`MEB 45: Beleid nationale implementatie additionele

COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELEN
Beleidsdocument voor handelsvergunninghouders:
Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen
MEB 45
5 juli 2016
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
Inhoudsopgave
1.
Achtergrond....................................................................................................................... 3
2.
Reikwijdte van dit beleidsdocument ...................................................................................... 4
3.
Algemene richtlijnen ........................................................................................................... 5
4.
De inhoud van het aRMM .................................................................................................... 7
5.
Opmaak en vormgeving (lay-out) van het aRMM..................................................................... 9
6.
Richtlijnen voor verschillende soorten aRMM ........................................................................10
7.
Richtlijnen voor het distributieplan.......................................................................................11
8.
Aanpassen van bestaand risico minimalisatie materiaal...........................................................12
9.
(Her)verspreiding van aangepast risico minimalisatie materiaal ................................................13
10.
Termijn verspreiden aRMM..............................................................................................14
Appendix I - Template risico minimalisatie materiaal......................................................................15
Appendix II - Template begeleidende brief voor verspreiding materiaal ............................................17
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 2 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
1. Achtergrond
Wat zijn additionele risico minimalisatie maatregelen
Voor elk nieuw geregistreerd geneesmiddel wordt een risico management plan (RMP) vastgesteld. In het
RMP beschrijft de vergunninghouder gedetailleerd de activiteiten en interventies die nodig zijn om
risico’s bij het gebruik van het geneesmiddel te identificeren, karakteriseren en voorkomen.
De maatregelen die worden voorgesteld om bij het gebruik de risico’s te minimaliseren worden risico
minimalisatie maatregelen (RMM) genoemd. In het openbaar beoordelingsrapport geeft de
beoordelingsautoriteit aan waarom en welke maatregelen noodzakelijk zijn voor het veilig gebruik van
het geneesmiddel.
Routine risico minimalisatie maatregelen (rRMM) worden voor alle geneesmiddelen vastgesteld in de
Samenvatting van de Productkenmerken (SmPC), de patiëntenbijsluiter, de verpakkingsteksten, de
verpakkingsgrootte en de afleverstatus.
Voor de meeste geneesmiddelen kunnen de risico’s voldoende beperkt worden met rRMM. Echter,
soms kunnen additionele risico minimalisatie maatregelen (aRMM) nodig zijn om de risico’s te
beheersen en/of de positieve benefit-risk balans van een product te versterken. aRMM kunnen
opgelegd worden vanaf het moment dat een geneesmiddel is toegelaten, maar kunnen ook elk moment
na toelating worden vastgesteld, bv. als op basis van de nieuwe belangrijke veiligheidsinformatie over
het geneesmiddel aRMM noodzakelijk worden geacht. In beide gevallen worden de aRMM vastgelegd in
het RMP.
Voorbeelden van aRMM zijn:
- Educatief materiaal voor artsen, apothekers en/of patiënten
- Zwangerschapspreventieprogramma’s
- Waarschuwingskaart voor patiënten
Een veel gebruikte aRMM is educatief materiaal. Dit materiaal is bedoeld om voorschrijvers, apothekers,
patiënten of andere doelgroepen te informeren over het veilig gebruiken van een geneesmiddel. Voor
algemene informatie over aRMM, zie de GVP Module XVI Risk minimisation measures: selection of tools
and effectiveness indicators. 1
Voor geneesmiddelen toegelaten via de centrale procedure (CAPs) staan aRMM beschreven in het RMP
dat voor het geneesmiddel is vastgesteld, en gelden deze maatregelen ook in Nederland als het
geneesmiddel in Nederland wordt verhandeld. Voor de CAPs worden de aRMM vastgelegd in Annex IID
‘Conditions and restrictions with regard to the safe and effective use of the medicinal product’. Voor
1
http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Scientific_guideline/2014/02/WC500162051.pdf
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 3 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
producten geregistreerd via Mutual Recognition Procedure (MRP), Decentrale Procedure (DCP) of
nationale procedure worden aRMM vastgelegd als conditie van de handelsvergunning.
De vergunninghouder mag een toegelaten geneesmiddel op de Nederlandse markt brengen nadat het
aRMM door het CBG is goedgekeurd en in Nederland is geïmplementeerd. Het aRMM mag pas na
goedkeuring van het CBG gedrukt en verspreid worden. Goedgekeurd aRMM dient verspreid te worden
vóórdat het geneesmiddel in de handel wordt gebracht, vlak voor de geplande introductiedatum, om zo
te voorkomen dat er een te lange interval is tussen distributie van het materiaal en het verhandelen van
het geneesmiddel. Het aRMM voor een al toegelaten geneesmiddel moet worden verspreid binnen de
termijn die in het distributieplan is vermeld (zie hoofdstuk 10).
Nationale implementatie
De implementatie van de aRMM vindt plaats op nationaal niveau. Dit geldt voor alle in Nederland op de
markt gebrachte geneesmiddelen – ook de geneesmiddelen die via Centrale Procedure (CAP) of
MRP/DCP zijn geregistreerd. Dit betekent dat een Nederlandse versie van de geplande aRMM
beoordeeld en goedgekeurd dient te worden door het CBG. Er hoeft geen overeenstemming bereikt te
worden in Europese comités als de PRAC, CMDh of CHMP. Door de nationale beoordeling kan het dus
voorkomen dat de uiteindelijke risico minimalisatie materialen per Europese lidstaat verschillen, omdat
er aanpassingen aan de lokale situatie nodig zijn.
2. Reikwijdte van dit beleidsdocument
Dit document geeft aan op welke wijze de handelsvergunninghouder een aRMM dient te ontwikkelen en
te verspreiden. Tevens wordt aangegeven op welke wijze het CBG de voorstellen beoordeelt. Dit
beleidsdocument is gebaseerd op de huidige kennis.
De aRMM zijn voor elk geneesmiddel uniek omdat de risico’s, patiëntenpopulatie, voorschrijvers en
aanbevelingen om de risico’s te verkleinen of voorkomen voor elk geneesmiddel verschillend kunnen
zijn. Om de aRMM aan te laten sluiten op de specifieke situatie van het geneesmiddel, kunnen er geen
standaard materialen of standaard eisen aan het materiaal ontwikkeld worden.
De aanvrager of vergunninghouder kan alleen gemotiveerd, na overleg met en goedkeuring door het
CBG van dit beleidsdocument afwijken.
Beoordeling van de Direct Healthcare Professional Communication (DHPC) en beoordeling van
effectiviteit van de risico minimalisatie materialen vallen buiten de reikwijdte van dit document.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 4 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
3. Algemene richtlijnen
Documenten ter beoordeling
Als er bij verlening van de handelsvergunning of voor een toegelaten geneesmiddel risico’s zijn
geconstateerd waarvoor een aRMM noodzakelijk is, moet de vergunninghouder de volgende
documenten aanleveren bij het CBG:





Nederlandse tekst van de aRMM in ‘MS Word’ formaat
Distributieplan voor het materiaal
Begeleidende brief horend bij de verspreiding van het materiaal (voor de doelgroep)
Het voorstel voor de opmaak van het Nederlandse materiaal (de mock-up) in ‘pdf’ formaat
Een ‘aanbiedingsbrief’ aan het CBG met een beschrijving van de redenen voor het indienen van
de aRMM. Indien de vergunninghouder wijzigingen in het reeds goedgekeurde aRMM voorstelt,
wordt de onderbouwing voor de wijzigingen in deze ‘aanbiedingsbrief’ beschreven.
Bij een indiening voor beoordeling van wijzigingen in reeds goedgekeurd aRMM, dient er naast een
schone versie van de Nederlandse tekst van het aangepaste aRMM ook een trackchanges versie worden
aangeleverd (zie hoofdstuk 8).
De indiening van de documenten bij het CBG
De documenten worden niet als onderdeel van een lopende registratie procedure afgehandeld, maar via
een aparte nationale procedure.
Indiening bij het CBG geschiedt op dezelfde manier als dat voor andere te beoordelen documenten
geldt, zoals hier beschreven: www.cbg-meb.nl/voor-mensen/voorhandelsvergunninghouders/inhoud/technische-vereisten/indienen-via-cesp.
Wanneer de vergunninghouder hulp nodig heeft bij het indienen van de aRMM kan vooraf contact
worden opgenomen met de casemanager bij het CBG die gekoppeld is aan de betreffende procedure
ten tijde van registratie.
De aRMM kan worden ingediend op het moment dat de CHMP (voor CAPs) of het College (voor
MRP/DCP en nationaal geregistreerde producten) een positieve opinie afgeeft in een lopende
aanvraagprocedure voor een handelsvergunning. Besluiten van de CHMP worden op de EMA-website
gepubliceerd en als het CBG een positieve opinie afgeeft in een lopende aanvraagprocedure wordt de
aanvrager hier per mail over geïnformeerd. Voor geneesmiddelen die een registratie via de Centrale
Procedure doorlopen is het dus niet noodzakelijk te wachten totdat de Europese Commissie Beschikking
afgegeven is.
Beslistermijn
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 5 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
Het CBG bevestigt de ontvangst van de aanvraag van de nationale implementatie aRMM. De ontvangen
aanvraag wordt gevalideerd. Voor de validatie hanteert het CBG 14 werkdagen. Het CBG controleert of
alle noodzakelijke informatie door de vergunninghouder is verstrekt. Blijkt uit de validatie dat informatie
ontbreekt dan krijgt de vergunninghouder de gelegenheid de omissie te herstellen, binnen 14
werkdagen. Deze herstelperiode schort de validatietermijn op voor de periode dat de vergunninghouder
neemt om de ontbrekende informatie in te dienen.
De beslistermijn is maximaal 60 (30+30) kalenderdagen, te rekenen vanaf dat het CBG de aanvraag
volledig heeft verklaard (validatie). In de eerste ronde zal de vergunninghouder uiterlijk binnen 30
kalenderdagen na de startdatum op de hoogte worden gebracht van de uitkomst van de beoordeling.
Indien nodig kan er een tweede beoordelingsronde van 30 kalenderdagen volgen, bijvoorbeeld wanneer
er in de eerste ronde veel vragen of opmerkingen over het voorgestelde materiaal zijn. Dit betekent dat
de beoordeling van het aRMM door het CBG binnen 60 kalenderdagen afgehandeld kan zijn, afgezien
van de tijd die de vergunninghouder nodig heeft om eventuele vragen van het CBG te beantwoorden.
Gedurende die periode is de beslistermijn opgeschort.
De voortgang van de beoordeling van het risico minimalisatie materiaal kan via het CBG portaal worden
gevolgd.
Afronden van de beoordelingsprocedure
Na goedkeuring van het risico minimalisatie materiaal door het CBG dient de vergunninghouder binnen
7 kalenderdagen het goedgekeurde materiaal met de uiteindelijke lay-out in ‘pdf’ formaat bij het CBG
aan te leveren. Het tijdig aanleveren van goedgekeurde materialen is verplicht en is noodzakelijk om het
geneesmiddel waarvoor de handelsvergunning is verstrekt in de handel te mogen brengen.
Indien de vergunninghouder het goedgekeurde materiaal niet op tijd inlevert, en de vergunninghouder
dus de verplichting niet na komt, zal de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) hiervan op de hoogte
worden gebracht.
Het aangeleverde materiaal zal worden toegevoegd aan het registratiedossier en gebruikt worden voor
publicatie in de Geneesmiddeleninformatiebank op de website van het CBG. Tijdens de eerst volgende
periodieke update van de Geneesmiddeleninformatiebank zullen de goedgekeurde materialen in de
Geneesmiddeleninformatiebank verschijnen. 2
Sommige producten hebben meer dan één risico minimalisatie materiaal (bijvoorbeeld één voor artsen
en één voor patiënten). Bij wijziging van een van de materialen dient de vergunninghouder na
goedkeuring door het CBG opnieuw binnen 7 kalenderdagen alle materialen (dus ook de materialen die
niet gewijzigd zijn) in ‘pdf’ formaat in uiteindelijke lay-out bij het CBG aan te leveren. Dit om de
publicatie in de Geneesmiddeleninformatiebank te vergemakkelijken.
2
De materialen beoordeeld voor het bestaan van deze richtlijnen voor vergunninghouders, zullen niet met
terugwerkende kracht in de Geneesmiddeleninformatiebank gepubliceerd worden.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 6 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
aRMM voor generieken/hybriden/biosimilars
Het aRMM van generieken/hybriden/biosimilars dient overeen te komen met het aRMM van het
referentiegeneesmiddel en in deze materialen dient uitsluitend het actieve bestanddeel van het
geneesmiddel genoemd te worden. Dit resulteert in materiaal waarin geen merknamen zijn gebruikt.
Wanneer dit materiaal ook online beschikbaar is, zal een verwijzing naar een neutrale webpagina
opgenomen worden (zie Hoofdstuk 6 web-based materiaal). Afwijken van het bovenstaande kan, als
daar goede redenen voor zijn.
Als het aRMM noodzakelijk is voor een actief bestanddeel dat verhandeld wordt door meerdere
vergunninghouders, is het voor de klinische praktijk wenselijk dat er één gemeenschappelijk aRMM
ontwikkeld en geïmplementeerd wordt. In dit geval wordt samenwerking tussen de vergunninghouders
verwacht. Het CBG kan de vergunninghouders verzoeken deze samenwerking te starten en hierbij een
ondersteunende rol bieden. Het ontwikkelen en implementeren van gezamenlijk aRMM moet door de
vergunninghouders uitgevoerd worden. De communicatie tussen het CBG en de vergunninghouders zal
dan via één van de vergunninghouders, die als een aanspreekpunt is gekozen door samenwerkende
vergunninghouders, plaatsvinden. Het CBG zal de inhoud van aRMM beoordelen.
aRMM voor parallel geïmporteerde geneesmiddelen
Als voor het Nederlandse referentiegeneesmiddel van een parallel geïmporteerd geneesmiddel een
aRMM is vastgesteld, dient de parallelhandelsvergunninghouder vergelijkbare risico minimalisatie
materialen in te dienen en te laten goedkeuren door het CBG. De parallelhandelsvergunninghouder
dient contact op te nemen met de handelsvergunninghouder van het Nederlandse
referentiegeneesmiddel voor de aRMM. De houder van de vergunning van het referentiegeneesmiddel
dient mee te werken en het aRMM te verstrekken.
Auteursrechten
Op aRMM rusten geen auteursrechten.
4. De inhoud van het aRMM
In de handelsvergunning voor een centraal toegelaten geneesmiddel (CAP) zijn de aRMM als
voorwaarden aan de handelsvergunning verbonden in Annex IID ‘Conditions or restrictions with regard
to the safe and effective use of the medicinal product’. Deze voorwaarden zijn tevens opgenomen in de
European Public Assessment Report (EPAR) van het geneesmiddel, die te vinden is op de website van
het Europees Geneesmiddelenagentschap (EMA).
Voor niet centraal geregistreerde producten zijn details over de aRMM vastgelegd en gepubliceerd als
voorwaarden van de handelsvergunning. Deze zijn tevens beschreven in het Public Assessment Report
(PAR).
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 7 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
De voorwaarden zijn algemeen en moeten door de vergunninghouder worden uitgewerkt. Wanneer
aRMM zijn vastgesteld in het RMP maar niet gepubliceerd in een PAR of End of Procedure letter, dan
beschrijft het RMP de ‘key elementen’ die aanwezig moeten zijn in de risico minimalisatie materialen.
Alle voorwaarden dienen correct en volledig (maar niet letterlijk) in de Nederlandse versie van het
materiaal te worden opgenomen. Engelstalig materiaal gepresenteerd in de meest recente
goedgekeurde versie van het RMP (Appendix 10 of 11 van het RMP) moet niet standaard worden
vertaald/overgenomen naar het Nederlands, omdat de Engelstalige versie geen verplicht onderdeel
uitmaakt van de beoordeling door de Rapporteur/Reference Member State. Bovendien kan het nodig
zijn dat er een aanpassing gedaan moet worden op nationaal niveau, bijv. een andere volgorde en/of
andere bewoording moet worden gebruikt.
Een uitzondering hierop vormt de “waarschuwingskaart voor patiënten” (Patient Alert Card [PAC]),
wanneer deze onderdeel is van de productinformatie en met de QRD 3 is afgehandeld tijdens de
Europese procedure, waarbij de Nederlandse vertaling op Europees niveau is vastgesteld.
De inhoud van de aRMM moet voldoen aan de volgende richtlijnen:
1. Om duidelijkheid, consistentie en herkenbaarheid van het materiaal in de praktijk te vergroten dient:
a. Het materiaal in lijn te zijn met het template en standaardzinnen zoals weergegeven in
Appendix I van dit document.
b. Waar mogelijk in het gehele materiaal voor zowel innovatoren als
generieken/hybriden/biosimilars/parallellen alleen het actieve bestanddeel van het
geneesmiddel gebruikt te worden. Dit resulteert in materiaal waarin geen merknamen zijn
gebruikt. Voor de contactgegevens van de vergunninghouder wordt verwezen naar de
verpakking en de bijsluiter. Afwijken van deze richtlijnen kan, als daar goede redenen voor zijn.
c. De term ‘additioneel risico minimalisatie materiaal’ of aRMM waar mogelijk gebruikt te worden.
d. Op de eerste pagina van het materiaal een ‘Samenvatting’ (samenvatting van het risico en de
aanbevolen acties om het risico te voorkomen en/of te beperken) aanwezig te zijn om de
belangrijkste boodschap over te kunnen brengen (zie de template in Appendix I van dit
document).
2. De te minimaliseren risico’s van het product dienen centraal te staan samen met de aanbevelingen
(acties) voor de zorgverlener of patiënt om de risico’s te voorkomen en/of beperken:
a. Veiligheidsinformatie, die niet gerelateerd is aan de ‘key elementen’ die in de voorwaarden bij
de handelsvergunning al beschreven worden, dient verwijderd te worden (bijv. contraindicaties, waarschuwingen, toedieningstechnieken, etc. die al in de SmPC genoemd staan)
b. Vermijd de vermelding van informatie uit klinische studies in het risico minimalisatie materiaal.
3 European Medicines Agency's Working Group on Quality Review of Documents (QRD )
http://www.ema.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/regulation/document_listing/document_listing_000134.jsp
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 8 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
c. De aRMM dienen zo kort en bondig mogelijk te zijn.
d. Het materiaal mag geen promotionele teksten bevatten.
e. Foto’s en/of plaatjes moeten de tekst ondersteunen en verduidelijken.
3. Wanneer aRMM wordt voorgesteld waarmee patiëntgegevens worden verzameld, dan is het de
verantwoordelijkheid van de vergunninghouder om te voldoen aan de Wet bescherming
persoonsgegevens.
4. Het aRMM dient verder aan de volgende richtlijnen te voldoen:
a. Er dient vermeld te worden waar en hoe nieuw materiaal door de zorgverleners opgevraagd kan
worden.
b. Als het materiaal ook online beschikbaar is (web-based materiaal), dient de website vermeld te
worden. Zie Hoofdstuk 6 voor informatie over web-based materiaal.
c. Er dient een versie nummer en datum opgenomen te zijn in het materiaal.
d. Literatuurreferenties dienen vermeden te worden.
e. In het risico minimalisatie materiaal wordt niet verwezen naar patiëntverenigingen.
f. Wanneer een product onderdeel is van ‘aanvullende monitoring’ moet een specifieke
standaardzin om op te roepen tot het melden van bijwerkingen in het materiaal worden
opgenomen – zowel in materiaal dat voor de medisch beroepsbeoefenaar bedoeld is als
materiaal dat voor de patiënt bedoeld is (zie standaardzin 3 in Appendix I van dit document).
g. Wanneer een product geen onderdeel is van ‘aanvullende monitoring’ moet een standaardzin
over het melden van bijwerkingen aan Lareb worden opgenomen in het materiaal (zie
standaardzin 4 in Appendix I van dit document)
5. Opmaak en vormgeving (lay-out) van het aRMM
In Appendix I van dit document wordt een template weergegeven dat gevolgd moet worden bij het
opstellen van aRMM. Verder gelden de volgende aandachtspunten met betrekking tot de opmaak en
vormgeving:
1. De opmaak en lay-out van het risico minimalisatie materiaal moet in lijn zijn met de regels die
gelden voor de opmaak en lay-out van de SmPC, bijsluiter en etikettering (zie de ‘Guideline on the
readability of the labelling and package leaflet of medicinal products for human use’).
2. Het aantal verschillende materialen per product voor één doelgroep dient beperkt te blijven. Er
moet afgewogen worden of verschillende materialen bedoeld voor één doelgroep kunnen worden
samengevoegd.
3. Er staan geen logo's van handelsvergunninghouder(s) op het materiaal.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 9 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
6. Richtlijnen voor verschillende soorten aRMM
In de handelsvergunning van de producten staat beschreven welk type aRMM gebruikt moet worden.
Naast aRMM op papier kunnen andere vormen, zoals een DVD, CD of andere soort audiovisueel
materiaal (bijvoorbeeld wanneer het een complexe toedieningsroute betreft die alleen duidelijk kan
worden gemaakt middels een video), acceptabel zijn als daar een duidelijke noodzaak voor is. De
vergunninghouder zal hiervoor argumenten moeten aandragen die tijdens de beoordeling door het CBG
zullen worden afgewogen. Elke vorm van risico minimalisatie materiaal zal beschikbaar gesteld moeten
worden aan het CBG zodat het materiaal beoordeeld kan worden. De meest optimale vorm wordt
gekozen.
Web-based materiaal
Web-based materiaal (risico minimalisatie materiaal dat online beschikbaar is) is acceptabel als het aan
de volgende voorwaarden voldoet:
1. Web-based materiaal dat identiek is aan de papieren versie is acceptabel. De vergunninghouder
dient te verklaren dat het web-based materiaal gelijk is aan de papieren versie.
2. Naast web-based materialen dient de vergunninghouder een papieren versie van deze materialen
beschikbaar te hebben zodat deze op verzoek te verkrijgen is. Een uitzondering hierop wordt
gemaakt wanneer het materiaal niet omgezet kan worden in een papieren equivalent, zoals bij
video.
3. Bij de eerste verspreiding van materiaal dat ook online beschikbaar is, moet tenminste één papieren
versie worden meegestuurd. Bij updates van materiaal dat ook online beschikbaar is, is de
verspreiding van een begeleidende brief waarin wordt verwezen naar de webpagina van het webbased materiaal voldoende (zie Hoofdstuk 7).
4. Web-based materiaal moet op de website, indien mogelijk, in PDF formaat beschikbaar zijn met een
mogelijkheid om het materiaal eenvoudig af te drukken. Op de website wordt tevens beschreven
hoe nieuw materiaal opgevraagd kan worden.
5. In alle gevallen wordt een functionerende website beschikbaar gesteld aan het CBG tijdens de
beoordeling van het materiaal.
6. Als webpagina wordt een niet-commercieel webadres gebruikt dat geen merknaam bevat.
7. Hoewel het de verantwoordelijkheid is van de vergunninghouder om het materiaal te laten voldoen
aan de Nederlandse Reclame Code4 , dient web-based of audiovisueel materiaal:
a. Geen andere informatie te bevatten dan datgene dat goedgekeurd is door het CBG
b. Geen links naar internetpagina’s te bevatten met promotioneel materiaal. De commerciële
website van de vergunninghouder mag een link bevatten die naar de specifieke webpagina met
het materiaal leidt, maar de webpagina met het materiaal mag geen commerciële/
promotionele links bevatten.
4
Gedragscode geneesmiddelenreclame voor de aRMM met zorgverleners als doelgroep en de Code
Publieksreclame voor Geneesmiddelen voor de aRMM met de patiënten als doelgroep
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 10 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
c. De website met het aRMM hoeft niet beveiligd te zijn met een wachtwoord. Er zal een
onderbouwing aangeleverd moeten worden wanneer de vergunninghouder het nodig vindt om
het aRMM beschikbaar te maken op een webpagina die een wachtwoord vereist en niet publiek
toegankelijk is. Het besluit of een wachtwoord nodig is, wordt op case-by-case basis gemaakt, en
hangt af van het product, de risico’s en het risico minimalisatie materiaal zelf.
7. Richtlijnen voor het distributieplan
In het distributieplan beschrijft de vergunninghouder de doelgroepen en de manier van verspreiden.
Doelgroepen



Er moet kritisch overwogen worden welke medisch beroepsbeoefenaren (potentiële voorschrijvers,
(ziekenhuis)apothekers, verpleegkundigen, andere zorgverleners) of patiënten het materiaal dienen
te ontvangen. Medisch beroepsbeoefenaren omvatten ook diegenen in opleiding (artsen in
opleiding en ziekenhuisapothekers in opleiding).
Uitsturen van het materiaal naar een afdeling is niet toegestaan, het zal verstuurd en geadresseerd
moeten worden aan relevante medisch beroepsbeoefenaren per post zoals overeengekomen met
het CBG.
Een beperkte distributie naar een deel van de doelgroep (bijvoorbeeld diegenen die echt
voorschrijven) kan in uitzonderlijke gevallen worden toegestaan, zoals bij een kleine
patiëntenpopulatie (weesgeneesmiddelen) of producten met een klein markt aandeel. Een beperkte
distributie kan ook nodig zijn bij een ‘controlled access programma’ 5 of beperking in het
voorschrijven door ervaren voorschrijvers zoals opgenomen in de SmPC sectie 4.2 het geval kan zijn.
De vergunninghouder zal bij een voorstel tot beperkte distributie in het distributieplan de methode
moeten beschrijven hoe de exacte doelgroep wordt geïdentificeerd.
Verspreiden van het aRMM
In het distributieplan dient de vergunninghouder aan te geven of het materiaal actief of op verzoek
verspreid wordt.

Onder actieve verspreiding wordt verstaan dat het vastgestelde aRMM per post gedistribueerd
wordt naar de overeengekomen doelgroepen. De eerste goedgekeurde versie van het risico
minimalisatie materiaal moet altijd als papieren versie (tenminste één exemplaar als materiaal ook
digitaal beschikbaar is) aan de gehele vastgestelde doelgroep verspreid worden, tenzij anders is
goedgekeurd door het CBG.
5
Met een ‘controlled acces programma’ dient er, voordat een product aan een patiënt voorgeschreven of
uitgegeven kan worden, aan bepaalde voorwaarden voldaan te zijn zoals een speciale test, vaccinatie, informed
consent, inclusie in een register etc. (zie GVP module XVI - Risk minimisation measures: selection of tools and
effectiveness indicators).
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 11 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45

Met verspreiding op verzoek wordt bedoeld dat het materiaal beschikbaar is en kan worden
opgevraagd, maar niet actief gedistribueerd wordt naar de overeengekomen doelgroep. Tot
verspreiding op verzoek kan besloten worden wanneer de doelgroep al geïnformeerd is over de
inhoud van het materiaal; bijvoorbeeld bij een aanpassing van eerder goedgekeurd en verspreid
materiaal, of bij materiaal van generiek product. (zie hoofdstuk 9 voor informatie over verspreiding
van aangepast materiaal).
Bij actieve verspreiding, dient de vergunninghouder in het distributieplan aan te geven op welke wijze
het materiaal wordt verspreid. Dit kan via onderstaande wijzen:
1. Begeleidende brief met papieren materiaal
De papieren versie van het materiaal wordt verzonden naar de vastgestelde doelgroepen. Er dient
een begeleidende brief te worden meegezonden om het materiaal voor elk geneesmiddel op een
zelfde manier bij de doelgroep te introduceren. Er wordt beschreven hoe een papieren versie van
het materiaal opgevraagd kan worden. Indien van toepassing wordt er verwezen naar web-based
materiaal. Bij de eerste verspreiding van materiaal dat ook online beschikbaar is, moet tenminste
één papieren versie worden meegestuurd.
2. Begeleidende brief met verwijzing naar web-based materiaal
Bij web-based materiaal dat niet op papier verspreid kan worden (bijv. audiovisueel materiaal) en bij
updates van materiaal dat ook online beschikbaar is, is de verspreiding van een begeleidende brief
waarin wordt verwezen naar de webpagina van het web-based materiaal voldoende.

Begeleidende brief: Om het materiaal voor elk geneesmiddel op een zelfde manier bij de doelgroep
te introduceren en herkenbaarheid te vergroten is er een template van de begeleidende brief aan
de doelgroep vastgesteld. Deze moet gebruikt worden en is te vinden in Appendix II van dit
document. De begeleidende brief bevat geen logo's van de handelsvergunninghouders.

Enveloppen: Om de herkenbaarheid van de aRMM te verbeteren moet er, voor het verzenden van
de aRMM per post, gebruik gemaakt worden van witte enveloppen met een witte hand logo6 . De
enveloppen mogen geen andere logo’s hebben (dit is inclusief de logo's van de vergunninghouders).
8. Aanpassen van bestaand risico minimalisatie materiaal
De vergunninghouder dient reeds goedgekeurd risico minimalisatie materiaal in te dienen ter
beoordeling wanneer

de ‘key-elementen’ in de handelsvergunning wijzigen; of
6
Het beleid voor de witte hand envelop ontwikkelt het CBG momenteel met betrokken partijen. De witte hand
envelop hoeft op dit moment nog niet gebruikt te worden. Zodra de praktische zaken rondom de witte hand
envelop zijn uitgewerkt, wordt dit beleidsdocument aangepast. Tot die tijd wordt de vigerende witte envelop
gebruikt met de tekst ‘Bevat belangrijke, niet-commerciële informatie beoordeeld door het CBG’.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 12 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45


dit aanbevolen wordt tijdens het afronden van een procedure
nieuwe veiligheidsinformatie en aanbevelingen beschikbaar zijn gekomen betreffende het
veiligheidsissue dat met het risico minimalisatie materiaal beperkt wordt
Deze aanpassingen in reeds goedgekeurd materiaal moeten worden beoordeeld door het CBG.







De indiening en beoordeling van een aangepaste versie van het risico minimalisatie materiaal
geschiedt op dezelfde wijze als hierboven in de algemene richtlijnen beschreven.
De vergunninghouder dient een onderbouwing in voor de voorgestelde aanpassingen in het reeds
goedgekeurde materiaal.
Reeds goedgekeurd materiaal zal bij de eerst volgende update moeten worden aangepast aan de
richtlijnen en standaardzinnen zoals in dit document is opgenomen.
Naast een schone versie van de Nederlandse tekst van de aangepaste risico minimalisatie
materialen dient er ook een trackchanges versie te worden ingediend.
Wanneer er voor eenzelfde veiligheidsprobleem ook een DHPC uitgestuurd is en/of SmPC update is
geweest, dienen de aanpassingen in de risico minimalisatie materialen waar mogelijk overeen te
komen.
Wanneer het materiaal aangepast moet worden naar aanleiding van wijzigingen in de key
elementen, dient het aangepaste materiaal op korte termijn bij het CBG ter beoordeling te zijn
ingediend.
Om het aantal updates van het materiaal te beperken, worden vergunninghouders verzocht minor
wijzigingen (wijzingen die geen betrekkingen hebben op key elementen) en redactionele wijzingen
over een bepaalde periode te verzamelen en deze gezamenlijk in te dienen.
9. (Her)verspreiding van aangepast risico minimalisatie materiaal
Ook bij het indienen van aangepast materiaal moet de vergunninghouder een distributieplan waarin de
doelgroepen en de (her)verspreiding van het risico minimalisatie materiaal worden beschreven
aanleveren. De inhoud en beoordeling van het distributieplan voor aangepast materiaal geschiedt op
dezelfde wijze als hierboven in de algemene richtlijnen beschreven.
Doelgroepen

Bij het aanpassen van risico minimalisatie materiaal moet worden overwogen of de reeds
overeengekomen doelgroepen gewijzigd moeten worden.
Verspreiden van het aangepaste risico minimalisatie materiaal

Tot een actieve verspreiding aan eerder overeengekomen doelgroepen wordt besloten voor
materiaal dat een conceptueel aangepaste boodschap aan de doelgroep bevat, zoals door een
verandering in de ‘key elementen’ of aanpassingen betreffende de risico minimalisatie maatregelen
in het RMP die leiden tot een update. In dit geval dient een begeleidende brief aan de doelgroepen
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 13 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
de wijzigingen kort te beschrijven (zie Annex II template voor begeleidende brief). In individuele
gevallen kan anders besloten worden.

Bij een nieuw overeengekomen doelgroep (bijvoorbeeld na een indicatie uitbreiding) moet naast de
begeleidende brief altijd een papieren versie van het aangepaste materiaal actief gedistribueerd
worden naar de nieuwe doelgroep. Bij web-based aangepast materiaal kan de verspreiding beperkt
worden tot een brief waarin naar de webpagina van het web-based materiaal wordt verwezen.

Voor doelgroepen die een eerdere versie van het materiaal in papieren vorm hebben ontvangen,
moet naast de begeleidende brief een aangepaste papieren versie van het materiaal gedistribueerd
worden óf, als het aangepaste materiaal (ook) online beschikbaar is, kan het voldoende zijn deze
doelgroep via de begeleidende brief te infomeren over het aangepaste materiaal. In de
begeleidende brief dient duidelijk verwezen te worden naar de website waar het aangepaste
materiaal beschikbaar is. Uitsluitend de mogelijkheid bieden om het materiaal te bestellen is niet
voldoende in dit scenario.
Verspreiding op verzoek van aangepast materiaal naar de bestaande doelgroep is acceptabel als het
aangepaste materiaal dezelfde boodschap bevat en dezelfde maatregelen uitdraagt als in de eerder
gedistribueerde versie. De vergunninghouder maakt het aangepaste materiaal beschikbaar op
verzoek, of indien van toepassing via een webpagina, nadat het CBG het beoordeeld en
goedgekeurd heeft.

10. Termijn verspreiden aRMM

Een goedgekeurd aRMM voor een nieuw toegelaten geneesmiddel dient verspreid te worden
vóórdat het geneesmiddel in de handel wordt gebracht, vlak voor de geplande introductiedatum om
te voorkomen dat er een te lange interval is tussen distributie van het materiaal en de
daadwerkelijke marketing van het product.

Voor nieuw en aangepast risico minimalisatie materiaal voor een bestaand product dat actief
gedistribueerd moet worden naar de doelgroep, moet er gestreefd worden naar een zo snel
mogelijke verspreiding van het materiaal. De termijn is afhankelijk van de reden voor het aanpassen
van het materiaal en wordt in het distributieplan vastgesteld.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 14 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
Appendix I - Template risico minimalisatie materiaal
1. Vermeld op de voorkant of titel van het materiaal de doelgroep van het materiaal en het actieve
bestanddeel. Het wordt aangeraden om waar mogelijk vast te houden aan de volgende:
“<type materiaal> betreffende <actieve bestanddeel > voor <doelgroep> “
Bijvoorbeeld: “Risico minimalisatie materiaal betreffende <actieve bestanddeel > voor voorschrijvers”
2. Introductie - eerste pagina
Standaardzin 1:
In materiaal voorschrijvers/zorgverleners: “De risico minimalisatie materialen voor <actieve
bestanddeel>, zijn beoordeeld door het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG). Deze
materialen beschrijven aanbevelingen om belangrijke risico’s van het geneesmiddel te beperken of te
voorkomen.”
In materiaal patiënten: “Deze materialen beschrijven aanbevelingen om belangrijke risico’s van het
geneesmiddel te beperken of te voorkomen en zijn beoordeeld door het College ter Beoordeling van
Geneesmiddelen (CBG).”
Samenvatting [puntsgewijze opsomming van het risico en de aanbevolen acties om het risico te
voorkomen en beperken om de belangrijkste boodschap over te brengen (overeenkomstig met
samenvatting in begeleidende brief zie Appendix II). Details van de risico minimalisatie maatregelen
worden vervolgens in de hoofdtekst van het materiaal weergegeven. Wanneer de risico minimalisatie
maatregelen voor een geneesmiddel een lange lijst van gedetailleerde aanbevelingen/acties omvat,
moet de samenvatting alleen een beknopte samenvatting weergeven]
3. Hoofdtekst van het educatief materiaal
[Geen standaard zinnen beschikbaar. De inhoud van het materiaal dient de richtlijnen zoals eerder
beschreven te volgen.]
4. Laatste pagina educatief materiaal
Standaardzin 2: “U kunt extra materiaal opvragen via … Aanvullende informatie betreffende <actieve
bestanddeel> is beschikbaar in de Samenvatting van productkenmerken (SmPC) en bijsluiter op
www.cbg-meb.nl“
Optioneel: “de risico minimalisatie materialen zijn beschikbaar op <webadres>.”
Melden van bijwerkingen
Standaardzin 3: (Deze standaardzin geldt alleen voor producten die vallen onder ‘aanvullende
monitoring’)
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 15 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
In materiaal voor voorschrijvers / zorgverleners:
“▼ Dit geneesmiddel is onderworpen aan aanvullende monitoring. Daardoor kan snel nieuwe
veiligheidsinformatie worden vastgesteld.
Voor het snel onderkennen van bijwerkingen blijven spontane meldingen van groot belang.
Beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg wordt verzocht alle vermoedelijke bijwerkingen te melden.
In Nederland kunt u vermoede bijwerkingen melden bij Nationaal Bijwerkingen Centrum Lareb. U kunt
daarvoor gebruik maken van het meldingsformulier dat u op internet kunt vinden (www.lareb.nl) of in
het Farmacotherapeutisch Kompas. Bijwerkingen kunnen ook altijd gemeld worden bij de houder van de
handelsvergunning van het product. De naam en contactgegevens van de vergunninghouder staat
vermeld op de verpakking en in de bijsluiter.
In materiaal voor patiënten:
“▼ Dit geneesmiddel is onderworpen aan aanvullende monitoring. Daardoor kan snel nieuwe
veiligheidsinformatie worden vastgesteld.
U kunt hieraan bijdragen door elke bijwerking die u ondervindt te melden. In Nederland kunt u
vermoede bijwerkingen melden bij Nationaal Bijwerkingen Centrum Lareb. U kunt daarvoor gebruik
maken van het meldingsformulier dat u op internet kunt vinden (www.lareb.nl). Bijwerkingen kunnen
ook altijd gemeld worden bij de houder van de handelsvergunning van het product. De naam en
contactgegevens van de vergunninghouder staat vermeld op de verpakking en in de bijsluiter.
Standaardzin 4: (Deze zin geldt alleen als het product niet valt onder ‘aanvullende monitoring ’)
“Voor het snel onderkennen van bijwerkingen blijven spontane meldingen van groot belang. In
Nederland kunt u vermoede bijwerkingen melden bij Nationaal Bijwerkingen Centrum Lareb. U kunt
daarvoor gebruik maken van het meldingsformulier dat u op internet kunt vinden (www.lareb.nl).
Bijwerkingen kunnen ook altijd gemeld worden bij de houder van de handelsvergunning van het
product. De naam en contactgegevens van de vergunninghouder staat vermeld op de verpakking en in
de bijsluiter.
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 16 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
Appendix II - Template begeleidende brief voor verspreiding materiaal
De vergunninghouder wordt verzocht een begeleidende brief op te stellen voor de doelgroep van het
materiaal, volgens onderstaande template. Door middel van de samenvatting van risico’s en acties in
deze begeleidende brief wordt het belang van de materialen kort geïntroduceerd, wat de doelgroep
oproept tot het lezen/gebruik van het risico minimalisatie materiaal.
“Risico minimalisatie materialen betreffende < actief bestanddeel> voor <doelgroep>”
Geachte Heer / Mevrouw,
In overleg met het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen willen wij u graag informeren over
risico minimalisatie materialen voor <actieve bestanddeel>, een <geneesmiddeltype>. Deze materialen
bevatten aanbevelingen om belangrijke risico’s van dit geneesmiddel te beperken of te voorkomen.”
Samenvatting [puntsgewijze opsomming van het risico en de aanbevolen acties om het risico te
voorkomen en beperken om de belangrijkste boodschap over te brengen (overeenkomstig met
samenvatting op eerste pagina risico minimalisatie materiaal zie Appendix I). Details van de risico
minimalisatie maatregelen worden vervolgens in de hoofdtekst van het materiaal weergegeven.
Wanneer de risico minimalisatie maatregelen voor een geneesmiddel een lange lijst van gedetailleerde
aanbevelingen/acties omvat, moet de samenvatting alleen een beknopte samenvatting weergeven]
Uitsluitend voor aangepast risico minimalisatie materiaal, dient het volgende te worden opgenomen in
deze brief:
“Het risico minimalisatie materiaal voor <actieve bestanddeel> is aangepast met:
-informatie over risico X
-….”
Wanneer een papieren versie van het risico minimalisatie materiaal is bijgevoegd, dient het volgende te
worden opgenomen in deze brief:
“Bijgevoegd vindt u de risico minimalisatie materialen.”
Geef aan hoe extra papieren versies opgevraagd kunnen worden:
“U kunt extra materiaal opvragen via …”
Wanneer het risico minimalisatie materiaal online beschikbaar is, dient het volgende te worden
opgenomen in deze brief:
“De risico minimalisatie materialen zijn beschikbaar op <webpagina>.”
“Met vriendelijke groet,
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 17 van 18
Beleidsdocument Nationale implementatie additionele risico minimalisatie maatregelen – MEB 45
[naam en handtekening van bevoegde persoon vergunninghouder]
Bijlage:
- Materiaal voor voorschrijvers / zorgverleners
- Materiaal voor patiënten
-COLLEGE TER BEOORDELING VAN GENEESMIDDELENPagina 18 van 18