subsidieaanvraag - Stad Hoogstraten

1
PROJECTFICHE THEMAJAAR GRENZELOOS
(Fiche voor de uitvoering van het subsidiereglement voor socio-culturele projecten in het kader van
het themajaar, artikel 10 van het reglement.)
Stadsbestuur Hoogstraten
Dienst cultuur
Vrijheid 149, 2320 Hoogstraten
03 340 19 57 – 03 340 19 84
[email protected]
vak voorbehouden voor de administratie
Naam project:………………………………………………
Datum ontvangst: …………………………………………
Naam ontvanger:…………………...................................
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier dient ingevuld te worden door de contactpersoon van de organisatie die een
projectsubsidie aanvraagt voor een project in het kader van het Themajaar Grenzeloos.
Indien u enkel een bestaand evenement of een activiteit binnen de reguliere werking wil
aanmelden voor extra promotie tijdens het themajaar dient u de ‘aanmeldingsfiche themajaar
Grenzeloos’ te gebruiken.
Hoe bezorgt u dit formulier?
Deze fiche mag zowel digitaal als afgedrukt binnengebracht worden.
- Uw digitale aanvraag bezorgt u ten laatste op 30 september via
[email protected]. U krijgt een mail per wederkerende om uw aanvraag te
bevestigen.
- Uw papieren aanvraag moet ons ten laatste op 30 september bereiken. De aanvraag
verzendt u aan Stadsbestuur Hoogstraten, Dienst Cultuur, Vrijheid 149, 2320
Hoogstraten.
Meer informatie?
Deze fiche is de praktische vertaling van het subsidiereglement voor socio-culturele
projecten. Neem daarom dit reglement aandachtig door!
Indien u problemen ondervindt bij het invullen van dit formulier kan u steeds contact
opnemen met de cultuurdienst van Hoogstraten:
- Brent Blockx ([email protected] / 03 340 19 57)
- Daan Aerts ([email protected] / 03 340 19 84)
BELANGRIJK: De projectsubsidie wordt toegekend voor maximaal 50% van de bewezen
kosten van het project, met uitzondering van uitgaven voor drank, voeding en kosten eigen
aan de reguliere werking van de vereniging.
Deze projectsubsidie is met andere woorden een verliessubsidie. Dit wil zeggen dat er
subsidie zal toegekend worden voor die bewezen kosten die niet gedekt worden door andere
inkomsten!
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
2
LUIK 1. ALGEMENE GEGEVENS VAN DE AANVRAGER
1. Gegevens van de aanvrager
De aanvrager kan zowel een kunstenaar, een erkende vereniging als een samenwerkingsverband
tussen erkende verenigingen zijn. Indien een samenwerkingsverband, vul ook 2. in.
Vereniging/kunstenaar
Adres
Telefoon
E-mail
Website (optioneel)
Gegevens contactpersoon
Vul hier de gegevens in van de persoon die optreedt als contactpersoon voor
dit project.
Voor- en achternaam:
Straat en nummer:
Postcode en gemeente:
Telefoon- of gsmnummer:
E-mailadres:
Rijksregisternummer:
2. Gegevens van de medeorganisatoren (indien van toepassing)
Vereniging/kunstenaar
Adres
Telefoon
E-mail
Website (optioneel)
Gegevens contactpersoon
Vul hier de gegevens in van de persoon die optreedt als contactpersoon voor
deze vereniging.
Voor- en achternaam:
Straat en nummer:
Postcode en gemeente:
Telefoon- of gsmnummer:
E-mailadres:
Rijksregisternummer:
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
3
3. Uitbetaling van de subsidie
Op welk rekeningnummer moet de subsidie uitbetaald worden?
Rekeningnummer
IBAN:
BIC:
Rekeninghouder:
Rijksregisternummer (indien natuurlijk persoon):
Ondernemingsnummer of BTW-nummer (indien rechtspersoon):
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
4
LUIK 2. GEGEVENS VAN HET AANVRAAGDOSSIER
1. Gegevens van het project
Titel van het evenement
Datum begin en einde
Plaats
1.1 Korte beschrijving van het project
Beschrijf kort de grote lijnen van het project.
1.2 Op welke manier sluit het project aan op het thema Grenzeloos?
Welke aspecten van Grenzeloos zullen aanwezig zijn in het project? Hoe verbind je het project met het
thema Grenzeloos? Beschrijf kort de grenzen die je aanraakt met het project en hoe je deze in je project
verwerkt.
1.3 Zal het project de normale werking van de vereniging overstijgen?
Op welke manier verschilt het project van de reguliere activiteiten?
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
5
2. Doelstellingen, beoogde effecten en resultaten van het project
2.1 Beschrijf de doelstellingen en de verwachte resultaten van je project.
Wat is het uiteindelijk beoogde resultaat? Wanneer is het project geslaagd? Welke resultaten verwacht
je? Stel voor jezelf meetbare, realistische doelstellingen.
2.2 Welke methodieken hanteert u om die beoogde resultaten te realiseren?
2.3 Onderneemt u stappen om de effecten van de gerealiseerde resultaten op langere
termijn te laten nawerken? Zo ja, welke?
3. Concrete uitwerking van het project
3.1 Hoe zal het project opgebouwd zijn?
Beschrijf de concrete uitwerking van het project. Schets een stappenplan met een gedetailleerde timing.
3.2 Wie zal bij het project betrokken worden?
Hoe gaan jullie ervoor zorgen dat het project breed toegankelijk is? Hoe gaan jullie het grote publiek
proberen te bereiken?
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
6
4. Doelgroepen
4.1 Welke doelgroepen wil u met het project bereiken?
4.2 Welke kanalen zal u inzetten om die doelgroepen te bereiken?
4.3 Is het project volledig specifiek gericht op jongeren onder de 21 jaar?
Geef weer op welke wijze uw project zich toespitst op deze specifieke doelgroep en welke stappen u
onderneemt om hen te bereiken. Voor culturele projecten welke volledig specifiek gericht zijn op
jongeren tot 21 jaar, wordt de subsidie toegekend tot maximaal 60% van de bewezen kosten, met een
maximum van 5.000,00 EUR per project.
5. Communicatie
Door deze aanvraag ondertekend in te dienen gaat de vereniging, (tijdelijke)
samenwerking van verenigingen of kunstenaar de verbintenis aan om het logo van
het themajaar Grenzeloos op te nemen in alle communicatie en publicaties van het
project. Het project zal eveneens in de UIT-databank geplaatst worden door de
organisator(en).
Dit logo kan via mail aangevraagd worden bij de dienst cultuur ([email protected]).
6. Begroting
De subsidie wordt toegekend voor maximaal 50% van de bewezen kosten van het project, met
uitzondering van uitgaven voor drank, voeding en kosten eigen aan de reguliere werking van
de vereniging. Belangrijk: het gaat hier over kosten NA aftrek van de inkomsten van het
project. De projectsubsidie is een verliessubsidie.
Voor culturele projecten welke volledig specifiek gericht zijn op jongeren tot 21 jaar, wordt de
subsidie toegekend tot maximaal 60% van de bewezen kosten. De subsidie bedraagt maximaal
€ 5000.
Gebruik bijlage 1 om onderstaande informatie gestructureerd mee te geven.
6.1. Voeg een begroting toe met aanduiding van de kostensoorten, waarbij alle
verwachte inkomsten en uitgaven van het project opgenomen worden. Hierbij wordt
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
7
een opdeling gemaakt tussen kosten die wel of niet in aanmerking komen voor
subsidie.
6.2. Hoeveel zal de eigen financiële inbreng bedragen?
6.3. In geval van cofinanciering: geef een overzicht van alle (nog aan te vragen)
subsidies of sponsoring voor het project.
Vermeld hierbij telkens de naam van het subsidiekanaal of sponsor en het gevraagde subsidiebedrag.
7. Verantwoording
Om het toegekende subsidiebedrag effectief te kunnen ontvangen is het belangrijk dat
de beoordelingscommissie het project inhoudelijk en financieel kan evalueren. Hierbij
wordt er gekeken of het project effectief gerealiseerd werd zoals beschreven in de
aanvraag van de projectsubsidie en geraamde kosten ook gemaakt werden. Hiervoor
dienen
uiterlijk
2
maanden
na
afloop
van
het
project
volgende
verantwoordingsstukken binnengebracht te worden, nl.:
- een evaluatieverslag van het project (bijlage 2) waarin duidelijk wordt
teruggekoppeld naar de gegevens van het aanvraagformulier;
- een financieel verslag (bijlage 3) met (een fotokopie van) de facturen en
betalingsbewijzen die mee in rekening kunnen worden genomen voor de uitbetaling
van de projectsubsidie;
- één exemplaar van alle publicaties van het project met logo van het themajaar
(bijlage 4);
- Een beperkte fotoselectie van de activiteit (max. 5 foto’s) die gebruikt kan worden
voor promotionele doeleinden van de stad (digitaal te bezorgen aan
[email protected]).
Bijlage 1: Begroting project met aanduiding van de kostensoorten. En duidelijk overzicht eigen
financiële inbreng, subsidies en sponsoring.
Bijlage 2 (uiterlijk 2 maanden na afloop van het project): Evaluatieverslag
Bijlage 3 (uiterlijk 2 maanden na afloop van het project): Financieel verslag met facturen en
betalingsbewijzen
Bijlage 4 (uiterlijk 2 maanden na afloop van het project): Publicaties met gemeentelijke logo
Bijlage 5 (uiterlijk 2 maanden na afloop van het project): fotoselectie van de activiteit
Ik, (naam aanvrager)……………………………………………………………, bevestig dat
deze aanvraag waarheidsgetrouw is ingevuld en verklaar mij akkoord met het
subsidiereglement dat van toepassing is op deze aanvraag.
Datum en handtekening van de aanvrager:
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
8
BIJLAGE 1 - Begroting
Deze bijlage is een essentieel onderdeel van het aanvraagdossier. Probeer deze raming zo goed
mogelijk in te vullen.
1. UITGAVEN
Begrote uitgaven
Vul in wat van toepassing
Uitgaven die in
aanmerking komen
voor subsidie
Uitgaven die niet in
aanmerking komen
voor subsidie
Subtotaal
€ (1)
€
Totaal
€
1.1 Publiciteits- en promotiekosten :
- uitnodigingen
- affiches/flyers
- programmabrochures
- catalogus/publicatie
- andere: …
1.2 Inhoudelijke onkosten
- onderzoek
- digitalisering
- aankoop
-…
1.3 Administratieve kosten
- verzendingskosten
- vrijwilligersvergoedingen
- externe prestaties
-…
1.4 Andere
De maximaal toegekende projectsubsidie bedraagt €…………………………
Om dit bedrag te bepalen neem je het subtotaal (1) en deel je dit bedrag door twee. De maximum
toegekende subsidie kan niet meer dan 5000 euro bedragen.
Deze projectsubsidie dien je te beschouwen als een garantie voor het geval je project verlies
zou lijden. Het stadsbestuur garandeert met deze subsidie dat je een verlies tot maximaal
het bovenvermelde bedrag kan compenseren met de subsidie.
Stel dat je een projectsubsidie aanvraagt, maar bij de eindafrekening blijkt dat de effectieve
inkomsten volstaan om alle gemaakte kosten te dekken, dan komt de projectsubsidie te
vervallen.
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
9
BIJLAGE 2 – Evaluatieverslag van het project (VERANTWOORDING)
1. Algemene gegevens
Vereniging/kunstenaar
Adres
Telefoon
E-mail
Website (optioneel)
Gegevens contactpersoon
Vul hier de gegevens in van de persoon die optreedt als contactpersoon voor
dit project.
Voor- en achternaam:
Straat en nummer:
Postcode en gemeente:
Telefoon- of gsmnummer:
E-mailadres:
Rijksregisternummer:
2. Gegevens van het project
Naam project
Datum(s) van de activiteit
Aantal bezoekers /
deelnemers aan het
project?
3. Evaluatie van het project
Geef een beoordeling van het project waarbij u verwijst naar de antwoorden op de vragen van het
aanvraagformulier. In deze beoordeling willen we lezen in welke mate het project voldeed aan de
verwachtingen die u vooropstelde en of de realisatie van het project verliep zoals initieel aangegeven.
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
10
BIJLAGE 3 – Financieel verslag van het project (VERANTWOORDING)
Geef hier een overzicht van alle reële uitgaven en inkomsten van het project. Alle gemaakte kosten
moeten gestaafd worden met (een fotokopie van) de facturen of betalingsbewijzen. Nummer al de
toegevoegde bewijsstukken en geef in de afrekening duidelijk aan welk nummer bij welke post hoort!
1. UITGAVEN
Effectieve uitgaven
Vul in wat van toepassing
Uitgaven die in
aanmerking komen
voor subsidie
Uitgaven die niet in
aanmerking komen
voor subsidie
€
€
Nr.
bewijsstuk
1.1 Publiciteits- en promotiekosten :
- uitnodigingen
- affiches/flyers
- programmabrochures
- catalogus/publicatie
- andere: …
1.2 Inhoudelijke onkosten
- onderzoek
- digitalisering
- aankoop
-…
1.3 Administratieve kosten
- verzendingskosten
- vrijwilligersvergoedingen
- externe prestaties
-…
1.4 Andere
Totaal
€
2. INKOMSTEN
2.1. Eigen inkomsten van de activiteit(en):
- Inkomgelden
- sponsoring
- Merchandising
- Andere (wedstrijd, tombola, …)
2.2 Subsidies: Vul telkens het toegekende bedrag in! De subsidie
vanuit de gemeente wordt door de cultuurdienst bepaald.
- Vlaamse Gemeenschap
- Provincie
- Gemeente
- andere:
Totaal
Effectieve inkomsten
/////////////////////////////////////////
€
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten
11
Als uit bovenstaande balans blijkt dat de effectieve inkomsten niet volstaan om de effectieve
kosten te dekken treedt de projectsubsidie in werking. De cultuurdienst keert dan een
projectsubsidie uit om dit verlies te compenseren, rekening houdend met:
- Het feit dat de subsidieerbare kosten aangetoond werden;
- Het feit dat de uiteindelijk uitgekeerde subsidie niet hoger kan liggen dan de
aangevraagde subsidie.
Indienen bij Stadsbestuur Hoogstraten - cultuurdienst - Vrijheid 149 - 2320 Hoogstraten