Elektronische arbeidsovereenkomst

Hildegard SCHMIDT
mai 2008
Arbeidsovereenkomst en administratieve vereenvoudiging:
schijn bedriegt
Arbeidsovereenkomsten mogen voortaan elektronisch worden ondertekend. Dit lijkt een administratieve
vereenvoudiging, maar daar komen wel wat administratieve beslommeringen voor in de plaats. Bovendien
laat de wet aan duidelijkheid te wensen over.
Sedert vorig jaar is het mogelijk geworden om een arbeidsovereenkomst elektronisch te ondertekenen1. Het gaat
evenwel enkel om arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur. De arbeidswet eist immers dat
arbeidsovereenkomsten die niet van onbepaalde duur en voor voltijdse arbeid zijn, altijd schriftelijk en voor
iedere werknemer afzonderlijk moeten worden vastgesteld, uiterlijk op het moment waarop de werknemer begint
te werken. En de wet van 3 juni 2007 doet hieraan geen afbreuk. Ze vormt bovendien een aanvulling op reeds
geldende bepalingen over de bewijswaarde van onderhandse akten uit het Burgerlijk Wetboek. Volgens artikel
1322, tweede lid B.W. wordt “het geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden
toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van akte aantoont”, gelijk geschakeld met de
handtekening die nodig is voor de bewijswaarde van de onderhandse akte2.
De elektronische arbeidsovereenkomst moet echter wel op bijzondere manier elektronisch worden gearchiveerd.
Het was de bedoeling van de wetgever om komaf te maken met de juridische onduidelijkheid3 die er heerste
omtrent het al of niet mogelijk elektronisch aangaan van arbeidsovereenkomsten4. De wet maakt daaraan
misschien wel een einde5, maar doet wel nog wat andere vragen rijzen, zoals blijkt uit een recente parlementaire
vraag6.
1
Wet 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, B.S. 23 juni 2007.
Art. 1322, 2e lid B.W. Het tweede lid werd ingevoerd door de wet van 20 oktober 2000 tot invoering van het
gebruik van telecommunicatiemiddelen en van de elektronische handtekening in de gerechtelijke en de
buitengerechtelijke procedure, B.S. 22 december 2000.
3
Volgens een deel van de rechtsleer moet er een specifiek kader zijn voor arbeidsovereenkomsten. Zie
overweging 18 van de richtlijn 2000/31/EG van het Europees Parlement en de Raad van 8 juni 2000 betreffende
bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij, vooral de elektronische handel, in
de interne markt. Volgens die overweging is de contractuele relatie tussen werkgever en werknemer geen dienst
van de informatiemaatschappij. Vandaar dat er gesteld wordt dat arbeidsovereenkomsten niet onder de
toepassing van die richtlijn vallen.
4
Parl. St. Kamer, Memorie van toelichting, 2006-2007, nr. 3067/001, p. 8. Niet alleen wenst men het gebruik
van e-HR (electronic human ressources) te stimuleren, maar op die manier kan ook de elektronische
identiteitskaart worden ingezet.
5
De Raad van State lijkt niet van de noodzaak van deze wet overtuigd voor de elektronische handtekening. Zie
Advies R.v.S. nr. 42.357/1, Kamer, p. 124.
6
Vr. en Antw. Kamer, 2007-2008, 28 januari 2008, 891 (Vr. nr. 79 De Block).
2
© Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
www.vsgb.be
Hildegard SCHMIDT
mai 2008
De ondertekening
In de Arbeidsovereenkomstenwet7 en de wet op de uitzendarbeid8 wordt een nieuw artikel ingevoerd waardoor
het voortaan mogelijk is om een arbeidsovereenkomst elektronisch te tekenen. Niet elke elektronische
handtekening is geldig, alleen de handtekening die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart of
door middel van een elektronische handtekening die voldoet aan dezelfde veiligheidswaarborgen als de
elektronische handtekening die door de elektronische identiteitskaart wordt gecreëerd. In die gevallen
wordt de elektronische identiteitskaart gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst die ondertekend
werd door middel van een handgeschreven handtekening. Trouwens, buiten de arbeidsovereenkomsten zullen
ook een aantal andere documenten elektronisch kunnen worden verstuurd. Het gaat om de individuele
rekening, de maandelijkse staat van arbeidsprestaties in geval van flexibele of variabele uurroosters, de
maandelijkse loonbrief, het getuigschrift van tewerkstelling en het attest vertrekvakantiegeld voor bedienden bij
het einde van de arbeidsovereenkomst.
In een nog te verschijnen koninklijk besluit zal worden bepaald aan welke veiligheidswaarborgen andere
systemen van elektronische handtekening moeten voldoen om te worden gelijkgesteld met de elektronische
handtekening die door de elektronische identiteitskaart wordt gecreëerd. Ook is het mogelijk dat aanbieders van
systemen met elektronische handtekening door de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid kunnen laten
vaststellen dat hun systeem beantwoordt aan de voorwaarden.
De elektronische ondertekening kan alleen maar als beide partijen akkoord gaan. De wet vermeldt expliciet dat
noch de werkgever, noch de werknemer kan worden verplicht om een arbeidsovereenkomst door middel van een
elektronische handtekening aan te gaan9. Als ze beslissen om dat toch te doen, mogen ze altijd hun beslissing
herzien10.
Archivering van de overeenkomst
Als de arbeidsovereenkomst elektronisch wordt opgesteld, moet er een exemplaar van worden opgeslagen bij een
verlener van een elektronische archiveringsdienst. Daarvoor mag er aan de werknemer niets worden
aangerekend. Het bewaarde exemplaar moet op ieder moment raadpleegbaar zijn door de werknemer; de wet
verplicht dit aan die elektronische archiveringsdienst. De bedoeling van de wetgever is om de partijen ertegen te
beschermen dat de elektronische exemplaren verloren gaan11. De opslag moet nog minstens vijf jaar nadat de
arbeidsovereenkomst werd beëindigd. Na het verstrijken van die termijn moet de elektronische
archiveringsdienst aan de werknemer vragen wat er moet gebeuren met het elektronische exemplaar. Als de
werknemer het wenst, maakt de verlener van de elektronische archiveringsdienst dit document in een leesbare en
gebruiksklare vorm over aan de vzw SIGeDIS. Die vzw werd trouwens door de overheid speciaal opgericht om
de elektronische archiveringsdienst over te nemen12.
Op dit vlak is de wet niet echt duidelijk. Eerst en vooral is het maar zeer de vraag of de werknemer weet wat hij
moet aanvangen met het bijkomende elektronische exemplaar dat elektronisch werd gearchiveerd. Bovendien
lijkt het niet evident om te veronderstellen dat elke werknemer het bestaan of de taken van de vzw SIGeDIS
kent. Verder - en dat lijkt ons nog onduidelijker - kan men de vraag stellen hoe een elektronische
7
Wet 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
Wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid, en het ter beschikking stellen van
werknemers ten behoeve van gebruikers, B.S. 20 augustus 1987. Alle wetten waar gebruik gemaakt wordt van
een arbeidsovereenkomst, werden in die zin aangepast. Ook de PWA-wet van 7 april 1999 werd op dat vlak
gewijzigd, zoals de wet van 1 april 1936 op de arbeidsovereenkomst wegens dienst op binnenschepen, de wet
van 24 februari 1978 betreffende de arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars.
9
Art. 3bis, 5e en 6e lid Arbeidsovereenkomstenwet.
10
Zie antwoord van de Minister in Vr. en Antw. Kamer, 2007-2008, 28 januari 2008, 891 (Vr. nr. 79 De Block).
11
De Minister geeft in zijn toelichting het voorbeeld dat door een brand bij de werkgever alle
computerbestanden teloor zijn gegaan en de werknemer door een crash van zijn computer evenmin een
exemplaar van het contract kan voorleggen.
12
Art. 12 KB 12 juni 2006 tot uitvoering van Titel III, hoofdstuk II, van de wet van 23 december 2005
betreffende het generatiepact.
8
© Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
www.vsgb.be
Hildegard SCHMIDT
mai 2008
archiveringsdienst kan bijhouden waar een werknemer woont. De Arbeidsovereenkomstenwet verplicht de
werknemer immers om elke persoonlijke wijziging mee te delen aan de werkgever, maar dat geldt niet voor
derde partijen. Betekent dit dan dat de werkgever elke wijziging aan die archiveringsdienst moet meedelen? Dat
lijkt mogelijk zolang de arbeidsovereenkomst bestaat, maar wat moet er gebeuren zodra de arbeidsovereenkomst
is beëindigd? Het is niet duidelijk op wie de verplichting van mededeling van adreswijzing rust.
Ook in de Kamer werd de Minister ondervraagd over de rol van de externe archiveringsdienst. Er werd
gevraagd wie de rol van externe archiveringsdienst op zich mag nemen en wat er gebeurt als de
archiveringsdienst zijn werk niet naar behoren uitvoert.
Volgens de wet is een verlener van een elektronische archiveringsdienst elke natuurlijke of rechtspersoon die op
verzoek van de werkgever een dienst verleent voor het bewaren van elektronische gegevens. Het bewaren van
die gegevens maakt een essentieel element uit van de aangeboden dienst. De dienst moet voldoen aan de
voorwaarden gesteld bij de wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader voor sommige verleners
van vertrouwensdiensten, zo blijkt uit de voorbereidende werkzaamheden13 van de wet van 3 juni 2007. De
Minister stelt in zijn antwoord dat het duidelijk gaat om een derde partij.
De Minster antwoordt echter niet op de vraag hoe de werkgever wordt geïnformeerd over de uitvoering van de
verplichting van deze derde, archiveringsdienst, en de sancties die worden verbonden aan een gebrekkige
uitvoering. Daarvoor verwijst hij de vraagsteller naar zijn collega en tevens bevoegde Minister. Het enige wat
men uit het antwoord kan leren is dat de dienstverlener in overeenstemming met de wet van 15 mei 2007 moet
opereren.
Daarnaast is het nu ook mogelijk om bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie
elektronisch te versturen. Zoals reeds vermeld, gaat het om de individuele rekening, de staat van de prestaties
van de werknemers en de loonfiche14. Net zoals voor de elektronische arbeidsovereenkomst moeten beide
partijen het erover eens zijn dat ze elektronisch worden verstuurd. Dat akkoord mag natuurlijk elektronisch
worden gesloten! De wet bepaalt dat het akkoord minstens voor het lopende kalenderjaar geldt. Daarna mag er
door elk van de partijen eenzijdig op worden teruggekomen.
Wie met de elektronische tijd meewil, ontsnapt ook deze keer niet aan de bijkomende administratieve last. De
documenten die elektronisch worden verstuurd, moeten bijkomend aan de archiveringsdienst worden gestuurd.
Daar moeten ze worden opgeslagen. De archiveringsdienst moet zo snel mogelijk een elektronisch
ontvangstbewijs sturen, waarop de identiteit van de ontvangende werknemer, de aard van het verzonden
document en het moment van ontvangst van dit document wordt vermeld. Hier is de wet eens te meer niet
duidelijk: uit de tekst kan men begrijpen dat de verplichting voor het sturen van het archiefexemplaar rust op de
werkgever, maar blijkbaar moet de ontvangstmelding gestuurd worden naar de werknemer. Net zoals voor de
elektronische handtekening moeten de documenten gewaarborgd bewaard worden totdat een termijn van vijf jaar
te rekenen vanaf het eindigen van de arbeidsovereenkomst is verstreken. De toegang van de werknemer tot de
bewaarde documenten is te allen tijde gewaarborgd. Ook hier geldt weer dezelfde procedure en zal de
werknemer bij het verstrijken van de termijn schriftelijk op de hoogte worden gebracht met de vraag wat er
verder met de documenten moet gebeuren.
Zoals hoger gesteld bepaalt de wet wie een verlener van een elektronische archiveringsdienst is. Het bewaren
van elektronische gegevens moet het belangrijkste aanbod van de dienst zijn15. Volgens de wetgever behoort een
verlener van een elektronische archiveringsdienst tot de groep van de “trusted third parties” of “verleners van
vertrouwensdiensten”. Dat zijn organisaties die bijzondere garanties moeten bieden voor de veiligheid en de
betrouwbaarheid van de elektronische aangeboden diensten. Vanzelfsprekend moet het gaan om ondernemingen
die niet alleen voor de werkgever van vertrouwen zijn, maar ook voor de werknemer. Om die reden wordt de
13
Parl. St. Kamer, 2006-2007, nr. 3067/001, p. 31.
Art. 16 en art. 17 Wet 3 juni 2007. Art. 17 maakt het juridisch mogelijk om twee bijkomende documenten in
het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer elektronisch te versturen en op te
slaan. Het gaat om de documenten wanneer de werknemer minstens een maand in het buitenland werkt en de
documenten die de werkgever aan de werknemer moet bezorgen bij het einde van een arbeidsrelatie (het
getuigschrift van tewerkstelling en het attest vertrekvakantiegeld voor bedienden).
15
Art. 5, art. 8, art. 9 en art. 17 Wet 3 juni 2007.
14
© Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
www.vsgb.be
Hildegard SCHMIDT
mai 2008
wettelijke verplichting ingevoerd dat de identiteit van de aanbieder duidelijk aan de werknemer kenbaar
moet worden gemaakt. De werkgever moet de werknemers informeren over de wijze waarop de toegang van de
werknemers tot de elektronische opgeslagen documenten in de praktijk wordt gewaarborgd en over de
mogelijkheid om na het verstrijken van de arbeidsovereenkomst de bewaring voort te zetten. De informatie moet
worden bezorgd door het arbeidsreglement16. Verdere bijkomende verplichtingen voor veiligheid zijn in principe
niet nodig, want de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van
de verwerking van persoonsgegevens biedt al een voldoende garantie17.
Besluit
De bedoelingen van de wetgever zijn nobel: de arbeidswetgeving aanpassen aan de noden van het elektronische
tijdperk. Niettemin kan men zich afvragen of hij niet een beetje zijn doel voorbijschiet door zware procedures in
te voeren. Zo komt er nu een buitengewone bescherming tegen verlies of vernietiging van het elektronische
arbeidscontract, terwijl een papieren exemplaar (onbeschermd) net zo goed verloren kan gaan. De vraag rijst
trouwens hoe het in de praktijk zal verlopen wanneer een werknemer veelvuldig verandert van werkgever. De
Raad van State stelt vast dat de wetgever ervoor gekozen heeft om voor het arbeidsrecht een specifieke regeling
uit te werken, omdat niet enkel de bewijswaarde maar ook de rechtsgeldigheid zelf van de overeenkomst in een
aantal gevallen afhangt van de handtekening of van andere vormvoorschriften18. Men kan zich echter de vraag
stellen of deze tekst werkbaar of correct toegepast zal worden. Toch nog één goede zaak: de verplichting om het
arbeidsreglement aan te passen berust op een wettelijke bepaling, zodat niet de zware onderhandelingsprocedure
moet worden gebruikt om het arbeidsreglement te wijzigen. Ondanks alles blijft de vraag of het echt wel nodig
was om in dergelijke procedures te voorzien. Aan het elektronische tijdperk ontsnapt niemand en het bewijs van
een arbeidsovereenkomst kan ook wel zonder deze ingewikkelde handtekening en archivering.
16
Art. 24 en 25 Wet 3 juni 2007.
Art. 16 Wet 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking
van persoonsgegevens, B.S. 18 maart 1993.
18
Advies R.v.S. nr. 42.357/1, Kamer, 3067/001, p. 124.
17
© Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
www.vsgb.be