Organisatieboek FOD Financiën - Deel 1: Organisatiestructuur

05/07/2002
Organisatieboek
FOD Financiën
Deel 1: Organisatiestructuur
Inhoudstafel
11/07/2002
>
Inleiding
>
Aanpak en werkwijze
>
Overzicht van de organisatie
>
Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot de ‘lijndiensten’
– Organisatieschema
– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema
– Structurerende factoren
>
Organisatieschema van de stafdiensten
– Belastingen en Invorderingen
• Methodologie
• Organisatieschema per organisatorische entiteit
– Organisatieschema
– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema
– Structurerende factoren
– Patrimoniumdocumentatie
• Methodologie
• Organisatieschema per organisatorische entiteit
– Organisatieschema
– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema
– Structurerende factoren
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 2
11/07/2002
Inleiding
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 3
Inleiding
Doelstelling en scope van het Organisatieboek
11/07/2002
>
Het organisatieboek presenteert een overzicht van de “To-Be” organisatie van de FOD Financiën, inclusief de
benodigde personeelsinzet. Het organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1, ‘Organisatiestructuur’, presenteert
de structuur van de lijn- en stafdiensten van de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in
deze structuur voorkomen. Deel 2, ‘Personeelsinzet’, presenteert voor de betrokken lijn- en stafdiensten de
personeelsinzet die nodig is om de “To-Be” processen uit te voeren.
>
Het organisatieboek staat niet los van de overige rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient te worden
gelezen samen met het procesboek en het functieboek. Bij de bespreking van de individuele organisatieschema’s
van de lijn- en stafdiensten wordt trouwens telkens aangegeven welke processen en welke functies in de
betrokken organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere beschrijving van deze processen en functies zijn
terug te vinden in het procesboek en het functieboek, respectievelijk.
>
De scope van dit organisatieboek omvat de organisatiestructuur en de personeelsinzet die nodig zijn om de
processen te voeren zoals deze zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de BPR Coperfin. Hiertoe behoren
zowel de functionele processen als de ondersteunende processen, de sturende processen, de processen voor
specifieke verwerking en de processen inzake reglementering en werkprocedures. Het betreft, met andere
woorden, zowel de lijndiensten als de stafdiensten.
>
De organisatiestructuur van de horizontale directies en hun afdelingen (P&O, B&B, ICT, Secretariaat & Logistiek)
behoren niet tot de scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen deel uitmaken van de huidige Coperfin
BPR.
>
Aan noden van overleg en coördinatie tussen entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten worden, in het
bijzonder m.b.t. de fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren en mechanismen te bepalen door het
management N1/N2.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 4
Inleiding
Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek
11/07/2002
>
Deel 1 van het Organisatieboek, ‘Organisatiestructuur’, presenteert de structuur van de lijn- en stafdiensten van
de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in deze structuur voorkomen.
>
Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en werkwijze en een overzicht van de organisatiestructuur van
de gehele FOD Financiën, bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking van het organisatieschema van de
verschillende lijn- en stafdiensten.
>
Deze bespreking van de organisatiestructuur is telkens opgebouwd uit 3 onderdelen:
– Organisatieschema
Dit eerste onderdeel presenteert de organisatiestructuur voor de betrokken organisatorische entiteit.
–
Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema
Het tweede onderdeel presenteert een lijst van de processen en de functies die in de betrokken
organisatorische entiteit voorkomen.
–
Structurerende factoren
Het derde en laatste onderdeel beschrijft de elementen die aan de basis liggen van de structuur die aan de
betrokken organisatorische entiteit is gegeven.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 5
11/07/2002
Aanpak en werkwijze
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 6
Aanpak en werkwijze
Inleiding (1/2)
11/07/2002
>
De Coperfin werkgroepen hebben de organisatieschema’s van de diverse entiteiten uitgetekend op basis van een
aantal structurerende factoren, d.i. elementen die een belangrijke rol spelen bij het tekenen van een structuur.
Deze elementen bepalen, met andere woorden, welke processen of delen van processen en welke functies bij
elkaar worden gebracht in een organisatorische entiteit. Deze structurerende factoren worden voor elke
organisatorische entiteit in dit Organisatieboek besproken.
>
Teneinde de ontwikkeling van de organisatieschema’s coherent en consistent te laten verlopen, werden op
voorhand een aantal algemene richtlijnen en een basistekening uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden
steunen bij de aanvang van de ontwikkeling van de organisatieschema’s.
>
De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong voornamelijk in:
– De Copernicus principes, zoals beschreven in de nota aan de regering “Fundamenten voor de
modernisering van de federale administratie”
– Het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”
(december 2000)
– Het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3
niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001)
– De strategische principes en het procesboek ontwikkeld binnen het kader van Coperfin
>
Deze algemene richtlijnen worden verder in dit hoofdstuk bondig toegelicht.
>
De basistekening vindt u in dit document na de bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel van de
basistekening was in de eerste plaats bedoeld om de discussies in de verschillende werkgroepen met een
concreet basisschema te kunnen starten. Deze basistekening werd door de werkgroepen vervolgens ingevuld
naar de specifieke context van de betrokken organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn de organisatieschema’s en hun verantwoording in dit Organisatieboek.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 7
Aanpak en werkwijze
Inleiding (2/2)
11/07/2002
>
>
Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de werkgroepen, naast de inachtname van de algemene richtlijnen en
de basistekening voor de lijndiensten, voor het toewijzen van de functies aan een organisatieschema, volgende
methodiek in 4 stappen gevolgd:
–
Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende
criteria die betrekking hebben op de verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie,
organisatie en cultuur.
–
Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies gegroepeerd.
–
Stap 3: Op basis van deze groepering van functies werden organisatorische entiteiten gedefinieerd.
–
Stap 4: Aan de hand van groepering en aan de hand van de algemene richtlijnen werd een finaal
organisatieschema uitgetekend.
Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk
‘Organisatieschema van de stafdiensten’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 8
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
11/07/2002
>
In de “Fundamenten voor de modernisering van de federale administratie” wordt er vooral verwezen naar de
elementen rond afplatting van de managementstructuur en de herdefinitie van groepen van ambtenaren:
– Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van een
organisatie.
– Waar mogelijk moeten mechanismen zoals multidisciplinaire projectwerking, taakverruiming,
teamwerking en netwerking over de grenzen van organisatorische entiteiten in de plaats komen van de
bestaande verticale werking.
– Het aantal lagen en de grootte van de individuele organisatorische eenheden binnen de verschillende lagen
moeten geval per geval door de verantwoordelijke van de organisatorische entiteit bepaald worden en
moeten permanent kunnen evolueren in functie van:
•
•
•
•
Maatschappelijke en strategische meerwaarde van de entiteiten
De inhoud, omvang en complexiteit van de behandelde materie
Beheerde budget
De strategie van de organisatie en het daarmee gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding tussen strategische en
operationele departementen, centraal vs. Decentraal, interne controlesysteem, communicatielijnen,…)
• Gewenste schaal van organisatorische entiteiten (te bepalen op basis van kritische massa van organisatie-entiteiten,
homogeniteit van dienstverleningspakketten, nagestreefde ‘span of control’,…).
• Het streefdoel moet zijn om het aantal hiërarchische/leidinggevende lagen tot een minimum te beperken, zonder dat de
zaak onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke (i.e. geen te grote ‘span of control’).
>
Tevens wordt de responsabilisering benadrukt:
– Aan de leiding van de organisatie wordt beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de leidinggevende
ambtenaar een grote mate van autonomie heeft op het vlak van de organisatie van de entiteit waarvoor
hij verantwoordelijk is en de manier waarop hij middelen inzet om de opdracht te vervullen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 9
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
11/07/2002
>
In de “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” wordt er verwezen naar de
volgende algemene richtlijnen:
– De vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en
beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties) en
moet maximaal worden aangepast aan de wensen van de belastingplichtige, steeds rekening houdend met
de bedrijfsvoeringkosten en binnen het wettelijk kader.
–
De fiscale afhandeling moet een maximaal geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de pro-actieve
dienstverlening, de verwerking van de aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van de
invorderingsmogelijkheden, de inning, de invordering en behandeling van de geschillen die daarop
betrekking hebben, maximaal geïntegreerd moeten worden. Dit gebeurt idealiter in werkstations
waarbinnen de hele afhandeling gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale informatie
uitwisseling.
–
De entiteit die zich bezighoudt met grondige controles dient deze controles uit te voeren voor alle soorten
belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 10
Aanpak en werkwijze
Basistekening (1/3)
11/07/2002
>
Afdeling “Dienstverlening aan burgers”:
–
Typisch functies die betrekking hebben op alle soorten
interacties met de belastingplichtige, zowel algemeen als
dossiergbonden;
–
Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de
belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen.
>
Afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”:
–
Typisch functies die gestandaardiseerde taken vervullen;
typisch in grote volumes, sterk te automatiseren en
zonder vereiste van interactie met de belastingplichtige
verder dan basiscontact;
–
Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in “back
office”, waarmee de balstingplichtige niet bewust mee in
contact treedt.
>
Afdeling “Specifieke behandeling”:
–
Typisch functies die betrekking hebben op acties door de
administratie, op basis van verwerkte en
geïnterpreteerde gegevens (op basis van Risicobeheer als
typevoorbeeld);
–
Deze afdelingen worden de afdelingen waar de
administratie zelf stappen onderneemt naar de
belastingsplichtige toe in functie van opsporingen,
controle, actieve bijstandsactie,…
Directeur-Generaal / *
Departementaal
Administrateur
…
Gewestelijk
Administrateur
…
…
…
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
burgers
Gestandaardiseerde
verwerking
Specifieke behandeling
…
Teamchefs
* : Directeur-Generaal bij Belastingen & Invorderingen; Departementaal
Administrateur bij Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchefs
p. 11
Aanpak en werkwijze
Basistekening (2/3)
11/07/2002
>
Opmerkingen bij de basistekening:
– Er kunnen meerdere afdelingen “Dienstverlening aan burgers”zijn.
– Er kunnen meerdere afdelingen “Specifieke behandeling” zijn.
– “Gestandaardiseerde verwerking” wordt een organisatorische entiteit waar nodig.
– “Dienstverlening aan burgers” en “Specifieke Behandeling” zijn evenwaardige organisatorische entiteiten.
– Er is in principe één gecentraliseerde afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”. Waar relevant moet
gekeken worden of deze centralisatie niet op een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren.
>
Er wordt gewerkt tot op het niveau “Afdelingshoofd / Teamchef”
– Organisatie onder dit niveau kan men in feite werkafspraken noemen, die moeten worden overgelaten aan
de discretie van de leidinggevenden, eventueel bijgestaan door Managemenondersteuning.
– Het is niet ondenkbaar dat een het niveau teamchef voorkomt zonder een niveau afdelingshoofd erboven.
– Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is dat vertrokken wordt van het niveau “TEAM” en enkel
een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd indien vereist omwille van “span of control”.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 12
Aanpak en werkwijze
Basistekening (3/3)
11/07/2002
De werkgroepen hebben, vertrekkende van de basistekening, de volgende stappen doorlopen:
1. Aan de hand van relevante criteria worden functies samengevoegd in logische entiteiten vanaf niveau N-3:
> Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of meerdere dimensies van het “Blauwdrukmodel”*:
specifieke competenties, procesmatige redenen, specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus (beleidstaken vs.
uitvoerende taken), enz.
2. De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte van elkaar gepositioneerd onder de N-3.
3. Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens:
N-3
>
Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd – “horizontale” spreiding
Afdelingen
N-3
Afdeling
>
Onder de entiteit een nieuw niveau worden toegevoegd – “verticale” spreiding
>
Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is. Afplatting van het organogram is steeds een leidend
principe geweest.
Teams
4. Eens de consolidatie inzake Infrastructuur beëindigd kan er nog een impact van de lokaties van de kantoren op
het organogram zijn. Echter:
> Het principe moet zijn dat het aantal kantoren geen impact heeft op het aantal teamchefs.
> De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog niet verdeeld over de teamchefs.
* Refereert naar de ‘Business Integration Blueprint’, Accenture 2001
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 13
11/07/2002
Overzicht van de organisatie
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 14
Legende bij de organisatieschema’s
11/07/2002
Kader in
volle lijn
Een organisatorische eenheid met een kader in volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt door een functie met een formeel niveau.
…
Meervuldige
kader
Entiteit
zonder lijn
Een organisatorische eenheid met een meervuldige kader betekent dat deze entiteit meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het aantal VTE’s.
Een organisatorisch eenheid zonder kader groepeert functies die niet worden geleid door een functie met een formeel niveau
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 15
FOD Financiën
11/07/2002
Auditcomité
Beleidsraad
Interne audit
Voorzitter Directie
comité
Budget &
Beheerscontrole
Cel Beleidsvoorbereiding
Personeel &
Organisatie
Studie en onderzoek
ICT
PMO
Secretariaat en
Logistieke Diensten
Belastingen en
invorderingen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Patrimonium
documentatie
Thesaurie
p. 16
Belastingen & Invorderingen
Administrateur-Generaal en Stafdiensten onder N1
11/07/2002
Administrateur-Generaal
Belastingen en Invorderingen
Directeur Functionele
Expertise en Ondersteuning
…
Directeur Dienstverlening
coördinatie en uitvoering
…
Afdelingshoofd
Reglementering
Afdelingshoofd
Commentaar
Algemene Reglementering
Afdelingshoofd
Werkmethodes en Opvolging
Algemene Commentaar
…
Afdelingshoofd
Informatie
en Impulsbeheer
Algemene Werkmethodes
…
Afdelingshoofd Bijstand aan
belastingplichtigen, Controle
& Invordering
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Center
Contact
Afdelingshoofd
Voorafgaande afspraken
Interne Informatie
…
Externe Informatie
Reglementering
Inkomstenbelastingen
Commentaar Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
Werkmethodes P-KMO-GO
…
Commentaar Verbruiksbelastingen
Impulsbeheer
Werkmethodes D&A
…
Opvolging
Reglementering Douane
Commentaar Douane
Internationale Fiscale Zaken
PMO
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 17
Belastingen & Invorderingen
Douane & Accijnzen
11/07/2002
Directeur-Generaal
Douane & Accijnzen 5
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Labo
Federaal
Administrateur
Onderzoek &
Opsporing
1 nationaal centrum
Directeur EOGFL
Administrateur enig
kantoor
Gewestelijk
Administrateur D&A
1 centrum
Coördinatoren3
7 centra
Doelgroepen
strategie
-
Specialist (jurist)
-
Extern Correspondent (externe
instanties)
-
Toezichtambtenaar
-
Reglementair bemiddelaar
Doelgroepenbeheer
Gegevensbeheer
…
Afdelingshoofd
Regionale O&O
eenheid 2
Afdelingshoofd
Intelligence 1
Afdelingshoofd
Klantbehandeling
…
Teamchef
Rapporteren
Analyse
Teamchef
Informatieopzoeking
Permanentie
Signaaloriëntatie
Teamchef
Subregio2
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchef
Technische
Ondersteuning
Teamchef
Aangifteverwerking
Teamchef
Ontvangsten/
Uitgaven en
Borgtochten
Afdelingshoofd
Aangiftebehandeling
…
…
Afsluiting
Teamchef
Geschillen &
Invorderingen
Teamchef
Vergunningen
Teamchef
Klantencoördinatie &
Admin. en
Boekh. controle
Afdelingshoofd
Mobiel Toezicht
Teamchef
Aangiftebehandeling
…
Teamchef
Verbintenissen/
Aanzuivering/
Rectificatie
Teamchef
Regiekamer
Teamchef
Mobiel Toezicht
p. 18
Belastingen & Invorderingen
Particulieren
11/07/2002
Directeur-Generaal
Particulieren 5
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Gewestelijk
Administrateur Eupen
Federaal
Adminstrateur
Nationaal Centrum
Opsporing
1 centrum
Gewestelijk
Administrateur
Particulieren
1 centrum
18 centra
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening
aan de burgers9
…
Teamchef
Front Office
(event.
afzonderlijk voor
P-KMO)
…
…
Teamchef
Dienstverlening
(event.
afzonderlijk voor
KMO-GO)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef
Gestandaardiseerde
Verwerking
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(ev. afzonderlijk
voor P-KMOGO, incl.
Geschillen)
…
Teamchef Front
Office
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking9
…
Teamchef
Gestandaardiseerde
Verwerking
…
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
Afdelingshoofd
Opsporingen
…
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(incl.Geschillen)
…
Teamchef
Opsporingen 4
p. 19
Belastingen & Invorderingen
KMO
11/07/2002
Directeur-Generaal
KMO 5
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
…
Gewestelijk
Adminstrateur
Buitenlanders
Gewestelijk
Adminstrateur KMO
1 centrum
27 centra
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening
aan de burgers9
…
Teamchef
Front Office
(event.
afzonderlijk voor
P-KMO)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking9
…
Teamchef
Dienstverlening
(event.
afzonderlijk voor
KMO-GO)
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
Afdelingshoofd
Dienstverlening
aan de burgers
…
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(ev. afzonderlijk
voor P-KMOGO, incl.
Geschillen)
…
…
…
Teamchef
Front Office
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking9
…
Teamchef
Dienstverlening
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
…
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(incl. geschillen)
p. 20
Belastingen & Invorderingen
Grote Ondernemingen
11/07/2002
Directeur-Generaal
GO 5
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
…
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X 6/10
7 centra
…
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde verwerking
Afdelingshoofd
Sector X 10
…
Teamchef
Dienstverlening
aan de burger
Sector X
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchef Spec.
behandeling
(incl. Geschil.8)
Sector X
p. 21
Belastingen & Invorderingen
Invordering
11/07/2002
Directeur-Generaal
Invordering
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
-
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Inning
1 centrum
Extern Correspondents (Rekenhof, Andere Overheden, Thesaurie)
Federaal
Administrateur Nat.
Centrum Invordering
Fraudebestrijding &
GO
1 centrum
Gewestelijk
Administrateur
Centrum Invordering
14 centra
Toezichtambtenaren
Toezichtambtenaren
Toezichtambtenaren
…
…
Afdelingshoofd
Betalingsincidenten
& Uitgaven
(Ontheffingen)
…
Teamchef
Vervaldagbeheer
Ontvangsten &
Uitgaven
Teamchef
Betalingsincidenten &
Uitgaven
(Ontheffingen)
Afdelingshoofd
Invordering
Fraudebestrijding,
GO & Buitenland
Afdelingshoofd
Invordering
…
Teamchef
Dienstverlening
aan de burger
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef
Juridische
Zaken &
Administratieve
Geschillen
Teamchef
Invordering
Teamchef
Inputbeheer
Invordering
Teamchef
Dienstverlening
aan de burger
Teamchef
Juridische
Zaken &
Administratieve
geschillen
Teamchef
Invordering
Fraudebestrijding
Teamchef
Invordering
GO
Teamchef
Invordering
Buitenland
Teamchef
Inputbeheer
Invordering
p. 22
Belastingen & Invorderingen
Fraudebestrijding
11/07/2002
Directeur-Generaal
Fraudebestrijding
Directeur
Management
ondersteuning
Federaal
Administrateur
Nationaal Centum
Fraudebestrijding
Gewestelijk
Administrateur
Fraudebestrijding
1 centrum
4 centra
Teamchef
Inputbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Operaties
Fraudebestrijding
Afdelingshoofd
Juridische zaken
…
…
Teamchef voor
Zaakbehandeling en
Dossierbehandeling
Teamchef
Juridische
Zaken
Teamchef
Inputbeheer
Afdelingshoofd
Operaties
Fraudebestrijding
Afdelingshoofd
Juridische zaken
…
…
Teamchef voor
Zaakbehandeling en
Dossierbehandeling
Teamchef
Juridische
Zaken
p. 23
Patrimonium documentatie
Administrateur-Generaal en Stafdiensten onder N-1
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
Patrimonium
documentatie
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
Afdelingshoofd
Reglementering, Informatie
en Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Marketing
Afdelingshoofd
Contact Center
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar Patrimonium
Diensten & Opmetingen
en Waarderingen
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
PMO
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 24
Patrimonium documentatie
11/07/2002
Departementale
Administrateur
Informatie verzameling
en uitwisseling
Departementale
Administrateur
Opmetingen en
waarderingen
Departementale
Administrateur
Niet-fiscale Invordering
Departementale
Administrateur
Patrimoniumdiensten
7
Departementale
Administrateur
Rechtszekerheid
Beursgenoteerde
aandelen
Toezichtambtenaar
Toezichtambtenaar
Gewestelijk
Administrateur
Patrimoniumdiensten
0 centra
3 centra
…
…
Project
Management
Grote Projecten
Teamchef
Patrimonium
diensten
…
Afdelingshoofd
Niet-Fiscale Invordering
& Erfloze
Nalatenschappen
…
Teamchef
Roerende
Goederen
…
Bijzondere
Authentieke
Akten
Gewestelijk
Administrateur
Rechtszekerheid
1 centrum
24 centra
Toezichtambtenaar
Fotogrammetrie
Toezichtambtenaar
Afdelingshoofd
Patrimoniumdiensten
& Roerende Goederen
Gewestelijk
Administrateur
Speciale Opmetingen
en Waarderingen
Gewestelijk
Administrateur
Opmetingen en
Waarderingen
9 centra
Teamchef
Niet-Fiscale
Invordering &
Erfloze
Nalatenschappen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
…
…
Afdelingshoofd
Opmetingen en
Waarderingen
Afdelingshoofd
Archief- & Satellietteams
Afdelingshoofd
Speciale Opmetingen
…
Teamchef
Opmetingen en
Waarderingen
…
Teamchef Spec.
Waarderingen
Roerende
goederen
Toezichtambtenaar
…
Teamchef
Speciale
Opmetingen
…
…
Teamchef Spec.
Waarderingen
Onroerende
goederen
Teamchef
Archief
(B0)
…
Teamchef
Satelliet
(BO/FO)
…
Teamchef
Invordering van
Rechten
(BO/FO)
Teamchef
Griffierechten
(BO)
p. 25
Opmerkingen
11/07/2002
(1)
Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol van het Afdelingshoofd Intelligence zijn.
(2)
Per regio is het aantal teams bepaald in functie van de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor O&O
bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die worden onderscheiden zijn:
- Materie 1 = Douanecriminaliteit
- Materie 3 = Commerciële fraude
(3)
- Materie 2 = Accijnzencriminaliteit
- Materie 4 = Gemeenrecht
De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren) hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name:
- Coördinator 1 = Douanecriminaliteit
- Coördinator 3 = Commerciële fraude
- Coördinator 2 = Accijnzencriminaliteit
- Coördinator 4 = Gemeenrecht
(4)
Hiërarchisch afhankelijk van Federaal Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in centrum P-KMO-GO
(5)
Bij D&A, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3 centra vanuit de studie gerespecteerd maar de invulling wijzigt
(6)
Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld over de 6 centra Grote Ondernemingen
(7)
Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd
(8)
Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers
(9)
Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden.
(10)
Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 26
Wijzigingen t.o.v. “Conceptuele uitwerking van
een nieuw organogram voor de FOD Financiën”
11/07/2002
>
De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte van het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van
een nieuw organogram voor de FOD Financiën” (december 2000) en het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van
het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001):
>
Bij Douane & Accijnzen, Particulieren, KMO, en Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3 centra zoals
bepaald in het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van
N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001) gerespecteerd. De invulling van deze centra is echter
gewijzigd ten opzichte van voormeld rapport.
>
Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht bij Patrimonium documentatie.
>
Op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité wordt een stafdienst PMO (‘Program Management Office’)
voorzien.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 27
Sturingsorganen
11/07/2002
>
Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling van de organisatiestructuur van de FOD Financiën is tevens
een voorstel uitgewerkt voor de sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen vormen de kern van het
management van de FOD Financiën.
>
Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de volgende pagina.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 28
Sturingsorganen
11/07/2002
FOD Fïnanciën
• Voorzitter (N)
Sturingsorgaan niveau FOD (N):
• Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen
<Directiecomité FOD Financiën>
• Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie
• Administrateur –Generaal Thesaurie
• Hoofden van de stafdiensten(B&B, P&O, ICT, Secretariaat en
Logistieke Diensten, Studie & Onderzoek, Cel
Beleidsvoorbereiding, Strategische PMO)
• N-2 bij uitnodiging
Sturingsorgaan niveau
Belastingen & Invorderingen
Patrimonium documentatie
Thesaurie
Administrateur-generaal (N-1):
• Administrateur-Generaal (N-1)
• Administrateur-Generaal (N-1)
• Administrateur-Generaal (N-1)
<College Belastingen en
Invorderingen>
• Directeurs-Generaal (N-2)
• Departementale
Administrateurs (N-2)
• Departementale
Administrateurs (N-2)
<College Patrimonium
documentatie>
• Hoofden van de stafdiensten
(FEO, Dienstverlening –
coördinatie & uitvoering, PMO)
• Hoofden van de stafdiensten
(FEO, Dienstverlening –
strategie & uitvoering, PMO)
<College Thesaurie>
Sturingsorgaan niveau
Belastingen & Invorderingen
Patrimoniumdocumentatie
• Directeur-Generaal (N-2 binnen
B&I)
• Directeur-Generaal (N-2)
• Departementale
Administrateur (N-2)
• Departementale Administrateur
(N-2 bij Pat.Doc en Thesaurie):
<Gewestelijk comité>
• Gewestelijke en/of Federale
Administrateurs (N-3)
• Hoofden van de stafdiensten
(Managementondersteuning
en Doelgroepenstrategie*)
• Gewestelijke Administrateurs
(N-3)
* Niet bij Fraude
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 29
11/07/2002
Organisatieschema per entiteit
N3 behorende tot de
‘lijndiensten’
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 30
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
Douane & Accijnzen
Organisatieschema N-2
Douane & Accijnzen
11/07/2002
N-2
Douane & Accijzen
Management
ondersteuning
Doelgroepen
strategie
Operationele
expertise
Doelgroepen
beheer
Financiële
expertise
Gegevensbeheer
EOGFL
Labo
…
N-3
Onderzoek &
Opsporing
Enig kantoor
1 centrum
1 centrum
N-3
N-3
Gewestelijke
Centra
7 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 32
Organisatieschema N-2
Douane & Accijnzen
11/07/2002
De entiteit D&A bevat volgende centra:
>
De entiteit Onderzoek & Opsporing is de centrale entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar mogelijke
belangrijke fraudezaken of fraude mechanismen. De aanleiding is niet direct een resultaat van de verwerking van
de aangifte. (zie organisatieschema O&O)
>
D&A ziet af van het behoud van een centraal centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport lijnfuncties N-3
juni 2001)
– Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te responsabiliseren door ze alle type controles te laten uitvoeren.
De invoering van een performant risicobeheer en de opvoering van de competenties in de gewestelijke N-3
centra maakt dit centrale centrum overbodig.
– De gewestelijke administraties krijgen een nationale en internationale bevoegdheid wanneer zij met
klanten handelen waarvan de activiteiten zich nationaal of internationaal uitstrekken. Nationale en
internationale vergunningen zullen afgeleverd worden op de punten waar de klanten wensen, dit is in
principe waar zij hun hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen nodig blijken dan zal een
vertaaldienst hiermee belast worden.
– Het bepalen van de belastbare waarde van de goederen zal plaatsvinden in de stafdienst operationele
expertise.
– Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een centrale “Controledienst EOGFL” bestaan. Art. 11 van de
VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de verplichting op om te voorzien in controles achteraf door een dienst
die onafhankelijk is van de diensten die de controles uitvoeren vóór de betaling van de steun aan de
landbouwers. Deze entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een team dat rechtstreeks rapporteert aan
de “Specifieke dienst EOGFL”, die deel uitmaakt van de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst
rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en coördineert ook de controles van Economische zaken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 33
Organisatieschema N-2
Douane & Accijnzen
11/07/2002
>
Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de ondersteuning van de
elektronische en internationale aangiftes.
–
“In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A op te nemen.”
(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)
–
De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet
werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in
belangrijke mate beïnvloed door de processen inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide processen onder
de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen.
–
Anderzijds is een centralisatie van de ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het
contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan
geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten
vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra
georganiseerd.
–
Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij problemen voordoen dan kan
contact opgenomen worden met een nationaal centrum dat instaat voor het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit
centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor eventuele problemen met internationale aangiftes.
>
De entiteit D&A beschikt over 7 gewestelijke centra.
–
“Douane & Accijnzen voert overal in het land zijn activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij een lokale aanwezigheid
noodzakelijk is. Ze onderscheidt zich door haar specifieke opdracht als beheerder van goederenstromen. Het geheel van haar
activiteiten is sterk in elkaar verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een integratie van de verschillende onderdelen van het
proces binnen het centrum en dus een polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan binnen het centrum het gehele
proces geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de beslissing nemen over welke acties dienen uitgevoerd te worden voor
een bepaalde belastingplichtige, en de diensten die ze ook effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum bevinden, dan kan de
coördinatie tussen beide vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de
manager van het centrum voor het eindresultaat verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan sturen die een invloed
hebben op dit eindresultaat.”
(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 34
Organisatieschema N-3 Enig Kantoor
11/07/2002
N-3
Administrateur
enig kantoor
- Specialist (jurist)
- Extern Correspondent (externe
instanties)
- Toezichtambtenaar
…
Teamchef
aangifteverwerking
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchefs
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
- Reglementair bemiddelaar
Afsluiting
p. 35
Organisatieschema N-3 D&A
11/07/2002
>
Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de
ondersteuning van de elektronische en internationale aangiftes.
>
“In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A
op te nemen.”
(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)
– De frequentie van het ontstaan van schulden per aangifte bij D&A is veel malen hoger dan bij de andere
fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van aangegane
verbintenissen is specifiek voor D&A.
– Typisch voor D&A is ook dat de inning meestal gekoppeld is aan een borgstelling. Deze borgstelling die als
objectief heeft het risico te reduceren, onder meer indekking tegen niet betaling, wordt overigens ook
opgevolgd voor transacties die niet tot inning leiden.
– Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er een
aantal specifieke interacties met andere douane administraties en de Europese Unie, onder meer voor
onderlinge afrekeningen. De boekhouding van D&A staat overigens onder toezicht van de Europese Unie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 36
Processen en functies binnen de entiteit
Aangifteverwerking
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren van pre-arrival
gegevens en aangiften
>
Algemene interactie – specifieke interactie:
help desk electronische aangifte
– Dossierbeheerder
– Applicatie assistent
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 37
Structurerende factoren voor de entiteit
Aangifteverwerking
11/07/2002
>
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:
–
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het
opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van
illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en
deskundig innen van belastingen.
–
De specifieke interactie “help desk electronische aangifte” richt zich op het bijstand verlenen van klanten die moeilijkheden
ondervinden bij het doorsturen van hun electronische aangiften. Dit kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als op
initiatief van de administratie.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
–
Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties van D&A. Deze
gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de gegevens
zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. In het proces
worden ook de regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is een ééduidige
interpretatie aangewezen. Indien er zich bij deze electronische interactie technische of functioneel inhoudelijke problemen
voordoen kan de klant deze help desk contacteren of zal de help desk zelf de klant contacteren en de nodige bijstand verlenen.
Dit gecentraliseerd en enig contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het internationaal aangiftenverkeer.
–
Processen: Betrokken functies worden hier samengebracht om taken uit te voeren van een gelijke aard.
–
Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de aangiftebehandeling.
–
Faciliteiten en infrastructuur: /
–
Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De betrokken functies zijn typische front office functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid is belangrijk voor een snelle
oplossing van de problemen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 38
Processen en functies binnen de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Reglementair bemiddelaar
– Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
junior onderzoeker)
– Junior dossierbeheerder
– Dossierbeheerder
– Junior gegevensbeheerder
>
Uitgaven
– Dossierbeheerder
– Ontvanger
– Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
junior onderzoeker)
– Reglementair bemiddelaar
>
Borgtochten
– Senior dossierbeheerder
– Specialist (Jurist)
>
Invordering
– Extern Correspondent externe instanties
– Toezichtambtenaar
– Reglementair bemiddelaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 39
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
11/07/2002
>
Het proces “Ontvangsten” richt zich op:
–
Het proces “Ontvangsten” behandelt de verwerking van alle betalingen (de verschillende belastingen, taksen, douaneschulden,
accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz...)
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet
werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in
belangrijke mate beïnvloed door het functioneren van het proces inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide
processen onder de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen.
Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor efficiënter wordt , het
contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan
geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten
vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra
georganiseerd.
Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de borgstellingen en de uitgaven.
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk) :
–
Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken van elektronisch
aangifte en betalingsverkeer.
–
Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking.
–
Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben op de processen
ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten.
–
Faciliteiten en infrastructuur: /
–
Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De betrokken functies zijn typische back office functies.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 40
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
11/07/2002
>
Het proces “Uitgaven” richt zich op:
– Het proces “Uitgaven” verzekert de correcte afhandeling van alle bedragen die de federale overheid
verschuldigd is betreffende belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, vrijgegeven
borgsommen, voorheffingen, boetes en toebehoren, enz ... en de vergoedingen voor geleverde prestaties
(deurwaarderskosten, vergoedingen voor de bewaring van in beslag genomen goederen, enz...
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken
van electronisch aangifte en betalingsverkeer.
– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking.
– Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben
op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn typische back office functies.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 41
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
11/07/2002
>
Het proces “Borgtochten” richt zich op:
–
Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de vorm van
borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane & Accijnzen. Het
bewarend beslag valt niet onder dit proces.
–
De activiteitenblok “aanvaarden van de borgtocht” dient om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is
om de borgtocht goed te keuren. De borgtocht wordt in deze activiteitenblok ook formeel aanvaard of afgewezen.
–
De activiteitenblok “opzegging van de borgtocht” dient aan een borgtocht een einde te stellen indien de borg in gebreke blijft
(initiatief van D&A) of om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de borgtocht een einde
te stellen indien de belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De beeindiging van de borgtocht wordt in deze activiteitenblok
ook formeel aanvaard of afgewezen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
–
Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om de formele aanvaarding en opzegging van de borgtochten. De
eenvormigheid in de aanpak is hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam deze activiteiten te concentreren. Het gaat
hier overigens om een centrale ondersteuning van de lokale activiteiten die zich hierdoor op het inhoudelijke kunnen
concentreren. Daar de borgtochten genomen worden als waarborg voor het nakomen van de financiële verplichtingen is de link
met het proces ontvangsten vanzelfsprekend.
–
Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard
bevinden.
–
Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met kennis van vormvereisten en
voorwaarden voor borgtochten
–
Faciliteiten en infrastructuur: /
–
Applicaties en uitrusting: /
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan eventueel overwogen
worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 42
Processen en functies binnen de entiteit
Afsluiting
11/07/2002
>
Afsluiten
– Dossierbeheerder
– Junior gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 43
Structurerende factoren voor de entiteit
Afsluiting
11/07/2002
>
Het proces “Afsluiting en verificatie” richt zich op:
– Het proces “Afsluiting en verificatie” verzekert een controle op de coherentie, de juistheid en de
rechtmatigheid van de boeking van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen voor een
relevante, tijdige en juiste rapportering over deze verrichtingen aan het management en de controlerende
overheden.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun financiële verplichtingen en
rechten.
– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking.
– Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben
op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn typische back office functies. Door hun beperkte aantal en de specificiteit van
hun controlefunctie worden zij als staffunctie voorzien.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 44
Organisatieschema N-3 centra
Douane & Accijnzen
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
D&A
N-3
Doelgroepen
strategie
Doelgroepenbeheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Klantbehandeling
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
Aangiftebehandeling
Mobiel Toezicht
…
Teamchefs
N-3
N-3
Aangiftebehandeling
…
Teamchef
Vergunningen
en audit
Teamchefs
Klantencoordinatie &
Admin. en Boekh.
Controle
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef
Verbintenissen/aanzuivering/rectificatie
…
N-3
Teamchef
Teamchefs
N-3
Regiekamer
Mobiel Toezicht
Teamchef
Geschillen &
invorderingen
p. 45
Processen en functies binnen de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Vergunningen
– Starterscoördinator
– Dossierbeheerder
>
Uitwerken dienstverleningsmodellen
– Analist
>
Administratieve en Boekhoudkundige Controle
– Senior beheerder planning
– Senior analist ICT doorlichting
– Senior analist doorlichting
– Senior gegevensbeheerder
>
Algemene interactie
– Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 46
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Het proces “Vergunningen” richt zich op:
– Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de
waarborg van de naleving van de wetgeving.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties
van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de
klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is
frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken.
Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling.
– Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om
om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze contacten maken
het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen.
– Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt de nadruk
verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle).
Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico onderzoek
en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een nog betere
kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen van een
borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de klant wordt de
kennis van de klant nog verhoogd.
– Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens de
loopduur van het project is de samenwerking met de klant intens.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 47
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces staat het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met
de klanten centraal. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie ten
voordele van risicoreductie staan hierbij centraal.
– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken
bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige
klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office
profielen.
• De starterscoordinator heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de
vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van vergunningen gepast
zijn.
• De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de
vergunningen voldaan is.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 48
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:
– Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te
verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de
situatie van en georganiseerd rond de intenties
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie.
Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op
tijdelijke basis van personen uit de lijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 49
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:
– Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen
aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Hoofdobjectief van dit proces in het kader van vergunningen is het uitvoeren van een voorafgaande audit
op de systemen van de klant nadat een goed inzicht bestaat van in de bestaande risico’s. Het auditrapport
dat er uit voortvloeit zal aanbevelingen doen voor aanpassingen ten einde de risico’s te reduceren.
Aangezien het hier gaat om activiteiten om die het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er
integrerend deel van uitmaken worden zij in deze entiteit ondergebracht.
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Het proces ondersteunt de afsluiting van vergunningen en haar activiteiten maken er
integrerend deel van uit.
– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken
bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de klanten bevinden hebben zij eerder een back office profiel.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 50
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
11/07/2002
>
Het proces “Algemene interactie” richt zich op:
– Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel
pro-actief als reactief met de klant te interageren.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus
idealiter in de centra uitgevoerd worden.
– Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert.
– Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket).
– Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een
praktisch volledige back office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De informatie-ambtenaar is een front-office functie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 51
Processen en functies binnen de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Vergunningen
– Senior coördinator bedrijfsrisico’s
– Coördinator bedrijfsrisico’s
>
Administratieve en Boekhoudkundige Controle
– Senior beheerder planning
– Senior Inspecteur (expert boekhouder)
– Inspecteur (boekhouder)
– Senior analist ICT doorlichting
– Senior gegevensbeheerder
>
Borgtochten
– Coördinator bedrijfsrisico’s
– Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 52
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Het proces “Vergunningen” richt zich op:
– Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de
waarborg van de naleving van de wetgeving.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties
van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de
klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is
frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken.
Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling.
– Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om
om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. (entiteit vergunningen)
Deze contacten maken het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen.
– Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt, wordt de
nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige
controle). Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico
onderzoek en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een
nog betere kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en
bepalen van een borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de
klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.
– Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er projecten uit voortvloeien. Tijdens de loopduur
van het project is de samenwerking met de klant intens.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 53
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces is het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met de
klanten de hoofdzaak. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie
ten voordele van risicoreductie staan hierbij centraal.
– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken
bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige
klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office
profielen.
• De starterscoordinator (entiteit vergunningen) heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als
het ware de vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van
vergunningen gepast zijn.
• Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op het risicobeheer (entiteit Klantencoördinatie en Administratieve
en boekhoudkundige controle). Hij zal er overigens continu op toezien dat de voorschriften van de
formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij verantwoordelijk is worden nageleefd.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 54
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:
– Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen
aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Hoofdobjectief van dit proces is het uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige controles. Het
dient om enerzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken met de aangiften en anderzijds de realiteit van
de goederenstromen te vergelijken met de bedrijfsadministratie.
– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de
controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.
– De verantwoordelijken voor de controles worden in het zelfde team opgenomen als de
klantencoordinatoren die verantwoordelijk zijn voor het bepalen van controleprogramma’s van hun
klanten. Dit maakt dat de expertise geconcentreerd wordt in hetzelfde team, dat de communicatie tussen
beide profielen optimaal kan verlopen en dat de proactieve en reactieve aanpak continu op mekaar kunnen
worden afgestemd.
– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de klant bevinden om de afstanden voor de verplaatsingen
te beperken.
– De profielen uit deze entiteit zullen overigens bij voorkeur ingeschakeld worden voor de risicobeheer
projecten waarbij het gaat om opstellen van risicoprofielen en bepalen van controleaanpak.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 55
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: De entiteit vergunningen enerzijds en anderzijds de entiteit Klantencoördinatie en
administratieve en boekhoudkundige controle hebben beiden tot doel een maximale rechtshandhaving te
realiseren door bevordering van het compliancegedrag. Door de twee benadering (faciliteren enerzijds en
anderzijds contoleren) te verdelen over twee entiteiten onder gezamenlijk management kunnen beide
entiteiten zonder vrees voor belangenconflicten beide stimulansen voor compliancegedrag maximaal
aanwenden. Het afdelingshoofd bewaakt de uiteindelijke doelstelling een maximale risicodekking bieden
tegen minimale totale kosten.
– Processen: De taken binnen dit proces worden uitgevoerd binnen een entiteit waar zich gelijkaardige taken
bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk risicoreductie.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer (inschatting en afdekking) en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– Alhoewel het hier vooral over back office activiteiten gaat, worden hier 2 profielen in één entiteit
samengebracht waarvan de ene een meer front-office karakter heeft dan de andere.
• Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op proactieve risicoinschatting en reductie. Hij zal er continu
op toezien dat de voorschriften van de formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij
verantwoordelijk is worden nageleefd.
• Bij de controleurs ligt de nadruk meer op het achteraf nagaan of de gemaakte afspraken inderdaad
worden nageleefd.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 56
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
11/07/2002
>
Het proces “Borgtochten” richt zich op:
– Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de
vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van
Douane & Accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces.
– Het activiteitenblok “bepalen en berekenen van de borgtocht” dient om de borg vast te stellen in functie
van de inschatting van de mate waarin de belastingplichtige aan het formaliteitenstelsel zal kunnen
voldoen, de inschatting van de schulden die kunnen voortvloeien uit de activiteiten van de
belastingsplichtige en het beoordelen van zijn solvabiliteit.
– Het activiteitenblok “beheren van de borgtocht” dient om de borgtocht aan te passen op basis van de
evaluatie ervan ten aanzien van de evolutie van de activiteiten en het gedrag van de belastingplichtige.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om het bepalen en eventueel aanpassen van de
borgtochten. Aangezien de borgtocht een belangrijke vorm van afdekking van de risico’s is wordt deze
activiteitenblokken in deze entiteit uitgevoerd.
– Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich
taken van gelijke aard bevinden.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige
klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: /
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan
eventueel overwogen worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 57
Processen en functies binnen de entiteit
Aangiftebehandeling
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren pre arrival gegevens
en aangiften
– Junior gegevensverwerker
– Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 58
Structurerende factoren voor de entiteit
Aangiftebehandeling
11/07/2002
>
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:
– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen,
het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties
voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel
plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.
– Het activiteitenblok “ontvangen van aangiftegegevens” omvat het electronisch, schriftelijk of manueel
ontvangen van gegevens die nodig zijn om het gekozen formaliteitenstelsel te kunnen toepassen.
– Het activiteitenblok “valideren van aangiftegegevens” omvat het nazien van de juistheid, de coherentie en
de volledigheid van de gegevens voor het gevraagde formaliteitenstelsel. (Uit het rapport “Definitie van
processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties
van D&A. Het is de bedoeling om dit zo veel mogelijk electronisch te laten verlopen. Voor deze entiteit
hebben de betrokken activiteitenblokken betrekking op het capteren van de schriftelijke en mondelinge
aangiftes. Dit zal ontmoedigd worden maar blijft in de toekomst mogelijk.
– Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale
verwerking.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
aangiftebehandeling en kennis van douane en accijzen formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten
gesitueerd worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 59
Processen en functies binnen de entiteit
Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren van pre-arrival
gegevens en aangiften
– Junior Gegevensverwerker
– Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 60
Structurerende factoren voor de entiteit
Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering
11/07/2002
>
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:
–
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het
opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van
illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en
deskundig innen van belastingen.
–
Het activiteitenblok “aanzuiveren” omvat alle activiteiten voor het opvolgen en vaststellen van de uiteindelijke realisatie van het
gekozen formaliteitenstelsel.
–
Het activiteitenblok “beheren van verbintenissen” omvat het aanvaarden en registreren van verbintenissen teneinde de
goederenstroom niet te hinderen en het opvolgen van deze verbintenissen.
–
Het activiteitenblok “behandelen van aanvragen tot rectificatie” omvat alle activiteiten die betrekking hebben op corrigeren en
annuleren van aangiftes en het aanvragen van de de terugbetalingen en kwijtscheldingen van de schulden die ermee samen
gaan.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
–
Strategie: Alle activiteiten die een tussenkomst vergen binnen het aangifteproces van specifieke kennis van de D&A
formaliteitenstelsels worden verzameld in ee gespecialiseerde entiteit per gewestelijke administratie.
–
Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale verwerking.
–
Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met aangiftebehandeling en kennis
van douane en accijzen formaliteitenstelsels.
–
Faciliteiten en infrastructuur: /
–
Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten gesitueerd worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 61
Processen en functies binnen de entiteit
Regiekamer
11/07/2002
>
Mobiel Toezicht
– Senior beheerder planning
– Beheerder planning
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 62
Structurerende factoren voor de entiteit
Regiekamer
11/07/2002
>
Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:
– Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op
goederen- en verkeersstromen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Deze lokal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht te
interpreteren, te plannen, toe te wijzen aan de adequate teams en ze op te volgen.
– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de
controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.
– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de
afstanden voor de verplaatsingen te beperken.
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: De controleopdrachten worden gestuurd vanuit het riscobeheer en veroorzaken zo weinig
mogelijk hinder voor de klanten.
– Processen: end-to-end proces gericht: de regiekamer heeft het globale overzicht van de status van de
lopende opdrachten.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis
van de bestaande controlemodellen en controle technieken.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn back-office functies.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 63
Processen en functies binnen de entiteit
Mobiel Toezicht
11/07/2002
>
Mobiel Toezicht
– Junior onderzoeker
– Junior onderzoeker (hondenbegeleider)
– Inspecteur
– Inpecteur (scanner operator)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 64
Structurerende factoren voor de entiteit
Mobiel Toezicht
11/07/2002
>
Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:
– Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op
goederen- en verkeersstromen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Deze lokaal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht uit te
voeren en erover te rapporteren.
– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de
controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.
– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de
afstanden voor de verplaatsingen te beperken.
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
–
Strategie: Volgens de D&A strategische principes worden deze opdrachten zoveel mogelijk uitgevoerd zonder hinder te
veroorzaken voor de klant. Het is dus de bedoeling om zich zo snel mogelijk te verplaatsen naar de klant of naar de logistieke
rustpunten van de goederen.
–
Processen: functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard, specifieke verwerking, back-office.
–
Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis van controlemodellen
en technieken van mobiel toezicht.
–
Faciliteiten en infrastructuur: veldwerk, groepering van specifieke behoeften inzake infrastructuur (vervoermiddelen om zich te
verplaatsen)
–
Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Back office entiteit die zich zo dicht mogelijk bij de klant moet bevinden ten einde de hinder van de controles voor de klant te
beperken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 65
Processen en functies binnen de entiteit
Geschillen en Invorderingen
11/07/2002
>
Administratieve en Boekhoudkundige Controle
– Dossierbeheerder
– Specialist
>
Invorderingen
– Dossierbeheerder
– Ontvanger
– Junior gegevensbeheerder
– Specialist
>
Bewarende maatregelen
– Ontvanger
>
Inputbeheer
– Analist
– Onderzoeker
– Junior onderzoeker
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 66
Processen en functies binnen de entiteit
Geschillen en Invorderingen
11/07/2002
>
Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:
–
Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van
controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
–
De activiteitenblokken “administratieve geschillen” dienen om de geschillen over de vaststellingen of beslissingen te beslechten
en indien blijkt dat dit niet kan in de schoot van de administratie ze voor de burgelijke (fiscale) rechter te brengen.
–
De activiteitenblokken “strafrechtelijke geschillen” dienen om de vastgestelde onregelmatigheden te bestraffen en indien ze
niet in de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld door middel van een minnelijke regeling (transactie) de
veroordeling door de strafrechter (correctionele rechtbank) te vorderen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces als aparte entiteit/team op te nemen (per dimensie van de blauwdruk):
–
Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het afhandelen van geschillen met
klanten. Met het oog op het garanderen van de onpartijdigheid waarmede de beslissing over het administratief beroep moet
worden omringd, mag de dienst die op gedecentraliseerd niveau over het administratief beroep beslist, niet tussenbeide komen
in de totstandkoming van de beschikking die wordt aangevochten. Dit heeft tot gevolg dat het team Geschillen en
Invorderingen niet kan worden opgenomen als team onder één van de entiteiten Klantbehandeling, Aangiftebehandeling of
Mobiel Toezicht maar zich naast de betreffende teams moet situeren.
–
Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot
hetzelfde objectief, namelijk het afhandelen van de geschillen. Voor een aantal materies moet een advies ingewonnnen worden
van de cel operationele expertise op niveau n-2, vooraleer over het administratief beroep wordt beslist. Op die wijze wordt een
grotere garantie op een uniforme toepassing van de Europese wetgeving in de individuele dossiers en een centraal overlegpunt
met de Europese Commissie, gerealiseerd.
–
Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met afhandeling van geschillen.
–
Faciliteiten en infrastructuur: /
–
Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De betrokken functies bevinden zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 67
Processen en functies binnen de entiteit
Geschillen en Invorderingen
11/07/2002
>
De processen “Invorderingen” richten zich op:
– Het proces “inputbeheer invordering” dient om aan de hand van de veelheid van inlichtingen die
binnenkomen of verzameld worden, na te gaan of de solvabiliteit van de belastingschuldigen van die aard
is dat in het proces “invordering” specifieke accties dienen genomen te worden.
– Het proces “bewarende maatregelen” bestaat uit het waarborgen van de rechten van de schatkist voor nog
vast te stellen rechten.
– Het proces “Invordering” omvat het uitvoeren van een aantal procedures met als doel enerzijds de nog
verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz.,
voor de federale staat en andere overheden (inclusief supranationale overheden) te recupereren en
anderzijds het ten gelde maken van in beslag genomen, verlaten of aan de douane afgestane goederen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het invorderen van
verschuldigde bedragen bij de klanten. De gemakkelijk uitwisseling van informatie over de klanten met de
andere entiteiten binnen de gewestelijke administratie is hiervoor belangrijk. Aangezien dit overigens
meestal gepaard gaat met een geschillenprocedures worden deze functies in een zelfde afdeling
opgenomen.
– Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken
van gelijke aard bevinden.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
gegevensbeheer, taxatie, invorderingstechnieken en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies bevinden zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 68
Organisatieschema N-3
Onderzoek & Opsporing
11/07/2002
Federaal
Administrateur
Onderzoek &
Opsporing
Zaakcoördinatoren
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
Regionale
O&O
Regionale O&O
eenheid
(2)
eenheid
Afdelingshoofd
Intelligence 1
Teamchef
Rapporteren
en analyse
Teamchef
informatieopzoeking
Permanentie
3
Signaaloriëntatie
Teamchef
Subregio 2
Teamchef
Technische
Ondersteuning
(1)
Kenniscoördinator kan een rol van het afdelingshoofd Intelligence zijn
(2)
Per regio is het aantal teams bepaald door de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke
materies waarvoor O&O bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies, die worden onderscheiden, zijn:
- Materie 1 = Douanecriminaliteit
- Materie 2 = Accijnzencriminaliteit
- Materie 3 = Commerciële fraude
- Materie 4 = Gemeenrecht
(3)
De 4 zaakcoördinatoren hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name:
- Zaakcoördinator 1 = Douanecriminaliteit
- Zaakcoördinator 2 = Accijnzencriminaliteit
- Zaakcoördinator 3 = Commerciële fraude
- Zaakcoördinator 4 = Gemeenrecht
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 69
Processen en functies
11/07/2002
Intelligence
Regionale O&O eenheid
>
>
Zaakbehandeling
– Senior projectbeheerder
– Projectbeheerder
– Junior projectbeheerder
– Senior onderzoeker
– Onderzoeker
>
Dossierbehandeling
– Senior projectbeheerder
– Projectbeheerder
– Junior projectbeheerder
– Inspecteur
– Gegevensanalist
– Senior onderzoeker
– Senior onderzoeker (technische assistentie)
– Onderzoeker
Inputbeheer
– Coördinator (kennis)
=> dit kan een rol zijn van het afdelingshoofd
Intelligence
– Senior analist
– Junior analist
– Junior gegevensbeheerder
– Inlichtingenanalist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 70
Processen en functies binnen de staffunctie
N3 “zaakcoördinatie”
11/07/2002
Zaakcoördinatie
>
Zaakbehandeling
– Coördinator (zaak/materie)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 71
Structurerende factoren (1/3)
Per afdeling/team: relevante blauwdrukelementen
11/07/2002
>
Afdeling Intelligence
• Strategie:verschaft intern en extern intelligence-producten en –diensten
• Cultuur: deze afdeling heeft een dienstverlenende cultuur
– Team rapporteren & analyse (met teamchef):
• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (rapporteren en analyses maken)
• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen
– Team informatie-opzoeking (met teamchef):
• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit
• Competenties: medewerkers hebben dezelfde technische en generieke competenties
• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen
– Team signaaloriëntatie (zelfsturend):
• Strategie: dit team heeft een oriënterende opdracht
• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit
• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen
– Team permanentie (zelfsturend):
• Strategie: medewerkers gebruiken hetzelfde interactiekanaal (telefoon)
• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit
• Competenties: medewerkers hebben allemaal dezelfde technische en generieke competenties
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 72
Structurerende factoren (2/3)
Per afdeling: relevante blauwdrukelementen
11/07/2002
>
Regionale O&O eenheid
• Strategie: deze afdeling heeft een uitvoerende opdracht, met name uitvoeren van onderzoek en
opsporingsoperaties (inclusief de ondersteuning van de uitvoering door het team ‘technische
ondersteuning)
• Cultuur: deze afdeling heeft een repressieve cultuur
• Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde
regio
– Team subregio (met teamchef):
• Competenties(technisch) : medewerkers binnen het team zijn gericht op het in goede banen leiden
en uitvoeren van onderzoeksactiviteiten en delen bepaalde inhoudelijke specialisaties in een bepaalde
materie (aantal per materie hangt af van het belang van de materie in de subregio)
• Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde
subregio
– Team technische ondersteuning (met teamchef):
• Strategie: dit team heeft als opdracht, het uitvoeren van onderzoek en opsporingsoperaties te
ondersteunen
• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (op het terrein de technische ondersteuning en
qua deskwerk de operationele analyse)
• Competenties: medewerkers met dezelfde technische specialisatie hebben gelijke technische en
generieke competenties, enerzijds de technische ondersteuning op het terrein en anderzijds aan de
desk de operationele analyse
• Uitrusting: medewerkers gebruiken hetzelfde technische materiaal (terrein) of dezelfde IT-toepassing
(desk)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 73
Structurerende factoren (3/3)
Per team: relevante blauwdrukelementen
11/07/2002
>
Zaakcoördinatie als staffunctie N3:
– Competenties: De 4 zaakcoördinatoren in dit team hebben een inhoudelijke specialisatie, ze hebben dezelfde
generieke competenties, maar hebben meer kennis van bepaalde materie (zie slide met organisatoeschema)
– Proces: Dit team vormt de schakel tussen signaalorëntatie en de regionale (n-4) O&O afdelingen met hun subregio
teams
– Strategie:Dit team is sturend en is dus een staffunctie van het n-3 niveau, het team neemt eigenlijk taken van de
N3 over in de vorm van delegatie
– Centraal: Dit team bevindt zich bij voorkeur centraal waar ook signaalorëntatie gesitueerd is
Opmerking: Er werd aan het DIRCOM een nota voorgelegd over ‘zaakcoördinatie’ bij O&O. De hoofdlijnen daarvan zijn:
>
Complexiteit en opdrachten O&O: O&O werkt binnen 22 verschillende wetgevingen, die vele diverse materies betreffen.
Het is nodig de aanpak van zaken binnen elk van deze wetgevingen nationaal te coördineren.
–
–
>
Inhoud en nut van de functie ‘zaakcoördinator’: Door het creëren van de functie ‘zaakcoördinator’, met onderstaande
taken, worden de problemen van de AS IS-situatie in de TO BE-situatie als volgt opgelost:
–
–
–
>
Deze taak vergt een zekere gespecialiseerde kennis van de wetgeving alsook van de ontwikkelingen binnen het vakdomein.
Daarenboven worden 'verantwoordelijken' van bepaalde domeinen regelmatig opgeroepen om deel te nemen aan
(inter)nationale werkgroepen met als doel info uitwisselen om de aanpak in de strijd tegen de fraude te optimaliseren alsook
(supra)nationationale afspraken maken over de aanpak van lopende onderzoeken.
Taak 1 : Het voorbereiden van de zaakstrategie in grote lijnen, rekening houdend met de eigenheid van de te behandelen
materie, leidt tot een homogene aansturing van de zaken binnen een bepaalde materie over het hele land
Taak 2 : Het opvolgen van de actualiteit en de behaalde resultaten inzake lopende zaken, binnen elk van de materies, leidt tot
het leveren van toegevoegde waarde in (inter)nationale werkgroepen op basis van know-how en actuele inzichten
Taak 3 : Het vergaren van specifieke externe informatie over de materie en de ontwikkelingen inzake regelgeving leidt tot
diepgaande, gespecialiseerde kennis van de vakdomeinen en tot een meer effectieve en efficiënte operationele werking.
Zaakcoördinatie in staf van N3 : Gezien de inhoud van de functie (op hoog niveau aansturen van werkprocessen) en de
aanzienlijke indirect-specifieke werklast (voortvloeiend uit o.a. veelveeldige (inter)nationale contacten), wordt de functie
als staffunctie aan de N-3 toegevoegd. De N-3, die het takenpakket delegeert, blijft zo wel zelf de finale verantwoordelijke.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 74
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
Particulieren
Organisatieschema N-2 Particulieren
11/07/2002
N-2
Directeur-Generaal
Particulieren
Directeur
Doelgroepen
strategie
Directeur
Management
ondersteurning
…
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Eupen
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
Gewestelijk
N-3
Administrateur
Particulieren
18 centra
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Opsporing
1 centrum
p. 76
Organisatieschema N-2 Particulieren
11/07/2002
De entiteit Particulieren richt zich op:
>
Particulieren als doelgroep:
–
“Het identificeren van de particulieren als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de
dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep Particulieren
(relatief eenvoudige aangiften, regelmaat in aangiften enz.) geven invulling aan de bijhorende
dienstverleningsstrategie. De dienstverlening is hierbij gebaseerd op een klantenprofiel dat wordt gevoed
met relevante klanteninformatie. Het inzicht in de belastingsituatie van de particulier maakt het mogelijk
om de dienstverlening aan deze doelgroep te optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke
belastingopbrengst te genereren”.
(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)
>
Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep Particulieren als volgt worden afgebakend:
–
>
Loon- en weddentrekkers, vervangingsinkomsten, gepensioneerden & renteniers, bedrijfsleiders*,
vennoten* en bestuurders* (als overgangsmaatregel).
De entiteit Particulieren beschikt over 19 Gewestelijke Administraties (N-3 functies):
–
–
–
18 centra met algemene bevoegdheid inzake het bijstaan van het doelgroepsegment “Particulieren” in het
vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles
op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen geschillen
te behandelen”.
1 polyvalent centrum (Eupen), dat ressorteert onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent
centrum bedient in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen zowel de Particulieren, de
KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit de taalspecifieke vereisten en de lage
werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk arrondissement.
1 nationaal centrum opsporingen, dat hiërarchisch afhankelijk is van de Directeur-Generaal N-2
Particulieren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel de nationale als lokale opsporingsactiviteiten
aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 77
Organisatieschema N-3 Centra Particulieren
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
Particulieren
N-3
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
de burgers
…
Teamchef
Front Office
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
verwerking
…
Teamchef
Gestandaardisee
rde verwerking
Afdelingshoofd
Specifieke
behandeling
…
Teamchef
Specifieke
behandeling (incl.
Geschillen)
p. 78
Processen en functies binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens
– Informatie-ambtenaar
>
Algemene interactie/specifieke interactie
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 79
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:
–
–
–
>
Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst (op het vlak van
de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties). Dit betekent o.a. dat de communicatie naar de
belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt en waar relevant, gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de
organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op alle soorten interacties met de
belastingplichtige, zowel algemeen als dossiergebonden.
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren waartoe de
belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen.
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
–
Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’.
–
–
Proces ‘algemene interactie en specifieke interactie’.
Opmerking: het betreft hier de front office functies vanuit het proces specifieke interactie: het ontvangen van materiële fouten
en het opvangen van de reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel. Deze fouten en reacties worden opgelost in de
back office (entiteit specifieke behandeling). Vanuit het proces algemene interactie worden de algemene interacties face to face
opgevangen en waar mogelijk opgelost.
Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke algemene en specifieke interacties.
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 80
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te
identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een
uniek dossier. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het uniek dossier
zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ heeft
tevens tot doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter beschikking zijn met betrekking
tot deze belastingplichtigen (natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te verzamelen en te
beheren. Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de
belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.
Binnen het activiteitenblok ‘identificeren van belastingplichtige en wijzigingen’ zullen verschillende types
interacties plaatsvinden: aanvragen voor verandering van gegevens, aanvragen voor bijkomende
informatie, …
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
De verschillende types interacties die in het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en
wijzigingen’ voorkomen kunnen afgehandeld worden via het contact center, maar ook via de front-office
functies bij de entiteit Particulieren die zich situeren in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 81
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘algemene interactie’ richt zich op:
–
–
Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief
met de klant te interageren.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s per type interactie
voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de doelgroep Particulieren worden onderscheiden:
•
•
•
•
•
•
•
Vraag tot inzage dossier.
Vraag status behandeling.
Afleveren van attesten.
Vraag tot akkoord.
Vraag tot uitstel.
Hulp bij reactie op taxatie-voorstel.
Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
–
Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste
toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist.
Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de fysieke front-office
functies.
De functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" zijn operationeel, overkoepelend en staan dicht bij het
terrein. Ze kunnen dus idealiter in de centra uitgevoerd worden (uit scoring van staffuncties). Klanteninteracties geschieden
principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. (uit stuurgroep 18/3 - CRM interactieprincipes). De
functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" worden dus uitgevoerd in de front office kantoren. Waar
mogelijk moet een burger bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). Vooral voor nietdossiergebonden interacties moet gestreefd worden naar een geïntegreerde dienstverlening. (uit stuurgroep 18/3 - CRM
interactieprincipes).
De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke interacties die een
interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies binnen de back office. De back office
functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de
fiscale situatie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 82
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De communicatie naar de belastingplichtige wordt maximaal geïntegreerd en wordt, waar relevant,
gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het
toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.
Processen:
– Integratie van activiteiten en taken inzake afhandeling van fysieke contacten met de belastingplichtige
Particulier.
Competenties:
– Groepering van gelijklopende generieke competenties.
Faciliteiten en infrastructuur:
– Groepering van fysieke contacten met de belastingplichtige Particulier in eenzelde locatie.
– Koppeling van de plaats waar de fysieke contacten met de belastingplichtige plaatsvinden en de plaats
waar de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zich bevinden (fucties binnen proces
nazicht fungeren als back office functies voor specifieke interacties).
Applicaties en uitrusting:
– /.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 83
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De functies Informatie-ambtenaar en senior informatie-ambtenaar bevinden zich in de front office.
–
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren is beperkt tot de fysieke frontoffice functies.
De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies
binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’.
Met de huidige stand van de automatisering van het aangifte- en verwerkingsproces bij de doelgroep
Particulieren, zal de fysieke bereikbaarheid van de controlekantoren van groot belang blijven. Het
beschikbaar blijven van de vele controlekantoren voor de doelgroep Particulieren, beïnvloedt de ‘span of
control’ van een centrummanager. Mochten de mogelijkheden van automatisering van het aangifte- en
verwerkingsproces voor Particulieren tenvolle benut worden, dan ontstaat de mogelijkheid om centra
Particulieren in de toekomst samen te voegen (Uit het rapport bepaling van het aantal en de
ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau).
–
–
>
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Geen specifiëring.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 84
Processen en functies binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Gegevensbeheerder
– Junior Dossierbeheerder
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Gegevensbeheerder
– Junior Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 85
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op:
–
–
>
In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het
betreft hier meestal taken die :
• Grote volumes dossiers behandelen.
• Sterk te automatiseren zijn.
• Enkel een basisinteractie met de belastingplichtige vereisen.
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren
die in ‘back office’ zit, nl. waar de belastingplichtige niet bewust mee in contact treedt.
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van
gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van
anomalieën’.
–
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed –
aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen anomalieën’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 86
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie
van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf,
informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige).
Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier.
In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen
anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de
belastingplichtige plaats.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
–
De activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties
van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’. zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling
‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor Particulieren.
Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de
toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de
afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen
bevinden.
De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van
anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren.
De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de
functies in het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 87
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
De activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed – aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen
anomalieën’ zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling ‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor
Particulieren.
Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de
toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de
afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen
bevinden.
De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van
anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 88
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Het geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken.
Processen:
– Integratie van verschillende verwerkingsprocessen voor de verschillende types belastingen.
Competenties:
– Groepering van gelijklopende generieke competenties.
Faciliteiten en infrastructuur:
– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de
toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de
afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen
bevinden.
Applicaties en uitrusting:
– Groepering rond specifieke applicaties mbt. geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 89
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
–
>
De functies Junior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder bevinden zich in ‘back office’.
Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de
toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de
afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen
bevinden.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Geen specifiëring.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 90
Processen en functies binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Specialist
>
Algemene interactie
– Junior Inspecteur
– Inspecteur
– Specialist
>
Nazicht
– Beheerder Planning
– Junior Inspecteur
– Inspecteur
– Specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 91
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op:
–
–
–
>
Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de grondige controle polyvalent uit te voeren
op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze
controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op acties die door de
administratie worden genomen ten aanzien van de belastingplichtige, dit op basis van verwerkte en
geïnterpreteerde gegevens.
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren
waar de administratie Particulieren zelf stappen onderneemt naar de belastingplichtige toe in functie van
bijstand, nazicht en eventueel opsporing.
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
–
–
–
–
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en
‘gerechtelijke geschillen’. Uit een standpunt ingenomen tijdens het oplossen van een anomalie of een
reactie van een BP kan een geschil komen. Dit geschil wordt behandeld in de afdeling ‘Specifieke
behandeling’.
Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor Particulieren’.
Opmerking: het betreft hier de back office functies bij de stroomschema’s ‘specifieke interacties voor
Particulieren’ die door de afdeling specifieke behandeling worden opgenomen.
Proces ‘nazicht fiscale situatie’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen alle activiteitenblokken van het proces nazicht fiscale
situatie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 92
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie
van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf,
informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige).
Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een enig dossier.
In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen
anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de
belastingplichtige plaats.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
De front-office functies zullen de reacties van de belastingplichtige Particulier opvangen met betrekking tot
vastgestelde materiële fouten, het taxatievoorstel dat ze van de administratie mochten ontvangen, … . De
back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies
binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’.
De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de
functies uit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 93
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ richt zich op:
–
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s
per type interactie voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de
doelgroep Particulieren in het kader van specifieke behandeling worden onderscheiden:
• Vraag tot inzage dossier.
• Vraag tot akkoord.
• Vraag tot uitstel.
• Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier.
• Vraag status behandeling
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de
toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist.
Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de
fysieke front-office functies.
De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke
interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies
binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden
opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 94
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van
geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte
vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen
van de geschillen die hiermee samenhangen.
– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s
uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen
controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld
door het proces ‘operationele expertise’.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van
dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen
het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.
De belangrijkste doelstelling voor dit proces is vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van
het taxatieproces, o.m. door de gebruikte controleprocedures te objectiveren. Hiervoor worden de
bijstands- en nazichtsactiviteiten op het terrein best gecoördineerd in eenzelfde organisatorische entiteit.
Vanuit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zal een continue verbetering van het
risicobeheersingproces nagestreefd worden door het verlenen van feedback omtrent de selectiemotieven
en de behaalde resultaten i.v.m. die selectiemotieven. Door het samenbrengen van de bijstands- en
nazichtsactiviteiten in eenzelfde organisationele entiteit wordt een eenduidig aanspreek- en
coördinatiepunt gecreëerd voor de functies binnen risicobeheer.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 95
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Grondige controles worden best polyvalent uitgevoerd op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de
entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten
belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.
Processen:
– Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand, nazicht en eventueel opsporing ten aanzien van de
belastinplichtige Particulier.
– Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand en nazicht over de verschillende types belastingen
heen.
Competenties:
– Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.
Faciliteiten en infrastructuur:
– /
Applicaties en uitrusting:
– /
>
Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling
–
De functies binnen de activiteitenblokken ‘behandeling van adminstratieve en gerechtlijke geschillen’ zijn
binnen de entiteit Particulieren geïntegreerd in de teams specifieke behandeling. De behandeling van
geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 96
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
–
–
>
De functies Junior Gegevensbeheerder, Specialist, Inspecteur, Junior Inspecteur, Beheerder planning
bevinden zich in de back-office.
Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van
dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen
het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.
De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke
interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies
binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden
opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
–
–
–
Specifiëring met betrekking tot risicobeheer.
In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten
Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze
projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’.
In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden
betrokken.
Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde
functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best
een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.
Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke
administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een
functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 97
Organisatieschema N-3 Centrum Eupen
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
Eupen
N-3
…
Teamchef
Front Office
(event. afzonderlijk
voor P-KMO)
…
Teamchef
Dienstverlening
(event. afzonderlijk
voor KMO-GO)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchef
Gestandaardiseerde
verwerking
Teamchef
Specifieke
behandeling (event.
afzonderlijk voor PKMO-GO – incl.
geschillen)
p. 98
Processen en functies binnen de entiteit
“Eupen”
11/07/2002
>
Nog te bepalen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 99
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Eupen”
11/07/2002
>
Voor de belastingplichtige Particulieren in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen wordt het
polyvalent centrum Eupen opgericht, dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent
centrum bedient zowel de Particulieren, de KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit
de taalspecifieke vereisten en de lage werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk
arrondissement.
>
De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Eupen is vooral geënt op de organisatiestructuur van een
gewestelijke administratie KMO.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 100
Organisatieschema N-3 Centrum Opsporingen
11/07/2002
N-3
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Opsporingen
Afdelingshoofd
Opsporingen
…
Teamchef
N3 KMO
Opsporingen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 101
Processen en functies binnen de entiteit
“Opsporingen”
11/07/2002
>
Risicobeheer
– Junior Onderzoeker
– Onderzoeker
– Junior Inspecteur
– Junior Projectbeheerder
– Intern Correspondent
>
Nazicht fiscale situatie
– Junior Onderzoeker
– Onderzoeker
– Junior Inspecteur
– Junior Projectbeheerder
– Intern Correspondent
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 102
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Opsporingen”
11/07/2002
>
De beslissing is genomen om de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen hiërarchisch
onder de Directeur-Generaal van de N-2 Particulieren te situeren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel
de nationale als lokale opsporingsactiviteiten aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote
Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer.
>
De teamchefs Opsporingen zijn hiërarchisch afhankelijk van de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal
Centrum Opsporingen. De teams Opsporingen bevinden zich fysiek evenwel in de kantoren van de afdelingen
‘Specifieke behandeling’ van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen.
>
De Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen zal op ‘contract-basis’ (= service-level
agreements) samenwerken met zijn collega’s Gewestelijk Administrateurs van de respectievelijke entiteiten
Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen, maar ook met Risicobeheer en Fraudebestrijding. In deze ‘service
level agreements’ zal concreet worden vastgelegd op welke manier en met welke timing bepaalde concrete
vaststellingen op het terrein moeten worden uitgevoerd.
>
Op termijn zullen de opsporingsteams hiërarchisch worden geïntegreerd in de afdelingen ‘Specifieke behandeling’
van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 103
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
KMO
Organisatieschema N-2 KMO
11/07/2002
N-2
Directeur-Generaal
KMO
Directeur
Management
Ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
Strategie
…
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Buitenlanders
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Gewestelijk
N-3
N-3
Administrateur
KMO
27 centra
p. 105
Organisatieschema N-2 KMO
11/07/2002
>
De entiteit KMO richt zich op:
–
De KMO’s als doelgroep
“Het identificeren van de Kleine- en Middelgrote Ondernemingen als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de
dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep KMO geven invulling aan de
bijhorende dienstverleningsstrategie. Deze strategie heeft tot doel de dienstverlening aan de belastingplichtige te
optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst te genereren”.
(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)
>
Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep KMO als volgt worden afgebakend:
–
Alle dossiers die niet bij P of GO worden ingedeeld. Het gaat dus in hoofdzaak om kleine en middelgrote ondernemingen,
zelfstandigen en VZW’s.
>
De entiteit KMO beschikt over 28 Gewestelijke Administraties (N-3 functies):
–
27 centra met algemene bevoegdheid
“Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “KMO” in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken
van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de
mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
1 centrum voor de buitenlanders
Voor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal en tevens
polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien dat onder dit centrum
tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office) zullen ressorteren.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 106
Organisatieschema N-3 KMO
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
KMO
N-3
…
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
de burgers
…
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking (*)
…
…
Teamchef
Teamchef
Front Office
Dienstverlening
(*):
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
Teamchef
Specifieke
Behandeling (incl.
Geschillen)
Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier
eventueel aan toegevoegd worden
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 107
Processen en functies binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Junior Dossierbeheerder
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Junior Dossierbeheerder
>
Algemene/specifieke interactie KMO
– Dossierbeheerder
– Junior Informatie-ambtenaar
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
>
Uitwerken dienstverleningsmodellen
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 108
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:
–
Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën
(naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.).
“De entiteit KMO als partner van de belastingplichtige:…In dit kader plaatst de entiteit KMO zich
tegenover de belastingplichtigen als een partner die hen helpt in het vervullen van hun verplichtingen
door hen met informatie en hulp bij te staan op het vlak van deze verplichtingen..”
(Uit het Strategisch kader van het programma KMO)
–
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO waartoe
de belastingplichtige zich kan richten bij vragen.
“Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de
overheidsdienst .. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal
geïntegreerd wordt ... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen
aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
>
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de
belastingplichtige en wijziging’.
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële
fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 109
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende
bedragen en behandelen van de anomalieën’
–
Proces ‘algemene interactie’.
Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke specifieke interacties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 110
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen
te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een
uniek dossier ... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van
de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben
op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in
zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van
de belastingplichtige die een wijziging komt melden aan de front-office. Dit zijn taken die behoren tot de
kern van de opdracht van de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 111
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien
te behandelen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op
het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn
betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere
kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die
aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig
waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het
oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is
een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de
betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft
om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de
belastingplichtige.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 112
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen
en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de
belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden
geanalyseerd en indien nodig verbeterd.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te
wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op
het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere
kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die
aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing
zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen
(type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de
afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die
invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 113
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
>
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op:
–
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief
met de klant te interageren…
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling “Dienstverlening aan de burger”:
• Vraag tot inzage in het dossier
• Vraag voor specifieke informatie
• Vraag voor een attest
• Afleveren van een vergunning
• Vaststellen van schade
• Vraag tot ruling
• Vraag voor toekennen van uitstel
• Hulp bij het invullen van een aangifte
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
–
–
Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de re-actieve – dossiergebonden
- interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere
kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies
ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die
invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.
De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus idealiter in de centra
uitgevoerd worden.
Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert.
Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket).
Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een praktisch volledige back
office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 114
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te
verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de
situatie van en georganiseerd rond de intenties
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie.
Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op
tijdelijke basis van personen uit de lijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 115
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van
belang is worden in deze afdeling samengebracht.
Processen:
–
Competenties:
–
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 116
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
–
–
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel front-office functies als backoffice functies (‘account-managementteams’).
De functie Junior Informatie-ambtenaar, Informatie-ambtenaar en Senior informatie-ambtenaar bevinden
zich in de front office.
De functies Junior dossierbeheerder, Dossierbeheerder, Junior Informatie-ambtenaar, en Senior Informatieambtenaar bevinden zich in de back-office
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 117
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ – KMO wijkt op het volgende punt af van de entiteit Particulieren:
–
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel een front-office als een
afzonderlijke back-office. Enerzijds wordt verantwoord door de omvang van deze afdeling waardoor een
zekere kritische massa kan gegarandeerd worden in elk van de centra, anderzijds is voor de bijstand en
ondersteuning een zekere lokale kennis van de betrokken belastingplichtigen vereist voor een goede
werking. Binnen de Directie-generaal P, hebben beide argumenten minder gewicht en is dan ook voor een
andere invulling gekozen.
Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor KMO’s:
–
–
Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de
notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl.
proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en
proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te
kunnen komen tot een ruling.
In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de
account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt
een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van KMO, een
tweede gedeelte wordt behandeld in de directie bijstand aan belastingplichtigen en controle.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 118
Organisatieschema N-3 KMO
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
KMO
N-3
…
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
de burgers
…
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking (*)
…
Teamchef
Teamchef
Front Office
Dienstverlening
(*):
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
…
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(incl. Geschillen)
Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen
hier eventueel aan toegevoegd worden
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 119
Processen en functies binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Junior Gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 120
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op:
–
–
>
In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen.
betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO
waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt.
Het
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’,
evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet
opgenomen zijn in de beschrijvingen
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische
verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen
Opmerking: de scanningoperaties in het kader van de BPR Secretariaat en logistieke diensten kunnen
eventueel aan deze entiteit toegevoegd worden.
-
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 121
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien
te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming
van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok
worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden
geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan
worden.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen
overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn,
worden in deze afdeling ondergebracht.
Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of
kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies
die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 122
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt ...”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te
wijzen:
–
–
De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen
overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn,
worden in deze afdeling ondergebracht.
Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of
kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies
die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 123
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele
verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling.
Processen:
–
Competenties:
–
Faciliteiten en infrastructuur:
– Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale
verwerking te doen
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 124
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
De functie Junior Gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 125
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Gestandardiseerde verwerking’ – KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:
–
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast
zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een
bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een
beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze
activiteiten in de Directie-generaal KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ ondergebracht.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 126
Organisatieschema N-3 KMO
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
KMO
N-3
…
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
de burgers
…
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking (*)
…
…
Teamchef
Teamchef
Front Office
Dienstverlening
(*):
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
Teamchef
Specifieke
Behandeling
(incl. Geschillen)
Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier
eventueel aan toegevoegd worden
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 127
Processen en functies binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Specialist*
>
Algemene interactie KMO
– Specialist
*
Deze functies zijn hier ondergebracht maar horen
functioneel thuis bij ‘Dienstverlening aan de
burgers’
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
Nazicht van de fiscale situatie
– Beheerder Planner
– Junior Inspecteur
– Inspecteur
– Senior Inspecteur
– Specialist
p. 128
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op:
–
>
het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden
ook binnen deze afdeling behandeld.
“Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn
geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle
soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is…
(Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel
aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook …
doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de
verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen ... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de
geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’.
–
Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor KMO’.
Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier,
–
Proces ‘nazicht fiscale situatie’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het
nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en
opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 129
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen
voortvloeien te behandelen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen:
–
De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde
profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’
aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de
fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan
deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid
worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een
gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 130
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
>
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op:
–
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel
pro-actief als reactief met de klant te interageren…
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”:
• Vraag tot inzage in het dossier
• Vraag om gehoord te worden
• Vraag voor toekennen van uitstel
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige
gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen
behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig.
Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 131
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen
tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden
en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt
hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden
afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend
van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen:
–
–
Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op
het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn
taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’
Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de
idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en
constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke
samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisationele
entiteit.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 132
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s
in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze
afdeling
Processen:
– Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde
de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen.
Competenties:
– De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling ondergebracht
om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een
verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die
functie in een bepaalde organisationele entiteit.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
>
Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling
–
Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende
soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke
geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal KMO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling
maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de
verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 133
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
–
>
De functies Specialist, Inspecteur (alle types), Beheerder Planning bevinden zich in de back-office.
De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slechts voor een
beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt
de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
–
Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’
wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van
projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de
functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen
‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer
activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.
Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat
dit voor deze functies zal meebrengen.
Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke
administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een
functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 134
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:
–
De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale
gegevens’ worden bij de Directie-generaal in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal
KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 135
Organisatieschema N-3 Buitenlanders
11/07/2002
Opmerking: Moet nog verder bepaald worden
Gewestelijk
Administrateur
Buitenlanders
N-3
…
Afdelingshoofd
Dienstverlening aan
de burgers
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
Verwerking (**)
…
Afdelingshoofd
Specifieke
Behandeling
…
…
Teamchef
Teamchef
Teamchef
Front Office
Dienstverlening
(event. afzonderlijk
voor P-KMO)
(event. afzonderlijk
voor KMO-GO)
Specifieke
Behandeling
(event. afzonderlijk
voor P-KMO-GO –
incl. geschillen)
(**): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier
eventueel aan toegevoegd worden
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 136
Processen en functies binnen de entiteit
“Buitenlanders”
11/07/2002
>
Nog te bepalen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 137
Structurerende factoren functies binnen de
entiteit “Buitenlanders”
11/07/2002
>
Het centrum buitenlanders richt zich op:
–
Voor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal
en tevens polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien
dat onder dit centrum tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office)
zullen ressorteren
(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)
>
De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Buitenlanders is vooral geënt op die van een gewestelijke
administratie KMO.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 138
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
Grote Ondernemingen
Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen
11/07/2002
Directeur-Generaal
N-2
Grote
Ondernemingen
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Directeur
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
7 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 140
Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen
11/07/2002
>
De entiteit Grote Ondernemingen richt zich op:
–
Grote Ondernemingen als doelgroep:
“De onderkenning en afbakening van de doelgroep Grote Ondernemingen is van belang kijkend naar
het significante aandeel dat deze groep heeft in het totaal van de belastingopbrengsten. Door het
ontwikkelen van een doelgroepstrategie kan vervolgens de dienstverlening aan de belastingplichtigen
geoptimaliseerd worden en kan bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst gegenereerd
worden. Een optimale dienstverleningsstrategie voor deze doelgroep kan bovendien een positief effect
hebben op internationale grote ondernemingen die overwegen zich in België te vestigen”.
(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)
>
Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep GO als volgt worden afgebakend:
–
>
Uitgegaan wordt van de notie groepen van ondernemingen. Voorgesteld wordt om voor de grote ondernemingen NIET meer uit
te gaan van de boekhoudkundige norm. Momenteel wordt een norm gezocht zodat het totaal aantal grote ondernemingen
overeenkomstig is met het aantal dat bepaald werd in het rapport “bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de
lijnfuncties van N-3 niveau” volgens de boekhoudkundige norm.
De entiteit GO beschikt over 7 Gewestelijke Administraties (N-3 functies) georganiseerd per sector:
–
7 centra met algemene bevoegdheid
“Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “GO”, opgesplitst per sector in het vervullen van
hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de
aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen
uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
Ieder centrum fungeert als enig contactpunt voor de toegewezen grote ondernemingen in België. De opvolging en de bijstand
van de grote ondernemingen zal gebeuren door account-managers en account-management teams die hun afspraken
hoofdzakelijk op de sites van de respectieve ondernemingen kunnen vastleggen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 141
Organisatieschema N-3 GO
11/07/2002
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
verwerking *
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
SectorXX
Sector
…
…
Teamchef
Dienstverlening aan
de burger Sector X
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef Spec.
behandeling (incl.
Geschil.) Sector X
p. 142
Organisatieschema N-3 GO
Gestandaardiseerde verwerking
11/07/2002
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
verwerking *
Afdelingshoofd
Sector X
…
…
Teamchef
Dienstverlening aan
de burger Sector X
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef Spec.
behandeling (incl.
Geschil.) Sector X
p. 143
Processen en functies binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Junior gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 144
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op:
–
–
–
>
In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het
betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Gote
ondernemingen waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt.
De scanningoperaties kunnen eventueel toegevoegd worden aan deze entiteit in het kader van de BPR
Secretariaat en Logistieke diensten.
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’,
evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet
opgenomen zijn in de beschrijvingen
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische
verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 145
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien
te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming
van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok
worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden
geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan
worden.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
>
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen
overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn,
worden in deze afdeling ondergebracht.
Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of
kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies
die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 146
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt ...”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen
overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn,
worden in deze afdeling ondergebracht.
Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of
kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies
die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 147
Structurerende factoren binnen de afdeling
“gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele
verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling.
Processen:
–
Competenties:
–
Faciliteiten en infrastructuur:
– Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale
verwerking te doen
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 148
Structurerende factoren binnen de afdeling
“gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie Junior gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Geen specifiëring.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 149
Structurerende factoren binnen de afdeling
“gestandaardiseerde verwerking”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ – Grote ondernemingen wijkt op volgende punten af van de entiteit
Particulieren:
–
De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast
zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een
bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een
beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze
activiteiten in de Directie-generaal Grote Ondernemingen in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’
ondergebracht.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 150
Organisatieschema N-3 GO
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
verwerking
Afdelingshoofd
Sector X
…
…
Teamchef
Dienstverlening aan
de burger Sector X
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef Spec.
behandeling (incl.
Geschil.) Sector X
p. 151
Processen en functies binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens
– Informatie ambtenaar
– Senior informatie-ambtenaar
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Junior dossierbeheerder
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Junior dossierbeheerder
>
Algemene interactie en specifieke interactie
– Dossierbeheerder
– Account manager
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
>
Uitwerken dienstverleningsmodellen
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 152
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:
–
Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën
(naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.).
“…dat de administratie zijn acties oriënteert naar de onderneming en zorgt dat haar processen
aangepast zijn aan de belastingplichtige…. het nemen van initiatieven ten opzichte van de
belastingplichtigen stimuleren, om hen te begeleiden en om zich ervan te verzekeren dat ze voldoen
aan hun fiscale verplichtingen op tijd en op een correcte manier.”
(Uit het Strategisch kader van het programma GO)
–
Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) GO waartoe
de belastingplichtige zich kan richten bij vragen.
“Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de
overheidsdienst .. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal
geïntegreerd wordt ... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen
aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
>
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
–
–
Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de
belastingplichtige en wijziging’.
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële
fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’
Opmerking: De afdelingshoofden dienstverlening bevinden zich allemaal in Brussel.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 153
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende
bedragen en behandelen van de anomalieën’
–
Proces ‘Algemene interactie en specifieke interactie’.
Opmerking: het betreft hier de behandeling van specifieke interacties die binnen het kader van
dienstverlening kunnen voorkomen. Een aantal specifieke interacties kunnen eveneens voorkomen binnen
het kader van een specifieke behandeling en zullen dan behandeld worden binnen de entiteit Specifieke
behandeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 154
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen
te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een
uniek dossier ... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van
de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben
op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in
zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van
de belastingplichtige die een wijziging meldt. Dit zijn taken die behoren tot de afdeling ‘dienstverlening
aan burgers’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 155
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien
te behandelen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op
het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn
betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere
kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die
aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig
waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het
oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is
een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de
betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft
om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de
belastingplichtige.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 156
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen
en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de
belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden
geanalyseerd en indien nodig verbeterd.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te
wijzen:
–
Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op
het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere
kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die
aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing
zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen
(type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de
afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die
invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 157
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel
pro-actief als reactief met de klant te interageren…
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”:
• Vraag tot inzage in het dossier
• Vraag voor specifieke informatie
• Vraag voor een attest
• Afleveren van een vergunning
• Vaststellen van schade
• Vraag tot ruling
• Vraag voor toekennen van uitstel
• Hulp bij het invullen van een aangifte
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de reactieve – dossiergebonden - interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier
deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken
belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling
‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek
een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 158
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te
verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de
situatie van en georganiseerd rond de intenties
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie.
Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op
tijdelijke basis van personen uit de lijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 159
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van
belang is worden in deze afdeling samengebracht.
Processen:
–
Competenties:
–
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 160
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit GO omvat zowel front-office en back-office
activiteiten. De front-office activiteiten worden opgenomen door de functie Dossierbeheerder en
Accountmanager en kunnen uitgevoerd worden in een front-office infrastructuur van vergaderzaaltjes en
ontvangsruimtes. Er zijn geen loketten.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Geen specifiëring.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 161
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Dienstverlening aan de burgers”
11/07/2002
>
Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor GO’s:
–
–
Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de
notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl.
proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en
proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te
kunnen komen tot een ruling.
In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de
account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt
een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van GO, een tweede
gedeelte wordt behandeld in de afdeling Bijstand aan de burger en Controle.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 162
Organisatieschema N-3 GO – “Specifieke
behandeling”
11/07/2002
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
Afdelingshoofd
Gestandaardiseerde
verwerking *
Afdelingshoofd
Sector X
…
Teamchef
Dienstverlening aan
de burger Sector X
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchef Spec.
behandeling (incl.
Geschil.) Sector X
p. 163
Processen en functies binnen de entiteit
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Specialist *
>
Algemene interactie – specifiek
– Specialist
>
Nazicht
– Beheerder planning
– Senior inspecteur
– Inspecteur
– Onderzoeker
– Specialist
>
* Deze functies zijn hier ondergebracht, maar horen functioneel thuis bij dienstverlening aan
de burger
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 164
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op:
–
>
het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden
ook binnen deze afdeling behandeld.
“Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn
geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle
soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is…
(Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel
aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook …
doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de
verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen ... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de
geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’.
–
Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor GO’.
Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier, vraag om gehoord te worden en de vraag om uitstel.
–
Proces ‘nazicht fiscale situatie’.
Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het
nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en
opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 165
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale
situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de
informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen
voortvloeien te behandelen.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen:
–
De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde
profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’
aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de
fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan
deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid
worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een
gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 166
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel
pro-actief als reactief met de klant te interageren…
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”:
• Vraag tot inzage in het dossier
• Vraag om gehoord te worden
• Vraag voor toekennen van uitstel
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige
gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen
behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig.
Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 167
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen
tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden
en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt
hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden
afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend
van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen:
–
–
Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op
het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn
taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’
Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de
idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en
constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke
samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisatorische
entiteit.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 168
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s
in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze
afdeling
Processen:
– Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde
de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen.
Competenties:
– De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling ondergebracht
om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een
verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die
functie in een bepaalde organisationele entiteit.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
>
Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling
–
Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende
soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke
geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal GO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling
maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de
verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 169
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
–
>
De functies specialist, Inspecteur (alle types), beheerder planning bevinden zich in de back-office.
De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slecht voor een
beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt
de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
–
Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’
wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van
projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de
functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen
‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer
activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.
Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat
dit voor deze functies zal meebrengen.
Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke
administraties (N-3). Deze functie wordt opgenomen in de gewestelijke administraties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 170
Structurerende factoren binnen de afdeling
“Specifieke behandeling”
11/07/2002
>
De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - GO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:
–
De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale
gegevens’ worden bij de Directie-generaal P in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal
GO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 171
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
Invordering
Organisatieschema (N-2) Invordering
11/07/2002
Invordering
N-2
Directie
Doelgroepen
Strategie
Directie
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
- Extern Correspondenten Rekenhof
- Extern Correspondenten Andere
Overheden
- Extern Correspondenten Thesaurie
N-3
Nationaal Centrum
Inning
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
N-3
Centrum
Invordering
14 centra
Nationaal Centrum
Invordering
Fraudebestrijding &
GO
1 centrum
p. 173
Organisatieschema (N-2) Invordering
11/07/2002
>
De administratie invordering dient te zorgen voor:
–
"·
Boeken van de betalingen.
–
·
Inning van de BTW.
–
·
Inning van de voorheffingen (roerende-, onroerende-, en bedrijfsvoorheffing) en van de voorafbetalingen
–
·
Inning van de gelijkgestelde taksen (verkeersbelastingen, taks op spelen en weddenschappen, taks op de automatische
ontspanningstoestellen).
–
·
Inning van de met zegel gelijkgestelde taksen.
–
·
Inning van de inkomstenbelastingen.
–
·
Behandeling van de geschillen die voortvloeien uit de drie bovenvermelde processen.
–
·
Dienstverlening aan de belastingplichtige (afleveren attesten en certificaten).
–
·
Verzamelen van informatie voor de invordering.
–
·
Uitvoeren van de verschillende invorderingsprocedures.
–
·
Behandelen van de geschillen die voortvloeien uit het proces Invordering."
–
>
(uit Programmafiches voor de BPR's Inning en Invordering)
Dit gebeurt in 16 centra:
–
1 Nationaal Centrum Inning: Hier dient een maximale graad van informatisering nagestreefd te worden.
–
14 Centra Invordering voor de invordering: Hiervoor dienen specifieke competenties uitgebouwd te worden:
"De multifiscale benadering van invordering houdt in dat de centra Invordering polyvalent zijn en alle aspecten van een opdracht
van het begin tot het einde behandelen. De centra Invordering worden derhalve niet gestructureerd naar type belasting of sector."
(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)
–
1 Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding Buitenlanders & GO: Dit centrum is gespecialiseerd in de behandeling van
fraudedossiers, georganiseerd onvermogen, grote ondernemingen en belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 174
Processen en functies binnen de entiteit Extern
Correspondenten
11/07/2002
>
Uitgaven
– Extern Correspondent Andere overheden
(Behandelen van de uitgaven)
– Extern Correspondent Thesaurie (Behandelen
van de uitgaven)
>
Verificatie en afsluiting
– Extern Correspondent Rekenhof (Dag-, maanden jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting
activiteiten rekenplichtige)
>
Invordering
– Extern Correspondent Rekenhof (Controle)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 175
Processen en functies binnen de entiteit Extern
Correspondenten
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het consolideren van dossiers die aan een externe instantie moeten overgemaakt worden (Rekenhof,
Thesaurie, andere overheden).
– Het verdedigen van deze dossiers.
– Het onderhouden van goede contacten, overleg, coördinatie, ... met deze externe instanties.
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies.
– Processen: gelijkaardige taken bestaande uit het consolideren van dossiers die daarna moeten verdedigd
worden met externe instanties
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties bestaande uit een combinatie van enerzijds
grondige inhoudelijke kennis en anderzijds goede communicatieve eigenschappen (onderhandelen,
overtuigen, ...)
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een front-office structuur maar voor een zeer exclusieve doelgroep.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 176
Organisatieschema (N-2) Invordering
11/07/2002
Invordering
N-2
Directie
Doelgroepen
Strategie
Directie
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
- Extern Correspondenten Rekenhof
- Extern Correspondenten Andere
Overheden
- Extern Correspondenten Thesaurie
N-3
Nationaal Centrum
Inning
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
N-3
Centrum
Invordering
14 centra
Nationaal Centrum
Invordering
Fraudebestrijding &
GO
1 centrum
p. 177
Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum
Inning
11/07/2002
Federaal
Administrateur
Nationaal
Centrum Inning
N-3
- Toezichtsambtenaren
…
Afdelingshoofd
Betalingsincidenten &
Uitgaven
(Ontheffingen)
…
Teamchef
Vervaldagbeheer
Ontvangsten &
Uitgaven
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef
Betalingsincidenten &
Uitgaven
(Ontheffingen)
p. 178
Processen en functies binnen het team
Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Junior Gegevensbeheerder (Vervaldagbeheer,
behandelen van overschrijvingen, behandelen
van de betalingen met cheques, betaalkaarten,
enz., behandelen voorafbetalingen, beheer van
de comptabiliteit)
– Dossierbeheerder (beheer van de comptabiliteit,
behandelen klachten)
>
Uitgaven
– Junior Gegevensbeheerder (Behandelen van de
uitgaven)
>
Verificatie en afsluiting
– Junior Gegevensbeheerder (Dag-, maand- en
jaarafsluiting)
– Dossierbeheerder (Dag-, maand- en
jaarafsluiting)
>
Invordering
– Junior Gegevensbeheerder (De invordering
bewerkstelligen)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 179
Processen en functies binnen de teams
Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Junior Dossierbeheerder (Behandelen van
overschrijvingen, behandelen van de
betalingen met cheques, betaalkaarten, enz.,
behandelen ontvangsten voorafbetalingen)
– Dossierbeheerder (Behandelen van
overschrijvingen, behandelen van de
klachten)
>
Uitgaven
– Junior Dossierbeheerder (Behandelen van de
uitgaven)
– Dossierbeheerder (Behandelen van de
uitgaven, behandelen klachten)
– Ontvanger (Behandelen van de uitgaven)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 180
Processen en functies binnen de afdeling
Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Reglementair bemiddelaar (Behandelen van
de klachten)
– Dossierbeheerder (behandelen klachten)
>
Uitgaven
– Reglementair bemiddelaar (Behandelen van
de uitgaven)
– Dossierbeheerder (behandelen klachten)
>
Verificatie en afsluiting
– Reglementair bemiddelaar (Dag-, maand- en
jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting
activiteiten rekenplichtige)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 181
Processen en functies binnen de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Verificatie en afsluiting
– Toezichtsambtenaar (Dag-, maand- en
jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting
activiteiten rekenplichtige)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 182
Structurerende factoren voor het team
Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven
11/07/2002
>
Deze
–
–
–
–
–
–
entiteit richt zich op:
Het geautomatiseerd ontvangen en boeken van alle betalingen ivm belastingen en taksen
Het automatisch verzenden van de aanmaningen
Het automatisch doorgeven aan invordering van de te vervolgen dossiers
Het automatisch aanwenden van teruggaven op openstaande schuldvorderingen
Het automatisch terugbetalen van belastingteruggaves aan belastingplichtigen en derden
Het automatisch terugbetalen van teveel betaalde sommen of ten onrechte betaalde bedragen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: gelijkaardige taken: groepering van taken die (bijna) volledig kunnen geautomatiseerd
worden.
– Competenties: concentratie van competenties rond automatische gegevensverwerking binnen eenzelfde
entiteit
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur: het betreft de geautomatiseerde massaverwerking
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 183
Structurerende factoren voor de teams
Betalingsincidenten & Uitgaven
(Ontheffingen)
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het manueel verwerken van alle betalingsincidenten
– Het behandelen van de terugbetalingen in geval van schulden
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: het groeperen van de werkzaamheden rond ”het behandelen van de overschrijvingen met
ongestructureerde mededeling” heeft als strategisch doel het centraliseren van alle manuele verwerkingen
– Processen: het manueel verwerken van alle betalingsincidenten en het behandelen van de terugbetalingen
kunnen gemakkelijk gegroepeerd worden. Piekbelasting kan op deze manier op een consistente manier
worden opgevangen
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties rond manuele verwerking van overschrijvingen
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur
– Burgers met vragen en/of klachten worden opgevangen bij de gemeenschappelijke front-office bij inning
en invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 184
Structurerende factoren voor de afdeling
Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Nazicht en ondertekening ter ontlasting van nalatigheidsinteresten, vervolgingskosten en de berekening
van de moratoriuminteresten
– Nazicht en ondertekening van de ordonnancering
– Behandelen en beslissen over klachtendossiers
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: De nieuwe wetgeving over het statuut van de rekenplichtige en het basisprincipe van interne
controle goedgekeurd op de Ministerraad van 1 maart 2002 dat een scheiding voorziet tussen bewarende
en registrerende functies (cfr. art. 12 à 14 van het voorontwerp van KB tot regeling van het statuut van de
rekenplichtige). De reglementair bemiddelaar is een aparte functie (ordonnateur voor betaling).
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 185
Structurerende factoren voor de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof
– Het uitoefenen van controles en verificaties op de boekhouding
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een
controlerende functie (Rekenhof)
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 186
Organisatieschema (N-2) Invordering
11/07/2002
Invordering
N-2
Directie
Doelgroepen
Strategie
Directie
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
- Extern Correspondenten Rekenhof
- Extern Correspondenten Andere
Overheden
- Extern Correspondenten Thesaurie
N-3
Nationaal Centrum
Inning
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
N-3
Centrum
Invordering
14 centra
Nationaal Centrum
Invordering
Fraudebestrijding &
GO
1 centrum
p. 187
Organisatieschema regionale (N-3) Centra
Invordering
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
Centrum
Invordering
N-3
- Toezichtsambtenaren
…
Afdelingshoofd
Invordering
…
Teamchef
Dienstverlening
aan de Burger
Teamchef Juridische
Zaken &
Administratieve
Geschillen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef Invordering
Teamchef
Inputbeheer
Invordering
p. 188
Processen en functies binnen de teams
Dienstverlening aan de Burger
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Informatie-ambtenaar (Behandelen van de
betalingen in geld, per bankkaart en per
cheque)
>
Specifieke interacties (Afleveren van een attest,
Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke
betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke
informatieaanvraag)
– Informatie-ambtenaar
>
Algemene interacties
– Senior Informatie-ambtenaar
– Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 189
Processen en functies binnen de teams
Juridische Zaken & Administratieve Geschillen
11/07/2002
>
Invordering
– Reglementair Bemiddelaar
(Invordering bewerkstelling, Klachten,
geschillen en verzoeken in de administratieve
fase, Geschillen in de gerechtelijke fase)
- Senior Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelling, Klachten, geschillen en
verzoeken in de administratieve fase)
– Specialist (Invordering bewerkstelling,
Geschillen in de gerechtelijke fase)
– Dossierbeheerder (Geschillen in de
gerechtelijke fase)
>
Bewarende maatregelen
– Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter
en nemen van bewarende maatregelen, Het
inhouden van een belastingkrediet)
>
Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel
voor invorderingsactie
>
Specialist (jurist)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 190
Processen en functies binnen de teams
Invordering
11/07/2002
>
Invordering
– Projectbeheerder (Invordering
bewerkstelligen)
– Senior Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelligen; Klachten, geschillen en
verzoeken in de administratieve fase)
– Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelligen)
– Junior Gegevensbeheerder (Administratief
assistent: Invordering bewerkstelligen)
– Ontvanger (Invordering bewerkstelligen)
>
Bewarende maatregelen
– Ontvanger
>
Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel
voor invorderingsactie
>
Dossierbeheerder
>
Senior Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 191
Processen en functies binnen de teams
Inputbeheer Invordering
11/07/2002
>
Inputbeheer invordering
– Junior onderzoeker
– Onderzoeker
– Analist
>
Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel
voor invorderingsactie
>
Onderzoeker
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 192
Processen en functies binnen de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Invordering
– Toezichtsambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 193
Structurerende factoren binnen de teams
Dienstverlening aan de Burger
11/07/2002
>
Deze
–
–
–
entiteit richt zich op:
De front-office activiteiten
De relatie met de klanten CRM
Deze entiteit zal ook personen met terreinkennis aanleveren voor het proces uitwerken
dienstverleningsmodellen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Cultuur: klantgericht
– Infrastructuur: indeling volgens ambtsgebied (dicht bij de klant)
– Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger
(scheiding van de front-office en de back-office)
>
Front
–
–
–
office versus back office:
Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren
Gemeenschappelijk frontoffice voor de processen van Inning en van Invordering
Deze frontoffices zullen op dezelfde plaatsen gehuisvest worden als de frontoffices van P en KMO zodat de
burger een volledige dienstverlening kan krijgen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 194
Structurerende factoren binnen de teams
Juridische Zaken & Administratieve Geschillen
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair
bemiddelaar)
– Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de
invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar)
– Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers
– Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties
– Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek
inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie
– Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen
door Invordering
– Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken &
Administratieve Geschillen
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 195
Structurerende factoren binnen de teams
Invordering
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het bewerkstelligen van de invorderingen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: taken i.v.m. acties in invorderingsdossiers worden gegroepeerd in deze entiteit
– Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
– Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het
afleveren van attesten als er schulden zijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 196
Structurerende factoren binnen de teams
Inputbeheer Invordering
11/07/2002
>Deze entiteit richt zich op:
– Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses
– Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens
>Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit
– Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek
– Cultuur: proactief onderzoekswerk
>Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 197
Structurerende factoren binnen de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof
– Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de
invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een
controlerende functie (Rekenhof)
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 198
Organisatieschema (N-2) Invordering
11/07/2002
Invordering
N-2
Directie
Doelgroepen
Strategie
Directie
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
- Extern Correspondenten Rekenhof
- Extern Correspondenten Andere
Overheden
- Extern Correspondenten Thesaurie
N-3
Nationaal Centrum
Inning
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
N-3
Centrum
Invordering
14 centra
Nationaal Centrum
Invordering
Fraudebestrijding &
GO
1 centrum
p. 199
Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum
Invordering Fraudebestrijding & GO
11/07/2002
Federaal Administrateur
Nationaal Centrum
Invordering
Fraudebestrijding & GO
N-3
- Toezichtsambtenaren
Afdelingshoofd
Invordering
Fraudebestrijding & GO
& Buitenland
Teamchef
Dienstverlening aan
de Burger
Teamchef Juridische
Zaken &
administratieve
geschillen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Teamchef
Invordering
Fraudebestrijding
Teamchef
Invordering GO
Teamchef
Invordering
Buitenland
Teamchef
Inputbeheer
Invordering
p. 200
Processen en functies binnen de teams
Dienstverlening aan de Burger
11/07/2002
>
Ontvangsten
– Informatie-ambtenaar (Behandelen van de
betalingen in geld, per bankkaart en per
cheque)
>
Specifieke interacties (Afleveren van een attest,
Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke
betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke
informatieaanvraag)
– Informatie-ambtenaar
>
Algemene interacties
– Senior Informatie-ambtenaar
– Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 201
Processen en functies binnen de teams Juridische
Zaken & Administratieve Geschillen
11/07/2002
>
Invordering
– Reglementair Bemiddelaar
(Invordering bewerkstelling, Klachten,
geschillen en verzoeken in de administratieve
fase, Geschillen in de gerechtelijke fase)
- Senior Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelling, Klachten, geschillen en
verzoeken in de administratieve fase)
– Specialist (Invordering bewerkstelling,
Geschillen in de gerechtelijke fase)
– Dossierbeheerder (Geschillen in de
gerechtelijke fase)
>
Bewarende maatregelen
– Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter
en nemen van bewarende maatregelen, Het
inhouden van een belastingkrediet)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 202
Processen en functies binnen de teams
Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland
11/07/2002
>
Invordering
– Projectbeheerder (Invordering
bewerkstelligen)
– Senior Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelligen; Klachten, geschillen en
verzoeken in de administratieve fase)
– Dossierbeheerder (Invordering
bewerkstelligen)
– Junior Gegevensbeheerder (Administratief
assistent: Invordering bewerkstelligen)
– Ontvanger (Invordering bewerkstelligen)
>
Bewarende maatregelen
– Ontvanger
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 203
Processen en functies binnen de teams
Inputbeheer Invordering
11/07/2002
>
Inputbeheer invordering
– Junior onderzoeker
– Onderzoeker
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 204
Processen en functies binnen de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Invordering
– Toezichtsambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 205
Structurerende factoren binnen de teams
Dienstverlening aan de Burger
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– De front-office activiteiten
– De relatie met de klanten CRM
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Cultuur: klantminded
– Infrastructuur: één enkel contactpunt voor de klanten van Grote Ondernemingen en Buitenland
– Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger
(scheiding van de front-office en de back-office)
>
Front
–
–
–
office versus back office:
Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren
Gemeenschappelijk front-office voor de processen van Inning en van Invordering
Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 206
Structurerende factoren binnen de teams
Juridische Zaken & Administratieve Geschillen
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair
bemiddelaar)
– Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de
invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar)
– Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers
– Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties
– Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek
inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie
– Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen
door Invordering
– Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken &
Administratieve Geschillen
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 207
Structurerende factoren binnen de teams
Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het bewerkstelligen van de invorderingen van belastingen en taksen gevestigd door "Fraudebestrijding",
gevestigd door "Grote Ondernemingen", of gevestigd door het centrum KMO “Buitenlanders” voor
belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: taken i.v.m. acties in specifieke invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote
Ondernemingen, Buitenland) worden gegroepeerd in deze entiteit
– Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties in specifieke
invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote Ondernemingen, Buitenland)
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
– Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het
afleveren van attesten als er schulden zijn.
– Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 208
Structurerende factoren binnen de teams
Inputbeheer Invordering
11/07/2002
>Deze entiteit richt zich op:
– Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses
– Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens
>Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit
– Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek
– Cultuur: proactief onderzoekswerk
>Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 209
Structurerende factoren binnen de entiteit
Toezichtsambtenaren
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof
– Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de
invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een
controlerende functie (Rekenhof)
– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back-office structuur.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 210
05/07/2002
Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen
Fraudebestrijding
Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding
11/07/2002
Directeur-Generaal
N-2
Fraudebestrijding
Management
ondersteuning
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Fraudebestrijding
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Federaal
Administrateur
Nationaal Centum
Fraudebestrijding
p. 212
Organisatieschema N-2
Fraudebestrijding
11/07/2002
>
De entiteit Fraudebestrijding richt zich op:
–
Het bestrijden en integraal behandelen van de zwaarste fraudegevallen
“Om op een effectieve wijze diegenen aan te pakken die zich aan hun verplichtingen willen onttrekken,
is de structuratie van Fraudebestrijding en Invordering als entiteiten apart van de doelgroepentiteiten
aangewezen. …Dit betreft het detecteren, onderzoeken en behandelen van bijzondere fraudezaken die
een bepaalde doelgroep overstijgen of die niet direct een gevolg zijn van een aangifte. Deze entiteit
behandelt ook haar eigen geschillen…”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
“Doelmatigheid van het onderzoek: Dit principe geeft de bijzondere rol van Fraudebestrijding aan in het
geheel van de bestrijding van de fraude. Naast de andere instanties op Belgisch en internationaal vlak,
staat ze in voor het blootleggen en vervolgen van de grote, georganiseerde, fiscale fraude, binnen haar
bevoegdheden als fiscale administratie…”
“Imago en zichtbaarheid van de rol van Fraudebestrijding:…In dit kader onderscheidt Fraudebestrijding
zich van de andere fiscale entiteiten doordat het de zwaarste fraudegevallen en de grote internationale
fraude behandelt en een sterke relatie onderhoudt met het gerecht, die een nog sterkere repressieve
rol heeft en over uitgebreidere mogelijkheden beschikt…”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
>
Er is geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien
–
“Vanwege de verschillende oriëntatie, namelijk de eerder repressieve in plaats van een dienstverlenende rol
van Fraudebestrijding, is er geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 213
Organisatieschema N-2
Fraudebestrijding
11/07/2002
>
De entiteit Fraudebestrijding beschikt over 5 Gewestelijke administraties (N-3 functies):
–
–
4 centra met algemene bevoegdheid inzake fraudebestrijding en waarvoor de actieradius samenvalt met
de parketten-generaal (met dien verstande dat Mons en Liège samen slechts 1 centrum Fraudebestrijding
verantwoorden).
1 nationaal centrum exclusief bevoegd voor carrousselbestrijding en desgevallend fenomenen die aan
opgesomde karakteristieken voldoen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 214
Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum
Fraudebestrijding
11/07/2002
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Fraudebestrijding
N-3
Afdelingshoofd
Operaties
Fraudebestrijding
Afdelingshoofd
Juridische zaken
…
Teamchef
Inputbeheer
Teamchefs* voor
Zaakbehandeling en
Dossierbehandeling
…
Teamchef Juridische
Zaken
* Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 215
Processen en functies binnen de afdeling
‘Inputbeheer’
11/07/2002
>
Inputbeheer Fraude
– Junior Gegevensbeheerder
– Inlichtingenanalist
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 216
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Inputbeheer’
11/07/2002
>
De afdeling ‘Inputbeheer’ richt zich op:
–
Het verwerken van signalen en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. Door de oriëntatie
van de binnenkomende signalen speelt deze afdeling een aansturende rol voor het geheel van Fraudebestrijding.
“Kwalitatief vooronderzoek: …enerzijds zal Fraudebestrijding zelf actief op zoek gaan naar zware fraudegevallen, anderzijds
dient ze ook in staat te zijn om de aangeleverde informatie, inlichtingen en aanwijzingen uit verschillende bronnen … efficiënt
te filteren om die zaken eruit te distilleren waar een groot fraude risico mogelijk aanwezig is en die zij verder dient te
onderzoeken. Het spreekt voor zich dat risico-analyse in de toekomst een belangrijke input zal vormen voor de entiteit
Fraudebestrijding”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
–
Deze afdeling zal ook de rol spelen van een aanspreekpunt om de informatie-uitwisseling vergemakkelijken met partijen buiten de
FOD Financiën.
“Uitbouw, verspreiding en gebruik van kennis:… het structureren van de beschikbare gegevens, het onderkennen van
mechanismen, het blootleggen van de mate van verspreiding ervan, het uitwerken van de beste bestrijdingsmethode …of het
delen van de kennis hieromtrent met de andere partijen betrokken in de bestrijding van de fraude…”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
>
Specifiëring na DIRCOM van 30 april ll. betreffende organisatie staffuncties:
–
–
Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In het proces ‘Inputbeheer Fraude’ situeert zich de voornaamste link tussen
Fraudebestrijding en Risicobeheer. Om deze link te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen
aan bepaalde functies binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting
maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.
Andere optie is om de functie junior onderzoeker of onderzoeker toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze
functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke
administraties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 217
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Inputbeheer’
11/07/2002
>
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘Inputbeheer Fraude’
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 218
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Inputbeheer’
11/07/2002
>
Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ richt zich op:
–
>
Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ dient om signalen te verwerken en daarbinnen de nodige elementen te
onderkennen die wijzen op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan leiden tot het
opstarten van ‘Zaakbehandeling’ en ‘Dossierbehandeling’. Enerzijds is deze aansturende rol van dit proces
gebaseerd op een oriëntatie van de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf elementen
onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse en screening van de beschikbare gegevens op
mogelijke fraudegevallen.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :
–
–
–
Binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’ kunnen 2 functionele gebieden onderscheiden worden. Enerzijds, de
binnengekomen signalen bekijken in het licht van het oordeel voor het opstarten van een mogelijke zaak en
anderzijds, het uitvoeren van analyses op ingezamelde gegevens om ondersteuning te kunnen bieden bij het
selecteren van mogelijke zaken of om gestelde vragen te kunnen beantwoorden. Beide aspecten behoren tot
doelstellingen van de afdeling ‘inputbeheer’
De meeste signalen komen binnen op lokaal niveau. Gezien de belangrijke relatie met het gerecht zal dit
gebeuren op niveau van het ambtsgebied van een parket-generaal, waarop de ambtsgebieden van de centra
Fraudebestrijding zijn afgestemd. Om de beste opvolging van de binnenkomende signalen garanderen,
worden deze gecentraliseerd. Dit heeft tot gevolg dat een afzonderlijke afdeling wordt opgezet in elk van die
ambtsgebieden die dus zal instaan voor het capteren van deze gegevens en het geven van een gepast gevolg
eraan.
De functies die betrokken zijn in dit proces dienen voor hun activiteiten in hoofdzaak opzoekingen en
analyses te verrichten. Omwille van de gelijkaardigheid van taken en middelen die gebruikt worden bij deze
activiteiten, wordt het proces in zijn geheel toegewezen aan deze afdeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 219
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Inputbeheer’
11/07/2002
>
Criteria om het proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ realiseert de strategische principes waarvoor de afdeling ‘inputbeheer’ wordt
ingericht. Het gaat om het kwalitatief vooronderzoek en de uitbouw, de verspreiding en het gebruik van
kennis.
Processen:
– Door het proces ‘Inputbeheer Fraude’ in zijn geheel onder te brengen bij de afdeling ‘Inputbeheer’ kan een
grotere responsabilisering voor het eindresultaat gerealiseerd worden.
Competenties:
– De functies die ondergebracht worden in deze afdeling worden gekenmerkt door het feit dat hun
competenties zich situeren op het vlak van het analyseren en structuren van informatie.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 220
Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum
Fraudebestrijding
11/07/2002
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Fraudebestrijding
N-3
Afdelingshoofd
Operaties
Fraudebestrijding
Afdelingshoofd
Juridische zaken
…
Teamchef
Inputbeheer
Teamchefs* voor
Zaakbehandeling en
Dossierbehandeling
…
Teamchef Juridische
Zaken
* Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 221
Processen en functies binnen de afdeling ‘Operaties
Fraudebestrijding’
11/07/2002
>
Zaakbehandeling Fraude
– Junior Gegevensbeheerder
– Senior Projectbeheerder
– Junior Analist
>
Dossierbehandeling Fraude
– Junior Gegevensbeheerder
– Projectbeheerder
– Senior Inspecteur
– Inspecteur
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 222
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Operaties fraudebestrijding’
11/07/2002
>
De entiteit ‘Operaties Fraudebestrijding’ richt zich op:
–
het bepalen en opvolgen van de algemene strategie voor de behandeling van een zaak.
“Doelmatigheid van het onderzoek:…kort op de bal spelen door, waar nodig, snel op gedetecteerde fraudes in te spelen,
de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op te volgen (met name op gebied van de
invorderingsmogelijkheden) en recht naar de essentie te gaan, binnen een allesomvattend zicht op de fraudebestrijding…”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
–
het afhandelen van de volledige “taxatie” activiteiten voor de afzonderlijke dossiers die binnen het kader van de zaak worden
behandeld, binnen de strategie die op zaak niveau is uitgetekend.
“Doelmatigheid van het onderzoek: … Het gaat hier dus niet om het onderzoeken van de volledige fiscale toestand, maar
enkel om die aspecten die voor een effectieve behandeling nodig zijn. Al deze acties situeren zich in een allesomvattend
kader van fraudebestrijding.”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
>
Het behandelen van deze zaken en de bijhorende dossiers gebeurt best binnen een projectmatige aanpak.
–
Naar gelang van de aard of de omvang van de fraudezaak zullen verschillende competenties en verschillende aantallen dienen
ingezet te worden. Een multidisciplinaire aanpak is nodig waarbij de competenties afhankelijk van de noden kunnen worden
ingezet in een bepaalde zaak of dossier. Dit vertaalt zich in een groep van medewerkers voor zaakbehandeling en
dossierbehandeling die naargelang de behoeften van de zaak/dossiers worden ingezet (Inspecteur, senior inspecteur en
projectbeheerder met een bepaalde specialisatie). De rapporteringslijnen worden bepaald door de rol die de functie vervult in
een specifieke zaak/dossier en wisselen per zaak/dossier.
“Doordat Fraudebestrijding minder gebonden is aan een af te werken schema (hetgeen wel het geval is bij de doelgroep
entiteiten die alle aangiften moeten verwerken), wordt het ook makkelijker om de interne organisatiestructuur ad-hoc
aan te passen en zo beter te kunnen inspelen op tendensen of bijzondere opdrachten.”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 223
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Operaties fraudebestrijding’
11/07/2002
>
Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen:
–
Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’
Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen.
–
Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’
Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 224
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Operaties Fraudebestrijding’
11/07/2002
>
>
Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op:
–
“Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te
leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De
doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande
fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak
en van de proportionele inzet van middelen in vergelijkking met de ernst van de fraude en de verwachte
impact van de acties…”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Dit proces omvat het uittekenen van een strategie voor het geheel van de zaak, het opstarten van
individuele dossiers en het opvolgen van de resultaten in deze dossiers om eventueel de strategie van de
zaak bij te sturen.
Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :
–
–
Binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het
uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die
behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’
De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal te garanderen op het
niveau van de zaak en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 225
Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties
Fraudebestrijding’
11/07/2002
>
>
Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op:
–
“Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak,
bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude
en deze door te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de
behandeling van de andere dossiers in deze zaak.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Dit proces omvat de volledige “taxatie” afhandeling van een dossier in het kader van een fraudezaak
inclusief de behandeling van de geschillen.
Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :
–
–
–
Binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het
uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die
behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’
De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal resultaat te garanderen op
het niveau van het individuele dossier en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling.
Deze afdeling groepeert ook de functies met een fiscaal-technisch controle profiel. Door deze bij elkaar te
houden kan de kennisuitwisseling tussen de betrokken functies gefaciliteerd worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 226
Structurerende factoren binnen de
afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’
11/07/2002
>
Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De keuze voor projectwerking bij de behandeling van fraudezaken draagt ertoe bij dat alle functies waaruit de
teams zullen samengesteld worden om zaken/dossiers te behandelen, best in dezelfde afdeling worden
ondergebracht. Dit vergemakkelijkt het samenstellen van gepaste teams en het uitklaren van de
rapporteringlijnen. De betrokken medewerkers hebben dan alleen rapporteringlijnen in het kader van een
bepaalde zaak.
– De groepering van ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ maakt het mogelijk het
belangrijkste deel van de afhandeling van een zaak in dezelfde organisatorische eenheid te houden. Dit
maakt het makkelijker de verantwoordelijken te responsabiliseren voor het eindresultaat.
Processen:
– Omwille van de sterke relaties tussen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden
beide processen in dezelfde afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst in het licht van een effectieve en
snelle afstemming tussen de activiteiten in beide processen.
Competenties:
– De functies betrokken in de processen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ die onder
‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst worden, onderscheiden van de andere functies door hun fiscaaltechnische controle profiel. Deze gelijkaardige competentie context van deze functies heeft meegbracht dat
ze gegroepeerd werden in dezelfde afdeling om de kennisuitwisseling tussen deze functies te faciliteren
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 227
Organisatieschema N-3 Nationaal Centrum
Fraudebestrijding
11/07/2002
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Fraudebestrijding
N-3
Afdelingshoofd
Operaties
Fraudebestrijding
Afdelingshoofd
Juridische zaken
…
Teamchef
Inputbeheer
Teamchefs* voor
Zaakbehandeling en
Dossierbehandeling
…
Teamchef Juridische
Zaken
* Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 228
Processen en functies binnen de afdeling
‘Juridische Zaken’
11/07/2002
>
Zaakbehandeling Fraude
– Specialist
>
Dossierbehandeling Fraude
– Specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 229
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Juridische Zaken’
11/07/2002
>
De afdeling ‘Juridische Zaken’ richt zich op:
–
het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten, evenals op het
opvolgen van de andere juridische activiteiten die op deze taxaties betrekking hebben.
“Kwalitatieve onderzoeksresultaten: … Dit wil zeggen dat alle activiteiten worden afgestemd om tot
met succes verdedigbare conclusies en een effectieve bestraffing van de betrokkenen te komen en
dat dit resultaat, dat pas bereikt wordt op het einde van het volledige proces, de rode draad is die
doorheen het onderzoek loopt. Dit is vooral van belang bij zware en georganiseerde fraude waar de
hoofdbetrokkenen zich (juridisch) sterk wapenen om eventuele zwakheden in de wetgeving en de
werking van de fiscale entiteiten uit te buiten.”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
–
het vrijwaren van de invorderingsmogelijkheden en het opvolgen van de juridische activiteiten die op deze
invorderingsacties betrekking hebben
“Doelmatigheid van het onderzoek: …de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op
te volgen (met name op gebied van de invorderingsmogelijkheden)… Dit betekent dat, wanneer de
zaak het rechtvaardigt, er op korte termijn tussenbeide kan gekomen worden om de rechten van de
schatkist te vrijwaren, om diezelfde reden zullen ook de invorderingsmogelijkheden tijdens de loop
van het onderzoek opgevolgd worden.”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
>
Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen:
–
Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’
Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist
–
Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’
Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 230
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Juridische Zaken’
11/07/2002
>
>
Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op:
–
“Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te
leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De
doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande
fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak
en van de proportionele inzet van middelen in vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte
impact van de acties…”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten
van de schatkist en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de
zaak/dossiers tot een goed einde te brengen.
Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :
–
De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen
zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in
vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een
fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 231
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Juridische Zaken’
11/07/2002
>
>
Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op:
–
“Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak,
bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude
en deze door te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de
behandeling van de andere dossiers in deze zaak.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten
van de schatkist, het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten
en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de zaak/dossiers tot
een goed einde te brengen.
Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :
–
–
Deze functies spelen een belangrijke rol in de geschilprocedure waar zij tijdens het administratief bezwaar
een onafhankelijk standpunt dienen in te nemen over het bezwaar van de belastingplichtige. Om een
eenduidig standpunt naar buiten te brengen en zoveel mogelijk een consistentie en éénvormigheid van
deze beslissingen te garanderen, worden deze functies bijeengebracht in dezelfde afdeling - ‘Juridische
Zaken’.
De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen
zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in
vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een
fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 232
Structurerende factoren binnen de afdeling
‘Juridische Zaken’
11/07/2002
>
Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Vanwege het belang van een consistente en éénvormige vertaling van het beleid in concrete standpunten,
wordt ervoor gekozen om de functies die het standpunt innemen tijdens het administratief bezwaar, bij elkaar
te houden in een aparte afdeling.
Processen:
–
Competenties:
– Deze medewerkers hebben specifieke competenties die door in een vast verband te werken, beter kunnen
ontwikkeld worden. Dit zal de informatie-uitwisseling tussen de leden voor wat hun specifieke kennisdomein
betreft, vergemakkelijken en een grotere eenheid van beleid inzake geschillen bevorderen.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 233
05/07/2002
Organisatieschema
Patrimonium documentatie
Patrimoniumdiensten
Niet-Fiscale Invordering
Organisatieschema (N-2)
Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering
11/07/2002
N-2
N-3
Patrimoniumdiensten
N-3
Centrum
N-3
Patrimoniumdiensten
3 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Niet-Fiscale
Invordering
0 centra
p. 235
Organisatieschema (N-3)
Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering
11/07/2002
N-3
Departementale
Administrateur
Niet-Fiscale
Invordering
Gewestelijk
Administrateur
Patrimoniumdiensten
N-2
Toezichtambtenaar
Toezichtambtenaar
…
…
Afdelingshoofd NietFiscale Invordering &
Erfloze
Nalatenschappen
Afdelingshoofd
Patrimoniumdiensten
& Roerende Goederen
…
Project
Management
Grote
Projecten
Teamchef
Patrimonium
diensten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
…
Teamchef
Roerende
Goederen
Bijzondere
Authentieke
Akten
Teamchef Niet-Fiscale
Invordering & Erfloze
Nalatenschappen
p. 236
Processen en functies binnen de teams
“Patrimoniumdiensten”
11/07/2002
>
>
Verwerven van onroerende goederen
– Senior Projectbeheerder
– Junior Projectbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
Vervreemden van onroerende goederen
– Senior Projectbeheerder
– Junior Projectbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
>
Opstellen en verlijden van authentieke akten
– Senior Projectbeheerder
– Junior Projectbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
>
Behandelen van onenigheden
– Junior Projectbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
– Specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
>
>
Operationele expertise
– Junior Gegevensbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior projectbeheerder
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
In staf bij de Gewestelijk Administrateur
Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie
voorzien:
- Toezichtambtenaar
p. 237
Processen en functies binnen de teams
“Roerende Goederen”
11/07/2002
>
Realisatie van roerende goederen
– Senior Projectbeheerder
– Junior Projectbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
– Technisch Medewerker
>
>
>
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Operationele expertise
– Junior Gegevensbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior projectbeheerder
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
In staf bij de Gewestelijk Administrateur
Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie
voorzien:
- Toezichtambtenaar
p. 238
Processen en functies binnen de teams
“Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen”
11/07/2002
>
Niet-Fiscale Invordering
– Senior Projectbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Dossierbeheerder
– Ontvanger
– Junior Gegevensbeheerder
– Informatie-ambtenaar
– Vertaler
>
Vereffenen van Erfloze Nalatenschappen
– Senior Projectbeheerder
– Junior Projectbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
>
Behandelen van onenigheden
– Senior Dossierbeheerder
– Junior Gegevensbeheerder
– Specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
Operationele expertise
– Junior Gegevensbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Junior projectbeheerder
>
In staf bij de Departementale Administrateur NietFiscale Invordering (N2) is de volgende functie
voorzien:
- Toezichtambtenaar
p. 239
Processen en functies binnen de entiteit
“Project Management Grote Projecten”
11/07/2002
>
Verwerven van onroerende goederen
– Senior Projectbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 240
Processen en functies binnen de entiteit
“Bijzondere Authentieke Akten”
11/07/2002
>
Opstellen en verlijden van authentieke akten
–
Junior Projectbeheerder
–
Gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 241
Structurerende factoren teams
“Patrimoniumdiensten”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
–
Vewerven van onroerende goederen (inclusief onteigening)
• Project management van grote projecten wordt hier niet uitgevoerd
–
Vervreemden van onroerende goederen
–
Opstellen en verlijden van authentieke akten (behalve de bijzondere akten)
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
–
Strategie : het groeperen van de diensten rond onroerende goederen en authentieke akten bij de teams Patrimoniumdiensten
heeft als strategisch doel het positioneren van die teams als de professionele immobiliënagentschappen van en voor de
overheden en als ‘overheidsnotaris’
–
Processen : gelijkaardige taken en procesverloop; de drie processen zijn aan elkaar gebonden (proces “opstellen en verlijden
van authentieke akten” is ook een subproces van de twee andere processen); gelijkaardige opdrachtgevers/klanten
(overheden)
–
Competenties: gelijklopende functies met gelijkaardige competenties (immobiliënmarkt); concentratie van competenties rond
onroerende goederen en authentieke akten binnen hetzelfde team
–
Faciliteiten en infrastructuur: de opdrachtgevers doen beroep op de drie processen; het is dan ook efficiënter om bij slechts één
locatie te moeten komen om hun “client manager” (=junior projectbeheerder) te ontmoeten voor hun verschillende
opdrachten; verkoopzalen op een optimale manier toewijzen
–
Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties: STATCO, TPNN, TP 380, LOCO CAD NET bis, GIS
>
Front office versus back office:
–
De opdrachtgevers komen niet naar de teams (of zelden), maar de client manager gaat naar de opdrachtgever. De drie
processen hebben dus geen front office nodig  back office structuur
–
Integratie van front office en back office met andere types teams binnen of buiten Patrimonium Documentatie is niet opportuun
–
Verkoopzaal voor de openbare verkoop van onroerende goederen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 242
Structurerende factoren teams
“Roerende Goederen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
–
Realisatie van roerende goederen
• Verkoop van roerende goederen
• Recyclage van roerende goederen
• Vernietiging van roerende goederen
• Uitlening van roerende goederen
• Realiseren van waarden
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
–
Strategie : het groeperen van de diensten rond de realisatie van roerende goederen bij de teams Roerende Goederen heeft als
strategisch doel het positioneren van die teams als professionele leverancier van patrimoniumdiensten met betrekking tot
roerende goederen van en voor de overheden (= roerend goed-behandelaar).
–
Processen : realisatie van roerende goederen vraagt een speciale verwerking die niet kan vergeleken worden met de andere
opdrachten toevertrouwd aan de entiteit Patrimoniumdiensten.
–
Competenties: specifieke competenties (kennis van processen en technieken van realisatie van roerende goederen en kennis
van de roerend goed-markt en van de afvalverwerking); concentratie van competenties rond roerende goederen binnen
hetzelfde team. De teams “Roerende Goederen” worden de “centre of excellence” voor de realisatie van roerende goederen van
en voor de overheden: de overheden die zich willen ontdoen van roerende goederen, kunnen ze toevertrouwen aan de terzake
deskundige ambtenaren van de entiteit patrimoniumdiensten.
–
Faciliteiten en infrastructuur: beperking en optimale verdeling van het aantal stockageruimten en de transportfaciliteiten voor
de roerende goederen.
>
Front office versus back office:
–
Geen specifieke front office nodig  back office structuur
–
Verkoopzaal voor de verkoop van de roerende goederen
–
Stockageruimte voor de roerende goederen
–
Verkoopzaal kan ook de stockageruimte zijn
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 243
Structurerende factoren teams
“Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Niet-Fiscale Invorderingen
• Inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen
• Inning en invordering van penale boeten
• Inning en invordering van de betalende diensten van Opmetingen & Waarderingen
– Vereffenen van erfloze nalatenschappen
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie : het groeperen van de inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen bij de teams
Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen heeft als strategisch doel het positioneren van die
entiteiten als de professionele innings- invorderingskantoren in naam en voor rekening van de federale en
niet-federale overheden en als vereffenaars van de erfloze nalatenschappen die toekomen aan de Staat
– Processen : proces “Vereffenen van erfloze nalatenschappen” is een specifiek proces met laag volume dat
makkelijk met het proces Inning en Invordering van Niet-Fiscale Schuldvorderingen kan gegroepeerd
worden
– Competenties: groepering van de competenties van inning en invordering en meer bepaald
solvabiliteitsonderzoek (niet-fiscale invordering) en vermogensonderzoek (erfloze nalatenschappen)
– Faciliteiten en infrastructuur: nabijheid met (griffies van) de politierechtbanken en met de schuldenaren
>
Front office versus back office:
– Niet-fiscale Invordering: volledige front-office structuur met loket (betalingen in geld) en individuele
kantoren (afbetalingsplanmodaliteiten)
– Erfloze nalatenschappen: geen front office nodig  back office structuur
– Integratie met front office Fiscale Entiteiten is niet opportuun wegens gewenste scheiding van fiscale en
niet-fiscale schulden
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 244
Structurerende factoren entiteit
“Project Management Grote Projecten”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op het ondersteunen en sturen van grote projecten met betrekking tot de verwerving van
onroerende goederen. Deze entiteit is samengesteld uit een klein team van Senior Projectbeheerders die gaan
samenwerken met andere teams op het terrein door het beheer van grote verwervingsprojecten ter hand te
nemen.
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Competenties: het opbouwen en centraliseren van competenties rond project management van grote
projecten
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back office structuur
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 245
Structurerende factoren entiteit
“Bijzondere Authentieke Akten”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten. Deze entiteit is
samengesteld uit een gespecialiseerde team voor het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten.
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Competenties: opbouwen en groepering van specifieke competenties voor het opstellen en verlijden van
bijzondere authentieke akten (statuten van vennootschappen,…)
>
Front office versus back office:
– Deze entiteit is een back office structuur
– Deze entiteit zal voornamelijk bestaan uit de functies Junior Projectbeheerder en Gegevensbeheerder van
het proces “Opstellen en Verlijden van Authentieke Akten”
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 246
05/07/2002
Organisatieschema
Patrimonium documentatie
Opmetingen en Waarderingen
Organisatieschema (N-2)
Opmetingen en Waarderingen
11/07/2002
N-2
Opmetingen en
Waarderingen
Beursgenoteerde
aandelen
…
N-3
N-3
Centrum
N-3
Opmetingen en
Waarderingen
9 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Centrum Speciale
Opmetingen en
Waarderingen
1 centrum
p. 248
Organisatieschema (N-3) centra
Opmetingen en Waarderingen
11/07/2002
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Opmetingen en
Waarderingen
…
Afdelingshoofd
Opmetingen en
Waarderingen
…
Teamchef
Opmetingen en Waarderingen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 249
Organisatieschema (N-3) centrum
Speciale Opmetingen en Waarderingen
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
Speciale Opmetingen
en Waarderingen
N-3
Fotogrammetrie
…
Afdelingshoofd
Speciale Opmetingen
…
Teamchef Speciale
Opmetingen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
Teamchef Speciale
Waarderingen Onroerende
Goederen
Teamchef Speciale
Waarderingen Roerende Goederen
p. 250
Processen en functies binnen de teams
“opmetingen en waarderingen”
11/07/2002
>
>
Waarderen van onroerende goederen
– Gegevensbeheerder
– Senior Beheerder Planning
– Documentalist
– Dossierbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
>
Behandeling van onenigheden
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder (Technische
Onenigheden)
>
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
Beheren van het kadastraal plan
– Gegevensbeheerder
– Senior Beheerder Planning
– Senior Inspecteur
– Dossierbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Technisch Deskundige (Tekenaar Courante
Opmetingen)
– Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke
Opmetingen)
– Technisch Medewerker (Technisch en
Administratief Agent)
– Technisch Medewerker (Totaal station en GPS
Operator)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 251
Processen en functies binnen de teams
“speciale opmetingen”
11/07/2002
>
Beheren van het kadastraal plan
– Gegevensbeheerder
– Senior Beheerder Planning
– Senior Inspecteur
– Senior Dossierbeheerder
– Projectbeheerder
– Technisch Deskundige (GPS Beheerder)
– Technisch Deskundige (Tekenaar Courante
Opmetingen)
– Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke
Opmetingen)
– Technisch Medewerker (Technisch en
Administratief Agent)
– Technisch Medewerker (Totaal station en GPS
Operator)
>
Operationele expertise
– Projectbeheerder
>
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 252
Processen en functies binnen de teams
“speciale waarderingen onroerende goederen”
11/07/2002
>
Waarderen van onroerende goederen
– Gegevensbeheerder
– Senior Beheerder Planning
– Documentalist
– Projectbeheerder
>
Behandeling van onenigheden
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder (Technische
Onenigheden)
>
Operationele expertise
– Projectbeheerder
– Senior Analist
>
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 253
Processen en functies binnen de teams
“speciale waarderingen roerende goederen”
11/07/2002
>
Waarderen van roerende goederen
– Gegevensbeheerder
– Senior Beheerder Planning
– Documentalist
– Dossierbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
>
Behandeling van onenigheden
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder (Technische
Onenigheden)
>
Operationele expertise
– Senior Dossierbeheerder
>
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 254
Processen en functies binnen de entiteit
“beursgenoteerde aandelen”
11/07/2002
>
Entiteit beursgenoteerde aandelen
– De activiteiten van deze entiteit hebben betrekking tot het
verzamelen van gegevens en documentatie over de waarde(n)
van beursgenoteerde aandelen en dit in het kader van de
controle van de waarde van zulke aandelen aangegeven in de
successie aangiften. Het betreft dus geen waardering en behoort
aldus niet tot het functioneel proces “waardering van roerende
goederen”.
– Deze entiteit zal bestaan uit een aantal medewerkers
gespecialiseerd in het opzoeken en controleren van gegevens.
– Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de
functionele processen voorzien.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 255
Processen en functies binnen de entiteit
“fotogrammetrie”
11/07/2002
>
Entiteit fotogrammetrie
– De activiteiten van de entiteit zijn zeer specifiek en behoren niet
tot het functioneel proces “beheren van het kadastraal plan”.
– Deze entiteit zal bestaan uit een aantal specifieke experten in
fotogrammetrie.
– Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de
functionele processen voorzien.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 256
Structurerende factoren voor de teams
“opmetingen en waarderingen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Waarderen van onroerende goederen
• locatieve – venale – constructie waarde van onroerende goederen voor de welke er lokale referenties
bestaan - gekende lokale markt*
– Beheren van het kadastraal plan
• Opmetingen (juridische mutaties en fysische mutaties gepaard aan waardering)
• Voorafgaandelijke cadastratie
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: groepering van alle waarderingen en opmetingen voor de welke er lokale referenties bestaan
(kennis van de lokale markt)
– Processen: groepering van de processen waarderen van onroerende goederen en beheren van het
kadastraal plan door het feit dat ze nauw samenhangen; groepering van (volume) activiteiten rond meest
voorkomende goederen
– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond waardering en opmeting van
“lokaal gekende” goederen; waardering en opmeting kunnen voor deze goederen gebeuren door eenzelfde
persoon met objectief van enig bezoek
– Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid (meest aantal antennes) door het feit dat
goederen meer voorkomen en door het feit dat de dossierbeheerders dichter bij de “lokale markt” moeten
zijn
>
Front-office: interacties met de burger moeten voorzien worden door
– Integratie van front-offices van Opmetingen en Waarderingen en Rechtszekerheid
• Gebruik van front-office structuur met loket en individuele kantoren
– Niet-permanente aanwezigheid kan voorzien worden
* Voor de controle van aangegeven waarde van versierend huisraad gelinkt aan onroerend goed (successie) die niet op forfaitaire
basis kunnen uitgevoerd worden, wordt beroep gedaan op de entiteit Speciale Waarderingen Roerende Goederen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 257
Structurerende factoren voor de teams
“speciale opmetingen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Beheren van het kadastraal plan
• Speciale (grote) opmetingen (kwaliteitsacties)
• Afpalingen (betalende diensten)
• Plaatsing van GPS punten
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Competenties: groepering van gelijklopende “specialistische” technische competenties rond opmetingen
van specifieke goederen en kwaliteitsacties; groepering van technische functies (GPS beheerder – Totaal
station en GPS operators)
– Faciliteiten en infrastructuur: minder lokale aanwezigheid (minder aantal antennes) en dus groter
ambtsgebied in vergelijking met teams “opmetingen en waarderingen” door het feit dat het eerder over
projecten gaat; geen volume en courante activiteiten zoals bij teams “opmetingen en waarderingen”
– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (GPS en Totaal station)
>
Front-office:
– Interacties met de burger moeten beperkt voorzien worden door het gebruik van front-offices voorzien
voor entiteiten “opmetingen en waarderingen” van de centra opmetingen en waarderingen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 258
Structurerende factoren voor de teams
“speciale waarderingen onroerende goederen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Waarderen van onroerende goederen
• locatieve – venale – constructie waarde op aanvraag van de centra opmetingen en waarderingen van
onroerende goederen voor de welke er geen lokale referenties bestaan – niet-gekende lokale markt
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” kennis van de markt voorhanden
zijn en waarvoor “nationale” of “specialistische” kennis nodig zijn
– Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering
van onroerende goederen en ontwikkeling van mathematische mberekeningsmodellen; deze entiteit zal
eveneens ondersteuning bieden aan de “lokale” antennes
– Faciliteiten en infrastructuur: nationale overkoepelende bevoegdheid
>
Front-office:
– Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 259
Structurerende factoren voor de teams
“speciale waarderingen roerende goederen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Waarderen van roerende goederen die niet gebonden zijn aan het onroerend goed (o.a. niet-genoteerde
aandelen, intellectuele rechten, apotheken, kunstwerken, …)
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” competenties voorhanden zijn
– Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering
van roerende goederen (meer richting boekhouding)
– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid door het feit dat goederen minder voorkomen
>
Front-office:
– Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 260
Structurerende factoren voor de entiteit
“beursgenoteerde aandelen”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op hoofdzakelijk op het verzamelen van documentatie en gegevens ter controle van de
waarde van beursgenoteerde aandelen (binnenland en buitenland) aangegeven in successie aangiften
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Processen: groepering van deze controle activiteiten (systematische en (volume) aanpak)
– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (opzoekings- en controle werk)
– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau
>
Front-office: geen front-office activiteiten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 261
Structurerende factoren voor de entiteit
“fotogrammetrie”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op de specifieke fotogrammetrische activiteiten.
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Competenties: groepering van zeer gespecialiseerde technische competenties rond fotogrammetrie
– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau
– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (fotogrammetrie)
>
Front-office: geen front-office activiteiten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 262
05/07/2002
Organisatieschema
Patrimonium documentatie
Rechtszekerheid
Organisatieschema (N-2)
Rechtszekerheid
11/07/2002
N-2
Rechtszekerheid
…
N-3
N-3
N-3
Centrum
Rechtszekerheid
24 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 264
Organisatieschema (N-2) en (N-3)
Rechtszekerheid
11/07/2002
N-2
Departementaal Administrateur Rechtszekerheid
…
Gewestelijk
Administrateur
Rechtszekerheid
N-3
Toezichtsambtenaar
…
Toezichtsambtenaar
Toezichtsambtenaar
Afdelingshoofd
Archief-,
Satellietteams
…
Teamchef Archief
(BO)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
…
…
Teamchef Satelliet
(BO/FO)
Teamchef
Invordering van
Rechten (BO/FO)
Teamchef
Griffierechten
(BO)
p. 265
Processen en functies binnen de
“Archiefteams”
11/07/2002
>
Bewaren en bijwerken Patrimonium
Documentatie:
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Senior Documentalist
>
Leveren van Patrimoniuminformatie:
– Senior Dossierbeheerder
– Senior Documentalist
>
Behandelen van onenigheden:
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Specialist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
Operationele expertise:
– Senior Dossierbeheerder
– Senior Inspecteur
>
Algemene interactie & Specifieke interactie PI:
– Gegevensbeheerder
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
– Dossierbeheerder
>
Uitwerking Dienstverleningsmodellen:
– Analyst
p. 266
Processen en functies binnen de
“Satellietteams”
11/07/2002
>
Leveren van Patrimoniuminformatie:
– Gegevensbeheerder
– Senior Documentalist
>
Vorderen van “Successierechten”:
– Gegevensbeheerder
– Senior Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Senior Inspecteur
>
Vorderen van “Registratie-, Hypotheekrechten
en bijdragen”:
– Senior Dossierbeheerder
– Gegevensbeheerder
– Senior Inspecteur
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
Behandelen van onenigheden:
– Gegevensbeheerder
– Senior Dossierbeheerder
– Specialist
>
Operationele expertise:
– Senior Dossierbeheerder
– Senior Inspecteur
>
Algemene interactie & Specifieke interactie PI:
– Gegevensbeheerder
– Informatie-ambtenaar
– Dossierbeheerder
>
Uitwerking Dienstverleningsmodellen:
– Analyst
p. 267
Processen en functies binnen de teams
“Invorderen van Rechten”
11/07/2002
>
Vorderen van “Successierechten”:
– Senior Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 268
Processen en functies binnen het team
“Griffierechten”
11/07/2002
>
Vorderen van “Onmiddellijk geïnde
griffierechten”:
– Senior Inspecteur
– Inspecteur
– Gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 269
Structurerende factoren voor de
“Archiefteams”
11/07/2002
>
Deze teams richten zich op:
– Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie:
• Alle documenten die waar publiciteit aan moet gegeven worden en die betrekking kunnen hebben op
patrimoniuminformatie dat in de databank zou kunnen bewaard worden, komen in dit proces binnen
– Leveren van Patrimoniuminformatie:
• Indien er een opzoeking vereist is in de passieve archieven
– Vorderen van bijdragen:
• Heffing van de bijdragen die verschuldigd zijn voor de dienstverlening uit proces ‘Bewaren en
bijwerken patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van patrimoniuminformatie’. De inning vindt plaats
in de satellietteams onder het proces ‘Vorderen van registratierechten, hypotheekrechten en
bijdragen’.
– Behandelen van onenigheden:
• Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de archiefteams behandeld worden
– Processen out of scope:
• Deposito & Consignatiekas
• Beheer van de archieven
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: het groeperen van de archieven hypotheek, registratie en kadaster heeft als strategisch doel
het consulteren en het beheer van de passieve arhieven te centraliseren op één locatie. Er wordt de
mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in te zetten om pieken in andere teams op te
vangen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 270
Structurerende factoren voor de
“Archiefteams”
11/07/2002
–
–
–
>
Processen: groepering van de processen ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en
‘Leveren van patrimoniuminformatie’ welke mogelijk een opzoeking in de passieve archieven vereisen. Het
proces ‘Vorderen van bijdragen’ is een subproces van de bovenvermelde processen.
Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (m.b.t. patrimoniumdocumentatie)
voor zowel de Senior Documentalist, Senior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder
Faciliteiten en infrastructuur: in functie van de aard van de processen en het procesverloop wordt er
verwacht dat de professionelen voor 90% electronisch contact opnemen. Het ‘archiefteam’ fungeert voor
bepaalde diensten als backoffice voor de satellietteams. Samenvoegen van huidige archiefteams is niet
mogelijk omdat de archiefteams:
• qua VTE’s te groot zullen worden;
• de integratie van de huidige hypotheek-, registratie- en kadasterarchieven met zich meebrengen. De
opslagruimte en het gewicht zal aanzienlijk toenemen.
Front-office versus Back-Office
– Geen front-office voorzien omdat:
• Op iedere locatie van een archiefteam een satellietteam wordt voorzien
• De grootste en belangrijkste doelgroep, de professionelen, de gelegenheid krijgen om rechtstreeks in
contact te komen met de back-office
– Electronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 271
Structurerende factoren voor de
“Satellietteams”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Leveren van Patrimoniuminformatie
• Indien het eenvoudige opzoekingen betreft, waarvoor geen archieven nodig zijn
– Vorderen van ‘Registratie-, hypotheekrechten en bijdragen’
• Heffing en inning van registratie- en hypotheekrechten voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van
patrimoniumdocumentatie’
• Inning van de bijdragen voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en
‘Leveren van Patrimoniuminformatie’
– Vorderen van ‘Successierechten’
• Heffing en inning van successierechten, recht van overgang bij overlijden, rechten in opschorting,
ongenoegzaamheden en restituties
– Behandelen van onenigheden:
• Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de satellietteams behandeld worden
– Processen out of scope:
• Veroordelingsrechten
• Zegelrechten
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: het groeperen van bovenstaande dienstverlening heeft als strategisch doel dat het fiscale
volledig gescheiden verloopt ten opzichte van het overschrijven en de archieven (juridisch). Bij een
eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn. Aan elk archiefteam kunnen meerdere
satellietteams worden gelinkt. Er wordt de mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in
te zetten om pieken in andere teams op te vangen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 272
Structurerende factoren voor de
“Satellietteams”
11/07/2002
–
–
–
>
Processen: groepering van de fiscale processen; groepering van processen met een grote interactie met de
burger
Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond enerzijds het vorderen van
rechten en anderzijds de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren
van Patrimoniuminformatie’
Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid waardoor grotere bereikbaarheid voor de
burger
Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door
– Een front-office structuur per locatie (op een locatie kunnen meerdere satellietteams zitten)
– Integratie van front-offices van ‘Opmetingen en Waarderingen’ en ‘Rechtszekerheid’ (eventueel zelfs met
andere fiscale entiteiten)
– Elektronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam is noodzakelijk
– Indien de totaliteit van de interactietijd te klein is, zullen medewerkers afwisselend zowel FO- als BO-taken
uitvoeren
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 273
Structurerende factoren voor de teams
“Invorderen van Rechten”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Proces ‘Vorderen van rechten’
• Invorderen van successierechten
– Processen out of scope:
• Invorderen van veroordelingsrechten
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: het groeperen van de invordering voor de successierechten voor de drie regio’s (omwille van de
verschillende fiscale wetgeving). Bij een eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn
– Processen: wordt als activiteitenblok van het proces successierechten eruit gelicht en gegroepeerd op een
hoger niveau
– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond invordering
– Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één centrum per Gewest (3). Het volume is van die aard dat
een lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is
>
Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door
– Front-office structuur
– Mogelijke integratie van front-offices van Patrimoniumdiensten en Rechtszekerheid in Oostkantons
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 274
Structurerende factoren voor het team
“Griffierechten”
11/07/2002
>
Deze entiteit richt zich op:
– Vorderen van onmiddellijk geïnde griffierechten
• Periodieke ondersteuning op de heffing
• Controle op de heffing
• Controle op de inning
• Inning van de griffierechten
>
Criteria per dimensie van de blauwdruk:
– Strategie: het centraliseren van de inning van de griffierechten; pro-actieve samenwerking met de
primaire inner van de griffierechten (de griffies)
– Processen: specifiek sterk geautomatiseerd proces
– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond griffierechten
– Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één nationaal centrum. Het volume is van die aard dat een
lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is
>
Front-office: Geen front office omdat er enkel interactie met professionelen (griffies) gebeurt
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 275
11/07/2002
Organisatieschema van de
stafdiensten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 276
05/07/2002
Belastingen en
Invorderingen
Subtitel
één of twee regels
Inhoudstafel
11/07/2002
Belastingen en Invorderingen
>
Methodologie
>
N-1 Directie Dienstverlening coördinatie en uitvoering
– Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen en Controle
– Afdeling Communicatie
– Afdeling Contact Center
– Afdeling Voorafgaande afspraken
>
N-1 Directie Functionele expertise en ondersteuning
– Afdeling Reglementering
– Afdeling Commentaar
– Afdeling Werkmethodes en Opvolging
– Afdeling Informatie en Impulsbeheer
>
N-2 Directie Management ondersteuning
– Afdeling Operationele expertise
– Afdeling Functionele expertise
– Afdeling Labo
>
N-2 Directie Doelgroepenstrategie
– Afdeling Doelgroepenbeheer
– Afdeling Gegevensbeheer
>
N-2 Stafdiensten per pijler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 278
Structurerende factoren voor staffuncties
volgend uit de generieke processen:
Methodologie
11/07/2002
>
Voor het toewijzen van functies aan entiteiten op het organogram, werden volgende stappen genomen (zie
volgende slides):
–
Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende
criteria, beschreven in de volgende slides. De criteria hebben betrekking op verschillende
blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur.
–
Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies ‘geclustered’.
–
Stap 3: Overleg tussen de verschillende consultants heeft ertoe geleid verschillende organisatorische
eenheden te definiëren en op de clustering map toe te wijzen.
–
Stap 4: Aan de hand van het cluster overzicht en aan de hand van de goedgekeurde richtlijnen werd een
organisatievoorstel uitgetekend
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 279
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Competenties
Is het hebben van conceptuele vaardigheden
voor deze functie van belang?
Een functie met conceptuele vaardigheden staat typisch in voor de ontwikkeling van
bestaande of nieuwe concepten. Eigenschappen van deze functie zijn de capaciteit om
abstract te denken, analytisch te denken, vraagstukken in verschillende componenten te
kunnen opsplitsen... Deze functie is in staat de gevolgen van de concepten in te schatten,
zoals effect op middelen, organisatie, werklast,...
Competenties
Een functie met coördinerende vaardigheden is in staat verschillende personen (of
departementen) te laten samenwerken om zo de uitvoering van bepaalde
Is het hebben van coördinerende vaardigheden activiteiten/opdrachten tot een goed einde te brengen. Dit gebeurt door o.a. het plannen en
voor deze functie van belang?
organiseren van activiteiten.
Competenties
Is het bezitten van een diepe kennis voor deze
functie van belang?
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Een functie met diepe kennis kan gelijk worden gesteld met een 'expertise functie' waarin
vooral technische competenties van groot belang zijn: kennis van de wetgeving, kennis van
de klant, kennis van de fraudetendenzen, kennis van ICT applicaties, ...
p. 280
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Strategie
Is het sturend aspect van deze functie van
belang?
Een sturende functie is typisch in staat het beleid te vertalen in richtlijnen en KPI's. Een
sturende functie zorgt ervoor dat vernieuwingen geïmplementeerd worden. Deze
vernieuwingen hebben typisch een belangrijk effect op een deel of het geheel van de
organisatie.
Strategie
Is het operationeel aspect van deze functie van Een operationele functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van richtlijnen en opdrachten
belang?
die meestal deel uitmaken van een voorgeschreven proces.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 281
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Organisatorisch
Een overkoepelende manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of
Is een overkoepelende manier van werken voor beslissingen neemt die betrekking hebben op personen of departementen behorend tot
deze functie van belang?
verschillende pijlers.
Organisatorisch
Is een pijler opgedeelde manier van werken
voor deze functie van belang?
Een pijler opgedeelde manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of
beslissingen neemt die betrekking hebben tot personen of departementen behorend tot
éénzelfde pijler.
Organisatorisch
Is de concentratie in de organisatie van de
personen met deze functie van belang ?
Personen met eenzelfde functie worden binnen de organisatie samengebracht om een
zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen of om schaalvoordelen te kunnen realiseren.
Organisatorisch
Is het werken dicht bij het terrein voor deze
functie van belang ?
Een functie dicht bij het terrein wordt gekenmerkt door haar kennis en ervaring van de
dagelijkse realiteit van het terrein.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 282
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Cultuur
Is het van belang dat deze functie een eigen
cultuur kan ontwikkelen?
Een functie met een eigen cultuur impliceert dat de mensen die een dergelijke functie
uitvoeren door de aard van hun taken en/of door de situatie waarin de taken worden
uitgeoefend een cultuur ontwikkelen die kenmerken vertoont die specifiek en exclusief zijn
voor deze functie.
Cultuur
Is het van belang dat deze functie zich
vermengt met de andere functies waarmee
deze moet samenwerken?
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 283
Methodologie Stap 2 : Clustering van
functiegroepen
11/07/2002
•Overkoepelend
•Geconcentreerd
•Dicht bij terrein
•Operationeel
5
11
9
9
12
1
7
10
•Overkoepelend
•Geconcentreerd
2
•Coördinerend
•Sturend
•Conceptueel
8
4
6
•Sturend
13
•Conceptueel
•Operationeel
•Per pijler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
3
•Per pijler
p. 284
Methodologie Stap 3: Organisatorische
eenheden op de clustering map
11/07/2002
Afdeling
Communicatie
•Overkoepelend
Directie FEO
•Geconcentreerd
•Overkoepelend
•Geconcentreerd
•Dicht bij terrein
Afdeling Bijstand
aan
belastingplichtigen en Controle
•Operationeel
Afdeling Contact
Center
•Coördinerend
•Sturend
•Conceptueel
•Sturend
Afdeling
Operationele
expertise
Afdeling
Financiële
expertise
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
•Conceptueel
Afdeling
Doelgroepenbeheer •Per pijler
Afdeling
Gegevensbeheer
•Operationeel
•Per pijler
p. 285
Methodologie Stap 4: Organisatieschema
Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
Administrateur-Generaal
Belastingen en Invorderingen
Directeur Functionele
Expertise en Ondersteuning
…
Directeur Dienstverlening
coördinatie en uitvoering
…
Afdelingshoofd
Reglementering
Afdelingshoofd
Commentaar
Algemene Reglementering
Afdelingshoofd
Werkmethodes en Opvolging
Algemene Commentaar
Afdelingshoofd
Informatie
en Impulsbeheer
Algemene Werkmethodes
…
…
Afdelingshoofd Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle & Invordering
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd Contact
Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande afspraken
Interne Informatie
…
Externe Informatie
Reglementering
Inkomstenbelastingen
Commentaar Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
Werkmethodes P-KMO-GO
…
Commentaar Verbruiksbelastingen
Impulsbeheer
PMO
Werkmethodes D&A
…
Opvolging
Reglementering Douane
Commentaar Douane
Internationale Fiscale Zaken
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur-Generaal
Directeur-Generaal
Douane & Accijnzen 5
P/KMO/GO/Invordering
Directeur
Doelgroepen
strategie
Directeur
Management
ondersteuning
(*)
Directeur-Generaal
Fraudebestrijding
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Financiële expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Labo
(*)
P, KMO, GO en Invordering
vormen gescheiden entiteiten.
Voor de grafische leesbaarheid
worden ze hier samengebracht
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur FEOGA
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 286
Organisatieschema N-1 Belastingen &
Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
AdministrateurGeneraal
Belastingen en
Invorderingen
N-1
Directeur
Dienstverlening
coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle &
Invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Contact Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande
afspraken
p. 287
Structurerende factoren binnen de Directie
Dienstverlening-coördinatie en uitvoering
11/07/2002
–
De strategie rond de interactie met een doelgroep wordt bepaald binnen de doelgroepentiteit. De Directie
Dienstverlening - Coördinatie en Uitvoering moet zorgen voor de initiëring en coördinatie van de
initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. Dienstverlening is dus opgezet als “federaal” model.
–
De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Deze
directie staat in voor de uitbating van call center en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door
andere entiteiten.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 288
Organisatieschema N-1 Belastingen &
Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
AdministrateurGeneraal
Belastingen en
Invorderingen
N-1
Directeur
Dienstverlening
coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle &
Invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Contact Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande
afspraken
p. 289
Processen en functies binnen de Afdeling
Bijstand aan belastingplichtigen en Controle
11/07/2002
>
Risicobeheer,
Bepalen controleaanpak,
Bepalen invorderingsaanpak,
Selectie controle,
Voorstel voor invorderingsactie
– Coördinator
>
Klanteninzicht
– Coördinator
>
Bepalen dienstverleningsaanpak
– Coördinator
>
Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie
– Coördinator
>
Uitwerking dienstverleningsmodellen
– Coördinator
>
Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens
– Dossierbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 290
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Bijstand aan belastingplichtigen en Controle
11/07/2002
–
–
–
–
–
–
–
–
De Directie Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering richt zich op de initiëring en coördinatie van de
initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën”)
De Directie Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering zorgt voor de vertaalslag van strategische
beslissingen naar RB en CRM (bv. door het initiëren van sommige profielontwikkelingen).
Aan de Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering worden functies toegewezen die
vooral overkoepelend en sturend zijn. Deze functies zijn tevens coördinerend en geconcentreerd in de
organisatie. (Uit de scoring)
De Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering moet de coherentie garanderen in
aanpak en uitvoering van RB en CRM.
De Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering staat in voor het stimuleren van de
interactie tussen de pijlers (samenwerking bevorderen, informatie-uitwisseling,…).
Zowel RB-functies als CRM-functies worden toegewezen aan deze afdeling om de synergieën tussen RB en
CRM maximaal te benutten en conflictsituaties tot een minimum te beperken.
De gegevensbeheerders uit het proces ‘verzamelen en beheren van persoonlijke gegevens’ worden hier
samengebracht omdat hun activiteiten betrekking hebben op het enig dossier van de belastingplichtigen.
Omdat dit impliceert dat ze feitelijk voor rekening van verschillende pijlers werken en ook omdat de
betrokken belastingplichtigen niet permanent tot een bepaalde pijler blijven behoren (zoals de overgang
van P naar KMO, of van KMO naar GO), dienen deze functies in een overkoepelende organisatorische
entiteit ondergebracht te worden .
De aangeduide functies in de betrokken processen zullen met gelijkaardige op te lossen moeilijkheden
geconfronteerd worden bij hun werkzaamheden. Het samenbrengen van deze functies in dezelfde
organisatorische entiteit kan de kennisuitwisseling tussen deze functies aanmoedigen en zo bijdragen tot
een effectiever en efficiënter resultaat.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 291
Organisatieschema N-1 Belastingen &
Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
AdministrateurGeneraal
Belastingen en
Invorderingen
N-1
Directeur
Dienstverlening
coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle &
Invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Contact Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande
afspraken
p. 292
Processen en functies binnen de Afdeling
Communicatie
11/07/2002
>
Uitwerking externe communicatie
– Communicatiedeskundige
– Coördinator
– Projectbeheerder
– Analist
– Vertaler
>
Integratie in de economische keten
– Coördinator integratie in de economische
keten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 293
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Communicatie
11/07/2002
–
Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering moet zorgen voor de initiëring en coördinatie van de initiatieven
over de verschillende doelgroepen heen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën”)
–
Communicatie van pijler X kan initiatieven in pijler Y dwarsbomen of schaalvoordelen creëren door samen te
werken tussen pijlers.
–
Aan de Afdeling Communicatie worden functies toegewezen die vooral overkoepelend, in de organisatie
geconcentreerd, conceptueel, sturend en coördinerend zijn. (Uit de scoring)
–
De coördinator integratie in de economische keten bevindt zich eveneens in de stafdienst van de GO en van
D&A.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 294
Organisatieschema N-1 Belastingen &
Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
AdministrateurGeneraal
Belastingen en
Invorderingen
N-1
Directeur
Dienstverlening
coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle &
Invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Contact Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande
afspraken
p. 295
Processen en functies binnen de Afdeling
Contact Center
11/07/2002
>
Algemene Interactie
– Junior Informatie-ambtenaar
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 296
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Contact Center
11/07/2002
–
De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren.
Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering staat in voor de uitbating van Call Center (“contactcenter”) en
website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten. (Uit het rapport “conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
De functies toegewezen aan deze entiteit zijn operationeel en ofwel overkoepelend (1° lijn), ofwel pijler
opgedeeld (2°lijn). (Uit de scoring)
–
De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor een infrastructuur voordeel.
–
De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor de mogelijkheid tot eigen cultuur ontwikkeling.
–
De centrale uitbating van de virtuele dienstverleningskanalen maakt een verhoogde bereikbaarheid
mogelijk.
–
Het Contact Center en de website beantwoorden aan de vraag van de burger om op 1 plaats terecht te
kunnen met vragen. In de afdeling contact center zullen deze twee interactiekanalen dus centraal beheerd
worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 297
Organisatieschema N-1 Belastingen &
Invorderingen: Stafdiensten
11/07/2002
AdministrateurGeneraal
Belastingen en
Invorderingen
N-1
Directeur
Dienstverlening
coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Bijstand aan
belastingplichtigen,
Controle &
Invordering
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Communicatie
Afdelingshoofd
Contact Center
Afdelingshoofd
Voorafgaande
afspraken
p. 298
Processen en functies binnen de Afdeling
Voorafgaande afspraken
11/07/2002
>
Ruling
– Analist
– Junior gegevensbeheerder
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 299
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Voorafgaande afspraken
11/07/2002
–
Aan de Afdeling Voorafgaande afspraken worden functies toegewezen die vooral overkoepelend in de
organisatie geconcentreerd zijn en een diepe kennis hebben.
–
Om coherentie tussen de verschillende voorafgaande afspraken te verzekeren worden de taken
geconcentreerd in de Afdeling Voorafgaande afspraken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 300
Organisatieschema N-1 FEO
11/07/2002
…
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
…
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Commentaar
Afdelingshoofd
Reglementering
Algemene
Reglementering
…
Reglementering
Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
…
Reglementering
Douane
Algemene
Commentaar
Commentaar
Inkomstenbelastingen
…
…
Commentaar
Verbruiksbelastingen
Commentaar
Douane
Algemene
Werkmethodes
…
Werkmethodes
P-KMO-GO
Afdelingshoofd
Informatie en
Impulsbeheer
Interne Informatie
Externe Informatie
Impulsbeheer
Werkmethodes
D&A
Opvolging
Internationale
Fiscale Zaken
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 301
Structurerende factoren binnen de Stafdienst
FEO
11/07/2002
–
Strategische principes:
• Eenheid van beleid, eenheid van reglementering, eenheid van uitvoering
• Centralisatie en integratie: “enige dienst”
–
Voor een aantal operationele activiteiten moet een gemeenschappelijke aanpak of werkwijze bepaald worden
en gegarandeerd blijven overheen de uitvoerende entiteiten. Zo hebben meerdere doelgroepentiteiten te
maken met dezelfde wetten, waarvoor de beschikkingen op éénzelfde manier moeten toegepast worden.
Eveneens moet er ook gezorgd worden voor een wetgeving die toepasbaar, duidelijk en geïntegreerd
is. De expertfunctie komt daarom in een staffunctie. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën”)
–
Om een grotere coherentie te verzekeren van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de
verschillende uitvoerende entiteiten en binnen de fiscale wetgeving zelf, wordt de taak van het opstellen van
wetteksten (als vertaling van de intenties van de Cel Beleidsvoorbereiding) en het geven van technische
instructies geconsolideerd binnen Functionele Expertise en Ondersteuning. (Uit het rapport “conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
De relevante informatie wordt op zodanige wijze georganiseerd, bewerkt en ter beschikking gesteld, dat
enerzijds de kennis binnen de overheidsdienst bewaard en doorgegeven wordt en dat anderzijds de
ambtenaar ondersteund wordt bij een efficiënte en effectieve taakuitoefening. Dit betekent dat de
functionele ondersteuning van de ambtenaren transversaal ondergebracht wordt in een aparte entiteit die tot
taak heeft de “best practices” te ontwikkelen en de informatie te identificeren, te verzamelen en te
organiseren die vereist is voor een goede taakuitoefening. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking
van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
Relatie verduidelijken tussen de verschillende actoren in de beleidsbepaling en-vertaling door de top-down
(vertalen van beleid naar uitvoering) en de bottom-up processen (o.a. het verzekeren van de
implementeerbaarheid van de wetgeving) uit te tekenen. (Uit de programmadefinitie)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 302
Organisatieschema N-1 FEO
11/07/2002
…
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
…
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Commentaar
Afdelingshoofd
Reglementering
Algemene
Reglementering
…
Reglementering
Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
…
Reglementering
Douane
Algemene
Commentaar
Commentaar
Inkomstenbelastingen
…
…
Commentaar
Verbruiksbelastingen
Commentaar
Douane
Algemene
Werkmethodes
…
Werkmethodes
P-KMO-GO
Afdelingshoofd
Informatie en
Impulsbeheer
Interne Informatie
Externe Informatie
Impulsbeheer
Werkmethodes
D&A
Opvolging
Internationale
Fiscale Zaken
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 303
Processen en functies binnen de Afdeling
Reglementering
11/07/2002
> Reglementering
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Senior analist
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Extern advies en medewerking
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
p. 304
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Reglementering
11/07/2002
– Aan de Afdeling Reglementering worden functies toegewezen die vooral conceptueel
kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen
optreden. (Uit de scoring)
– ‘Reglementering’ en ‘Extern Advies & Medewerking’ zitten in één entiteit om de synergie
tussen beide processen maximaal te benutten daar zij beide werken over gelijkaardige
materies (respectievelijk intern of extern aan de FOD FIN).
– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams:
• Algemene Reglementering, die als generieke dienst de principes van de consistente
reglementering zal vastleggen en bewaken en ook zal fungeren als rechtskundige dienst
• Inkomstenbelastingen, Verbruiksbelastingen en Douane omwille van de specifieke materie
(clusters van kennis). De teams Verbruiksbelastingen en Douane zullen zowel nationale
alsook internationale reglementering behandelen.
• Het team Internationale Fiscale Zaken is een afzonderlijk team dat tot doel heeft om de
belastingsverdragen m.b.t. Inkomstenbelastingen op te stellen en Financiën op het vlak van
die belastingmateries te vertegenwoordigen in internationale overlegorganen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 305
Organisatieschema N-1 FEO
11/07/2002
…
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
…
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Commentaar
Afdelingshoofd
Reglementering
Algemene
Reglementering
…
Reglementering
Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
…
Reglementering
Douane
Algemene
Commentaar
Commentaar
Inkomstenbelastingen
…
…
Commentaar
Verbruiksbelastingen
Commentaar
Douane
Algemene
Werkmethodes
…
Werkmethodes
P-KMO-GO
Afdelingshoofd
Informatie en
Impulsbeheer
Interne Informatie
Externe Informatie
Impulsbeheer
Werkmethodes
D&A
Opvolging
Internationale
Fiscale Zaken
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 306
Processen en functies binnen de Afdeling
Commentaar
11/07/2002
> Commentaar
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 307
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Commentaar
11/07/2002
– Aan de Afdeling Commentaar worden functies toegewezen die vooral conceptueel kunnen
denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen optreden.
(Uit de scoring)
– De Afdeling Commentaar wordt bepaald omwille van het samenbrengen van alle kennis
rond de interpretatie van reglementering. De entiteit coördineert en verzekert de
coherentie van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende
entiteiten.
– Deze entiteit wordt opgeplitst in verschillende teams:
• Algemene Commentaar die de generieke materies zal behandelen en zal waken over de
consistentie van commentaar.
• Verschillende teams Commentaar Inkomstenbelastingen, Verbruiksbelastingen en Douane
omwille van de specifieke materie (clusters van kennis)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 308
Organisatieschema N-1 FEO
11/07/2002
…
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
…
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Commentaar
Afdelingshoofd
Reglementering
Algemene
Reglementering
…
Reglementering
Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
…
Reglementering
Douane
Algemene
Commentaar
Commentaar
Inkomstenbelastingen
…
…
Commentaar
Verbruiksbelastingen
Commentaar
Douane
Algemene
Werkmethodes
…
Werkmethodes
P-KMO-GO
Afdelingshoofd
Informatie en
Impulsbeheer
Interne Informatie
Externe Informatie
Impulsbeheer
Werkmethodes
D&A
Opvolging
Internationale
Fiscale Zaken
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 309
Processen en functies binnen de Afdeling
Werkmethodes en Opvolging
11/07/2002
> Werkmethodes
–
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Projectbeheerder
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Opvolging
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Analist
Senior analist
Senior projectbeheerder
Coördinator
–
Vertaler
p. 310
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Werkmethodes en Opvolging
11/07/2002
– Aan de Afdeling Werkmethodes en Opvolging worden functies toegewezen die vanuit een
diepe kennis zowel conceptueel kunnen denken als operationeel kunnen werken. (Uit de
scoring)
– ‘Werkmethodes’ en ‘opvolging’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen
maximaal te benutten daar in het proces ‘werkmethodes’ de criteria voor opvolging reeds
worden bepaald.
– Deze entiteit wordt opgeplitst in verschillende teams:
• Algemene Werkmethodes, die de generieke materies zal behandelen en zal waken over de
consistentie van de werkmethodes
• Werkmethodes D&A en P-KMO-GO die werkinstrumenten zullen ontwikkelen voor de
uitvoeringsdiensten en om die reden opgedeeld zijn in functie van die diensten
• Opvolging omwile van creatie van schaalvoordelen rond specifieke taken binnen het proces.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 311
Organisatieschema N-1 FEO
11/07/2002
…
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
…
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Commentaar
Afdelingshoofd
Reglementering
Algemene
Reglementering
…
Reglementering
Inkomstenbelastingen
…
Reglementering
Verbruiksbelastingen
…
Reglementering
Douane
Algemene
Commentaar
Commentaar
Inkomstenbelastingen
…
…
Commentaar
Verbruiksbelastingen
Commentaar
Douane
Algemene
Werkmethodes
…
Werkmethodes
P-KMO-GO
Afdelingshoofd
Informatie en
Impulsbeheer
Interne Informatie
Externe Informatie
Impulsbeheer
Werkmethodes
D&A
Opvolging
Internationale
Fiscale Zaken
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 312
Processen en functies binnen de Afdeling
Informatie en Impulsbeheer
11/07/2002
> Informatie
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Senior Documentalist
Junior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Impulsbeheer
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Inlichtingenanalist
–
Senior projectbeheerder
p. 313
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Informatie en Impulsbeheer
11/07/2002
– Aan de Afdeling Informatie en Impulsbeheer worden functies toegewezen die vooral
overkoepelend en operationeel zijn. (Uit de scoring)
– ‘Informatie’ en ‘impulsbeheer’ zitten in één entiteit daar zij beide overkoepelende
processen zijn voor de FEO en naar de FOD FIN ambtenaren toe. Het proces ‘informatie’
wordt opgestart door, terwijl het proces ‘impulsbeheer’ zelf een startschot is van, de andere
REG processen.
– Beide processen hebben ook een sterke interactie met en focus naar de “klant” (intern &
extern aan de FOD FIN) waarbij informatie wordt verspreid aan en impulsen worden
ontvangen van vooral ambtenaren en ook belastingsplichtigen (via de CRM processen).
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 314
Organisatieschema N-2: Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 315
Processen en functies binnen de Directie
Managementondersteuning
Algemene bespreking
11/07/2002
–
Ondersteunt het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne
controleprocessen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
Financiën”)
–
Helpt bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit Functionele Expertise en Ondersteuning.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 316
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 317
Processen en functies binnen de Afdeling
Operationele Expertise
Algemene bespreking
11/07/2002
>
Operationele expertise
–
Administratief behandelaar advies
–
Administratief behandelaar studie
–
Fiscaal analist
–
Sectoraal analist
–
ICT analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 318
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Operationele Expertise
Algemene bespreking
11/07/2002
–
Helpt bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit Functionele Expertise en Ondersteuning.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
Houdt zich bezig met de ondersteuning van het lager management bij de organisatie van het werk en bij
het opzetten van de interne controleprocessen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën”)
–
Aan de Afdeling Operationele Expertise worden functies toegewezen die eerder operationeel zijn en dicht
bij het terrein en over een diepe kennis beschikken. (Uit de scoring)
–
Om een grotere coherentie te verzekeren van de verstrekte adviezen binnen één pijler werden de taken
gegroepeerd binnen de Afdeling operationele expertise.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 319
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 320
Processen en functies binnen de Afdeling
Financiële Expertise
Algemene bespreking
11/07/2002
>
Bepalen controleaanpak,
Bepalen invorderingsaanpak,
Klanteninzicht,
Bepalen dienstverleningsaanpak,
Uitwerking dienstverleningsmodellen
–
Analist (Financieel)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 321
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Financiële Expertise
Algemene bespreking
11/07/2002
–
De Afdeling Financiële Expertise houdt zich bezig met de ondersteuning van het lager management bij de
organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne controleprocessen. (Uit het rapport
“conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
Financieel analist voert kosten baten analyses uit opdat binnen de processen Bepalen controle aanpak,
Bepalen invorderingsaanpak, Klanteninzicht, Bepalen dienstverleningsaanpak, Strategie en uitwerking
dienstverleningsmodellen onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen m.b.t. te nemen
businessopties.
–
Aan de Afdeling Financiële Expertise zijn functies toegewezen met een diepe kennis. (Uit de scoring)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 322
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
DirecteurGeneraalP/KMO/GO/
D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 323
Processen en functies binnen de Afdeling Labo
Algemene bespreking
11/07/2002
>
Operationele expertise
–
Scheikundige
–
Laborant
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 324
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Labo
Algemene bespreking
11/07/2002
–
De Afdeling Labo houdt zich bezig met het geven van fiscaal advies met betrekking tot de stalen die hun
worden toegestuurd. Deze stalen worden genomen tijdens de uitvoering van administratieve en
boekhoudkundige controles of fysieke controles naar aanleiding van mobiel toezicht. Op het labo wordt
eveneens een beroep gedaan om bepaalde studies uit te voeren opdat D&A een standpunt zou kunnen
innemen in bepaalde fiscale materies.
–
Aan de Afdeling Labo zijn functies toegewezen met een diepe kennis en een eigen cultuur. Organisatorisch
worden deze functies samen gebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen en
schaalvoordelen te kunnen realiseren.
–
Het Labo wordt overigens ook geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van een specifieke infrastructuur en
specifieke apparatuur gebruik maken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 325
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 326
Structurerende factoren binnen de Directie
Doelgroepenstrategie
Algemene bespreking
11/07/2002
–
De Directie Doelgroepenstrategie staat in voor het bepalen van de wijze van interactie met de
belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening, controle als invordering. Hierbij wordt bepaald
welk dienstverleningsmodel, controle model of invorderingsactie aangewend wordt voor welke doelgroepen
en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak
verantwoorden. De meest gepaste interactie met de burger zal het imago en de dienstverlening en
controleacties van de administratie doen evolueren en kan de belastingplichtige ertoe drijven sneller aan
zijn (fiscale) verplichtingen te voldoen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 327
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 328
Processen en functies binnen de Afdeling
Doelgroepenbeheer
Algemene bespreking
11/07/2002
>
Risicobeheer,
>
Bepalen controleaanpak,
Bepalen invorderingsaanpak,
Selectie controle,
Voorstel voor invorderingsactie
>
–
Intern Correspondent RB
–
Coördinator
–
Projectbeheerder
–
Senior Analist
Klanteninzicht
–
>
>
Coördinator
Bepalen dienstverleningsaanpak
–
>
>
Coördinator
Beheer invorderingsmodellen
–
Senior Analist
–
Senior Dossierbeheerder
–
Speciaist (jurist)
–
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
>
Uitwerking dienstverlenings- en
communicatiestrategie
>
Communicatiedeskundige
>
Analist
Uitwerking dienstverleningsmodellen
>
Analist
>
Projectbeheerder
>
Communicatiedeskundige
>
Vertaler
Uitwerking Externe Communicatie
>
Communicatiedeskundige
>
Projectbeheerder
>
Vertaler
>
Analist
Beheer controlemodellen
–
Deskundige nazicht controlemodellen
–
Beheerder controlemodellen
–
Beheerder handleidingen
–
Deskundige nazicht handleidingen
p. 329
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Doelgroepenbeheer
Algemene bespreking
11/07/2002
–
Vooraleer van dienstverlening, controle of invordering kan gesproken worden, moet gesegmenteerd
worden (=doelgroepen definiëren en onderhouden) en moeten profielen opgesteld worden.
–
Hier wordt tevens bepaald welk bijstands-, controle- of invorderingsmodel aangewend wordt voor welke
doelgroepen en welke subsegmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen
aanpak verantwoorden. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
Financiën”)
–
De Afdeling Doelgroepenbeheer staat eveneens in voor het uitwerken van dienstverleningsfactoren en voor
het uitwerken van communicatie op pijlerniveau.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 330
Organisatieschema N-2 : Stafdiensten
Algemene bespreking
11/07/2002
Directeur-Generaal
P/KMO/GO/D&A/Invordering/(Fraudebestrijding)
N-2
Directeur
Management
ondersteuning
Directeur
Doelgroepen
strategie
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Labo (D&A)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 331
Processen en functies binnen de Afdeling
Gegevensbeheer
Algemene bespreking
11/07/2002
>
Risicobeheer,
Bepalen controleaanpak,
Bepalen invorderingsaanpak
>
–
Risicogegevensbeheerder
–
Risicogegevensanalist
Klanteninzicht
–
Klantengegevensbeheerder
–
gegevensanalist
–
analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 332
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Gegevensbeheer
Algemene bespreking
11/07/2002
–
Redenen scheiding van ‘doelgroepen beheer’ :
– Principe van scheiding van informatie & risico
– Analyse van profielen vanuit een verschillend standpunt:
– Gegevensbeheer :
» Ontvangen en registreren van nieuwe of recentere gegegevens
» Onderhouden van de gegevens
» Analyses trekken van de massale informatie o.a. voor doelgroepen
– Doelgroepenbeheer :
» Opstellen van doelgroepen
» Bepalen van de noden of risico’s van de doelgroepen
» Bepalen van de aanpak om risico’s te verlagen of aan de noden te voldoen
– Uitwisseling mogelijk tussen RB & CRM
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 333
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
>
Het vervolg van dit hoofdstuk bevat een bespreking van deze N-2 stafdiensten per individuele pijler: Douane &
Accijnzen, Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, enz.
>
Deze onderdelen worden enkel opgenomen voor die pijlers waar bijkomende of afwijkende informatie aanwezig
is ten opzichte van de Algemene Bespreking van de Stafdiensten N-2.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 334
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
DOUANE & ACCIJNZEN
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 335
Organisatieschema N-2 D&A
11/07/2002
Douane & Accijzen
N-2
Management
ondersteuning
Doelgroepen
strategie
Operationele
expertise
Doelgroepen
beheer
Financiële
expertise
Gegevensbeheer
N-3
EOGFL
Labo
Onderzoek &
Opsporing
Enig kantoor
1 centrum
1 centrum
N-3
N-3
Gewestelijke
Centra
7 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 336
Processen en functies binnen de entiteit
Operationele Expertise
11/07/2002
>
>
Operationele expertise
- specialist (jurist)
- Senior analist
Operationele expertise (labo)
- Junior analist (Scheikundige)
- Technisch deskundige (Laborant)
>
Verzamelen en beheren van pre-arrival
gegevens en aangiften
– Applicatie analist
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Applicatie analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 337
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele Expertise
11/07/2002
>
Het proces “Operationele expertise” richt zich op:
– Het proces “Operationele expertise” dient enerzijds om antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en
informatica gerelateerde vragen te formuleren en anderzijds functionele processen te ondersteunen door
fiscale, sectorale, juridische en informatica expertise op te bouwen en ter beschikking te stellen
(monografie, sectorale studies, ...).
Het proces “Operationele expertise” beantwoordt feitenkwesties en niet principiële toepassingsvragen. De
antwoorden gegeven door “Operationele expertise” worden verspreid door de processen “Algemene
interactie” en “Kennisbeheer”.
Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces “commentaar”, informatie en documentatie
wordt verspreid langs het proces “informatie”.
Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD financiën teneinde
deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Concentratie van profielen met diepe kennis met betrekking tot fiscale en juridische materies.
Omwille van het belang van de bereikbaarheid voor de medewerkers van het terrein wordt een gedeelte
van deze profielen gedeconcentreerd opgesteld in de gewestelijke centra.
– Processen: Functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: /
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 338
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele Expertise (labo)
11/07/2002
>
Het proces “Operationele expertise” richt zich op:
– Het proces “Operationele expertise” dient enerzijds om antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en
informatica gerelateerde vragen te formuleren en anderzijds functionele processen te ondersteunen door
fiscale, sectorale, juridische en informatica expertise op te bouwen en ter beschikking te stellen
(monografie, sectorale studies, ...).
Het proces “Operationele expertise” beantwoordt feitenkwesties en niet principiële toepassingsvragen. De
antwoorden gegeven door “Operationele expertise” worden verspreid door de processen “Algemene
interactie” en “Kennisbeheer”.
Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces “commentaar”, informatie en documentatie
wordt verspreid langs het proces “informatie”.
Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD financiën teneinde
deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten.
(Uit het rapport
“Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– De entiteit ‘Labo’ houdt zich bezig met het geven van fiscaal advies met betrekking tot de stalen die hun
worden toegestuurd. Deze stalen worden genomen tijdens de uitvoering van administratieve en
boekhoudkundige controles of fysieke controles naar aanleiding van mobiel toezicht. Op het labo wordt
eveneens een beroep gedaan om bepaalde studies uit te voeren opdat D&A een standpunt zou kunnen
innemen in bepaalde fiscale materies.
– Aan de entiteit Labo zijn functies toegewezen met een diepe kennis en een eigen cultuur. Organisatorisch
worden deze functies samen gebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen en
schaalvoordelen te kunnen realiseren.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 339
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele Expertise (labo)
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Concentratie van profielen met diepe kennis van laboratoriumonderzoek en de fiscale
consekwenties die er voor D&A mee gepaard gaan.
– Processen: Functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties.
– Faciliteiten en infrastructuur: Het labo wordt geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van een specifieke
infrastructuur en specifieke apparatuur gebruik maken.
– Applicaties en uitrusting: Het labo wordt geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van specifieke uitrusting
gebruik maken.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 340
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele expertise
11/07/2002
>
Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:
– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen,
het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties
voor Douane en Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel
plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.
– De activiteitenblok “beheren van pre arrival en aangifte applicaties” dient om de functionering van de
betrokken applicaties op te volgen en bij te sturen ten einde de continuïteit en de goede werking van het
pre arrival en aangifte proces te verzekeren.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties
van D&A. Deze gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefinieerd.
Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde
gegevens kunnen opgeleverd worden. In het proces worden ook de regels toegepast zoals zij gedefinieerd
zijn in de wettelijk formaliteitenstelsels. Ook hier is een éénduidige interpretatie aangewezen.
– Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken
van gelijke aard bevinden.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
gegevensbeheer, taxatie en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 341
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele expertise
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De functie applicatie eigenaar bevindt zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 342
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele expertise
11/07/2002
>
Het proces “Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling” richt zich op:
– Het proces “Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling” dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed van alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.
– De activiteitenblok “definiëren benodigde gegevens” dient om de applicatie klaar te maken waarmee
verschillende verschuldigde belastingen (incl. Geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot
terugbetaling berekend worden. Deze applicatie moet aangepast zijn aan de laatste stand van zake inzake
wetgeving en reglementering.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– In dit activiteitenblok wordt in eerste instantie geanalyseerd of het instrument waarmee de verschillende
verschuldigde belastingenberekend worden, aangepast is aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving
en reglementering. Hierdoor wordt duidelijk welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te
vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste
taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb elektronisch, welke
instituten, wettelijke implicaties, ...), maakt eveneens deel uit van dit activiteitenblok.
– De uiteindelijk doelstelling is het correct berekenen van de belastingen (incl. Geregionaliseerde), rechten,
magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling
ervan.
– Hierdoor is dit activiteitenblok gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in
entiteiten binnen FEO) en aan het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften”
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 343
Structurerende factoren voor de entiteit
Operationele expertise
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het taxeren van de
belastingplichtigen. Deze gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig
gedefinieerd. Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en
wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden.
– Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken
van gelijke aard bevinden.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
gegevensbeheer, taxatie en kennis van formaliteitenstelsels.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De functie applicatie eigenaar bevindt zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 344
Organisatieschema N-2 D&A
11/07/2002
Douane & Accijzen
N-2
Management
ondersteuning
Doelgroepen
strategie
Operationele
expertise
Doelgroepen
beheer
Financiële
expertise
Gegevensbeheer
N-3
EOGFL
Labo
Onderzoek &
Opsporing
Enig kantoor
1 centrum
1 centrum
N-3
N-3
Gewestelijke
Centra
7 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 345
Processen en functies binnen de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Mobiel Toezicht
– Senior beheerder planning
– Beheerder planning
>
Risicobeheer
– Senior gegevensbeheerder
– Gegevensanalist
– Applicatie analist
– Intern Correspondent
– Junior onderzoeker
– Doelgroepen coördinator
– Projectbeheerder
– Senior analist
>
>
Selectie Controle
– Applicatie assistent
– Doelgroepen coördinator
– Projectbeheerder
>
Beheer Controlemodellen
– Senior analist
>
Beheer Invorderingsmodellen
– Senior analist
– Senior projectbeheerder
– Vertaler
Integratie in de economische keten
- Coördinator in de economische keten
>
Bepalen van controleaanpak
– Projectbeheerder
– Senior analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 346
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:
– Het proces “Mobiel Toezicht” houdt het uitvoeren van documentaire en fysieke controles op goederen- en
verkeersstromen in.
– De activiteitenblok “plannen” dient om de verplichte tijdkritische en niet tijdkritische controles op basis van
de beschikbare capaciteit in te plannen en aan mobiele teams toe te wijzen, ze hiervoor de nodige
instructies mee te geven en eventueel specifieke bijstand te vragen.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– In dit geval wordt op het proces een beroep gedaan om te kunnen overgaan tot het stoppen van hoog
criminele goederen: beschermde diersoorten en planten (CITES), namaakgoederen, drugs,.... Binnen het
activiteitenblok plannen zullen van uit een centrale en nationale regiekamer verplichte en tijdskritische
controle opdrachten verstuurd worden naar de betrokken gewestelijke regiekamer die er de gepaste
mobiele teams zal op afsturen. De nationale regiekamer, die 7/7 en 24/24 beschikbaar is, werkt in die zin
overkoepelend.
– Het capteren van de informatie die aan de oorsprong ligt van de controleopdracht vindt plaats in de
processen “risicobeheer” en “verzamelen pre arrival en aangiftegegevens”.
– De kennis omtrent de criminele goederenbewegingen is in deze entiteit geconcentreerd, daar ook het
risicobeheer dat betrekking heeft op deze criminele goederenbewegingen in deze entiteit plaatsvindt. Dit
zal de kwaliteit en de snelheid van het beslissingsproces ten goede komen.
– Bovendien zal binnen dit activiteitenblok ook de afstemming plaatsvinden met Onderzoek & Opsporing
(proces inputbeheer) voor de gevallen waarvoor een zaak loopt of zal opgestart worden. Deze afstemming
gebeurt dan ook op één plaats.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 347
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces worden de controleopdrachten gepland voor het stoppen van criminele
goederen. De gegevens die aan de oorsprong van de beslissing tot de opdracht liggen worden binnen
dezelfde entiteit op één plaats gecapteerd en geïnterpreteerd.
– Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken
van gelijke aard bevinden.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
gegevensbeheer en kennis van criminele goederenbewegingen.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De functies senior beheerder planning en beheerder planning bevinden zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 348
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Riscobeheer” richt zich op:
– Het proces “Risicobeheer” wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren en
te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de
identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de aanverwante risicoindicatoren en het
risiconiveau.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– In dit geval wordt op het proces een beroep gedaan voor het ontwikkelen en beheren van risicoprofielen
voor hoog criminele goederen. Hiervoor is een nationale aanpak en coördinatie aangewezen. Dit geldt
evenzeer op internationaal vlak.
– De kennis omtrent de criminele goederenbewegingen is in deze entiteit geconcentreerd, daar ook het
mobiel toezicht dat betrekking heeft op deze criminele goederenbewegingen vanuit deze entiteit gestuurd
wordt. Dit zal de kwaliteit en de snelheid van het beslissingsproces ten goede komen.
– Bovendien zal binnen deze entiteit ook de afstemming plaatsvinden met Onderzoek & Opsporing (proces
inputbeheer) voor de gevallen waarvoor een zaak loopt of zal opgestart worden. Deze afstemming gebeurt
dan ook op één plaats.
– Hier zullen ook de legale doelgroepen en doelgroepen voor dienstverleners en koerierdiensten bepaald
worden. N-2 zal deze doelgroepen toewijzen aan N-3 en het risicobeheer ervan coördineren. De in de
gewestelijke centra ontwikkelde risicoprofielen zullen hier geëvalueerd en gevalideerd worden. Er wordt
ook op toegezien dat de lokaal ontwikkelde risicoprofielen landelijk geïmplementeerd, toegepast en
geëvalueerd worden.
– Alle risico informatie bevindt zich in een nationale data base. Deze entiteit moet er op toezien dat alle
lokale informatie nationaal voor eenieder beschikbaar is.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 349
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces wordt het risicobeheer voor de criminele goederen uitgevoerd. Dit gaat
samen met het beheer van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor.
– Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de
controle processen komt hier immers systematisch terecht.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer, het gegevensbeheer en kennis van criminele goederenbewegingen.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 350
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Bepalen controleaanpak” richt zich op:
– Het proces “Bepalen controleaanpak” staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico
of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd af te dekken.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces wordt de controle aanpak voor de criminele goederen bepaald. Dit gaat
binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van
controleopdrachten ervoor. Indien voor een bepaalde controleaanpak geen controlemodel of handleiding
bestaat wordt er een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Zoals voor het risicobeheer wordt
ook hier de controle aanpak nationaal en internationaal gecoördineerd.
– Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de
controle processen komt hier immers systematisch terecht.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer, het risicogegevensbeheer en kennis van criminele en legale goederenbewegingen.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 351
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Selectie controle” richt zich op:
– Het proces “Selectie controle” is het proces waarbij afhankelijk van de situatie op zowel centraal als op
lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan
worden aangemaakt.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: In het betrokken proces worden de goederenbewegingen geselecteerd op basis van de
riscoprofieken voor criminele goederen. Dit gaat binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het
beheren van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. Aangezien snelheid van selectie
binnen het grote volume belangrijk is gebeurt dit selectieproces zoveel mogelijk op een geautomatiseerde
wijze. Het merendeel van de geselecteerde controles zijn dringend en verplicht. Nationale en internationale
afstemming is hiervoor ook belangrijk. Overigens wordt er lokaal in de gewestelijke administraties de
mogelijkheid gegeven om controles te selecteren (plage libre!).
– Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de
controle processen komt hier immers systematisch terecht.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer, het risicogegevensbeheer en kennis van criminele en legale goederenbewegingen.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 352
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Beheer controlemodellen” richt zich op:
– Het proces “Beheer controlemodellen” staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van
controlemodellen die kunnen ingeschakeld worden binnen het proces “bepalen controle aanpak” om risico’s
of risicogebieden, geïdentificeerd vanuit het proces “risicobeheer” af te dekken.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Indien voor een bepaalde controleaanpak geen controlemodel of handleiding bestaat wordt er
een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Dit gaat binnen deze entiteit samen met het
risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. Zoals voor het
risicobeheer wordt het beheer van controlemodellen nationaal gestuurd en nationaal en internationaal
gecoördineerd.
– Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de
controle processen komt hier immers systematisch terecht.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
risicobeheer, het risicogegevensbeheer en kennis van criminele en legale goederenbewegingen.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 353
Structurerende factoren voor de entiteit
Doelgroepenstrategie
11/07/2002
>
Het proces “Beheer invorderingsmodellen” richt zich op:
– Het proces “Beheer invorderingsmodellen” staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen
van een lijst van invorderingsacties die kunnen gehanteerd worden binnen het proces “invordering”. Het
proces invorderingsaanpak selecteert uit deze lijst de meest aangepaste acties in een bepaalde volgorde
rekening houdend met de risicoprofielen. vanuit het proces “risicobeheer” af te dekken.
(Uit het rapport
“Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Indien voor een bepaalde invorderingsaanpak geen invorderingsmodel of handleiding bestaat
wordt er een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Dit gaat binnen deze entiteit samen met
het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van invorderingsopdrachten ervoor. Zoals
voor de controlemodellen wordt het beheer van invorderingsmodellen nationaal gestuurd en
gecoördineerd.
– Processen: Het volledige invorderingsproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de
invordering komt hier systematisch terecht.
– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met
invordering.
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: /
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 354
Doelgroepenstrategie op niveau (N-3)
11/07/2002
>
Bij de Gewestelijk Administrateurs Douane & Accijnzen (N-3) zijn eveneens stafdiensten voorzien met betrekking
tot Doelgroepenstrategie.
>
Deze stafdiensten op niveau (N-3) worden besproken op de volgende pagina’s.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 355
Doelgroepenstrategie op niveau (N-3)
11/07/2002
Gewestelijk
Administrateur
D&A
N-3
Doelgroepen
strategie
Doelgroepenbeheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd
Aangiftebehandeling
Afdelingshoofd
Klantbehandeling
Teamchefs
N-3
N-3
…
Teamchef
Vergunningen
en audit
Aangiftebehandeling
Afdelingshoofd
Mobiel Toezicht
Teamchef
Verbintenissen/aanzuivering/rectificatie
Teamchef
Teamchefs
Klantencoordinatie &
Admin. en Boekh.
Controle
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Geschillen &
invorderingen
Teamchef
Regiekamer
N-3
Teamchefs
N-3
Mobiel Toezicht
p. 356
Processen en functies binnen de entiteit
Gegevensbeheer
11/07/2002
>
Risicobeheer
– Coördinator
– Senior gegevensbeheerder
– Gegevensanalist
– Intern Correspondent
– Junior onderzoeker
>
Beheer controlemodellen
– Junior analist
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 357
Structurerende factoren voor de entiteit
Gegevensbeheer
11/07/2002
>
De processen “Riscobeheer” richten zich op:
– Het proces “Risicobeheer” wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren en
te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de
identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de aanverwante risicoindicatoren en het
risiconiveau.
– Het proces “Bepalen controleaanpak” staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico
of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd af te dekken.
– Het proces “Selectie controle” is het proces waarbij afhankelijk van de situatie op zowel centraal als op
lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan
worden aangemaakt.
(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
– Het risicobeheer N-3 zal via een virtueel netwerk ontwikkeld en beheerd worden. Hierbij zal rekening
gehouden worden met de richtlijnen van de directie bijstand aan belastingplichtigen en controle en de
eenheid doelgroepenstrategie op N-2. Het voorzien van dit netwerk op lokaal niveau heeft tot doel het
risicobeheer zo kort mogelijk bij de realiteit van het terrein te brengen. De voordelen hiervan zijn dat snel
nieuwe risicoprofielen kunnen ontwikkeld worden om ongewenste ontwikkelingen in de
goederenbewegingen tegen te gaan, dat de verwerking van het grote volume aan dagelijkse transacties
kan verdeeld worden over de 7 gewestelijke directies en dat verder kan gebouwd worden op de reeds
bestaande ervaring tav risicobeheer op het terrein bij D&A.
– Het netwerk staat onder leiding van een doelgroepen coördinator. Deze doelgroepen coördinator is
verantwoordelijk voor één of meerdere nationale doelgroepen, waarvoor hij het risicobeheer zal sturen.
Binnen de entiteit lokale gegevensbeheer worden vooral activiteiten uitgevoerd die betrekking hebben op
het verwerken en analyse van gegevens. De medewerkers beheren de gegevens die nodig zijn voor het
risicobeheer van de doelgroepen die aan de betrokken gewestelijke directie zijn toegewezen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 358
Structurerende factoren voor de entiteit
Gegevensbeheer
11/07/2002
–
–
Wanneer beslist wordt om een risicoprofiel te ontwikkelen treedt de risicocoördinator op als sponsor en
duidt hij een projectleider aan. Deze projectleider is iemand uit de lijnorganisatie. Deze projectleider vormt
een team met de nodige specialisten van het terrein die als risicoanalisten optreden.
Het doelgroepenbeheer ligt aan de basis van de afdekking van algemene risico’s, zowel voor klanten
vergunninghouders als voor de anderen. Naast algemene risico’s worden ook specifieke risico’s afgedekt
voor vergunninghouders. In dat geval zal een coordinator klantenrisico’s optreden als projectleider
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
– Strategie: Het risicobeheer zo kort mogelijk bij de realiteit van het terrein te brengen.
– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard
– Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties
– Faciliteiten en infrastructuur: /
– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
– De betrokken functies bevinden zich in de back office.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 359
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
PARTICULIEREN
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 360
Organisatieschema N-2 Particulieren
11/07/2002
N-2
Directeur-Generaal
Particulieren
Directeur
Doelgroepen
strategie
Directeur
Management
ondersteurning
…
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Eupen
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
N-3
Gewestelijk
N-3
Administrateur
Particulieren
18 centra
Federaal
Administrateur
Nationaal Centrum
Opsporing
1 centrum
p. 361
Processen en functies binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Coördinator
– Junior Analist
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Applicatie analist
>
Nazicht fiscale situatie
– Senior beheerder planning
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 362
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
De entiteit ‘Doelgroepenstrategie’ richt zich op:
–
>
Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening
als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de
doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen
aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te
passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde
gegevens’.
–
–
Proces ‘Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden
verwerkingstool’.
–
–
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘selectie en opstellen werkplan’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 363
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie
van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf,
informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige).
Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier.
Het activiteitenblok ‘definiëren en up to date houden verwerkingstool’ dient om te analyseren of het
instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen berekend worden aangepast is aan de
laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
In eerste instantie worden in dit activiteitenblok de bruto gegevens verwerkt die nodig zijn voor het
berekenen van de verschillende types belastingen. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden,
derden (in het bijzonder voor Particulieren), als bij de belastingplichtige zelf. Het organiseren van de
inzameling van deze gegevens gebeurt volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’.
De doelstelling is een zo ruim mogelijk beeld te creëren van de fiscale toestand van de belastingplichtige.
Rekening houdend met de vorm waaronder de gegevens beschikbaar zijn, zal moeten bepaald worden wat
de meest efficiënte manier van verkrijgen van gegevens is. Verder zal moeten worden bepaald met welke
periodiciteit de gegevens verzameld moeten worden.
Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens
kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler KMO of GO (vb. loonfiches)
zijn.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 364
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De gegevens die in deze processen worden gebruikt, blijven eigendom van de unieke bron (de eigenaar)
van de betrokken gegevens. Door het samenbrengen van de respectievelijke functies over de pijlers
Particulieren, KMO en Ondernemingen heen, wordt eenzelfde aanspreekpunt voor deze ‘eigenaars van
gegevens’ gecreëerd.
Processen:
– Activiteiten en taken zijn overkoepelend voor de entiteit Particulieren.
Competenties:
– Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
/
Applicaties en uitrusting:
– Groepering rond specifieke applicaties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 365
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functies Coördinator en Junior Analist bevinden zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functies worden toegewezen aan de Afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 366
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.
Het activiteitenblok ‘definiëren benodigde gegevens’ dient om de applicatie te klaar te maken waarmee de
verschillende verschuldigde belastingen (incl. geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot
terugbetaling berekend worden. Deze applicatie moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken
inzake wetgeving en reglementering.
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
In dit activiteitenblok wordt in eerste instantie geanalyseerd of het instrument waarmee de verschillende
verschuldigde belastingen berekend worden, aangepast is aan de laatste stand van zaken inzake
wetgeving en reglementering. Hierdoor wordt duidelijk welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal
beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van
de juiste taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb. elektronisch, welke
instituten, wettelijke implicaties,…), maakt eveneens deel uit van deze activiteitenblok.
De uiteindelijke doelstelling is het correct berekenen van de belastingen (incl. geregionaliseerde), rechten,
magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling
ervan.
Hierdoor is dit activiteitenblok gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in
entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ (gesitueerd in de
entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering).
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 367
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De gegevens die in deze processen worden gebruikt, blijven eigendom van de unieke bron (de eigenaar)
van de betrokken gegevens. Door het samenbrengen van de respectievelijke functies over de pijlers
Particulieren, KMO en Ondernemingen heen, wordt eenzelfde aanspreekpunt voor deze ‘eigenaars van
gegevens’ gecreëerd.
Processen:
– Activiteiten en taken zijn overkoepelend voor de entiteit Particulieren.
Competenties:
– Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
/
Applicaties en uitrusting:
– Groepering rond specifieke applicaties.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 368
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie applicatie analist bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functie wordt toegewezen aan de de Afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 369
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
–
>
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van
geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte
vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen
van de geschillen die hiermee samenhangen.
Het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers,
binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden gekozen die men effectief wil opnemen in het
werkplan. Dossiers worden gekozen in functie van de waarschijnlijke meerwaarde van de selectie van het
dossier, in het licht van de vooropgestelde strategische principes. Deze keuze zal gebaseerd zijn
verschillende elementen: de aanduidingen vanuit risicobeheer (verplicht op te nemen/niet op te nemen),
de lokale kennis in verband met de dossiers, de beschikbare middelen, …. Voor ‘verplichte dossiers’ die
niet worden weerhouden of ‘niet te selecteren dossiers’ die wel gekozen worden, dient een verantwoording
van deze keuze opgesteld te worden
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Het betreft hier het opstellen vanuit de gedetecteerde risico’s van een lange termijn planning inzake
nazicht voor de entiteit Particulieren (dwz. voor alle gewestelijke administraties). Het voorstel van
selectie, zoals bepaald door risicobeheer, vormt hierbij het uitgangspunt. Dit voorstel van selectie omvat 3
gedeeltes, nl. een imperatief gedeelte (dit zijn de verplicht te controleren dossiers), een indicatief gedeelte
(dit zijn mogelijk te controleren dossiers) en een aantal niet te controleren dossiers.
Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit Particulieren een aantal
richtlijnen worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve nazichten.
Voor de indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten gesteld op het
niveau van de entiteit Particulieren. Hij kan hierbij de gewestelijke administraties betrekken.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 370
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Deze functie staat in voor de coördinatie en de opvolging van risicobeheer binnen de entiteit Particulieren.
Concreet betekent dit de vertaling van het voorstel van selectie in de lange termijn planning voor nazicht
van de entiteit Particulieren.
Processen:
– Activiteiten en taken zijn overkoepelend voor de entiteit Particulieren.
Competenties:
– Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
/
Applicaties en uitrusting:
– Groepering rond specifieke applicaties mbt. risicobeheer.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 371
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie Senior Beheerder planner bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functie wordt toegewezen aan de de Afdeling Doelgroepenbeheer
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 372
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
KMO
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 373
Organisatieschema N-2 KMO
11/07/2002
N-2
Directeur-Generaal
KMO
Directeur
Management
Ondersteuning
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Buitenlanders
1 centrum
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Gewestelijk
N-3
N-3
Administrateur
KMO
27 centra
p. 374
Processen en functies binnen de entiteit
“Doelgroepen Strategie”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Coördinator
– Junior Analist
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Applicatie-analist
>
Nazicht fiscale situatie
– Senior Beheerder Planning
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 375
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
De entiteit ‘Doelgroepenstrategie’ richt zich op:
–
>
“Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening
als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de
doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen
aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te
passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde
gegevens’.
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden
verwerkingstool’.
–
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 376
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie
van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf,
informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige).
Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier … (In het
activiteitenblok) ‘definiëren nodige gegevens’ … (wordt bepaald) … welke gegevens nodig zijn om een
compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de
berekening van de juiste taxatie”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
Het vastleggen van de gegevens die nodig zijn voor de behandeling van de doelgroep (in het bijzonder
voor het bepalen van de fiscale positie van de belastingplichtige) en het oplossen van systematisch
weerkerende problemen met de kwaliteit van deze gegevens, zijn activiteiten die best binnen dezelfde
entiteit worden uitgevoerd. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden, derden, als bij de
belastingplichtige zelf.
Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens
kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler P, GO of een andere zijn.
Gezien het belang van de focus op de afzonderlijke doelgroep in iedere wordt de betrokken delen van dit
proces toch niet op een hoger overkoepelend niveau geplaatst.
De betrokken functies zullen over een gelijkaardige kennis dienen te beschikken hetgeen ervoor pleit ze
beide in dezelfde organisationele entiteit te plaatsen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 377
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functies Coördinator en Junior Analist bevinden zich in een back office.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 378
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … (In het activiteitenblok) ‘definiëren en up-to-date houden
verwerkingstool’ … (wordt bepaald hoe)… het instrument waarmee de verschillende verschuldigde
belastingen … berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en
reglementering …”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te
wijzen:
–
De taken in dit activiteitenblok zijn sterk gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving
(gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’
(gesitueerd in de entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering). Om een optimale
afstemming te bereiken worden deze functies best in dezelfde organisatorische entiteit ondergebracht.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 379
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie applicatie-analist bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 380
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van
geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte
vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen
van de geschillen die hiermee samenhangen … (Het activiteitenblok)… ‘Selectie en opstellen werkplan’
houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers, binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden
gekozen die men effectief wil opnemen in het werkplan.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit KMO een aantal richtlijnen
worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve nazichten. Voor de
indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten gesteld. Een dergelijke
taak dient op een centraal niveau te gebeuren om de gelijke behandeling van belastingplichtigen in gelijke
omstandigheden te verzekeren. Aangezien de meeste risico’s betrekking hebben op een specifieke
doelgroep, lijkt dit niveau het meest relevant om deze activiteiten in onder te brengen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 381
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie Senior Beheerder Planning bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Doelgroepenbeheer
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 382
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De aangeduide activiteiten worden hier samengebracht omdat een overkoepelende benadering nodig is
overheen verschillende lokale entiteiten ten einde de consistentie en gelijkheid naar de belastingplichtige
te waarborgen. Er zal daarnaast wel een specifiek beleid uitgetekend dienen te worden voor de betrokken
doelgroep om rekening te houden met hun specifieke kenmerken.
Processen:
– Een sterke wisselwerking zal plaats vinden tussen de functie betrokken in de taken van het proces
‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ en ‘verzamelen en beheren fiscale
gegevens’
Competenties:
– De betrokken functies dienen over gelijkaardige analytische competenties te beschikken waarbij ze uit de
veelheid van gegevens voor het geheel van de pijler dienen te komen tot bepaalde voorstellen voor acties.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 383
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
GROTE ONDERNEMINGEN
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 384
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
Directeur-Generaal
N-2
GO
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Directeur
Management
ondersteuning
Afdelingshoofd
Operationele
expertise
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Financiële
expertise
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
N-3
Gewestelijk
Administrateur GO
Sector X
7 centra
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 385
Processen en functies binnen de entiteit
“Doelgroepen Strategie”
11/07/2002
>
Verzamelen en beheren fiscale gegevens
– Coördinator
– Junior analist
>
Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s
en recht tot terugbetaling
– Applicatie-analist
>
Nazicht
– Senior beheerder planning
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 386
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepen Strategie”
11/07/2002
>
De entiteit ‘Doelgroepenstrategie’ richt zich op:
–
>
“Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening
als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de
doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen
aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te
passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.”
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:
–
Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.
Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde
gegevens’.
–
Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden
verwerkingstool’.
–
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 387
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie
van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf,
informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige).
Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier … (In het
activiteitenblok) ‘definiëren nodige gegevens’ … (wordt bepaald) … welke gegevens nodig zijn om een
compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de
berekening van de juiste taxatie”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
–
–
Het vastleggen van de gegevens die nodig zijn voor de behandeling van de doelgroep (in het bijzonder
voor het bepalen van de fiscale positie van de belastingplichtige) en het oplossen van systematisch
weerkerende problemen met de kwaliteit van deze gegevens, zijn activiteiten die best binnen dezelfde
entiteit worden uitgevoerd. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden, derden, als bij de
belastingplichtige zelf.
Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens
kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler P, GO of een andere zijn.
Gezien het belang van de focus op de afzonderlijke doelgroep in iedere wordt de betrokken delen van dit
proces toch niet op een hoger overkoepelend niveau geplaatst.
De betrokken functies zullen over een gelijkaardige kennis dienen te beschikken hetgeen ervoor pleit ze
beide in dezelfde organisationele entiteit te plaatsen.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 388
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functies senior analist en junior analist bevinden zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 389
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het
verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te
brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de
belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … (In het activiteitenblok) ‘definiëren en up-to-date houden
verwerkingstool’ … (wordt bepaald hoe)… het instrument waarmee de verschillende verschuldigde
belastingen … berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en
reglementering …”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:
–
De taken in dit activiteitenblok zijn sterk gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving
(gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’
(gesitueerd in de entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering). Om een optimale
afstemming te bereiken worden deze functies best in dezelfde organisatorische entiteit ondergebracht.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 390
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie applicatie-analist bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functie wordt toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 391
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:
–
>
“Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd
wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van
geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte
vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen
van de geschillen die hiermee samenhangen … (Het activiteitenblok)… ‘Selectie en opstellen werkplan’
houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers, binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden
gekozen die men effectief wil opnemen in het werkplan.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
Criteria om dit proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze entiteit toe te wijzen:
–
Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit Grote ondernemingen een
aantal richtlijnen worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve
nazichten. Voor de indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten
gesteld. Een dergelijke taak dient op een centraal niveau te gebeuren om de gelijke behandeling van
belastingplichtigen in gelijke omstandigheden te verzekeren. Aangezien de meeste risico’s betrekking
hebben op een specifieke doelgroep, lijkt dit niveau het meest relevant om deze activiteiten in onder te
brengen
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 392
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Verhouding tussen front-office en back-office:
–
>
De functie Planner lange termijn bevindt zich in een backoffice.
Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:
–
Deze functie wordt toegewezen aan de afdeling Doelgroepenbeheer
Directeur
Doelgroepen
Strategie
Afdelingshoofd
Doelgroepenbeheer
Afdelingshoofd
Gegevensbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 393
Structurerende factoren binnen de entiteit
“Doelgroepenstrategie”
11/07/2002
>
Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– De aangeduide activiteiten worden hier samengebracht omdat een overkoepelende benadering nodig is
overheen verschillende lokale entiteiten ten einde de consistentie en gelijkheid naar de belastingplichtige
te waarborgen. Er zal daarnaast wel een specifiek beleid uitgetekend dienen te worden voor de betrokken
doelgroep om rekening te houden met hun specifieke kenmerken.
Processen:
– Een sterke wisselwerking zal plaats vinden tussen de functie betrokken in de taken van het proces
‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ en ‘verzamelen en beheren fiscale
gegevens’
Competenties:
– De betrokken functies dienen over gelijkaardige analytische competenties te beschikken waarbij ze uit de
veelheid van gegevens voor het geheel van de pijler dienen te komen tot bepaalde voorstellen voor acties.
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 394
Organisatieschema N-2: stafdiensten
Bespreking per pijler
11/07/2002
FRAUDEBESTRIJDING
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 395
Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding
11/07/2002
Directeur-Generaal
N-2
Fraudebestrijding
Management
ondersteuning
N-3
Gewestelijk
Administrateur
Fraudebestrijding
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Federaal
Administrateur
Nationaal Centum
Fraudebestrijding
p. 396
Organisatieschema N-2
Fraudebestrijding
11/07/2002
>
De entiteit Fraudebestrijding richt zich op:
–
Het bestrijden en integraal behandelen van de zwaarste fraudegevallen
“Om op een effectieve wijze diegenen aan te pakken die zich aan hun verplichtingen willen onttrekken,
is de structuratie van Fraudebestrijding en Invordering als entiteiten apart van de doelgroepentiteiten
aangewezen. …Dit betreft het detecteren, onderzoeken en behandelen van bijzondere fraudezaken die
een bepaalde doelgroep overstijgen of die niet direct een gevolg zijn van een aangifte. Deze entiteit
behandelt ook haar eigen geschillen…”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
“Doelmatigheid van het onderzoek: Dit principe geeft de bijzondere rol van Fraudebestrijding aan in het
geheel van de bestrijding van de fraude. Naast de andere instanties op Belgisch en internationaal vlak,
staat ze in voor het blootleggen en vervolgen van de grote, georganiseerde, fiscale fraude, binnen haar
bevoegdheden als fiscale administratie…”
“Imago en zichtbaarheid van de rol van Fraudebestrijding:…In dit kader onderscheidt Fraudebestrijding
zich van de andere fiscale entiteiten doordat het de zwaarste fraudegevallen en de grote internationale
fraude behandelt en een sterke relatie onderhoudt met het gerecht, die een nog sterkere repressieve
rol heeft en over uitgebreidere mogelijkheden beschikt…”
(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)
>
Er is geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien
–
“Vanwege de verschillende oriëntatie, namelijk de eerder repressieve in plaats van een dienstverlenende rol
van Fraudebestrijding, is er geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 397
Processen en functies binnen de stafdienst
‘Management Ondersteuning’
11/07/2002
>
Zaakbehandeling Fraude
– Extern Correspondent
>
Uitwerking Externe Communicatie
– Communicatiedeskundige
– Projectbeheerder
– Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 398
Structurerende factoren binnen de stafdienst
‘Management Ondersteuning’
11/07/2002
>
De stafdienst ‘Management Ondersteuning’ richt zich op:
–
Het spelen van een coördinerende rol tussen Fraudebestrijding en Particulieren, KMO, GO (en in mindere
mate, Douane & Accijnzen en Rechtszekerheid) op het vlak van behandeling van uitlopers van fraudezaken.
“Het ondersteunen van het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van
de interne controleprocessen. Het helpen bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit
Functionele Expertise en Ondersteuning.”
(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
>
Het realiseren van externe communicatie ivm de entiteit fraude
Volgend proces worden aan dit entiteit toegewezen:
–
Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’.
Opmerking: het betreft hier enkele één functie binnen het activiteitenblok « Uitvoeren van de strategie »
namelijk de Extern Correspondent die de brug vormt tussen Fraudebestrijding en de andere Directiesgeneraal m.b.t. de behandeling van uitlopers.
–
Uitwerken externe communicatie
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 399
Structurerende factoren binnen de stafdienst
‘Management Ondersteuning’
11/07/2002
>
>
Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op:
–
“Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal
te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze door te
volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de
andere dossiers in deze zaak.”
(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)
–
Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ dient om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te
leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak) en te komen tot
een effectieve bestraffing van de betrokkenen in de zaak.
Criteria om deze functie binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen:
–
Een kenmerk van Fraudebestrijding is het blootleggen van de essentiële elementen van de fraude. Het gaat
hier dus niet om het onderzoeken van de volledige fiscale toestand, maar enkel om die aspecten die voor
een effectieve behandeling nodig zijn. Al deze acties situeren zich in een allesomvattend kader van
fraudebestrijding waarin wordt samengewerkt of informatie wordt uitgewisseld met andere partijen die ook
elk hun rol hebben in de bestrijding van de fraude: de andere fiscale entiteiten, de wetgever, het gerecht,
de sociale inspectie, de curatoren, enz. De betrokken functie staat in voor de coördinatie van de
activtiteiten tussen Fraudebestrijding en de andere entiteit. Omwille van de noodzaak aan een centrale
coördinatie is deze functie toegewezen aan de Directie ‘Management ondersteuning’.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 400
Structurerende factoren binnen de stafdienst
‘Management Ondersteuning’
11/07/2002
>
Criteria om dit proces aan deze stafdienst toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):
Strategie:
– Gezien de coördinerende rol van deze functie in het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ en de brug functie die
hij vervult naar andere activiteiten lijkt het situeren van deze coördinatie rol op een centraal niveau
aangewezen.
Processen:
–
Competenties:
–
Faciliteiten en infrastructuur:
–
Applicaties en uitrusting:
–
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 401
05/07/2002
Patrimonium
documentatie
Subtitel
één of twee regels
Inhoudstafel
11/07/2002
Patrimonium documentatie
>
Methodologie
>
N-1 Directie Dienstverlening, strategie en uitvoering
– Afdeling Marketing
– Afdelings Contact Center
>
N-1 Directie Functionele expertise en ondersteuning
– Afdeling Reglementering, Informatie, en Impulsbeheer
– Afdeling Commentaar en Helpdesk
– Afdeling Werkmethodes en Opvolging
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 403
Structurerende factoren voor staffuncties
volgend uit de generieke processen:
Methodologie
11/07/2002
>
Voor het toewijzen van functies aan entiteiten op het organogram, werden volgende stappen genomen :
–
Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende
criteria, beschreven in de volgende slides. De criteria hebben betrekking op verschillende
blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur.
–
Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies ‘geclustered’.
–
Stap 3: Overleg tussen verschillende consultants heeft ertoe geleid verschillende organisatorische
eenheden te definiëren en op de clustering map toe te wijzen.
–
Stap 4: Aan de hand van het cluster overzicht en aan de hand van de goedgekeurde richtlijnen werd een
organisatievoorstel uitgetekend.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 404
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Competenties
Is het hebben van conceptuele vaardigheden
voor deze functie van belang?
Een functie met conceptuele vaardigheden staat typisch in voor de ontwikkeling van
bestaande of nieuwe concepten. Eigenschappen van deze functie zijn de capaciteit om
abstract te denken, analytisch te denken, vraagstukken in verschillende componenten te
kunnen opsplitsen... Deze functie is in staat de gevolgen van de concepten in te schatten,
zoals effect op middelen, organisatie, werklast,...
Competenties
Een functie met coördinerende vaardigheden is in staat verschillende personen (of
departementen) te laten samenwerken om zo de uitvoering van bepaalde
Is het hebben van coördinerende vaardigheden activiteiten/opdrachten tot een goed einde te brengen. Dit gebeurt door o.a. het plannen en
voor deze functie van belang?
organiseren van activiteiten.
Competenties
Is het bezitten van een diepe kennis voor deze
functie van belang?
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Een functie met diepe kennis kan gelijk worden gesteld met een 'expertise functie' waarin
vooral technische competenties van groot belang zijn: kennis van de wetgeving, kennis van
de klant, kennis van de fraudetendenzen, kennis van ICT applicaties, ...
p. 405
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Strategie
Is het sturend aspect van deze functie van
belang?
Een sturende functie is typisch in staat het beleid te vertalen in richtlijnen en KPI's. Een
sturende functie zorgt ervoor dat vernieuwingen geïmplementeerd worden. Deze
vernieuwingen hebben typisch een belangrijk effect op een deel of het geheel van de
organisatie.
Strategie
Is het operationeel aspect van deze functie van Een operationele functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van richtlijnen en opdrachten
belang?
die meestal deel uitmaken van een voorgeschreven proces.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 406
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Organisatorisch
Een overkoepelende manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of
Is een overkoepelende manier van werken voor beslissingen neemt die betrekking hebben op personen of departementen behorend tot
deze functie van belang?
verschillende pijlers.
Organisatorisch
Is een pijler opgedeelde manier van werken
voor deze functie van belang?
Een pijler opgedeelde manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of
beslissingen neemt die betrekking hebben tot personen of departementen behorend tot
éénzelfde pijler.
Organisatorisch
Is de concentratie in de organisatie van de
personen met deze functie van belang ?
Personen met eenzelfde functie worden binnen de organisatie samengebracht om een
zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen of om schaalvoordelen te kunnen realiseren.
Organisatorisch
Is het werken dicht bij het terrein voor deze
functie van belang ?
Een functie dicht bij het terrein wordt gekenmerkt door haar kennis en ervaring van de
dagelijkse realiteit van het terrein.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 407
Methodologie Stap 1: Scoring criteria
11/07/2002
Functie-criteria
Definitie
Cultuur
Is het van belang dat deze functie een eigen
cultuur kan ontwikkelen?
Een functie met een eigen cultuur impliceert dat de mensen die een dergelijke functie
uitvoeren door de aard van hun taken en/of door de situatie waarin de taken worden
uitgeoefend een cultuur ontwikkelen die kenmerken vertoont die specifiek en exclusief zijn
voor deze functie.
Cultuur
Is het van belang dat deze functie zich
vermengt met de andere functies waarmee
deze moet samenwerken?
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 408
Methodologie Stap 2 : Clustering van
functiegroepen
11/07/2002
•Overkoepelend
•Overkoepelend
•Geconcentreerd
5
•Dicht bij terrein
•Operationeel
5
11
7
9
8
10
6
4
•Geconcentreerd
•Coördinerend
•Sturend
•Conceptueel
9
1
2
3
•Sturend
•Conceptueel
•Per pijler
•Operationeel
•Per pijler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 409
Methodologie Stap 3: Organisatorische
eenheden op de clustering map
11/07/2002
•Overkoepelend
•Geconcentreerd
11
•Dicht bij terrein
12
•Operationeel
Afdeling Contact
5
Center
Afdeling
Operationele
expertise
•Overkoepelend
Directie FEO
Afdeling
Marketing
•Geconcentreerd
•Coördinerend
•Sturend
•Conceptueel
•Sturend
•Conceptueel
•Per pijler
•Operationeel
•Per pijler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 410
Methodologie Stap 4: Organisatieschema
Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
Patrimonium
documentatie
Directeur
Functionele
Expertise en
Ondersteuning
Afdelingshoofd
Reglementering, Informatie
en Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Afdelingshoofd
Contact Center
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar Patrimonium
Diensten & Opmetingen
en Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Afdelingshoofd
Marketing
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
PMO
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 411
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
N-1
Patrimonium
documentatie
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
Afdelingshoofd
marketing
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Contact Center
p. 412
Structurerende factoren binnen de Directie
Dienstverlening, strategie en uitvoering
11/07/2002
–
De strategie rond de interactie met een doelgroep wordt bepaald binnen de doelgroepentiteit. De Directie
Dienstverlening, strategie en uitvoering moet zorgen voor de initiëring van de initiatieven over de
verschillende doelgroepen heen. Dienstverlening is dus opgezet als “federaal” model.
–
De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Deze
entiteit staat in voor de uitbating van call center en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door
andere entiteiten.
(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 413
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
N-1
Patrimonium
documentatie
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
Afdelingshoofd
marketing
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Contact Center
p. 414
Processen en functies binnen de Afdeling
Marketing
11/07/2002
>
Klanteninzicht
– Gegevensanalist
– Klantengegevensbeheerder
– Coördinator
– Analist
>
>
>
Bepalen dienstverleningsaanpak
– Coördinator
– Analist
>
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Uitwerking dienstverlenings- en
communicatiestrategie
>
Communicatiedeskundige
>
Analist
>
Coördinator
Uitwerking dienstverleningsmodellen
>
Analist
>
Projectbeheerder
>
Communicatiedeskundige
>
Vertaler
>
Coördinator
Uitwerking Externe Communicatie
>
Communicatiedeskundige
>
Projectbeheerder
>
Vertaler
>
Coördinator
>
Analist
p. 415
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Marketing
11/07/2002
–
Coördinerend – Sturend: Vanuit de Afdeling Marketing (Uit de scoring):
• worden alle initiatieven gestuurd en gecoördineerd die voor de verschillende pijlers
genomen worden met betrekking tot:
– de ontwikkeling en de verstrekking van dienstverlening aan de verschillende doelgroepen
– het inzicht dat wordt gerealiseerd in de verschillende klantensegmenten
– En de diensverleningsaanpak die voor deze segmenten wordt geselecteerd
• Wordt de dienstverlenings- en communicatiestrategie uitgewerkt voor de entiteit
Patrimoniumdocumentatie
–
Concentratie in de organisatie – overkoepelend: Binnen de Afdeling Marketing wordt voor de verschillende
pijlers (Uit de scoring):
• Klanteninzicht verworven met het oog op het afstemmen van de dienstverlening en de
communicatie op de noden, intenties en situatie van de verschillende doelgroepen
• De dienstverleningsaanpak bepaald voor de verschillende klantensegmenten
• De dienstverleningsfactoren en externe communicatie uitgewerkt voor de verschillende
klantensegmenten van Patrimoniumdocumentatie
– klanten
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 416
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
N-1
Patrimonium
documentatie
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
Afdelingshoofd
marketing
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Afdelingshoofd
Contact Center
p. 417
Processen en functies binnen de Afdeling
Contact Center
11/07/2002
>
Algemene Interactie
– Junior Informatie-ambtenaar
– Informatie-ambtenaar
– Senior Informatie-ambtenaar
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 418
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Contact Center
11/07/2002
–
De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren.
Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering staat in voor de uitbating van Call Center (“contactcenter”) en
website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten. (Uit het rapport “conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
De functies toegewezen aan deze entiteit zijn operationeel en ofwel overkoepelend (1° lijn), ofwel pijler
opgedeeld (2°lijn). (Uit de scoring)
–
De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor een infrastructuur voordeel.
–
De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor de mogelijkheid tot eigen cultuur ontwikkeling.
–
De centrale uitbating van de virtuele dienstverleningskanalen maakt een verhoogde bereikbaarheid
mogelijk.
–
Het Contact Center en de website beantwoorden aan de vraag van de burger om op 1 plaats terecht te
kunnen met vragen. In de afdeling contact center zullen deze twee interactiekanalen dus centraal beheerd
worden.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 419
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumenatie: Stafdiensten
11/07/2002
AdminstrateurGeneraal
N-1
Patrimonium
documentatie
Directeur Functionele
Expertise en
Ondersteuning
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
Directeur
Dienstverlening,
strategie en
uitvoering
p. 420
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: stafdiensten
11/07/2002
Directeur Functionele
Expertise en
Ondersteuning
N-1
Afdelingshoofd
Reglementering,
Informatie en
Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Commentaar
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 421
Structurerende factoren binnen de Stafdienst
FEO
11/07/2002
–
Strategische principes:
• Eenheid van beleid, eenheid van reglementering, eenheid van uitvoering
• Centralisatie en integratie: “enige dienst”
–
Voor een aantal operationele activiteiten moet een gemeenschappelijke aanpak of werkwijze bepaald worden
en gegarandeerd blijven overheen de uitvoerende entiteiten. Zo hebben meerdere doelgroepentiteiten te
maken met dezelfde wetten, waarvoor de beschikkingen op éénzelfde manier moeten toegepast worden.
Eveneens moet er ook gezorgd worden voor een wetgeving die toepasbaar, duidelijk en geïntegreerd
is. De expertfunctie komt daarom in een staffunctie. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën”)
–
Om een grotere coherentie te verzekeren van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de
verschillende uitvoerende entiteiten en binnen de fiscale wetgeving zelf, wordt de taak van het opstellen van
wetteksten (als vertaling van de intenties van de Cel Beleidsvoorbereiding) en het geven van technische
instructies geconsolideerd binnen Functionele Expertise en Ondersteuning. (Uit het rapport “conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
De relevante informatie wordt op zodanige wijze georganiseerd, bewerkt en ter beschikking gesteld, dat
enerzijds de kennis binnen de overheidsdienst bewaard en doorgegeven wordt en dat anderzijds de
ambtenaar ondersteund wordt bij een efficiënte en effectieve taakuitoefening. Dit betekent dat de
functionele ondersteuning van de ambtenaren transversaal ondergebracht wordt in een aparte entiteit die tot
taak heeft de “best practices” te ontwikkelen en de informatie te identificeren, te verzamelen en te
organiseren die vereist is voor een goede taakuitoefening. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking
van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)
–
Relatie verduidelijken tussen de verschillende actoren in de beleidsbepaling en-vertaling door de top-down
(vertalen van beleid naar uitvoering) en de bottom-up processen (o.a. het verzekeren van de
implementeerbaarheid van de wetgeving) uit te tekenen. (Uit de programmadefinitie)
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 422
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: stafdiensten
11/07/2002
Directeur Functionele
Expertise en
Ondersteuning
N-1
Afdelingshoofd
Reglementering,
Informatie en
Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Commentaar
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 423
Processen en functies binnen de Afdeling
Reglementering, Informatie en Impulsbeheer
11/07/2002
> Reglementering
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Senior analist
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
> Informatie
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Senior Documentalist
Junior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Extern advies en medewerking
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
> Impulsbeheer
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Inlichtingenanalist
Senior projectbeheerder
p. 424
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Reglementering, Informatie en Impulsbeheer
11/07/2002
– Aan dat deel van de entiteit rond Reglementering worden functies toegewezen die vooral
conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als
operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)
– Aan Informatie en Impulsbeheer worden functies toegewezen die vooral overkoepelend en
operationeel zijn. (Uit de scoring)
– ‘Reglementering’ en ‘Extern Advies & Medewerking’ zitten in één entiteit om de synergie
tussen beide processen maximaal te benutten daar zij beide werken over gelijkaardige
materies (respectievelijk intern of extern aan de FOD FIN).
– ‘Informatie’ en ‘Impulsbeheer’ zitten in dezelfde entiteit daar zij beide overkoepelende
processen zijn voor de FEO en naar de FOD FIN ambtenaren toe.
– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams :
• Reglementering Patrimoniumdiensten, Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid
omwille van de specifieke materie (clusters van kennis) en deze teams werken zowel intern
(‘reglementering’) alsook extern (‘extern advies en medewerking’) aan de FOD FIN.
• Informatie en Impulsbeheer omwille van hun interactie met en focus naar de interne én
externe “klant” waarbij informatie wordt verspreid aan en impulsen worden ontvangen van
vooral ambtenaren en ook belastingsplichtigen (via de CRM processen).
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 425
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: stafdiensten
11/07/2002
Directeur Functionele
Expertise en
Ondersteuning
N-1
Afdelingshoofd
Reglementering,
Informatie en
Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Commentaar
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 426
Processen en functies binnen de Afdeling
Commentaar en Helpdesk
11/07/2002
> Commentaar
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Helpdesk
–
–
Medewerker Helpdesk
Analist
p. 427
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Commentaar en Helpdesk
11/07/2002
– Aan de Afdeling Commentaar en Helpdesk worden functies toegewezen die vooral
conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als
operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)
– De Afdeling Commentaar wordt bepaald omwille van het samenbrengen van alle kennis
rond de interpretatie van reglementering. De entiteit coördineert en verzekert de
coherentie van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende
entiteiten.
– Helpdesk wordt onder de staffunctie FEO geplaatst om ‘operationele expertise’ te verlenen
aan de uitvoerende entiteiten.
– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams :
• Commentaar Patrimoniumdiensten & Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid
omwille van de specifieke materie (clusters van kennis).
• Helpdesk is ondergebracht als team in de entiteit Afdelingshoofd Commentaar omwille van
gelijkaardige taken (advies/ toelichting verlenen, studies, ...) en gelijklopende kennis.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 428
Organisatieschema N-1
Patrimoniumdocumentatie: stafdiensten
11/07/2002
Directeur Functionele
Expertise en
Ondersteuning
N-1
Afdelingshoofd
Reglementering,
Informatie en
Impulsbeheer
Reglementering
Patrimonium Diensten
Reglementering
Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering
Rechtszekerheid
Afdelingshoofd
Commentaar en
Helpdesk
Afdelingshoofd
Werkmethodes en
Opvolging
Commentaar
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Werkmethodes
Patrimonium Diensten &
Opmetingen en
Waarderingen
Commentaar
Rechtszekerheid
Werkmethodes
Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en
Impulsbeheer
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 429
Processen en functies binnen de Afdeling
Werkmethodes en Opvolging
11/07/2002
> Werkmethodes
–
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Junior Jurisconsult
Jurisconsult
Senior Jurisconsult
Projectbeheerder
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
> Opvolging
–
–
–
–
–
–
–
Administratief medewerker
Gegevensbeheerder
Analist
Senior analist
Senior projectbeheerder
Coördinator
Vertaler
p. 430
Structurerende factoren binnen de Afdeling
Werkmethodes en Opvolging
11/07/2002
– Aan de Afdeling Werkmethodes en Opvolging worden functies toegewezen die vanuit een
diepe kennis zowel conceptueel kunnen denken als operationeel kunnen werken. (Uit de
scoring)
– ‘Werkmethodes’ en ‘opvolging’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen
maximaal te benutten daar in het proces ‘werkmethodes’ de criteria voor opvolging reeds
worden bepaald.
– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams Werkmethodes Patrimoniumdiensten
& Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid omwille van de specifieke materie
(clusters van kennis).
– De teamleden Opvolging zitten mee in de teams Werkmethodes.
Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1
p. 431