excel en business intelligence

FINANCE
&
CONTROL
Informatiemanagement
EXCEL EN BUSINESS INTELLIGENCE
Excel wordt veelal gebruikt bij het rekenen, analyseren en rapporteren. Maar kan Excel ook ingezet
worden als business intelligence-instrument? In dit artikel geeft de auteur, expert op het gebied van Exceltoepassingen, daarop antwoord.
D OO R TONY DE JON K E R
W
e zullen de volgende onderwerpen behandelen.
~ Wat is business intelligence (BI).
~ Kenmerken van een business intelligence-systeem.
~ Excel als BI-systeem.
~ Ontwikkelen van een BI-systeem.
Wat is business intelligence
Met business intelligence kunt u gegevens verzamelen,
analyseren en presenteren in een dusdanige vorm dat
daaruit waardevolle informatie ontstaat die van strategisch
belang is voor de onderneming. Veelal is de data afkomstig
uit verschillende bronnen. Een ERP-systeem kan een van
de bronnen zijn, maar is op zich niet echt geschikt voor
een business intelligence-systeem. Een ERP-systeem bevat
transactiegegevens op het laagste niveau zoals inkoop- en
verkooptransacties. Een business intelligence-systeem dient
verbanden op een hoger aggregatieniveau te kunnen laten
zien. Natuurlijk kunt u bij de grote ERP-pakketten ook een
BI-schil bijkopen.
Bijwerken onderliggende databases. BI-systemen stellen
gebruikers in staat om mutaties in de database bij te werken
conform de daarbij behorende autorisaties. Dit dient mogelijk
te zijn via netwerkverbinding maar ook via het internet.
Hoogwaardige analyses. BI-systemen moeten in staat zijn
om diverse soorten analyses uit te voeren van eenvoudige
vergelijkingen tot knelpuntencalculaties en voorspellingsmethoden. Zonder deze component zouden de verzamelde
ingelezen gegevens namelijk geen betekenis hebben.
Rapportages. Na een gedegen analyse dienen BI-systemen de
informatie te kunnen transformeren naar zinvolle rapportages
voor diverse doelgroepen. Natuurlijk zou dit idealiter zonder
veel tijdomhaal moeten gebeuren.
Kenmerken van een business intelligence-systeem
Een BI-systeem heeft de volgende kenmerken.
~ Gebruikersvriendelijk in gebruik.
~ Integratie en consolidatie van diverse brongegevens.
~ Bijwerken van onderliggende databases.
~ Hulpmiddelen voor hoogwaardige analyses.
~ Integratie van analyse en rapportage.
~ Professionele dashboards.
~ Ongelimiteerde schaalbaarheid.
Professionele dashboards. Een effectief BI-systeem kan
de analyses van de gegevens ook presenteren in de vorm van
een professioneel dashboard, waarin relevante tabellen en
minigrafieken alsmede scorecards op een pagina worden
weergegeven. Dit verhoogt de begrijpelijkheid voor de
gebruiker.
Gebruikersvriendelijk in gebruik. Een BI-systeem moet
in staat zijn snel te kunnen inspelen op de wensen van zich
steeds wijzigende situaties. Dat betekent dat gebruikers snel
nieuwe rapporten kunnen genereren zonder dat daarvoor de
hulp van een stuurgroep of IT benodigd is.
40
22856-3_FC0309 bw.indd 40
Integratie en consolidatie. BI-systemen dienen data vanuit verschillende bronnen te kunnen inlezen. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan ERP-systemen, allerlei soorten databases,
tekstbestanden, spreadsheets en andere third party software
zoals verkoopsystemen en HR-systemen. De data dienen te
kunnen worden verdicht om zinvolle vergelijkingen en analyses te kunnen verrichten.
|
Schaalbaarheid en flexibiliteit. BI-systemen moeten
uitbreidbaar zijn in de ruimste zin van het woord. Hiermee
wordt gedoeld op:
~ het uitbreiden van het aantal gebruikers;
JUNI 2009
04-06-2009 13:19:00
FINANCE
&
CONTROL
Management Summary
December 2008
Klanten
Processen
Klantenbinding
Doorlooptijd
Balans en Resultaten
BALANS
Buget
Actueel
Activa
MoEuro
MoEuro
Materieel vaste activa
450
450
Financeel vaste activa
0
0
450
450
Voorraden
600
650
Debiteuren
300
290
Overige v0rderingen
120
120
30
30
Totaal vlottende activa
1050
1090
Totale activa
1500
1540
Vaste activa
Totaal vaste activa
0%
Vlottende activa
Liquide middelen
20%
40%
60%
80% 100%
60
70
Nieuwe klanten
0
50
100
150
0
100
200
200
50%
70%
90%
110%
300
50%
70%
90%
110%
Personeel
450
450
Langlopende schulden
450
450
Crediteuren
300
300
Kortlopende schulder
300
340
Totaal vreemvermogen
1050
1090
Totale passiva
1500
1540
Budget
Actueel
MoEuro
MoEuro
Omzet
3.000
2.950
- Kostprijs verkopen
1.550
1.500
450
445
1.000
1.005
200
190
60
65
- Overige vaste kosten
400
375
Xxxx
120
120
Resultaat voor belastingen
220
255
- Personeelskosten
90 100 110 120
Besparing verbruik
Criterium
Resultatenrekening
80
Benutting
Waardecreatie/klant
PASSIVA
Eigen vermogen
50
Score
Kwalificatie
4,0
Kwaliteit
3,0
Communicatie
2,5
Commitment
3,8
- Overige directe kosten
Brutomarge
- Indirecte personeelskosten
- Rentekosten
Legenda
Belastingen
Resultaat na belastingen
220
Budget
255
Actueel
Figuur 1.
Voorbeeld van een management dashboard in Excel
JUNI 2009
22856-3_FC0309 bw.indd 41
|
41
04-06-2009 13:19:00
FINANCE
&
~ het kunnen toevoegen van nieuwe rapportageonderdelen;
~ het kunnen inlezen van stand alone bronnen tot aan Web
gebaseerde bronnen;
~ het kunnen opladen van data naar het BI-systeem.
voor Excel 2007. Deze bevatten geavanceerde hulpmiddelen
om data te classificeren en te gebruiken voor het maken van
voorspellingen. U kunt dan gebruikmaken van beslissingsdiagrammen, nauwkeurigheidsgrafieken, clusterdiagrammen
en associatieregels.
Excel als BI-systeem
Als we Excel willen gebruiken als BI-systeem dan dient Excel
te voldoen aan de hier beschreven zeven criteria voor BIsystemen.
Gebruikersvriendelijk in gebruik. Het voordeel van
Excel is dat deze software door miljoenen mensen jarenlang
wereldwijd wordt gebruikt. Derhalve kan de gebruiker in
een vertrouwde omgeving werken. Als u echter Excel wilt
inzetten voor een BI-systeem dient u zich wel te houden
aan de uitgangspunten voor het opzetten van betrouwbare
modellen.
Integratie en consolidatie. Excel kan data inlezen vanuit
verschillende bronnen. Daarbij kunt u denken aan tekstbestanden, webpagina's en diverse databases zoals Access,
Oracle en SQL server. Verbinding met databases kan
geschieden via een Open Database Connectivity Driver.
Daarnaast kan de functionaliteit van Excel worden uitgebreid
door de koppeling met third party software zoals Excel
add-ins voor ERP en open source software zoals PALO.
Excel fungeert dan als front end en de database als back
end. Voor grotere bedrijven zal Excel echter ingezet worden
als inleesbron voor Microsoft Office Sharepoint Server.
Bijwerken onderliggende databases. Via de programmeertaal VBA kan Excel ook databases bijwerken en met behulp
van de open source software PALO kan via de daarvoor toegestane autorisaties een multidimensionele database worden
bijgewerkt.
Hoogwaardige analyses. Excel heeft een rijk palet aan
analyse tools zoals:
~ meer dan 300 voorgedefinieerde functies;
~ knelpuntencalculatie m.b.v. de oplosser;
~ scenario manager;
~ what if analyses.
22856-3_FC0309 bw.indd 42
Rapportage. In vergelijking met ander BI systemen kan in
Excel relatief op eenvoudige wijze dynamische en interactieve
rapporten worden gebouwd zonder de hulp van een IT afdeling. Het is wel hier van belang om ook hier weer te voldoen aan de eisen van een goed model en de nodige controles
in te bouwen.
Dashboards. In Excel kunt u professionele dashboards maken
compleet met scorecards en tachometers. In een goed opgezet
model zijn de dashboards automatisch bijgewerkt zodra de
data zich heeft gewijzigd (zie voorbeeld figuur 1)
Schaalbaarheid. Met een goed opgezet model is het mogelijk om tegemoet te treden aan gewenste uitbreidingen. Bij
grotere en gecompliceerdere modellen zal echter Excel niet
steeds kunnen voldoen en zal gewerkt dienen te worden met
een aparte BI-applicatie zoals bijvoorbeeld Excel Services en
Office Sharepoint Server.
Ontwikkelen van BI-systemen
Met Excel kunt u binnen relatief korte tijd een BI-systeem
ontwikkelen. De kosten zullen beperkt zijn. Voor de grotere
bedrijven zal dat veel meer voeten in de aarde hebben en ook
meer kosten met zich meebrengen. Er zullen ook meerdere
partijen betrokken zijn waarbij communicatie een belangrijke
rol speelt om alles goed op elkaar af te stemmen. U kunt Excel
daarnaast gebruiken als een tool voor het ontwikkelen van
een BI-prototype.
Voor kleine tot middelgrote applicaties kan Excel uitstekend
dienst doen als business intelligence Tool. Voordelen zoals bekendheid bij de gebruikers, lagere kosten en snelle implementatie zijn evident. Bij grotere applicaties zal Excel niet meer de
rapportagetool zijn maar wel onderdeel kunnen vormen van
een groter systeem zoals Office Sharepoint Server. Voor het
ontwikkelen van dergelijk BI-systemen dient u meer tijd in te
plannen en ook veel hoger budget in ogenschouw te nemen.
Tony de Jonker ([email protected]) is specialist op
het gebied van Excel-toepassingen.
Daarnaast zijn er nog third party Excel add-ins die ingezet
kunnen worden als bijzondere calculaties vereist zijn zoals
‘Tableau’ of de Microsoft SQL Server Data Mining add-in
42
CONTROL
|
JUNI 2009
04-06-2009 13:19:00