Privé kosten, zakelijke kosten, gemengde kosten Kosten

Privé kosten, zakelijke kosten, gemengde kosten
Kosten zijn te onderscheiden in zakelijke kosten, gemengde kosten en privé-uitgaven. De
zakelijke kosten kunnen uiteraard volledig binnen de onderneming worden afgetrokken.
Bij gemengde uitgaven kan een gedeelte van de kosten worden afgetrokken. De privé
uitgaven zijn uiteraard niet aftrekbaar. Let op: om onduidelijkheden te vermijden is het
sterk aan te raden om de zakelijke uitgaven apart af te rekenen, als je ergens zowel voor
privé als zakelijk uitgaven doet.
Privé kosten
De kosten die een persoonlijk karakter hebben zijn de privé kosten, hieronder vallen
bijvoorbeeld de vakanties en de reiskosten naar je werk (loon). Persoonlijke verzorging
valt eveneens onder de privé kosten, tenzij je een artiest of beroepssporter bent.
Vrijblijvende bezoeken aan musea, bioscoop en tentoonstellingen, die dienen ter
vermaak zijn niet aftrekbaar. Algemene literatuur is eveneens niet aftrekbaar. Sommige
van deze kosten zijn echter wel aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
Zakelijke kosten
Zakelijke kosten zijn de kosten die je maakt met het oog op de zakelijke belangen van je
onderneming. Dit zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening
van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking
hebben, zoals onderhoud en rente. Er wordt bij de beoordeling van de vraag of kosten
zakelijk zijn gelet op de feitelijke situatie, Met andere woorden: er wordt gelet op het
motief waarmee de kosten zijn gemaakt. Als ondernemer ben je vrij om te bepalen welke
kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel. De Belastingdienst bemoeit zich daar
gewoonlijk niet mee. Alleen als je kosten vergeleken met de zakelijke belangen zeer
hoog zijn, kan de Belastingdienst ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die
twee nog wel een redelijke verhouding is. Vakliteratuur en bezoeken aan (bioscoop-)
theaters die een research karakter hebben, zijn aftrekbaar.
Voorbeelden van zakelijke kosten zijn:
Kantoorkosten:
•
•
•
•
•
•
•
Huur van een kantoor;
Huur en inrichtingskosten van een zelfstandig zakelijk deel van een privé-woning;
Kosten van de afschrijving en aanschaf kantoormeubilair, apparatuur en
benodigdheden;
Drukwerk (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, etc.);
Supplies (toner/inkt-cartridges);
Porti;
Schoonmaakkosten.
Reis- en verblijfskosten:
•
•
•
•
•
•
Zakelijke treinreizen, taxikosten, strippenkaart, etc.;
Afschrijving, onderhoudskosten, verzekering, brandstof, parkeerkosten,
motorrijtuigenbelasting;
Zakelijke (motor)fiets en onderhoudskosten hiervan;
Gereden zakelijke kilometers met een privé-auto (€ 0,19/km);
Hotel;
Autohuur.
Kennis en ontplooiing:
•
Vakliteratuur (boeken, tijdschriften, etc.);
•
Zakelijk relevante opleidingen, cursussen, etc.
Marketingkosten:
•
•
Website (ontwerp, hosting);
Reclame (advertenties, betaalde vermelding Gouden Gids, Google, etc.).
IT- en communicatiekosten:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vaste telefoon;
Mobiele zakelijke telefoon;
PDA;
Internetabonnement (bij vrijwel uitsluitend zakelijk gebruik);
Gesprekskosten zakelijke gesprekken via privé-telefoon;
Afschrijving en onderhoudskosten computer, laptop, scanner, printer, etc.;
Digitale fotocamera;
Opslagmedia (cd, dvd, geheugenkaarten, usb-sticks);
Software (voor zover zakelijk).
Ondersteuningskosten:
•
•
•
•
Accountant/adviseur/administrateur;
Lidmaatschappen van beroeps- en brancheverenigingen;
Jaarlijkse inschrijving Kamer van Koophandel;
Overige freelancers/bedrijven (bijvoorbeeld financieel adviseur).
Verzekeringen:
•
•
Inboedelverzekering
Aansprakelijkheidsverzekering
Gemengde kosten
Sommige kosten kunnen naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter
hebben. Dit zijn de gemengde kosten. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als uzelf of een
ander als privé persoon van die uitgaven geniet. U krijgt dan te maken met een
aftrekbeperking van kosten. Bij de aftrek beperking zijn er twee mogelijkheden:
1. Voor veel kosten bestaan speciale regelingen die bepalen in hoeverre een bepaalde
kostenpost aftrekbaar is van de winst. Zie voor een overzicht de tabel onderaan.
Voorbeeld:
Van lunch- en dinerkosten is bij wet bepaald dat de kosten 73.5% zakelijk en 26.5%
privé zijn, zodat die kosten voor 73.5% aftrekbaar zijn van de winst. In plaats van voor
iedere uitgave aan lunch en diner kosten voor 73.5% mee te nemen, kunt u er ook voor
kiezen om de eerste € 4.200,- niet mee te nemen en vervolgens alle kosten volledig, dus
voor 100%, mee te nemen.
Voor persoonlijke verzorging gelden ook speciale regels, zie persoonlijke verzorging.
2. Er bestaat geen speciale regeling voor deze kostensoort en u moet zelf bepalen welk
gedeelte van de winst aftrekbaar is.
Voorbeeld:
Stel u bent een musicus en u koopt een CD-speler. Je werkt vanuit uw huis en daar staat
de CD-speler. Natuurlijk koopt u niet apart voor privé gebruik een CD-speler. Stel nu dat
u 50% van de tijd de CD-speler zakelijk gebruikt en 50% privé. Dan kunt u 50% van het
aankoopbedrag van de winst aftrekken.
Het is belangrijk dat uit de administratie blijkt welk gedeelte van de kosten zakelijk is, dit
kunt u bijvoorbeeld doen door het zakelijk gedeelte, uitgedrukt in een percentage, op de
bon te vermelden.
In de volgende tabel staat vermeld voor verschillende veel voorkomende kostensoorten
welk deel van de kosten aftrekbaar is.