2002-12799-BB Overeenkomst met Zutphen mbt statistisch onderzoek

NOTA voor burgemeester en wethouders
Onderwerp: Overeenkomst gemeente Zutphen mbt statistisch onderzoek
Notanr.: 2002.12799
BB/OS
17-07-2002
Portef.h.: burgemeester
Agenda BenW
06-08-2002
BESLUIT:
1. Een overeenkomst aan te gaan met gemeente Zutphen aangaande werkzaamheden van de afdeling Onderzoek en Statistiek van de gemeente Deventer ten behoeve van de gemeente Zutphen;
2. De werkzaamheden van de afdeling Onderzoek en Statistiek ten behoeve van het basispakket te declareren
tot een bedrag van minimaal € 45.000,- ten laste van de gemeente Zutphen;
3. De capaciteit van de afdeling Onderzoek en Statistiek aan te passen aan de uitbreiding van taken en hiervoor
de formatie met 0,5 statistisch medewerker (schaal 6) structureel uit te breiden;
4. De samenwerkingsovereenkomst vast te stellen.
OPENBAARMAKING:
dit besluit openbaar te maken
COMMUNICATIE:
intern
FINANCIELE ASPECTEN:
financiële gevolgen voor de gemeente?
nee
TOELICHTING/OVERWEGINGEN:
De gemeente Zutphen wil een overeenkomst afsluiten met de gemeente Deventer over een structurele
samenwerking met de afdeling Onderzoek en Statistiek. De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van
tenminste 7 jaar met een opzegtermijn van 2 jaar. Dit betekent dat de gemeente Zutphen in elk geval garandeert
voor tenminste 7 jaar de kosten verbonden aan deze overeenkomst te dragen. De gemeente Deventer garandeert
dat de afdeling Onderzoek en Statistiek in elk geval 7 jaar capaciteit vrijmaakt voor werkzaamheden ten behoeve
van de gemeente Zutphen.
In onderling overleg wordt jaarlijks het werkplan voor Onderzoek en statistiek ten behoeve van de gemeente
Zutphen vastgesteld. Dit werkplan bestaat uit een basispakket van jaarlijks terugkerende activiteiten en een
pluspakket van specifieke activiteiten voor dat jaar. Voor het basispakket wordt deze overeenkomst aangegaan.
Op basis van het prijspeil van 1 januari 2002 wordt aan het de gemeente Zutphen ten behoeve van het basispakket
voor minimaal € 45.000,- gedeclareerd. De afdeling Onderzoek en Statistiek baseert het totaal aantal te bestede
uren op basis van het werkelijke uurtarief. In dit tarief zitten verdisconteerd de personeelslasten incl. sociale lasten
en overheadkosten. Overschrijden de werkzaamheden dit bedrag, dan worden deze meerkosten in rekening
gebracht. Jaarlijks wordt het minimaal te declareren bedrag aan de hand van de loonontwikkeling aangepast.
De werkzaamheden ten behoeve van het pluspakket worden afzonderlijk op basis van gewerkte uren in rekening
gebracht. Drukkosten, veldwerkkosten en andere onderzoekskosten worden eveneens afzonderlijk in rekening
gebracht.
Voor de uitvoering is fysieke aanwezigheid van medewerkers van de afdeling Onderzoek en Statistiek in de
gemeente Zutphen vereist. De gemeente Zutphen draagt zorg voor een geschikte werkplek (inclusief computer/
internet) en levert daarvoor de benodigde facilitaire ondersteuning. De kosten daarvoor zijn ten laste van de
gemeente Zutphen.
Deze regeling maakt het mogelijk om structureel capaciteit aan te trekken ten behoeve van de werkzaamheden
voor het basispakket. Vooralsnog betreft dit 0,5 statistisch medewerker (schaal 6). Hiervoor wordt niet de volledige
€45.000,- aangesproken. Het resterende bedrag komt ten gunste van de taakstelling van Onderzoek en Statistiek.
Budget inkomsten
0,5 statistisch medewerker, niv 6, incl. werkgeverslasten
FAD-lasten
Ten gunste van taakstelling
€ 45.000,---------------€ 23.000,€ 4.800,---------------€ 17.200,-
De gemeente neemt weliswaar het risico, dat de gemeente Zutphen de overeenkomst opzegt. Daarom is een
opzegtermijn aangehouden van 2 jaar, omdat het in die tijd mogelijk moet zijn dekking te vinden voor de personeelslasten van de nieuw aan te trekken medewerker.
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
De gemeente Deventer, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de heer J. van
Lidth de Jeude, burgemeester van deze gemeente,
en
De gemeente Zutphen, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de heer A. J.
Gerritsen, burgemeester van deze gemeente,
overwegende dat de gemeente Zutphen diensten wil afnemen van de afdeling Onderzoek en Statistiek
(het betreft het verrichten van uitvoerende werkzaamheden op het terrein van onderzoek en statistiek) van
de gemeente Deventer en de gemeente Deventer bereid is hiertoe een samenwerkingsovereenkomst met
de gemeente Zutphen aan te gaan;
ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT
Artikel 1
De samenwerking gaat in op 1 november 2002 en wordt aangegaan voor ten minste 7 jaar, derhalve tot 1
november 2009. Indien een partij de overeenkomst per 1 november 2009 wenst op te zeggen doet hij dit
per aangetekende brief op uiterlijk 1 november 2007. Dit betekent dat de gemeente Zutphen in elk geval
garandeert voor tenminste 7 jaar de kosten verbonden aan deze overeenkomst te dragen. De gemeente
Deventer garandeert dat de afdeling Onderzoek en Statistiek in elk geval 7 jaar capaciteit vrijmaakt voor
werkzaamheden voor de gemeente Zutphen.
In januari 2007 zal een evaluatiegesprek plaatsvinden tussen de gemeente Deventer en de gemeente
Zutphen. Voor 1 september 2007 spreken partijen af of de samenwerkingsovereenkomst ook na 1
september 2009 zal worden gecontinueerd en zo ja, onder welke voorwaarden.
Bij eventuele geschillen met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst, wordt dit schriftelijk
kenbaar gemaakt en verplichten de partijen zich binnen 2 weken tot formeel overleg.
Artikel 2
Jaarlijks wordt in onderling overleg het werkplan voor onderzoek en statistiek ten behoeve van de
gemeente Zutphen vastgesteld. Dit werkplan bestaat uit een basispakket van (jaarlijks terugkerende)
activiteiten (zie bijlage) en een pluspakket van specifieke activiteiten voor dat jaar.
Tevens vindt jaarlijks (september/oktober) een evaluatie plaats omtrent de samenwerking en de uitvoering
van het werkplan.
Artikel 3
Op basis van het prijspeil van 1 januari 2002 wordt aan de gemeente Zutphen ten behoeve van het
basispakket voor minimaal € 45.000,- exclusief BTW gedeclareerd. De afdeling Onderzoek en Statistiek
registreert de tijd die werkelijk besteed wordt aan de werkzaamheden. Halfjaarlijks vindt hierover
terugkoppeling plaats. Indien nodig, wordt in onderling overleg, het werkplan bijgesteld. Overschrijden de
werkzaamheden het basisbedrag, dan worden deze meerkosten in rekening gebracht. Jaarlijks wordt het
minimaal te declareren bedrag aan de hand van de loonontwikkelingen aangepast.
De werkzaamheden ten behoeve van het pluspakket worden afzonderlijk op basis van gewerkte uren in
rekening gebracht.
Artikel 4
De afdeling Onderzoek en Statistiek declareert de werkzaamheden ten behoeve van het basispakket aan
de gemeente Zutphen op basis van het werkelijk aantal bestede uren en de geldende uurtarieven. In dit
uurtarief zitten verdisconteerd de personeelslasten inclusief sociale lasten en overheadkosten.
Het uurtarief per 1/1/2002 varieert van schaal 6 voor een statistisch medewerker tot schaal 11 voor een
senior onderzoeker.
Drukkosten, veldwerkkosten, andere onderzoekskosten en reiskosten ten behoeve van het basispakket
worden afzonderlijk in rekening gebracht.
Artikel 5
Voor de uitvoering van de werkzaamheden is fysieke aanwezigheid van de medewerkers van de afdeling
Onderzoek en Statistiek van de gemeente Deventer in de gemeente Zutphen vereist. De gemeente
Zutphen draagt zorg voor een geschikte werkplek en levert daarvoor de benodigde facilitaire
ondersteuning. Tevens draagt de gemeente Zutphen zorg voor een krachtige computer met relevante
software en een internet-aansluiting. De lasten voor deze ondersteuning zijn voor de gemeente Zutphen.
Artikel 6
De door de gemeente Zutphen verstrekte gegevensbestanden en andere informatie, alsmede de op maat
gemaakte eindproducten (onderzoeksrapporten, adviezen) zijn eigendom van de gemeente Zutphen.
De gemeente Deventer draagt zorg voor een goede archivering van gegevens en informatie in het
systeem van de gemeente Zutphen.
Getekend te Deventer
d.d.
Getekend te Zutphen
d.d.
de burgemeester
de burgemeester