Testomgeving - Provincie Noord

Commissie voor
algemene bestuurlijke aangelegenheden
Datum commissievergadering:
DIS-stuknummer
Secretaris
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
633735
A. Brul, tel 073-6812057
J.M. Tadema
MCO
ABA-0024
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
31 augustus 1999
5
Onderwerp:
Vierde rapportage projectgroep Millennium
Voorstel aan commissie:
De rapportage ter kennisneming aannemen.
Eventuele nadere opmerkingen:
De bijlagen worden u per post toegezonden.
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
A. Brul, secretaris
Commissie voor algemene bestuurlijke
aangelegenheden
1. Voortgang vitale objecten met
afbreukrisico
2. Voortgang vitale objecten met
beperkt afbreukrisico
3. Voortgang overige objecten
4. Inventarisatie noodplannen
5. Rapport review
millenniumproblematiek.
Notitie ten behoeve van de commissie voor algemene bestuurlijke aangelegenheden
inzake vierde rapportage projectgroep Millennium
Inleiding
Per kwartaal wordt een voortgangsrapportage van de projectgroep Millennium
uitgebracht. In de eerste rapportage (september 1998) werd verslag gedaan over
de organisatie van de projectgroep, de inventarisatie van de vitale objecten, de
financiën en het plan van aanpak. De tweede rapportage (januari 1999) ging over
de voortgang van de interne vitale objecten, de extra kritische objecten en de
toezichthoudende rol van de Provincie naar externe instellingen. In de derde
rapportage van de projectgroep Millennium is de aandacht tevens uitgegaan naar
de activiteiten die naar “buiten” zijn ondernomen: op het gebied van de Openbare
orde en veiligheid, interprovinciale samenwerking en de rijksoverheid.
In de vierde rapportage ligt de nadruk meer op de voortgang van het project. De
datum van 1 september 1999 komt dichtbij en is voor veel activiteiten uit het
plan van aanpak de einddatum.
Stand van zaken van het millenniumproject
De projectgroep heeft zich ten doel gesteld om per 1 september 1999 alle vitale
objecten, indien van toepassing, millenniumbestendig te hebben.
Wij onderscheiden een drietal categorieën in de geïnventariseerde objecten:
1. Vitale objecten met afbreukrisico. Objecten binnen deze categorie kunnen bij
niet-functioneren risico opleveren voor het uitvoeren van taken en/of de
bedrijfsvoering van de provinciale organisatie.
2. Vitale objecten met een beperkt afbreukrisico. Objecten binnen deze categorie
kunnen bij niet-functioneren risico opleveren voor het uitvoeren van een
taak en/of de bedrijfsvoering van een afdeling of bureau.
3. Overige objecten. Het betreft hier voornamelijk standaard software pakketten
voor werkprocessen en/of abonnementen op informatie. De leveranciers leveren
periodiek nieuwe bestanden en/of nieuwe software, die millenniumbestendig is
gemaakt. Objecten binnen deze categorie leveren bij niet-functioneren geen
risico op voor de provinciale organisatie.
De onderstaande tabel schetst het totaalbeeld van de voortgang. De stand van
zaken per object per categorie staat in de bijlagen 1 t/m 3.
Stand per medio
augustus 1999
Categorie
Vitale objecten met
afbreukrisico
Vitale objecten met
beperkt afbreukrisico
Overige objecten
Totaal
“Datum gereed”
bekend
“Datum
gereed”
onbekend
Totaal
Waarvan
“Afgerond”
51
100%
0
0%
51
34
67%
52
100%
0
0%
52
29
56%
209
72%
83
28%
292
156
53%
312
79%
21%
395
219
55%
83
De vitale objecten met afbreukrisico zijn allen ingepland. Op dit moment wordt
duidelijk dat het afronden van het millenniumbestendig maken van enkele objecten
vertraging heeft gekregen.
Het betreft de volgende objecten:
1. De afbouw van het mainframe, de C70. Als gevolg van vertraging in het
vervangen van informatiesystemen door andere oplossingen, lukt het niet het
mainframe per 1 september 1999 op te schonen. Volgens de aangepaste planning
vindt medio oktober de afbouw plaats. De volgende objecten hebben een relatie
met de afbouw van het mainframe:
 Het adressenbestand Postkamer en de Abonnementenregistratie worden vervangen
door het relatiebeheersysteem. Het relatiebeheersysteem wordt eind september
in gebruik genomen.
 Het documentaire informatiesysteem PARS. De conversie van historische
gegevens uit Pars is nog niet afgerond. Deze conversie is eind september
gereed.
 De drie grondwaterinformatiesystemen. De eerste oplevering van het nieuwe
informatiesysteem vindt begin september plaats. De software moet worden
getest en geaccepteerd voordat het informatiesysteem in productie wordt
genomen. Daarnaast worden de gegevens geconverteerd. Deze actie wordt
vervroegd zodat met behulp van de geconverteerde gegevens omgeving een
noodoplossing kan worden gemaakt. Eind september is de conversie en de
noodoplossing gereed. Hierdoor wordt ruimte gecreëerd om het nieuwe
informatiesysteem goed te testen.
 Het Landschapsecologisch Informatiesysteem. De gegevens uit dit systeem
worden overgezet naar de Oracle database. Half september is dit gereed.
 Het Studiefinancieringssysteem. Momenteel wordt gebouwd aan een nieuw
informatiesysteem. Half oktober wordt het systeem opgeleverd. Per half
september zijn de gegevens overgebracht naar de Oracle database: hierna kan
de applicatie worden verwijderd van het mainframe.
 Het Kapitaalslastensysteem wordt opgenomen in het financiële
informatiesysteem SAP R/3. Deze module wordt medio oktober in productie
genomen. Het oude informatiesysteem wordt nog gebruikt voor de uitvoering van
de tweede doorlichting 1999 (per 1 september 1999) en de besluitvorming van
GS over de najaarsnota (5 oktober 1999) en de daarmee samenhangende
begrotingswijzigingen. Hierdoor dient het oude informatiesysteem uiterlijk
tot medio oktober 1999 in productie te blijven.
2. Het zwemwatersysteem. In het afgelopen jaar is besloten om in samenwerking
met andere provincies te komen tot een gemeenschappelijk informatiesysteem.
In 1999 wordt geen nieuw informatiesysteem opgeleverd. Voor eind oktober 1999
wordt een noodvoorziening getroffen waarmee de periode tot het nieuwe
informatiesysteem in productie gaat, wordt overbrugd.
3. Windows NT werkstation en de Office-pakketten. Medio augustus start de
voorbereiding (op basis van een plan van aanpak) van het millenniumbestendig
maken van de standaardsoftware van alle 1400 Pc’s. De hardware zelf is al
millenniumbestendig en er is geen gevaar dat Pc’s in het jaar 2000 niet
zullen werken. In november 1999 is deze actie afgerond. Het project is met de
gedeputeerde besproken en met toestemming van de portefeuillehouder is
besloten vanwege de tijddruk te beginnen met de werkzaamheden. Het werk wordt
voorgefinancierd uit de reguliere middelen van de afdeling Informatie &
Automatisering.
Noodplannen
Ondanks alle goede voorbereidingen is het nooit uit te sluiten dat bepaalde
calamiteiten zich voor kunnen doen. Dit is de reden om noodplannen op te
stellen.
Een noodplan is niets anders dan een alternatief voor een gekozen technische of
automatiseringsoplossing. De inhoud van een noodplan is afhankelijk van de
omvang en reikwijdte van de taken en verantwoordelijkheden binnen de
organisatie.
Er zijn drie belangrijke noodplannen in wording:
 De jaarwisselingsprocedure van de afdeling Informatie & Automatisering, (is
gereed)
 Het inzetplan van het Provinciale Coördinatiecentrum (PCC) van de afdeling
Algemene & Juridische zaken. Het concept inzetplan is besproken in GS,
tevens is aangegeven dat men wacht op de adviezen uit de tweede rapportage
van de commissie Alders om de besluitvorming inzake de bezetting van het PCC
te kunnen afronden.
 Een ondersteuningsplan (gebaseerd op de bovenstaande plannen) voor de
dienstverlening van de afdeling Facilitaire Voorzieningen.
Daarnaast is een enquête gehouden onder afdelingen en bureaus met vitale
objecten met afbreukrisico. In de vragenlijst zijn vragen gesteld over de
noodzaak om noodplannen op te stellen.
Van de 51 vitale objecten met afbreukrisico is volgens de afdelingen voor 16
objecten een noodplan noodzakelijk. Vanwege de samenhang tussen bepaalde
objecten kunnen noodplannen worden samengevoegd en op dit moment wordt uitgegaan
van 10 op te stellen noodplannen.
De objecten waarvoor geen noodplannen worden opgesteld zijn bijvoorbeeld
objecten die worden afgebouwd.
Volgens het plan van aanpak wordt in september 1999 een start gemaakt met het
daadwerkelijk opstellen van noodplannen. Eind oktober 1999 zijn de noodplannen
gereed, zodat in november de noodplannen kunnen worden getest. In bijlage 4
vindt u de resultaten van de inventarisatie.
De projectgroep Millennium ondersteunt de afdelingen bij het opstellen en biedt
een model aan opdat de verschillende noodplannen met elkaar zijn te vergelijken.
Testomgeving
De oplevering van de testomgeving heeft vertraging gekend. Het testen is nu
gestart. Als eerste worden alle informatiesystemen, die in huis zijn gebouwd,
getest. Daarna komen informatiesystemen (gebaseerd op Oracle) van derden en
vitale standaardsoftwarepakket aan bod.
De testactiviteiten zijn per 30 september afgerond.
Uit overleg met de applicatiebeheerders blijkt dat niet in alle gevallen testen
noodzakelijk is. Er zijn informatiesystemen, die puur registratief georiënteerd
zijn en geen bewerkingen met datums uitvoeren. Voor deze groep
informatiesystemen is testen niet nodig.
De stand van zaken is als volgt (per medio augustus 1999):
Van de 33 objecten (informatiesystemen gebaseerd op de Oracle database en
standaardpakketten)) zijn 21 objecten afgehandeld, twee objecten worden opnieuw
getest en 10 objecten worden nog getest.
Review millenniumproblematiek
In de maanden juni en juli 1999 is door Deloitte & Touche een onderzoek
uitgevoerd naar de opzet van het millenniumproject binnen de organisatie van de
provincie Noord-Brabant. In dit onderzoek worden onder andere de volgende
aspecten meegenomen: organisatie van het project, de planning en uitvoering, de
voortgangbewaking, de testaanpak, de noodplannen en de juridische aspecten.
In de volgende alinea worden de conclusie en aanbevelingen integraal weergegeven
gevolgd door de reactie van de projectgroep millennium. In bijlage 5 vindt u de
gehele rapportage.
Conclusie en aanbevelingen inzake review millenniumproblematiek.
Conclusie
Op basis van ons onderzoek zijn wij van mening dat de opzet en wijze van
uitvoering van het jaar 2000-project van de Provincie Noord-Brabant in het
algemeen voldoet aan de criteria die aan dit rapport zijn toegevoegd. Wij hebben
dan ook geen belangrijke afwijkingen geconstateerd die een verhoogd risico
inhouden dat het jaar 2000-project niet succesvol zal kunnen worden afgerond.
Hierbij dienen wij op te merken dat een volledige beoordeling van de aspecten
“testen” en “noodscenario’s” niet door ons is uitgevoerd als gevolg van het
ontbreken van de benodigde gegevens gedurende de onderzoeksperiode. Beide
aspecten vormen zeer belangrijke mijlpalen in het totale jaar 2000-project.
Uit bovenstaande conclusie kan worden afgeleid dat de gevolgde aanpak van het
millenniumprobleem toereikend kan zijn om (tijdig) millenniumbestendigheid te
kunnen bereiken van toegepaste informatie- en communicatietechnologische
systemen en dat kan worden vastgesteld dat de gevolgde aanpak kan leiden tot
borging van redelijke leveringszekerheid –specifiek met betrekking tot de
millenniumproblematiek- in termen van continuïteit, kwaliteit en kwantiteit van
de diensten. Hierbij verwijzen wij naar de aanbevelingen.
Aanbevelingen
In de bijlage van ons rapport hebben wij onze detailbevindingen, conclusies en
aanbevelingen weergegeven. Onze aanbevelingen hebben betrekkingen op de volgende
onderdelen:
1. Voor het resterende deel van het project dienen mijlpalen te worden
gedefinieerd. Voor deze mijlpalen dient de uitvoering en de planning daarvan
zeer nauwlettend te worden gevolgd. In verband met de zeer beperkte
resterende tijd. Met name het testen en het opstellen van noodscenario’s
vormen zeer belangrijke deelactiviteiten.
2. Er dient tijdig een overkoepelend testplan te worden opgesteld met een
concrete planning en totaaloverzicht van de uit te voeren tests. Daarnaast
dienen tijdig testgevallen te worden opgesteld voor het testen van de
individuele toepassingen.
3. De projectgroep dient nauwer betrokken te worden bij de coördinatie van de
testwerkzaamheden. Dit geldt niet alleen voor het testen van de zelf
ontwikkelde toepassingen maar met name ook voor andere kritische (standaard)
pakketten.
4. Er dient gebruik te worden gemaakt van een vaste en eenduidige structuur
(model) voor het opstellen van de noodscenario’s.
5. Er dient op korte termijn te worden bepaald welke (overige) noodscenario’s
dienen te worden opgesteld. Deze noodscenario’s dienen zo snel mogelijk te
worden voltooid. Het opstellen van de noodscenario’s is gepland in september
1999.
Reactie projectgroep Millennium op de aanbevelingen
Aanbeveling 1:
Alle informatiesystemen gebaseerd op de Oracle database worden in principe in de
testomgeving beproefd. In tweede instantie worden vitale standaard programmatuur
(bijvoorbeeld ontwerpsoftware voor de wegensector) meegenomen in het testplan.
Deze objecten maken deel uit van de planning.
Eind september 1999 zijn de millenniumtesten afgerond.
In de planning van het Millenniumproject is opgenomen om vanaf 1 september 1999
te starten met het opstellen van noodplannen. Eind oktober zijn de noodplannen
gereed, zodat in november de plannen kunnen worden getest.
Aanbeveling 2:
Een millenniumbestendige testomgeving is opgeleverd. Een belangrijk uitgangspunt
bij het vaststellen van millenniumbestendigheid is het Testprotocol. Dit
testprotocol bestaat uit een aantal afspraken over datgene waarop wordt getest.
Bij millenniumtesten betreft dit onder andere het wijzigen van de systeemdatum
naar datums in het jaar 2000.
Het testprotocol is in overleg tussen de afdeling Informatievoorziening en
automatisering en de projectgroep Millennium opgesteld.
Aanbeveling 3:
De secretaris van de projectgroep coördineert de individuele testgevallen. In
samenwerking met de applicatiebeheerder wordt een testplan opgesteld. In dit
testplan staan de kritische datums vermeld en wordt aangegeven welke functies
worden getest. Dit testplan is de blauwdruk voor het daadwerkelijk testen. Elke
activiteit uit het testplan wordt beoordeeld en na afronding wordt het testplan
ter vaststelling door de applicatiebeheerder en het afdelingshoofd Informatie en
Automatisering ondertekend. Vervolgens wordt het document gearchiveerd.
Aanbeveling 4:
In de planning van de projectgroep Millennium is opgenomen om vanaf 1 september
1999 te starten met het opstellen van noodplannen. Deze planning geldt nog
steeds. Eind oktober zijn de noodplannen gereed, zodat in november de plannen
kunnen worden getest.
De noodplannen worden door de afdelingen zelf opgesteld.
De projectgroep Millennium biedt ondersteuning: door het aanbieden van een model
voor een noodplan. Hiertoe is reeds overleg gevoerd met adviseurs van Deloitte &
Touche. Deze organisatie heeft de nodige ervaring met het opstellen van
noodplannen.
Aanbeveling 5:
Op basis van de enquête over de noodzaak om noodplannen op te stellen onder de
afdelingen/bureaus met vitale objecten met afbreukrisico is naar voren gekomen
dat 10 noodplannen worden opgesteld.
De onderzoekers adviseren om in een later stadium een (her)beoordeling uit te
laten voeren. Gezien het late tijdstip van een eventuele herbeoordeling van de
audit (november 1999) adviseert de projectgroep Millennium om geen nieuwe audit
te laten uitvoeren. Dit is met de gedeputeerde en de griffier besproken en zij
gaan hiermee akkoord.
Financien
Voor het oplossen van specifieke millenniumvraagstukken is in de post Onvoorzien
één miljoen gulden gereserveerd: momenteel is nog een bedrag van f 597.500
aanwezig.
Op dit moment is bekend dat één claim op deze voorziening wordt voorbereid:
 Een aanvraag van de afdeling Informatie en Automatisering voor de inhuur ter
ondersteuning van het millenniumbestendig maken van de kantoorsoftware en
Windows NT.
Het deel van de voorziening dat resteert en niet meer voor andere zaken nodig
blijkt, kan worden ingezet ter dekking van de volgende twee zaken:
 Een aanvraag voor de financiering van de salariskosten van de projectleider
Millennium,
 Een aanvraag ter dekking van de extra vergoedingen aan de medewerkers van de
provincie, die moeten werken of die zijn geconsigneerd tijdens de
millenniumwisseling.
Erecode 2000
Medio juli 1999 is door de provincie Noord-Brabant de Erecode 2000 ondertekend.
Samen met 300 andere organisaties stelt de provincie Noord-Brabant zich ten
doel de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en het millenniumvraagstuk op te
lossen.
Openbare orde en veiligheid (OOV).
Op 19 april 1999 is door de Provincie Noord-Brabant een goed bezochte
informatiebijeenkomst georganiseerd voor alle bestuurders en vertegenwoordigers
van de bij het OOV betrokken instellingen en bedrijven.
De klankbordgroep rampenbestrijding komt in oktober 1999 bijeen om tweede
informatiebijeenkomst te organiseren.
Landelijk is de commissie Alders ingesteld met als opdracht voorstellen te doen
ten aanzien van de plannen op het terrein van de OOV in relatie tot de komende
millenniumwisseling. In april 1999 is een eerste rapportage uitgebracht, waarin
een “worst case” scenario is beschreven. In september wordt de tweede
rapportage uitgebracht.
Mede op basis van de aanbevelingen uit deze tweede rapportage wordt het
bezettingsplan OOV voor de millenniumwisseling opgesteld.
's-Hertogenbosch, 31 augustus 1999
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.