In dit geval hebben wij vier House Bill of Lading.
advertisement
1 STAGEVERSLAG 1.1 Voorstelling van het bedrijf 1.1.1 Geschiedenis Tijdens de late 19de eeuw had de snelgroeiende economie nood aan nieuwe transportoplossingen, capaciteiten en bovenal aan nieuwe ideeën. Op 1 juli 1872 richt Gottfried Schenker in Wenen samen met twee partners het expeditiebedrijf Schenker & Co op. Deze drie ondernemers hadden het idee om kleine zendingen te consolideren tot grotere eenheden. Dit idee zou later gaan leiden tot een volledig nieuw en betaalbaar systeem van goederenvervoer per spoor, weg, zee- en binnenvaart. Figuur 1.1: Schenker & Co In 1873 vond de eerste geconsolideerde zending van het expeditiebedrijf Schenker & Co plaats per spoor van Parijs naar Wenen. Een jaar later worden er kantoren gevestigd in Republiek Hongarije, Republiek Roemenië en de Tsjechische Republiek. Rond de eeuwwisseling begon Gottfried Schenker interesse te tonen in rederijen. Hij besloot transporten te organiseren doorheen de Middellandse Zee. Niet lang daarna doorkruisten schepen met de namen ‘Gottfried Schenker’ en ‘Betty’ de Atlantische Oceaan. De succesvolle aanpak: “House to House transport met één expediteur” zorgt er al snel voor dat Schenker & Co marktleider wordt. Het bedrijf was in staat om beter en sneller tegemoet te komen aan de wensen en eisen van klanten dan zijn concurrenten. Figuur 1.2: Gottfried Schenker In 1901 overlijdt Gottfried Schenker en wordt hij opgevolgd door zijn adoptiezoon Dr. August SchenkerAngerer. Het bedrijf blijft succes kennen en in 1913 wordt in New York het eerste kantoor buiten Europa gesticht. Ondertussen tracht het bedrijf de mogelijkheden van moderne technologie zo consequent mogelijk te benutten. Hierbij wordt vooral aandacht besteed aan opkomende methodes van telecommunicatie. Na Wereldoorlog I, in 1918, focust het bedrijf zich op de service van expreszendingen, regionale expeditie en verwijdering van de restanten van de oorlog. In 1931 werden de eerste containerverschepingen geïntroduceerd. De eerste fundamenten voor een Schenker bedrijf in België worden in 1954 gelegd. In 1991 wordt Schenker overgenomen door Stinnes AG. Hierdoor wordt het bedrijf opgesplitst in Schenker International (luchtvracht en zeevracht) en Schenker Eurocargo (Europese baantransporten). In 2000 volgt er een samensmelting tussen Schenker en de Deutsche Bahn voor spoorgerelateerde logistieke services. In de jaren die volgen gebeuren er nog vele fusies en veranderingen, die geleid hebben tot DB Schenker. Gottfried Schenker bezat de vereiste daadkracht en visie. Zijn grootste baanbrekende inspanning was de introductie van consolidatie per spoor. Zijn idee om kleine zendingen te maken tot een grote eenheid heeft geleid tot innovatief vervoer: het is redelijk geprijsd, sneller en vergemakkelijkt de distributie van goederen. Gottfried Schenker lag aan de basis van een toekomstgericht netwerk van vervoermiddelen, het gebruik van informatie technologie en de wereldwijde aanwezigheid van het bedrijf. Figuur 1.3: DB Schenker Voor meer dan 130 jaar lang wordt het succes van DB Schenker gebaseerd op deze principes. In 2010 wordt Gottfried Schenker opgenomen in de Zwitserse Logistik Hall of Fame, die persoonlijkheden eren die belangrijk geweest zijn voor de ontwikkeling van logistiek en supply chain management. De Logistik Hall of Fame is opgericht in 2003 en telt ondertussen 14 logistieke mijlpalen, waaronder Klaus-Michaël Kühne, Heinz en Huge Fiege (grondleggers van contractlogistiek), Malcom McLean (uitvinder van de container), Taiichi Ohno (uitvinder van JIT-concept) en Gottfried Schenker. 1.2 DB Schenker 1.2.1 Situering binnen DB Group DB Schenker maakt deel uit van DB Group, een wereldwijde logistieke dienstverlener. DB Group is opgedeeld in DB Bahn, DB Schenker en DB Netze. Figuur 1.4: DB Group DB Bahn is de nationale spoorwegmaatschappij van Duitsland. Reizen naar Italië, Zwitserland, Oostenrijk, Tsjechië of Hongarije gebeuren vaak doorheen Duitsland. Hierdoor speelt DB Bahn een grote rol in het Europese treinverkeer. DB Netze is de infrastructuurbeheerder van de Duitse spoorwegen. De meest belangrijkste taak van dit bedrijf is zorgen voor een veilig en betrouwbaar spoornet. DB Schenker biedt logistieke diensten aan op het gebied van landtransport, wereldwijde lucht- en zeevracht en logistieke oplossingen. Hieronder vinden we dus de eigenlijke goederenbewegingen. DB Schenker is opgedeeld in DB Schenker Rail en DB Schenker Logistics. DB Schenker Rail voert expeditie opdrachten uit op het gebied van spoor. DB Schenker Logistics voert expeditie opdrachten uit op het gebied van wegvervoer, luchtvervoer en vervoer over water, maar ook op het gebied van contractlogistiek en supply chain management. DB Services verleent diensten aan alle bedrijven die deel uitmaken van DB Group. Dit gaat bijvoorbeeld over afdelingen communicatie, ICT en security. 1.3 DB Schenker in België In België heeft DB Schenker een netwerk van moderne logistieke centrums en kantoren in Antwerpen, Mechelen, Waregem, Zaventem, Willebroek en Zeebrugge. De verschillende branches zijn gespecialiseerd in logistieke oplossingen op het gebied van landtransport, lucht- en zeevracht, specifieke projecten, opslag van goederen en value added services. Figuur 1.5: Situering België 1.3.1 Air Freight Op Brussels Airport in Zaventem, bevindt zich een afdeling van DB Schenker België: DB Schenker Air. Op deze site spelen tijdsdruk en precisie een cruciale rol. Afhankelijk van het type goederen en de snelheid waarmee ze vervoerd moeten worden, heeft de klant de keuze uit verschillende luchtvrachtproducten. 1.3.2 Land Transport Services Binnen DB Schenker België zijn er twee vestigingen die zich bezighouden met landtransport, namelijk Mechelen en Waregem. De departementen zijn gespecialiseerd in nationaal en internationaal goederenvervoer over de weg, maar bedienen andere provincies. 1.3.3 Figuur 1.6: Wegvervoer Ocean Freight Twee afdelingen in België zijn gespecialiseerd in vervoer over water. De branch in Antwerpen is deze waar ik stage liep en wordt verder (3.4 Beschrijving Stageplaats) besproken. Sinds januari 2011 is er ook een branch geopend in Zeebrugge. 1.3.4 Logistics DB Schenker België heeft ook een branch Logistics in Willebroek. Het FMCG-centrum is de draaischijf voor de distributie van voedingsproducten in de Benelux. Het centrum beschikt over flexibele opslagmogelijkheden en dit in vijf verschillende temperatuurzones. Dankzij dit centrum biedt DB Schenker België zijn klanten de mogelijkheid om transporten vanuit Europese fabrieken te optimaliseren en te combineren met teruglading uit nabij gelegen industrieën. 1.4 Beschrijving Stageplaats 1.4.1 DB Schenker Ocean Freight De afdeling Ocean Freight is, net als de hoofdzetel van DB Schenker België, in de haven van Antwerpen gevestigd. Er zijn 5 redenen waarom DB Schenker gekozen heeft voor haven van Antwerpen. De haven heeft een centrale geografische ligging. Er zijn wereldwijde vaarmogelijkheden. Antwerpen heeft goede geografische hinterland connecties. Er is hoge productiviteit en kwaliteit ze beschikt over efficiënte logistieke services. de en Figuur 1.7: Hoofdgebouw Adres Warehouse Warehouse Details Noorderlaan 147 2030 Antwerpen Wilmarsdok Site 416 Surface: 7.800 m² Height: 9m 8 laadkaaien Figuur 1.8: Algemene gegevens 1.5 Services DB Schenker Ocean Freight heeft als hoofdactiviteit het importeren van containers. Bijna 60% van alle zendingen die bij DB Schenker Ocean worden behandeld, zijn zendingen die geïmporteerd worden. De overige bewegingen zijn exportbewegingen. Veel van deze geïmporteerde containers bevatten LCL zendingen en moeten nog verdeeld worden in het magazijn. DB Schenker Ocean Freight tracht elke klant een optimale manier van verzenden aan te bieden. Zoals ieder groot expeditiekantoor biedt DB Schenker de klanten een gevarieerd pakket van producten aan op het gebied van zeevracht. De producten gaan van port-to-port zendingen tot door-to-door zendingen en alles daar tussenin. 1.6 Producten en diensten Er zijn verschillende soorten producten en diensten die DB Schenker aanbiedt. 1.6.1 DB Schenker Complete Complete zijn gegarandeerd door-to-door zendingen. De goederen worden op de site van de leverancier geladen en op het domein van de koper afgeladen. Het gaat hier om FCL zendingen. 1.6.2 Figuur 1.9: FCL DB Schenker Combine Combine is een dienst die kleinere zendingen consolideert zodat ze per container verscheept kunnen worden. Men praat dus over LCL zendingen. Op de afdeling LCL heb ik stage gedaan. Dit proces wordt verder (3.8 Case 1: Opvolging van een LCL dossier) besproken. 1.6.3 DB Schenker Projects Stukgoederen die te groot of te zwaar zijn om in een container te worden verscheept, vereisen een aparte afhandeling. Deze zendingen worden afgehandeld door het project-team. 1.6.4 Figuur 1.12: Smartbox DB Schenker Wine Bieren, wijnen en gedestilleerde dranken kunnen door DB Schenker ook getransporteerd worden. 1.6.6 Figuur 1.11: Projects DB Schenker Smartbox Voor goederen met een hoge waarde of bij heel gevoelige zendingen kunnen klanten kiezen om een Smartbox bij in de container te stoppen. Een Smartbox is een soort transponder vergelijkbaar met GPS. De klant kan constant gegevens verzamelen over de zending. Zoals informatie over locatie, temperatuur, ... . 1.6.5 Figuur 1.10: LCL Figuur 1.13: Wine DB Schenker Marbles Marmer en steensoorten kunnen getransporteerd worden door DB Schenker. 1.6.7 DB Schenker Recyclabes Ook recyclage materiaal wordt door DB Schenker getransporteerd. Voorbeelden hiervan zijn: oud papier, afval van kunststof, metaal, schroot en hout. Figuur 1.14: Marbles Figuur 1.15: Recyclabes 1.6.8 DB Schenker ICM – Integrated Cargo Management Vanaf het begin tot de uiteindelijke levering is de zichtbaarheid en de controle van een bestelling zeer belangrijk. Klanten eisen de dag van vandaag steeds meer informatie over hun zending. Zij wensen volledig geïntegreerde supply chain diensten. Figuur 1.16: ICM ICM is een internettoepassing die DB Schenker aanbiedt aan klanten waarmee ze een volledige zichtbaarheid krijgen van de zending vanaf het begin tot het einde. 1.7 Stage Gedurende een periode van 13 weken liep ik stage bij DB Schenker Ocean Freight in gevestigd in de haven van Antwerpen. Ik kreeg tijdens deze stage de kans om deel uit te maken van de importafdeling. Deze afdeling is onderverdeeld in 4 subafdelingen. Import Manager Belgium Customers Import Operations Customer Service LCL Schenker Houses Figuur 1.17: LCL Afdeling Allereerst is er de afdeling Customer Service. Deze afdeling staat in communicatie met overzeese DB Schenker kantoren of buitenlandse vestigingen en stelt de offertes voor klanten op. Deze afdeling verzamelt informatie waarmee andere afdelingen dossiers openen en afhandelen. Vervolgens is er een afdeling Schenker Houses voor zendingen die bestemd zijn voor klanten van andere DB Schenker vestigingen. Deze afdeling verricht voornamelijk lokale Douaneformaliteiten (inklaringen en transitformaliteiten) in opdracht van andere DB Schenker kantoren. De importafdeling beschikt ook over een afdeling voor Belgische klanten. Hier worden dossiers beheerd die betrekking hebben op het importeren van volledige containers, FCL. De zendingen zijn bestemd voor Belgische klanten die rechtsreeks in contact staan met Ocean Freight. Tenslotte is er nog een afdeling voor LCL zendingen. Deze afdeling behandelt de dossiers van groepagezendingen. Door het groeperen van verschillende partijen verleent DB Schenker een economische oplossing aan klanten wat zeker een pluspunt is. Deze afdeling wordt in volgend hoofdstuk verder uitgelegd. 1.8 Case 1: Opvolging LCL dossier 1.8.1 LCL-zending Less than Container Load is de benaming voor zendingen die niet groot genoeg zijn om een volledige container te vullen. Door deze zendingen te consolideren worden veel voordelen gedaan. Ik leg dit uit met een fictief voorbeeld: De prijs voor het verschepen van een container bedraagt 1000 USD. Figuur 1.18: LCL-container Wanneer elk van deze shippers hun zending individueel versturen, kost dit hen elk 1000 USD. Doordat DB Schenker deze zendingen gaat consolideren, gaat elke shipper een deel van de kosten betalen. DB Schenker gaat er vanuit dat ze een LCL container kunnen vullen tot minimum m³. 20 1000 USD/20 m³ komt neer op een prijs van 50 USD per kubieke meter voor DB Schenker om breakeven te werken. Elke kubieke meter extra (bovenop 20 m³) die verscheept wordt door DB Schenker in deze container is dus winst. DB Schenker gaat bijgevolg een prijs van 50 USD/m³ hanteren voor deze container en hopen dat ze meer dan 20 m³ kunnen verzamelen voor de belading van de container. Shipper Shipper Shipper Shipper 1 2 3 4 heeft heeft heeft heeft een een een een zending zending zending zending van van van van 4 m³ en 4 m³ en 6 m³ en 10 m³ en -------24 m³ betaald betaald betaald betaald 200 USD 200 USD 300 USD 500 USD ------------1 200 USD We kunnen dus besluiten dat consolideren voor een klant veel voordeliger is dan wanneer deze een volle container moet betalen. Ook zien we dat DB Schenker in dit geval een winst maakt van 200 USD. Voor LCL zendingen wordt gewerkt met twee soorten Bill of Lading. Figuur 1.19: Master en House B/L Een Master Bill of Lading is de vervoersovereenkomst voor de container en wordt opgesteld tussen DB Schenker en de rederij. Een House Bill of Lading is de vervoersovereenkomst voor de individuele stukzending en wordt opgesteld tussen de Shipper, Consignee en DB Schenker. In dit geval hebben wij vier House Bill of Lading. 1.8.2 Schematische voorstelling opvolging LCL dossier In het volgende schema toon ik de stappen dat een LCL dossier doorloopt. Vervolgens wordt elke stap gedetailleerd uitgelegd. 4 1 2 5 3 6 7 8 9 10 11 12 Figuur 1.20: Schematische voorstelling opvolging LCL 1. Aanmaak dossier 2. Vooraankomstbericht, offerte uitschrijven, originele documenten 3. Contact rederij a. Aankomstbericht b. Pincode 4. Douane/kaai opdracht voor IM7T1 5. Transportopdracht van kaai naar magazijn 6. Magazijnorder voor lossen van container 7. Losrapport 8. Operationeel niveau a. Douane/kaai opdracht aanzuiveren van IM7T1 b. Magazijnorder c. Laat volgen 9. Transportopdracht van magazijn naar klant 10. Factureren en reserves 11. Afsluit 1.8.3 Aanmaak dossier Om dossiers aan te maken en op te volgen hebben we verschillende documenten nodig van de afdeling Customer Service. De benodigde documenten om een dossier aan te maken zijn Master Bill of Lading met de verschillende House Bill of Lading en de communicatie die verlopen is met DB Schenker kantoor overzee en met de klant. De zending van mijn kinddossier werd geproduceerd in Keelung, Taiwan. Vanuit hier zijn mijn goederen per truck naar Kaohsiung, Taiwan, gebracht waar ze in een DB Schenker magazijn gegroepeerd werden in een container. Vervolgens zijn mijn goederen vertrokken met het schip YM Utopia naar Antwerpen. Figuur 1.21: Route YM Utopia YM Utopia vertrok in Kaohsiung, Taiwan, en voer langs Yantian naar Singapore en via het Suez Canal naar Antwerpen. Dit schip bezocht ook de havens van Rotterdam, Hamburg en Felixstowe. Nadat wij alle documenten ontvangen die nodig zijn voor de aanmaak van een dossier, gaan wij bij de rederij de Estimated Time of Arrival en de Kaai waar het schip zal aanmeren opvragen. Dit kunnen we op twee manieren: wij bellen naar de rederij en vragen naar de inkomende dienst van YM Utopia vanuit Kaohsiung, of wij kijken via de internettoepassing Track & Trace van de rederij. Container No.:YMLU3013638 Container No. Size Type Tracking Report Date/Time Latest Event Place On Board KAOHSIUNG (KAOHSIUNG TERMINAL DC - Dry **Vessel2011/03/17 NO.6YMLU3013638 20' cargo Voyage: 05:39 #108/#109/#110/#111) container YM **ETA at ANTWERPEN: UTOPIA2011/04/16 15:00 18W(18W) Figuur 1.22: Track & Trace Yang Ming Een LCL zending bestaat uit twee soorten dossiers: een moederdossier met kinddossiers. Een moederdossier wordt gebaseerd op de Master Bill of Lading (Bijlage 4.2.1) en behandelt dus de geconsolideerde zending. Een kinddossier wordt gebaseerd op een House Bill of Lading (Bijlage 4.2.2). Het moederdossier dat ik behandelde bevatte 7 zendingen of kinddossiers. Ik bespreek de werking van het moederdossier (Bijlage 4.2.3) en één kinddossier (Bijlage 4.2.4 en 4.2.5). Alle dossiers krijgen bij aanmaak een uniek nummer toegekend, waarvan de eerste twee cijfers verschillen naargelang het type zending waar het om gaat. Een moederdossier van een LCL zending begint steeds met het nummer 21. De betrokken kinddossiers van een LCL zending beginnen met het nummer 22. De belangrijkste gegevens die moeten ingegeven worden bij de aanmaak van een dossier vinden we terug op de Bill of Lading. Deze gegevens zijn onder andere: - Bestemmeling; - Shipped on Board Date (Actual Time of Departure); - Agent; - ETA. Wanneer we de bestemmeling ingeven in het systeem, kan het zijn dat er een foutmelding verschijnt. Dit is een controle in het systeem. Wanneer klanten teveel openstaande facturen Figuur 1.23: Credit limited reached hebben kunnen wij niet zomaar een dossier aanmaken. Wij moeten deze foutmelding doorsturen naar de dienst Credit Control. Wanneer zij het account vrijzetten, kan het dossier verder aangemaakt worden. De datum Shipped on board is zeer belangrijk. Deze bepaalt onder andere de offerte waarop de zeevrachtkosten worden berekend. Voor elke klant wordt er een individuele offerte opgesteld, die periodiek aangepast wordt. ETA is belangrijk om te bepalen wat de uiteindelijke losdatum wordt. Bij ETA worden twee werkdagen opgeteld om de datum van lossing in het magazijn te bepalen. Op basis van deze losdatum kan er verder gewerkt worden binnen het bedrijf. Er kan immers geen transport en levering geregeld worden voordat de goederen zijn gelost en gecontroleerd in het magazijn. Het is vanzelfsprekend dat er meer specifieke informatie nodig is over de verzonden goederen. Het is bijvoorbeeld belangrijk voor het magazijn en de transporteur om te weten wat het gewicht en het volume van de goederen is. Verder wordt er ook een korte omschrijving van de goederen op de dossierkaft vermeld. Figuur 2.24 toont alle gegevens die ik ingeef bij het aanmaken van een moederdossier op basis van Master Bill of Lading. Ik verwijderde hier en in de volgende documenten de afzender en de consignee van de zending, evenals alle informatie die de zending aan deze bedrijven zou kunnen linken. 2.61 20110114 OIMNTM (SJCANR) * Ocean Import Master Entry ════════════════════════════════════════════════════════════ Shipment: 2121103485 Entry-Date: 28.03.2011 Eco.Month: 04/11 STT-No.: 15870008278631 B/L No.: TWTPE4110100413 ════════════════════════════════════════════════════════════ P.Load..: TWTYN/TAOYUAN P.Dept.: TWKHH/KAOHSIUNG P.Disch.: BEANR/ANTWERPEN F.Dest.: BEANR/ANTWERPEN Agent...: 302147 ( ) Carrier: YMLU/500347/YANG MING YANG MING ( BELGIUM ) NV Vessel.: YM UTOPIA Voyage.: 18W THEATERBUILDING ShpDate: 16.03.2011 MOLENBERGSTRAAT 10 E.T.A..: 16.04.2011 2000 ANTWERPEN A.T.D..: 16.04.2011 ════════════════════════════════════════════════════════════ Cont: YMLU 301363-8 Seal: YMLD767557 (TTL: 1) Size/Type/HzCl: 20/BX TTL - Shipments: 7 Weight: 6922.00 kg Cubes: 27.430 cbm ════════════════════════════════════════════════════════════ Del.Terms: FOB/Free on board Cust.Clearance: SCC/STD. CUSTOMS CL Figuur 1.24: Moederdossier Figuur 2.25 toont alle gegevens die ik ingeef bij het aanmaken van een deelzending of kinddossier. Aan de hand van dit kinddossier leg ik uit welke stappen ik geleerd heb op mijn stage. 3.71 20110202 OIMNT (SJCANR) * Ocean Import Shipment Entry Shipment ═══ Date ═══════ EcMo ══ HBL-No.═════════ MBL/OBL-No.═════ STT-No.══════ 2221126955 28.03.2011 04/11 TWTPE4210103893 YMLUN202028580 15870008274831 ═ Shipper ═════════════════════════ Consignee ════════════════════════════ ║ ═Transport Details ═══════════════════════════════════════════════════════ Pl. Rec...: TWKEL/KEELUNG,TAIWAN Carrier: YMLU /500347 /YANG MING P. Load..: TWKHH/KAOHSIUNG,TAIWAN Vessel.: YM UTOPIA P. Disc...: BEANR/ANTWERP BELGIUM Voyage.: 18W A.T.D.: 16.03.2011 F. Dest...: BEANR/ANTWERP BELGIUM E.T.A..: 16.04.2011 A.T.A.: 16.04.2011 ═══════════════════════════════════════════════════════════════════ Del.Term.: FOB/Free on board CustClrnc: SCC/STD. CUSTOMS CL Triang: N CentrBill: ClrncNo..: Remarks..: FREIGHT COLLECT Ttl. Cont: 1 Pcs: 21 Weight: 261.00 kg Cubes: 1.680 cbm Figuur 1.25: Kinddossier De zending die ik behandeld heb bevatte 21 kartons. Deze kartons komen via een groepage container in Antwerpen aan. De container waarin mijn zending zich bevond is een 20 FT container. Dit wil zeggen dat hij 20 voet lang is en 8,6 voet hoog is. Dit komt overeen met een lengte van +/- 6 meter en een hoogte van +/- 2,6 meter. (Bijlage 4.2.6) Figuur 1.26: Inhoud container Elke container draagt een label technische gegevens: - een uniek het land van registratie; de eigenaar; maximum brutogewicht; maximum nettogewicht; prefix. met identificatie en identificatienummer; Figuur 1.27: Container 1.8.4 Vooraankomstbericht Nadat het moederdossier op basis van de Master Bill of Lading en de kinddossiers op basis van de House Bill of Lading aangemaakt zijn, worden ze verdeeld onder de verschillende expediteurs. Wanneer een expediteur een nieuw kinddossier ontvangt, gaat hij een vooraankomstbericht of pre-advise (Bijlage 4.2.7) versturen naar de klant. In een vooraankomstbericht wordt meegedeeld wanneer een zending onder voorbehoud wordt verwacht en wanneer de zending wordt gelost in het magazijn van DB Schenker. Ook wordt er in een vooraankomstbericht verzocht om DB Schenker de originele documenten te bezorgen die nodig zijn om het dossier te kunnen afhandelen. De benodigde documenten zijn: - factuur; - paklijst; - oorsprongsbewijs (indien nodig); - Bill of Lading. Factuur, paklijst en eventueel oorsprongsbewijs hebben wij nodig om de goederen in het vrije verkeer te brengen. Op basis van deze documenten worden invoerrechten, BTW, accijnzen, anti-dumpingrechten, ... berekend. Het principe is dat DB Schenker een originele Bill of Lading moet hebben om het dossier verder te kunnen afhandelen. Soms heeft men echter geen originele Bill of Lading nodig. Klant of leverancier kan vragen aan het DB Schenker kantoor overzee om een Sea Waybill op te stellen. Wanneer een Bill of Lading werd opgesteld als Sea Waybill, dan zal DB Schenker de goederen/zending vrijgeven zonder voorlegging van originele Bill of Lading. Het kan ook gebeuren dat een klant, consignee, de kosten te laat heeft betaald aan de leverancier, of dat de periode van ontvangen van originele Bill of Lading en periode van toekomen van de goederen in de haven van Antwerpen te kort is. In dit geval kan de leverancier contact opnemen met het DB Schenker kantoor overzee om de originele set van drie Bill of Lading terug binnen te brengen. Het overzeese kantoor maakt er een surrendered Bill of Lading van door middel van een stempel en handtekening. In deze case werd gebruik gemaakt van een Sea Waybill. DB Schenker heeft dus geen originele Bill of Lading nodig om het dossier af te handelen. 1.8.5 Offerte uitschrijven Offertes worden opgesteld voor bepaalde periodes en verschillen van klant tot klant. Aan de hand van daum Shipped on board wordt de offerte (Bijlage 4.2.8) genomen waarmee de zeevrachtkosten worden berekend. De zeevrachtkosten worden berekend op Weight/Measurement basis. We kijken of het gewicht in tonnage of het volume in kubieke meter van de zending het hoogste is. Met de eenheid waarvan de nominale waarde het grootste is worden de kosten berekend. Voor natransport worden de kosten berekend op basis van het principe “3x metend” of op basis van laadmeter. Bijvoorbeeld: Een zending weegt 0,850 ton en meet 1,5 CBM. DB Schenker hanteert een virtueel gewicht van 333kg om CBM om te rekenen. 1,5 CBM x 333kg = 499,5 kg 499,5 kg < 850 kg de transportprijs wordt berekend op basis van kilogram Een zending weegt 0,520 ton en meet 2,5 CBM. DB Schenker hanteert een virtueel gewicht van 333 kg om CBM om te rekenen. 2,5 CBM x 333kg = 832.50 kg 832.50 kg > 520 kg de transportprijs wordt berekend op basis van CBM In deze case worden de goederen gelost op euro size pallets en zal de transportprijs op laadmeter berekend worden. Een laadmeter is 1 meter van de laadruimte van een vrachtwagen in de lengte vermenigvuldigd met de volledige inwendige breedte van de vrachtwagen. Lengte x breedte van het pallet Breedte vrachtwagen x 1,2 m x 1 m 2,4 m = 0,5 laadmeter Wanneer we spreken over een euro size pallet (1,20m x 0,80m) gebruiken we dus 0,4 laadmeter van de vrachtwagen. Wanneer we spreken over een wegwerppallet (1,20m x 1m) gebruiken we dus 0,5 laadmeter van de vrachtwagen. 0,5 laadmeter x 3 wegwerppallets = 1,5 laadmeter Er wordt een virtueel gewicht gegeven aan de laadmeter om de transportprijs te bereken. DB Schenker hanteert een virtueel gewicht van 1750kg. 1,5 laadmeter x 1750 kg = 2625 kg Figuur 1.28: Laadmeter 1.8.6 Ontvangst originele documenten Op 25 maart 2011 ontvangen we van onze klant de originele documenten die we nodig hebben voor de afhandeling van het dossier: - een kopie van Seaway Bill; - leveranciersfactuur; - paklijst; - Douanetariefnummers. 1.8.7 Contact rederij 1.8.7.1 Aankomstbericht Wanneer het schip bijna gaat toekomen in de haven ontvangen we een aankomstbericht van de rederij. Op dit aankomstbericht (Bijlage 4.2.9) vinden we de gegevens van de elektronische vrachtlijst terug waarvan de container moet afgeschreven worden. Dit systeem wordt toegepast om fraude te vermijden. Een container mag de kaai slechts verlaten na afschrijving door middel van Douanedocumenten. 1.8.7.2 Pincode Om een container te mogen afhalen van de kaai hebben wij een pincode nodig. Deze pincode heeft de transporteur nodig wanneer hij de container ophaalt om naar het magazijn te brengen. Een pincode wordt pas doorgegeven aan de transporteur wanneer onze Douane afdeling groen licht geeft dat de container op kaai mag opgehaald worden. 1.8.8 Douane/kaai opdracht voor IM7T1 Een container met LCL zendingen die toekomt in de haven van Antwerpen wordt door een transporteur opgepikt op de kaai en naar het magazijn van DB Schenker gebracht. In dit magazijn worden de zendingen gelost en tijdelijk opgeslagen. Door middel van een Douane opdracht (Bijlage 4.2.10) geven wij onze Douane afdeling de opdracht om IM7T1-documenten op te stellen. Voor elke LCL-partij vragen wij een IM7T1-document aan. Een IM7T1 is een transit document in afwachting van een verdere Douanebestemming. De Douaneregeling moet binnen het jaar aangezuiverd worden, of verlengd worden door een nieuwe IM7T1 (Bijlage 4.2.11). Een kaai opdracht is een kopie van de Douane opdracht. Deze kopie wordt gegeven aan de kaai expediteur voor het geval er geen elektronische vrijgave wordt gegeven en de goederen een inspectie door de Douane op kaai moeten ondergaan. Om een IM7T1-document aan te vragen, zullen we enkele gegevens moeten afschrijven van de elektronische vrachtlijst van het betrokken schip. Gegevens Datum Artikelnummer Verklaring ETA van het schip/datum van elektronische vrachtlijst Het nummer van de elektronische vrachtlijst dat overeenstemt met de desbetreffende container Lloydsnummer Nummer wordt toegekend door Lloyd’s Register – Fairplay Verblijfsnummer Nummer, bestaande uit acht cijfers, wordt toegekend door Havenbedrijf Itemnummer Verdere onderverdeling van het artikelnummer B/L nummer Nummer van de Master B/L van de zending Agentcode Officiële afkorting voor de behandelende agent Figuur 1.29: Afschrijfgegevens 1.8.9 Transportopdracht van kaai naar magazijn Het transport van de container van de kaai naar het magazijn wordt behandeld door de huistransporteur van DB Schenker. De transporteur verzorgt standaard het transport naar het magazijn van DB Schenker. Er zal een transportopdracht (Bijlage 4.2.12) moeten gemaakt worden waarop vermeld staat wanneer en op welke kaai de container zal moeten opgehaald worden en met welke pincode hij kan afgehaald worden. Ook wordt er vermeld wanneer en op welk adres de container leeg moet teruggeleverd worden. Het is zeer belangrijk om deze datums te respecteren omwille van demurrage en detention kosten. Wanneer een volle container te lang op kaai blijft staan, vooraleer hij opgehaald wordt, dan zullen er demurrage kosten moeten betaald worden. Wanneer een container niet tijdig leeg retour wordt gebracht, dan moeten er detention kosten betaald worden. 1.8.10 Magazijnorder voor lossen van container Een magazijnorder wordt opgemaakt om het magazijn op de hoogte te brengen van de aanlevering van een nieuwe container. De container moet worden gelost en de goederen worden opgeslagen in het magazijn. Bij lossing worden de goederen uitgesorteerd per House Bill of Lading. Aan de hand van een magazijnorder (Bijlage 4.2.13) kan het magazijn keuzes maken met betrekking tot de plaats waar de goederen moeten worden opgeslagen. 1.8.11 Losrapport Wanneer de goederen gelost zijn in het magazijn ontvangen we een losrapport. Op dit rapport (Bijlage 4.2.14) vinden we meer informatie over het aantal paletten, al dan niet stapelbaar, beschadigingen, tekorten, ... . Op het losrapport vermelden we de bootkoers en kopiëren deze zodat er voor elke IM7T1 een loslijst voorzien is. De twee documenten worden aan elkaar geniet en bezorgt aan de verantwoordelijke expediteur. Elke expediteur ontvangt zijn IM7T1 document en een exemplaar van de loslijst. Op deze lijst kan hij vinden welke ceelnummer en locatie de goederen ontvangen hebben in het magazijn. Een ceelnummer is de interne referentie van het magazijn. In combinatie met de locatie is het makkelijk voor het magazijn om een zending terug te vinden. Om het zichzelf makkelijker te maken, noteert de expediteur het ceelnummer en locatie op de dossierkaft. Het moederdossier wordt geklasseerd in afwachting van de leveranciersfacturen. Deze facturen zijn: - zeevrachtkosten en toeslagen; - transport van de container van kaai naar het magazijn; - lossen van de container in het magazijn. Het kinddossier kan nu operationeel afgehandeld worden. 1.8.12 Operationeel niveau Om het operationeel niveau te kunnen afhandelen, worden eerst instructies gevraagd aan de klant. Een expediteur moet weten wat een klant wenst op gebied van Douane afhandeling: goederen in het vrije verkeer brengen of niet? Nadat we instructies van de klant hebben ontvangen, kunnen we een Douane/kaai opdracht maken. Voor mijn dossier heb ik niet eerst instructies moeten opvragen. Deze klant heeft een eenmalige opdracht gegeven voor alle LCL partijen. De goederen moeten ingeklaard worden en mogen op elk ogenblik geleverd worden. 1.8.12.1 Douane/Kaai Opdracht ter aanzuivering IM7T1 Deze opdracht gaat een expediteur maken om de goederen definitief in te voeren of om ze een andere Douaneregeling te geven. Op deze opdracht moet de TARIC-goederencode van de goederen vermeld worden. De regeling IM7T1 wordt aangezuiverd doordat we deze gegevens gaan laten afschrijven. De documenten zullen samen met de Douane/kaai opdracht (Bijlage 4.2.15) aan de Douane afdeling worden doorgegeven. 1.8.12.2 Magazijnorder Goederen worden opgeslagen in het magazijn. Het is dan ook vanzelfsprekend dat wanneer een klant goederen komt ophalen, wij het magazijn hiervan op de hoogte brengen. Hiervoor maken wij een magazijnorder (Bijlage 4.2.16) op. Op dit magazijnorder kan men vinden om welke goederen het gaat, waar ze opgeslagen zijn en wanneer ze afgehaald worden. Hierdoor is het voor het magazijn makkelijker om een planning te maken. 1.8.12.3 Laat volgen Een laat volgen (Bijlage 4.2.17) wordt ook opgemaakt door de expediteur. De kaai expediteurs leveren deze af in het magazijn. Dit document is een verantwoordelijkheidsoverdracht en zal door de transporteur moeten afgetekend worden als akkoord van goede ontvangst van de goederen. Wanneer we deze documenten hebben opgemaakt en hebben doorgegeven aan de betrokken afdelingen, zullen we het dossier aan de kant leggen in afwachting van groen licht van de Douane. Wanneer de goederen vrijgegeven zijn door de Douane ontvangen we een mail met in bijlage de Douane documenten. Dit is voor de expediteur de bevestiging dat de goederen zijn ingeklaard. Hij heeft dus groen licht om het transport te organiseren. In deze case worden de goederen ingeklaard en ontvangen wij een IM A document (Bijlage 4.2.18). 1.8.13 Transportopdracht van magazijn naar klant Er wordt aan de klant een bevestiging gevraagd wanneer de goederen mogen aangeleverd worden. Dit gebeurt telefonisch of via mail. Zoals ik eerder al vermeld heb, heeft deze klant ons een eenmalige opdracht gegeven. De goederen mogen op elk moment aangeleverd worden. Toch stuur ik een mail om de klant te laten weten dat de goederen gaan aangeleverd worden (Bijlage 4.2.19). Hierna maakt de expediteur een transportorder (Bijlage 4.2.20) en stuurt dit door. 1.8.14 Factureren en reserveren Op het niveau van moederdossier wordt er nooit gefactureerd. DB Schenker ontvangt voor dit dossier wel facturen, maar deze worden pro rata verdeeld naar de kinddossiers. Het zijn eigenlijk de kinddossiers samen die deze facturen van het moederdossier betalen. Voor elk kinddossier worden twee facturen (Bijlage 4.2.21) opgemaakt. De eerste factuur bevat de kosten van de zeevracht, de toeslagen, het transport en bijkomende kosten zoals terminal handling costs, ... . De tweede factuur bevat enkel eventuele invoerrechten en BTW. DB Schenker heeft gekozen voor een opdeling van de factuur. Aangezien de factuur van BTW en invoerrechten vaak zeer hoge bedragen zijn, vraagt men aan de klanten om deze kosten zo snel mogelijk terug te betalen. Zo komt DB Schenker zelf niet in liquiditeitsproblemen. DB Schenker moet voor elk dossier bepaalde kosten betalen aan de leveranciers. De leveranciersfacturen worden meestal pas ontvangen in de volgende maand. We zullen de verwachte kosten moeten inboeken, reserveren, omdat de administratieve afdeling reeds een andere economische maand is begonnen bij de ontvangst van de facturen. Door het reserveren van de kosten, kan de onderneming elke maand de bruto winst bepalen. Op het niveau van het moederdossier gaan we de kosten van de rederij, de kosten doktractie en de kosten van lossing in het magazijn reserveren. Deze kosten worden eerst ingeboekt op het moederdossier, maar daarna pro rata verdeeld over de deelzendingen. Op het niveau van kinddossier hebben we slechts één reserve: het natransport. Dit is het transport van het magazijn naar de klant. Ook deze kosten gaan we reserveren zodat de onderneming elke maand de bruto winst kan bepalen. 1.8.15 Afsluiten Wanneer de factuur van de rederij met de zeevrachtkosten ontvangen wordt, wordt deze nagekeken. Als deze klopt wordt het moederdossier afgesloten. Wanneer de expediteur de afgetekende laatvolgen terugkrijgt en hij heeft een factuur van het eindtransport ontvangen, wordt het kinddossier afgesloten. 1.9 Case 2: Opvolging van een FCL dossier In het volgende schema toon ik de stappen dat een FCL dossier doorloopt. Vervolgens wordt elke stap gedetailleerd uitgelegd. 4 1 2 3 5 6 7 8 Figuur 1.30: Schematische voorstelling opvolging FCL 1. Aanmaak dossier 2. Vooraankomstbericht, offerte uitschrijven, originele documenten 3. Contact rederij a. Aankomstbericht b. Pincode 4. Douane/kaai opdracht 5. Transportopdracht 6. Factureren en reserves 7. Afsluit 1.9.1 Aanmaak dossier Net zoals bij een LCL dossier hebben we verschillende documenten van de Customer Service afdeling nodig om dossiers te kunnen aanmaken en op te volgen. De benodigde documenten om een FCL dossier op te starten zijn Bill of Lading (Bijlage 4.3.1) en de communicatie die verlopen is tussen klant en Customer Service afdeling. De zending van deze case werd geproduceerd in Taiwan. Daar is de container vertrokken met het schip YM Unison naar Antwerpen. YM Unison vertrok in Kaohsiung, Taiwan, en voer langs Yantian naar Singapore en via het Suez Canal naar Antwerpen. Dit schip bezocht ook de havens van Rotterdam, Hamburg en Felixstowe. Nadat we alle benodigde documenten voor de aanmaak van een dossier ontvangen van de Customer Service afdeling, gaan we bij de rederij de ETA, Estimated Time of Arrival, en de Kaai waar het schip zal aanmeren opvragen. Dit kunnen we op twee manieren: we bellen naar de rederij en vragen naar de inkomende dienst van Ym Utopia vanuit Kaohsiung, of we kijken via de Track & Trace functie van de rederij. Figuur 1.31: Track & Trace Het grote verschil met een LCL zending is dat er bij een FCL zending gewerkt wordt met één dossier (Bijlage 4.3.2). Alle dossiers krijgen bij aanmaak een uniek nummer toegekend, waarvan de eerste twee cijfers verschillen al naargelang het type zending waar het om gaat. Bij een FCL zending zal het dossier steeds beginnen met de nummers 20. De belangrijkste gegevens die ingegeven moeten worden bij de aanmaak van een dossier vinden we terug op de Bill of Lading. Deze gegevens zijn onder andere: - Bestemmeling; - Shipped on Board Date (ATD, Actual Time of Departure); - Agent; - ETA (Estimated Time of Arrival). Bij een FCL dossier is het ook de datum Shipped on board die bepaalt welke offerte gebruikt moet worden om zeevrachtkosten te berekenen. Voor elke klant wordt er een individuele offerte opgesteld, die periodiek aangepast wordt. Het FCL dossier dat ik aangemaakt heb, behandelt een 20 FT container. Dit komt overeen met 1 TEU, Twenty Feet Equivalent Unit. Dit wil zeggen dat hij 20 voet lang is en 8,6 voet hoog is. Dit komt overeen met een lengte van +/- 6 meter en een hoogte van +/2,6 meter (Bijlage 4.2.6). 1.9.2 Vooraankomstbericht Nadat we het FCL dossier aangemaakt hebben, gaan we een vooraankomstbericht sturen naar de klant. In een vooraankomstbericht wordt meegedeeld wanneer de container onder voorbehoud wordt verwacht. Er wordt, net zoals bij LCL, in een vooraankomstbericht verzocht om DB Schenker de originele documenten te bezorgen die nodig zijn om het dossier te kunnen afhandelen. De benodigde documenten zijn: - Bill of Lading; - factuur; - paklijst; - oorsprongsbewijs (indien nodig). Ook hier geldt het principe dat DB Schenker een originele Bill of Lading moet hebben om het dossier verder te kunnen afhandelen. Tenzij het gaat om een Sea Waybill of een surrendered Bill of Lading. 1.9.3 Offerte uitschrijven Offertes worden opgesteld voor bepaalde periodes en verschillen van klant tot klant. Aan de hand van de datum Shipped on board wordt de offerte genomen waarmee de kosten worden berekend. Bij een FCL dossier zullen we moeten kijken om welk type container het gaat om de prijs te bepalen. Al naargelang het gaat om een 20 voet of 40 voet container verschilt de prijs. Ook wanneer het gaat om een High Cube container zullen er extra toeslagen zijn. 1.9.4 Ontvangst originele documenten Op 18 april 2011 ontvangen we van onze klant de originele documenten die we nodig hebben voor de afhandeling van het dossier: - originele Bill of Lading; - leveranciersfactuur; - paklijst; - Douanetariefnummers; - oorsprongscertificaat. 1.9.5 Contact rederij 1.9.5.1 Aankomstbericht Wanneer het schip bijna gaat aankomen in de haven ontvangen we een aankomstbericht. Op dit aankomstbericht vinden we de gegevens van de elektronische vrachtlijst terug waarvan de container moet worden afgeschreven. Dit systeem wordt toegepast om fraude te vermijden. Een container mag de kaai slechts verlaten na afschrijving. 1.9.5.2 Pincode Om een container te mogen afhalen van de kaai hebben een pincode nodig. Deze pincode heeft de transporteur nodig wanneer hij de container ophaalt. Een pincode wordt pas doorgegeven aan de transporteur wanneer onze Douane afdeling groen licht geeft dat de container op kaai mag opgehaald worden. 1.9.6 Douane/kaai opdracht Wanneer we het aankomstbericht ontvangen kunnen we overgaan tot de aanmaak van de Douane/kaai opdracht (Bijlage 4.3.3). In deze case geven wij een opdracht aan onze Douane afdeling om de goederen definitief in het vrije verkeer te brengen. We zuiveren deze goederen rechtstreeks aan van de elektronische vrachtlijst van de rederij. Aan de hand van de kaai opdracht weet de kaai expediteur dat de container met een pincode zal opgehaald worden. Wanneer we van de Douane afdeling de IMA documenten ontvangen en de container definitief op de kaai staat, kunnen we de klant op de hoogte brengen dat de container klaar is om geleverd te worden. 1.9.7 Transportopdracht Er wordt een transportopdracht (Bijlage 4.3.4) gestuurd naar de transporteur waarin we vermelden waar de container opgehaald moet worden en waar hij geleverd moet worden. Ook vermelden wij waar de container na lossing leeg retour moet gebracht worden. Dit om kosten van detention te vermijden. Ook vermelden wij bij onze transportopdracht wat de pincode van de betrokken container is. Met deze code kan onze transporteur de container van de kaai afhalen. 1.9.8 Factureren en reserves Voor elk FCL dossier worden twee facturen opgemaakt. De eerste factuur bevat de kosten van de zeevracht, de toeslagen, het transport en bijkomende kosten zoals terminal handling costs, ... . De tweede factuur bevat eventuele invoerrechten en BTW. Net als bij een LCL dossier moeten er reserves worden gemaakt. Op deze manier kan er een overzicht worden gemaakt van de geschatte winst van die maand. Figuur 1.32: Facturatie en reserves In bovenstaande printscreen zien we de verschillende facturen en reserves die geboekt zijn op dit dossier. Er is een factuur van het DB Schenker kantoor overzee dat een profitshare behandelt. Ook de facturen die wij naar onze klant sturen zijn vermeld. Verder zien we ook de reserves die op het dossier gemaakt zijn. Wanneer de leveranciersfacturen aankomen zal de administratieve dienst deze reserves omzetten naar facturen. 1.9.9 Afsluit Wanneer de factuur van de rederij met de zeevrachtkosten ontvangen wordt, wordt deze nagekeken. Als deze klopt wordt het dossier definitief afgesloten. Het dossier is operationeel voltooid. Het dossier wordt afgesloten en door de expediteur doorgegeven aan de administratieve dienst. Deze dienst volgt het dossier verder op inzake betaling en dergelijke. 1.10 Case 3: Douaneformaliteiten Gedurende mijn stage bij DB Schenker heb ik de kans gekregen een dag mee te gaan met een kaai expediteur. Tijdens deze dag heb ik een scanning, een gasmeting en een fysieke verificatie mogen volgen. Allereerst werd de container gescand. De vrachtwagen rijdt met de container door een scanner (Bijlage 4.4.1). Zo kan men een eerste vaststelling doen van wat er in de container geladen is. Vervolgens gebeurde een gasmeting. Door middel van een fijn buisje dat gekoppeld wordt aan een computer wordt er berekend of er zich eventueel toxische gassen bevinden in de container. Wanneer dit het geval is, wordt de container gedurende een bepaalde tijd opengezet, zodat toxische gassen kunnen ontspannen. De container die ik heb mogen volgen, bevatte geen toxische gassen en mocht doorgaan naar fysieke verificatie. Als laatste onderging de container een fysieke verificatie. Dit houdt in dat de Douane de container gaat openen en gaat kijken welke goederen zich in de container bevinden om na te gaan of de juiste goederen en hoeveelheden zijn aangegeven. In de container die ik heb mogen volgen zaten bijvoorbeeld goederen die niet aangegeven waren. Het waren voedingsmiddel die bedorven waren. Het is dan ook vanzelfsprekend dat deze goederen door de Douane in beslag worden genomen. Wanneer een container voedingsmiddelen bevat moet deze container verder doorgestuurd worden naar het FAVV (keuringsdienst). Containers die geen voedingsmiddelen bevatten moeten niet gekeurd worden. De container werd opnieuw verzegeld en doorgestuurd naar keuring. Hier gaan ze de container helemaal onderzoeken en alle goederen ondergaan een keuring. De goederen die goed gekeurd worden, mogen verder verscheept worden naar de klant. De rest van de goederen wordt in beslag genomen en vernietigd.
