Van afvoerpunt naar kenniscentrum - HR

Samen in ‘control’
Naar een proactief en
servicegericht team?
Peter Rooze, 12 maart 2010
Inhoud
• Nu:
– Wat is opgevallen (organisatie-, team-,
persoonlijke ontwikkeling.
– HR: Wat is de potentie/prestatie verhouding.
– Foto: Ontwikkelprofiel.
• Gewenst:
– In ‘control’ komen: ontvlechten
• Traject van verandering:
– Randvoorwaarden
– Valkuilen
– Activiteiten
NU: Opvallend
organisatie ontwikkeling
• Geen duidelijke doelstellingen en te behalen
resultaten (o):
–
–
–
Wat moet nu geleverd worden? Wanneer doen we het goed?
Lastig om te bepalen wanneer je het goed doet.
Wie is de klant, wie is de opdrachtgever, wie is de eigenaar?
• Geen objectivering van workload (kwalitatief en
kwantitatief)(o):
– Wat is de normformatie (workload uitgedrukt in fte).
– Lastig objectief te bepalen wat werkdruk is.
– Is er nu te veel werk of ontbreken de competenties?
• Organisatievorm (structuur) is onduidelijk (o,t):
–
–
–
Willen een team zijn, maar weten niet wat dit betekent.
Is het team nu de hele afdeling (Administrateur, Adviseur en assistent)? Of is het team
de mensen die voor de afdeling (klant) werken.
Zijn we nu met alle verantwoordelijk voor alle klanten of heeft ieder een deel?
Nu: Opvallend
teamontwikkeling
• Onduidelijkheid noodzaak van samenwerking
gerelateerd aan klantvraag/opdrachtgever (t):
– Staan we nu samen (adviseur, administrateur, assistent) voor een klant
vraag?
– Is nu de dienstverlening afdelings-, persoonsgebonden (legacy).
• Dilemma: Voor mezelf of voor het team gaan (t):
– Samenwerken kost tijd en wat gaat het me opleveren. De kans is groot
dat ik mijn eigen werk niet gedaan krijg.
• ‘Vertrouwen’
is in ontwikkeling (t,p):
– Voorlopig behoefte aan eenduidige leiding (hulp bij het richting geven in onzekere
situatie).
– Bewustzijn van eigen rol en verantwoordelijkheid (zelfvertrouwen,competent,
ambitie).
Nu: Opvallend
persoonlijke ontwikkeling (po)
• Gering innovatievermogen: mentale en functionele
flexibiliteit en adoptievermogen (p):
– Wordt groot beroep op gedaan; leidt tot stress
• Onvoldoende capaciteit:
– Merendeel van medewerkers is nog niet uitgerust met de
juiste kennis en vaardigheden om alle taken uit te voeren
(zie inzetbaarheidsprofiel schets van afdeling).
• Achterstallig onderhoud (p):
–
–
–
–
Feedback op functioneren (beoordelen adh van doelen en afspraken).
Persoonlijke ontwikkelplan (wie ben, wat wil ik, waar ligt mijn toekomst).
Toekomst organisatie en mijn plaats hierin
Behoefte aan sturing (leiding), (zie 1).
NU: Opvallend
organisatie, team, persoonlijk
• Ontbreken toekomstperspectief (o,t,p):
– Werken en communiceren op basis van impliciete veronderstellingen (niet
open); leidt tot suboptimalisatie.
– Moeilijk loslaten van oude situatie.
– Onzekerheid, stress, geen keuze maken.
• Niet afgemaakt werk (t,p):
– Productcatalogus e.d.
– Vragenlijst over knelpunten Mirjam.
• Niet effectief en efficiënt werken (o,t,p):
–
–
–
Veel deeltijders (drie full-timers) is gelet op instabiele situatie onvoordeling: weinig ruimte
voor correctie en leren (evalueren) en tijd voor coördinatie en communicatie.
Afhankelijkheden die slecht zijn te beïnvloeden (ICT), kennis elders of bij collega’s
Veel tijd besteden aan correcties
+
Hoog
67,5%
10 %
0%
gewenst
20%
gewenst
Innovator
Potentie
Ambiter
12,5%
%
gewenst
Opfrisser
Laag
-
Innoveren met Personeel©
Prestatie
25 %
70%
gewenst
Meester
Hoog
+
Nu: Ontwikkelprofiel van
organisatie, team en persoon
Team ontwikkeling
Persoonlijke ontwikkeling
Organisatie ontwikkeling
Gewenste Ontwikkellijnen
in ‘control’ komen weten waaraan je toe bent
Organisatie ontwikkeling (structuur)
Team ontwikkeling (relaties)
Persoonlijke ontwikkeling (competenties)
Traject
Huidige
organisatie
Doelen/resultaten
Vorm
(team?)
Competenties
TBV
Team ontwikkeling
Persoonlijke ontwikkeling
Organisatie ontwikkeling
Opstelling
Spelopvatting
Geschikt/Ongeschikt
Gewenste
organisatie
Doelen/resultaten
Vorm
(team?)
Competenties
TBV
Accountmanagement/ Servicemanagement
klanten
klanten
klanten
klanten
opdrachtgever
DOT,Nieuwbouw, AO/IC, Vervanging ROC’s
SLA
menukaart
Wensen/eisen
Workload
Competenties
Gewenste
organisatie
Doelen/resultaten
Vorm
(team?)
Competenties
TBV
QuickTime™ en een
-decompressor
zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.
Normformatie
(nu, korte en
langere termijn)
Team ontwikkeling
Persoonlijke ontwikkeling
Organisatie ontwikkeling
Huidige
Competenties
TBV
Geschikt/Ongeschikt
Gewenste
Competenties
TBV
1. Vaststellen ontwikkelpunten
persoonlijk functioneren:
functioneringsgesprek/doelstellingsgesprek.
2. Potentie vaststellen.
3. Slaagkans bepalen.
4. Persoonlijk ontwikkelplan maken.
Huidige
organisatie
Doelen/resultaten
Opstelling
Gewenste
organisatie
Doelen/resultaten
• Doelen en resultaten afspreken
• Bepalen organisatievorm:
– Beschikbaarheid bepalen (8 uur??)
– Normformatie
• SLA’s (menukaart)
Vorm
(team?)
Spelopvatting
Vorm
(team?)
• Wat is ‘the name of the game’.
• Aanvallen of verdedigen.
• Ieder voor zich of één voor allen, allen
voor één (verantwoordelijk voor alle
klanten of alleen voor één klant.
• Teamontwikkeling: relaties bouwen.
Valkuilen
• Suboptimalisatie:
– Op basis van bestaande interne inzichten werken zonder
rekening te houden met de klanteneisen en toekomst
(DOT,Nieuw Bouw, AO/IC, Vervanging ROC’s).
– Ontbreken klantfocus bij bepalen prioriteiten!
• Ontbreken van (externe) communicatie
(servicemanagement/accountmanagement).
– Opdrachtgever, klanten, e.d.
• Ontbreken besluitvormingsproces: besluiten nemen
waar ze horen.
– Wat zijn de verantwoordelijken/bevoegheden en ligt deze binnen de
invloedsfeer van de Afdeling?
– Managen/beïnvloeden van omgeving: ‘garbage in garbage out’
Randvoorwaarden
• Afspraken met klanten en opdrachtgever of
kwaliteit en kwantiteit.
• Doelstelling (SMART) en resultaten bekend
en gecommuniceerd.
• Bepalen van formatie (norm).
• Commitment van het team!
• Roadmap: taakafbakening Mirjam.
• Wat kan Mirjam nog doen en wat is haalbaar in relatie
met opdracht.
Activiteiten
• Commitment diagnose en aanpak.
• Voorbereiding werkconferentie: doel plukken laag hangend fruit,
maken basis samenwerking.
• Account/servicemanagement starten.
• 1ste Werkconferentie:
–
–
–
–
•
•
•
•
Bepalen voorlopige werkwijze/taakverdeling.
Oplossen dagelijkse operationele problemen (binnen invloedsfeer).
Benoemen randvoorwaarden (boodschappenlijst)
Start teamontwikkeling
Traject starten persoonlijke ontwikkeling (PO)
Implementatie op werkplek
Opzet gewenste situatie.
2de werkconferentie:
– Afspraken invoering.
• PO update: wil ik dit, kan ik dit?