Reglement Uitleendienst

REGLEMENT UITLEENDIENST
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijving:
APB Vormingscentrum
Het Autonoom Provinciebedrijf Vormingscentrum
Uitleendienst:
De Uitleendienst is onderdeel van het APB Vormingscentrum.
Klant:
De ‘klant’ is de natuurlijke, meerderjarige persoon die bevoegd is om in naam van een
vereniging of instelling, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, en in overeenstemming met
de bepalingen van het reglement van de Uitleendienst, alle handelingen te stellen
aangaande het ontlenen van goederen bij de Uitleendienst.
Vergoeding:
De vergoeding met betrekking tot een ontlening of een boete zoals vastgelegd in de
‘tarievenlijst’.
Reservatiebevestiging:
Het formulier dat de klant digitaal wordt bezorgd na zijn online reservering, met vermelding
van de gereserveerde goederen en de ontleentermijn.
Afhaalformulier:
Het formulier dat de klant ontvangt en ondertekent bij afhaling van de gereserveerde
goederen.
Terugbrengformulier:
Het formulier dat de klant ontvangt en ondertekent bij terugbrenging van de gereserveerde
goederen.
Directeur:
De directeur van het APB Vormingscentrum.
Coördinator:
De coördinator van de Uitleendienst of de door hem gemachtigde.
Nieuwwaarde:
De nieuwwaarde is het benodigde bedrag om ter vervanging van het verloren goed een
gelijkaardig goed, met minimaal dezelfde kenmerken en eigenschappen, te kunnen
aanschaffen.
Artikel 2. Locatie.
De Uitleendienst is gehuisvest in het APB Vormingscentrum.
Uitleendienst
Smekenstraat 61
2390 Malle
tel: 03 312 80 00
fax: 03 312 80 80
e-mail: [email protected]
Artikel 3. Begunstigden
De Uitleendienst stelt audiovisuele en andere goederen beschikbaar voor ontlening aan
onderwijs- en overheidsinstellingen en aan verenigingen die zijn gevestigd in de provincie
Antwerpen. De voor deze instellingen en verenigingen bevoegde personen, (hierna
genoemd de ‘klant’), kunnen zich online registreren voor ontlening bij de Uitleendienst.
1
Ontlenen van goederen kan enkel voor socio-culturele of vormende activiteiten zonder
persoonlijk winstoogmerk. Commerciële ondernemingen en particulieren kunnen geen
materiaal ontlenen.
Onderhavig reglement is van toepassing op alle overeenkomsten die worden gesloten
binnen het kader van de dienstverlening van de Uitleendienst. Door een reservatie te
plaatsen erkent de klant kennis te hebben genomen van dit reglement en verklaart hij het
zonder enig voorbehoud te aanvaarden.
Hoofdstuk 2: Ontlenen
Artikel 4. Registreren
De klant dient zich te registreren via de website van de Uitleendienst
(www.provincieantwerpen.be) vooraleer hij kan reserveren. Na validatie van de gegevens
ontvangt de klant een klantennummer waarna hij online zijn reservatie kan plaatsen.
Artikel 5. Reserveren
Reserveren kan vanaf 6 maanden tot uiterlijk 10 dagen vóór de gewenste
ontvangst en validatie van de reservatie door de medewerkers van de
ontvangt de klant een reservatiebevestiging met vermelding van de
goederen en de ontleentermijn. Het valideren van de reservatie gebeurt
voorbehoud van reparaties en/of laattijdig inleveren van de goederen
gebruikers.
afhaaldag. Na
Uitleendienst,
gereserveerde
steeds onder
door andere
Artikel 6. Ontlenen
Een ontlening wordt beperkt tot maximaal één maand. Indien schriftelijk gemotiveerd en
afhankelijk van de beschikbaarheid van de goederen kan de directeur deze termijn
verlengen.
Voor sommige goederen geldt een maximaal aantal te ontlenen stuks. Dit aantal wordt
vermeld bij de betreffende goederen in de online catalogus.
Artikel 7. Annuleren
De klant kan een reservatie annuleren via een schriftelijk annulatieverzoek gericht aan de
Uitleendienst, mits naleving van de volgende voorwaarden:
Volledige annulatie
-
Bij annulatie op de afhaaldag blijft de volledige ontleenvergoeding verschuldigd. Deze
integrale vergoeding blijft eveneens verschuldigd indien de klant zich niet aanbiedt op
de afhaaldag en er geen voorafgaand annulatieverzoek werd ingediend.
-
Bij annulatie binnen de 10 dagen vóór de afgesproken afhaaldag blijft 50 % van de
ontleenvergoeding verschuldigd.
-
Bij annulatie langer dan 10 dagen vóór de afgesproken afhaaldag betaal je geen
annulatiekosten.
Gedeeltelijke annulatie
-
Bij gedeeltelijke annulatie, 1 dag vóór of op de afhaaldag zelf, blijft 50 % van de
ontleenvergoeding betreffende de geannuleerde goederen verschuldigd. Het loutere feit
dat de klant op de afhaaldag een gedeelte van de gereserveerde goederen niet wenst
mee te nemen, wordt aanzien als een gedeeltelijke annulatie op de afhaaldag.
-
Bij gedeeltelijke annulatie langer dan 1 dag vóór de afgesproken afhaaldag betaal je
geen annulatiekosten.
2
-
Bij gedeeltelijke annulatie, waarbij de ontleenvergoeding voor de geannuleerde
goederen 50 % of meer bedraagt van de ontleenvergoeding voor de gehele reservatie,
wordt de gedeeltelijke annulatie beschouwd als een volledige annulatie. In dit geval
gelden de bepalingen zoals vermeld onder ‘volledige annulatie’.
Artikel 8. Afhalen en inleveren
De klant biedt zich met het reservatieformulier aan bij de Uitleendienst op de afgesproken
afhaaldag en binnen de voorziene openingsuren. Indien de klant zich niet tijdig aanbiedt
vervalt de reservatie en blijft de volledige ontleenvergoeding verschuldigd tenzij, vooraf en
met goedkeuring van een medewerker van de Uitleendienst, anders is overeengekomen.
Na ondertekening van de afhaalformulier, waardoor de klant erkent dat de goederen proper
en vrij zijn van zichtbare schade of onregelmatigheid, worden de goederen overgemaakt
aan de klant.
De goederen worden voor eigen rekening opgehaald en teruggebracht. Zowel bij afhaling
als bij inlevering van de goederen voorziet de klant voldoende mankracht om de goederen
te kunnen laden en lossen. Indien de klant zich aanbiedt met een vervoermiddel dat niet
geschikt is voor transport van de goederen kan de coördinator het transport weigeren. In
het geval de klant geen sluitende oplossing voorziet voor het transport blijft alleszins de
ontleenvergoeding voor de gereserveerde goederen verschuldigd. In de online catalogus
wordt bij de respectieve goederen het gewicht en/of de afmetingen aangegeven.
De klant dient de ontleende goederen terug in te leveren bij de Uitleendienst op het
afgesproken tijdstip, zoals vermeld op het afhaalformulier, in de staat zoals deze hem
werden bezorgd bij de afhaling: proper en vrij van zichtbare schade of enige
onregelmatigheid.
Bij inlevering van de ontleende goederen ontvangt de klant een terugbrengformulier met
opgave van de teruggebrachte goederen. Het terugbrengformulier wordt door beide partijen
ondertekend.
Hoofdstuk 3: Aansprakelijkheid – Uitsluiting
Artikel 9. APB Vormingscentrum
De Uitleendienst, noch het APB Vormingscentrum, kunnen aansprakelijk worden gesteld
voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het
gebruik of uit eventuele gebreken van de ontleende goederen.
Er is geen verhaal mogelijk ten opzichte van de Uitleendienst, noch ten opzichte van het
APB Vormingscentrum indien het vermogen of de werking van ontleende goederen
ontoereikend geacht wordt.
Indien ingevolge van overmacht de gereserveerde goederen geheel of gedeeltelijk niet ter
beschikking kunnen worden gesteld, heeft de klant geen recht op enige schadevergoeding.
Artikel 10. Klant
Onverminderd zijn verhaal op derden, is de klant hoofdelijk en ondeelbaar aansprakelijk
voor elke inbreuk op één of meerdere bepalingen van onderhavig reglement.
Onder meer zal de klant aansprakelijk worden gesteld bij diefstal en voor ieder verlies,
beschadiging, verschil, minderwaarde, enz. in de ruimste zin, zonder fout of opzet van
derden, toeval of overmacht te kunnen inroepen tegenover het APB Vormingscentrum.
De klant is over de gehele duur van de ontlening, aansprakelijk voor de schade of hinder die
het gehuurde goed, of het gebruik ervan, zelfs indien niet foutief, aan derden zou
veroorzaken.
De klant verklaart de gebruiks-en veiligheidsvoorschriften van de goederen te kennen en na
te leven. Hij zal de goederen gebruiken als een goede huisvader en enkel voor het doel
3
waarvoor ze werden ontleend. Hij erkent de goederen te ontlenen voor gebruik door de
vereniging/instelling waarvoor hij als bevoegde optreedt en hij zal de goederen in geen
geval overdragen, uitlenen, verhuren of ter beschikking stellen van derden.
De ontlener verbindt er zich toe de ontleende goederen aan te wenden in overeenstemming
met alle wettelijke voorschriften ter zake.
Artikel 11. Opschorting en Uitsluiting
Bij foutief of onrechtmatig gebruik van de ontleende goederen, bij het herhaaldelijk
beschadigen of het niet terugbrengen ervan, of bij het onbetaald blijven van vervallen
facturen, worden bestaande ontleningen opgeschort en worden geen nieuwe aanvragen
meer aanvaard.
In voornoemde gevallen, evenals bij elke inbreuk op één of meerdere bepalingen uit het
onderhavige reglement en los van eventuele boetes of gerechtelijke vervolging, kan de
directeur, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke
tussenkomst, beslissen om de klant voor bepaalde tijd of definitief uit te sluiten van het
gebruik van de dienstverlening van de Uitleendienst.
Hoofdstuk 4: Vergoedingen
Artikel 12. Ontleenvergoeding
Voor de meeste goederen is een vergoeding verschuldigd. Deze vergoedingen staan
vermeld in de tarievenlijst die wordt vastgesteld door het directiecomité van het APB
Vormingscentrum. De datum van afhaling van de goederen is bepalend voor de
toepasselijke vergoeding.
Artikel 13. Boete.
Bij laattijdig inleveren van de ontleende goederen worden boetes aangerekend die staan
vermeld in de tarievenlijst.
-
De coördinator kan uitzonderlijk, na afspraak met de klant, schriftelijk toestaan dat de
ontleende goederen, geheel of gedeeltelijk, op een later tijdstip worden ingeleverd. In
dit geval wordt er geen boete aangerekend. De verlenging van de ontleenperiode kan
tot gevolg hebben dat de ontleenvergoeding verhoogt.
-
Voor de periode dat er boete wordt aangerekend, wordt er geen ontleenvergoeding
aangerekend.
Goederen die 1 maand na de terugbrengdatum nog niet zijn ingeleverd worden beschouwd
als definitief verloren.
Goederen waarvoor geen ontleenvergoeding werd aangerekend, met name het klein
randmateriaal, en die 15 dagen na de terugbrengdatum nog niet zijn teruggebracht, worden
beschouwd als definitief verloren.
Definitief verloren goederen worden aan de klant aangerekend in overeenstemming met
artikel 14 van onderhavig reglement.
Indien de goederen na de respectieve termijnen zoals hiervoor bepaald, alsnog worden
aangeboden, is de Uitleendienst in elke omstandigheid van de verplichting ontslagen om de
goederen terug te nemen. De factuur aangaande de ‘definitief verloren beschouwde
goederen’ blijft steeds geheel verschuldigd door de klant.
Artikel 14. Beschadiging, verlies, diefstal, ...
Bij beschadiging, verlies of diefstal van de goederen tijdens de periode van ontlening brengt
de klant onverwijld de Uitleendienst op de hoogte. Bovendien dient de klant, ingeval van
4
verlies of beschadiging ten gevolge van diefstal, binnen de 24u na het ogenblik van de
vaststelling aangifte te doen bij de politie. De klant bezorgt onverwijld een (digitale) kopie
van het proces-verbaal aan de Uitleendienst.
Omwille van omstandigheden is het voor de medewerkers van de Uitleendienst niet steeds
mogelijk om de goederen die worden ingeleverd onmiddellijk te controleren. Om die reden
aanvaardt de klant dat de medewerkers van de Uitleendienst, in voorkomend geval, over
een redelijke termijn van maximaal 5 werkdagen beschikken, ingaande de eerste werkdag
na de dag van terugname van de goederen, om de goederen grondig na te kijken op
eventuele gebreken, schade en/of tekorten. Indien onregelmatigheden worden vastgesteld,
die hun oorzaak hebben tijdens de periode dat de goederen in ontlening waren, wordt de
klant hiervan binnen dezelfde periode van maximaal 5 werkdagen schriftelijk op de hoogte
gebracht. Bij deze kennisgeving wordt de klant tevens uitgenodigd om binnen de 5
werkdagen op het adres van de Uitleendienst de vastgestelde onregelmatigheden
tegensprekelijk te komen vaststellen. Indien de klant na verloop van 5 werkdagen niet
reageert op dit verzoek is de Uitleendienst gemachtigd over te gaan tot herstelling of
vervanging op de wijze zoals hierna wordt bepaald.
De Uitleendienst zal de kosten die voortvloeien uit beschadigde of verloren goederen als
volgt verhalen op de klant:
-
Ingeval van beschadiging van goederen worden herstellingen uitgevoerd door de
technici van de Uitleendienst of in hun opdracht uitbesteed aan derden. De
Uitleendienst beoordeelt autonoom omtrent de opportuniteit van de herstelling en
beslist over de vervanging van het betrokken goed indien herstelling geen volkomen
herstel van de schade met zich brengt ofwel het goed in zijn waarde aantast. Ingeval
het goed onherstelbaar is gelden de bepalingen zoals voorzien bij verlies.
Ingeval de hersteldienst van de Uitleendienst het goed herstelt, worden de gemaakte
kosten inclusief de arbeidskosten aangerekend aan de klant. De kost per werkuur is het
tarief zoals vastgelegd in de tarievenlijst van het APB Vormingscentrum.
Ingeval de herstelling dient te worden uitbesteed
leveranciersfactuur doorgerekend aan de klant.
aan
derden,
wordt
de
Bij verlies van goederen, wat de oorzaak ook zij, zullen deze aan de klant worden
gefactureerd ten bedrage van de nieuwwaarde, eventueel verminderd op de wijze zoals
aangegeven in de tarievenlijst.
Hoofdstuk 5: Betalingen
Artikel 15. Betalingen
Alle vergoedingen zoals hiervoor vermeld onder ‘Vergoedingen’ kunnen zowel cash als via
bancontact in de uitleendienst worden betaald.
Indien de ontlener weigert vervallen facturen te betalen, is het APB Vormingscentrum
toegestaan om deze met alle mogelijke middelen te innen. Kosten die daarbij gemaakt
worden, komen ten laste van de ontlener.
Artikel 16. Misbruik en recuperatie van ontleende goederen.
De klant verleent een vertegenwoordiger van het APB Vormingscentrum gratis toegang tot
de activiteiten waarbij de ontleende goederen gebruikt worden, om de naleving van dit
reglement ter plaatse te kunnen verifiëren.
De ontleende goederen kunnen in geval van vastgesteld misbruik onmiddellijk worden
teruggevorderd. Indien de klant weigert de goederen terug te brengen, kan de Uitleendienst
de goederen zelf recupereren. Kosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de
klant.
5
Hoofdstuk 6: Slotbepalingen
Artikel 17. Bezwaren en betwisting
Eventuele bezwaren op de toepassing van dit reglement moeten bij aangetekend schrijven
gericht worden aan het directiecomité van het APB Vormingscentrum, uiterlijk vijf
werkdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Alle mogelijke betwistingen die uit
dit reglement, bij de uitvoering van dit reglement of uit de ontlening voortvloeien of ermee
verband houden, worden door het directiecomité beslecht.
Bij gerechtelijke betwistingen zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.
Artikel 19.
Onderhavig reglement werd goedgekeurd door het directiecomité van het APB
Vormingscentrum op datum van 19 november 2015. Onderhavig reglement treedt in voege
op 1 januari 2016 en vervangt het bestaande reglement.
6