Het kleurcodering concept, een logistieke oplossing volgens het

Het kleurcodering concept, een logistieke
oplossing volgens het lean principe
Het Erasmus MC te Rotterdam beschikt over een hoogtechnologische CSA afdeling. Alles staat hier in het
teken van efficiëntie. Processen die hierop worden afgestemd, neemt men dan ook graag in overweging.
Volgens Arno van der Linden, Staffassistent facilitaire zaken CSA, vormt de kleurcodering van Mölnlycke
Health Care hiervan een mooi voorbeeld. Bij de introductie van deze logistieke oplossing vorig jaar kon het
idee meteen op bijval rekenen. Mölnlycke Health Care voerde een gesprek met Arno van der Linden over
de implementatie van het concept, dat aansluiting vindt op zijn gedachtegoed rond het werken volgens het
lean principe.
Dat efficiëntie op de CSA afdeling voorop staat, was
duidelijk bij de eerste aanblik. De uitstraling van
een nieuw gebouw mag dit gevoel dan wel kracht
bijzetten, de manier waarop de afdeling is ingericht
bevestigt enkel dit vermoeden. Alles verloopt hier
vlot en ontspannen, doch binnen een professionele
sfeer. We vangen het gesprek dan ook aan met een
gedreven Arno van der Linden.
Logistieke werking
“Het disposable magazijn bevindt zich op een andere
locatie. Een keer per week plaatsen wij een bestelling om de logistieke voorbereiding voor alle ingrepen op de dagbehandeling te kunnen uitvoeren”, licht
Arno toe. “De dagbehandeling op zijn beurt, bezorgt
ons dagelijks een bestelling die wij de dag nadien
om 14u leveren. Zo staat alles netjes klaar voor
de ingrepen voor de dag die daarop volgt. Concreet
betekent dit dat de bestelling die op maandag wordt
ontvangen via de dagbehandeling betrekking heeft
op ingrepen die op woensdag worden uitgevoerd.”
Met het oog op de toekomstige organisatie
De afdeling is verantwoordelijk voor de logistieke
voorbereiding van 15 verschillende trays, onderverdeeld in 8 specialismen. Deze worden samen met
de instrumentennetten op de karren naar de dagbehandeling gevoerd. Dit is althans de huidige werkwijze, want tegen 2017 zal er een grote verandering
plaatsvinden. Op dat moment zal de logistiek van
de Centrumlocatie die over de grootste OK beschikt,
ook van hieruit gefaciliteerd worden. Net zo voor het
Kanker Instituut en de Thoraxafdeling. “Het is in het
licht daarvan dat wij zoeken naar oplossingen die
de toekomstige organisatie vlot laten verlopen. Het
kleurcodering concept is hier één van”, aldus Arno.
Gestroomlijnd
Ongeveer een jaar geleden werd Arno geïnformeerd
over kleurcodering via de Account Manager en
Product Specialist. “Het is niet zo dat er op onze afdeling vaak vergissingen voorkomen, dit komt eerder
voor op de OK waar men soms het foute pakket opent
onder hoge tijdsdruk. Maar met het oog op de toekomstige evolutie, zag ik in dit concept meteen een opportuniteit voor onze afdeling”, zegt Arno. “Allereerst
werd ik aangetrokken door het visuele aspect. Ik vond
het mooi ogen en het geeft aan dat je als organisatie
nadenkt over een gestroomlijnde manier van werken.
Door het gebruik van verschillende kleuren vlot het
werk beter. De kleurcodering is aangebracht op de
tray zelf en we maken gebruik van de kleurplaatjes die
aangebracht zijn op de rekken.
Naadloze afstemming op de OK
Daarnaast werden ook de gekleurde kleefstroken
op de rekken aangebracht. We besparen hiermee
tijd. Maar daar blijft het niet bij”, vervolgt Arno. “Dit
concept heeft ons er ook over na doen denken om
de voorraden onder te verdelen per discipline en dit
in overeenstemming met de werking op de OK. Zo
hebben we voor elke discipline de bijhorende trays
ingedeeld. Daar waar een voettray tot de discipline
‘orthopedie/trauma’ behoort, gingen we er van uit
dat ook de handtray hieronder zou worden gebracht.
Deze behoort echter tot plastische chirurgie. Het is
handig dat we ons bij ontvangst van de bestelling
meteen wenden tot het juiste specialisme en de tray
makkelijk terug te vinden is. Als straks de logistiek
voor de andere locaties van hieruit wordt gefaciliteerd, zal dit zijn nut echt gaan bewijzen omdat deze
naadloos is afgestemd op de werking in de OK. Deze
introductie is een mooie voorbereiding hierop.”
“Het is een veelomvattend idee waarbij wordt nagedacht over efficiënte werkprocessen. En net daarom
vind ik dit een goede stap vooruit. Recent werd de
kleurcodering ook op de transportdozen aangebracht, een voorbeeld van een continue procesverbetering. Dit is net wat wij verwachten van onze
partner.”
Arno van der Linden Staffassistent facilitaire zaken CSA
De rol van de partner
Mölnlycke Health Care heeft een belangrijke rol
gespeeld bij deze denkoefening. Er werd een indeling
opgesteld en kleuren bepaald. Vervolgens werd dit
afgestemd met de OK en tevens met onze afdeling.
“Het stemde enkel tot tevredenheid…”, vertelt Arno
enthousiast.
Meer informatie op www.molnlycke.be - www.molnlycke.nl
Mölnlycke Health Care NV, Berchemstadionstraat 72, B2, 2600 Berchem. T +32 3 286 89 50 F +32 286 89 52
Mölnlycke Health Care BV, Postbus 3196, 4800 DD Breda. T +31 76 521 96 63 F +31 76 522 17 82
Mölnlycke Health Care en ProcedurePak® zijn wereldwijd gedeponeerde merken en logo’s van Mölnlycke
Health Care AB of van haar dochterondernemingen. © 2015. Mölnlycke Health Care AB.
Ook de invulling van de rekken werd geëvalueerd op
basis van de hoeveelheden van de verschillende trays.
Het concept zorgt niet meteen voor een besparing in
ruimte, wel voor een logische indeling van de rekken
zelf. Verder is Arno ook opgetogen over de begeleiding
van dit nieuwe concept. “Nicolette Lugtigheid-Stelma
had voorgesteld een klinische les te organiseren en
ook hiervan heb ik nog wat opgestoken. Doordat op de
trays variant nummers zijn aangebracht (volgend op
een PakCheck®) hebben we besloten de rekken ook
conform de FIFO werkmethode aan te vullen.”
Continue procesverbetering
Nadelen heeft het concept niet volgens Arno van der
Linden. “We hebben er enkel baat bij. Wat kan lijken
op een ‘leuk’ extraatje omvat zoveel meer… Het is
een heel mooi voorbeeld van werken volgens het lean
principe. Het is een veelomvattend idee waarbij wordt
nagedacht over efficiënte werkprocessen. En net
daarom vind ik dit een goede stap vooruit. Recent werd
de kleurcodering ook op de transportdozen aangebracht, een voorbeeld van een continue procesverbetering. Dit is net wat wij verwachten van onze
partner.”
Gedachtegoed
Arno van der Linden heeft net als zijn manager veel
oog voor efficiëntie. “Mijn verantwoordelijke overtuigen
was niet moeilijk. We hadden snel door dat dit concept
aansluit op ons gedachtegoed. We zijn klaar om de
uitgebreide logistieke bevoorrading te organiseren in
de nabije toekomst. Daarenboven zijn we in Nederland
de eerste met dit concept”, besluit Arno met gepaste
trots.