MONACO Academy

MONACO Academy
®
whitepapers
Kwaliteit meten met De Delta Pi score
Hoe goed plant uw organisatie?
Personeelsplanning gaat over het bereiken van
doelstellingen op de gebieden kostenbeheersing,
kwaliteit en tevredenheid. Een duidelijke visie,
organisatiecultuur en inbedding van het planproces
bepalen uw succes. Hoe tevreden bent u over de
resultaten?
Organisaties worden steeds vaker genoodzaakt
Metrics vs Analytics (Bron: Kirkman Company)
HR Metrics is het proces om kwantitatieve HR
data (zoals ken- en stuurgetallen) en overige HR
data (zoals survey data uit engagement- en
werknemers-tevredenheids-onderzoeken)
te
verzamelen en te rapporteren.
HR Analytics gaat een stap verder en gebruikt
strategisch belangrijke HR Metrics gegevens
i.c.m. bestaande bedrijfsdata (zoals omzet,
productiviteit, enz.) om verbanden en inzichten te
verkrijgen in de HR praktijken en processen
binnen de organisatie.
personeel efficiënter in te zetten om daarmee de
organisatie financieel gezond te houden of te maken.
In dienstverlenende organisaties zijn 70-80% van de
kosten personeel gerelateerd. Dit alleen al vraagt om
effectieve en efficiënte, zo niet optimale,
personeelsinzet.
Optimale planning
En daar ligt direct ook de kern van de vraag, wanneer
is planning optimaal? Vanuit WFM (Workforce
Management) kennen we verschillende krachten die
van invloed zijn op de planning en is het een continu
balanceren tussen de eisen van de klant, de
organisatie, wetgeving en niet in de laatste plaats de
medewerker. Kostenbeheersing, kwaliteit en
tevredenheid als centrum van de planning. Om dit
meetbaar te maken wordt in veel gevallen HR
Metrics gebruikt (zie kader); om zo de planning te
kwantificeren en te kwalificeren. Het betreft dan HR
Metrics data over inzet, financiën, verzuim,
contractgegevens, loonsom en rechtensaldi. Dit zegt
echter weinig over de kwaliteit van de planning noch
over de tevredenheid van de medewerkers, laat
staan iets over het verbeter-potentieel van de
planning. Daarnaast zegt HR Metrics alleen iets over
de huidige situatie en niet zozeer over de
mogelijkheden en kansen in de toekomst.
Om optimale personeelsinzet te kunnen bepalen en
meetbaar te maken is meer nodig.
Big Data en HR Analytics
Continu inzicht in verbetermogelijkheden is de
primaire behoefte vanuit WFM oogpunt. Hiervoor is
een compleet beeld nodig over het wat, hoe en
waarom van de planning, met daarin meegenomen
de doelstelling en ambitie van de organisatie
uitgezet in de tijd. In hoeverre kan een organisatie
zijn doelstellingen en ambitie op het gebied van inzet
van personeel meten en verbeteren?
Welke veranderingen/verbeteringen in de planning
zijn mogelijk, wat is het verbeterpotentieel?
De laatste ontwikkelingen binnen HR komen uit de
hoek van HR Analytics en Big Data.
HR Analytics: gaat om de waarde meting en de
verbanden en verbeteringen tussen de HR praktijken
en processen.
Big Data: geeft de mogelijkheid om gegevens te halen
uit een veelvoud van informatie, informatie waar
eerst niets of weinig mee werd gedaan.
Voor WFM heeft dit uiteindelijk geresulteerd in de
standaard WFM-score Delta Pi.
Workforce Management (WFM)
Hoewel in Nederland Workforce Management (WFM)
nog relatief in de kinderschoenen staat is in de
Delta Pi score
De Delta Pi score is dé graadmeter van personele
inzet binnen de organisatie. Hoe efficiënt en
kwalitatief wordt gepland?
De Delta Pi score is het resultaat van een
kwantitatieve analyse van de planningsgegevens
(data) op een reeks sleutel indicatoren (KPI’s). De
score drukt uit hoe ver de organisatie is verwijderd
van de maximaal haalbare efficiëntie waarbij de
kwaliteit blijft gewaarborgd. Per sleutel indicator kan
worden aangegeven hoe zwaar deze moet wegen.
Daarnaast worden de eigen doelstellingen van de
organisatie meegenomen in de waarde-berekening.
Figuur: Delta Pi KPI scoreboard
Een voorbeeld is het maximaal gewenste percentage
aan verzuim als uitgangspunt van de waardemeting.
De te bereiken score is echter altijd 100% ofwel een
10. Door de meting periodiek uit te voeren wordt
exact zichtbaar hoe succesvol uw personeel wordt
ingezet en in hoeverre verbeteringen zijn
doorgevoerd en waar nog kansen liggen.
Omdat de Delta Pi gebaseerd is op de analyse van Big
Data is planning in een geautomatiseerd systeem een
vereiste. De Delta Pi is daarmee een volledig
objectieve meting in tegenstelling tot kwalitatieve
evaluaties en fysieke meetmomenten.
Verenigde Staten dit een vast onderdeel van HRM, en in
veel gevallen een vaste pijler in het integrale
bedrijfsproces (bron: Gartner 2012). Het plannen vanuit
een traditionele aanpak met een continu rooster
verschuift naar een vraag-gestuurde oriëntatie planning.
Forecasting en sturen op planresultaten zijn nu een
essentieel onderdeel voor een optimale planning.
De standaard Delta Pi KPI’s
De Delta Pi score kent 10 onderliggende KPI’s:
10 Delta Pi KPI’s
1. Flexrato: het percentage van flex en inleen t.o.v.
de vaste bezetting.
2.Capaciteitsplanning effectiviteit in gebruik en
geld: in hoeverre wordt gestuurd op
capaciteitsbezetting binnen de organisatie? Wat is
de kwaliteit van de inzet?
3. Planproces lange termijn: kenmerken van het
planproces over een lange planperiode. Op welke
manier komen de roosters/planningen tot stand?
4. Planproces korte termijn: planning over
maandperiode. Wanneer wordt het systeem
gebruikt en hoe wordt geroosterd en met
dagsturing omgegaan?
5. Kwaliteit van planning: analyse van de
effectiviteit van het planproces op
organisatieniveau en functies, zowel organisatiebreed als op planner en detail niveau.
6. Deelnemers planproces en gebruik: aantal (en
functies van) deelnemers binnen het planproces,
activiteit en effectiviteit hiervan.
7. Kwaliteit basisroosters en diensten: het gebruik
van basis dienstcodes op organisatie en
afdelingsniveau en de handmatige afwijkingen
hiervan
8.Ziekteverzuim: percentage verzuim per periode,
per organisatieonderdeel en de betekenis hiervan.
9. Verlofplanning: analyse van de ingeplande
verlofdiensten op verschillende organisatorische
onderdelen binnen verschillende tijdseenheden
(maand/jaar).
10. FTE Benutting: analyse van de verhouding
tussen het aantal FTE’s , de contractformaties en
de werkelijke benutting daarvan.
Wat betekent deze score nu?
Delta Pi score een uniek inzicht in de stand en kwaliteit
van het planproces. Delta Pi maakt het tevens mogelijk
om intern te benchmarken tussen (vergelijkbare)
afdelingen, maar ook tussen vergelijkbare organisaties.
De Delta Pi score is onmisbaar bij het
professionaliseren van WFM. Het is een objectieve
input voor een effectieve, gerichte roadmap WFM
waarbij de organisatie bepaalt waar de meeste urgentie
ligt, meetbaar en concreet toepasbaar.
De inzet van Delta Pi verspreidt zich snel in diverse
sectoren. In de zorg wordt zelfs al gesproken over Delta
Pi als landelijk benchmark instrument.
Ervaring Delta Pi
Emma Beaujon - Directeur Zorgpalet:
“De Delta Pi geeft gedetailleerd inzicht in hoe wij
plannen en waar de verbeterkansen liggen. Ten
opzichte van onze BI tool geeft de analyse
gedetailleerde planningsinformatie en inzicht in
de werkwijzen. De uitkomst is een belangrijke les,
die ik iedere organisatie kan aanbevelen.”
Tot slot
Met de relatief nieuwe Delta Pi score wordt WFM
objectief meetbaar en liggen doelstellingen en
veranderpotentieel binnen handbereik. De Delta Pi
hoort dan ook in een moderne bedrijfsvoering en
planningsproces
waarin
verantwoordelijkheid,
zelfsturing en meetbaar resultaat centraal staan.
Monaco Academy
De Monaco Academy is het instituut voor MONACO
De Delta Pi is een samengesteld gewogen cijfer over de
genoemde 10 KPI’s. Elk van deze KPI’s hebben een
eigen waardering, wederom in een cijfer, vergelijkbaar
met een schoolrapport, met daarbij een algemeen
gemiddelde als totaal cijfer, de Delta Pi score.
gebruikers en andere planners. Optimale planning is
niet alleen mogelijk door juist gebruik van MONACO,
maar ook door gedegen kennis van het planproces. De
Monaco Academy is opgericht met als doel de
continuïteit en verdieping van kennis met betrekking
tot planning te borgen. www.monacoacademy.nl
En hier zit tevens de kracht; door de verschillende
onderzoekgebieden (KPI’s), waarbij de doelstellingen
van de organisatie als uitgangspunt dienen, vormt de