competentieprofiel directiesecretaresse

COMPETENTIEPROFIEL DIRECTIESECRETARESSE
1. DOEL FUNCTIE
Verleent management, secretariële en administratieve ondersteuning aan de directie.
2. RESULTAATGEBIEDEN
2.1. Correspondentie en logistiek stukken
Draagt zorg voor de afhandeling van correspondentie. Handelt vertrouwelijke
correspondentie - binnen haar bevoegdheden - af. Stelt memo’s en notities op. Signaleert de
urgentie van correspondentie en voegt stukken toe voor de afhandeling. Bewaakt de
voortgang en locatie van de afhandeling van inkomende en uitgaande directiestukken.
2.2. Vergaderondersteuning
Verzorgt vergaderstukken voor de directie, signaleert belangrijke aandachtspunten voor
diverse overlegvormen en draagt zorg voor de verspreiding van vergaderstukken. Notuleert
diverse vergaderingen en stelt besluitenlijsten op. Draagt daarnaast zorg voor de
uitnodigingen, locaties en overige randvoorwaardelijke zaken voor vergaderingen. Bewaakt
de voortgang van actiepunten, gemaakte afspraken en de door de directie uitgezette
opdrachten.
2.3. Afspraken
Beheert de agenda van de directieleden. Stelt prioriteiten in de agenda, indien nodig in
overleg met de directie; voert hiertoe regelmatig overleg met de directieleden. Attendeert de
directieleden over gemaakte en gewenste afspraken. Stelt overlegschema’s en
werkprogramma’s op voor de directie en bewaakt deze. Verzorgt de sluisfunctie bij telefoon
en inloop. Behandelt telefoongesprekken en verstrekt informatie. Ontvangt bezoekers.
3. ESSENTIËLE SITUATIES
3.1. VERSCHILLENDE WERKZAAMHEDEN EN VOORTDUREND BESCHIKBAAR ZIJN
De directiesecretaresse verricht taken die voor wat betreft doorlooptijd en prioriteit een grote
diversiteit kennen. Daarbij kan de functionaris voortdurend door de directieleden worden
opgeroepen voor ad-hoc opdrachten. Teneinde de taken tijdig en naar behoren uit te kunnen
voeren, dient de directiesecretaresse haar werk goed te plannen en organiseren, snel te
kunnen schakelen tussen onderwerpen en desondanks zorgvuldig blijven werken. Ook bij het
beheren van de agenda van de directie is een goed overzicht van activiteiten en het efficiënt
kunnen plannen van belang.
Gedragsvaardigheden: Time management, inzet.
3.2. AANSPREEKPUNT VOOR DE DIRECTIE
De directiesecretaresse verzorgt de sluisfunctie bij de telefoon en inloop. Daarbij toont de
functionaris goed door te kunnen vragen naar de reden en belang van het telefoontje en op
basis daarvan zelfstandig te kunnen oordelen over de noodzaak en urgentie van de afspraak.
Omdat de directiesecretaresse voor veel mensen in de organisatie gemakkelijker te
benaderen is dan de directie, wordt deze geconfronteerd met vragen en belevingen van
medewerkers. De directiesecretaresse is daarmee oog en oor van de directie. Zij beoordeelt
welke informatie van belang kan zijn voor de directie en speelt relevante informatie door. De
directiesecretaresse is afhankelijk van de medewerking van anderen bij het schuiven in
agenda’s voor onverwachte of urgente vergaderingen. Ook voor het afhandelen van de
correspondentie en het verzamelen van vergaderstukken is de directiesecretaresse
afhankelijk van anderen. Zij zal hiertoe goede contacten met iedereen moeten kunnen
onderhouden.
1
Gedragsvaardigheid: Samenwerken.
3.3. DISCREET OMGAAN MET VERTROUWELIJKE INFORMATIE
De directieleden beschikken over informatie die niet voor iedereen toegankelijk is. De
directiesecretaresse heeft toegang tot een aanzienlijk deel van deze informatie. Tevens krijgt
zij, wanneer zij specifieke opdrachten uitvoert voor de directieleden, vertrouwelijke gegevens
overhandigt. Zij dient uitermate discreet met al deze informatie om te kunnen gaan, ook
wanneer er vanuit de organisatie druk op haar wordt uitgeoefend.
Gedragsvaardigheid: Integriteit.
3.4. SIGNAALFUNCTIE
De directiesecretaresse moet in staat zijn overzicht te houden over de diverse besluitenlijsten
en de omvangrijke stroom correspondentie en daarbij de voortgang te bewaken. Zij initieert
acties om de snelheid in de afhandeling van stukken te waarborgen. De directiesecretaresse
signaleert vertragingen en neemt contact op met mensen om de voortgang van stukken te
stimuleren. In de regel onderneemt zij daarbij zelf actie, maar zij beoordeelt tevens wanneer
zij vertragingen aan de directieleden dient te communiceren.
Gedragsvaardigheid: Voortgangsbewaking.
3.5. SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID
Van de directiesecretaresse wordt verwacht dat zij zelfstandig correspondentie afhandelt en
memo’s schrijft. Het betreft hier correspondentie op verschillende niveaus van complexiteit en
vertrouwelijkheid. Hierbij zal zij goede kennis van de Nederlandse taal moeten hebben en
een vaardige pen om kwalitatief goede stukken te schrijven.
Gedragsvaardigheid: Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
4. SAMENVATTING GEDRAGSVAARDIGHEDEN
4.1. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Stelt feiten, ideeën en oordelen in begrijpelijke en
correcte taal op schrift.
4.2. Samenwerken: Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat ook wanneer de samenwerking een
onderwerp betreft dat niet direct tot de eigen taak behoort.
4.3. Time management: Overziet de eigen werkzaamheden, deelt deze planmatig in, geeft de te
besteden tijd aan en houdt zich hieraan.
4.4. Voortgangsbewaking: Stelt procedures op en voert deze uit om de voortgang van processen,
taken of activiteiten van medewerkers, alsook om de voortgang van eigen activiteiten en
verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen.
4.5. Integriteit: Handhaaft op consistente wijze algemeen aanvaarde sociale en ethische normen
in woord en gedrag. Toont zich hierop aanspreekbaar en spreekt anderen erop aan.
4.6. Inzet: Stelt hoge eisen aan eigen werk.
2