Relevante keuzes over regionale samenwerking in de toegang

Stap 1:
Keuzes in regionale
samenwerking
VNG Project - Declaratie Jeugd
www.vng.nl/declaratiejeugd
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Beleidsmatige keuzes regionale samenwerking
Om tot een gedegen besluit over het organisatieniveau te komen, dienen
afwegingen gemaakt te worden op het gebied van toegang, inkoop en
administratie
Toegang
Inkoop
Organisatievorm
Administratie
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Relevante keuzes over regionale samenwerking
in de toegang
•
De toegang tot jeugdhulp is overal lokaal ingericht maar er kan wel
regionaal worden samengewerkt. De mate van samenwerking
verschilt op de volgende onderdelen:
•
Uitbesteding: In een enkele regio is de toegang uitbesteed aan een
andere partij. Als deze partij voor verschillende gemeenten werkt
betekent dat ook meer regionale aansturing
•
Lokaal beleid: Gemeenten hebben beleidsvrijheid op verscheidene
aspecten binnen de jeugzorg. De belangrijkste aspecten in relatie tot
de bedrijfsvoering zijn:
• Toekenning van PGB’s
• De wijze waarop gemeenten omgaan met beschikkingen
De mate waarin gemeenten hier meer gezamenlijk mee op trekken
bepaalt ook in hoeverre de administratieve processen gelijk getrokken
kunnen worden. In het algemeen geldt dat hoe eenduidiger de
processen hoe eenvoudiger een regionale backoffice in te richten is
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Relevante keuzes over regionale samenwerking
in Inkoop & Contractbeheer
•
Regionale samenwerking op het gebied van inkoop is wenselijk
maar de wijze waarop en bijbehorende keuzes kunnen verschillen:
•
•
•
•
•
Solidariteit: Volledige solidariteit van budgetten maakt contractbeheer
en afrekening op regionaal niveau overzichtelijker
Niveau van contractering: Contracten met aanbieders kunnen lokaal of
regionaal afgesloten worden. Er zijn ook mogelijkheden om te werken
met een algemeen raamcontract en specifieke lokale invulling
Financiële afspraken: Met aanbieders kunnen afspraken gemaakt
worden over garanties en budgetplafonds. Lokale afspraken beperken
de noodzaak om regionaal af te stemmen in de administratie en
facturatie. Regionale budgetplafonds daarentegen kunnen het gewenst
maken om een (schaduw)administratie te voeren
Niveau van financiering: Bevoorschotting en afrekening kan zowel
lokaal als regionaal plaatsvinden. Als gemeenten zelf willen betalen
dan beperkt dat de mogelijkheden voor een regionale administratie en
levert het mogelijk dubbeling van functies op
Communicatie: Vanuit de aanbieders bestaat de voorkeur voor één
centraal punt voor communicatie. Hoe decentraler de organisatie, hoe
meer werk het voor hun oplevert. Vaak opereren aanbieders namelijk
in meerdere regio’s en (samenwerkende) gemeenten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Afweging regionale samenwerking administratie
Uit gesprekken blijkt dat gemeenten verschillende overwegingen hanteren om
de administratieprocessen regionaal of lokaal in te richten:
• Is een regionale inrichting efficiënter dan een lokale organisatie? Dat is
primair afhankelijk van de keuzes die in de inkoop en toegang gemaakt
zijn. Grote regionale (en politieke) verschillen kunnen ten grondslag liggen
aan lokale uitvoering
• Ben ik voldoende ‘in control’ als gemeente en loop ik geen onnodige
risico’s als een regionale organisatie die administratie uitvoert? Dat geldt
zowel voor sturing op de kwaliteit van de regionale als op het totale budget
aan Jeugdhulp. Hierin is ook de afbakening van taken (beleid,
administratief, inkoop) met regionale organisatie van belang. Maak daarin
wel onderscheid tussen liquiditeitenstroom en budgetmonitoring.
• Zijn we niet te kwetsbaar als (kleine) gemeente in capaciteit en kwaliteit?
Verschillende kleine gemeenten werken met grotere (buur-) gemeenten
samen in de administratie bij onvoldoende interne mogelijkheden.
• Hebben we voldoende zicht op de haalbaarheid van een regionale
uitvoeringsorganisatie? Afhankelijk van de organisatie- en
implementatiekracht van een gemeente kan deze keus verschillend
uitpakken. Een belangrijk aspect hierin is de mogelijkheid om de
noodzakelijke ICT aansluitingen te organiseren
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Organisatievormen regionale samenwerking
administratieve processen (i.c.m. inkoop)
•
Er zijn verschillende vormen van regionale samenwerking om de
inkoop en administratie vorm te geven:
•
•
•
•
•
•
•
(Losse organisatie) als onderdeel van een bestaande GR
(Losse organisatie) op basis van een nieuwe GR
Uitvoering bij of door één van de (grotere) gemeenten
Volledige uitbesteding
De regionale samenwerking kan van tijdelijke aard (projectmatig)
zijn of meerjarig worden opgezet. De keuze hierin heeft effect op
de manier van inrichten van bedrijfsvoering
In de verschillende pilotregio’s is al een principebesluit genomen
over de mate van regionale samenwerking. Meestal in de vorm
van ‘regionaal tenzij …’ of ‘lokaal tenzij…’
Uitwerking van de overgang en samenwerking tussen het lokale en
regionale domein volgt bij de concretisering van de werkprocessen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Organisatievormen regionale samenwerking in de pilots
declaratieprocessen Jeugd
Pilots
• De VNG heeft een aantal pilotregio’s ondersteund in het ontwikkelen van
de declaratieprocessen.
• Deze pilotregio’s hebben verschillende keuzes gemaakt in de mate waarin
zij regionaal samenwerken. Gezamenlijk geven zij een goed beeld van de
mogelijke samenwerkingsvormen.
• Onderstaande tabel laat zien welke functies zij op lokaal en welke op
regionaal niveau vorm willen geven op basis van de laatst bekende
besluiten.
Nr
Inkoop
Contact
aanbieders
Betaling
Toegang
Pilotregio
1
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Zuid-Holland Zuid
2
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Lokaal
Zeeland
3
Regionaal
Regionaal
Lokaal
Lokaal
Food Valley
4
Regionaal
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Zuid-Kennemerland