SITUERING FUNCTIE

O.C.M.W.-Beersel: Functiebeschrijvingen Personeel 2009
FUNCTIEBESCHRIJVING
SECRETARIS
A. SITUERING
Sector:
Het O.C.M.W.:
Opdracht van de dienst: Het OCMW als organisatie in de beste voorwaarden stellen, zodat zij haar
missie het best kan vervullen.
Drieledigheid van de functie:
- notarisfunctie t.o.v. het bestuur;
- beheerdersfunctie
- beleidsfunctie
Graad: Wettelijke graad
Schaal: Wettelijke graad
Organogram
Hoofddoel van de functie:
1. Maximale voorwaarden scheppen zodat het administratief systeem van het O.C.M.W. tot een
beste output komt inzake dienstverlening.
2. Advisering van het politiek systeem ten einde een outcome-resultaat te realiseren dat het best
aansluit met de behoeften van de bevolking.
Lid van het Managementteam
Algemeen kan de principale doelstelling van het Managementteam als volgt kan worden omschreven:
het garanderen van eenheid en kwaliteit van de werking van het O.C.M.W.
B. RESULTAATGEBIEDEN
1. De notarisfunctie van het ambt uitoefenen volgens de artikels van de geldende wetgeving zodat het
bestuur en de raadsleden zich optimaal kunnen kwijten van hun wettelijke opdrachten. Weging:
10
2. Dynamiseren van de beleidscyclus op individueel, diensten - en organisatieniveau zodat de
nagestreefde doelstellingen van het bestuur en resultaatgebieden van het personeel resulteren in
een optimale output aan dienstverlening op administratief niveau. Weging: 10
3. Een verzelfstandiging van het handelen van de diensthoofden nastreven onder gecontroleerde
voorwaarden ten einde het O.C.M.W. te leiden naar de grootste efficiëntie en effectiviteit.
Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28.05.2009
Functienummer 1
O.C.M.W.-Beersel: Functiebeschrijvingen Personeel 2009
Weging: 5
4. Ontwikkelen en onderhouden van een informatiesysteem dat diensthoofden uitnodigt tot
zelfevaluatie en de raadsleden toelaat controle uit te oefenen op verleende delegaties. Weging: 5
5. De communicatie tussen top en basis dermate optimaliseren dat de gestelde doelen van het
bestuur het best kunnen gerealiseerd worden. Weging: 5
6. Erover waken dat diensthoofden genoeg middelen hebben om hun opdracht met de gewenste
kwaliteit te realiseren. Weging: 5
7. Een personeelsbeleid ontwikkelen en voeren met aandacht voor mens en organisatie zodat het
personeel zich optimaal kan ontwikkelen en het bestuur beloond wordt met de grootste inzet van
het personeel. Weging: 7
8. Ervoor zorgen dat de wettelijke verplichtingen en mogelijkheden inzake financiële
aangelegenheden worden uitgevoerd op de meest efficiënte en effectieve wijze ten einde
ontvanger en budgethouders toe te laten te opereren in een modern financieel beleid dat open
staat voor controle door de raadsleden. Weging: 7
9.
De secretaris creëert zo mogelijk de beste voorwaarden om de behoeften en problemen die zich
aandienen uit de samenleving te onderzoeken ten einde de voorzitter en het bestuur te kunnen
adviseren aangaande de opstelling en acties van het O.C.M.W. die - op korte of langere termijn kunnen leiden tot een beste outcomeresultaat. Weging: 6
C. COMPETENTIES
A. Organisatie: voor alle functies binnen het OCMW Beersel/ Gemeente
- Efficiëntie: Actief op zoek gaan naar de best mogelijke manieren om de doelstellingen van de
organisatie te bereiken. Weging: 4
- Effectiviteit: Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of
overstijgen van doelstellingen. Weging: 4
- Klantgerichtheid: een hoge prioriteit geven aan tevredenheid van klanten of interne medewerkers,
en aan het verlenen van service of hulp en daarnaar handelen. Weging: 4
- Bijblijven: Beschikken over een nieuwsgierige houding, graag bijleren en zichzelf constant
ontwikkelen en hierdoor de leergierigheid en teamspirit op de werkvloer bevorderen. Weging: 4
B. Functiegebonden
- Loyauteit: Zich voegen naar het beleid, de normen, waarden, procedures en afspraken van de
organisatie en de eigen rol/functie. Weging: 4
- Analytisch denken: Nieuwe informatie en ideeën snel kunnen analyseren, verwerken en in zich op
kunnen nemen en deze effectief kunnen toepassen in de werksituatie. Weging: 4
- Visie: Een inspirerend toekomstbeeld voor de organisatie/afdeling/producten/diensten ontwikkelen
en uitdragen, afstand nemend van de dagelijkse praktijk. Weging: 4
- Organisatiegevoeligheid: Zich bewust tonen van de invloed en de gevolgen van beslissingen en
gedragingen van mensen in een organisatie. Weging: 4
Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28.05.2009
Functienummer 1
O.C.M.W.-Beersel: Functiebeschrijvingen Personeel 2009
- Coachen (feedback geven): stimuleren van het bereiken van functiedoelen door zijn medewerkers
op een stimulerende wijze leiding te geven, met het oog op de ontwikkeling van de medewerkers en
de afdeling. Weging: 4
- Communicatieve vaardigheden: Ideeën, meningen, standpunten en besluiten in begrijpelijke en
correcte taal aan anderen duidelijk maken, afgestemd op de ontvanger en dit zowel mondeling als
schriftelijk. Weging: 4
Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28.05.2009
Functienummer 1