Tips voor de uitvoering - Community Groen Kennisnet

alle vakrichtingen
LL&B
Leeractiviteit: zakelijke brieven B1
Beschrijving van de activiteit
Je schrijft afhankelijk van de situatie de juiste zakelijke brief.
Je oefent net zo lang tot dat je het gewenste niveau (B1/2F) hebt bereikt.
Tips voor de uitvoering
Bedenk van te voren goed of een brief schrijven de juiste manier van contact leggen is.
Meestal is de eerste stap de telefoon. Veel informatie-aanvragen gaan tegenwoordig via de
‘contactpagina’ op de website. Zakelijke uitnodigingen gaan steeds vaker per mail, maar het zijn
wel brieven. Persoonlijke en feestelijke uitnodigen, soms per luxe kaart, krijgen mensen nog
steeds graag in de brievenbus.
Brieven hebben een wettelijke status als bewijs. Je ‘klimt in de pen’ als je dus volgens het
burgerlijk wetboek rechten hebt die in de verdrukking kunnen raken. Meestal gaat het dan om
bestellingen, betalingen en klachten. Je kunt als bedrijf en als persoon (burger/ klant) brieven
schrijven. Vanuit al die rollen moet je kunnen bewijzen dat je kunt corresponderen.
Beleefd zijn en blijven is altijd de norm!
Als je namens het bedrijf een brief schrijft, moet je rekening houden met de huisstijl en geef je in
je woordkeus en toon het ‘visitekaartje’ van het bedrijf af.
Als je een opleiding op niveau 4 wilt behalen, moet je ook nog kunnen corresponderen op
B2/3F. Daar vallen offertes met begeleidende brief en het beantwoorden van klachtenbrieven
onder. Ook verkoopbrieven als ‘direct mail’ leer je dan schrijven.
bewijslast
o
persoonlijke zakelijke brief met ingevuld beoordelingsformulier én
o
zakelijke brief namens het bedrijf geschreven, met ingevuld beoordelingsformulier
Bronnen
Rieke Wynia, e.a.: VIA handboek, competentiegerichte methode Nederlands voor alle niveaus
van het MBO; uitg.Deviant, Amersfoort 2008, hoofdstuk 8, 9 en 11.
http://jan.liebregts.eu/zakelijke-brief
http://www.let.ru.nl/worldwidewriting/Nederlands/documents/Voorbeeld%20Zakelijke%20brief.pd
http://images.google.nl/images?hl=nl&source=hp&q=zakelijke+brief&rlz=1W1SUNA_en&oq=zak
eli&um=1&ie=UTF-8&ei=4fJnS__PAsbbQbj_KjOCQ&sa=X&oi=image_result_group&ct=title&resnum=4&ved=0CCkQsAQwAw
(test met oefeningen)
Angelieke van Zoelen
Wellantcollege Houten
februari 2010
Bijbehorende competenties 1e generatie
communiceren over werkzaamheden en bedrijfsaangelegenheden
Bijbehorende competenties 2e generatie
formuleren en rapporteren
B1/2F schrijven: corresponderen
Angelieke van Zoelen
Wellantcollege Houten
februari 2010
beoordelingsformulier
schrijven zakelijke brief B1
B1
deelnemer en groep:
docent:
Kan met behulp van standaardformuleringen korte eenvoudige zakelijke brieven produceren. Kan
daarbij meningen en gevoelens uitdrukken.
Schrijft namens zichzelf (of namens het bedrijf )
beoordeling en opmerkingen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
opdracht:
datum:
voldoet
niet
opmerkingen
doel- en publiekgericht schrijven
doel * (verschillende protocollen mogelijk)
zakelijk
opbouw volgens voorschrift **
beleefd van toon
vormgeving
uiterlijk: via computer, oogt als een brief
indeling: Amerikaanse stijl = alles recht onder
elkaar met witregels ertussen
afzender, datum, geadresseerde, betreft, aanhef,
inl, kern, slotzin, ondertekening
taalgebruik
spellingcontrole is gebruikt
woordkeus: correct, geen beledigingen
zinsbouw: zinnen zijn niet te lang; hebben
minimaal een onderwerp en persoonsvorm (zijn
volledig). Een zin begint met een hoofdletter en
eindigt met een ./?
nauwelijks werkwoordsfouten
niet met ik beginnen
persoonlijke ontwikkeling
er is wel / geen vooruitgang
De volgende fouten worden minder / niet meer gemaakt:
De brief voldoet aan het eindniveau
Advies
*/** Op de volgende pagina vind je de protocollen (doel, aanpak + vaste inhoudelijke opbouw) van
verschillende soorten zakelijke brieven in de beroepspraktijk:
1. uitnodiging voor bijeenkomst
2. bestellingen
3. betalingsherinnering, aanmaning
4. klachtenbrieven
Angelieke van Zoelen
Wellantcollege Houten
februari 2010
1. uitnodiging voor bijeenkomst : doel informeren
o
aanleiding (feestelijke) gebeurtenis
o
uitnodiging
o
plaats en tijdstip (begin en einde)
o
wervende karakter: bijzonder programma-onderdeel, bijzondere locatie, of iets anders
uitlichten
o
andere belangrijke informatie (programma, bereikbaarheid, evt.routebeschrijving)
o
wijze van bevestigen komst of verhindering
o
afsluiting
2. bestelling: doel informeren
o
opening
o
omschrijving gewenste product met bijzonderheden (bv. maat of gewicht)
o
voorwaarden (prijs, leveringstermijn, betaling)
o
info over bezorging
o
afsluiting met een groet
3. betalingsherinnering (fase 1), aanmaning (fase 2): doel overtuigen en overhalen
o
aanleiding: openstaande bedrag en eventuele voorgeschiedenis ( eerdere herinneringen)
o
verzoek tot betaling (kopie oorspronkelijke nota)
o
fase 2: motivering (product is volgens leveringsvoorwaarden geleverd) en attenderen op
problematische situatie waarin de ontvanger het bedrijf brengt
o
afsluiting (als bedrag inmiddels is betaald, kan de brief als niet geschreven worden
beschouwd; vertrouwen uitspreken in medewerking/ toekomstige samenwerking)
fase 3: juridische stappen ondernemen is het werk van de leidinggevende.
4. klachtenbrief: doel overtuigen; je moet aantonen (= argumenteren) dat je klacht gegrond is.
o
dat de tegenpartij in gebreke is gebleven
o
dat je schade lijdt of hebt geleden
o
dat je voorstel voor een oplossing of schadeloosstelling redelijk is.
Opbouw klachtenbrief:
o
verwijzen naar product/ order waarover een probleem is ontstaan (datum levering/ aankoop/
garantievoorwaarden)
o
omschrijving probleem
o
oorzaak (aantonen dat leverancier in gebreke is gebleven)
o
gevolgen (schade...)
o
voorstel
o
gevraagde actie
o
verzoek om snelle reactie
o
vertrouwen uitspreken dat lezer op voorstel ingaat
Angelieke van Zoelen
Wellantcollege Houten
februari 2010