Procedure versnelde en spoedpublicaties

Procedure spoedpublicaties
Betreft: invoerapplicaties: GVOP, DROP, Verkeersbesluiten, Oproepingen, Staatscourant
Invoerapplicatie
Doelgroep: Aanleverende overheidsorganen
Versie: 1.1
Inhoud
Wat zijn spoed- en versnelde publicaties? ........................................................................................................ 1
Wanneer neemt KOOP een spoed- of versnelde publicatie in behandeling? .................................................... 1
Procedure handmatige aanleveringen (via de invoerapplicaties) ..................................................................... 2
Procedure webservice aanleveringen (3PAS of Digikoppeling) ......................................................................... 2
Publicaties buiten werkdagen (oa Noodverordeningen) .................................................................................. 3
Juridische, financiële of politieke redenen ....................................................................................................... 3
Bijlage 1 ........................................................................................................................................................... 4
Wat zijn spoed- en versnelde publicaties?
KOOP ontvangt regelmatig verzoeken om spoed- of versnelde publicaties uit te voeren. Hieronder
leggen we uit wat het verschil is:
Spoedpublicaties
Dit zijn publicaties die nog dezelfde dag gepubliceerd moeten worden. Een spoedpublicatie is altijd
duidelijk herkenbaar op officielebekendmakingen.nl. (zie bijlage 1 voor een voorbeeld)
Versnelde publicatie
Dit zijn publicaties die de volgende werkdag gepubliceerd moeten worden. Een versnelde publicatie
is niet als dusdanig herkenbaar door bezoekers van officielebekendmakingen.nl.
Wanneer neemt KOOP een spoed- of versnelde publicatie in
behandeling?
KOOP doet zijn uiterste best om verzoeken tot spoed- of versnelde publicaties af te kunnen
handelen. Om dit mogelijk te maken moet KOOP ingrijpen in het volledig geautomatiseerde
verwerkingsproces. Dit kost een flink inspanning omdat er een flink aantal handmatige acties
benodigd zijn, zoals oa: het verwerken en toetsen van de juridische spoed, het vrijgeven van de
publicatie in de invoerportalen, een publicatie aanmerken als spoed en daarnaast het informeren
van de notarisdienst dat er een extra publicatie wordt gedaan.
Om deze redenen neemt KOOP verzoeken alleen in behandeling als:
-
Er dwingende juridische, financiële of politieke redenen zijn om een publicatie nog dezelfde
dag of de volgende dag te publiceren.
-
De verzoeken tijdig (voor 14:00) bij de KOOP servicedesk worden aangemeld.
1
-
KOOP op dat moment voldoende capaciteit beschikbaar heeft om de versnelde- of
spoedpublicatie te verwerken.
Procedure handmatige aanleveringen (via de invoerapplicaties)
1. Het overheidsorgaan voert het betreffende document volledig in en zet het document klaar
voor publicatie. Het document wordt nog niet ter publicatie aangeboden.
2. Het overheidsorgaan dient een verzoek tot spoed- of versnelde publicatie in per e-mail bij
de KOOP servicedesk. Wij raden u aan om vervolgens telefonisch contact op te nemen met
de servicedesk, zodat u zeker weet dat het verzoek direct in behandeling wordt genomen.
De emailadressen per product en het telefoonnummer vindt u hier:
http://koop.overheid.nl/contact. Dit verzoek bevat in ieder geval:
a.
b.
c.
d.
Een duidelijk vermelding dat het om een spoed- of versnelde publicatie gaat
De gewenste publicatiedatum
De (juridische) reden van de spoed- of versnelde publicatie
Het documentnummer (bijvoorbeeld: GVOP-2015-11172 of DROP-2017-23348) Dit
nummer vindt u op de detailpagina van het document onder de actie
“Eigenschappen inzien”.
3. Het overheidsorgaan vult het formulier Verklaring versnelde en/of spoedpublicatie in. Dit
formulier stuurt u ondertekenend door een tekenbevoegde vertegenwoordiger van de
publicerende organisatie naar KOOP.
4. KOOP beoordeelt het verzoek en neemt indien nodig contact op met de contactpersoon.
5. Na akkoord van KOOP wordt de gewenste publicatiedatum vrijgegeven.
6. KOOP neemt telefonisch contact op met het overheidsorgaan. Vervolgens wordt
gezamenlijk het document gepubliceerd.
7. Het overheidsorgaan geeft telefonisch het externe identificatienummer (bijv: gmb-20172332) van het document door aan KOOP. Dit heeft KOOP nodig om de spoedpublicatie
verder af te handelen.
8. KOOP informeert het overheidsorgaan dat het document op
www.officielebekendmakingen.nl is gepubliceerd. (alleen bij spoedpublicaties)
Procedure webservice aanleveringen (3PAS of Digikoppeling)
1. Het overheidsorgaan levert het betreffende document aan via de webservice.
2. Het overheidsorgaan logt in op de invoerapplicatie, bijvoorbeeld http://gvop.overheid.nl.
Vervolgens wordt het document aan de hand van het documentnummer opgezocht en
afgebroken. Het documentnummer vindt u in het bevestigingsbericht dat u heeft ontvangen
nadat uw aanlevering succesvol door de webservice is verwerkt.
3. Het overheidsorgaan dient een verzoek tot spoed- of versnelde publicatie per e-mail in bij
de KOOP servicedesk. Wij raden u aan om vervolgens telefonisch contact op te nemen met
de servicedesk, zodat u zeker weet dat het verzoek direct in behandeling wordt genomen.
De emailadressen per product en het telefoonnummer vindt u hier:
http://koop.overheid.nl/contact. Dit verzoek bevat in ieder geval:
a.
b.
c.
d.
Een duidelijk vermelding dat het om een spoed of versnelde publicatie gaat
De gewenste publicatiedatum
De (juridische) reden van de spoed- of versnelde publicatie
Het documentnummer (bijvoorbeeld: GVOP-2015-11172 of DROP-2017-23348)
2
4. Het overheidsorgaan vult het formulier Verklaring versnelde en/of spoedpublicatie in. Dit
formulier stuurt u ondertekenend door een tekenbevoegde vertegenwoordiger van de
publicerende organisatie naar KOOP.
5. KOOP beoordeelt het verzoek en neemt indien nodig contact op met de contactpersoon.
6. Na akkoord van KOOP wordt de gewenste publicatiedatum vrijgegeven.
7. KOOP neemt telefonisch contact op met het overheidsorgaan. Vervolgens wordt
gezamenlijk het document gepubliceerd.
8. Het overheidsorgaan geeft telefonisch het externe identificatienummer (bijv: gmb-20172332) van het document door aan KOOP. Dit heeft KOOP nodig om de spoedpublicatie
verder af te handelen.
9. KOOP informeert het overheidsorgaan dat het document op
www.officielebekendmakingen.nl is gepubliceerd. (alleen bij spoedpublicaties)
Publicaties buiten werkdagen (oa Noodverordeningen)
KOOP kan uitsluitend publiceren op werkdagen. In weekenden en op feestdagen is het niet mogelijk
om te publiceren. Indien u buiten kantoortijden iets wil publiceren, bijvoorbeeld een
noodverordeningen, dan dient u de procedure noodverordeningen te volgen. Zie hier de uitleg over
het publiceren van noodverordeningen. <verwijzing naar document “Publiceren
noodverordeningen”>.
Juridische, financiële of politieke redenen
Voorbeelden van (valide) aanvragen zijn:
-
-
Publicatie sluiten luchtruim ivm vulkaanuitbarsting in IJsland
Noodverordeningen bij gemeenten, provincies en waterschappen
Bezwaartermijnen die niet gehaald kunnen worden. Voor bijvoorbeeld ontwerp
bestemmingsplannen worden vaste reactietermijnen gehanteerd. Deze besluiten hebben
vaak een groot belang en daarom kan dit reden zijn om een spoedpublicatie aan te vragen.
In bepaalde gevallen voor rectificaties/herdrukken. Indien er een zwaarwegend belang is, dan
kunnen rectificaties met spoed worden gepubliceerd. Als dit niet het geval is worden
rectificaties volgens de normale publicatietermijnen verwerkt.
Het komt helaas veelvuldig voor dat bestuursorganen procedurefouten maken waardoor een
publicatie niet tijdig is aangeboden ter publicatie (twee werkdagen). In deze gevallen zal KOOP de
aanvragen in behandeling nemen als hierdoor juridische spoed ontstaat, maar wij verzoeken
overheidsorganen om in de planning rekening te houden met de twee dagen verwerkingstijd.
We willen de organisaties er op wijzen dat dit een uitzonderingsprocedure betreft en het niet de
bedoeling is om veelvuldig gebruik te maken van deze procedure. Mocht dit toch gebeuren, dan zal
KOOP hierover in gesprek gaan met het betreffende bestuursorgaan.
3
Bijlage 1
Voorbeeld spoedpublicaties op www.officielebekendmakingen.nl.
4