Bekijk hier het volledige Privacyreglement van AB Vakwerk

Artikel 1. Definities
werkgever:
werknemer:
geregistreerde:
personeelsdossier:
personeelsregistratie:
houder:
beheerder/bewerker:
Coöperatie AB Vakwerk Groep u.a. en de aan haar gelieerde dochterondernemingen
elke man of vrouw die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht
in de onderneming van werkgever
degene van wie persoonsgegevens in het systeem zijn opgenomen
alle noodzakelijke persoonsgegevens van de werknemer in relatie
tot zijn dienstverband
de samenhangende verzameling van de op de verschillende werknemers
betrekking hebbende persoonsgegevens
de werkgever
a. afdeling beheer AB Vakwerk aan wie de houder de dagelijkse zorg voor de
registratie heeft opgedragen;
b. direct leidinggevende van de betreffende werknemer en afdeling P&O AB
Vakwerk, aan wie de houder de dagelijkse zorg voor de registratie heeft
opgedragen.
Artikel 2. Doel van het systeem
Het doel van de personeelsregistratie is de werkgever in staat te stellen te beschikken
over gegevens van de werknemer teneinde:
a. te kunnen voldoen aan zijn verplichtingen jegens de werknemer;
b. gegevens te kunnen verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting;
c. te kunnen beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de werknemer voldoet aan zijn verplichtingen
jegens de werkgever;
d. in het algemeen het personeelsbeleid naar behoren te kunnen voeren.
Artikel 3. Welke gegevens
1. Van een persoonsgegeven is sprake als dit gegeven informatie verschaft over een
geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
2. Bij de in artikel 1 genoemde werkgever gaat het om persoonsgegevens die in de bijgevoegde
tabel 1 zijn opgenomen.
3. Naast de in de tabel 1 opgenomen gegevens kunnen ook andere gegevens worden opgenomen,
welke opneming voortvloeit uit de wet of noodzakelijk is met het oog op de arbeidsplaats en
geschiedt met toestemming van de werknemer.
Artikel 4. Bronnen van gegevens
1. De onder artikel 2 genoemde persoonsgegevens worden zowel handmatig als geautomatiseerd
verwerkt.
2. De in het systeem opgeslagen persoonsgegevens zijn bij voorkeur afkomstig van de
geregistreerde zelf.
3. De gegevens worden verzameld, in het systeem ingebracht en actueel gehouden door de houder /
bewerker.
Artikel 5. Gebruik van het systeem
1. De in het systeem opgenomen persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt in het kader
van de in artikel 2 genoemde doelstellingen.
2. Persoonsgegevens worden binnen het bedrijf van werkgever alleen verstrekt aan personen die
zijn belast met de leiding van de werkzaamheden van de betrokken werknemer, de behandeling
van personeelszaken, de salarisadministratie, de administratie betreffende aanspraken op
uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, de opleiding, de bedrijfsmedische zorg. Hierbij geldt in alle gevallen dat niet meer gegevens worden verstrekt dan
noodzakelijk is voor het uitoefenen van de aan de orde zijnde taak.
3. Aan de Ondernemingsraad worden geen tot individuele personen herleidbare gegevens verstrekt,
bestemd voor het beoordelen en becommentariëren van het gevoerde personeelsbeleid.
Tot individuele personen herleidbare gegevens worden uitsluitend aan de Ondernemingsraad
verstrekt voor zover de betrokken geregistreerde daartoe schriftelijk toestemming hebben
gegeven.
4. Aan derden worden behoudens het bepaalde in het vijfde lid uitsluitend gegevens uit de registratie
verstrekt als een wettelijk voorschrift dat vereist of als dat voortvloeit uit de voor de betrokkene
geldende arbeidsovereenkomst. In andere gevallen geschiedt gegevensverstrekking aan derden
uitsluitend na schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer.
5. Als de werknemer al dan niet tijdelijk te werk wordt gesteld bij een ander onderdeel van de
organisatie waartoe de houder behoort, worden de noodzakelijke gegevens aan dat die werkgever
overgedragen.
6. In alle andere gevallen is voor gegevensverstrekking vooraf schriftelijke instemming van de
betrokken geregistreerde vereist.
Artikel 6. Verwerking gegevens
De verwerking van persoonsgegevens geschiedt zoveel mogelijk op anonieme basis en alleen voor
zover de verwerking noodzakelijk is.
Artikel 7. Vernietiging gegevens
Persoonsgegevens worden uiterlijk 7 jaar na het beëindigen van het dienstverband vernietigd, tenzij er
andere wettelijke bewaarplicht geldt.
Artikel 8. Beveiliging
1. Rechtstreekse toegang tot de personeelsregistratie is voorbehouden aan de houder, de
beheerder/bewerker en in diens opdracht de overige vaste medewerkers op de afdeling
personeelszaken.
2. De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter beveiliging van de registratie tegen
verlies of aantasting van de gegevens alsmede tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of
verstrekking daarvan. Hiertoe worden de volgende maatregelen getroffen:
a. De kasten met persoonsdossiers worden afgesloten en zijn allen toegankelijk voor de
medewerkers op locatie.
b. De geautomatiseerde registratie is slechts toegankelijk voor bevoegden, die de beschikking
hebben over een persoonlijk wachtwoord.
3. Gelijke plicht rust op de beheerder/bewerker, die de apparatuur en/of de geregistreerde gegevens
onder zich heeft.
Artikel 9. Informatieverstrekking aan werknemers
1. Alle werknemers worden geïnformeerd over de doelstellingen van het personeelsinformatiesysteem en de wijze waarop het gebruikt zal worden. Elke werknemer ontvangt daarbij individueel
een exemplaar van dit reglement.
2. Werknemers die na inwerkingtreding van het systeem in dienst treden, worden eveneens op de
hoogte gesteld van de doelstellingen en het gebruik van het systeem en ontvangen dit reglement.
Artikel 10. Inzage- en correctierecht
1. Iedere werknemer heeft het recht bij een daartoe aangewezen medewerker op de afdeling
personeelszaken kosteloos de over hem/haar opgeslagen gegevens in te zien. De werknemer
heeft desgewenst ook inzage in de herkomst van de over hem/haar opgeslagen gegevens.
2. Ter verkrijging van inzage dient hij/zij een mondeling of schriftelijk verzoek in bij de beheerder.
3. Inzage wordt mogelijk gemaakt binnen één week na indiening van het verzoek daartoe.
4. Indien de werknemer constateert dat de opgenomen persoonsgegevens niet correct zijn, kan hij
de onder lid 1 genoemde medewerker verzoeken de foutieve gegevens aan te passen of te
verwijderen.
5. Een weigering tot correctie of verwijdering van door de werknemer aangegeven foutieve
gegevens, wordt schriftelijk medegedeeld aan de werknemer en met redenen omkleed.
Artikel 11. Calamiteiten
De werkgever ontwerpt een regeling voor het vernietigen van de in het systeem opgeslagen gegevens
in het geval van rellen, oorlog, of andere buitengewone omstandigheden die het gevaar meebrengen
van gebruik door onbevoegden in strijd met het doel van de personeelsregistratie.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Dit reglement is vastgesteld in het directieoverleg d.d. 11-12-2012 en vervangt alle voorgaande
versies.
Tabel 1 Persoonsgegevens
Persoonsgegevens
Naam en voornaam
Adres en woonplaats
Geslacht
Geboortedatum
Nationaliteit
BSN-nummer
Status
Wettelijk
Wettelijk
Wettelijk
Wettelijk
Wettelijk
Wettelijk
Giro of bankrekeningnummer
Telefoonnummer
Functie en functieklasse
Noodzakelijk
Noodzakelijk
Noodzakelijk
Arbeidsovereenkomst
Parttime percentage
Loongegevens (salaris,
vergoedingen en toeslagen)
Loonbelastingverklaring
Melding Dienstverband
Gegevens m.b.t. pensioen / vut
Gegevens m.b.t.
ziektekostenverzekering
Gegevens mbt Spaarloonregeling
Wettelijk
Noodzakelijk
Wettelijk
Verslagen functionering /
beoordelingsgesprekken
Gegevens van opdrachtgever mbt
functioneren aldaar
Urenregistratie / weekstaten
Mate en duur ziekteverzuim
Noodzakelijk
Gegevens opnemen vakantie
Noodzakelijk
Wettelijk
Wettelijk
Noodzakelijk
Wettelijk
Wettelijk
Noodzakelijk
Noodzakelijk
Noodzakelijk
Doel
Behandeling personeelszaken
Idem
Idem
Idem
Idem
Afdrachten loonbelasting en sociale
premies
Uitbetaling salaris
Behandeling personeelszaken
Geven van leiding over
werkzaamheden
Behandeling personeelszaken
Behandeling personeelszaken
Afdrachten loonbelasting en sociale
premies
Uitvoeren wet
Uitvoeren wet
Behandeling personeelszaken
Uitvoering wet en behandeling
personeelszaken
Uitvoeren wet. Behandeling
personeelszaken
Geven van leiding
Bevoegd in te zien
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Bevoegd te bewerken
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern / Extern
UWV / Fiscus
UWV / Fiscus
UWV / Fiscus
UWV / Fiscus
UWV / Fiscus
UWV / Fiscus
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging, SA en P&O
UWV / Fiscus / Bank
Intern
UWV
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
UWV
UWV
UWV / Fiscus
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Fiscus
Pensioenfonds
Pensioenfonds / Fiscus
Ziektekostenverzekeraar
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Fiscus / Bank
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern
Geven van leiding en behandeling van
personeelszaken
Behandeling personeelszaken
Geven van leiden en eventuele
reïntegratie
Geven van leiding en behandeling
personeelszaken
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging
Vestiging en P&O
Intern
UWV
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Arbodienst
Ondanks dat alle zorgvuldigheid in acht is genomen, kan het zijn dat deze tabel niet volledig is en derhalve kunnen hieraan dan ook geen rechten worden ontleend.
Tabel 1 Persoonsgegevens
Persoonsgegevens
Vorige werkgevers
Gevolgde opleidingen / cursussen
en subsidies daarvoor
Personeelsnummer
Kopie ID-bewijs
Planning arbeidsplaats
Status
Noodzakelijk
Noodzakelijk
Bevoegd in te zien
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Bevoegd te bewerken
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern / Extern
Intern
Stosas / ESF / EVC
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Vestiging
Intern
evt. opdrachtgever
Intern
Noodzakelijk
Doel
Behandeling personeelszaken
Behandeling personeelszaken en
arbeidsomstandigheden
Behandeling personeelszaken
Uitvoering wet
Geven van leiding over
werkzaamheden
Uitvoering arbeidsvoorwaarden
Gegevens gezinsleden
werknemer m.b.t.
arbeidsvoorwaarde
Bedrijfsauto
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Extern indien noodzakelijk
Wettelijk
Uitvoeren wet
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Fiscus
Noodzakelijk
Wettelijk
Noodzakelijk
Ondanks dat alle zorgvuldigheid in acht is genomen, kan het zijn dat deze tabel niet volledig is en derhalve kunnen hieraan dan ook geen rechten worden ontleend.