiten medeweten van de werkgever. 6.3 HULPMIDDELEN • Branchespecifieke aanstellingskeuring (in ontwikkeling) • Branchespecifieke periodieke keuring (in ontwikkeling) De gegevens afkomstig uit de RI&E, het arbeidsomstandighedenspreekuur en de PAGO’s geven inzicht in de knelpunten in de arbeidsomstandigheden die mogelijk een gevaar opleveren voor de gezondheid van medewerkers. Daarmee vormen deze gegevens een eerste aanzet tot een plan van aanpak om knelpunten in de arbeidsomstandigheden daadwerkelijk aan te pakken. Tevens bieden deze gegevens - indien goed geregistreerd - een mogelijkheid om trends over de tijd te achterhalen en een vergelijking te maken met andere diensten (benchmarking). 7. BEDRIJFSHULPVERLENING EN 19 ONGEVALLEN/BEROEPSZIEKTEN REGISTRATIE 7.1 BEDRIJFSHULPVERLENING Bij direct dreigend gevaar dient de werknemer zich in veiligheid te kunnen stellen of maatregelen te kunnen nemen om schade aan de gezondheid zoveel mogelijk te beperken. Hiertoe dienen in elke organisatie voorzieningen aanwezig te zijn op het gebied van de bedrijfshulpverlening. Tenminste moeten aanwezig zijn: • voldoende BHV-middelen: EHBO-middelen, brandbestrijdingsmiddelen en voldoende en goed functionerende correct aangeduide vluchtmogelijkheden ter evacuatie van werknemers en andere aanwezig personen in geval van een calamiteit; • instructies en afspraken over het inroepen van hulp van deskundige externe hulpverleningsdiensten zoals brandweer en ambulance; • voldoende bedrijfshulpverleners die belast zijn met eerste hulp, brandbestrijding, evacuatie en inroepen van deskundige externe hulpverlening. Zij dienen voldoende te zijn opgeleid en kunnen beschikken over de juiste materialen. Het geheel van middelen, maatregelen, ontruimingsprocedures e.d. moet zijn vastgelegd in een bedrijfshulpverleningsplan. De omvang van deze voorzieningen is afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie. 7 . 2 O N G E VA L L E N / B E R O E P S Z I E K T E N R E G I S T R AT I E Ongevallen Ongevallen met ernstig lichamelijk of geestelijk letsel dienen direct te worden gemeld aan de Arbeidsinspectie. Onder ernstig lichamelijk of geestelijk letsel wordt verstaan: • schade aan de gezondheid, die binnen 24 uur na de gebeurtenis leidt tot opname in een ziekenhuis ter observatie of behandeling; • letsel dat naar verwachting blijvend zal zijn. De digitale RI & E voor de ambulancezorg bevat een meldingsformulier. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR In elke organisatie dient een overzicht te worden bijgehouden van ongevallen. Elk ongeval wordt nader geanalyseerd om te kunnen nagaan wat de oorzaak is geweest. Zo mogelijk worden direct maatregelen genomen om herhaling te voorkomen. Bij grotere organisaties dient (jaarlijks) te worden nagegaan of trends kunnen worden waargenomen. N.a.v. de resultaten hiervan kunnen gerichte preventieve maatregelen worden genomen zoals extra voorlichting en instructie. 20 Beroepsziekten Beroepsziekten kunnen worden geconstateerd bij een bezoek aan de bedrijfsarts Indien is gebleken of redelijkerwijs het vermoeden bestaat dat een werknemer aan een beroepsziekte lijdt, dan is de bedrijfsarts verplicht dit te melden aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. Met toestemming van de betrokkenen wordt tevens het management van de organisatie op de hoogte gesteld. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR 7.3 HULPMIDDELEN • Voorbeeld bedrijfsnoodplan • Ongevallenregistratieformulier • Voorbeelden van gevaren, gevaarlijke situaties, gevaarlijke gebeurtenissen Door als leidinggevende open te staan voor ideeën en suggesties van medewerkers met betrekking tot het werk en de werkomstandigheden kan worden voorkomen dat mensen uitvallen. Door middel van regelmatig gestructureerd werkoverleg kunnen deze ideeën uitgewisseld worden. Zo wordt iedereen betrokken bij de problematiek rondom arbeidsverzuim en kan iedereen meedenken over oorzaken en oplossingen. In het werkoverleg kunt u ook aangeven wie op dat moment ziek zijn, zodat collega's er aan herinnerd worden om aandacht te geven aan deze medewerkers. 8. SAMENWERKING EN OVERLEG 21 Overleg en samenwerking tussen werkgever en werknemers op het gebied van zorg voor de arbeidsomstandigheden is een verplichting op grond van de Arbowet. Overleg en samenwerking zijn dan ook essentiële onderdelen van het arbobeleid. Overleg met personeelsvertegenwoordiging De OR of personeelsvertegenwoordiging heeft recht op informatie, overleg en instemming op het gebied van arbeidsomstandigheden en bovengenoemde aspecten (Arbowet en Wet op de ondernemingsraden (WOR)). Dit onderstreept nadrukkelijk de rol van de werknemers en hun medezeggenschapsorganen bij het ontwikkelen en uitvoeren van het arbobeleid, inclusief het contract en contact met de Arbodienst. De Arbodienst is ook verplicht adviezen aan de werkgever in afschrift aan de OR te doen toekomen. De werkgever dient tenminste 1 keer per jaar met de OR te overleggen over: • het actueel houden van de RI&E; • de voortgangsrapportage over het Plan van Aanpak; • de organisatie van de in- en externe arbodienstverlening en het contract met de bedrijfsarts en eventueel andere deskundigen of een arbodienst; • bedrijfshulpverlening. Werkoverleg Als onderdeel van de overlegstructuur dient werkoverleg op afdelingsniveau te worden gehouden. Tijdens het werkoverleg moeten de werknemers zelf kunnen aangeven waar knelpunten in hun arbeidsomstandigheden zitten. Zonder klachten of suggesties wordt het voor de directie, het management en OR moeilijker om knelpunten en problemen te onderkennen. De direct-leidinggevende kan tijdens het werkoverleg voorlichting en instructie geven over afdelingsspecifieke risico's en te nemen maatregelen om deze risico's zoveel mogelijk te beperken. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR 8.1 HULPMIDDELEN • Wettelijk overlegkader, thematisch geordend • Rol van de ondernemingsraad (bij invulling en uitvoering van het arbobeleid in de onderneming) De teamleider/manager is de spil in arbo-, verzuim- en preventiebeleid. De inzet van de manager is essentieel voor de preventie van arbeidsverzuim en de begeleiding van verzuimers. Zo signaleert de manager binnen de afdeling arbeidsomstandigheden die het verzuim negatief kunnen beïnvloeden en signaleert deze moeilijkheden bij medewerkers met betrekking tot de uitvoering van hun werk (6). Voordat medewerkers uitvallen, is er vaak al sprake van verminderde inzetbaarheid. Wees hierop alert! 22 9. VOORLICHTING Om ongevallen en ziekte te voorkomen dienst iedere werknemer te weten hoe hij/zij veilig en gezond moet werken. Hiertoe dienen zij op de hoogte te zijn van de mogelijke gevaren van het werk, de preventieve maatregelen die genomen moeten worden en de middelen die het bedrijf beschikbaar stelt om veilig en gezond te werken. Alle werknemers die voor de eerste keer werkzaamheden uitvoeren die risico's geven moeten hierover worden voorgelicht zoals nieuwe medewerkers en uitzendkrachten. Afhankelijk van werkmethodes, ervaring, organisatieveranderingen moeten voorlichtingen worden herhaald. Bijzondere aandacht is vereist voor medewerkers met een verhoogd risico op ongevallen en ziekte. Het betreffen de medewerkers uit de volgende groepen: • uitzendkrachten; • stagiaires; • vakantiewerkers; • zwangeren; • jeugdigen; • anderstaligen. De leiding van de afdeling behoort op de hoogte te zijn van de risico's die op zijn/haar afdeling aanwezig zijn en van de te nemen preventieve maatregelen. De verantwoordelijkheid van het geven van voorlichting ligt dan ook bij de leidinggevende. Bij het geven van voorlichting kan ondersteuning worden gevraagd van (externe) deskundigen. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Na het geven van voorlichting is het belangrijk dat wordt nagegaan of de medewerker voldoende kennis heeft over risico's en de te nemen maatregelen. 9.1 HULPMIDDELEN • Voorbeelden van onderwerpen en wijze van voorlichting • Voorbeeld voorlichtingsplan Preventie en gezondheidsbevordering hangen nauw samen met het algemene beleid van een organisatie: zijn gezondheid en problemen waar men tegen aan loopt op het werk bespreekbaar? Worden signalen serieus genomen? Met name bij ambulancemedewerkers en centralisten is een grote betrokkenheid bij het werk. Dit vergroot de kans op ‘afknappen’ bij langdurige overbelasting vanuit het werk: ‘’to be burn out you first have to be on fire”. Preventie en vroeg ingrijpen vormen dan ook belangrijke onderdelen van het beleid. 10. PSYCHISCHE BELASTING 23 Binnen de ambulance-sector wordt psychische belasting als één van de belangrijkste risicofactoren genoemd. Psychische stress is een toestand van angst door een als bedreigend ervaren gebeurtenis in de omgeving (stressor). De aard van de klachten is afhankelijk van ernst en frequentie van stressvolle gebeurtenissen. Gedacht kan worden aan traumatische gebeurtenissen (een gebeurtenis met veel schade), ingrijpende gebeurtenissen (zogenaamde life events als dood van partner of kind,echtscheiding) of dagelijkse irritaties waardoor sprake is van opeenstapeling. Ook agressie en geweld zijn veel voorkomende stressoren. Werkstress is een situatie waarbij men bij de uitvoering van het werk voortdurend geconfronteerd wordt met problemen terwijl de organisatie van het werk geen mogelijkheden verschaft die nodig zijn om de problemen op te lossen. Ook kan het zijn dat de persoon zelf geen kennis of vaardigheden heeft om die problemen op te lossen. Op langere termijn leidt deze druk tot overspannenheid of burnout. Overspannenheid leidt tot verandering in denken, gedrag en lichamelijk functioneren. Oorzaken kunnen liggen op verschillende fronten. • Werkgerelateerde oorzaken: - arbeidsinhoud; - arbeidsverhoudingen; - arbeidsomstandigheden; - arbeidsvoorwaarden. • Oorzaken in de persoon zelf • Oorzaken in de privésituatie 10.1 HULPMIDDELEN • RI&E • MTO, medewerkerstevredenheidsonderzoek, SOVAM, 2005 • Werkpakket psychische belasting • Protocol agressie & geweld (Smits & Berends) • Functiespecifieke periodieke keuring • Protocol handhaving arbeidstijdenwet • Bedrijfsopvangteams HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Een RI&E in combinatie met een periodieke keuring(persoonlijk of groepsgewijs) kan overmatige stress binnen een organisatie of afdeling aan het licht brengen. Met behulp van medewerkerstevredenheidsonderzoek kan onderzocht worden waar de oorzaak van frequent ervaren werkstress binnen de organisatie ligt en kunnen gericht verbeteringen worden aangebracht. Op persoonlijk vlak kunnen gesprekken gevoerd worden met deskundigen (bedrijfsarts, psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werk). 24 11. FYSIEKE BELASTING Zware of onjuiste lichamelijke belasting is eveneens een belangrijke risico-factor binnen de ambulance-sector voor langdurig verzuim. Het lichaam heeft een zekere belasting nodig om goed te blijven functioneren. Een jarenlange verkeerde of te zware belasting kan echter klachten veroorzaken. Het betreft vaak klachten van de rug en/of de ledematen die niet meer geheel herstellen. De belangrijkste oorzaken van gezondheidsklachten door lichamelijke overbelasting zijn: • een ongunstige werkhouding; • te grote krachtsinspanning; • veelvuldig maken van dezelfde beweging (repeterende arbeid). Een ongunstige werkomgeving zoals gladde of ongelijke vloeren, koude en tocht kan de kans op klachten vergroten. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Bij het opsporen en beperken van risico's door lichamelijke overbelasting kunnen diverse methodes worden gehanteerd: • maken van rondgangen/uitvoeren van inspecties (RI&E); • Tilthermometer (werpakket fysieke belasting); • enquetes/vragenlijsten; • voorlichting; • gericht werkplekonderzoek. 11.1 HULPMIDDELEN • RI&E • Werkpakket fysieke belasting 0-1-2- Daar red je ruggen mee • Protocol assistentie derden • Ergonomische richtlijnen voor inrichting ambulance (NEN 1789) • Specifieke aanstellingskeuring (in ontwikkeling) • Scholing/training • Ergo-coaches • Richtlijnen gezond roosteren • RSI bij de hand-boekje Er moet gewaakt worden voor onnodige medicalisering van klachten! Laat, gezien uw eigen deskundigheid en de inschatting van de medewerker, het advies over werken ja of nee niet alleen aan de bedrijfarts over. Samen met de medewerker kunt u in eerste instantie bepalen of iemand in staat is bepaalde werkzaamheden te verrichten. Anderszijds kan het voorkomen dat een medewerker zijn takenpakket wil wijzigen, zonder dat daartoe een medische noodzaak is. Zo kan het zijn dat het laten vervallen van een piketdienst een medewerker meer ‘lucht’ geef. Bekijk ook hier samen met de medewerker de noodzaak en de mogelijkheden. Het kan voorkomen dat iemand zich ziek meldt en op den duur uitvalt. 12. ARBODIENSTVERLENING 25 1 2 . 1 O R G A N I S AT I E VA N A R B O D I E N S T V E R L E N I N G In hoofdstuk 3 werd al aangegeven dat de wetgeving ten aanzien van arbodienstverlening per 1 juli 2005 is gewijzigd. Er kan een keuze gemaakt worden tussen de zogenaamde maatwerkregeling en de standaard(vangnet) regeling. Maatwerkregeling Kenmerkend voor het nieuwe model is dat de mogelijkheid bestaat om de verplichte aansluiting bij een arbodienst te laten vallen. Indien dat door werkgevers en werknemers wordt overeengekomen per CAO, of bij schriftelijk vastgestelde overeenstemming tussen werkgever en OR of personeelsvertegenwoordiging, kan de deskundige bijstand op een andere wijze geregeld worden dan door een gecertificeerde arbodienst. Binnen de maatwerkregeling worden deskundige medewerkers aangewezen die belast zijn met algemene bijstand bij de preventietaken. Aanvullende bijstand door een gecertificeerde persoon of arbodienst wordt ingeroepen voor de volgende 5 taken: • toetsing en advisering in het kader van de RI&E; • ziekteverzuimbegeleiding; • arbeidsgezondheidkundig spreekuur; • aanstellingskeuring; • arbeidsomstandigheden spreekuur. De benodigde deskundigheid van een preventiemedewerker(s) van het bedrijf wordt bepaald naar aanleiding van de RI&E. Indien er geen interne mogelijkheden zijn dan kan men gebruik maken van de vangnetregeling. Vangnetregeling 1 2 . 2 P R O G R A M M A VA N E I S E N C O N T R A C T A R B O D I E N S T Het is zinvol een onderscheid te maken tussen het contract en een dienstverlenings-overeenkomst met de Arbodienst. In het contract wordt een aantal basisafspraken met de Arbodienst vastgelegd die in de loop van de tijd weinig veranderen, bijvoorbeeld wijze van contact en facturering. In de dienstverleningsovereenkomst staan jaarlijkse specifieke afspraken over de dienstverlening. Bijvoorbeeld over 1 jaar hebben we inzicht in de drie belangrijkste oorzaken van ziekteverzuim. Een dergelijke overeenkomst wordt ook wel Service Level Agreement genoemd. HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Uitgangspunt bij de vangnetregeling is dat de werkgever zich laat ondersteunen door een gecertificeerde arbodienst. De voorkeur gaat hierbij uit naar een interne arbodienst. Voor zover er aantoonbaar onvoldoende mogelijkheden zijn om de bijstand door middel van een interne arbodienst te organiseren zal de werkgever een beroep moeten doen op een externe arbodienst. Bij het selecteren van een geschikte Arbodienst is het van belang dat de behoefte en eisen aan ondersteuning in uw organisatie bekend zijn en duidelijk geformuleerd zijn. Dit vormt het uitgangspunt. Laat diverse Arbodiensten een offerte uitbrengen, met als basis de behoeften van uw organisatie. Nodig vervolgens enkele arbodiensten uit voor een mondelinge toelichting op hun aanbod. Let bij selectie van een Arbodienst op: • in hoevere ze voldoen aan de door uw organisatie gestelde behoeften en eisen; • ervaring van de Arbodienst in de ambulancesector; • ervaring van de Arbodienst met voor uw organisatie relevante zaken. 26 12.3 HULPMIDDELEN • Leidraad 'Sturen op resultaat - in vier stappen naar heldere afspraken met uw arbodienstverlener'. Deze is te downloaden van de website www.boaplein.nl. • Checklist contractafspraken - Zijn afspraken over communicatie opgenomen? – hoe vaak, op welke wijze, met wie. - Zijn afspraken over contact met OR of personeelsvertegenwoordiging opgenomen? – wettelijke verplichting: OR heeft recht op informatie, overleg en instemming inzake arbo. - Zijn afspraken rond medisch beroepsgeheim en regels voor privacybescherming van medewerkers opgenomen? – wettelijke verplichting. - Afspraken over wijze van facturering? – voorkomt onduidelijkheid over betaling. - Zijn voorwaarden en termijnen van opzegging dan wel verlenging van contract opgenomen? – zorgt voor de mogelijkheid periodiek te kunnen veranderen van aanbieder. • Checklist dienstverleningsovereenkomst (Service Level Agreement) - Zijn de resultaten die de organisatie in dat jaar wil bereiken vastgesteld? – deze dienen als uit- gangspunt voor de overeenkomst. - Zijn de inspanningen die de Arbodienst en diverse betrokkenen binnen de eigen organisatie zullen leveren om deze resultaten te realiseren benoemd? – duidelijkheid over verantwoordelijkheden en inspanningsverplichtingen. - Is de wijze van evaluatie van de dienstverlening en de inspanningen van de Arbodienst opgenomen? – duidelijkheid over beoordeling van inspanningsverplichtingen. - Zijn afspraken over het bedrag dat voor de inspanningen van de Arbodienst in rekening wordt gebracht opgenomen? – voorkomt onduidelijkheid over betaling. - Omissie: zijn termijnen van levering van diensten opgenomen en sancties bij het overschrijden hiervan? HANDBOEK ARBO EN VERZUIM VOOR DE AMBULANCESECTOR Deze afvinklijst en bijbehorende informatie is grotendeels gebaseerd op een uitgave van de Stichting van de Arbeid in samenwerking met de Brancheorganisatie Arbodiensten. BRONNEN 1. Smulders, P.G.W. & T.J. Veerman (redactie). Handboek ziekteverzuim: gids voor de bedrijfspraktijk. Den Haag, Delwel Uitgeverij, 1990. 2. WEKA. Themaboek Arbo & Verzuim. Onderdelen informatiepakket Gezond in Bedrijf. WEKA Uitgeverij, Amsterdam 3. Botter W.F. & Holtmaat H. Rapportage Pilot-onderzoek Ziekteverzuim en Arbeidsomstandigheden in de Ambulancezorg, in opdracht van SOVAM november 2001. 4. Verslag Landelijke Workshop Sovam “Beter Gezond” 19 juni 2002. 5. Verslag Sovam workshop “Beter Gezond” regio Brabant 9 september 2002. 6. Protocol Ziekteverzuim. GGD Regio Nijmegen, september 2002 concept.. 7. Protocol ziek-/herstelmeldingen GGD Hart voor Brabant, 19 maart 2002. 8. Reglement Ziekteverzuim Drenthe, 31 december 2001. 9. Compleet arbo-regelgevingboek van M.M.W. Wilders, 2001. 10. En morgen gezond weer op! Over gezondheidsbeleid in ondernemingen en de relatie tussen onderneming en arbodienst. Gezamenlijke uitgave van de Stichting van de Arbeid en de Brancheorganisatie Arbodiensten. Den Haag, februari 2002 11. Samen werken aan arbeidsomstandigheden. Draaiboek voor een optimale samenwerking met de arbodienst. Sectorfondsen Zorg en Welzijn. 27 Bijlage 1 Betrokkenen bij ontwikkeling handboek 28 • • • • • • • • • • De heer A. van Bekhoven, Manager Meldkamer RAV Tilburg, bestuurslid BVA De heer J. van Bree, Ambtelijk secretaris/projectmanager bij SOVAM Mevrouw J. Hasselman, Coördinator PZ GGD Nijmegen De heer J. Muskee, Beleidsmedewerker RAV UMCG Mevrouw N. Toby, Management assistente bij SOVAM De heer P. Iedema, programma coördinator NIGZ/GBW De heer K. der Weduwe, clustermanager NIGZ/GBW Mevrouw. T. Raaijmakers, senior projectmedewerker NIGZ/GBW Elsa van der Maas, projectmedewerker NIGZ- Werk & Gezondheid Francel Waisvisz, projectmedewerker NIGZ- Werk & Gezondheid INHOUDSOPGAVE RI&E 29 Ter inleiding Ter 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. toelichting Waarom een RI&E Handreiking RI&E: een hulpmiddel Betrokkenheid medewerkers De rol van de arbodienst De rol van de Arbeidsinspectie Uitvoering RI&E in uw organisatie Periodiek toetsen en herhalen: werken aan kwaliteit Nadere informatie Uw reacties zijn waardevol De opzet van deze Handreiking RI&E MODULE 1 Risico-Inventarisatie 1. Beleid en Organisatie 2. Thema’s Bijlage 2 Ter inleiding 2.1 Ambulance 2.1.1 Algemeen 2.1.2 Toegang tot het voertuig 2.1.3 Zitplaats chauffeur 2.1.4 Werkplek verpleegkundige Inhoudsopgave RI&E Ter inleiding 1.1 Hoofdlijnen beleid 1.1.1 Beleid en procedures 1.1.2 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden 1.1.3 Communicatie en overleg 1.1.4 Voorlichting en onderricht 1.1.5 Deskundigen 1.2 Bijzondere groepen 1.3 Verzuimregistratie en verzuimbegeleiding 1.4 Bedrijfshulpverlening 1.5 Bedrijfsongevallenregistratie 1.6 Medezeggenschap 30 2.2 2.3 2.4 2.5 2.1.5 Veiligheid 2.1.6 Opbergruimte voor hulpmiddelen en apparatuur 2.1.7 Onderhoud Huisvesting algemeen 2.2.1 Algemeen 2.2.2 Klimaat en ventilatie 2.2.3 Verlichting en uitzicht 2.2.4 Orde en netheid 2.2.5 Elektrische veiligheid 2.2.6 Kantoorwerkplekken Magazijn 2.3.1 Algemeen 2.3.2 Voorzieningen 2.3.3 Klimaat 2.3.4 Fysieke belasting 2.3.5 Inrichting van de (beeldscherm)werkplek 2.3.6 Opslag, registratie en etikettering van medicijnen Garage en aanpalende voorzieningen 2.4.1 Garage 2.4.2 Tankstation 2.4.3 Wasplaats 2.4.4 Stalling 2.4.5 Verkeersbeïnvloeding Meldkamer MODULE 2 (Risico-)Evaluatie & Plan van Aanpak Ter 1. 2. 3. inleiding Risico-analyse en prioriteitstelling Plan van Aanpak: welke maatregelen en welke volgorde? RI&E: een cyclisch proces Voorbeeldformulieren 1. 2. 3. 4. 5. Formulier algemene bedrijfsgegevens Voorbeeld van een uitvoeringstraject ‘Maken RI&E’ Formulier voor een prioriteitenmatrix Formulier voor Plan van Aanpak Meldingsformulier incidenten bedrijfsongevallen Achtergrondinformatie Verantwoording 9. ATW ingevoerd? naam: 8. Hoe verloopt de roosterplanning? 6. Hoe is de betrokkenheid van de medewerkers bij de bedrijfsvoering? 7. Hoe verloopt de werving van nieuw personeel? 5. Hoe is het personeelbeleid? Beoordeling Verbeterpunten (schaal 0-5) Prioriteit ++, +-, -- SOVAM ‘Beter Gezond’ verbeterlijst 3. Is er regelmatig teamoverleg en daarin aandacht voor ziekteverzuim? 4. Zijn er functioneringsgesprekken ? 2. De span of control leidinggevenden? 1. ORGANISATIE EN BELEID 1. Is de dienst (ISO) of HKZ gecertificeerd ? SOVAM ‘BETER GEZOND’ VERBETERLIJST RAV 31 Bijlage 3 Verantwoordelijk Kwaliteits Manager Hoofd van de dienst Management Direct Leidinggevende / P&O Direct Leidinggevende / P&O Management Management P&O Direct leidinggevende /roosterplanner Direct leidinggevende /roosterplanner RAV naam: SOVAM ‘BETER GEZOND’ VERBETERLIJST 2. ARBOBELEID (ONDERDEEL BEDRIJFSBELEID?) 1. Hoe is de arbodienstverlening geregeld ? 2. Heeft er een RI&E plaatsgevonden? 3. Hebben er periodieke keuringen plaatsgevonden? 4. Wie is verantwoordelijk voor het Arbobeleid? 5. Is er een vertrouwenspersoon? 6. Hoe functioneert het SMT? 7. Wordt het Plan van aanpak uit de RI&E goed uitgevoerd? 32 Beoordeling Verbeterpunten (schaal 0-5) Prioriteit ++, +-, -- Verantwoordelijk Arbodienst/ Direct leidinggevende Arbodienst/ Direct leidinggevende Arbodienst/ Direct leidinggevende Arbodienst/ Direct leidinggevende Direct Leidinggevende / P&O Arbodienst/ management/ direct leidinggevende/P&O naam: 3. Is er beleid voor een gezondere leefstijl (rookbeleid, beweegstimulering, werkdruk, gezonde voeding)? 4. Zijn de mogelijkheden voor ergonomie van het materiaal genoeg benut? 3. PREVENTIE 1. Zijn er in Ergonomie en materiaal keuze preventieve maatregelen genomen? 2. Is er traumaopvang en psychosociale begeleiding(OVD)? SOVAM ‘BETER GEZOND’ VERBETERLIJST RAV 33 Beoordeling Verbeterpunten (schaal 0-5) Prioriteit ++, +-, -- Verantwoordelijk Management Management/ Direct leidinggevende Management/ Direct Leidinggevende Management/ Direct leidinggevende/ arbocoördinator RAV naam: SOVAM ‘BETER GEZOND’ VERBETERLIJST 4. VERZUIMBELEID 1. Vermeld hier het ziekteverzuimpercentage 2. Is achterhaald wat de oorzaken zijn voor verzuim? 3. Is er vervanging bij ziekteverzuim? 4. Is er registratie van ziekte op instellingsniveau? 5. Is duidelijk wie de verantwoordelijkheid heeft voor het ziekteverzuimbeleid? 6. Wordt er contact gehouden met de zieke? 7. Zijn andere deskundigen als Arbodiensten en reïntegratie bedrijven betrokken bij het ziekteverzuimbeleid? 8. Wordt er gewerkt met case managers 9. Voldoet de dienst aan de Wet Verbetering Poortwachter? 34 Beoordeling Verbeterpunten (schaal 0-5) Prioriteit ++, +-, -- Verantwoordelijk Direct leidinggevende Direct leidinggevende Direct leidinggevende P&O/ arbodienst/ Direct leidinggevende Direct leidinggevende P&O/ management
