o AANWERVINGSPROCEDURE VOOR DE FUNCTIE

Afdeling Interne Zaken │ Dienst Personeel en Organisatie
INFORMATIEBUNDEL
o AANWERVINGSPROCEDURE VOOR DE FUNCTIE VAN
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) (m/v) IN
GESUBSIDIEERD CONTRACTUEEL DIENSTVERBAND
ONBEPAALDE DUUR
o
o
o
dienst Secretarie en Algemene Zaken (19/38u)
dienst Financiën (38/38u)
vzw Heemschut (38/38u)
Het betreft een afwijkende aanwervingsprocedure overeenkomstig artikel 38 van de
rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel. Dit betekent dat de personeelsleden die volgens
deze procedure zijn aangeworven niet in aanmerking komen voor procedures voor bevordering of
interne mobiliteit.
Hierbij
o
o
o
o
o
o
vindt u een overzicht van:
de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden (algemeen + specifiek);
de functie-inhoud en de functievereisten;
de salarisgegevens;
de sociale voordelen;
de selectieproef;
de bepalingen uit de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel omtrent de aanwerving
in tewerkstellingsprogramma of ter vervanging van voltijds of deeltijds afwezige
personeelsleden (art. 37-40 RPR);
GESCO-voorwaarde
Als werknemer moet je voldoen aan één van de volgende voorwaarden:






op de dag voor indiensttreding uitkeringsgerechtigd volledig werkloos geweest zijn
gedurende ten minste 6 maanden binnen de laatste 12 maanden voor de indiensttreding
op de dag voor indiensttreding ingeschreven zijn bij de VDAB als niet-werkendewerkzoekende sedert ten minste 6 maanden voor de indiensttreding
op de dag voor indiensttreding ingeschreven zijn bij de VDAB als niet-werkendewerkzoekende en
- ofwel tewerkgesteld worden in een knelpuntberoep
- ofwel behoren tot de kansengroepen
op de dag voor indiensttreding OCMW steun (leefloon of financiële maatschappelijke hulp)
genieten
op de dag voor indiensttreding tewerkgesteld zijn in een tewerkstellingsprogramma (DAC,
GESCO, doelgroepwerknemer sociale werkplaats, werkervaring)
herintreder zijn (je bent herintreder als je ingeschreven bent bij de VDAB en gedurende ten
minste 36 maanden geen wacht-, werkloosheids-, of loopbaanonderbrekingsuitkeringen
genoten hebt en gedurende ten minste 36 maanden niet gewerkt hebt in loondienst of als
zelfstandige)
De VDAB kan u uitsluitsel geven of u aan één van de voorwaarden voldoet aan de hand van uw
rijksregisternummer. Bij effectieve aanwerving wordt ons een attest TPR082 bezorgd.
Algemene aanwervingsvoorwaarden
Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten:

een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze
solliciteren;

de burgerlijke en politieke rechten genieten;

medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving
betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;

voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in
bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;

slagen voor de selectieprocedure.
Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister, dat door
het bestuur wordt opgevraagd bij de indiensttreding. Als daarop een ongunstige vermelding
voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen.
De medische geschiktheid zal blijken uit een medisch onderzoek waarvoor u door het bestuur zal
uitgenodigd worden bij de arbeidsgeneeskundige dienst.
Grimbergen is gelegen in het Nederlandse taalgebied. Conform de taalwetgeving kan bijgevolg
niemand tot een betrekking benoemd worden indien hij / zij de taal niet kent. Kandidaten worden
enkel tot het examen toegelaten voor zover uit de vereiste diploma’s of studiegetuigschriften blijkt
dat men het onderwijs in het Nederlands heeft genoten. Bij ontstentenis van een dergelijk diploma
of getuigschrift moet men een attest inzake de kennis van de Nederlandse taal voorleggen dat qua
niveau aansluit bij het vereiste diploma voor de vacante betrekking. Dergelijk taalattest kan
verkregen worden na het afleggen van een taaltest via SELOR (selectiebureau van de Federale
Overheid). (meer info: www.selor.be)
Specifieke voorwaarden voor het begeven van de betrekking
Graad: administratief medewerker
A. Toelatingsvoorwaarden
Overeenstemming van het gedrag met de vereisten van de functie
Te beoordelen op basis van een uittreksel uit het strafregister van het model 595
Nationaliteitsvereiste
Bij contractuele invulling: geen
B. Aanwervingsvoorwaarden
Diplomavereiste
minimaal diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld
Selectieprocedure
De selectieproef zal bestaan uit:

een proef die de technische vaardigheden en de communicatievaardigheden toetst op het
niveau van de functie;

een proef (interview of test) die de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid bij de
overheid van de kandidaten peilt.
U zal – na het afsluiten van de kandidaturen - telefonisch of elektronisch uitgenodigd worden voor
de selectieproeven.
De selectieproef vindt plaats op:
Schriftelijke proef:

Datum:
donderdag 27/2/2014 (voor- en/of namiddag)

Plaats:
gemeentehuis.
Interview

Datum:
maandag 10 of dinsdag 11 maart 2014 (tussen 9u en 17u) afhankelijk van
het aantal kandidaten

Plaats:
gemeentehuis.
Om te slagen moeten de kandidaten voor elk onderdeel van de selectieproef ten minste de helft
van de punten behalen en voor het geheel van het examen ten minste 60 %.
Functie-inhoud en functievereisten
Afdeling: Interne Zaken
Dienst: Secretarie en Algemene Zaken
Niveau: C
Rang: v
Schalen: C1-C2-C3
Graad: administratief medewerker
Functie-inhoud :
-
Zal zelfstandig zorg dragen voor de uitvoering van de toegewezen dossiers en de
opgedragen taken.
Zal zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en de
regelgeving van belang voor de dienst, in het bijzonder deze m.b.t. de te behandelen
materies.
Zal hierbij werken in opdracht van de dienstverantwoordelijke.
Rapporteert daarbij aan deze opdrachtgever.
Kan o.m. belast worden met de opvolging van specifieke dossiers.
Moet in dit kader o.m. de volgende taken uitvoeren:
a. de nodige informatie verzamelen en onderzoeken om de toegewezen dossiers
correct te kunnen behandelen.
b. opstarten, opvolgen en afwerken van dossiers.
c. briefwisseling voeren.
d. toelichtende nota’s en ontwerpbesluiten voor het college van burgemeester en
schepenen en/of de gemeenteraad opstellen.
e. het bijhouden van de nodige (statistische) gegevens betreffende de toegewezen
materies voor opname in de jaarlijkse evaluatieverslagen, nuttig voor de verdere
beleidsontwikkeling.
f. het voeren van overleg met de collega’s en het diensthoofd, inzonderheid inzake de
behandeling van specifieke dossiers, maar ook voor de routine-dossiers.
Functieprofiel :
-
-
-
-
Beschikken over voldoende PC-vaardigheden. In casu:
o een goede kennis van tekstverwerking
o een basiskennis van rekenbladen
o voldoende kennis van outlook (e-mail, agenda- en contactpersonenbeheer)
Beschikken over voldoende kennis van de wetgeving m.b.t. de betrokken functie en de
gemeente (gemeentedecreet). Dit behelst o.m.:
o de vakgerichte informatie kunnen raadplegen
o de desbetreffende wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
o de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de procedures en
de werking van de dienst.
Beschikken over voldoende vaardigheden om de eigen taken te organiseren met het oog op
een vlotte dossierafhandeling en om de dossiers binnen de gestelde termijn te kunnen
finaliseren. Dit betekent:
o de eigen taken kunnen plannen op basis van een beoordeling inzake het dringende
/ minder dringende karakter van de taak alsook op basis van een beoordeling van
de belangrijkheid van de desbetreffende taak.
o in staat zijn tot een goed agendabeheer
o het uitvoeren van de nodige voortgangcontrole binnen de toegewezen dossiers
Bijvoorbeeld: Bepaalde dossiers heropenen – indien nodig - volgens de
procedurevereisten (cf. arbeidsongevallen, aanstellingen in statutair dienstverband,
…)
Beschikken over voldoende mondelinge en schriftelijke vaardigheden met het oog op een
vlotte communicatie met alle betrokkenen (intern en extern).
-
Beschikken over de zin voor nauwkeurigheid, kwaliteit en verantwoordelijkheid nodig voor
het uitvoeren van de taken.
Initiatief nemen inzake de opgedragen taken en beschikken over de nodige creativiteit om
oplossingen te zoeken buiten de “standaard”-procedures.
Bereid zijn de flexibele arbeidsregeling aan te passen aan de dienstnoodwendigheden.
Beschikken over de nodige flexibiliteit om binnen de dienst ook andere dossiers op te
volgen, bijvoorbeeld bij afwezigheid van een collega, teneinde de dienstcontinuïteit te
kunnen verzekeren (“multifunctioneel werken”).
In staat zijn om onder druk te presteren.
Zin voor discretie en vertrouwelijkheid.
Dienst: Financiële dienst
Niveau: C
Rang: v
Schalen: C1-C2-C3
Graad: administratief medewerker
Functie-inhoud :
1. rechtstreekse medewerker van de financieel beheerder en de financieel adviseur, die
laatstgenoemden ondersteunt in het realiseren en uitoefenen van hun respectievelijke
opdrachten
2. op het vlak van ontvangsten én uitgeven meewerken aan alle aspecten van de
boekhouding en dit zowel voor het gemeentebestuur zelf als mogelijk ook voor politiezone
en Autonoom Gemeentebedrijf Grimbergen
3. naar gelang de dienstnoodwendigheden desgevallend instaan voor andere
verantwoordelijkheden of taken van de dienst financiën.
Functieprofiel :
U beschikt over de nodige interesse voor het werken in een financiële omgeving, bent nauwkeurig,
plichtsbewust en stressbestendig. U legt wat het takenpakket betreft de nodige flexibiliteit aan de
dag evenals het nodige geduld en collegialiteit teneinde klanten of medewerkers van andere
diensten bij te staan of te adviseren bij het doorlopen of afhandelen van procedures met een
financiële inslag.
VZW Heemschut/MOT
Niveau: C
Rang: v
Schalen: C1-C2-C3
Graad: administratief medewerker
A. Doel van de functie
De vzw Heemschut beheert het MOT (het Museum voor de Oudere Technieken) Daarvoor beschikt
ze over medewerkers. De administratief medewerker zorgt voor de administratieve omkadering
van hun werking.
De administratief medewerker speelt een fundamentele rol bij de imagovorming van de VZW en
het MOT. De administratief medewerker moet dan ook borg staan voor een cliëntvriendelijk
onthaal van het publiek, en dit zowel telefonisch als bij directe contacten.
De administratief medewerker rapporteert rechtstreeks aan de conservator.
B. Plaats in de organisatie
De administratief medewerker zal in gesubsidieerd contractueel verband aangeworven worden door
het gemeentebestuur en wordt daarna gedetacheerd naar de VZW Heemschut voor tewerkstelling
in het Museum voor de Oudere Technieken (MOT).
C. Functie-inhoud
1) beheer van de administratieve stukken en dossiers van de VZW en het MOT
 personeel
 invoer van de boekhouding en kasbeheer
 aankopen
 verhuur onroerende goederen
 verzekeringen
 geschillen
2) geïnformatiseerde verwerking van gegevens en redactie van teksten
 opstellen en vormgeven brieven
 opmaak en bijhouden van overzichtslijsten en -tabellen (o.a. voorraadbeheer, collectiebeheer,
overzicht bezoekersaantallen)
 verslagen raad van bestuur en algemene vergadering
3) publieksgerichte contacten
 (telefonisch) inwinnen van inlichtingen over uiteenlopende terreinen (te respecteren
wetgeving, beoogde aankopen, enz.)
 contacten met de gemeentelijke administratie
 beantwoorden van (telefonische) vragen om inlichtingen
 onthaal van museumbezoekers, leveranciers enz.
4) varia
 opstellen van beurtrollen voor personeel (bv. Beurtrol onthaalbedienden tijdens de
weekends...)
 onthaal (sporadisch op zaterdagen en zondagen)
 organiseren en verzorgen van recepties
 kopieer- en bindwerk
D. Profiel
1)





algemeen
minimaal een diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld
een bijzondere interesse tonen voor de sector en de aard van het werk
in staat zijn om zelfstandig te werken
betrouwbaar, ordelijk, stipt en discreet zijn
in staat zijn om een grote diversiteit aan taken en projecten op een overzichtelijke te beheren en


zich daarbij snel kunnen aanpassen aan wisselende omstandigheden en uitdagingen
bereid zijn om (sporadisch) te presteren buiten de gebruikelijke diensturen
mobiel zijn (de aard van de gebouwen vereist dat personeelsleden goed te been zijn)
2)






specifiek
beschikken over verantwoordelijkheidszin
communicatievaardig zijn
objectief zijn
organisatievaardig zijn
stressbestendig zijn
beschikken over een goed probleemoplossend vermogen
3) publieksgerichte contacten
 talenkennis: vlekkeloos Nederlands (ook geschreven), bij voorkeur basiskennis Frans, basiskennis
Engels
 beschikken over een hoffelijke houding
 voldoende assertiviteit aan de dag kunnen leggen
 een verzorgd voorkomen hebben
4) informaticakennis
 een goede kennis van en vaardigheid in het gebruik van de gangbare softwaretoepassingen
(Word, Excel, …)
 in staan zijn om nauwkeurig te werken
Salarisgegevens
Aan vermelde betrekkingen is een functionele loopbaan verbonden met de salarisschalen C1-C2C3. Nadat 4 jaar schaalanciënniteit in C1 werd verworven, is doorstroming naar C2 mogelijk op
basis van een gunstige evaluatie. Doorstroming naar C3 is mogelijk na 18 jaar gecumuleerde
schaalanciënniteit in C1 en C3 en een gunstig evaluatieresultaat.
Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 1.780,58 voor een voltijdse betrekking en € 890,29
voor deeltijdse betrekking (19/38).
Dit bedrag is aangepast aan de huidige index, reglementaire toeslagen (bv. vakantiegeld en
eindejaarstoelage) niet inbegrepen.
Werkelijke diensten in statutair of contractueel dienstverband bij een overheid komen in
aanmerking voor de opbouw van geldelijke anciënniteit.
Beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kunnen in aanmerking genomen worden op
voorwaarde dat die beroepservaring rechtstreeks relevant is voor de uitoefening van de functie. De
anciënniteit zal berekend worden a rato van de geleverde prestaties (voor diensten gepresteerd
vóór 1-1-2008). De diensten gepresteerd na 31-12-2007 worden voor honderd procent
meegerekend, ongeacht of ze voltijds of deeltijds werden gepresteerd.
Hieronder vindt u een overzicht van de bruto jaarwedden voor een voltijdse betrekking. Deze
bedragen zijn niet aangepast aan de index. U dient vermelde bedragen nog te vermenigvuldigen
met 1,5769 om het bruto jaarsalaris te bekomen.
Salarisschalen
Minimum
Maximum
C1
13.550
21.950
C2
14.250
22.800
Verhoging
1x1x600
1x2x600
1x2x550
8x2x600
1x2x550
1x2x600
1x2x700
1x1x550
9x2x600
1x2x550
2x2x600
1x2x850
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
13.550
14.150
14.150
14.750
14.750
15.300
15.300
15.900
15.900
16.500
16.500
17.100
17.100
17.700
17.700
18.300
18.300
18.900
18.900
19.500
19.500
20.100
20.100
20.650
20.650
21.250
21.250
21.950
14.250
14.800
14.800
15.400
15.400
16.000
16.000
16.600
16.600
17.200
17.200
17.800
17.800
18.400
18.400
19.000
19.000
19.600
19.600
20.200
20.200
20.750
20.750
21.350
21.350
21.950
21.950
22.800
C3
15.900
24.800
1x1x650
2x2x600
1x2x650
1x2x600
1x2x650
2x2x600
1x2x650
1x2x600
1x2x650
2x2x600
1x2x850
15.900
16.550
16.550
17.150
17.150
17.750
17.750
18.400
18.400
19.000
19.000
19.650
19.650
20.250
20.250
20.850
20.850
21.500
21.500
22.100
22.100
22.750
22.750
23.350
23.350
23.950
23.950
24.800
Sociale voordelen






maaltijdcheques van € 6,5
hospitalisatieverzekering (indien een personeelslid tewerkgesteld is met een
vervangingsovereenkomst of een contract van bepaalde duur is er 1 jaar wachttijd)
terugbetaling kosten woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
fietsvergoeding van € 0,21 per km voor verplaatsing woon-werkverkeer
verlofregeling die een goed evenwicht tussen werk- en privéleven ondersteunt (cf. 35
werkdagen voor een voltijds personeelslid)
aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Vlaanderen.
Bepalingen omtrent de aanwerving in tewerkstellingsprogramma’s
of voor de tijdelijke vervanging van voltijds of deeltijds afwezige
personeelsleden en voor de invulling van tijdelijke contractuele
betrekkingen met een maximale duur van twee jaar (art. 37-40 RPR1)
Art. 37.
Voor de aanwerving in contractuele betrekkingen die ingesteld worden ter uitvoering van
werkgelegenheidsmaatregelen van de hogere overheden waarvan de tewerkstellingsduur
onbepaald is, wordt afgeweken van de bepalingen van Hoofdstuk II, afdeling III, en van Hoofdstuk
III, afdelingen I en II. In dit geval wordt de volgende procedure gevolgd:
1° De vacature wordt bekendgemaakt via de VDAB of via andere organisaties voor de begeleiding
van werkzoekenden; het vacaturebericht bevat de algemene en specifieke voorwaarden en het
functieprofiel.
2° De VDAB (en de andere organisaties, als van toepassing) maakt een lijst op van beschikbare
kandidaten die aan de algemene toelatingsvoorwaarden voldoen en aan het functieprofiel
beantwoorden, en bezorgt die lijst van kandidaten aan het gemeentebestuur.
3° Alle voorgedragen kandidaten worden uitgenodigd voor deelname aan de selectieprocedure.
4° De selectie toetst de bekwaamheid van de kandidaten voor de functie. Ze wordt uitgevoerd door
een selectiecommissie, die minimaal bestaat uit een afgevaardigde met een leidinggevende functie
van het organisatieonderdeel waarin de vacature zich voordoet en een ander personeelslid met een
hogere graad met de nodige deskundigheid.
De selectie bestaat uit:
a) eventueel, een proef die de technische vaardigheden en de communicatievaardigheden toetst op
het niveau van de functie;
b) een proef (interview of test) die de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid bij de
overheid van de kandidaten peilt.
5° De selectiecommissie maakt een verslag op waarin de geschiktheid van elke kandidaat wordt
geëvalueerd en waarin de kandidaten finaal, naargelang hun geschiktheid, worden gerangschikt.
Art. 38.
§ 1. Voor de tijdelijke vervanging van afwezige personeelsleden en voor de invulling van tijdelijke
contractuele betrekkingen met een maximale duur van twee jaar wordt afgeweken van de
bepalingen van Hoofdstuk II, afdeling III, en van Hoofdstuk III, afdelingen I en II op de wijze zoals
hieronder verder wordt bepaald.
§ 2. Indien er een lopende wervingsreserve voor de functie bestaat, worden de kandidaten voor de
vervanging geraadpleegd in volgorde van hun rangschikking en tegen de voorwaarde dat ze op
korte termijn beschikbaar zijn, waarmee bedoeld wordt dat ze uiterlijk binnen acht kalenderdagen
moeten te kennen geven of ze bereid zijn de tijdelijke functie te aanvaarden binnen een door het
college van burgemeester en schepenen bepaalde termijn of binnen een overeen te komen korte
termijn.
§ 3. Indien er geen lopende wervingsreserve voor de functie bestaat of indien uit deze reserve met
toepassing van § 2 geen geschikte kandidaat kan worden aangesteld, wordt minimaal de volgende
procedure gevolgd:
De oproep tot kandidaten wordt bekendgemaakt:
1° hetzij via het bestaande sollicitantenbestand;
2° hetzij via de VDAB;
3° hetzij via andere communicatiekanalen, zoals de gemeentelijke website;
4° hetzij door een combinatie van de bekendmakingswijzen vermeld onder 1°, 2° en 3°
De kandidaten worden telefonisch uitgenodigd voor deelname aan de selectie die bestaat uit:
a) eventueel, een proef die de technische vaardigheden en de communicatievaardigheden toetst op
het niveau van de functie;
b) een proef (interview of test) die de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid bij de
overheid van de kandidaten peilt.
1
RPR = rechtspostieregeling van het gemeentepersoneel zoals vastgesteld door de gemeenteraad in zitting van
30-8-2012, en laatst gewijzigd bij gemeenteraadsbeslissing van 27-6-2013.
De selectie gebeurt door een selectiecommissie, die minimaal bestaat uit een afgevaardigde met
een leidinggevende functie van het organisatieonderdeel waarin de vacature zich voordoet en een
ander personeelslid met een hogere graad met de nodige deskundigheid. De selectiecommissie
maakt een verslag op waarin de geschiktheid van elke kandidaat wordt geëvalueerd en waarin de
kandidaten finaal, naargelang hun geschiktheid, worden gerangschikt.
Art. 39.
De aanstellende overheid kan beslissen om de normale procedures te volgen. In de beslissing tot
openstelling van de betrekking neemt de aanstellende overheid de redenen op voor toepassing van
de in de artikelen 37 en 38 vermelde afwijkingen van de selectieprocedure. Personeelsleden die
volgens een dergelijke afwijkende procedure zijn aangeworven, komen niet in aanmerking voor
procedures voor bevordering of interne mobiliteit.
Art. 40.
De kandidaten moeten voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de
aanwervingsvoorwaarden. Pas nadat zij hiervan het bewijs hebben geleverd door voorlegging van
de nodige stukken kan de indiensttreding plaatsvinden. Indien het bewijs niet geleverd wordt
binnen de door de aanstellende overheid bepaalde termijn, wordt de aanstellingsbeslissing
ingetrokken en wordt overgegaan tot de aanstelling van de volgende kandidaat in de rangorde van
geschikt bevonden kandidaten.