Effectuation: praktische tips voor een succesvol effect van je project Hoe kun je projecten tot een succes brengen in onze huidige maatschappij? Onderzoekers Saras Sarasvathy en Stuart Read hebben een geslaagd onderzoek gedaan naar hoe internationale topondernemers in de huidige tijd successen boeken. Voor iedereen die een succesvol effect van zijn werk wil, hebben zij vijf praktische principes ontwikkeld; de vijf principes van Effectuation. Hieronder wordt uitgelegd hoe je deze principes kunt toepassen om projecten en interventies succesvol te maken.1 Bird-in-hand Het eerste principe van Effectuation is Bird-in-hand. Hierbij start je met het in kaart brengen van je eigen competenties en interessante personen binnen je netwerk die je op dit moment kan inzetten bij je project of interventie. Door na te gaan wat je al hebt, weet je wat je nog nodig hebt en wat je anderen kan bieden in een samenwerking. Je kan nu gericht met partners in gesprek en vervolgens heb je meer tijd en energie om met je project de doelgroep te helpen. “Zelfkennis is het begin van alle wijsheid.” Tip: Doe een test om te leren over jezelf en jouw competenties, zoals de Action Type test2 of de Belbin test.3 Affordable Loss Het tweede principe van Effectuation is Affordable Loss. Bij dit principe ga je bij elke stap na wat je bereid bent te verliezen bij een project of interventie. Je gaat wel uit van een positieve uitkomst van het project. Hoeveel tijd wil en kan je besteden? Zijn er relaties en werkzaamheden die op spanning komen te staan bij dit project? Belangrijk is dat er eerst over risico’s wordt nagedacht en daarna over het rendement. Tip: Ga bij jezelf en je samenwerkingspartners na welke niet-financiële waarden (tijd, relaties etc.) jullie belangrijk vinden en spreek dit open naar elkaar uit. Crazy Quilt Het derde principe van Effectuation is Crazy Quilt. Hierbij selecteer je zelf belanghebbenden en partners, waarmee je gaat co-creëren tijdens het project of de interventie. Bij co-creatie ontwikkel je samen producten en diensten en hierdoor zijn belanghebbenden al betrokken bij het project voordat het uitgezet wordt. Bedenk dat je altijd van elkaar kan leren, misschien juist van een tegengestelde visie of ‘concurrent’. De methode van Design Thinking op de achterkant sluit goed aan bij dit principe. Tip: Ga na met wie of welke organisatie je altijd nog een keer zou willen samenwerken en probeer hem/ haar te betrekken bij je project. Lemonade Het vierde principe van Effectuation is Lemonade. Bij dit principe draai je problemen om tot mogelijkheden; omdenken. Problemen, slecht nieuws en onverwachte verrassingen worden gezien als mogelijkheden om nieuwe dingen voor de markt te ontwikkelen. Voor de variatie op een tip het verhaal achter limonade: kinderen probeerden op de stoep citroensap te verkopen om geld te verdienen. Helaas vonden voorbijgangers het te zuur. In plaats van te stoppen met de verkoop hebben de kinderen er suiker en water bijgevoegd en zo is het drankje limonade ontstaan. Ze hebben de kritiek van hun klanten omgezet in een nieuw product, wat we nu in de hele wereld kennen. Pilot-in-the-plane Het vijfde principe van Effectuation is Pilot-in-the-plane. Bij dit principe concentreer je je op de dingen waar je invloed op hebt, niet op de onvoorspelbare toekomst. Je richt je op keuzes en acties die je op dit moment kan uitvoeren. Zo vorm je de toekomst zelf. Een piloot richt zich op het besturen van het vliegtuig naar haar bestemming, mocht er onderweg iets gebeuren dan moet hij het op dat moment oplossen. Tip: Probeer eens te vergaderen volgens de Holacratie-methode op de achterkant en heb het alleen over de dingen die je nu kan uitvoeren. Gaat jullie vergadering van een uur naar een kwartier? 1 Effectuation: http://www.effectuation.org/, https://strategicvalueofdesign.org/ 2 Action type test: Boek Totaalcoachen Begeleiden met Action Type van Huijbers & Murphy (2007) 3 Belbin test: http://www.thesis.nl/testen/test/belbin-test Design Thinking4: ontwerpen vanuit je doelgroep in plaats van aannames Inleven Testen Ideeën Bepaal een standpunt op basis van de behoefte en inzichten van je doelgroep. Beschrijven Leer je doelgroep kennen. Identificeer je met hun. Ga brainstormen en kom met creatieve oplossingen. Test je ideeën/ prototype bij je oorspronkelijke doelgroep en vraag om feedback. Prototype Maak een tastbaar of visueel voorbeeld en laat deze aan anderen zien. Holacratie5: een vergadering van een uur beperken tot een kwartier Een holacratie is een besturingsvorm, waarbij organisaties zich makkelijk kunnen aanpassen aan veranderingen en flexibel zijn. Steeds meer ondernemers en creatieve organisatie gebruiken deze vorm om goed te kunnen functioneren in de huidige maatschappij. Hieronder wordt kort de overlegstructuur van een holacratie beschreven. Check-in Een rondje waarin iedereen kort kan vertellen wat erin je hoofd speelt, zodat je het daarna kan loslaten. Checklist Een lijst van afspraken en acties die steeds terugkomen, zoals de maandelijkse nieuwsbrief. Degene die verantwoordelijk is antwoord met ja of nee, geen discussie. Als er dingen niet lopen komt dit terug bij ‘spanningen’. Project updates Om je beurt vertel je kort wat de voortgang is van de projecten of activiteiten waar je mee bezig bent. Als je er niet aan hebt gewerkt, kun je volstaan met “geen ontwikkelingen”. Discussie hierover kan terugkomen bij ‘spanningen’. Spanningen Dit is het moment dat er overlegd en gediscussieerd mag worden, maar wel volgens een paar richtlijnen om het niet onnodig lang te maken. Er is vooraf geen agenda, de agendapunten worden tijdens de vergadering opgeschreven en mogen aan het begin van dit deel aangevuld worden. Spanning betekend hier geen stress, maar de spanning van een snaar die je spant tussen het begin en het einde van een project of activiteit. Als alle spanningen zijn opgeschreven, vraagt de voorzitter per spanning aan de bedenker: “Wat heb je nodig?” De bedenker mag anderen betrekken en deze mogen op hun beurt reageren of ze willen deelnemen. Je praat zodra je een vraag krijgt. Alle geaccepteerde acties en projecten worden opgeschreven door de notulist. Check-out Einde van het overleg. Je kan met elkaar kort reflecteren op het overleg, zonder discussie of direct afsluiten. 4 5 http://designthinking.ideo.com/ http://www.holacracy.org/