Bedrijfsinformatiesystemen Oplossingen vragen Administratieve

Bedrijfsinformatiesystemen
Oplossingen vragen Administratieve Organisatie
Hoofdstuk 1
1. Een bezettingsplan zou direct moeten begewerkt worden om dubbelboekingen te vermijden.
Als een kamer op leeg blijft staan terwijl er eigenlijk al iemand in geboekt is kan het probleem zich
voordoen dat de kamer dubbel wordt geboekt. Als de kamer als bezet blijft gemarkeerd dan zal ze
niet verder worden geboekt en leeg blijven staan. Ze zal dan ook niet worden opgeruimd. Al deze
factoren leiden dan weer tot een verlies in inkomsten. Facilitaire diensten moeten ook op de
hoogte zijn van welke kamers er bezet zijn zodat ze geen ontbijt bv boeken op een lege kamer.
2. Degene die de afrekening maakt moet op de hoogte zijn van welke persoon op welke kamer
logeert.
3.Om te weten te komen welke persoon op welke kamer verblijft. Als men dan het hotel verlaat
zonder te bepalen kan men de achterstallige rekening van de kamer doorvorderen aan de
persoon op de meldingskaart.
4. De receptie maakt aan de dienst Schoonmaak een lijst over met welke kamers leeg komen die
dag (en dus moeten grondig opgeruimt worden) en welke kamer bezet zijn en dus enkel moeten
worden opgefrist.
5.Neen, met enkele mondelinge instructies over wat en hoe komt men in een klein bedrijf met
gekende personen veel verder dan met afstandelijke schriftelijke voorschriften. In een groot bedrijf
waar de personeelsleden minder van het gekende type zijn, zijn schriftelijke voorschriften een
noodzaak. Zo kan men snel iedereen op de hoogte brengen van de voorschriften en krijgt
iedereen dezelfde uitleg.
6. Ik zou als directeur voor een mondeling verslag van mijn afdelingschefs opteren. Schriftelijk
kunnen ze nog heel wat elementen weglaten of algemeen beschrijven (dingen die bv niet in orde
zijn) en als ze mondeling hun verslag moeten doen speelt de factor stress een grotere rol en gaan
ze misschien minders snel liegen en valt het ook sneller op als een van hun kernactiviteiten niet
voldaan is.
7.Maatregelen die men kan treffen om een hotelbedrijf ordelijk te laten verlopen:
- de kamermeisjes een telefoon meegeven zodat ze op de hoogte kunnen worden gebracht van
wijzigingen van het opruimplan(voor grote hotelbedrijven).
- een goede IT infrastructuur bouwen zodat de receptie, afrekening, etc met elkaar in contact
staat.
- een tikklok installeren voor personeel zodat men kan zien wie er wel en wie niet op tijd aanwezig
was. Om zo slecht personeel te onderscheppen.
8. a.De stroom van informatie door een bedrijf en de manier waarop deze stroom verloopt, heeft te
maken met de interne organisatie want aan de hand van de interne organisatie kan men zien wie
informatie van wie nodig heeft.
b. Een bedrijf kan niet zonder administratieve organisatie want zonder een gestroomlijnde flow
van informatie zou een bedrijf vierkant draaien. Stel dat iedereen alle informatie tot zich kreeg, dan
zou er eindeloos tijd verloren raken met uit te filteren welke informatie nu net voor wie bedoeld is.
Of nog erger dat informatie lukraakt wordt verstuurd en personen die informatie nodig hebben
deze nooit krijgen. Dit zou het einde van het bedrijf betekenen.
Hoofdstuk 2
1. Een organisatie streeft naar continuïteit. Dit klopt uiteraard want een organisatie wil blijven
bestaan. En deze kan enkel blijven bestaan als er een vorm van continuiteit in de acties van het
bedrijf zit. Uiteraard wil men naast blijven bestaan ook nog winst maken en liefst winst onder de
continue vorm.
2.Het verstrekken van informatie en het controleren van activiteiten is cruciaal in het streven naar
continuiteit. Men moet na een genomen beslissing controleren of deze wel degelijk werkt en een
winst oplevert voor het bedrijf. Is deze zodanig verlieslatend en slecht dan komt de continuiteit van
het bedrijf in het gedrang. De administratieve organisatie speelt dus via planning en control een
grote rol in het streven/bereiken van continuiteit.
3.Het begrip doelmatigheid is een kenmerk van organisaties omdat een organisatie niet bestaat
zonder het hoe. Het begrip doelmatigheid staat voor het erop toezien van de wijze waarop (het
hoe) de doelstelling van het bedrijf wordt bereikt. Het gaat erom dat niet meer tijd en/of middelen
worden besteed dan noodzakelijk nodig. De leiding en de afdelingshoofden kunnen bepalen wat
wel dan niet doelmatig is. Als er met veel manuren zwaar verlies wordt gemaakt en men via testen
heeft gemerkt dat een deel van deze manuren kan worden geschrapt, is het de leiding die deze
testresultaten heeft en een oplossing kan bieden -> zij kunnen dus zien wat doelmatig is en wat
niet.
4. De functies die de leiding vervult vallen onder planning en control. De leiding moet een planning
opmaken die de doelstelling van het bedrijf kan doen bereiken en naderhand control uitvoeren op
deze opgestelde planning en indien nodig deze aanpassen.
5.Onder beslissen verstaat men het kiezen uit alternatieven. Er bestaan verschillende vormen van
beslissingen in een bedrijf:
- Strategische beslissingen : gericht op de relatie organisatie - omgeving (zoals bv. introduceren
van nieuwe producten, herstructurering,...). Plannen die op strategisch niveau worden gemaakt
gelden voor een tijdspanne van 1-3 jaar.
-Tactische beslissingen: gericht op het scheppen van voorwaarden om een effectieve en efficiënte
uitvoering mogelijk te maken (bv. personeelsbeleid, planning van capaciteiten,...) plannen op dit
niveau zijn voor een tijdspanne van max. 1 jaar.
-Operationele beslissingen: gericht op de voorbereiding van de uitvoering (bv. werkvoorbereiding)
en de regeling van de uitvoering zelf (bv. reageren op onverwachte storingen in machines).
Planning op dit niveau is van een tijdspanne van 1 maand-week-dag.
6. Planning: Het overwegen of begroten en vaststellen van:
- De te ondernemen activiteiten
- De daaraan verbonden kosten
- De te verwachten opbrengsten
- De wijze van financiering.
Samengevat: doelbepaling(wat, wie en hoe?) en zorg dragen voor middelen en methoden voor de
doelrealisatie.
7.-Opbrengstbronnen: vertering in het restaurant, gebruik van de minibar, er wordt een
vergoeding betaald voor het verlenen van gastvrijheid (huur van de kamer),...
- Kostensoorten: inhuren van personeel, inkopen van etenswaren, aankopen van beddegoed,
inrichting van interieur,...
8.Het budget geeft een kader waarbinnen de werkzaamheden moeten worden verricht. Dit kader
bestaat uit enerzijds de te leveren prestaties en anderzijds de hoogte van de toelaatbare kosten.
De functie van budgettering is coördinatiefunctie. Door delegatie van bevoegdheden wordt de
organisatie uitgesplits in subdoelstellingen. Als leiding moet men ervoor zorgen dat de
samenhang tussen de subdoelstellingen niet wordt doorbroken. Hierbij kan het budget een grote
rol vervullen. Vastgestelde budgetten zijn de concretisering van de delegatie en de basis voor
controle.
9.Aspecten verbonden met de effectuering van de doelrealisatie:
- De effectiviteit van uitvoering: gaat het om het realiseren van het 'wat' zoals dit in het budget is
vastgelegd.
-De doelmatigheid van uitvoering: ziet toe op de wijze waarop (het 'hoe') de doelstelling van de
afdeling wordt bereikt .
- De (interne) controle: Het toesten van het resultaat aan normen, waarbij normen aanzien worden
als datgene wat in een gegeven situate haalbaar is.
interne controle: de controle door of namens de leiding ten behoeve van de leiding.
-De control: Doelstelling en wijze waarop -> Soll situatie, het bereikte resultaat -> IST.
Control =
- Het regelmatig vergelijken van de SOLL met de IST situatie.
- Geconstateerde verschillen vastleggen
- Oorzaken van verschillen opsporen
- Maatregelen treffen om verschillen te corrigeren en te voorkomen in toekomst
- Getroffe maatregelen evalueren op gewenste effect.
10. Controle = het testen van het resultaat aan normen, waarbij normen aanzien worden als
datgene wat in een gegeven situatie haalbaar is. Medewerkers moeten voor de doelrealisatie hun
werkzaamheden uitvoeren overeenkomstig met de gegeven voorschriften. Omdat ze in
werkelijkheid onbewust of bewust fouten maken tegen deze voorschriften is de leiding
genoodzaakt controle door te voeren.
11. Interne Controle = de controle door of namens de leiding ten behoeve van de leiding.
Interne controle zal gericht zijn op risico's ten aanzien van:
- het gebruik van delegeerde bevoegdheden.
- de naleving van gegeven voorschriften, instructies, procedures.
- de aanwezigheid van 'waarden' zoals geldmiddelen, voorraden, apparatuur,...
- de juistheid en volledigheid van de gevoerde administratie.
12.Control = het vergelijken van de SOLL en IST situatie (zie vraag 9)
13. Een van de pijlers voor het streven naar continuiteit van een organisatie is control.
De leiding van de organisatie heeft met control te maken.
14. Controle is het controleren van werknemers op het juist uitoefen van voorgeschreven
werkzaamheden, zoals het goed gebruiken van een gedelegeerd budget, het bijhouden van een
goede administratie, etc.
Control is het vergelijken van de vooropgestelde doelen (SOLL) en het uiteindelijke resultaat
(IST) en hieruit aanpassingen afleiden en deze doorvoeren.
15. Bij het inrichten van een controlsysteem kan het management op gebied van intern beleid
(personeels- en sociaalbeleid) gebruik maken van volgende instrumenten:
- Selectie van personeel
- Trainen en opleiden van personeel
- Organisatiecultuur
- Beloningssysteem
- Regels en Procedures
- Controle
16. Belangrijke factoren bij oprichten control: (McDo, Korfbalverening)
- Aard van de organisatie: motivatie van werknemers. Bij McDo gaat het om zuivere
broodwinning en zal de motivatie van de werknemers minder zijn omdat zij niet zelf achter
het doel van het bedrijf staan. Bij een korfbalverenging staan de werknemers er wel achter want
dit is hun persoonlijk doel ook.
- Omvang van organisatie: Bij kleine organisaties direct toezicht op uitvoering werkzaamheden.
Bij groter bedrijven minder directe controle en dus resultaatcontrole.
- Organisatiecultuur: De organisatiestrategie geeft aan welke elementen het succes van de
organisatie bepalen, op deze element zal de control zich richten. Verkopen van hamburgers,
winnen van matches.
- Mensbeeld van de managers: Managers die uitgaan van goed mensbeeld zullen minder control
doorvoeren dan managers met slecht mensbeeld. Doen veel control want gaan uit van
waanarbeiders. Doen weinig control want hebben goed mensbeeld van hun werknemers.
- Aard van de werkzaamheden: Bij routinematig werk vaak gekozen voor controle op
toepassing van regels en procedures. Bij niet routinematig werk eerder resultaatcontrole.
17. Bij deming circle wordt een cyclus doorlopen van 4 elementen:
- Plan : maak een planning
- Do: voer ze uit
- Check: controleer resultaat
- Act: denk na over verbeteringen
Als deze 4 elementen zijn overlopen gaat men over in de volgende cyclus. Na act komt dus
opnieuw plan. Deze cycli staan ook op een stijgende lijn dus per cyclus wordt het doorlopen
moeilijker.
18. De perspectieven van BBSC moeten altijd in hun onderlinge samenhang worden beoordeeld.
Zo alleen kan men zien of een verbetering op het ene gebied niet ten koste gaat van een ander
gebied.
19. Het gevaar in governance-corporate modellen ligt erin dat men het zal opvatten als het
afvinken van een checklist en bij genoeg vinkje zal vinden dat het bedrijf in orde is. Men kan hierbij
belangrijke elementen missen en toch het gevoel hebben dat alles in orde is.
Hoofdstuk 3
1. Functies in een organistatie geven de doelstellingen aan van de verrichte werkzaamheden. Ze
onderscheiden zich door de aard van die werkzaamheden.
Proces zijn gelijksoortige werkzaamheden. Er is een directe relatie tussen functies en proces.
Een functie heeft te maken met een of meerdere processen.
2. Dit is belangrijk voor een AO want bij de informatieverzorging gaat met zich richten op
personen die functies vervullen en daarbij ook direct te maken hebben met processen.
Primair zijn de functies want als men functiegewijs alles in gereedheid brengt volgen de processen
vanzelf. Als men iemand aanneemt voor de functie inkoop zal deze persoon automatisch alle
inkoopprocessen verzorgen, ook op vlak van informatie, als we deze persoon informatie laten
doorsturen zal deze te maken hebben met alle processen onder de functie inkoop.
3. Een controle technische scheiding wil zeggen dat men niet 1 persoon inschakelt om de
volgende functies op zich te nemen: beschikkende, bewarende, registrerende, controleren en
uitvoerende functie. Deze scheiding voeren we door om malafide praktijken te voorkomen. Als 1
persoon deze functie zou bekleden zou hij bv valse inkoopfacturen kunnen opmaken en zo geld
naar zichzelf storten of zou hij elementen uit het magazijn als vernietigd kunnen bestempelen en
dan deze zelf verkopen.
4. a. De kassa vervult een financieel-administratieve functie
b. De financieel-administratieve functie mag bv niet door dezelfde persoon bestuurt worden als de
verkoop. Zo kunnen er producten verkocht worden en de opbrengst in eigen zak worden
gestoken.
5.Het waardekringloopproces is een schema waarin de goederenstroom en de geldstroom wordt
weergegeven.
De betekenis van het waardekringloopproces voor de organisatie is hierin gelegen dat de
verbanden tussen de groepen activiteiten zichbaar worden.
6.Uit het waardekringsproces blijkt dat een organisatie niet zonder financieel-administratieve
functie kan.Naast een goederenstroom is er ook een geldstroom en deze moet zeker even goed
beheerd worden als de goedereenstroom bijgevolg is een f-a functie dus noodzakelijk binnen een
organisatie.
7.Activiteiten van f-a functie:
- Registratief aspect: organisatiekosten, schulden, voorraden, vordereringen.
- Financieel aspect: ontvangsten, bank, betalingen.
8.- De menselijke factor: is alles waar men menselijke handelingen voor nodig heeft. Dus alle
elementen waar men personeel voor nodig heeft. De menselijke factor is dus het personeel.
- Kritische succesfactor: de factor die een heel grote impact heeft (en bijn op zichzelf) kan zorgen
voor het verkrijgen van succes of niet.
- Omdat machines kunnen begesteld worden, hergeprogrameerd etc. Bij mensen is dit niet
mogelijk, het is dus zaaks van goed personeel aan te werven om tot succes te komen.
9.- Verwachte vereisten voor personeelsleden worden verwoord in een functieprofiel.
Een functieprofiel formuleert enerzijds de kennis en de vaardigheden op grond van betreffende
functie- en taakbeschrijving, anderzijds ook de eigenschappen die nodig zijn om de functie te
kunnen vervullen.
- Het nut van een functieprofiel is dat men een richtlijn heeft voor welk type persoon men moet
aanwerven.
- Het opstellen van een functieprofiel ligt niet alleen bij het hoofd personeel. De leiding van het
bedrijf heeft een zicht op welke posities moeten worden aangevuld voor het bereiken van de
doelstelling en wat deze personen als vaardigheden moeten hebben. Het hoofd personeel kan
deze dan nog wat aanpassen maar vooral is het zijn taak en zo goed mogelijk personeelslid uit de
solicitanten te kiezen.
10.Ze zorgen allemaal voor het functioneren van een organisatie maar de rol die ze daarin spelen
maakt dat ze karakteristiek moeten worden onderscheiden van elkaar. De goederen en
verwerking ervan zorgt voor een nodige geldstroom. Mensen zijn nodig om de geld- en
goederenstroom georganiseerd te doen verlopen.
Hoofdstuk 4:
1. Informatieverzorging kan worden omschreven met: het voorzien in informatiebehoeften van alle leden van een organisatie op zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau (interne
informatieverzorging);
- externe belanghebbenden of belangstellenden met betrekking tot de organisatie (externe
informatieverzorging).
2. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen interne en externe informatie omdat niet alle
informatie even nuttig is voor iedereen. Bv. aan informatie hoeveel rollen wc-papier een dienst
verbruikt heeft niemand buiten het bedrijf zelf iets aan. Ook is het aan te raden niet alle informatie
openbaar te maken om zo de concurrentie niet te hard in de hand te spelen. Delen van de
informatie moeten wel bij wet extern gemaakt worden.
3. verkrijging + vastlegging --> verwerking --> vergelijken <-- functie
4.Het gegevensverwerkend proces is slechts een deel van de informatieverzorging, naast
gegevens verwerken moet er ook een inventarisatie van gegevens en een vergelijking zijn om van
een informatieverzorging te spreken.
5.a. SOLL: de benodigde verwerkte gegevens IST: welke gegevens daadwerkelijk zijn verwerkt.
b. SOLL: de benodigde informatie. IST: welke informatie daadwerkelijk is verworven.
6.De informatiebehoeften kunnen bepaald worden aan de hand van:
- het niveau van de functie
- de aard van de functie
- de betrokken subjecten (bv eigenaren,geldgevers,werknemers,...)
- de betrokken objecten (bv. geldmiddelen, machines, voorraden, inventaris,...)
- de wettelijke voorschriften waarmee de functie te maken heeft (bv.milieuvoorschriften,..)
7.Afhankelijk van op welk niveau men zich bevind heeft men een andere nood aan informatie. De
directie wil graag alles weten maar heeft niet van elk departement elk detail nodig. Soms is voor
directieleden een bondig overzicht voldoende. Terwijl departementshoofden wel alles moeten
weten over hun departement is een uitgebreide stroom van informatie over andere departementen
niet echt nuttig. Uitvoerend personeel moet informatie krijgen over wat er hen te doen staat maar
moet bv. niet alles weten wat er op strategisch niveau word beslist.
8.Aan informatie worden eisen gesteld die men opdeelt in 2 categorieën:
1. Gebruikerseisen: - voornaamste: eis van Effectiviteit (informatie sluit
naadloos aan op informatie behoeften van gebruiker.
- Tijdig
- Continuïteit
- Betrouwbaar (juist en volledig) -> zoniet = problemen.
2. Procesvereisten: - Flexibiliteit : snel aanpassingen kunnen doorvoeren.
- Continuïteit: systeemuitval voorkomen, etc.
- Betrouwbaarheid
- Controleerbaarheid: mog om betrouwbaarheid vast te
stellen
- Doelmatig
- Privacy: waarborgen tegen onbevoegd gebruik.
9.- Een informatiesysteem in abstracte zin is de structuur van de gegevensverwerking van een of
meer processen, met andere woorden een weergave van opeenvolgende bewerkingen die nodig
zijn om de geformuleerde functies (informatiebehoeften) uit te voeren. In ruimere zin is een
informatiesysteem een gestructureerd samenstel van voorschriften, procedures, apparatuur en
programmatuur gericht op het doen functioneren van gegevensverwerkende processen.
- Verschillen in doelstellingen leiden tot verschillen in architectuur en tot specifieke
karakteristieken. Door de technologische ontwikkelingen komen hierdoor als maar meer
aangepaste informatiesystemen voor.
- Bepaalde processen kunnen hun effect hebben op andere processen, zoals inkoop van iets er
voor zorgt dat dit kan verkocht worden.We spreken van transactie tussen processen. Hetzelfde is
nodig voor informatie want deze kan ook effect hebben op een andere plaats. We spreken van
transactiegerichte informatiesystemen.
10.Transactiegerichte systemen, besturingsgerichte(management-)systemen,
besluitvormingssystemen.
11.ICT is van groot belang bij het inrichten van informatiesystemen. ICT kan toegepast worden als
middel ter verbetering van:
- de doelmatigheid;
- de informatieverzorging;
- procesgangen;
- de bedrijfsvoering.
12. ICT maakt een interne integratie van transactiegerichte systemen met kantoorsystemen,
archiefsystemen, postbehandelingssystemen en technische systemen mogelijk. Daarnaast is ICT
onmisbaar bij externe integratie: het gebruik maken van EDI (electronic data interchange) en
internet.
13.Onder informatiebeleid is te verstaan de formulering van doelstellingen, randvoorwaarden en
richtlijnen met betrekking tot de informatieverzorging.
14.De persoon die in een organisatie verantwoordelijk is voor de informatieverzorging. Dit is een
management functie als een andere en heeft dus planning en control aspecten. Deze functie
wordt vaak toebedeeld aan het hoof Administratie. In toenemende mate wordt een aparte functie
informatiemanager gecreëerd.
15. De managementcyclus voor informatie is een cyclus die de manager moet overlopen om tot
een goede informatieverzorging te komen. Eerst maakt hij een informatiebeleid en planning,
dewelke hij gaat realiseren. Deze wordt dan in gebruik genomen (exploitatie) en dan geevalueerd.
Na de evaluatie maakt hij bijstellingen en stelt een nieuw plan/beleid op.
Hoofdstuk 5:
1.Grondslagen: - de toepassing van bedrijfseconomische beginselen
- de invloed van de zich wijzigende omstandigheden
- de aanwezigheid van:
- een ondernemingsplan, budgetten, normen en indicatoren
- procedures, voorschriften en instructies
- een onafhankelijk intern controleorgaan
- informatiemanagement
Zie nota's voor alle info over hoofdstuk 5: enkel methoden en technieken volgens mij.
Hoofdstuk 6:
1.essentieel kenmerk: het aanbieden van producten en diensten waaraan in de samenleving
behoefte aan bestaat en tegen een prijs welke die samenleving bereid is te betalen.Dit kenmerk
heeft 2 gezichten: intern (gericht op aanbieden van diensten en producten) en extern (gericht op
levering van de aangeboden producten en diensten).
2.De marketingfunctie heeft als voornaamste doelstelling:
- het onderkennen van de vraag in de samenleving naar de te leveren producten of diensten;
- het verkrijgen van orders door verkoopondersteunende acties.
Om deze doelstellingen te vervullen beschikt deze functie over marketinginstrumenten (dit zijn
elementen waarmee men rekening moet houden als men deze doelstellingen wil halen):
- Product: het assortiment;
- Place: de distributie-c.q. verkoopkanalen zoals winkelketens;
- Promotion: de reclame en service;
- Price: de verkoopcondities als verkoopprijs, kortingen, bonificaties.
3.De taak van een hoofd Verkoop is het toezien op de concrete verkoopdoelstelling, deze is
geformuleerd in het verkoopsplan, dat op zijn beurt is afgeleid uit het ondernemingsplan. Dit wordt
opgemaakt door de leiding en bevat volgende elementen:
- de te behalen afzet (=verkoop in) per artikel/dienst;
- de te behalen omzet (= afzet in geldwaarde);
- de te behalen marge = omzet minus kostrprijs van omzet;
-- de toelaatbare kosten voor ondersteunende acties;
-- de toelaatbare apparaatkosten (personeelskosten, kantoorkosten,...).
4. Het hoofd verkoop moet erop toezien dat de goederen die hij verkoopt in het magazijn aanwezig
zijn, en zoniet de verkoop uitstellen en de goederen laten bijbestellen. Hij moet dus een duidelijk
beeld hebben over het magazijn, hij moet eigenlijk ook kunnen zien welke goederen worden
ingekocht en opgeslagen want hij moet deze verkopen. De magazijnchef moet de vooraden
aanhouden zoals de vraag van het hoofd verkoop komt.
5. a. knelpunten beheer van goederen: bij goederen zit men met de problemen dat deze plaats
innemen en dus ergens in een magazijn moeten geplaats worden. Ook moet men bij bepaalde
goederen rekening houden met een houdbaarheidsdatum of met aangepaste
klimaatsomstandigheden.
b. knelpunten bij beheer van diensten: opslag is hier niet nodig wel zorgt het planningsvraagstuk
bij organisaties die diensten leveren voor een extra complex.
6. Vooraadbeheersing is het beheersen van de vooraad zodat men hier een optimum krijgt. Men
streeft naar de maximalisering van de klatensatisfactie en een minimalisering van de daarbij
horende kosten.In grote organisaties wordt hier een aparte functionaris voor ingezet omdat dit
zowel betrekking heeft op inkoop-opslag als verkoop.
7. fasen van verkoopsproces:
- de orderverkrijging;
- de orderontvanst;
- de orderbeoordeling;
- de orderverwerking;
- de levering;
- de betaling.
Een procesanalyse zorgt ervoor dat acties gestroomlijnder op elkaar volgen.
8. Deze personen moeten de ontvangen orders nakijken op legitimiteit, vergelijken met bestaande
klantenbestanden en in het artikelbestand nagaan of het artikel nog aanwezig is.Ook moet men de
kredietwaardigheid van de klant nagaan.
9. Verkoopscontracten worden afgesloten door bevoorbeeld een bedrijf dat meel maakt en een
graanboer. Dit bedrijf van meel garandeert een afnamen van x aantal ton graan tegen een
bepaalde prijs voor de rest van het jaar. De boer is dan met zekerheid al zijn graan kwijt en de
meelproducent kan dan een zachter prijs opstellen. De volgende gegevens worden vastgelegd in
een contractenbestand:
- afnemersnummer;
- contractdatum en -nummer;
- code afroep of leverdata;
- artikelnummer;
- contracthoeveelheid en -prijs;
- magazijnprijs;
- afgeroepen hoeveelheden;
- nog af te roepen hoeveelheden.
Met inbrengen van contractgegevens worden de contractverplichtingen opgenomen in het
grootboekbestand.
10.E- commerce is het geheel van zakelijke handelingen en financiële transacties dat:
- ter verbetering van de effectiviteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen;
- op elektronische wijze wordt uitgevoerd.
Men onderscheid 3 soorten : B2A,B2B,B2C.
11. p 98 -99
12. Bij de orderontvangst : de aanwezigheid van een autorisatie-copetentietabel voor de toegang
tot : het systeem en het afnemersbestand en het artikel(vooraad)bestand.
Bij de orderbeoordeling: een signaallijst van niet-uitvoerbare orders wegens: overschrijding
krediettermijnen en -limieten; het niet voorkomen in artikelassortiment; niet of slechts ten dele
voorradig zijn.
13. p101 bovenaan.
14. Om niet een overladen hoeveelheid aan informatie te verkrijgen bij het vergelijken van
verkoopsresultaten (='negatieve informatie') werkt men met het principle of exeption
(uitzonderingsregel). Dit houdt in dat er bv gevraagd wordt om:
- een overzicht van artiklene waarvoor geen of minder dan 'x' (norm) orders zijn ontvangen.
- een overzicht van de tien meest gevraagde artikelen of artikelen met de hoogste marge;
- een overzicht van top-10 afnemers.
15.p 102.
Hoofdstuk 7:
1.Om een organisatie te doen functioneren kunnen we de volgende middelen onderscheiden:
- middelen in de vorm van goederen die bestemd zijn om
a. in dezelfde staat te worden verkocht (handelsbedrijven);
b. te worden bewerkt of verwerkt (industriële bedrijven).
- middelen om de primaire en ondersteunende processen uit te voeren, zoals gebouwen,
machines, inventarissen, kantoorbenodigdheden.
2. Het aantrekken van middelen is door de leiding in beginsel gedelgeerd aan het hoofd Inkoop.
Het hoofd kan echter niet alle nodige middelen aanschaffen vanwege de grote verscheidenheid
van die middelen.
3.De inkoopfunctie omvat de voglende gebieden:
- het formuleren van het inkoopbeleid : strategische inkoop;
- het zich oriënteren op mogelijkheden en ontwikkelingen van markten en aangeboden goederen:
tactische inkoop;
- het verwerven van goederen en diensten ten behoeve van het functioneren van een organisatie
: operationele inkoop.
4.strategische inkoop is erop gericht vast te stellen aan welke doelstellingen de inkoopfunctie
moet voldoen. Hierbij is het uitgangspunt dat het inkoopbeleid afgestemd moet worden op het
beledi en de doelstellingen van de onderneming als geheel. De aard van de onderneming is hierbij
zeer bepalend.
5.Een procesanlyse van de inkoop moet leren welke materialen aan mss goedkopere prijzen
kunnen worden ingekocht, welke materialen men meer moet inkopen en welke minder, ...
6.Fasen van operationeel inkoopproces:
- het ontvangen van bestelaanvragen;
- het beoordelen van bestalaanvragen;
- de leverancierskeuze;
- het bestellen;
- het ontvangen;
- de factuurcontrole;
- het betalen.
7.Bij bestelaanvragen is de beoordeling erop gericht op de bevoegdheid van de aanvrager om te
mogen bestellen en op zijn beschikbare budgetruimte. Bij besteladviesllijsten wordt gecontroleerd
of het hoofd verkoop de lijsten heeft gefiatteerd.
8.Men neemt de leverancier die dus danig de goederen in de voorbije tijd heeft geleverd. In het
leveranciersbestand zijn de leveringscondities opgenomen (overeengekomen prijzen, kortingen,
leverijden,..)
9.Een leverancierskeuze wordt gemaakt en men gaat hier een contract aan, dat men maandelijks
x aantal goederen moet hebben, hiermee gaat men dan prijzen afdwingen. Niet elke maand wordt
dit opnieuw geevalueerd, enkel indien de levering slecht zijn (niet tijdig, etc) of de prijzen veel te
hoog zijn gaat men over naar een andere leverancier.
10.De bestelgegevens worden ingegeven in het bestelorderbestand. Deze gegevens zijn:
- het leveranciersnummer;
- de artikelnummers met de bestelhoeveelheden en de inkoopprijzen;
- de leveringstijd;
- de plaats van aflevering.
Door op print te drukken kunnen de medewerkers dit document uitprinten.
11.Het plaatsen van een bestelling kan ook via het internet, telefoon, fax, etc.
12.Een inkoopcontract kan worden afgesloten als men voor een bepaalde tijd dezelfde goederen
nodig heeft, bv maandelijks 110 ton graan. Men kan dan een bv jaarcontract opstellen dat het
bedrijf zich verplicth 110 ton graan per maand af te leveren tegen een bepaalde conditie.
13.Men controleert of er schoonmaakpersoon geariveerd is en of het gebouw gepoets is. Zo kan
men controleren of er effectief een schoonmaakploeg is geweest (bijgevolg heeft men deze dus
ontvangen).
14. Er wordt door de afdeling Inkoop (en normaal door F-A functie) een controle uitgevoerd op
facturen en hetvolgende wordt nagegaan:
- de gefactureerde goederen of diensten zijn besteld door de daartoe bevoegde functionarissen.
- de bestelde goederen of diensten zijn ontvangen en de goederen zijn opgenomen in het
voorraadbestand;
- de overeengekomen inkoopprijs en eventuele kortingen correct zijn toegepast;
- de bijzondere kosten (vrachtkosten, emballage) overeenkomstig de leveringscondities zijn
doorberekend;
- de berekeningen, waaronder ook die van de btw, en de tellingen juist zijn uitgevoerd.
Bevonden fouten komen op een foutenlijst. Bij volledig geautomatiseerde systemen worden de
facturen direct doorgeboekt in de grootboekrekening 'Crediteuren'.
15. - het beschikbaar zijn van een actuele inkoopdocumentatie;
- de aanwezigheid van een autorisatie-competentietabel;
- werkinstructies voor het invoeren en opvragen van gegevens;
- externe informatie omtrent marktontwikkelingen.
16. Functies van inkoopsysteem:
- het kunnen vervaardigen van een lijst 'te ontvangen goederen' ten behoeve van:
- de portier
- de magazijnschef.
- het kunnen signaleren wanner bestelorders niet of slechts ten dele zijn uitgevoerd op de
overeengekomen leveringsdatum dan wel dat de ontvangen goederen of diensten niet aan de
gestelde kwaliteitseisen voldoen.
- Het automatisch kunnen doorboeken van de te plaatsen bestellingen naar:
- het artikelbestand;
- het grootboekbestand.
17. ICT zorgt voor een gemakkelijke overgang tussen bestelorders en grootboekrekeningen en
andere bestanden.
Hoofdstuk 8:
1. De functie van de magazijnchef als manager van het magazijnproces houdt in:
- het ontvangen van goederen;
- het opslaan en zorgvuldig bewaren van de ontvangen goederen;
- het uitleveren van goederen op grond van opdrachten van de afdeling verkoop of productie.
- het verzenden of doen verzenden van goederen (intern of extern)
Het doen verzenden kan betekenen dat:
- de organisatie beschikt over een eigen afdeling Expeditie;
- gebruik wordt gemaakt van externe expediteurs (outsourcing).
2. Eerste vereiste is dat de magazijnchef als het magazijnpersoneel de opgeslagen goederen
gemakkelijke moeten kunnen vinden;
Tweede vereiste houdt verband met onderscheid dat gemaakt wordt tussen gangbare ('fast
moving') artikelen en minder gangbare artikelen ('slow moving'). Gangbare zo dicht mogelijk bij
uitgifte centrum.
Technologische ontwikkelingen maken het mogelijk opslaan en verzamelen van uit te leveren
goederen te automatiseren.
3.Groepen van activiteiten:
- het ontvangen
- het opslaan
- het uitleveren
- het verzenden of doen verzenden.
Alleen goederen die mogen worden opgeslagen worden ontvangen en de hoeveelheid moet ook
bepaald worden.
4.Het controleren van goederen op hoeveelheid, of de goederen mogen worden ontvangen (of er
een reden is die deze ontvangst verklaart, bv productie, bestelling) en het controleren van de
kwaliteit van de goederen.
5.Vermelden dat de goederen beschadigd zijn en deze proberen terug te sturen om geld terug te
krijgen of een herstelling te eisen. Als het eigen gefabriceerde goederen zijn moeten deze worden
vernietigd of terug naar het fabriek worden gestuurd voor herstelling en aan de productie laten
weten dat er kapotte items zijn. p124.
6. De magazijnchef is verantwoordelijk, dit wil zeggen dat hij erop moet toezien dat :
ten eerste:
- geen onbevoegden in het magazijn komen door
- verbodsbepaling voor niet-magazijnpersoneel, en
- het goed afsluitbaar laten maken van de magazijnruimte;
- de nodig geachte brandveiligheidsmaatregelen zijn getroffen.
ten tweede:
hij moet regelmatig nagaan of de daarvoor in aanmerking komende goedeen niet in kwaliteit
achteruitgaan dan wel onderhoud behoeven.
Ten slotte zal hij periodiek voorraden van een bepaalde groep artikelen laten tellen en de
telresultaten vergelijken met de voorraadgegevens uit het voorraad/artikelbestand.
7.De magazijnier verzamelt via een picklijkst de nodige goederen voor verzendigen. Deze worden
dan per verzending gerangschikt en voorzien van een pakbon. Als men niet over een expeditie
afdeling beschikt laat men deze verzenden. Als men wel over een expeditieafdeling beschikt
denkt men een route uit voor alle af te leveren goederen. Men verzend deze (goederen +pakbon)
dan via deze route.
8. Problemen bij verzenden van goederen:
- verkrijgen van een optimale routeplanning
- een economische en wettelijke toegestane beladingsgraad.
Zijn problemen voor de organisatie als ze zelf de expeditie doen anders voor een ander bedrijf.
9.Planning: indeling van magazijnpersoneel
Control: toezicht en controle van :
- een tijdige en correcte uitlevering van goederen;
- een tijdige en correcte afhandeing van ontvangen goederen;
- controle op aanwezigheid en kwaliteit van opgeslagen goederen;
- controle op de getroffen beveiligingsmaatregelen.
informatiebehoeften: p127 onderaan, p128 bovenaan