Fonds voor internationale solidariteit

BIJLAGE 1: Kandidatuurformulier
FONDS VOOR INTERNATIONALE SOLIDARITEIT
PROJECTOPROEP
voor projecten inzake ontwikkelingshulp die verband houden met de
watersector
2015
KANDIDATUURFORMULIER
PROJECTOPROEP
voor projecten inzake ontwikkelingshulp die verband houden met de watersector
2015
KANDIDATUURFORMULIER
Benaming van de dragende
organisatie van het project dat
door het Fonds voor internationale
solidariteit moet worden
gecofinancierd:
Benaming van het project:
Land waarin het project zal worden
uitgevoerd:
Vermeld de aard van het
geografisch gebied (bv.
stedelijk/landelijk gebied, wijk
enz.):
Past in het thema:
Ο Duurzame
Gelieve aan te vinken (een
combinatie van beide thema's is
mogelijk).
Ο
toegang tot drinkwater
Duurzame toegang tot adequate sanering
Geraamde totale kostprijs van het
project:
………………………. €
Bedrag van de gevraagde bijdrage
(minimaal € 10.000 en maximaal €
100.000)
………………………..€
Dossiernummer:
(in te vullen door het
secretariaat van het
Pagina 2|
Fonds)
Waartoe dient dit formulier?
Met dit formulier kunt u een financiering aanvragen voor een project dat voldoet aan de
voorwaarden, gesteld in de projectoproep die het selectiecomité lanceerde voor projecten
inzake ontwikkelingshulp die specifiek zijn voor de watersector.
Tot wie moet deze aanvraag gericht worden?
De dragende organisatie moet het dossier bij het Secretariaat van het Fonds voor
internationale solidariteit indienen volgens de hierna beschreven regels.

Een exemplaar op papier, gericht aan:
HYDROBRU - Fonds voor internationale solidariteit
Keizerinlaan 17-19
1000 Brussel
Het dossier wordt met de post naar het bovengenoemde adres verzonden, waarbij de
poststempel op datum van 30 september 2015 of vroeger als bewijs dient,
Of
het dossier wordt uiterlijk op 30 september 2015 om 16.00 u. afgegeven bij het onthaal
van het Secretariaat van het Fonds, op het bovengenoemde adres. In dat geval vraagt
de afgever een bericht van ontvangst.
En,

Een exemplaar in pdf-opmaak wordt uiterlijk op 30 september 2015 per e-mail
verzonden
naar
[email protected],
met
als
onderwerp
"Internationale solidariteit - Projectoproep 2015: naam van de kandidaat-organisatie".
(een elektronische versie geldt in geen geval als bewijs voor de datum van indiening
of de inhoud van het dossier).
Opmerkingen:


Bij dit formulier kunnen bewijsstukken worden gevoegd. Deze documenten
vervangen het formulier zelf uiteraard niet.
Indien er verschillen zijn tussen de papieren en de elektronische versie, wordt het
project beoordeeld op basis van de inhoud van de elektronische versie.
Pagina 3|

Een onvolledig of te laat ingediend dossier wordt niet onderzocht en wordt
definitief verworpen
DEEL 1 - Inlichtingen over de kandidaat-organisatie
(gelieve de statuten van de organisatie als bijlage bij te voegen, uitgezonderd als de projectdragende
organisatie een gemeente is)
1.1. Organisatie
Volledige naam van de
projectdragende organisatie
Afgekorte naam van de
projectdragende organisatie (in
voorkomend geval)
1.2. Contactgegevens
Adres van de maatschappelijke
zetel
(zoals aangegeven in de statuten)
Postcode
(zoals aangegeven in de statuten)
Gemeenten
(zoals aangegeven in de statuten)
Telefoonnummer
Faxnummer
E-mailadres
Internetsite
1.3. Aanvullende gegevens
Ondernemingsnummer
(zoals aangegeven in het Belgisch
Staatsblad)
(uitgezonderd als de projectdragende
Pagina 4|
organisatie een Brusselse gemeente
is)
Taalrol (FR/NL)
FR/NL
Bankrekeningnummer: IBAN-CODE
Naam van de rekeninghouder
1.4. Statutair doel van de organisatie
1.5. Contactpersoon voor het project
Naam van de contactpersoon
Mevr./dhr.
Telefoonnummer (vast)
Telefoonnummer (mobiel)
E-mailadres
1.6. Gegevens van de lokale partner(s) in het ontwikkelingsland: (kopieer dit kader
zoveel keer als er lokale partner(s) zijn)
Naam van lokale partner en
juridisch statuut
Contactpersoon bij de lokale
partner
Mevr./dhr.
Adres
Pagina 5|
Telefoonnummer (mobiel) of
vast
E-mailadres
website
DEEL 2 - Algemene gegevens van het project
1.1 Benaming van het project
Vermeld hier de titel van het project
1.2 Duur
Vermeld hier de duur van het project
Opgelet: het project mag niet beginnen vóór de ondertekening van de projectovereenkomst
en de duur van het project mag niet meer dan 3 jaar bedragen.
Vermeld hier de geplande begindatum van het project (tussen 1 januari 2016 en 30 juni
2016)
--/--/----
Vermeld hier de geplande einddatum van het project (uiterlijk tussen 31 december 2016
en 31 december 2018):
--/--/----
1.3 Locatie
Vermeld hier de belangrijkste plaats(en) waar activiteiten zullen worden georganiseerd.
Pagina 6|
1.4 Context waarin het project kadert
Leg uit hoe het project in de lokale context past (bestaande of nieuw te creëren
partnerschap(pen), noden waaraan het project zal voldoen).
1.5 Rol van de Partner(s)
Geef aan welke rol de partners uit het Zuiden spelen in het project.
Beschrijf onder meer de visie en de strategie van de samenwerkingsrelatie op lange termijn,
de taakverdeling, de knowhow en de inbreng van elke organisatie, inclusief de partner(s) in
het ontwikkelingsland.
Pagina 7|
1.6 Samenvatting
Vat het project kort samen.
Beschrijf in ieder geval bondig de activiteit, de doelgroep en de doelstelling.
Pagina 8|
DEEL 3 - Gedetailleerde beschrijving van het project
Beschrijf hoe u het project zult uitvoeren. Vermeld de aanleiding, de doelstellingen, de
verwachte resultaten, de geplande activiteiten, de doelgroep, ...
1.1 Aanleiding
Vermeld hier de aanleiding voor het project
Beschrijf kort de problematiek die u met het project wilt oplossen.
Licht de relevantie van het project toe in het licht van die problematiek.
(Antwoord in maximaal 500 woorden).
1.2 Doelstellingen
Geef een overzicht van de doelstellingen van het project.
Welke doelstelling(en) moet(en) aan het einde van het project bereikt zijn?
Pagina 9|
1.3 Verwachte resultaten
Geef een overzicht van het resultaat van het project.
Welke producten, diensten of processen moeten worden verwezenlijkt om de doelstelling(en)
te bereiken?
1.4 Projectactiviteiten
Geef aan via welke activiteiten uw organisatie de doelstelling(en) wil bereiken.
Vul de tabel hieronder in. Geef een overzicht van de projectactiviteiten, hun planning, een
korte beschrijving van elke activiteit en het nodige personeel en materiaal. Het is de
bedoeling dat dezelfde activiteitnummers worden gebruikt in het budget van het project (zie
bijlage 2).
P a g i n a 10 |
Tabel 1: Planning van de activiteiten
 Indien nodig kunt u regels toevoegen.
 Het is de bedoeling dat de planning van deze activiteiten zo goed mogelijk overeenstemt met de posten van het budget
van het project zoals aangegeven in bijlage 2.
Activite
it nr.
1
1.1
1.2
1.3
1.4
2
2.1
Benaming van de activiteit
Beschrijving
Activiteit
begin
(maand jaar)
Activiteit
Einde
(maand jaar).
1.5 Doelgroep
Geef aan welke doelgroep(en) u voor ogen hebt.
Beschrijf de doelgroep(en) die u voor ogen hebt in uw project. Wie wilt u bereiken (jongeren,
gezinnen, doelgroepen met een multiplicatoreffect) en hoe wilt u dit doen?
(maximaal 150 woorden).
Geef aan in welke mate de doelgroep rechtstreeks betrokken is bij de voorbereiding, de
uitvoering en de evaluatie van het project. (maximaal 250 woorden).
1.6 Genderdimensie
Beschrijf hoe de genderdimensie in uw project geïntegreerd zal worden.
(antwoord in maximaal 250 woorden).
1.7 Risicoanalyse
Vermeld de belangrijkste risicofactoren die u kunnen verhinderen de doelstellingen van het
project te bereiken.
Geef de maatregelen aan die genomen worden om deze risico's te vermijden of te
beheersen.
P a g i n a 13 |
1.8 Monitoring
Geef aan hoe (de inhoud van) het project zal worden opgevolgd tijdens zijn uitvoering.
1.9 Evalueerbaarheid
Geef aan in welke mate uw project zal worden geëvalueerd.
Licht de evaluatieprocedure toe die u in het kader van het project zult gebruiken.
Hoe en wanneer zult u controleren of de beoogde doelstellingen daadwerkelijk bereikt zijn?
Vermeld de indicatoren die u zult gebruiken.
P a g i n a 14 |
1.10
Projectervaring
Vermeld in welke mate uw organisatie ervaring heeft in de uitvoering van (soortgelijke)
projecten in de regio's (of bij uitbreiding de landen) waarop deze projectoproep betrekking
heeft.
Vermeld ook de behaalde resultaten. (maximaal 3 projecten - maximaal 250 woorden).
1.11
Financiering
Geef aan of dit project gesteund of gesubsidieerd wordt door andere autoriteiten
Door welke autoriteiten, voor welk bedrag en voor welke periode?
Opmerking: tot de ontvankelijkheidscriteria behoort het volgende: "het project wordt voor
minimaal 20% gefinancierd door de organisatie die het project draagt en haar eventuele
partners, ofwel via het eigen vermogen, ofwel via openbare steun die niet uitgaat van een
gewestelijke openbare instelling van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. de administratieve
kosten zijn beperkt tot 10% van het totaalbedrag van het project" (artikel 7, §1, 5° van het
besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 23 mei 2014).
P a g i n a 15 |
DEEL 4 - Volledigheid van het aanvraagdossier
Bij elke financieringsaanvraag moeten de hierna vermelde documenten worden
gevoegd.
Contr
ole
Bijlage
Verplichte documenten
1
De ingevulde en ondertekende aanvraag betreffende de oproep voor projecten
inzake ontwikkelingshulp die verband houden met de watersector (bijlage 1).
2
Het budget van het project (bijlage 2).
3
Een kopie van het curriculum vitae van de persoon/personen die verantwoordelijk
is/zijn voor het project.
4
Een activiteitenverslag van het jaar dat voorafgaat aan het jaar van de aanvraag
voor de representatieve structuren van niet-gouvernementele organisaties voor
ontwikkelingssamenwerking en de verenigingen zonder winstoogmerk. Andere
projectdragende organisaties dienen een activiteitenverslag over de thema's van
deze projectoproep (zie punt 2.3 van de projectoproep) in voor het jaar dat aan de
aanvraag voorafgaat.
5
Voor vzw's:
een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad houdende de afkondiging van
de statuten en van al hun wijzigingen.
Een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad met de lijst van de bestuurders
en effectieve leden, en van al haar wijzigingen.
Voor Brusselse representatieve werknemers- of landbouwersorganisaties: een kopie
van het Koninklijk Besluit houdende erkenning van de betrokken organisatie.
Voor representatieve structuren van niet-gouvernementele
ontwikkelingssamenwerkingsorganisaties: een kopie van de erkenning, afgeleverd in
overeenstemming met het Koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de
subsidiëring van de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking.
Voor de Brusselse gemeenten: een kopie van de beslissing van het
Gemeentecollege en/of de Gemeenteraad om een kandidaatsdossier in te dienen
voor deze projectoproep.
Overheids-, onderwijs- of onderzoeksinstellingen: nihil.
6
een kopie van de statuten (uitgezonderd als een gemeente de projectdragende
organisatie is);
Andere nuttige documenten:
7
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………
8
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
P a g i n a 16 |
Deel 5 – Ondertekening
Door dit aanvraagformulier te ondertekenen, bevestigt de aanvrager dat alle gegevens
correct zijn en dat het project zal worden uitgevoerd zoals het beschreven wordt in het
aanvraagdossier.
Datum:
Naam en handtekening van de verantwoordelijke persoon van de kandidaat-organisatie:
Dit invulformulier is beschikbaar op de internetsites van HYDROBRU (www.hydrobru.be/) en
Leefmilieu Brussel (www.leefmilieu.brussels/) en kan op deze adressen worden gedownload. Het kan
ook worden aangevraagd op het Secretariaat van het Fonds voor internationale solidariteit
([email protected] - 02/518.87.36).
P a g i n a 17 |
BIJLAGE 2: Budget van het project
Bijlage 2: budget
Naam van de
projectdragende
organisatie:
Naam van het project:
Kostprijs van het project:
A) Financiële bijdragen
aan het project
€
Andere
Subsidie Fonds
voor
Eigen inbreng subsidies/financieringsbron
nen
internationale
van de
Totaalbedrag
solidariteit
organisatie
Bedragen
Bronnen
van het project
€
-
€
-
€
€
-
€
-
€
-
B) Budget van het project
Vul de tabel hieronder in om een algemeen overzicht te schetsen van het projectbudget. Het is de bedoeling dat de posten van het budget zo
goed mogelijk overeenstemmen met de planning van de activiteiten die op het aanvraag-/kandidatuurformulier wordt ingevoerd.
Bijlage 3 geeft een overzicht van de subsidiabele uitgaven.
Er kunnen regels worden toegevoegd
Budget
1. Werkingskosten
Activiteitnummer
JAAR 1
JAAR 2
Totaalbedrag
project (jaar
1+2+3) (*)
JAAR 3
Totaalbedrag
financiering door
Fonds (**)
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 0,00
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Subtotaal
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal van alle kosten
€0
€0
€0
€0
€0
1.
1.1
1.2
….
Subtotaal
2. Personeelskosten
Subtotaal
3. Investeringskosten
Subtotaal
4. Algemene kosten
(maximaal 10% van het bedrag van de subsidie)
(*) Totaalbedrag uitgetrokken voor de activiteit
(**) Aandeel van de financiering door het Fonds dat is toegewezen aan de betrokken activiteit
P a g i n a 18 |
Dit invulformulier (Excel-bestand) is beschikbaar op de internetsites van HYDROBRU
(www.hydrobru.be/) en Leefmilieu Brussel (www.leefmilieu.brussels/) en kan op deze adressen
worden gedownload. Het kan ook worden aangevraagd op het Secretariaat van het Fonds voor
internationale solidariteit ([email protected] - 02/518.87.36).
P a g i n a 19 |
BIJLAGE 3: Subsidiabele uitgaven
Financiële principes
1. De uitgave moet identificeerbaar en controleerbaar zijn.
2. De uitgave moet aangegeven zijn in een bewijsstuk. Deze regel is niet van
toepassing op uitgaven die tot de "algemene kosten" behoren.
Een bewijsstuk van een uitgave wordt aanvaard als het aan de minimale vormvereisten
voldoet. Het bewijsstuk dient minimaal de volgende informatie te bevatten: het bedrag, de
datum van de uitgave, de leverancier en een gedetailleerde beschrijving van het goed of de
dienst.
Het bewijsstuk moet begrijpelijk en leesbaar zijn.
De boekhoudkundige bewijsstukken moeten worden ingediend overeenkomstig het
aanvaarde budget waarnaar verwezen wordt:
- de rubrieken van de uitgavenstaat moeten dezelfde benaming hebben als de rubrieken
van dit budget;
- de bewijsstukken die bij de afrekening ter staving worden voorgelegd, moeten op dezelfde
manier gerangschikt en genummerd zijn als de rubrieken van het budget.
"Verklaringen op erewoord" worden niet aanvaard als bewijsstuk van een uitgave.
3. Alleen uitgaven die rechtstreeks bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen,
worden aanvaard.
Werken, diensten en/of producten waarvoor de uitvoerder van het project een bewijsstuk
indient, moeten duidelijk gekoppeld worden aan een taak/deel van het project. Wanneer het
verband tussen het project en de gekochte goederen/diensten/werken niet duidelijk blijkt op
de factuur, maakt de uitvoerder van het project een begeleidende nota op die dit verband
toelicht.
4. Alleen uitgaven, uitgevoerd tijdens de periode die is vastgesteld in de overeenkomst
tussen het Instituut, de Operator en de projectdragende Organisatie, worden
aanvaard. Het is de periode van de prestatie die als criterium geldt, en niet de datum
van het bewijsstuk van de uitgave.
5. De uitgaven worden uitgedrukt in de munteenheid waarin ze werden gedaan, en
vervolgens omgerekend in euro. De gebruikte wisselkoers moet worden vermeld in
en aangetoond door een bewijsstuk.
6. In het budget mogen bedragen enkel tussen uitgavenrubrieken worden overgedragen
(uitgezonderd algemene kosten) met de voorafgaande toestemming van
HYDROBRU. De schriftelijke aanvraag tot overdracht moet voldoende argumenten
bevatten om de overdracht te verantwoorden. Bovendien dient duidelijk vermeld te
worden dat de doelstellingen van het project niet gewijzigd worden.
P a g i n a 20 |
7. Opdrachten van welke aard ook voor bedragen vanaf 8.500 euro (excl. btw) moeten
worden toegewezen in het kader van een aanbestedingsprocedure met minimaal drie
offertes.
Subsidiabiliteit van de uitgaven
De administratieve kosten zijn beperkt tot 10% van het totaalbedrag van het project. (art. 7,
§1, 5° van het besluit)
1. Werkingskosten
De werkingskosten van een project zijn de kosten die rechtstreeks betrekking hebben op het
bereiken van de doelstellingen van het project.
Uitgaven die aanvaard worden:

Reiskosten
Vliegtuig:
de ten laste neming is beperkt tot het meest voordelige vliegtuigtarief in "economy class" (op
basis van de prijs die doorgaans wordt toegepast voor de betrokken bestemming, incl.
belastingen).
Trein:
de ten laste neming is beperkt tot het treintarief in 2de klas.
Bewijsstukken:
deze kosten worden verantwoord met een gekwiteerde factuur, een vervoerbewijs en een
kopie van de boardingpass.

Verblijfskosten in het buitenland
-
Hotel:
voor de hotelkosten gelden maxima per persoon en per overnachting
Bewijsstukken:
deze kosten moeten verantwoord worden met een gekwiteerde factuur die duidelijk de
naam van de overnachtende persoon en de datums van de gefactureerde overnachtingen
vermeldt.
-
Dagvergoeding
P a g i n a 21 |
-
De dagvergoeding omvat, naast de kosten van maaltijden en versnaperingen, de
kosten van lokaal vervoer (taxi, autobus enz.) in het land, wasserijkosten, fooien,
communicatiekosten, dagbladen, ...
Elke dagvergoeding moet verantwoord worden met een door de begunstigde ondertekend
ontvangstbewijs dat duidelijk zijn naam en adres, de datums, de plaats en het voorwerp van
de opdracht vermeldt.

-
Voor dagvergoedingen geldt een maximum per persoon en per dag
-
De berekening van de dagvergoeding wordt altijd verantwoord in het projectvoorstel
en bij de afrekening.
-
De toekenning van een dagvergoeding wordt niet aanvaard tijdens de opdracht van
een persoon van wie de vergoeding al ten laste wordt genomen door het project.
Andere kosten
-
Vaccins: de prijs van de vaccins die nodig zijn om in het land van bestemming te
verblijven, kan ten laste worden genomen.
-
De kosten voor het aangaan van een verzekering "bijstand (en bagage)" in het
buitenland, kunnen ten laste worden genomen.
Te verantwoorden met een gekwiteerde factuur die duidelijk de naam van de persoon en de
door de verzekering gedekte periode vermeldt.
- De prijs van een internationaal paspoort (gewone procedure) en een visum kan ten laste
worden genomen.
- Uitgaven die niet aanvaard worden:
-
Representatiekosten, fooien, aankopen van reiskleding, reiskoffers en -tassen,
mobiele telefoons, geschenken, alcohol, tabak enz. worden niet in aanmerking
genomen voor het budget van het project.
-
Geneesmiddelen.
-
Dagvergoeding voor het plaatselijk personeel van de organisatie op het terrein en de
leden van de doelgroep die meewerken aan de activiteiten van het project.
-
Belgische en buitenlandse bankkosten met betrekking tot de overdracht van middelen
zijn werkingskosten en dienen verantwoord te worden.
2. Personeelskosten
-
Eventuele andere salaris- of prestatiekosten worden becijferd en gedetailleerd in het
ingediende budget.
P a g i n a 22 |
-
De eventuele prestatiekosten van de operator van het project en van het
"noordpersoneel" zijn inbegrepen bij de rubriek "Algemene kosten" (zie punt 4:
Algemene kosten).
-
De toekenning van een dagvergoeding wordt niet aanvaard tijdens de opdracht van
een persoon van wie de vergoeding al ten laste wordt genomen door het project.
Bewijsstukken:
in het geval van een prestatievergoeding moet een kopie van de loonfiche 281.10 of van de
gekwiteerde factuur van de dienstverlener worden afgeleverd, met vermelding van diens
exacte en volledige identiteit.
3. Investeringskosten
Investeringskosten zijn kosten die gemaakt worden met het oog op de aanschaf van
duurzame goederen met een vermoedelijke levensduur van meer dan een jaar en een
eenheidswaarde hoger dan 250 euro.
Voorbeelden: machines en uitrusting, meubilair, computerhardware (pc, printer, scanner, ...)
of elektronische kantoorapparatuur, bepaalde software enz.
- Aangezien dit materiaal bestemd is voor uitvoer buiten de Europese Unie wordt het btwbedrag niet in aanmerking genomen. De ngo moet vrijstelling van btw aanvragen bij de
bevoegde instanties.
- De ngo moet in het projectvoorstel verduidelijken welke bestemming aan de investeringen
zal worden gegeven wanneer het project voltooid is.
De verantwoording wordt als bijlage bij de overeenkomst gevoegd en vermeld bij de
afrekening.
Bewijsstukken:
iedere aankoop van materiaal wordt verantwoord met een gekwiteerde factuur of een
factuur en het overeenkomstige betalingsbewijs.
- Uitgaven die niet aanvaard worden:
Investeringskosten voor de bouw of de aanschaf van gebouwen of de aanschaf van gronden,
worden niet aanvaard.
4. Algemene kosten
De algemene kosten van een organisatie die niet aan een specifieke activiteit kunnen
worden toegerekend maar die nodig zijn voor de werking van een project. De kosten worden
echter gedetailleerd in het ingediende budget.
-
Beheer en opvolging van het project.
Beheers- en evaluatiekosten.
P a g i n a 23 |
-
Eventuele kosten voor personeel dat instaat voor sensibilisatie en
ontwikkelingseducatie over het project in België (“noordpersoneel”).
Loonadministratie.
Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering.
Beroepskleding.
Onderhoud.
Verwarming, verlichting, water, gas, elektriciteit en telefoon.
Postzegels.
Verzekeringen.
Kleine verplaatsingen en overnachting.
Specifiek materiaal: kleine kantoorbenodigdheden, inktpatronen voor printers, ...
Promotie en reclame als die niet zijn goedgekeurd als afzonderlijk kostenelement.
Plafond
De algemene kosten kunnen maximaal 10% van het projectbudget voor hun rekening
nemen.
Bewijsstukken:
Voor algemene kosten zijn geen bewijsstukken vereist.
Voor het overige volgt het Fonds voor internationale solidariteit, opgericht met toepassing
van artikel 38, §5 van de ordonnantie van 20 oktober 2006 tot opstelling van een kader voor
het waterbeleid de principes van de al dan niet subsidiabele uitgaven die worden toegepast
door de hierna genoemde Belgische Ontwikkelingssamenwerking (uit een projectoproep van
de Belgische Ontwikkelingssamenwerking1).
LIJST VAN SUBSIDIABELE EN NIET-SUBSIDIABELE UITGAVEN
De tabel hieronder geeft een overzicht van de (niet-)subsidiabele uitgaven en de bewijsstukken die
nodig zijn om de uitgaven te verantwoorden. Deze lijst is informatief en niet-uitputtend. Alle hieronder
verwijzingen naar de DGD moet beschouwd worden als verwijzing van het Fonds voor internationale
solidariteit.
Wanneer kosten als niet-subsidiabel worden beschouwd, betekent dat niet dat de organisatie
ze niet mag maken. De DGD beslist echter dergelijke kosten niet te financieren. Van deze lijst
kan afgeweken worden in uitzonderlijke gevallen en wanneer de DGD hiervoor uitdrukkelijk
toestemming geeft.
Een uitgave kan voor financiering in aanmerking komen als zij:
-
bijdraagt tot het bereiken van de doelstellingen van het project;
1
http://diplomatie.belgium.be/nl/Beleid/Ontwikkelingssamenwerking/Wat_doen_we/Thema/Ontwikkelingseducatie/Projectoproep/
P a g i n a 24 |
-
-
opgenomen was in het ingediende subsidiedossier;
daadwerkelijk door de organisatie werd gedaan tijdens de periode, vastgesteld door het
Koninklijk Besluit;
identificeerbaar en controleerbaar is;
zichtbaar is in de boekhouding van de organisatie;
bij een controle op de zetel van de organisatie moet zij worden gestaafd door een originele
factuur die zeven jaar ter beschikking wordt gehouden van de DGD;
niet ten laste wordt genomen door andere schenkers;
in overeenstemming is met artikel 4 van de wet van 24 december 1993 inzake de
overheidsopdrachten, waarin bepaald wordt dat deze wet van toepassing is op iedere
instantie met rechtspersoonlijkheid waarvan de activiteiten voor meer dan 50% gesubsidieerd
worden door de autoriteiten of door openbare instellingen zoals omschreven in datzelfde
artikel. (De tekst preciseert onder meer dat minimaal 3 offertes moeten worden gevraagd voor
aankopen en bestellingen).
P a g i n a 25 |
AARD VAN DE UITGAVE
SUBSIDIABILITEIT
BEWIJSSTUKKEN
1. Investeringen
1.1 Aankoop van roerende en
onroerende kapitaalgoederen
Niet subsidiabel

Aankoop gebouw, auto, camera, pc enz.
2. Werkingskosten
2.1 Auteursrechten
Subsidiabel

Auteursrechten op kunstwerken, foto's, muziek enz. die niet reeds gefinancierd
werden door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking
2.2 Financiële kosten
Niet subsidiabel

Btw op goederen en diensten die kan worden teruggevorderd door de
begunstigde
2.3 Huurkosten

Belastingen (federaal, gewestelijk, provinciaal, gemeentelijk enz.)

Debetrente ten gevolge van het aangaan van leningen (inclusief wegens de
laattijdige storting van subsidies)

Hypotheekrente, terugbetaling van de hoofdsom van hypotheekleningen,
onroerende voorheffing op het kadastraal inkomen

Verzekeringen
Subsidiabel

Huur van technisch materiaal, een zaal, een tent, een bus, films enz.
Niet subsidiabel

Onderhuur van alle types voor eigen rekening

Garanties en borgstellingen

Kopie van de voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur op naam van de
organisatie, met vermelding van de titel van
het project

Kopie van de voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur op naam van de
organisatie, met vermelding van de titel van
het project en de huurperiode

Eventueel het bewijs dat men een beroep
heeft gedaan op de concurrentie
2.4 Klein materiaal
Subsidiabel

De aankoop van klein materiaal voor activiteiten die verband houden met het
project (workshops enz.) wordt uitsluitend in gegronde uitzonderingsgevallen
gefinancierd.

Kopie van de voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur op naam van de
organisatie, met vermelding van de titel van
het project, of kopie van het voldoende
gedetailleerde en gedateerde kasticket.
2.5 Prijzen en geschenken
Subsidiabel

Prijzen uitgereikt in naam van de DGD, indien relevant in het kader van het
project.

Kopie van de voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur op naam van de
organisatie, met vermelding van de titel van
het project

Eventueel het bewijs dat men een beroep
heeft gedaan op de concurrentie

verplaatsingskosten: overzicht van gedane
verplaatsingen met vermelding van de
personen, de redenen, de datums en de
trajecten, alsook het aantal afgelegde
kilometers bij gebruik van een privé- of
dienstvoertuig.

2.6 Reis- en verblijfkosten
Geschenken die de deelnemers aan en/of medewerkers van het project (Tshirts, balpennen enz.) aangeboden krijgen, worden enkel in uitzonderlijke
gevallen en onder bepaalde voorwaarden gefinancierd (bv. met het logo van de
Belgische Ontwikkelingssamenwerking duidelijk zichtbaar).
Subsidiabel

Internationale reizen/ verplaatsingen in België: de kosten voor vervoer, verblijf en
visum worden enkel (gedeeltelijk) gefinancierd in gegronde
uitzonderingsgevallen.
Uitzonderlijk: de maximale toelage voor verblijfskosten die jaarlijks per land
wordt bepaald (neem contact met ons op als u de bedragen wilt kennen).
Openbaar vervoer: kopie van het
vervoerbewijs.
Verplaatsingen met een privé- of dienstvoertuig worden terugbetaald volgens het
tarief van de minst dure vorm van openbaar vervoer. Als blijkt dat het niet
mogelijk is het openbaar vervoer te gebruiken of het gebruik van een privé- of
dienstvoertuig voordeliger is, kunnen de kosten van verplaatsingen in een privéof dienstvoertuig gesubsidieerd worden. De vergoeding bedraagt in dat geval
0,3456 EUR/km.
Niet subsidiabel

Reizen in eerste klas of business class.
2.7 Levensmiddelen en stimulerende
middelen

Uitgaven tijdens internationale reizen of dagvergoedingen om kosten tijdens
internationale reizen te dekken (uitgezonderd hotel en internationaal vervoer).

Vaccinaties of andere medische kosten
Privé- of dienstvoertuig:
kopie van de schuldvordering of kopie van de
verklaring op erewoord dat de betrokken
persoon door de organisatie vergoed werd
voor de reiskosten die in het kader van het
project werden gemaakt.

Verblijfskosten: voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur van het hotel.

Visumkosten: kopie van een voldoende
gedetailleerd betalingsbewijs en kopie van het
visum.

Paspoorten
Niet subsidiabel

Dranken, maaltijden, alcohol, tabak enz.
P a g i n a 27 |
2.8 Opleidingen
Niet subsidiabel

Opleidingen van welke aard ook
3. Human Resources
3.1 Personeelskosten
3.2 Diensten van derden
Subsidiabel

Brutolonen inclusief alle verplichte wettelijke werkgevers- en
werknemersbijdragen die niet hoger zijn dan de loonschalen die zijn toegekend
door het federaal administratief openbaar ambt of door een collectieve
arbeidsovereenkomst.

Een overzicht van het tewerkgestelde
personeel, zijn specifieke taken en het aantal
uren dat daadwerkelijk werd gepresteerd in het
kader van het project.


Kopie van de loonfiche of de loonlijst

Kopie van de voldoende gedetailleerde en
gedateerde factuur op naam van de
organisatie, met vermelding van de titel van
het project, de geleverde diensten en de
periode gedurende dewelke de diensten
werden geleverd.

Om prestaties van natuurlijke personen te
kunnen aanvaarden: kopie van de
overeenkomst.

Voor vrijwilligers: door de vrijwilliger
ondertekende en gedateerde nota van de
organisatie + kopie van de schuldvordering of
de verklaring op erewoord waaruit blijkt dat de
betrokken persoon van de organisatie een
vergoeding heeft ontvangen voor diensten die
werden geleverd in het kader van het project.

Eventueel het bewijs dat men een beroep
heeft gedaan op de concurrentie
De door de DGD gefinancierde personeelskosten mogen maximaal 50%
bedragen van het bedrag van de toegekende en verantwoorde subsidie.
Niet subsidiabel

Extralegale voordelen die niet voortvloeien uit een collectieve
arbeidsovereenkomst

Zitpenningen
Subsidiabel

Door derden verleende diensten, bijvoorbeeld honoraria van externe
deskundigen, voor zover deze uitgaven niet hoger zijn dan 500 EUR (excl. btw)
per daadwerkelijk gepresteerde werkdag.

Gages van muzikanten, vergoeding van sprekers, presentatoren enz.
Niet subsidiabel


Onderaanneming in de vorm van overeenkomsten voor diensten of advies ten
behoeve van een personeelslid, een lid van de Raad van Bestuur of de
Algemene vergadering van de organisatie.
Vergoedingen voor de vrijwilligers indien de organisatie en de vrijwilliger
voldoen aan alle bepalingen van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten
van vrijwilligers, en haar uitvoeringsbesluiten. De organisatie moet de vrijwilliger
dus een organisatienota bezorgen waarin zij onder meer verklaart een
verzekering te hebben gesloten voor aan het vrijwilligerswerk verbonden risico's
en die ook de terugbetalingsregels bepaalt, en met name of de vrijwilliger de
werkelijke kosten dan wel een forfaitaire vergoeding krijgt toegekend.
Zie de site van de FOD Sociale Zekerheid voor de maximale vergoeding die de
P a g i n a 28 |
vrijwilliger per dag en per jaar kan ontvangen.
http://www.socialsecurity.fgov.be/fr/specifiekeinfo/vrijwilligers/vrijwilligerswerk.htm

Uitbesteding van taken die tot de corebusiness van de organisatie behoren.

Juridische diensten om een rechtsvordering in te stellen of zich ertegen te
verweren.

Boekhoudkundige diensten

Zitpenningen
4. Andere kosten
4.1 Administratieve kosten
Niet subsidiabel

Telefoon- en internetkosten, kantoorbenodigdheden enz.

4.2 Valorisaties
Niet subsidiabel

Personen met een vrijwilligerscontract

Terbeschikkingstelling van een zaal, materiaal, ...
4.3. Kosten die niet rechtstreeks
verbonden zijn met de uitvoering van
de inhoud van het project
Het budget mag valorisaties bevatten, maar
die moeten gedekt worden door andere
financieringsbronnen en ze mogen niet meer
bedragen dan 5% van het goedgekeurde
budget.
Niet subsidiabel

Structurele kosten (verwarming en elektriciteit in het gebouw van de organisatie
enz.).

Uitgaven bestemd om de institutionele continuïteit van de organisatie te
waarborgen

Tekorten van andere projecten van de organisatie

Boetes

Franchises

Representatiekosten

Voorzieningen
P a g i n a 29 |

Bijdragen en schenkingen aan andere organisaties

Activiteiten voor fondsenwerving
P a g i n a 30 |