guidelines for project proposals

RICHTLIJNEN VOOR HET INDIENEN VAN PROJECTVOORSTELLEN
INZAKE WATER EN SANITATIEVOORZIENING IN HET ZUIDEN
IN HET KADER VAN HET
VLAAMS PARTNERSCHAP WATER VOOR ONTWIKKELING
EN VOOR COFINANCIERING DOOR
Vlaamse Overheid
Departement Leefmilieu, Natuur en Energie
Afdeling Internationaal Beleid
1. Context
Het Vlaams Partnerschap Water voor Ontwikkeling (VPWvO) werd op 22 maart 2004
opgericht als samenwerkingsverband tussen Vlaamse actoren in de watersector en
de internationale samenwerking.
Met VPWvO wilde Vlaanderen zich engageren om concreet en tastbaar bij te dragen
aan de realisatie van de VN-Millenniumdoelstelling 7 c1 inzake veilig drinkwater
en sanitatie. De Afdeling Internationaal Beleid van het Departement Leefmilieu,
Natuur en Energie (LNE) van de Vlaamse Overheid lanceert sedert 2005 jaarlijks
een oproep voor duurzame projectvoorstellen in het Zuiden inzake water en
sanitatie. Deze projecten worden mogelijk gemaakt door samenwerking tussen
Vlaamse en lokale partners.
2. Oproep voor projectvoorstellen 2016
Op 27 september 2015 legden de lidstaten van de Verenigde Naties 17 nieuwe
doelstellingen vast voor een duurzame ontwikkeling van de wereld tot 2030.
Voortbouwend op de Millenniumdoelstellingen, werd een specifieke duurzame
ontwikkelingsdoelstelling (sustainable development goal of SDG) geformuleerd
rond water en sanitatie. De oproep van 2016 spitst zich toe op een aantal
onderdelen van deze SDG 62.
De Vlaams Minister van Omgeving, bevoegd voor het leefmilieu, maakt, als een van
de partners van het VPWvO, in 2016 minstens 450.000 € vrij voor cofinanciering
van drinkwater- en sanitatieprojecten in het Zuiden3.
Deze projecten moeten tot stand komen door samenwerking tussen minstens 1
Vlaamse indiener, minstens 2 Vlaamse partners en minstens 1 lokale Zuidpartner.
Projectvoorstellen,
geformuleerd
op
bijgevoegde
presentatiefiche,
dienen
geadresseerd te worden aan Remy Merckx (afdelingshoofd), Departement Leefmilieu,
Natuur en Energie, Afdeling Internationaal Beleid, Koning Albert II laan 20 bus
1
http://www.un.org/millenniumgoals/environ.shtml
https://sustainabledevelopment.un.org/sdg6
3 landen op de OESO-DAC-lijst, zie
http://www.oecd.org/dac/stats/documentupload/DAC%20List%20of%20ODA%20Recipients%202014%20final.pdf
2
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
1/13
8, 1000 Brussel, [email protected], uiterlijk op donderdag 23
juni
2016
om
10 u. in 2 niet-ingebonden schriftelijke en 1 elektronische versie.
De poststempel op de schriftelijke versie of de datum op het ontvangstbewijs,
wanneer u de documenten persoonlijk afgeeft, geldt als bewijs.
3. Indieners en partners
De indienende organisatie moet aan alle hierna opgesomde criteria voldoen om in
aanmerking te komen voor een subsidie:
- Een erkende ngo, vzw, overheid, onderwijs- of onderzoeksinstelling, publiek
bedrijf in de watersector of privébedrijf zijn;
- zijn hoofdkwartier in Vlaanderen of in Brussel hebben;
- aantoonbare ervaring hebben in projectuitvoering m.b.t. water en/of
sanitatie;
- direct verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en management van het
project en het samenbrengen van de Vlaamse en andere projectpartners en dus
niet optreden als tussenpersoon;
- respecteren van de deadline;
- de projectaanvraag invullen in het Nederlands, de bijlagen mogen anderstalig
zijn;
Een indiener mag meerdere dossiers indienen, maar een aanvrager kan maximum voor
2 dossiers een subsidie bekomen.
De indiener voegt bij zijn aanvraag een document waaruit blijkt waartoe hij zich
concreet engageert in het project (zie p. 11).
Een Vlaamse partner is een erkende ngo, vzw, overheid, onderwijs- of
onderzoeksinstelling, publiek bedrijf in de watersector of privébedrijf, dat
zijn hoofdkwartier in Vlaanderen of in Brussel heeft en effectief bijdraagt tot
de doelstellingen van het project via de inzet van mensen en/of middelen. Elke
Vlaamse partner voegt bij de aanvraag een document toe waaruit blijkt waartoe
hij zich concreet engageert in het project (zie p. 10).
De lokale Zuidpartner en zijn bijdrage in het project dient eveneens voorgesteld
te worden in het projectvoorstel.
4. Traject van ingediende voorstellen en communicatie
Organisaties die voorstellen hebben ingediend, ontvangen binnen 5 werkdagen na
ontvangst van de papieren versie een bevestiging(smail) van ontvangst.
De voorstellen die binnen de deadline ontvangen zijn, worden eerst geëvalueerd
door experts van de Vlaamse Overheid op de ontvankelijkheidsvoorwaarden (zie pt.
3) en op de focus van de oproep (zie pt. 5). Indien aan die criteria voldaan is,
wordt een evaluatie gemaakt op basis van specifieke criteria (zie pt. 6 en 7).
Dit gebeurt aan de hand van een beoordelingskader met de volgende elementen:
 Kwaliteit samenwerkingsverband: taakverdeling, engagement en relevante
ervaring van de projectpartners
 Doelstellingen: conform de focus van de oproep en voldoende specifiek en
realistisch
 Strategie en uitvoering: opbouw en relevantie van het project,
realistische methoden en aanpak evaluatie, betrokkenheid doelgroep en
lokale partner(s)
 Impact: effect op de drinkwater- en sanitatievoorziening van de bevolking
en duurzaamheid
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
2/13
Projectvoorstellen dienen minimum 50 % te scoren op elk van de onderdelen
‘samenwerkingsverband’, ‘doelstellingen’, ‘strategie en uitvoering’ en ‘impact’
om de procedure verder te kunnen doorlopen. Dit wil nog niet zeggen dat het
project aanvaard is voor financiële steun! Organisaties wiens voorstel niet werd
weerhouden, worden in de loop van september 2016 verwittigd.
De Afdeling Internationaal Beleid (AIB) legt de weerhouden voorstellen voor aan
de Inspectie van Financiën en aan het kabinet van de Vlaams Minister van
Omgeving. AIB zal de uiteindelijke beslissing meedelen aan de respectievelijke
organisaties en de nodige administratieve stappen ondernemen zodat het project
van start kan gaan. De eerste betalingsschijf kan eind 2016 of begin 2017
verwacht worden.
5. Focus oproep
Met deze oproep worden projecten gezocht die passen in de uitvoering van de
Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties (New York, 2015)
voor wat betreft water en sanitatie en met name



bijdragen tot verbeterde toegang tot veilig en betaalbaar drinkwater (SDG
6.1)
een bijdrage leveren aan een verbeterde hygiëne op huishoudelijk niveau
(SDG 6.2)
een luik capaciteitsopbouw in het zuiden bevatten, gelinkt aan water en
sanitatie (SDG 6a)
Bovenstaande elementen moeten minstens aan bod komen in de projectvoorstellen.
Surplus wordt toegekend aan projecten die




inzetten op degelijke sanitaire voorzieningen (SDG 6.2)
bijdragen aan een verbeterde waterkwaliteit (SDG 6.3)
zich situeren binnen het kader van een integraal waterbeheer en duurzame
ontwikkeling (SDG 6.5)
de continuïteit van de watervoorziening en sanitatie verzekeren door een
verhoogde verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen, in het
bijzonder van de gebruikers, lokale besturen en beheerders (SDG 6.b)
Het project komt tot stand met medewerking en inzet van minstens 1 Vlaamse
indiener, minstens 2 Vlaamse partners en minstens 1 lokale partner uit het
Zuiden. Daarbij wordt gestreefd naar het ondersteunen van lokale partners met
financiële en/of technische middelen, gekoppeld aan uitwisseling van expertise.
6. Algemene criteria

De bijdrage van de Vlaamse Overheid voor een individueel project bedraagt
minimaal 45.000 € en maximaal 150.000 €.

De aangevraagde subsidie mag niet meer bedragen dan 70 % van de totale
projectkosten, de overige 30 % wordt gefinancierd door de indiener, andere
Vlaamse partners en/of door de lokale partner.
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
3/13

Het geraamde benodigde budget dient realistisch en kosteneffectief te zijn,
opgesteld in € en in voldoende detail.

Enkel de kosten die hieronder gespecificeerd worden, komen in aanmerking voor
een subsidie. De projectbegroting is tegelijk een schatting van de kosten en
het maximum plafond voor financiering. De kosten dienen:
* relevant te zijn voor de uitvoering van het project, voorzien te zijn in de
projectbegroting en te stroken met de principes van degelijk financieel
beheer;
* gemaakt te worden tijdens de duur of uitvoering van het project. De periode
van prestatie dient als criterium, niet de datering van het kostenbewijs;
* gestaafd te worden door voor waar en echt verklaarde bewijsstukken.
De kosten worden onderverdeeld in de volgende soorten:
1/ investeringskosten, 2/ werkingskosten, 3/ personeelskosten en 4/
administratiekosten (zie sjabloon).



De administratiekosten bedragen maximaal 10 % van de projectbegroting.

Kosten begroot in een andere munt dan de euro worden in de begroting
opgenomen in de andere munt en vervolgens omgezet in euro. De gebruikte
wisselkoers wordt verantwoord.

Alle inkomsten die resulteren uit activiteiten binnen
project moeten verrekend worden in de eindafrekening.

Reeds lopende projecten komen in aanmerking voor financiering als ze de
meerwaarde kunnen aantonen van bijkomende financiering door de overheid
m.b.t. bovenstaande punten.

De Vlaamse ontwikkelingssamenwerking richt zich prioritair op de volgende
landen: Zuid-Afrika, Malawi, Mozambique, Angola, Botswana, Lesotho, Namibië,
Swaziland, Zambia en Zimbabwe. Wanneer een project wordt uitgevoerd in een
van deze landen krijgt het geografische voorrang op projecten in andere
landen, mits het aan alle bovenstaande criteria voldoet en mits het een
gelijke score heeft.
Deze kosten komen niet in aanmerking: voorzieningen voor toekomstige
verliezen of schulden, intresten, kosten van voorbereidende studies.
Tijdelijke installaties komen ook niet in aanmerking voor financiering.
een
gesubsidieerd
Tenslotte is het belangrijk om weten dat een toegewezen subsidie in 3 schijven
wordt uitbetaald: 40% bij de start, 40% na de helft van de projectduur en 20% na
afloop. De uitbetalingen kunnen, na overmaking van de bewijsstukken en
rapporten, enkele weken op zich laten wachten. Dit gegeven moet meegenomen
worden in de planning van het project, zodat er voldoende middelen ter
beschikking blijven om te prefinancieren, in afwachting van het vrijkomen van
een volgende schijf.
7. Duur van de projecten
De duur van een project bedraagt minstens 18 maand en maximum 4 jaar.
8. Subsidiebesluit
Wanneer een project goedgekeurd is voor subsidiëring, wordt een ministerieel
subsidiebesluit ondertekend door de Vlaams minister van Omgeving. Dit
subsidiebesluit bevat de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om de
verschillende betalingsschijven te ontvangen. Het projectvoorstel geldt dan als
richtsnoer voor uitvoering van het project en voor latere evaluatie. De
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
4/13
rapportering dient specifieke aandacht te besteden aan de geleverde bijdrage aan
SDG 6, het aantal mensen dat door het project bereikt wordt en aan de inbreng en
samenwerking van de Vlaamse en lokale partners.
9. Contactadres
Projectvoorstellen
dienen
geadresseerd
te
worden
aan
Remy
Merckx
(afdelingshoofd),
Departement
Leefmilieu,
Natuur
en
Energie,
Afdeling
Internationaal Beleid, Koning Albert II laan 20 bus 8, 1000 Brussel,
[email protected], uiterlijk op donderdag 23 juni 2016 om 10 u.
in 2 niet-ingebonden schriftelijke en 1 elektronische versie.
De poststempel op de schriftelijke versie of de datum op het ontvangstbewijs,
wanneer u de documenten persoonlijk afgeeft, geldt als bewijs.
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
5/13
Presentatiefiche projectvoorstel
Gelieve dit sjabloon te gebruiken om uw projectvoorstel in te dienen.
DOSSIERNUMMER
(in te vullen door AIB)
Projectindiener
(organisatie)
Titel van het project
VPWvO-16/
GEGEVENS PROJECTINDIENER
De indiener kan enkel een ngo, vzw, overheid, publiek bedrijf in de
watersector, privébedrijf, onderwijsinstelling of onderzoeksinstelling
zijn. De zetel is gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het
tweetalige Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Naam van de
projectindiener
(organisatie)
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
Rekeningnummer
IBAN-nummer
BIC-code
Naam contactpersoon
Functie
Adres
Telefoonnummer
E-mail
Website
GEGEVENS SAMENWERKINGSPARTNERS
Een partner is een organisatie die een actieve inbreng heeft in het project
op het vlak van expertise, kennis, logistiek, personeel, sensibilisering
en/of financiële middelen. De indiener moet samenwerken met minstens 2
Vlaamse partners en minstens 1 lokale partner. Een Vlaamse partner kan
enkel een ngo, vzw, overheid, publiek bedrijf in de watersector,
privébedrijf, onderwijsinstelling of onderzoeksinstelling zijn. De zetel is
gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige Brussels
Hoofdstedelijk Gewest.
Vlaamse samenwerkingspartner 1
Naam partner
Naam contactpersoon
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
Rsz inschrijvingsnummer
E-mail + website
Vlaamse samenwerkingspartner 2
Naam partner
Naam contactpersoon
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
Rsz inschrijvingsnummer
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
6/13
E-mail + website
Vlaamse samenwerkingspartner x
Naam partner
Naam contactpersoon
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
Rsz inschrijvingsnummer
E-mail + website
Lokale samenwerkingspartner A
Naam partner
Naam contactpersoon
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
E-mail + website
Lokale samenwerkingspartner X
Naam partner
Naam contactpersoon
Rechtsvorm
Adres van de organisatie
E-mail + website
GEGEVENS PROJECT
Startdatum
De startdatum moet tussen 1 december 2016
en 1 maart 2017 liggen.
Einddatum
Looptijd in maanden
Een project heeft een minimale duur van 18
maanden
en een maximale duur van 48 maanden.
Interventieland en –regio
Aantal bijkomende mensen
toegang
tot watervoorziening
- direct
- indirect4
Aantal bijkomende mensen
hygiëne op huishoudelijk
- direct
- indirect5
Aantal bijkomende mensen
toegang
tot sanitatie
- direct
- indirect6
maanden
met (verbeterde)
… mensen
… mensen
met verbeterde
niveau
… mensen
… mensen
met (verbeterde)
… mensen
… mensen
4
Dit zijn de begunstigden die indirect profiteren van de wateracties van het project bvb. zij die
zullen genieten van een beter integraal waterbeheer in de regio, of zij die van een beter beheer van
de waterbronnen in een regio zullen genieten.
5
Dit zijn de begunstigden die indirect profiteren van de hygïëne-acties van het project bvb de
ruimere doelgroep die bereikt kan worden wanneer een persoon die een training volgde binnen het
project zijn/haar kennis doorgeeft.
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
7/13
Is dit project een vervolg op een vorig
project?
Verlengingen van een bestaand project
komen niet voor subsidie in aanmerking,
tenzij de verlenging een nieuwe oriëntatie
inhoudt.
Begroting
- Totale kosten van het project
- Gevraagde subsidie
- % t.o.v. totale kosten
Samenvatting van het project
(doelstelling, resultaten, doelgroep,
activiteiten, methodiek, …)
(max. 250 woorden)
ja
neen
€
€
%
Naar waarheid opgemaakt in naam van het samenwerkingsverband
Naam
projectindiener
(organisatie)
Naam contactpersoon
Functie
Plaats en datum
Handtekening
PROJECTOMSCHRIJVING (max. 8 pagina’s)
In het voorstel dienen onderstaande elementen aan bod te komen.
 Context
 Algemene en specifieke doelstellingen van het project (zie ook logisch
kader)
 Verwachte resultaten (zie ook logisch kader)
 Geplande activiteiten (zie ook logisch kader)
 Werkmethode
 Gebruikte technologie / technische specificaties
 Oorsprong van het drinkwater (oppervlaktewater, grondwater)? Op basis
van welke informatie wordt voor deze oorsprong gekozen (studies, eerdere
boringen,…)?
 Aandacht voor kwaliteit van het water
 Op welke manier wordt aandacht besteed aan de bescherming van het lokale
ecosysteem en waterhuishouding? Wat is de impact van het project op de
beschikbaarheid en de kwaliteit van het water, ook buiten de
projectzone?
 Op welke manier wordt aandacht besteed aan het behoud en duurzaam
gebruik van biodiversiteit?
 Op welke manier wordt aandacht besteed aan de aanpassing aan en het
omgaan met klimaatverandering? Loopt het project klimaatrisico’s
(droogte, overstromingen)?
 Aanpak projectmonitoring (dagelijkse opvolging) en projectevaluatie
6
Dit zijn de begunstigden die indirect profiteren van de sanitatieacties van het project bvb. de
ruimere doelgroep die bereikt kan worden wanneer een persoon die een training volgde binnen het
project zijn/haar kennis doorgeeft.
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
8/13


(extern, intern, frequentie)
Wat zijn de mogelijke te verwachten risico’s m.b.t. dit project? Hoe
reëel zijn deze risico’s? Hoe speelt het project hierop in?
Is er opvolging van de realisaties voorzien na afloop van het project?
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
9/13
DOELPUBLIEK EN LOKALE PARTNER(S) (max. 2 pagina’s)
In het voorstel dienen onderstaande elementen aan bod te komen.
 Kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving doelpubliek, met een
indicatie van het aantal mannen, vrouwen en kinderen
 Hoe draagt dit project bij tot de verbetering van de watervoorziening:
nagestreefd debiet (m3/dag), ter beschikking gesteld volume
(l/persoon/dag), afstand tot de bron, waterverdeling per woning of per
gezin of gemeenschappelijk? Hoeveel mensen worden direct en indirect
bereikt?
 Hoe draagt dit project bij tot de verbetering van de hygiëne op
huishoudelijk niveau?
 Hoe draagt dit project bij tot de verbetering van de
sanitatievoorziening: voorzien infrastructuur, waterzuivering, afvoer
afvalwater, hergebruik? Hoeveel mensen worden direct en indirect
bereikt?
 Betrokkenheid van de doelgroep
 Beschrijving van de lokale partner(s) + bestaande lokale partnerschappen
 Betrokkenheid van de lokale partner(s)
 Wordt het water beschouwd als een publiek goed? Wordt een bijdrage
gevraagd aan de partners of begunstigden voor de kosten van het water,
het onderhoud, in het aanleggen van de infrastructuur,… ?
 Mogelijkheid tot capaciteitsopbouw van de lokale partner en het
doelpubliek. Op welke manier worden mensen gesensibiliseerd / opgeleid?
 Mate van uitwisseling van kennis, informatie en middelen met de lokale
partner
DUIDELIJKE PLANNING (max. 1 pagina)
BEGROTING (1 pagina) – onderverdeeld in
1/ Investeringskosten: kosten voor de aanschaf of voortbrenging van
immateriële of materiële vaste activa.
2/ Werkingskosten of operationele kosten: kosten die in rechtstreeks
verband staan met het behalen van de projectdoelstellingen. Hieronder
vallen ook de reis- en verblijfskosten en de evaluatiekosten.
3/ Personeelskosten: kosten van de personeelsleden die rechtstreeks bij het
project betrokken zijn en dit in verhouding tot de tijd die zij aan dit
project besteden.
4/ Administratiekosten
5/ Inkomsten
6/ Andere financieringsbronnen, zoals bvb. andere subsidies
7/ Inbreng van de partners en eigen inbreng van de projectindiener
Zie sjabloon. Elke voorziene kostenpost dient kort toegelicht te worden en
in relatie gebracht met doelstellingen en activiteiten. Gelieve ook aan te
geven waarvoor de gevraagde subsidie gebruikt zal worden.
RELEVANTE INFORMATIE OVER HET SAMENWERKINGSVERBAND (max. 2 pagina’s)
 Voorstelling van de Vlaamse en lokale partner(s)
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
10/13


Relevante expertise van de Vlaamse en lokale partner(s)
Inbreng van de Vlaamse en lokale partner(s) (inbreng van expertise
uitdrukken in aantal manuren)
 Taakverdeling / wisselwerking tussen de Vlaamse en lokale partner(s)
 Organisatie van overleg tussen de partners en frequentie van overleg
 Eerdere samenwerking
 …
ANDERE BIJLAGEN OF EXTRA INFORMATIE
 Ondertekend document waaruit blijkt dat de Vlaamse indiener zich
engageert tot een bijdrage aan het project + beschrijving van die
bijdrage (zie p. 11)
 Ondertekend document waaruit blijkt dat de Vlaamse partner zich
engageert tot een bijdrage aan het project + beschrijving van die
bijdrage (zie p. 11)
 Offertes
 Indien wordt verwezen naar een vorig project, gelieve een korte
beschrijving van de realisaties van het vorige project bij te sluiten.
 …
LOGISCH KADER (in te vullen volgens onderstaand model)
Projectbeschrijving Meetbare indicatoren
Verificatiebron Veronderstellin
nen
gen
Risicofactoren
Algemene doelstelling
Specifieke doelstellingen
SD 1:
SD 2:
Resultaten
Resultaat 1
Resultaat 2
Resultaat x
Middelen *
Kosten (€)
Veronderstellin
gen
Voorwaarden
Activiteiten bij
resultaat 1
1.1
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
11/13
1.2
Activiteiten bij
resultaat 2
2.1
2.2
Activiteiten bij
resultaat x
x.1
x.2
*Welke
middelen
zijn
nodig
om
de
activiteiten
te
realiseren?
Bvb.
verplaatsingskosten, kosten voor vormingssessie, aantal VTE’s personeelskosten,…
Sjabloon projectbegroting
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
12/13
Engagement indiener / Vlaamse partner
Ik bevestig mijn inzet in het kader van het Vlaams Partnerschap Water voor
Ontwikkeling, met als doel in het Zuiden bij te dragen aan de Duurzame
Ontwikkelingsdoelstelling inzake drinkwater en sanitatie binnen het kader van
integraal waterbeheer.
Concreet wil ik …(naam indiener of naam partnerorganisatie/bedrijf) een bijdrage
leveren aan het volgend project … (naam project) van (naam organisatie/bedrijf
die een subsidie aanvraagt).
Deze bijdrage bestaat uit (of: mijn rol is de volgende…)
O coördinatie projectwerkzaamheden (…)
O financiële steun voor een bedrag van … € (eenmalig/jaarlijks/…)
O aanleveren van expertise onder de volgende vorm …
(graag uitdrukken in
aantal manuren)
O sponsoring van materiaal
O organisatie van een werkbezoek
O …
Naam
Indiener project / Vlaamse partner
(schrap wat niet past)
Handtekening
Datum
Richtlijnen projectvoorstellen 2016
www.lne.be
13/13