Titel presentatie

OPZuid
2014-2020
Project Administratie
Stimulus Programmamanagement
14 februari 2017
Inhoud
•
Regelgeving en kosten
•
Administratie en specifieke vereisten aan kostensoorten
•
Inkoppelen en rapporteren
•
Aandachtspunten algemeen
•
Kortom
Regelgeving en kosten
Het project Crossroads 2 heeft een positieve goedkeuringsbesluit ontvangen voor
de uitvoering hiervan binnen het samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen –
Nederland 2014 – 2020;
•
Geldende regelgeving en handige documenten:
– Subsidieregeling CrossRoads 2
– EU verordening(en) – 1303/2013 (bepalingen inzake het EFRO)
– EU verordening(en) – 1299/2013 (bepalingen steun uit EFRO)
– EU verordening(en) – 1301/2013 (EFRO specifieke bepalingen)
– Programmareglement
– Gids projectadministratie
– Leidraad promotie en publiciteit
Stimulus Programmamanagement en het Interreg secretariaat zullen voor dit
project de kosten (vooraf, tijdens en ná de uitvoering) toetsen. Stimulus zal hierin
een adviserende rol hebben en het Interreg secretariaat zal de eerstelijns controle
uitvoeren. De Audit Autoriteit de tweedelijns.
Programmaregelement Interreg en
subsidieregeling Crossroads 2
Het Programmaregelement Interreg en de subsidieregeling Crossroads
regelen:
-
Taken en bevoegdheden Managementautoriteit en Projectbeheerder.
Verdeling geld (tender)
Beslistermijnen
Algemene weigeringsgronden
Wijzigingen
Subsidiabiliteit
Aanbestedingen en marktconformiteit
Declaratieproces
Projectadministratie
Meewerken aan controles
Subsidiabiliteit
Basisprincipes:
• Uitvoeren volgens projectplan (activiteiten);
• Gebaseerd op werkelijk gemaakte en betaalde kosten;
• Kosten gemaakt en betaald binnen projectperiode;
• Doelmatig en proportioneel;
• Bij een samenwerking mag één partner niet meer dan 70% van de
kosten maken;
• Er mag geen sprake zijn van aanvullende subsidies naast de bijdrage
vanuit CrossRoads 2;
• Gerealiseerde projectkosten subsidiegrondslag;
• Er worden geen voorschotten verstrekt.
Subsidiabiliteit van kosten in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van
het projectdossier
Urenregistratie
•
Urenstaat van Interreg secretariaat staat ter beschikking.
Alleen de effectief gepresteerde uren voor het subsidieproject dienen
geregistreerd te worden, er dient dus niet sluitend te worden geschreven.
•
Indien gebruik eigen urenstaat moet vooraf toestemming bij het Interreg
secretariaat vragen.
•
Eigen urenstaten dienen te tonen:
–
–
–
–
–
–
Aan het project bestede tijd
Naam of verwijzing naar het project
Naam medewerker
Naam leidinggevende / projectleider
Duiding van de periode
Per week- of op maandbasis
•
Fysiek of digitaal, aansluiting eigen administratie
•
Niet meer dan 8 uur per dag declareren
Urenstaat Interreg
Kostenrubriek haalbaarheidsstudies
voor Crossroads 2
•
Externe expertise en diensten
–
Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de projectuitvoering
leveren
Op deze kosten zijn de regels inzake marktconformiteit van prijs van het
programma van toepassing.
Bewijslast:
– Factuur op naam van de projectpartner;
– Kosten betrekking op project;
– Bewijsstukken marktconformiteit van prijs.
Kostenrubrieken innovatieproject voor
Crossroads 2
• Personeelskosten
– Standaard uurtarief op basis van het bruto jaarloon.
• Overhead
– forfaitair percentage van 15% van de subsidiabele directe personeelskosten
(wordt in E-loket automatisch berekend)
• Externe expertise en diensten
– Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de
projectuitvoering leveren
• Uitrusting
– Uitrusting, installaties en machines (o.b.v. afschrijving indien machine niet
in project op gaat)
– Grondstoffen en verbruiksgoederen
Uitrusting
• Afschrijvingskosten: bij declaratie van afschrijvingskosten
de omschrijving ‘afschrijving’ opnemen in de kostenregel.
Wanneer deze omschrijving ontbreekt worden de kosten
afgekeurd.
Kosten derden procesafspraken
-
Projectpartners light zijn verplicht om projectuitgaven (uren en facturen) binnen vier
maanden na de betaaldatum te declareren bij Stimulus. Stimulus controleert de
ingediende kosten en declareert deze vervolgens binnen 2 maanden bij het Interreg
secretariaat. Facturen die later dan 6 maanden na de betaaldatum gedeclareerd
worden zijn niet subsidiabel!!
-
Facturen dienen specifiek op naam van een partner te staan, dus facturen van
verbonden ondernemingen zijn niet subsidiabel.
-
Toerekening van kosten aan het project, duidelijk aantonen dat het verbruikt is ten
behoeve van het project, en de hoeveelheid hiervan onderbouwen.
-
Proces afspraak maken inzake “bonnetjes” van een geringe omvang, waarvan de
directe relatie met het project lastig is aan te tonen.
-
Geen overheadkosten indienen via facturen, zit in forfaitair percentage.
-
Flexibiliteit budget 20% tussen kostenrubrieken.
Bij twijfel vooraf overleggen!
Opbrengsten
•
Opbrengsten in mindering op subsidiabele kosten
(o.a. door verkoop van een goed dat tijdens de projectperiode is
aangeschaft en gesubsidieerd moet ter goedkeuring worden
voorgelegd aan de managementautoriteit en geldt als vorm van
inkomsten.)
•
De WBSO “Wet Bevordering Speur- & Ontwikkelingswerk” NL en
“Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing” BE dienen niet in
mindering gebracht te worden op de subsidiabele projectkosten.
•
Eventuele doorbelasting aan partners binnen het project is niet
toegestaan.
Marktconformiteit
Niet publieke organisatie
• Project partners light zijn geen aanbestedende dienst, echter
marktconformiteit “Sound Financial Management” dient wel
aangetoond worden.
Hoe tonen we sound financial management aan?
- Meerdere offertes bij opdracht van boven de € 50.000,- (ex.
BTW);
- Gelijksoortige opdrachten tijdens de projectperiode worden als
één opdracht beschouwd;
- Shortlist preferred suppliers en de totstandkoming hiervan;
Bij twijfels vooraf overleggen!
Inkoppelen PPL’s E-loket
 Uitleg inkoppelen PPL:
• Stichting Crossroads2 (Stimulus) maakt nieuwe PPL aan in het E-loket:
• PPL krijgt hiervan bericht en voert eigen gegevens in, behalve kostenplan,
financieringsplan, declaratieprognose;
• PPL verstuurt inloggegevens naar Stichting Crossroads2 (Stimulus);
• Stichting Crossroads2 (Stimulus) voert voor PPL het kostenplan,
financieringsplan, declaratieprognose op in het E-loket;
• Stichting Crossroads2 (Stimulus) laadt ook de samenwerkingsovereenkomst (SOK), KMO/MKB-test en de beschikking op in het E-loket;
• PPL geeft daarna zijn akkoord.
 Lessons learned soortgelijk project:
- PPL’s vonden soms eigen onderdeel (tegel) niet in e-loket en maakten
eigen project aan. Contact opnemen met Stimulus wanneer dit het geval;
- Ondernemingsnummer niet ingevuld door PPL;
E-loket voorbeeld Financiële status
Declaratieproces
1. Invoeren kosten met onderbouwende stukken in het e-loket
door project partners light.
2. Stimulus controleert de kosten en zet ze door naar het Interreg
Secretariaat (= declaratie)
 partnerschap beheert timing declaraties (om de 4 maanden).
3. Check controller Interreg (5 werkdagen voor aanvullingen)
 kostenlijnen naar externe accountant.
4. Controle door de externe accountant.
5. Uitbetaling EFRO-steun door certificeringsautoriteit aan de
Stichting Crossroads2.
6. Integrale doorstorting van EFRO-bijdrage naar project partners
light (penvoerder bij een samenwerking).
7. Eventuele terugbetaling aan Stichting Crossroads2 door de
penvoerder (bij bevindingen tijdens controles).
E-loket voorbeeld kostendeclaraties
E-loket voorbeeld kostendeclaraties
E-loket voorbeeld kostendeclaraties
Projectadministratie!
• Urenregistratie projectwerktijd
• Toerekening van kosten aan het
project (administratienummer)
• Bewijslast marktconforme aankopen
• Inkomsten
• Financieringen
Voorbeeld dossieropbouw
Communicatie en PR
Logo Interreg Vlaanderen-Nederland met EU-embleem
• De plaats en grootte passend tot de omvang van het gebruikte materiaal of
document (tekstdocumenten, drukwerk, flyers, plaquettes, promomateriaal etc.).
• Prominent aanwezig op alle soorten media, goed zichtbaar.
• Verwijzing naar het ‘Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling’ (uitzondering
klein promomateriaal).
•
Indien samen met andere logo’s -> het embleem van de Europese Unie (de vlag
als onderdeel van het Interreg-logo) tenminste even groot zijn, gemeten in de
hoogte of de breedte, als het grootste van de andere logo’s
•
Kleurweergave:1) voorkeur kleur, 2) grijstinten voor éénkleurendruk, 3) zowel
zwartwit als grijstinten zijn geen mogelijkheid
•
Audiovisuele promotie + social media
Aanbeveling om de leidraad promotie en publiciteit (Interreg V 2014-2020) strikt te
volgen om financiële correcties te voorkomen.
Bewaarplicht
Aandachtspunten algemeen
•
Volledigheid projectadministratie
•
Marktconformiteit
•
Communicatievoorwaarden
•
Bewaarplicht
•
Bewijslast outputindicatoren
Kortom
•
•
•
•
•
•
•
Verleningsbeschikking vormt de basis
Overweeg administratieve last vs. opbrengst subsidie
Onderbouw & leg vast
Neem de inhoudelijke verantwoording serieus
Begroot kosten voor financiële verantwoording project
Houd rekening met tijdbesteding regie bij
samenwerkingsprojecten
Stel vragen bij twijfel!
Vragen?
Neem contact op met:
• Stimulus Programmamanagement
• Informatie:
www.stimulus.nl
www.stimulus.nl/interreg-va-crossroads-2/
www.grensregio.eu/
www.grensregio.eu/mijn-project/downloads