Hoe kies je de juiste P2P-tool?

Hoe kies je
de juiste P2P-tool?
Purchase tot pay (P2P) is onmisbaar voor een efficiënt proces van bestellen
tot en met betalen. Voorts vereenvoudigt het processen en levert het
ook nog eens belangrijke stuurinformatie. Consultants Ewald Schaap en
Derek Hooyman wijzen de weg bij het kiezen van de juiste software.
P
P2P betreft het proces van het plaatsen
van een bestelling tot en met het betalen
van de factuur. Lange tijd hebben organisaties dit proces op papier uitgevoerd.
Medewerkers stuurden per post orders
naar leveranciers, leveranciers stuurden
facturen per post en fax en in de organisatie moesten fysieke handtekeningen
en stempels gezet worden. In zo’n papieren proces komen orders vaak niet aan en
raken facturen zoek met als gevolg lange doorlooptijden, gebrek aan inzicht in
de status van facturen en aanmaningen.
P2P-software faciliteert de transacties in
dit proces. Van iedere order en factuur is
de status altijd zichtbaar. Dit zorgt voor
meer efficiëntie in het proces en geeft de
juiste stuurinformatie. Maar hoe bepaal je
welk P2P-tool je nodig hebt? In de markt
zijn veel leveranciers van P2P-software en
niet elke oplossing is per definitie geschikt
voor elke organisatie. Hoe selecteer je het
juiste pakket en de juiste leverancier?
Gezamenlijk doel
Voordat je antwoord kunt geven op de
vraag welke software je nodig hebt, is het
belangrijk na te gaan wat je wilt bereiken.
Stel als inkoop een gezamenlijk doel vast
met finance en de business. Ligt de focus
op het greep krijgen op de inkoopuitgaven? Is het doel de organisatie gemakkelijker in te laten kopen? Gaat het om de
proceskosten verlagen en/of verlaging van
de personele inzet? Of is het doel het creëren van inzicht in de spend?
KADER 1 VOOR- EN NADELEN VAN SOFTWAREVARIANTEN
Traditionele ERP-software
Bron: Finext 2015; Schaap & Hooyman
+ Look & feel gelijk voor alle ERP-modules
P2P-cloud-oplossing
Grotere gebruiksvriendelijkheid
Markttrends
Het aanbod van P2P-software is groot en
divers. De bekende grote ERP-aanbieders leveren modules om het P2P-proces
te ondersteunen. Daarnaast zijn er veel leveranciers die specifieke software leveren,
van eenvoudige workflow software tot online ERP-systemen. Ook zijn er leveranciers die een gebruiksvriendelijke interface
over bestaande ERP-software aanbieden.
In de markt voor P2P-software zien we
een aantal trends. Alle leveranciers investeren in gebruiksvriendelijkheid van de
software. Met name bij de ERP-systemen
was die vaak ver te zoeken, maar inmiddels zijn er moderne user interfaces.
Geen integraties met andere systemen nodig
Eenvoudigere digitale integratie met leveranciers
Maatwerk mogelijk
Ontlasten ICT-beheerorganisatie
Makkelijkere koppeling met primair proces
Updates automatisch beschikbaar
Cloud
Investering met afschrijving (CAPEX)
Terugkerende kosten (OPEX)
Duidelijk is ook de beweging van zowel de nichespelers als de ERP-pakketten naar de cloud. Verreweg de meeste
nieuwe P2P-softwarecontracten betreffen
cloud-varianten. Afrekening vindt steeds
vaker plaats op basis van het aantal transacties in plaats van op licentiebasis. In de
cloud zie je dan ook netwerken ontstaan
waar leveranciers en klanten op aangeslo-
Flexibeler op-/afschalen
Snellere implementatie
-
Naast het doel is het nodig het gewenste proces in kaart te brengen. Wie zijn
de aanvragers, bestellers, budgethouders,
goederenontvangers en factuurverwerkers? Hoe verhoudt de inkoop zich tot het
primaire proces? Via welke kanalen wordt
besteld? En heel belangrijk: zijn er bijzonderheden in het proces die specifiek voor
de organisatie gelden?
Druk op ICT-beheerorganisatie
Maatwerk niet of nauwelijks mogelijk
Minder gebruiksvriendelijk
Interfaces nodig met ERP-pakket
Koppelingen naar leveranciers moeilijker
Look & feel verschilt van andere modules ERP
Derden hebben geen toegang tot het ERP-systeem
24
DEAL! OKTOBER 2015
ten zijn. In deze netwerken wisselen de
partijen elektronisch gegevens uit. Het
beheer van artikel- en stamdata ligt bij de
aanbieders van de producten. Tot slot zien
we dat steeds meer processtappen via een
smartphone of tablet uitgevoerd kunnen
worden.
Best value-aanpak
Een afweging waar organisaties mee te
maken krijgen is of het P2P-proces wordt
uitgevoerd in het ERP-pakket of in een
specifieke P2P-cloud-oplossing. Beide
varianten hebben voor- en nadelen. In
kader 1 is de traditionele ERP-software
vergeleken met de P2P-cloudoplossing.
We zien in de praktijk dat veel organisaties een pakket van eisen opstellen, een
bestek maken, een functioneel ontwerp
maken of zelfs het complete systeem uit-
schrijven. Vervolgens wordt de gewenste
oplossing naar de markt gebracht en niet
het probleem dat opgelost moet worden.
Deze aanpak kost veel tijd en beperkt de
inbreng van best practices van de leverancier. Wij pleiten er voor om geen bestek
te schrijven, maar een probleemanalyse of
doelstellingdocument van enkele A4’tjes.
De best value-aanpak kan hierbij goed
worden ingezet.
Beoordelingscriteria
Een van de belangrijkste beoordelingscriteria is de gebruiksvriendelijkheid van de
software. Het scheelt veel werk in de implementatie en voorkomt fouten als gebruikers intuïtief op de juiste knoppen
klikken. Daarnaast is het belangrijk om
door te vragen naar de achterliggende
visie van de leverancier. Sluit dit aan bij
Categorie
Criteria
Software
Gebruiksvriendelijkheid
Mogelijkheden om processen in te stellen en te
configureren
Aantal leveranciers aangesloten op het digitale platform
Hoe ziet de roadmap eruit? Hoe profiteer je van innovaties en
welke inspraak heb je als organisatie in de roadmap?
Uitwerking van use cases en mate waarin leverancier
oplossing heeft voor specifieke bijzonderheden
Bron: Finext 2015; Schaap & Hooyman
Leverancier
Visie van leverancier op P2P-proces
Referenties bij organisaties met vergelijkbaar P2P-proces
Inbreng van best practices
Security en compliance
Compliancy en databeveiliging
Rol tijdens implementatie
Bereidheid om te coomitteren aan doelstellingen?
Ervaring met het realiseren van interfaces
Kosten
Kosten voor licentie/abonnement, beheer en implementatie
de doelstellingen die u belangrijk vindt?
Zoom tijdens het selectietraject ook eens
in op bijzonderheden van uw organisatie.
Werk deze uit in een aantal use cases. Laat
de leverancier deze inrichten en presenteren en neem de tijd om de mogelijkheden en onmogelijkheden op een rij te
zetten. Heeft de leverancier slimmigheden
beschikbaar die helpen om lastige processen te vereenvoudigen? In kader 2 is een
voorbeeld van een use case opgenomen.
Een ander punt is de implementatie. Is
de leverancier bereid zich te committeren
aan het realiseren van de doelstellingen?
Wil hij alleen de software verkopen en geïmplementeerd krijgen? Of denkt de leverancier ook mee over de inzet van best
practices? Het is erg nuttig als de leverancier tips en ervaringen van andere klanten inbrengt tijdens de implementatie. In
kader 3 staat een overzicht van mogelijke
selectiecriteria voor P2P-software.
Doelstellingen realiseren
We zijn er van overtuigd dat ondersteunende software noodzakelijk is om de geformuleerde doelstellingen van P2P te realiseren en de veranderingen in het proces
te faciliteren. Een goede leverancier van
P2P software (traditioneel of cloud) helpt
de organisatie met het realiseren van de
businessdoelstellingen. Bedenk ook dat
de ICT-kant slechts een klein deel van de
verandering is. Uiteindelijk gaat het erom
dat de gebruikers het proces op de juiste
manier volgen en moet er een verandering
komen in de manier van werken. £
Naam:
Derek Hooyman
Functie:
consultant
Organisatie:
Finext
Improvement
Naam:
Ewald Schaap
Functie:
consultant
Organisatie:
Finext
Improvement
DEAL! OKTOBER 2015
25
Auteurs
KADER 3 SELECTIECRITERIA VOOR P2P-SOFTWARE
Een zakelijk dienstverlener volgt voor 95 procent
het standaard inkoopproces. Op één punt is er
een afwijking die specifiek voor deze branche
geldt over het bestellen van gifts. Het (catalogus)
artikel kan namelijk bestemd zijn voor de klant,
voor de flexwerker of voor een interne collega.
In verband met de werkkostenregeling moet bij
alle drie de gevallen een andere kostenplaats
en grootboekrekening gebruikt worden. De
vraag aan de softwareleveranciers is hoe zij dit
vormgeven.
Bron: Finext 2015; Schaap & Hooyman
KADER 2 VOORBEELD VAN EEN USE CASE