Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 6 mei 2014
ONDERWERP
Krediet beschikbaar stellen voor vervanging salarissysteem
SAMENVATTING
Bloemendaal en Heemstede werken momenteel met een verschillend salarissysteem. Om
winst te kunnen halen uit de (P&O-)samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal is
besloten met eenzelfde salarissysteem te gaan werken. De keuze is gevallen op het
systeem wat Bloemendaal gebruikt en waarvan RAET de leverancier is. De winst is gelegen
in lagere jaarlijkse kosten voor salarisverwerking, beperking van kwetsbaarheid en toename
van innovatiekracht.
BESLUIT B&W
1. € 21.500,- van het in het investeringsprogramma opgenomen krediet van € 62.000
beschikbaar te stellen voor vervanging van het salarissysteem.
2. Dit besluit ter kennisname sturen naar de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
In 2013 is binnen de afdelingen bedrijfsvoering onderzoek gedaan naar welke meerwaarde
samenwerking met de gemeente Bloemendaal op kan leveren. Meerwaarde op het gebied
van kwaliteit en / of continuïteit en / of efficiency. Voor de afdeling P&O is op grond van deze
criteria vastgesteld dat meerwaarde is te behalen als met een gezamenlijk salarissysteem
gewerkt gaat worden. Momenteel werkt gemeente Heemstede met Pims van leverancier
Centric en de gemeente Bloemendaal met Beaufort van leverancier RAET.
MOTIVERING
Na een gedegen vergelijking is geconstateerd dat beide systemen elkaar niet veel ontlopen
en beide systemen voldoen aan de vereisten van beide gemeenten. Het feit dat de
gemeente Bloemendaal momenteel nog een verbintenis heeft met RAET voor 5 jaar en de
Heemsteedse verbintenis met Centric per jaar opzegbaar is, heeft de doorslag gegeven om
te kiezen voor RAET. Daar komt bij dat bij meerdere gemeenten in de regio dit systeem
wordt gebruikt.
Om het mogelijk te maken dat bij implementatie fysiek vanuit zowel de Heemsteedse als
Bloemendaalse locatie gewerkt kan worden, wordt het salarissysteem via RAET ‘in the
cloud’ gezet. Voor deze cloud-oplossing is gekozen omdat de implementatie van het
gezamenlijke salarissysteem eerder is dan de opleverdatum van een gezamenlijk ICT
netwerk. Op termijn wordt bezien of het systeem ‘in the cloud’ blijft.
Heemstede en Bloemendaal gaan weliswaar met 1 gezamenlijk systeem werken maar
beiden blijven daarbinnen een aparte, eigen organisatorische eenheid. De huidige,
effectieve koppeling naar de financiële verantwoording blijft daarmee gewaarborgd. En
mocht ontvlechting van de samenwerking op enig moment wenselijk zijn, dan is dat ook
eenvoudig te realiseren.
De beoogde winst van het werken met een gezamenlijk salarissysteem is dat:
- Door gezamenlijke afname een lagere prijs bedongen kan worden voor de
maandelijkse salarisverwerking. Op jaarbasis betekent dit voor de gemeente
Heemstede vanaf 2015 een besparing van 15% in relatie tot de huidige kosten,
zijnde circa € 4000,-. Ook toekomstige investeringen in bijv. E-HRM kunnen
gezamenlijk worden gedaan en zullen daarmee financieel voordeel opleveren.
- Minder kwetsbaarheid in de bezetting, doordat medewerkers elkaar over en weer
kunnen vervangen..
- Op termijn een efficiëntere afhandeling van salarismutaties. De uitkomst van het
momenteel lopende proces gericht op harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden van
Heemstede en Bloemendaal is daar één van de bepalende factoren voor.
- Meer mogelijkheid voor innovatie en specialisatie binnen de salarisadministratie.
629676
1/2
Collegebesluit
Collegevergadering: 6 mei 2014
Het proces van gunning is begeleid door de stichting RIJK. En ook ICT Bloemendaal en
Heemstede zijn bij dit proces betrokken.
FINANCIËN
In het investeringsprogramma is in totaal een krediet opgenomen van € 62.000 voor
vervanging van het salarissysteem. Oorspronkelijk was dit krediet opgenomen voor 2016. In
verband met de samenwerking is dit bij de vaststelling van de begroting 2014 naar voren
gehaald. Thans wordt een deel van het krediet aangevraagd, namelijk € 21.500, voor de
kosten voor de implementatie van het salarissysteem van RAET. Een bedrag van € 25.000,dient gereserveerd te blijven voor eventuele verdere ontwikkeling op termijn van het
salarissysteem. Het resterend deel ad. € 15.500 kan vrijvallen. Dit wordt meegenomen in de
actualisatie van het investeringsplan bij de kadernota 2015-2018.
PLANNING/UITVOERING
In het najaar 2014 wordt de implementatie voorbereid, waarbij onder andere 2 maanden
wordt proefgedraaid met het nieuwe systeem. Uiteindelijk per 1 januari 2015 zal het
salarissysteem van RAET volledig in werking zijn bij de gemeente Heemstede. Dan expireert
ons contract met Centric.
629676
2/2