Communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur Microsoft
advertisement
Productiviteit door samenwerking Samenvatting Organisaties die hun concurrentiepositie wensen te versterken, zullen mensen zodanig met elkaar, met informatie en bedrijfsprocessen in contact moeten brengen dat er sneller en efficiënter op marktontwikkelingen kan worden gereageerd. In een communicatie- en samenwerkingsomgeving op basis van Microsoft-technologieën en -services kunnen zakelijke gebruikers niet alleen hun individuele productiviteit verhogen maar ook die van teams en het bedrijf als geheel. Dit leidt onder meer tot kortere projectcycli, beter gefundeerde beslissingen, minder reiskosten en minder vergadertijd. Dankzij deze infrastructuur met direct inzetbare functionaliteit zien informatiewerkers hun productiviteit meteen stijgen. Ook ontwikkelaars boeken efficiencywinst doordat veelvuldig hergebruik van eenmaal ontwikkelde software wordt gestimuleerd. Bovendien kosten de routinetaken op het gebied van systeembeheer minder tijd. Deze infrastructuur kan al naar gelang de behoefte worden geïntegreerd met bestaande systemen of als afzonderlijk platform worden ingezet. In dit document komen de principes aan de orde die ten grondslag liggen aan de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft en worden de voordelen beschreven die deze infrastructuur oplevert voor informatiewerkers, IT-professionals en ontwikkelaars. November 2003 Microsoft Office System/Windows Server System The information contained in this document represents the current view of Microsoft Corporation on the issues discussed as of the date of publication. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information presented after the date of publication. This White Paper is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS DOCUMENT. Complying with all applicable copyright laws is the responsibility of the user. Without limiting the rights under copyright, no part of this document may be reproduced, stored in or introduced into a retrieval system, or transmitted in any form or by any means (electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise), or for any purpose, without the express written permission of Microsoft Corporation. Microsoft may have patents, patent applications, trademarks, copyrights, or other intellectual property rights covering subject matter in this document. Except as expressly provided in any written license agreement from Microsoft, the furnishing of this document does not give you any license to these patents, trademarks, copyrights, or other intellectual property. © 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Active Directory, BizTalk, Exchange, FrontPage, InfoPath, the Office logo, OneNote, Outlook, SharePoint, Visual Basic, Visual Studio, Windows, Windows Media, Windows Mobile, Windows NT, Windows Server, Windows Server System, and are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA Productiviteit door samenwerking ii Microsoft Office System/Windows Server System Inhoudsopgave Inleiding............................................................................................................1 Uitgangspunten samenwerkingsstrategie..........................................................2 Uitgangspunten voor informatiewerkers.........................................................2 Uitgangspunten voor IT-professionals............................................................5 Uitgangspunten voor ontwikkelaars...............................................................7 Communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur Microsoft................................8 Infrastructuurservices..................................................................................9 Rich client – Microsoft Office 2003................................................................11 Serverfunctionaliteit voor samenwerking – Microsoft Office System...................14 Gehoste services........................................................................................15 Desktopbesturingssystemen – pc’s en mobiele apparaten met Windows.............16 Ontwikkelplatform – het Microsoft .NET Framework.........................................18 Praktijkscenario’s..............................................................................................20 Toekomstbestendige IT-investeringen...............................................................21 Conclusies..........................................................................................................22 Meer informatie..................................................................................................23 Productiviteit door samenwerking iii Microsoft Office System/Windows Server System Inleiding In een snel veranderende, wereldwijde markt staan organisaties die hun concurrentiepositie wensen te versterken, voor twee belangrijke uitdagingen: ervoor zorgen dat medewerkers eenvoudig en efficiënt in contact komen met collega’s, klanten en zakenpartners en bewerkstelligen dat de juiste informatie op het juiste moment toegankelijk is zodat medewerkers zakelijke beslissingen kunnen nemen die hout snijden. Door verschillende factoren is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Organisaties kennen tegenwoordig een grotere geografische verspreiding, met minder medewerkers moet meer worden gepresteerd en zowel business managers als IT-managers zijn noodgedwongen op zoek naar voordelige oplossingen die de productiviteit van individu en groep snel verbeteren. Essentieel is dat bedrijven de juiste keuze maken uit de verschillende communicatie- en samenwerkingstechnologieën, zodat zij kunnen inspelen op de huidige uitdagingen en een basis leggen voor de toekomst. Deze doelstellingen zijn te verwezenlijken als IT-professionals met de gekozen technologie het volgende kunnen doen: informatiewerkers voorzien van effectieve communicatie- en samenwerkingstools; een IT-omgeving die uit meerdere ongelijksoortige applicaties, oplossingen en systemen bestaat, omvormen tot een geïntegreerd platform dat toegankelijk is voor alle informatiewerkers binnen de gehele onderneming; ervoor zorgen dat de geïmplementeerde technologieën voldoen aan de bedrijfsstandaards voor schaalbaarheid, uitbreidbaarheid, beveiliging en beheerbaarheid; reeds gedane investeringen in desktopcomputers maximaliseren, in de wetenschap dat de gekozen technologie kosteneffectief is qua implementatie, ontwikkeling, beheer en onderhoud; klanten, partners en leveranciers in staat stellen deel uit te maken van een uitgebreid, zakelijk ecosysteem. In de vier hoofdstukken van dit document worden de functionele elementen van een allesomvattende communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur beschreven alsook de specifieke Microsoftprogramma’s, -servers en -services, die deze functionaliteit bieden. In het hoofdstuk ‘Uitgangspunten samenwerkingsstrategie’ wordt de functionaliteit beschreven van een integrale communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur die oplossingen biedt voor de uitdagingen waarvoor informatiewerkers, ontwikkelaars en IT-professionals zich gesteld zien. In het hoofdstuk ‘Communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur Microsoft’ wordt de functionaliteit beschreven van Microsoft Office System en Microsoft Windows Server System, voorzover relevant voor communicatie en samenwerking binnen moderne bedrijven. Het hoofdstuk ‘Praktijkscenario’s’ bevat een aantal voorbeelden van toegepaste communicatieen samenwerkingstechnologieën en -services. In het hoofdstuk ‘Toekomstbestendige IT-investeringen’ wordt beschreven hoe Microsoftproducten, -services en -partners kunnen bijdragen aan een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur die voorziet in zowel kosteneffectieve oplossingen voor nu als in flexibele implementatieopties voor de toekomst. Dit document is opgesteld voor business managers en IT-managers die belast zijn met of verantwoordelijk zijn voor het beoordelen, plannen en toepassen van geavanceerde communicatie- en samenwerkingstools en -technologieën waarmee zij de productiviteit van het personeel binnen hun organisatie willen verbeteren. Productiviteit door samenwerking 1 Microsoft Office System/Windows Server System Uitgangspunten samenwerkingsstrategie Microsoft heeft een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur ontwikkeld met als uitgangspunt dat organisaties meteen productiviteitsverbeteringen kunnen realiseren door implementatie van een platform dat: essentiële, direct toepasbare functionaliteit biedt in de vorm van tools die door informatiewerkers dagelijks worden gebruikt; een uniforme infrastructuur biedt die overal binnen het bedrijf kan worden gebruikt; zakenpartners in staat stelt om branchespecifieke of aangepaste oplossingen en services te bouwen; systeemintegratie, doorberekening van licentiekosten en systeembeheer vereenvoudigt en toch modulaire implementatie mogelijk maakt. Dit hoofdstuk gaat in op de mogelijkheden, de functionele componenten en de voordelen die volgens Microsoft kenmerkend zijn voor een efficiënte en kosteneffectieve communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur. Hierbij wordt uitgegaan van drie belangrijke klantgroepen – informatiewerkers, IT-professionals en ontwikkelaars – aan wie services worden geboden. Verderop in dit hoofdstuk is een gedetailleerde beschrijving opgenomen van de Microsoft-producten en -services die de besproken essentiële functionaliteit bieden. Uitgangspunten voor informatiewerkers Informatiewerkers werken nooit in afzondering. Hoewel ze wellicht een deel van hun werk individueel uitvoeren, wordt hun functioneren bepaald door samenwerking en coördinatie. In toenemende mate worden informatiewerkers geacht te werken in een virtueel team dat verspreid is over verschillende locaties, en te communiceren in zowel realtime- als niet-realtime-omgevingen. Communicatie- en samenwerkingsactiviteiten kunnen een groot aantal locaties, rollen en bedrijfsprocessen bestrijken in en tussen organisaties. Bijgevolg biedt een infrastructuur die hierop afgestemde services levert, informatiewerkers een groot aantal kansen om productiever te werken. Een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur die de productiviteit van informatiewerkers maximaliseert, dient het natuurlijke van samenwerking te benadrukken door te voorzien in: een samenwerkingsomgeving die services levert aan individuele personen, teams en organisaties en aldus mensen en kennis binnen en buiten de organisatie met elkaar verbindt; één locatie, een gepersonaliseerde ‘informatiehub’ vanwaar informatiewerkers informatie kunnen opvragen, beheren en opslaan; een rijke omgeving van bedrijfsgegevens en -processen voor informatiewerkers; gegarandeerde bescherming van gevoelige informatie, van communicatie en intellectuele eigendom; contextuele samenwerkingsmogelijkheden door samenwerkingsfuncties te integreren in vertrouwde tools die informatiewerkers dagelijks gebruiken. Volwaardige samenwerkingsomgeving Een volwaardige omgeving voor samenwerking biedt uitgebreide, end-to-end ondersteuning en services voor activiteiten van informatiewerkers op individueel, team- en bedrijfsniveau. Deze services omvatten onder meer: persoonlijke services, waaronder e-mail, agenda en persoonlijke sites; teamservices, waaronder teamsites, distributielijsten, gedeelde taaklijsten en contactlijsten; Productiviteit door samenwerking 2 Microsoft Office System/Windows Server System bedrijfsservices, zoals portals, content-indexering en zoekfunctionaliteit; organisatieoverstijgende services die een naadloze samenwerking mogelijk maken met externe personen en teams. In een dergelijke omgeving kunnen informatiewerkers zich gemakkelijker organiseren in groepen, taken delen, als team werken gedurende de gehele project- of documentcyclus en de resulterende output en best practices ter beschikking stellen van toekomstige teams en het bedrijf. In een volwaardige samenwerkingsomgeving zijn deze services consequent en als vanzelfsprekend beschikbaar voor alle activiteiten van de informatiewerker, in de gehele levenscyclus van documenten en projecten en ongeacht de gebruikte communicatiefaciliteiten zoals e-mail, instant-messaging en voice-messaging. Mensen en informatie binnen en buiten de organisatie bij elkaar brengen Een volwaardige omgeving voor samenwerking helpt organisaties bovendien meer waarde te halen uit bestaande informatie doordat individuele personen gemakkelijker de juiste gegevens kunnen vinden in een groot aantal bronnen, zoals teamsites, persoonlijke sites, portals, e-mail en individuele desktop-pc’s. Wanneer informatiewerkers op het juiste moment in contact worden gebracht met de juiste mensen kan de samenwerking sneller van de grond komen. Werkelijke samenwerking helpt informatiewerkers ook bij het vinden van deskundigen en gezaghebbende informatiebronnen binnen en buiten een organisatie doordat gebruik wordt gemaakt van verschillende soorten informatie, zoals zelf opgestelde en gepubliceerde documenten, organisatieschema’s, groepsbronnen en persoonlijke communicatie. Mensen en informatie bij elkaar brengen dient meer te behelzen dan alleen het zoeken naar gegevens. Het gaat ook om het doen van suggesties en het aanreiken van informatie in samenhang met de huidige activiteit van de gebruiker. Werk- en teamprocessen consistent definiëren Hoewel teams en werkgroepen essentieel zijn voor samenwerking, bestaat er geen consistente methode om werkprocessen binnen deze groepen te definiëren. Distributielijsten, teamsites, contactlijsten voor instant-messaging, e-mail-threads en ad hoc vergaderingen zijn allemaal gebaseerd op verschillende definities van groepsactiviteiten en -processen. Door in een allesomvattende samenwerkingsomgeving het groepslidmaatschap en de procesgegevens te standaardiseren, kan het dubbel werk worden uitgebannen dat zich voordoet wanneer teams hun teamactiviteiten telkens vanaf het begin moeten starten en bijhouden. Informatiewerkers kunnen groepslidmaatschap en processen definiëren en deze definities later opnieuw gebruiken in verschillende scenario’s. Bij gebruik van een gedeelde en gecentraliseerde teamsite of werkruimte kan informatie, zodra er een verandering optreedt in het groepslidmaatschap of in de processen, eenmalig worden bijgewerkt waarna de wijzigingen automatisch worden gedistribueerd naar alle deelnemers op elke denkbare locatie. Gepersonaliseerde ‘informatiehub’ Tegenwoordig kunnen gebruikers hun gegevens op een groot aantal plaatsen opslaan en ordenen, bijvoorbeeld ‘Postvak IN’, gedeelde mappen, persoonlijke sites op het intranet van de organisatie en de map ‘Mijn documenten’. Dit betekent dat zij kunnen kiezen uit een groot aantal mogelijkheden om hun informatie op te slaan. De tools waarmee gebruikers de opgeslagen gegevens beheren, en de mogelijkheden van elke opslaglocatie kunnen eveneens aanzienlijk verschillen. Bijvoorbeeld: afhankelijk van de locatie waar de gegevens zijn opgeslagen, hebben gebruikers wel of geen toegang van buitenaf of met een mobiel apparaat en beschikken gebruikers wel of niet over maatwerkopties. Productiviteit door samenwerking 3 Microsoft Office System/Windows Server System Een volwaardige omgeving voor samenwerking kan de productiviteit van informatiewerkers verhogen doordat de interactie met en het beheer van een overvloed van persoonlijke informatie minder tijd en inspanning vergen. Een gepersonaliseerde ‘informatiehub’ kan de productiviteit van informatiewerkers bevorderen doordat één locatie wordt geboden voor informatieopslag en -beheer die: informatiewerkers helpt bij het beantwoorden van vragen zoals: ‘Wat doe ik nu?’, ‘Wat moet ik hierna gaan doen?’ en ‘Met wie moet ik samenwerken?’; een goede browser bevat, mobiele apparatuur ondersteunt en off line toegang mogelijk maakt via desktop- en apparaatsynchronisatie; een universele inbox biedt voor het bekijken en sorteren van de meest uiteenlopende soorten communicatie en informatie; geïntegreerd kan worden met de programma’s die informatiewerkers dagelijks gebruiken, zodat zij eenvoudig en direct toegang krijgen tot mensen en informatie. Met deze mogelijkheden kunnen informatiewerkers gemakkelijk een deel van hun eigen informatie beschikbaar maken voor anderen zonder dat zij een aparte plaats hoeven te configureren voor het delen van informatie. Informatiewerkers en bedrijfsgegevens en -processen Een volwaardige communicatie- en samenwerkingsomgeving kan ertoe bijdragen dat informatiewerkers effectiever werken doordat in een dergelijke omgeving de bedrijfsgegevens, ‘business intelligence’-tools en bedrijfsprocessen toegankelijker zijn en gemakkelijker kunnen worden toegepast en begrepen. Gemakkelijke toegang tot tools en informatie kan leiden tot grotere betrokkenheid van de informatiewerker bij bedrijfsprocessen, kan hen helpen bij het doorgronden van productlijn- en locatiespecifieke gegevens en kan snellere en meer relevante oplossingen opleveren voor bedrijfsproblemen. Door het gebruik van een gemeenschappelijk protocol, zoals XML (eXtensible Markup Language), voor de uitwisseling van gegevens van verschillende platforms en applicaties, kunnen gegevens die zijn opgeborgen in silo’s, worden ontsloten via een gemeenschappelijke front-end, zij het een productiviteitsprogramma, een bedrijfsapplicatie of een webbrowser. Ervoor zorgen dat de juiste mensen de informatie krijgen die zij nodig hebben en deze gebruiken overeenkomstig hun rol, is essentieel. Ervoor zorgen dat deze informatie is beveiligd tegen misbruik of ongeoorloofde toegang, is evenzeer belangrijk. Ondersteuning activiteiten informatiewerkers Informatiewerkers besteden een groot deel van hun tijd aan drie activiteiten, te weten documenten en e-mailberichten opstellen en doorlezen, vergaderingen plannen en deze persoonlijk of telefonisch bijwonen en informeel samenwerken zoals deelnemen aan ongeplande vergaderingen en het geven van demonstraties. Vergaande, productoverstijgende ondersteuning van deze activiteiten in het gehele documentatie-, vergaderings- of samenwerkingsproces bevordert de productiviteit doordat informatiewerkers in één fase van het proces kennis ten behoeve van het bedrijf kunnen opdoen en deze kennis vervolgens zonder vertraging, omissies of frustrerend dubbel werk kunnen doorgeven aan de volgende fase. In een dergelijke infrastructuur bestrijkt het maken en beheren van documenten de gehele documentlevenscyclus van onderzoek, gezamenlijk schrijven, beoordeling, goedkeuring, publicatie en archivering. Voor vergaderdoeleinden is de infrastructuur in de beleving van gebruikers compleet als deze ondersteuning biedt voor: het voorbereiden van vergaderingen, zoals plannen, reserveren van hulpmiddelen en opstellen van een agenda; Productiviteit door samenwerking 4 Microsoft Office System/Windows Server System hulpmiddelen die tijdens de vergadering worden gebruikt, zoals whiteboards, functies voor chatten, stemmen en gedeeld gebruik van applicaties, en audio-/videopresentaties; de activiteiten na een vergadering, zoals archiveren, indexeren en analyse van de notulen. Minder formele samenwerking dient te worden ondersteund met dezelfde toolset als die voor geplande vergaderingen maar dan uitgebreid met aanpasbare bronnen, speciaal bestemd voor specifieke context zoals teamsites of -documenten. Informatiewerkers kunnen hierdoor probleemloos switchen tussen deze omgevingen omdat deze zijn gebaseerd op gemeenschappelijke opslag-, communicatieen samenwerkingsservices die toegankelijk zijn via een robuuste client-omgeving die zich uitstrekt van de pc-desktop tot browsers en mobiele apparatuur. Natuurlijke samenwerking via dagelijks gebruikte tools Van effectieve samenwerking is sprake als de gebruiker op het juiste moment over de juiste mensen, informatie en tools kan beschikken. Dit moet op een vanzelfsprekende en waar nodig behulpzame wijze gebeuren, in elke applicatie die wordt gebruikt, gedurende de uitvoering van elke taak en gedurende de gehele uitvoering van elk specifiek bedrijfsproces. Deze benadering, waarbij samenwerking of informatie beschikbaar is in context, bevordert de productiviteit van informatiewerkers doordat zij meer informatie kunnen beheren in minder tijd met bovendien een beter resultaat. Contextuele samenwerking vereist een flexibele omgeving die naar behoefte de benodigde bronnen aanreikt, afhankelijk van het type gebruiker, de taak, en de informatie en mensen die aan deze taak zijn gerelateerd. Ervaring met contextuele samenwerking wordt het gemakkelijkst opgedaan wanneer deze naadloos wordt geïntegreerd met client-productiviteitstools, een webbrowser en de tools die dagelijks worden gebruikt door informatiewerkers. Uitgangspunten voor IT-professionals IT-professionals worden geacht rationeel in te spelen op de verschillende communicatie- en samenwerkingsbehoeften van informatiewerkers tegen de achtergrond van budgettaire beperkingen, nieuwe technologieën, oudere IT-systemen en bedrijfsstandaards voor beveiliging, beheerbaarheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. De belangrijkste problemen waaraan IT-professionals het hoofd moeten bieden, zijn onder meer integratie met bestaande computersystemen, flexibiliteit in het gebruik en de aanwezigheid van direct inzetbare functies waarmee zowel informatiewerkers als systeembeheerders meteen productief aan de slag kunnen. Verbetering van de productiviteit van IT-professionals vereist een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur die: binnen de gehele IT-infrastructuur consistente beveiligings-, beheer- en integratiestandaards biedt; flexibele beveiliging biedt die tegemoetkomt aan de eisen van zowel organisatie als groepen; meteen na implementatie meerdere toepassingsscenario’s ondersteunt; een uniform beleid kent voor bijvoorbeeld naleving van normen en standaards binnen de onderneming. Beveiligings-, beheer- en integratiestandaards Tegenwoordig moeten IT-professionals bekend zijn met verschillende modellen om elk serverproduct te kunnen beheren dat wordt gebruikt voor communicatie- en samenwerkingsservices. Door consistentie aan te brengen in beheer-, beveiligings- en applicatie-integratievereisten kunnen Productiviteit door samenwerking 5 Microsoft Office System/Windows Server System organisaties de Total Cost of Ownership (TCO) beperken, aangezien nieuwe communicatie- en samenwerkingsgerelateerde hulpmiddelen dan een kortere leercurve vergen. Duurzame beveiliging zorgt ervoor dat alle facetten van communicatie en samenwerking beveiligd zijn, zelfs wanneer informatie van server naar server stroomt en wordt gebruikt in verschillende soorten context. Door gebruik te maken van telkens dezelfde beheerconcepten (zoals gebruikersbeheer), door beheerfunctionaliteit in producten op telkens dezelfde manier vorm te geven en door producten van telkens dezelfde gebruikers- en programmeerinterfaces te voorzien, kan een consistent systeembeheer worden gerealiseerd binnen de gehele onderneming. Beveiligings- en privacybelangen van groepen en het bedrijf tegen elkaar afwegen Het bieden van beveiligingsservices in een bedrijfsbrede communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur vereist een precair evenwicht waarbij: de beveiligingsmogelijkheden moeten voldoen aan afdelings-, bedrijfs- en bedrijfoverstijgende vereisten; personen en groepen binnen een bedrijf kunnen deelnemen aan taken en bedrijfsprocessen zonder de last van overbodige beveiligingsmaatregelen; de beveiligingsmogelijkheden kunnen worden aangepast zodra er een wijziging optreedt in de bedrijfsvereisten; dankzij IT-investeringen veilige communicatie en samenwerking mogelijk is met mensen buiten de firewall; hoge beveiligings- en privacystandaards kunnen worden gewaarborgd voor elk hardwareapparaat. Met een dergelijke flexibele beveiliging kunnen IT-professionals de tijd, inspanning en systeemcomplexiteit reduceren die mede bepalend zijn voor de kosten van IT-ondersteuning en voor de TCO. Meerdere kant-en-klare toepassingsscenario’s Een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur dient waarde te bieden in meerdere toepassingsscenario’s. Een oplossing, ongeacht of deze gedeeltelijk of volledig wordt geïmplementeerd, dient kant-en-klare functionaliteit te bieden waarmee informatiewerkers meteen productief aan de slag kunnen, en dient IT-professionals zo min mogelijk tijd te kosten voor installatie en beheer. Met een infrastructuur waardoor informatiewerkers direct aan de slag kunnen zonder voorafgaande, uitgebreide aanpassingen of kostbare services van derden, wordt het beheer eenvoudiger en kunnen IT-professionals zich concentreren op het ontwikkelen van andere functionaliteit met toegevoegde waarde, zoals maatwerkintegratie van speciale bedrijfstoepassingen. Met een oplossing die zowel voor kleine bedrijven als werkgroepen geschikt is en die zowel in business units als in grote multinationals kan worden toegepast, kunnen alle bedrijven ongeacht hun grootte gemakkelijk een volledige of gedeeltelijke implementatie realiseren op basis van hun specifieke wensen. Uniform beleid voor gegevensopslag en naleving van wet- en regelgeving De veranderende wet- en regelgeving leidt ertoe dat beleid voor gegevensopslag en naleving van voornoemde wet- en regelgeving een steeds belangrijker thema wordt. In een effectieve communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur dient onder meer het volgende te zijn geregeld: naleving van wetten en regels, uitgevaardigd door overheden en overheidsinstanties; Productiviteit door samenwerking 6 Microsoft Office System/Windows Server System kwesties op het gebied van risicobeheersing, zoals het beveiligen van de intellectuele eigendom van het bedrijf, het beperken van de toegang tot gevoelige informatie, het filteren van ongewenste content en het vernietigen van archiefmateriaal; blokkering van elektronische virussen en ongewenste e-mail (spam) zodat e-mail en instant messages van het bedrijf niet worden aangetast. Met behulp van een uniform beleid kan een organisatie besparen op de tijd en kosten die gemoeid zijn met het implementeren van oplossingen voor gegevensopslag en naleving van wet- en regelgeving. Uitgangspunten voor ontwikkelaars Ontwikkelaars nemen uitsluitend genoegen met een uitbreidbare infrastructuur waarin gemakkelijk kan worden gewerkt. In plaats van tijd te moeten besteden aan het herhaaldelijk ontwikkelen van een onderliggend framework voor elke oplossing, dienen ontwikkelaars te beschikken over een ontwikkelomgeving waarin zij zich kunnen concentreren op de unieke waarde van hun applicatie. Om de productiviteit in de software-ontwikkelomgeving te verhogen dient een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur: een applicatie in staat te stellen om schaalbaar te zijn en te worden gebruikt in meerdere samenwerkingsomgevingen, zoals teamwerkruimten, intranetportals en extranetomgevingen; te zijn gebaseerd op industriestandaards zodat alle systemen binnen de organisatie die partners, klanten en leveranciers met elkaar verbinden, gemakkelijk en kosteneffectief dezelfde informatie kunnen benaderen; een ontwikkelomgeving te creëren waarin basisplatform en de belangrijkste applicaties vrij toegankelijk zijn voor systemen, ongeacht de computertaal van deze systemen of de aangesloten hardwareapparaten, de ontwikkelkosten te spreiden en de oplossing beschikbaar te maken voor meerdere gebruikers. Deze benadering kan het beste worden gerealiseerd met één consistente infrastructuur voor alle technologieën, waarbij alle communicatie- en samenwerkingsproducten worden ontwikkeld op basis van dat fundament. Een infrastructuur die is gebaseerd op veelzijdige, gestandaardiseerde ontwikkeltools die een gebruiker zich gemakkelijk eigen kan maken, waarvoor training en certificering voorhanden zijn en waarvoor al een aanzienlijke ontwikkel-community bestaat, is een veel efficiëntere en kosteneffectievere benadering dan een infrastructuur die wordt ontwikkeld met computersystemen die gespecialiseerde en dure programmeer- en beheervaardigheden vereisen. Productiviteit door samenwerking 7 Microsoft Office System/Windows Server System Communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur Microsoft In dit hoofdstuk worden de programma’s, servers en services van de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft toegelicht. Deze infrastructuur helpt organisaties sneller op veranderingen in de markt in te spelen en inefficiëntie uit te bannen. Gebruikers beschikken hiermee over geïntegreerde, betrouwbare communicatie- en samenwerkingstools die op effectieve wijze voldoen aan de behoeften van informatiewerkers, IT-professionals en ontwikkelaars. De principes die ten grondslag liggen aan een effectieve omgeving voor samenwerking, kunnen alleen worden verwezenlijkt door een infrastructuur die allesomvattend, geïntegreerd, open en uitbreidbaar is. Aan de communicatie- en samenwerkingsuitdagingen waarvoor moderne organisaties zich gesteld zien, kan niet worden beantwoord door afzonderlijke softwareproducten of door één monolithische omgeving. Bijgevolg vereist de aanpak van deze uitdagingen een systematische benadering die een rich client, servers en services integreert met een allesomvattende, gestandaardiseerde ontwikkelomgeving. De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft is gebaseerd op een allesomvattende ‘clients/servers/services’-infrastructuur die volledig aansluit bij de belevingswereld van het prototype informatiewerker. Deze infrastructuur omvat onder meer veelzijdige bureaubladfuncties, mobiele apparatuur en webtoegang via een browser waardoor het bereik binnen organisaties groter wordt. Als een communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur wordt gecombineerd met een op industriestandaards gebaseerde ontwikkelomgeving, zijn uitbreiding en aanpassing mogelijk. Het Microsoft Office System, de Windows Server System-producten en andere XML-software op basis van het Microsoft .NET Framework geven informatiewerkers vleugels door de vergaande integratie van productiviteitsapplicaties. IT-professionals en ontwikkelaars zijn gebaat bij een beveiligde, beheerbare en uitbreidbare infrastructuur die naadloos kan worden geïntegreerd met bestaande computersystemen en die ondersteuning biedt voor gangbare beveiligings- en beheerfunctionaliteit. Dankzij de integratie die wordt geboden door een uniforme ‘clients/servers/services’-infrastructuur, kunnen informatiewerkers, ontwikkelaars en IT-professionals binnen de gehele onderneming productiever werken tegen een lagere TCO. Afbeelding 1 toont een schematische weergave van de geïntegreerde architectuur met componenten van Microsofts communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur. Productiviteit door samenwerking 8 Microsoft Office System/Windows Server System Afbeelding 1 – Communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft “Ons team benut zijn tijd nu veel en veel beter In de rest van dit hoofdstuk wordt besproken welke rol elke groep programma’s, servers, services en tools speelt in de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft. omdat het via SharePoint toegang heeft tot ‘best practice’-informatie, die voorheen verborgen zat Infrastructuurservices in gedeelde bestanden of Infrastructuurservices vormen het fundament van de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur. Deze services worden geboden door: [En] door gebruik te op iemands vaste schijf. maken van Meeting Windows Server 2003, in het bijzonder de functies voor netwerkperformance, -beveiliging en -beheer; Windows SharePoint Services, in het bijzonder de functies voor informatiewerkers zoals de webgebaseerde teamwerkruimten; maandelijks een de ‘streaming media’-services van Windows Media Services; vergadering beleggen Windows Rights Management Services voor het beheer van digitale rechten. Windows Server 2003 Windows Server 2003 zorgt voor beheerbaarheid, schaalbaarheid en ingebouwde directory-, systeemperformance-, beveiligings- en beheerservices die essentieel zijn voor de werking van de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur. Hiermee kunnen IT-professionals de operationele efficiency verhogen terwijl essentiële services aan kwaliteit winnen. Windows Server 2003 biedt onder meer de volgende voordelen: Workspaces in Office 2003 kunnen we internationale waarmee we tot nog toe alleen al op reiskosten ruim USD 8.000 konden besparen.” Anitra Aunio Workgroup Manager Nordea de systeemprestaties zijn minstens tweemaal die van Microsoft Windows NT Server 4.0, waardoor organisaties meer gebruikers kunnen aansluiten en meer applicaties op dezelfde computer kunnen laten draaien; systemen, bronnen en gebruikersaccounts kunnen beter worden beveiligd, gelokaliseerd, beschermd, hersteld en beheerd dan voorheen; vereenvoudigt en automatiseert het systeemgebruik in de meest uiteenlopende scenario’s en beheert gebruikersaccounts, computers en bronnen in het gehele bedrijf efficiënter; ondersteunt schaalvergroting via Symmetric Multiprocessing (SMP) en schaalspreiding via clustering. Bovendien is verbeterde ondersteuning voor SMP en databaseschaalbaarheid ingebouwd, evenals ondersteuning voor nieuwe, schaalbare hardware. Windows SharePoint Services De samenwerkingstechnologie van Windows SharePoint Services biedt een kant-en-klare webomgeving voor samenwerking in teamverband die is ontwikkeld op een uitermate betrouwbaar en beheerbaar platform. Windows SharePoint Services en Microsoft Office 2003 Editions zijn hecht met elkaar geïntegreerd. Omdat Windows SharePoint Services een onderdeel vormt van Windows Server 2003, biedt dit platform krachtige, servergebaseerde communicatie- en samenwerkingstools die de taakuitvoering verbeteren van gebruikers die dagelijks werken met Office 2003-programma’s. Productiviteit door samenwerking 9 Microsoft Office System/Windows Server System Met behulp van de webservices van Windows SharePoint Services kunnen In opdracht van Microsoft heeft een onafhankelijke, derde partij onderzoek gedaan naar de bedrijfswaarde van oplossingen die zijn gebouwd met het Microsoft Office System. Dit onderzoek heeft onder meer de volgende positieve resultaten opgeleverd: Kortere projectcyclustijden – Door beter zicht op de processen voor het informatiewerkers leden toevoegen aan sites, taken toewijzen en via e-mailberichten of in realtime (Online presence) communiceren met andere teamleden, terwijl zij werken aan documenten die zijn opgeslagen op SharePoint-sites. Met Microsoft Office Outlook 2003 kunnen gebruikers agenda’s en lijsten met contactpersonen raadplegen die eveneens zijn opgeslagen op SharePoint-sites; bovendien kunnen zij sites aanmaken en beheren die zijn bestemd voor het bewerken van documenten en het organiseren van vergaderingen. Zo kunnen bijvoorbeeld documentwerkruimten worden aangemaakt op een Windows SharePoint Services-server vanuit vrijwel alle programma’s van het Microsoft Office System of via een webbrowser vanuit een SharePoint-documentbibliotheek. aanmaken van documenten Afbeelding 2 toont een configuratie van een standaard webgebaseerde teamwerkruimte. Lagere reiskosten – Door Afbeelding 2 – Webgebaseerde werkruimte voor samenwerking in teamverband Functionaliteit kan gemakkelijk worden toegevoegd door de lokale sitebeheerder. Cruciale, bedrijfsbrede standaards voor beveiligings-, identiteits-, authenticatie- en rechtenbeheer worden centraal beheerd met behulp van gebruikersprofielen. Deze benadering ontlast lokale teams aanzienlijk, garandeert naleving van bedrijfsstandaards en werkt TCO-verlagend doordat systeembeheerders zijn vrijgesteld van het dagelijkse beheer. Bovendien is het mogelijk om vergaderwerkruimten te configureren met behulp van verschillende Windows SharePoint Services-sjablonen. Deze vergaderwerkruimten zijn ideaal voor het beheren van vergaderingen en alles wat daarbij komt kijken, zoals presentielijsten, agenda’s, documenten, besluiten en actie-items. Een vergaderruimte kan worden aangemaakt zodra medewerkers een uitnodiging voor een vergadering opstellen in Microsoft Outlook. De deelname aan een vergadering wordt automatisch doorgegeven aan de SharePoint-site. Vergaderwerkruimten kunnen ook worden aangemaakt vanuit de event-lijsten van SharePoint. neemt de projectcyclustijd gemiddeld met 34% af. Minder vergaderingen – Door beter zicht op de projectstatus neemt het aantal bij te wonen vergaderingen naar schatting met 35% af. de verbeterde informatietoegang worden de reiskosten naar schatting met gemiddeld 32% gereduceerd. Verhoogde productiviteit - Naar verwachting zal dankzij minder dubbel werk, verbeterde informatietoegang, betere kennisregistratie en geautomatiseerde statusrapportage de individuele productiviteit toenemen met 0,2% tot 5%. Sites kunnen gemakkelijk worden aangepast omdat Windows SharePoint Services is gebaseerd op het gebruik van webparts (kleine Visual Basic-applicaties). Gebruikers kunnen hun eigen SharePoint-sites maken door met behulp van deze webparts de Productiviteit door samenwerking 10 Microsoft Office System/Windows Server System inhoud en lay-out van pagina’s aan te passen. De ondersteuning die door Windows SharePoint Services wordt geboden voor webparts en webpartpagina’s, omvat onder meer het toevoegen, bewerken en aanpassen van webparts, webpart-zones en aangepaste webpart-pagina’s. De teamsites van Windows SharePoint Services zijn bedoeld voor gebruikersgroepen met de volgende wensen: “Exchange 2003 biedt mobiele medewerkers nieuwe en flexibelere opties voor toegang tot informatie. Daarbij maakt het niet uit of ze in hun auto zitten, op zoekfunctionaliteit voor teams; locatie bij de klant zijn, zich krachtig en betrouwbaar documentbeheer; op de productievloer of op siteaanpassing met behulp van webparts; het vliegveld bevinden. samenwerking via overleg, gedeelde documenten en aankondigingen. Exchange en Outlook werken nu beter via Windows Media Services inbelverbindingen en De verbeterde Windows Media Services bieden een betrouwbare, schaalbare, beheerbare en voordelige oplossing voor e-learning en het distribueren van streaming audio en video. Doordat bedrijven met behulp van Windows Media Services direct kunnen communiceren met medewerkers, partners, leveranciers en klanten, gaat de productiviteit omhoog en kunnen zij tegelijkertijd de kosten terugdringen die inherent zijn aan het bijwonen van vergaderingen. langzame Windows Rights Management gesynchroniseerd op de netwerkverbindingen en gebruikers kunnen hun productiviteit daadwerkelijk verhogen doordat zij met email kunnen blijven werken terwijl hun mailbox wordt achtergrond.” Windows Rights Management Services (RMS), de informatiebeveiligingstechnologie van Windows Server 2003, werkt met Chris Flowers RMS-applicaties zodat bedrijven en organisaties gevoelige, digitale IT Engineering Manager informatie kunnen beschermen tegen ongeautoriseerd gebruik. Het nieuwe Graphic Packaging Microsoft Office System telt vier Office 2003-applicaties die al geschikt zijn International voor RMS: Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 en Outlook 2003. In deze programma’s vallen de functies voor het beheer van rechten onder de noemer IRM (Information Rights Management). Windows RMS biedt gebruikers de volgende mogelijkheden voor gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsinformatie: beveiliging van vertrouwelijke informatie – auteurs kunnen gemakkelijk definiëren hoe de informatie mag worden gebruikt, en organisaties kunnen de gedragsregels voor het gebruik van informatie centraal beheren; duurzame bescherming – dit wordt bereikt door de beveiligingsstrategie van een organisatie te versterken en beveiliging van informatie te bieden op basis van gebruiksregels die bij de informatie blijven, ongeacht waar die informatie naartoe gaat; eenvoudige aanpassingsmogelijkheden – dankzij een Windows-platformtechnologie die door onafhankelijke softwareleveranciers en ontwikkelaars kan worden gebruikt voor het bouwen van flexibele maatwerkoplossingen voor informatiebeveiliging. Rich client – Microsoft Office 2003 De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur biedt een rich client die een aantal bekende Microsoft Office-programma’s en innovatieve programma’s bevat waarmee informatiewerkers effectiever kunnen communiceren en samenwerken. Met Microsoft Office 2003 Editions als hart van het Microsoft Office System kunnen medewerkers gewone informatie transformeren in waardevolle bedrijfsinformatie. Dankzij nieuwe programma’s en functionaliteit spreken systemen en processen dezelfde taal, hebben klanten te allen tijde toegang tot actuele gegevens en kunnen zij deze gegevens uit vrijwel elke bron ophalen; bovendien kunnen Productiviteit door samenwerking 11 Microsoft Office System/Windows Server System teamleden met elkaar samenwerken ongeacht de plek waar zij zich bevinden. In alle programma’s van Office 2003 is contextuele samenwerking mogelijk via een reeks taakvensters die toegang bieden tot mensen, informatie, bronnen en onderzoek. Productiviteit door samenwerking 12 Microsoft Office System/Windows Server System Afbeelding 3 bevat een voorbeeld van een rich client waarin te zien is hoe de samenwerkingsaspecten volledig zijn geïntegreerd in een standaard desktopprogramma, in dit geval Word 2003. Afbeelding 3 – Contextuele samenwerking in Microsoft Word 2003 Dit voorbeeld zou gemakkelijk van toepassing kunnen zijn op elk programma van Microsoft Office 2003, zoals Excel 2003, PowerPoint 2003 of Outlook 2003. Soortgelijke contextuele samenwerkingsfunctionaliteit kan ook worden ingevoegd in gespecialiseerde of bedrijfsapplicaties. Microsoft Office 2003 Editions bevat de vertrouwde programma’s die wereldwijd bij alle informatiewerkers bekend zijn, alsook een aantal nieuwe, gespecialiseerde programma’s, zoals Microsoft Office InfoPath 2003 en Microsoft Office OneNote 2003. Microsoft Office InfoPath 2003 InfoPath 2003 werkt met XML-formulieren waarmee informatiewerkers gemakkelijker informatie kunnen verzamelen, opslaan en delen. InfoPath 2003 vereenvoudigt de automatisering van bedrijfsprocessen doordat organisaties kunnen definiëren hoe zij hun informatie vastgelegd en ingevoerd willen zien met veelzijdige formulieren die zij zelf ontwerpen; tevens kunnen zij definiëren hoe de informatie door back-endsystemen in de gehele onderneming wordt gebruikt. InfoPath 2003 is tevens volledig geïntegreerd met Windows SharePoint Services. InfoPath-formulieren kunnen worden opgeslagen in SharePoint-formulierbibliotheken teneinde op een consistente standaardwijze gegevens te verzamelen. Een SharePoint-formulierbibliotheek biedt tevens plaats voor het bewaren en onderhouden van ingevulde formulieren. SharePoint-werkruimten bieden de perfecte omgeving voor het weergeven van de informatie die is verzameld met InfoPath-formulieren. InfoPath-formulieren ondersteunen XML; dit betekent dat informatiewerkers gegevens uit een groot aantal formulieren kunnen groeperen, sorteren en bijhouden zonder dat ze elk formulier hoeven te openen. Dankzij deze benadering kan informatie gemakkelijk en efficiënt worden verzameld en gedeeld in een gedeelde werkruimte. Microsoft Office OneNote 2003 Met Microsoft Office OneNote 2003 kunnen personen op efficiënte wijze getypte of handgeschreven notities digitaal vastleggen (indien zij werken met een tablet-pc) en deze vervolgens ordenen, opvragen en delen met collega’s. OneNote 2003, dat geheel is afgestemd op de behoeften van gebruikers die digitale of papieren notities maken, werkt met laptops, desktopcomputers en tablet-pc’s. Productiviteit door samenwerking 13 Microsoft Office System/Windows Server System Door de hechte integratie van OneNote 2003 met Outlook 2003 en Windows SharePoint Services kunnen informatiewerkers hun notities gemakkelijk delen met teamleden via e-mail of door een Shared Workspace-taakvenster te openen in OneNote 2003 waarin zij realtime samenwerken met hun collega’s. Serverfunctionaliteit voor samenwerking – Microsoft Office System De programma’s van Microsoft Office 2003 bieden informatiewerkers in de gehele wereld een vertrouwde interface en een ‘rich client’-beleving. Het Microsoft Office System breidt deze functionaliteit aanzienlijk uit door de introductie van nieuwe programma’s, servers en services die probleemloos kunnen worden geïntegreerd met de infrastructuurservices van Windows Server 2003 en met de servers van het Windows Server System. Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 biedt een end-to-end oplossing die informatiewerkers verbindt met persoonlijke informatie, applicaties, personen en teams. Deze oplossing werkt als een informatiehub van de Microsoft Office System-desktop. Door deze benadering kunnen gebruikers binnen de gehele onderneming op eenvoudige en effectieve wijze informatie vergaren, samenwerken en snel zakelijke beslissingen nemen. Dankzij de gecombineerde samenwerkingsfuncties van SharePoint Portal Server 2003 en Windows SharePoint Services kunnen gebruikers met gemak websites maken en beheren voor samenwerking op het gebied van documenten, projecten en taken; bovendien kunnen deze sites binnen de gehele onderneming worden gebruikt. Afbeelding 4 toont een op Windows SharePoint Portal Server 2003 gebaseerde ‘Mijn site’-pagina die op een SharePoint Portal Server 2003 is geconfigureerd als de informatiehub van een individuele informatiewerker. Afbeelding 4 – Webgebaseerde Mijn site-werkruimte Deze site kan worden geconfigureerd als een persoonlijke site van waaruit een informatiewerker al zijn/haar dagelijkse activiteiten verricht. Tevens kan deze site worden geconfigureerd als een publieke Productiviteit door samenwerking 14 Microsoft Office System/Windows Server System site met leesrechten, waar gebruikers uit de gehele onderneming informatie kunnen vinden over die specifieke persoon, diens rol en werkzaamheden. Microsoft Exchange Server 2003 Met Microsoft Exchange 2003 kunnen informatiewerkers bijna altijd en vanaf praktisch elke locatie toegang krijgen tot bedrijfskritische communicatie. Exchange 2003 is ontworpen met als doel: meer beveiligingsopties, betere beschikbaarheid en hogere betrouwbaarheid. Met Exchange 2003 wordt een nieuwe standaard gezet voor lage bedrijfskosten (TCO) doordat IT-professionals meer kunnen doen met minder dankzij verbeterde beheerprogramma’s. Microsoft Office Live Communications Server 2003 Live Communications Server 2003 (voorheen Real Time Communications Server) is een beheerbare en uitbreidbare IM-server (instant messaging). Met deze server kan in en tussen bedrijven realtimecommunicatie tussen personen plaatsvinden, op een veiliger manier dan met consumentgeoriënteerde services mogelijk is. Dankzij Live Communications Server, die zowel een uitbreidbaar platform als een IM-oplossing biedt, kunnen ontwikkelaars realtime-communicatievoorzieningen, zoals on line presentie, in applicaties inbouwen waardoor contextuele samenwerking ook in niet-Microsoftapplicaties mogelijk wordt. MSN Messenger Connect for Enterprises MSN Messenger Connect for Enterprises stelt bedrijven in staat om met hun klanten en externe partners in contact te treden via instant-messagingservices die qua aansturing volledig kunnen worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Dankzij Messenger Connect kunnen bedrijven instant-messaging verbinden met Live Communications Server 2003. Deze communicatieserver biedt een uitbreidbaar platform met presentievoorzieningen en instant-messagingfunctionaliteit zodat mensen, informatie en bedrijfsprocessen bij elkaar kunnen worden gebracht. Met MSN Connect kunnen bedrijven tijdgevoelige informatie delen met hun externe contactpersonen en transacties in realtime verwerken terwijl zij de communicatie met de klant continu kunnen volgen en controle hebben over hun uitstraling naar buiten toe. Microsoft Office Project Server 2003 Project Server 2003 is het flexibele platform dat ondersteuning biedt voor het portfoliobeheer, resourcebeheer en de samenwerkingsfunctionaliteit van de EPM-oplossing Microsoft Office Enterprise Project Management. Project Server 2003 is geïntegreerd met Microsoft Windows SharePoint Services en biedt bestandsbeheer- en samenwerkingsfunctionaliteit waardoor teamleden effectiever kunnen samenwerken. Microsoft BizTalk Server 2004 Microsoft BizTalk Server 2004 is een geïntegreerde, modulaire, uitbreidbare en met betere beveiliging uitgeruste e-business-oplossing waarmee bedrijven informatie, systemen, mensen en processen bij elkaar kunnen brengen. Met BizTalk Server 2004, gebouwd op basis van het Microsoft Windows Server System en het Microsoft .NET Framework, kunnen gebruikers in realtime bedrijfsactiviteiten bewaken, bedrijfsprocessen coördineren en documenten en bedrijfsprocessen volgen. Gehoste services Met gehoste services beschikken bedrijven over een nieuwe manier om Microsoft-services voor informatiewerkers toe te passen. Microsoft biedt momenteel twee gehoste services voor informatiewerkers: Microsoft Office Live Meeting en Microsoft Office Online. Productiviteit door samenwerking 15 Microsoft Office System/Windows Server System Microsoft Office Live Meeting De webconference-service Live Meeting (voorheen PlaceWare Conference Center) is een nieuwe service van het Microsoft Office System. Met de Live Meeting-service voor on line vergaderen kunnen gebruikers in realtime en binnen een mum van tijd interactieve vergaderingen regelen of hieraan deelnemen. Gebruikers kunnen wereldwijd vergaderen met teams op afstand, (potentiële) klanten, partners, collega’s en een mondiaal publiek van maximaal 2000 gelijktijdige gebruikers. De hechte integratie van Live Meeting, Outlook 2003 en Microsoft Office PowerPoint 2003 maakt het organiseren van vergaderingen en het geven van virtuele presentaties gemakkelijker dan ooit. Informatiewerkers kunnen gebruikmaken van groepsadressen, adresboeken en andere Outlook 2003voorzieningen. Hiermee kunnen zij deelnemers aan een Live Meeting-sessie snel en efficiënt uitnodigen, de agenda opstellen en de vergadering meteen plannen. Deelnemers openen een sessie door te klikken op een link of voegen de sessie met één muisklik toe aan hun Outlook 2003-agenda. De makers van een presentatie kunnen hun PowerPoint 2003-bestanden van tevoren uploaden in Live Meeting of hun presentatie rechtstreeks vanaf het bureaublad geven. Gedurende transmissie en opslag zorgt 128-bit versleuteling voor bescherming van alle geüploade dia’s. Tevens kunnen gebruikers tijdens het maken van hun presentatie met behulp van PowerPoint Presenter-tools speciale dia’s toevoegen. Microsoft Office Online Office Online, een allesomvattende repository met Microsoft Office-hulpprogramma’s en -bronnen voor gebruikers, is ontworpen met als doel gebruikers optimaal te laten profiteren van hun Microsoft Office System-programma’s. De Office Online-site, die in de plaats is gekomen van de website ‘Office Tools on the Web’, is opnieuw gebouwd en uitgebreid zodat informatiewerkers informatie strategisch kunnen inzetten met een rechtstreekse verbinding naar de nieuwste versies van Microsoft Office-programma’s. De site wordt dagelijks bijgewerkt, ook met feedback van klanten. Hierdoor beschikken gebruikers steeds over de meest relevante en recente informatie. Een nieuw voordeel voor gebruikers is de mogelijkheid om de meest recente content rechtstreeks te benaderen via Office 2003-taakvensters. Dit betekent dat gebruikers het document, het werkblad of de PowerPoint-dia’s waaraan zij op dat moment werken, niet hoeven te verlaten om de gewenste informatie op te vragen. Dit bespaart tijd en ergernis. Desktopbesturingssystemen – pc’s en mobiele apparaten met Windows Het clientbesturingssysteem Microsoft Windows biedt een consistente, op industriestandaards gebaseerde architectuur voor communicatie- en samenwerkingsoplossingen op desktop-, laptop- en tablet-pc’s; deze architectuur heeft inmiddels ook zijn weg gevonden naar mobiele apparaten, zoals personal digital assistants (PDA’s) en draadloze telefoons. Dankzij een gemeenschappelijk ontwikkelplatform, naadloze integratie met desktopprogramma’s en toegang tot mensen en informatie via traditionele applicaties en een webbrowser zijn informatiewerkers productief ongeacht de plek waar zij aan het werk zijn. Windows XP Professional Dit lid van Microsofts familie van desktopbesturingssystemen biedt een infrastructuur en services waardoor gebruikers effectiever kunnen communiceren en samenwerken, ongeacht hun locatie of computer. Dankzij verbeterde beveiliging, betrouwbaarheid en beleidgestuurd beheer zijn vertrouwelijke en gevoelige bedrijfsgegevens beschermd wanneer gebruikers samenwerken met collega’s, partners en klanten aan weerszijden van de bedrijfsfirewall. Tevens kunnen gebruikers met behulp van Windows SharePoint Services op hun bureaublad een centrale werkruimte aanmaken voor het coördineren van projectplanningen, het opstellen van schema’s en het delen van documenten via het Internet. Productiviteit door samenwerking 16 Microsoft Office System/Windows Server System Windows XP Tablet PC Edition Met deze editie van het desktopbesturingssysteem Windows XP kunnen gebruikers gemakkelijker dan ooit profiteren van de mobiliteit en veelzijdigheid van tablet-pc’s. In de programma’s van Microsoft Office 2003 Editions zijn functies ingebouwd voor tablet-pc’s. Hierdoor hebben informatiewerkers toegang tot meer functies en kunnen zij, bij het maken van tekst of tekeningen, digitale inkt in hun documenten gebruiken als een applicatie-eigen gegevenstype. Windows Mobile Met de op Windows Mobile 2003 gebaseerde apparaten kunnen informatiewerkers altijd en overal gebruikmaken van de mogelijkheden van de desktop-pc. Een soortgelijke gebruikersinterface en diverse programma’s, zoals Word 2003, Excel 2003 en Outlook 2003, die door informatiewerkers dagelijks worden gebruikt, zijn nagenoeg integraal beschikbaar voor mobiele apparaten, zoals pocket-pc’s en smartphones. Productiviteit door samenwerking 17 Microsoft Office System/Windows Server System Ontwikkelplatform – het Microsoft .NET Framework De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft is gebaseerd op een aantal basiselementen die belangrijk zijn voor ontwikkelaars en partners. Deze elementen omvatten onder meer: gebruiksklare functionaliteit waarmee informatiewerkers meteen productief aan de slag kunnen, en een direct inzetbaar ontwikkelplatform; een stabiel en uitbreidbaar platform dat door organisaties en partners kan worden gebruikt voor verbeteringen aan of integratie met specifieke bedrijfsapplicaties en bedrijfsprocessen; XML- en XML-gebaseerde webservices en ondersteunende industriestandaards, die steeds meer in aantal zullen toenemen naarmate meer gebruikers deze technologie gaan toepassen; hoogwaardige ontwikkeltools, een robuust partner- en ISV-ecosysteem en een uitgebreide training- en certificeringsomgeving. Samenwerkingsservices, zoals discussie-, agenda- en documentbeheerfuncties, zijn beschikbaar via XML-webservices die fungeren als afzonderlijke bouwstenen in maatwerkapplicaties. Veel nieuwe services en servers voor informatiewerkers zijn gebouwd op basis van industriestandaards hetgeen naadloze integratie, schaalbaarheid en uitbreidbaarheid mogelijk maakt. Een uitgebreide set webparts, objectmodellen en ontwerptijd-controls ondersteunt snellere ontwikkeling. Deze componenten, services en tools kunnen profiteren van reeds gedane investeringen in IT, zoals in de directoryservice Windows Active Directory. Een veelzijdig ontwikkelplatform met API’s, dat op grote schaal wordt gebruikt door servers en clients, en anderzijds toonaangevende ontwikkeltools op basis van Visual Studio .NET 2003, Visual Basic .NET, Microsoft Office FrontPage 2003 en InfoPath 2003 staan garant voor een omgeving die snelle programmering en hergebruik van code bevordert. Zo beschikken bijvoorbeeld Windows SharePoint Services en Office SharePoint Portal Server 2003 over een gemeenschappelijke architectuur voor alle teamgeoriënteerde samenwerkingswerkruimten en -portals. Dankzij deze architectuur hoeven ontwikkelaars een webpart maar één keer te bouwen waarna ze deze applicatie zo vaak als nodig is kunnen implementeren in elke willekeurige omgeving; een benadering waarbij ontwikkelresources efficiënter worden gebruikt. Doordat open standaards worden ondersteund kunnen ontwikkelaars bestaande kennis en code opnieuw gebruiken zowel op het Microsoft-platform als in andere computersystemen. Dankzij deze benadering zijn ontwikkelaars productiever en kunnen oplossingen sneller en met minder fouten op de markt worden gebracht. Deze benadering maakt het tevens mogelijk dat organisaties webparts delen, hetgeen de integratie van informatie en communicatie waarborgt. Microsoft Visual Studio .NET 2003 Visual Studio .NET 2003 biedt niet alleen grotere schaalbaarheid en betrouwbaarheid maar is ook aanzienlijk verbeterd: één programmeermodel voor het bouwen van platforms, variërend van handapparaten tot datacentra-servers, en het voordeel van het gebruik van vrijwel alle programmeertalen; verbeterde ondersteuning van de nieuwste webservice-standaards via Web Services Enhancements; een hoge mate van connectiviteit met een breed scala van gegevensbronnen, waaronder Oracle-databases; Productiviteit door samenwerking 18 Microsoft Office System/Windows Server System verbeterde ontwerpondersteuning, onder meer dankzij geïntegreerde modelleringstools, bedrijfssjablonen, beleidswijzigingsfuncties en instrumentatie-frameworks voor applicaties. Met behulp van bedrijfslevenscyclus-tools in Visual Studio .NET 2003 kunnen teams gemakkelijk en volledig vanaf het begin werken aan het ontwerp van betrouwbare en efficiënte oplossingen en kunnen zij snel applicaties bouwen. De Windows Server System-producten kunnen naadloos worden geïntegreerd met Visual Studio .NET 2003 waardoor ontwikkelaars gemakkelijk bedrijfslogicacomponenten voor de server kunnen bouwen zonder zich het hoofd te hoeven breken over details op een lager niveau. Door de hechte integratie van bedrijfsservers met de ontwikkelomgeving kunnen bedrijven bedrijfsgegevens beheren, bedrijfsprocessen integreren, adequaat inspelen op bedrijfsbrede messaging- en samenwerkingskwesties en sneller reageren op veranderende, zakelijke omstandigheden. Microsoft Visual Studio Tools voor Microsoft Office System Deze tools brengen de ontwikkelmogelijkheden van .NET Framework binnen het bereik van Word 2003 en Excel 2003 doordat ontwikkelaars managed code kunnen schrijven die reageert op events in de automatiseringsmodellen van Microsoft Word en Microsoft Excel. Voortbouwend op het succes van VBA (Visual Basic for Applications) en COM-gebaseerde automatisering, biedt Microsoft Visual Studio Tools voor het Microsoft Office System ontwikkelaars aanzienlijke voordelen bij het bouwen van Microsoft Office System-oplossingen. Productiviteit door samenwerking 19 Microsoft Office System/Windows Server System Praktijkscenario’s Hoewel elke organisatie uniek is en haar eigen, specifieke werkstroomprocessen heeft, moeten de meeste organisaties in de dagelijkse praktijk het hoofd bieden aan dezelfde communicatie- en samenwerkingsuitdagingen. In dit hoofdstuk wordt kort besproken hoe de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft de volgende praktijkscenario’s ondersteunt: geïntegreerde communicatie – dankzij een breed scala van geïntegreerde communicatietechnologieën kunnen informatiewerkers gemakkelijk en veilig informatie uitwisselen, distribueren en delen met mensen binnen en buiten de organisatie; teamsamenwerking – dankzij een breed scala van samenwerkingstechnologieën en -services kunnen teams in het gehele bedrijf gemakkelijker, sneller en flexibeler samenwerken; mobiele medewerkers – met behulp van nieuwe apparatuur en formulieren kunnen informatiewerkers altijd en overal op veilige en betrouwbare wijze contact onderhouden met klanten, leveranciers en zakenpartners; samenwerking in bedrijfsprocessen – verbeteringen in messaging en in taak- en projectbeheer stroomlijnen de manier waarop informatiewerkers communiceren en samenwerken in gestructureerde samenwerkingsprocessen. Hoewel elke organisatie deze scenario’s op een andere wijze kan implementeren met behulp van verschillende technologiecombinaties, biedt de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft elke willekeurige organisatie de mogelijkheid om een coherente, bedrijfsspecifieke oplossing te ontwikkelen. Afbeelding 5 toont deze scenario’s voor communicatie en samenwerking in de context van activiteiten van informatiewerkers. Afbeelding 5 – Gangbare communicatie- en samenwerkingsscenario’s voor informatiewerkers In elk scenario wordt gebruikgemaakt van vertrouwde productiviteitstools waarmee gebruikers snel en productief aan de slag kunnen. Als een bedrijf behoefte heeft aan werkstroomspecifieke functionaliteit, kunnen gespecialiseerde technologieën en services worden toegevoegd. De waarde van geïntegreerde innovatie blijkt hieruit dat in alle scenario’s gebruik kan worden gemaakt van dezelfde set infrastructuurservices voor de naleving van standaards. Productiviteit door samenwerking 20 Microsoft Office System/Windows Server System Toekomstbestendige IT-investeringen In de vorige hoofdstukken is beschreven hoe oplossingen op basis van Microsofts communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur direct van nut kunnen zijn voor informatiewerkers, IT-professionals, ontwikkelaars en partners. De infrastructuur voorziet echter ook in belangrijke mogelijkheden die ervoor zorgen dat dit nut zich uitstrekt tot in de toekomst. Onmiddellijke productiviteit door kant-en-klare functionaliteit. Omdat alle technologieën die deel uitmaken van de infrastructuur, meteen inzetbaar zijn, kunnen informatiewerkers direct productief aan de slag. Hierdoor kunnen ontwikkelaars zich concentreren op maatwerk in plaats van zich te moeten bezighouden met basisfunctionaliteit; daarnaast kunnen IT-professionals zich meer concentreren op het onderhouden van bedrijfsstandaards en op het uitbreiden van services in plaats van zich voortdurend te moeten bezighouden met de dagelijkse beheertaken. De flexibiliteit van incrementele implementatie. De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur bestaat uit functioneel gescheiden componenttechnologieën en -services. Daardoor kunnen organisaties ervoor kiezen alleen die technologieën of services in te zetten die zij op enig moment nodig hebben. Dankzij deze benadering kunnen bedrijven hun eigen tempo van implementatie bepalen en tegelijkertijd erop vertrouwen dat hun huidige investering geoptimaliseerd wordt voordat zij overgaan tot de volgende stap. Deze incrementele benadering zorgt er tevens voor dat organisaties flexibeler kunnen reageren op de snel veranderende marktomstandigheden, sneller rendement kunnen behalen en beter in staat zijn dit rendement op zowel de korte als lange termijn te continueren. Kapitaalvernietiging vermijden. Omdat de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur naadloos kan worden geïntegreerd met verschillende computeromgevingen, kunnen organisaties erop vertrouwen dat legacy-systemen hun waarde behouden en nieuwe systemen meteen kunnen worden geïntegreerd. De zekerheid van een voorspelbare routekaart. De systeembenadering van Microsoft biedt een voorspelbare routekaart aan de hand waarvan organisaties hun eigen koers kunnen uitzetten en zelf kunnen beslissen welke technologieën voor hen het meest zinvol zijn om te implementeren. Dankzij de programma-, server- en service-updates die regelmatig worden uitgebracht, kunnen organisaties op een voorspelbare en beheersbare manier plannen wanneer en wat zij moeten implementeren. Nieuwe technologieën en services worden uitgebracht in de context van andere programma’s, servers en services die al deel uitmaken van de infrastructuur. Aanhoudende investeringen in oplossingen en zakelijke partners. Microsoft heeft mede aan de basis gestaan van een inmiddels uitgebreid ecosysteem van partners die continu bezig zijn met het ontwikkelen van nieuwe communicatie- en samenwerkingsoplossingen voor horizontale en verticale markten. Het niet-aflatende streven van Microsoft te voldoen aan de vraag van klanten naar communicatie- en samenwerkingsoplossingen, blijkt ook uit het R&D-budget van het bedrijf voor 2004, namelijk USD 6,8 miljard. De aan communicatie- en samenwerkingstechnologieën gerelateerde R&D-inspanningen bestrijken de Microsoft-divisies Windows, Information Worker en MSN. Dit continue commitment is een garantie dat nieuwe en bestaande programma’s, servers en services geavanceerde functionaliteit zullen blijven bieden die voldoet aan de veranderende behoeften van informatiewerkers, IT-professionals en ontwikkelaars. Productiviteit door samenwerking 21 Microsoft Office System/Windows Server System Conclusies De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft is een allesomvattend, uniform systeem dat zich vertaalt in geïntegreerde innovatie voor clients, servers en services. Deze gebruiksvriendelijke en vertrouwde infrastructuur maakt geïntegreerde samenwerking mogelijk met directe productiviteitsverbeteringen op individueel, team- en bedrijfsniveau. Tevens staat deze infrastructuur aan de basis van een uitgebreid ecosysteem van partneroplossingen waarmee aan de wensen van elke willekeurige organisatie kan worden voldaan. De communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur wordt gekenmerkt door: Een uitgebreide Office 2003-client-omgeving waardoor informatiewerkers over effectievere communicatie- en samenwerkingstools beschikken. Deze functionaliteit kan nog verder worden uitgebreid met een webbrowser zodat mensen, informatie en bronnen kunnen worden benaderd via het Internet of via webservices. End-to-end integratie waardoor gespecialiseerde services naadloos kunnen worden geïntegreerd met persoonlijke productiviteits-, systeembeheer- en ontwikkeltools. Dankzij deze uniforme benadering kan een ongelijksoortige IT-omgeving bestaande uit verschillende applicaties, oplossingen en systemen, worden omgevormd tot een geïntegreerd platform dat voor alle informatiewerkers in het gehele bedrijf toegankelijk is. Integratie van XML en het accent op webservices in het totale productaanbod. Hierdoor kunnen communicatie- en samenwerkingstaken tot buiten de organisatie worden uitgebreid door klanten, partners en leveranciers integraal deel te laten uitmaken van een uitgebreid, zakelijk ecosysteem. Een gestandaardiseerde infrastructuur die het bindende element vormt tussen clients, servers en services. Dit waarborgt een consistente omgeving die schaalbaar, uitbreidbaar, veilig en beheerbaar is. Een flexibele implementatiebenadering waardoor reeds gedane investeringen in desktopcomputers worden gemaximaliseerd en die kosteneffectief blijft wat betreft implementatie, verdere ontwikkeling, beheer en onderhoud. Door de uitstekende prijs/prestatie-verhouding en de hoge mate van betrouwbaarheid en beschikbaarheid kan de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft op kosteneffectieve wijze voldoen aan de communicatie- en samenwerkingsbehoeften van elke organisatie, ongeacht de grootte van het bedrijf en het type bedrijfstak. Voor meer informatie over het implementeren van een communicatie- en samenwerkingsoplossing op basis van Microsoft-technologieën, neemt u contact op met een Microsoft-dealer of met het districtskantoor van Microsoft. Productiviteit door samenwerking 22 Microsoft Office System/Windows Server System Meer informatie Raadpleeg voor meer informatie over specifieke programma’s, servers en services van de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur van Microsoft de volgende pagina’s op de website van Microsoft (http://www.microsoft.com): Microsoft Office System: http://office.microsoft/com Windows Server System: http://www.microsoft.com/windowsserversystem/default.mspx Windows XP Professional: http://www.microsoft.com/windowsxp Ontwikkeltools: http://msdn.microsoft.com/vstudio/ Productiviteit door samenwerking 23
