reviseren op communicatieve aspecten

REVISEREN OP COMMUNICATIEVE ASPECTEN
Een bijzondere manier van reviseren is het reviseren op communicatieve aspecten van de
tekst. We gaan er daarbij van uit dat een tekst verschillende betekenisaspecten heeft, die
tegelijkertijd een rol spelen. Een voorbeeld kan duidelijk maken wat die betekenisaspecten
zijn:
Wie in een ruzie uitroept 'Daar is de deur!' doet meer dan alleen het aanduiden van een
plaats. De spreker doet een beroep op de lezer (Ga weg!), drukt iets uit over zijn
gemoedstoestand (Ik ben kwaad) en drukt iets uit over de relatie tussen zichzelf en de
luisteraar (Ik ben hier de baas). Zo betekenen ook zinnen in teksten meer dan alleen de
'inhoud' van de tekst. Schrijvers willen met rapporten hun lezers meer meedelen dan alleen
een beschrijving van een stand van zaken.
In dit document worden vier aspecten van communicatie besproken. De indeling is
gebaseerd op het werk van de Duitse psycholoog Schulz von Thun.
In alle situaties, waarbij schrijvers teksten schrijven die door anderen worden gelezen,
spelen de volgende vier aspecten van communicatie een rol.
-
Het referentiële aspect.
De tekst verwijst naar feiten, situaties of gebeurtenissen in de werkelijkheid.
-
Het expressieve aspect.
De tekst geeft informatie over opvattingen of normen van de schrijver.
-
Het relationele aspect.
De tekst bestendigt of verandert de verhouding tussen lezer en schrijver.
-
Het appellerende aspect.
De tekst probeert bij de lezer iets te bewerkstelligen.
De vier aspecten kan men - enigszins versimpeld - laten samenvallen met vier meer
bekende aspecten van een tekst:
Comtab
referentiële aspect
-
inhoud
appellerende aspect
-
doel
expressieve aspect
-
stijl
relationele aspect
-
toon
reviseren op communicatieve aspecten
1
Je kunt een rapport ook goed reviseren door de vier communicatieve aspecten van de tekst
te beoordelen. Hieronder lees je wat onder de verschillende aspecten verstaan wordt, en
welke vragen je je bij het reviseren kunt stellen.
1
Het referentiële aspect
De informatie in een tekst verwijst naar (een stand van) zaken in de werkelijkheid. Bij een
juiste afstemming van de tekst op doel en publiek, sluit die verwijzing naar de werkelijkheid
aan op de voorkennis van het publiek.
Gezien de voorkennis en de belangstelling van het publiek kan een tekst echter te veel, te
weinig, of de verkeerde informatie bevatten. Als teksten te weinig informatie bevatten, wordt
een beroep gedaan op voorkennis die het publiek soms niet bezit. Te veel informatie werkt
voor de lezer versluierend.
Het is niet gemakkelijk om precies in te schatten in hoeverre de lezers al bekend zijn met het
onderwerp dat besproken wordt. Maar het is vaak wel mogelijk de kennis en belangstelling
van de lezer globaal in te schatten. En dat kan al veel verbeteren. Zo'n globale inschatting
kan overbodigheden voorkomen.
Om problemen op het referentiële niveau van de tekst te voorkomen, moet u zich bij alles
wat u schrijft afvragen:
o
o
2
Sluit de tekst aan bij de voorkennis en belangstelling van de lezer?
Is wat er staat correct?
Het expressieve aspect
In sommige bedrijven of instellingen komen soms grote hoeveelheden sollicitatiebrieven
binnen op een vacature. Dat stelt de personeelsfunctionarissen voor de taak om vast te
stellen welke brieven wél, en welke niet voor verdere lezing in aanmerking komen. Een
gebruikelijk selectiecriterium is dan: de netheid. Zelfs al zegt de verzorgdheid van de brief
weinig over de geschiktheid van de kandidaat.
Een tekst zegt kennelijk iets over de schrijver. In ieder geval destilleren lezers informatie over
waarden, normen en opvattingen van de schrijver uit teksten. Lezers letten daarbij niet alleen
op verzorgdheid, maar ook op andere aspecten, zoals bijvoorbeeld indeling, of stijl.
Wanneer een tekst bijvoorbeeld bedoeld is voor ambtelijke instanties, kan het om
strategische reden verstandig zijn met veel omhaal van woorden te formuleren en formele
woordkeus toe te passen. Daarmee sluit de schrijver zich aan bij normen en waarden van de
lezer. Dat geeft de lezers de indruk: 'hij hoort bij onze club'. En daarmee is de kans dat de
tekst serieus genomen wordt groter.
De aansluiting bij normen en waarden van de lezer laat wel eens te wensen over.
Bijvoorbeeld in het volgende fragment, waarin een directeur Personeelszaken de
werknemers vraagt om een bijdrage voor het bedrijfsfonds.
Comtab
reviseren op communicatieve aspecten
2
“Gezien het veranderd tijdsbeeld op sociaal en economisch gebied kan worden gesteld dat
dit in zekere mate zijn weerslag kan hebben op het financiële privéleven, waardoor de
betekenis van een bedrijfsfonds toeneemt. Ik verzoek u derhalve met name dit jaar een
adequate som bij te dragen.”
De indeling van rapporten of brieven kan voor de lezer zeer onoverzichtelijk of onlogisch zijn.
Lezers hebben dan wel de neiging uit een slechte indeling ook een beperkt denkvermogen
van de schrijver te destilleren.
Ga bij het schrijven altijd na wat het expressieve aspect van uw tekst is. Daarvoor kunt je de
vraag stellen:
o
3
Kom ik over zoals ik wil overkomen bij de lezer?
Het relationele aspect
Door te schrijven gaat de schrijver een relatie aan met de lezers. De manier waarop de
schrijver die relatie vormgeeft, beïnvloedt het effect van de boodschap.
Een schrijver kan zich opstellen als de meerdere, als de gelijke, of als de mindere van de
lezer. Hoewel die keuze niet altijd bewust wordt gedaan, kan een onjuiste keuze ertoe leiden
dat de lezer de schrijver niet serieus neemt, of dat de lezer de tekst geïrriteerd terzijde legt.
Een schrijver kan zich voordoen als de mindere van de lezer, door bepaalde formuleringen te
gebruiken. Vooral wat ouderwets aandoende, overdreven beleefdheidsfrasen kunnen bij de
lezer de indruk wekken dat de schrijver zich in het stof wentelt.
Uit een brief aan een belastinginspecteur:
“Wanneer u mij vergunt, zou ik gaarne onder uw aandacht willen brengen dat het
totaalbedrag uit bijlage 4, dat u als inkomsten aanmerkt, naar mijn bescheiden mening
verminderd zou kunnen worden met de negatieve inkomsten uit bijlage 7.”
Het tegenovergestelde is uiteraard ook niet aan te raden. Een directeur die zijn werkne¬mers
op de volgende wijze met de automatisering confronteert, zal niet veel goodwill verzamelen.
“Hierbij deel ik jullie mee dat met ingang van volgende maand voor alle adviseurs een PC en
een printer beschikbaar is. De eerste twee dagen van de volgende maand heb ik een cursus
tekstverwerking georganiseerd, die verplicht is voor iedereen.”
“Over drie maanden zal de administratie geen hardcopy rapporten meer accepteren, de
rapporten moeten dan via mail worden ingeleverd.”
Een tweede probleem ligt meer op het vlak formeel/informeel. Wilt u uw lezers formeel,
neutraal of informeel tegemoet treden?
Ga bij het schrijven na wat het relationele aspect van uw tekst zal zijn. Daarvoor kunt je de
vragen stellen:
o
o
Comtab
Wil ik de lezer als meerdere, als gelijke, of als mindere tegemoet treden?
Wil ik de lezer formeel of informeel tegemoet treden?
reviseren op communicatieve aspecten
3
4
Het appellerende aspect
Schrijvers willen met hun teksten iets bereiken. Bijvoorbeeld hun lezers iets duidelijk maken,
overtuigen, of aanraden of bevelen om iets te doen (of te laten).
Wanneer uit de tekst moeilijk is op te maken wat de schrijver nu eigenlijk wil, of waarom hij
dat wil, kan al die moeite van het schrijven tevergeefs zijn.
Onderstaand fragment bevat het advies van een gemeenteraadscommissie die het college
van B&W adviseert over parkeerontheffingen. Is dit fragment een advies of een beschrijving
van wat leeft en bloeit binnen de commissie?
Commissieadvies
“In de commissie bestaan twee opvattingen met betrekking tot de autorisatie van
ontheffingen. De ene opvatting gaat er vanuit, zoals ook in het voorstel van het
gemeenteraadslid Heijboer tot uitdrukking wordt gebracht, dat de GGD niet rechtstreeks
betrokken dient te zijn bij het verlenen van ontheffingen. De andere opvatting gaat er vanuit
dat de GGD in principe de vrijheid moet hebben om een eigen beleid te voeren.
De leden die deze opvatting delen willen hieraan echter nog niet de conclusie
verbinden dat de bestaande regeling dient te worden opgeheven, indien in de
gemeenteverordening tevens wordt voorzien in de mogelijkheid om na overleg met de politie
ontheffing te verlenen. De commissie is wat de bestaande regeling betreft van mening dat
deze beperkt dient te worden tot die diensten die voldoende in staat zijn om in direct overleg
met de politie ontheffingen te kunnen verlenen.”
Ga bij het schrijven altijd na wat het appellerende aspect van uw tekst is. Daarvoor kunt u
zich de vraag stellen:
o
5
Wat wil ik bij mijn lezer bereiken? Ben ik daarin voor mijn lezer duidelijk?
Misverstanden in de communicatie
In de vorige paragrafen ging het over de rol die de vier aspecten van communicatie vervullen
bij de afstemming van een tekst op doel en publiek. Door een goede interpretatie van de
communicatieve aspecten van uw tekst, verloopt die afstemming beter.
Hoewel in iedere tekst alle vier de aspecten aanwezig zijn kan een schrijver het accent
leggen enkele van die aspecten. Meestal zullen het referentiële en het appellerende aspect
dat accent hebben: men wil de lezer bepaalde informatie meedelen, of de lezer overtuigen.
Het is natuurlijk ook mogelijk dat het accent van een tekst op een ander aspect ligt: de
schrijver wil de lezer vooral imponeren (expressieve aspect) of duidelijk maken wie het voor
het zeggen heeft (relationele aspect).
Wanneer de schrijver het accent bedoelt te leggen op het referentiële en het appellerende
aspect, maar de lezer krijgt de indruk dat het accent op bijvoorbeeld het expressieve aspect
ligt, ontstaat er een communicatiemisverstand.
Comtab
reviseren op communicatieve aspecten
4
De kennis over de vier aspecten kan je helpen om te anticiperen op dergelijke
misverstanden.
Veel misverstanden ontstaan, doordat schrijvers denken dat het accent van hun tekst ligt op
het referentiële en appellerende aspect, terwijl de lezer vooral het expressieve of relationele
aspect waarneemt.
Vergelijk de volgende voorbeelden.
“Op 7 mei jl. heb ik met u een onderhoud gehad over uw afdeling. Ik heb u toegezegd mijn
visie op de toekomst van uw afdeling te geven. Naar aanleiding daarvan bericht ik u, dat het
in mijn voornemen ligt op korte termijn ondermeer hierover in een mondeling
vervolgonderhoud met u van gedachten te wisselen. Vooruitlopend op dit onderhoud volgt
hieronder een korte bespreking van een aantal punten die in dat onderhoud aan de orde
dienen te komen.”
“Op 7 mei jl. hebben wij een gesprek gevoerd over uw afdeling. U heeft mij gevraagd mijn
visie op de toekomst van de afdeling te geven. Graag wil ik die visie in een vervolggesprek
aan u toelichten. Om u in de gelegenheid te stellen uw ideeën aan mijn opvattingen te
toetsen, volgt hieronder een korte bespreking van de punten, die wij naar mijn mening in het
vervolggesprek moeten bespreken.”
Ga bij het schrijven altijd na of uw de lezer aanleiding heeft om uw tekst anders te
interpreteren dan uw bedoeling was.
Comtab
reviseren op communicatieve aspecten
5