Veranderende rol en werk van communicatie bij vraagsturing

Werkconferentie Shared
Services
Bedrijfsvoering
Veranderende rol en werk van communicatie
bij vraagsturing
13 november 2013
Eelko van den Boogaard
Patrick Dekkers
Bernadette Elbers
1
Veranderende rol en werk
van communicatie bij
vraagsturing
Thema’s
- Veranderende rol overheid/communicatie (Patrick)
- Verandering rollen/taken en organisatie (Eelko)
- Waar lopen we tegen aan/dilemma’s (Eelko)
- Gedragsverandering medewerkers (Patrick)
2
Veranderende rol
overheid/communicatie
 Netwerksamenleving : instituties niet meer vanzelfsprekend
de enige oplossers voor een maatschappelijk vraagstuk
 Oplossing komt uit kennis van vragen van de stad en
samenwerking tussen individuen, bedrijven en instituties
 Verbinding maken met die samenleving en als
vertrouwenwekkende partner voor burgers en bedrijven
samen de stad maken
Dit besef is randvoorwaarde om de nieuwe rol van
communicatie te vervullen. In Tilburg is die vervuld met de
reorganisatie van 2011 Tilburg Transformeert.
3
van‘alle wijsheid komt uit het stadhuis’
naar ‘we doen het samen’
4
Nieuwe
samenwerkingsvormen
ontwikkelen zich
Via spindoctor
Van stadsomroeper
Naar deelnemer
5
Trends in communicatie
flexibele teams
online community building
factor C
dienstverlening
webcare
omgevingsbewust werken
scrum
dialogiseren
monitoring
storytelling Accountability
social news room
cross-mediale toepassingen
resultaatmeting/-sturing
stakeholdermapping
6
7
Gevolgen
Deze maatschappelijke verandering heeft gevolgen
voor de organisatie, taken en rollen van de
communicatiefunctie
8
Verandering organisatie
•
•
•
•
Van lijn naar netwerkorganisatie
Per werkveld liaison: tandem met lijn
Liaisons: sturen op inhoud en samenhang
Management: bedrijfsvoering en
professionalisering
• Decentralisatie: opdrachtgever, uitvoering
• Centralisatie college/concern communicatie
en digitaal kanaal
9
Netwerkorganisatie
10
Taken en rollen
•
•
•
•
Van zenden naar verbinden
Communicatie midden in primair proces
Lijnmanager is verantwoordelijk
Tandem: communicatie en lijn
•
•
•
•
Meer strategisch advies, minder uitvoering
Faciliteren en ondersteunen
Organisatie communicatiever maken
Factor C bijeenkomsten
11
Alle ballen op binnen
van:
Communicatieburo
'regelt' gemeentelijke
communicatie
naar:
Lijnmedeweerker
communiceert zelf
12
Sociale media: zenden of
interactief
13
Gevolgen voor gedrag bij
medewerkers
Van
Naar
Weten
Onderzoeken
Boodschap maken
Vraag formuleren
Eigen boodschap
Vraag van de ander
Uitdragen
Luisteren, bespreken,
presenteren, vertellen
Communicatie stimuleert dit nieuwe gedrag
14
Ervaringen bij
communicatie
 Moeilijk afscheid nemen van het bekende
Voelt comfortabel maar ook: Was het niet goed dan?
 Zoeken naar rol in het nieuwe
Hoe helpen we met ‘luisteren’ en ‘bespreken’?
 Adviesrol professioneel invullen: Van
‘antwoord op de vraag’ naar ‘bespreken van
het probleem’
Discussie is geen conflict
15
Ontwikkelen bij
communicatie
 Durf (kritische) vragen te stellen
 Durf verbinding te maken met de wensen
van de maatschappij en houd
beleidsmakers een spiegel voor
 Kijk naar wat jijzelf kunt/moet bijdragen in
plaats van te wijzen op wat de ander moet
doen
16
Ervaringen buiten
communicatie
• Vragen van collega’s variëren sterk
 Sommigen komen nog
met‘oude’vragen: regel …..; maak …….;
 Velen staan nog op modus zenden
 Sommigen vragen hulp in nieuwe
opdracht
17
Werkt dit?
-Praktijk is weerbarstig
-Wel gunstige randvoorwaarden
-Hele organisatie is in verandering
-20% kleiner én veranderen
-Neiging om naar onszelf te kijken, ter weinig
naar buiten
-Bestuur wil 'oogsten‘ in verkiezingsjaar
-Gedragsverandering kost (veel) tijd/gaat niet
18
vanzelf
Dilemma’s
• Omgeving houdt (veranderend)
communicatiebureau in haar greep
• Focus binnen (op organiseren, veranderen) ipv
buiten
• Als primair proces zelf uitvoering doet zijn dan:
- communicatieadviseurs niet meer betrokken?
- communicatiemiddelen kwalitatief minder?
19
Ervaringen
Is het nodig?
Is het makkelijk?
Is het leuk?
Ja
Nee
Ja
Sleutel:
aan de voorkant aansluiten bij de ontwikkeling
van de organisatie, durf initiatief te nemen.
20
Gesprek
Vragen, opmerkingen, suggesties?
21