Voorstel nieuwe standaardformulieren

Scholengroep Kla4
Standaardformulieren
_________________________________________
Controle en goedkeuring:
Gelieve het formulier zelf te ondertekenen (in de hoedanigheid van aanvrager) en het te laten controleren door
de rekenplichtige van je school (secretariaat). Graag de nodige originele bewijsstukken bij de aanvraag voegen.
Na goedkeuring van de financieel verantwoordelijke (directeur/domeinverantwoordelijke) wordt het formulier
bezorgd aan de boekhouding van Scholengroep Kla4.
Enkel standaardformulieren mogen gebruikt worden! Bij voorkeur de kosten groeperen over een aantal
maanden.
Standaardformulieren:
Verplaatsingen

Ik kom met de fiets naar school…
gebruik het document ‘maandelijkse aanvraag van een fietsvergoeding voor het
woonwerkverkeer’
Je krijgt voor elke effectief afgelegde hele kilometer 0,15 EUR. De fietsvergoeding betaalt de school
maandelijks terug, na indiening van een verklaring op eer.

Ik kom met het openbaar vervoer naar school…
gebruik het document ‘aanvraag om terugbetaling van de openbaar vervoerkosten voor het
woonwerkverkeer’
Je moet opteren voor de goedkoopste formule. Vb. heb je een vervoersbewijs nodig voor 2 weken voor
een vakantieperiode, dan neem je best 2 weekabonnementen in plaats van een maandabonnement.
De school betaalt de kosten terug een maand nadat je het vervallen vervoersbewijs hebt ingediend.
Werk je in verschillende scholen, maar voldoet één vervoersbewijs, dan dien je de kosten in bij een
school naar keuze. Heb je verschillende vervoersbewijzen nodig, dien ze dan in bij de respectievelijke
scholen. De werkgever en wetgever betalen niet voor je vakantieverplaatsingen!

Ik kom met de wagen naar school…
er is geen kilometervergoeding voorzien voor het woonwerkverkeer met de wagen.

Ik maak een verplaatsing met de auto/motorfiets of bromfiets in opdracht van de school…
gebruik het document ‘aanvraag om terugbetaling van verplaatsingskosten in opdracht van de
school’
De minister van Ambtenarenzaken heeft het bedrag van de kilometervergoeding bekendgemaakt. De
vergoeding van 0,3026 EUR/km is van toepassing van 1 juli 2009 t.e.m. 30 juni 2010. Dit geldt echter
alleen indien het aantal jaarlijks afgelegde kilometers niet abnormaal hoog ligt vergeleken met het
maximum aantal kilometers, toegelaten krachtens artikel 12, tweede lid, KB 18/01/1965, houdende de
algemene regeling inzake reiskosten. Er zal worden beschouwd dat het aantal kilometers abnormaal
hoog ligt indien deze meer bedragen dan 24.000 km per jaar. In dat geval zal een nader bewijs
moeten worden geleverd.
16 december 2009
Nascholing

Ik volg in opdracht van de school nascholing…
gebruik het document ’aanvraag om (terug)betaling van nascholingskosten’
Van toepassing indien de nascholingsorganisatie vraagt vooraf te betalen a.h.v. een brief, nota,
overschrijvingsdocument, mail of via de website. De deelnemer dient steeds een deelnameattest te
bezorgen aan de Financiële Cel.
Gelieve aan te dringen op het bezorgen van een factuur! Voor boekingen in het aankoopdagboek
zonder factuur is minstens een intern boekingsdocument nodig; hieraan wordt dan de
inschrijvingsstrook met betaalgegevens gehecht.
Er is een nieuwe regeling voor verplaatsingskosten nascholing vanaf 01/09/2009:
- treinticket tweede klas indien reis met de trein.
- tarief dienstverplaatsing (0,3026 EUR) per kilometer berekend via routeplanner kortste route
(mappy).
Aanvulling op km vergoeding :
-
ofwel verplaatsing van eigen instelling naar opleidingslocatie
ofwel verplaatsing van thuis naar opleidingslocatie :

indien de nascholing overdag tijdens de lesuren plaatsvindt : na aftrek van de kilometers
woonwerkverplaatsing heen en terug

indien de nascholing op woensdagnamiddag, ’s avonds of in het weekend plaatsvindt : geen
aftrek
Gelieve te noteren dat woonwerkverplaatsingen met de wagen nooit worden vergoed. Steeds de
berekeningen toevoegen aub (geen berekening = geen terugbetaling).
Voorschotten en diverse uitgaven

Ik doe een kleine occasionele aankoop in opdracht van de school…
gebruik het document ‘aanvraag om terugbetaling van diverse uitgaven in opdracht van de
school’
Gelieve niet te vergeten om steeds de originele bewijsstukken toe te voegen (factuur of kasticket).
Elke betaling dient verantwoord te worden, indien de aanvrager het bewijsstuk niet binnenbrengt (bij
verlies…) zal de Financiële Cel een duplicaat van de factuur of een gedateerde en ondertekende
verklaring op erewoord eisen. Het spreekt voor zich dat deze situatie zich niet herhaaldelijk mag
voordoen.
Restaurantkosten vereisen bovendien nog een BTW-bon (staat soms op ticket).

Ik vraag een voorschot van de school…
gebruik het document ‘aanvraag van een voorschot door een personeelslid’
Gelieve al je gegevens, het bedrag en de aard (kostensoort) van het voorschot, de periode van de
geplande activiteit en een bondige omschrijving van de activiteit te vermelden op het document. Je
brengt binnen de week na de activiteit de originele bewijsstukken (factuur of kasticket) binnen bij het
financieel secretariaat van de school via het standaardformulier ‘diverse uitgaven’ . Binnen dezelfde
termijn schrijf je het eventuele restsaldo over op de hoofdrekening van de scholengroep DEXIA 0910176572-61.
vb. wedde voorschot, voorschot op cash betaalde activiteiten in het kader van uitstappen,…
16 december 2009

De leverancier vraagt een voorschot van de school…
gebruik het document ‘aanvraag van een voorschot door een leverancier’
Gelieve alle gegevens van de leverancier te vermelden op het formulier.
Vb. De Post (postzegels), Accor (cheques) enz.
De meeste leveranciers schrijven echter wel voorschotfacturen uit , bijgevolg is de kopie van het
reservatiecontract onvoldoende (aanhechten aan voorschotfactuur a.u.b.). De rekenplichtige dient
achteraf het originele bewijsstuk voor te leggen aan de Financiële Cel van de scholengroep
Secretariaat

Toezichtsvergoedingen
gebruik het document ‘toezichtsvergoedingen’ om toezicht te vergoeden van medewerkers zonder
contract.

Terugbetaling van leerlingengelden
gebruik het document ‘aanvraag om terugbetaling leerlingengelden’
Voor de terugbetaling van leerlingengelden, alsook alle transferten tussen financiële rekeningen. De
rekenplichtige is verantwoording verschuldigd voor elke ten onrechte gedane terugstorting ten nadele
van de scholengroep conform de verantwoordelijkheidsmatrix.
De rekenplichtige van de entiteit geeft opdracht aan de financieel verantwoordelijke/volmachthouder
d.m.v. deze aanvraag. De volmachthouder voert de terugbetaling uit ten laste van de
rekeningnummer van de entiteit. De entiteit verwerkt de terugbetaling in de bankstaat.

Transfers
gebruik het document ‘transfers tussen entiteiten SGR kla4’
Maaltijden en busdispatching worden door de scholengroep verwerkt.
Ofwel worden de facturen rechtstreeks correct analytisch geboekt op de schoolcodes. Ofwel vul je als
secretariaatsmedewerker een transferdocument in.
vb. school X en school Y delen accommodatie. Kosten worden gesplitst tussen de twee scholen en met
dit document doorgegeven aan de boekhouding van de scholengroep.
16 december 2009