Whitepaper Evolutie Office 365

De evolutie
van Skype for
Business in
Office 365
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
Vodafone
Power to you
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
1
Laat uw bedrijf
snel en eenvoudig
profiteren van
bellen in de cloud
De cloud is niet meer weg te denken uit
de moderne bedrijfsvoering. Het brengt
organisaties meer bereikbaarheid en
flexibiliteit, en stelt medewerkers in staat
hun werk beter en sneller uit te voeren.
In dit whitepaper zullen we u informeren
over de nieuwe mogelijkheden van Skype
for Business. Wat moet u weten over
telefonie vanuit de cloud via Office 365?
En welke aandachtspunten zijn er bij
een implementatie? Hoe zorgt u ervoor
dat uw communicatieplatform voldoet
aan alle wensen van de gebruikers in uw
organisatie?
Met Skype for Business kunnen organisaties
nog meer communicatiemiddelen met
elkaar verbinden. Maar Skype for Business
Online in Office 365 op zichzelf was niet
voldoende om te telefoneren. Er moest
altijd een Skype for Business Server
geïmplementeerd worden.
Met de introductie van Cloud PBX is er
een nieuwe implementatievorm van
Skype for Business bijgekomen.
Cloud PBX kent ook een duidelijk
ontwikkelpad voor functionaliteiten en
integraties. Alle verschijningsvormen
staan beschreven in dit whitepaper.
Nu is daar verandering in gekomen.
Eind 2015 heeft Microsoft de eerste
versie van Cloud PBX in Office 365
uitgebracht en voegt sindsdien
continu functionaliteiten toe.
Elke vorm heeft voor- en nadelen.
Daarom is het belangrijk dat u met een
deskundige partij samenwerkt die denkt
vanuit uw (IT/security) strategie, business
en bedrijfsprocessen. En die over de
kennis beschikt om te kijken hoe deze
ingevuld moet worden met Skype for
Business en add-ons. U wilt er immers
zeker van zijn dat de oplossing waar u in
investeert nú zijn vruchten afwerpt en
ook in de toekomst van waarde is. Met dit
whitepaper willen we deze onderwerpen
voor u toelichten en verduidelijken.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
2
Cloud PBX sluit aan bij trend van
stapsgewijze overgang naar cloud
Op dit moment beheren de meeste organisaties hun telefoonverkeer
door gebruik te maken van een Private Branch eXchange (PBX).
Een PBX is hardware en functioneert als privé-telefooncentrale voor
de organisatie. Deze kan op locatie staan of hosted bij een provider.
Cloud PBX
Organisaties die al gebruik maken van Skype
for Business in Office 365 weten dat Skype
for Business voorheen niet de mogelijkheid
bood tot telefoneren. Om te kunnen
telefoneren via Skype for Business moest
een Skype for Business Server inclusief
koppeling aan het Public Switched
Telephone Network (PSTN)
geïmplementeerd worden.
Microsoft heeft nu Cloud PBX toegevoegd
aan Office 365, waardoor de implementatie
van een Skype for Business Server voor
bepaalde functionaliteiten niet meer nodig
is. De PSTN-verbinding wordt in de meeste
landen (waaronder Nederland) vooralsnog
uitsluitend verzorgd door een telecom­
provider. In een later stadium wordt het
ook mogelijk om de vaste telefonie
via Microsoft af te nemen.
In praktijk blijkt dat steeds meer organisaties
voordelen zien in het onderbrengen van hun
IT en telefonie-omgeving in de cloud. Of het
interessant is om telefonie via de cloud te
organiseren, en in welke vorm hangt af van
een aantal factoren.
Ten eerste is het belangrijk om de huidige
situatie en (IT) strategie in kaart te brengen.
Waar heeft uw bedrijfsvoering behoefte aan
op het gebied van IT-middelen, en hoe kan
uw IT-afdeling deze zo kostenefficiënt
mogelijk bieden? Hierbij moet rekening
gehouden worden met tal van facetten,
zoals beveiliging, snelheid van handelen
en veranderen, gebruiksgemak, beveiliging
en cloudstrategie.
Ten tweede is het nodig in kaart te brengen
aan welke functionaliteiten concreet
behoefte bestaat. Cloudoplossingen bieden
lang niet altijd de specifieke functio­
naliteiten die organisaties nodig hebben.
Ten derde is het van belang om de kwaliteit
van de infrastructuur (netwerk en
connectiviteit) vast te stellen en te
onderzoeken welke invloed de kwaliteit
van de verbinding heeft op de
dienstverlening.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
3
Skype for Business:
implementatie
Omdat geen enkele organisatie hetzelfde is, zijn er verschillende
manieren om Skype for Business te implementeren.
On-Premise
Private Cloud
Public Cloud
De eerste manier is een volledige
On-Premise oplossing. Uw organisatie
maakt dan gebruik van een Skype for
Business server op uw eigen locatie,
die u zelf beheert. Organisaties die deze
oplossing kiezen hebben de beschikking
over de volledige geavanceerde
functionaliteit van de Skype for Business
Server, contact center functionaliteit,
receptie bedienpost, ondersteuning van
analoge telefonie (bijvoorbeeld faxen) of
integratie met een eventuele bestaande
PBX. Daarnaast behouden ze de volledige
controle over hun infrastructuur.
Het tweede implementatiescenario is
Private Cloud. Bij deze oplossing staan de
servers in het datacenter van Vodafone.
Dit heeft als voordeel dat bedrijven niet zelf
het beheer hoeven te regelen van de Skype
for Business Server. Daarnaast kan een
hogere beschikbaarheid gegarandeerd
worden t.o.v. de Public Cloud. Vodafone
levert dit implementatiescenario in twee
varianten; private hosted en shared hosted.
De derde mogelijkheid is de Public Cloudoplossing. Uw organisatie maakt voor alle
gebruikers gebruik van Cloud PBX in
Microsoft Office 365. Wanneer u uitsluitend
gebruik maakt van Cloud PBX verloopt de
PSTN-connectiviteit via de Cloud Connector
Edition (CCE). Gebruikers beschikken
in dit geval uitsluitend over basis telefonie­
functionaliteit. Denk bijvoorbeeld aan
het opzetten, ontvangen, doorschakelen
en in de wacht zetten van een gesprek.
Geavanceerde functionaliteiten van Skype
for Business zijn vooralsnog beperkt
beschikbaar en contact center functio­
naliteit, ondersteuning van analoge
telefonie of integratie met de bestaande
PBX zijn tevens vooralsnog niet beschikbaar.
Vodafone
• Implementeert wereldwijd Unified
Communications-oplossingen, o.a. op
basis van Microsoft technologie
• Is één van de vier partners in het
Microsoft Office 365 High Touch
programma. Dit is de hoogst mogelijke
certificering voor Skype for Business
partners
• Combineert Skype for Business-kennis
met uitgebreide ervaring in vaste-,
mobiele telefonie en connectiviteits­
diensten
• Beschikt over de Microsoft competenties
Gold op Communications en Cloud
Productivity, en Silver op Collaboration &
Content
• Is deelnemer aan het Microsoft Cloud
Solution Provider programma
Organisaties die private hosted kiezen
hebben de beschikking over volledige
geavanceerde functionaliteit van de
Skype for Business Server, contact center
functionaliteit, ondersteuning van
analoge telefonie via een gateway of
SBC (bijvoorbeeld faxen) of integratie
met een eventuele bestaande PBX.
Daarnaast is een geavanceerde integratie
tussen vaste en mobiele telefonie mogelijk.
Organisaties die de shared hosted variant
kiezen delen de Skype for Business Servers
door meerdere organisaties. Hierdoor
kunnen ook kleinere organisaties
(<100 gebruikers) profiteren van Skype
for Business, tegen lage eenmalige en
maandelijkse kosten. Dit implementatie­
scenario brengt diverse functionele
beperkingen met zich mee en maatwerk
is niet mogelijk. Dit whitepaper zal niet
verder ingaan op de Shared Hosted variant.
Vraag voor meer informatie naar de dienst
Vodafone Skype for Business Express.
Een toekomstige variant op het Public
Cloud scenario is Cloud PBX aangevuld met
PSTN calling van Microsoft in Office 365.
Het verschil is dat Microsoft in dit geval ook
zorg draagt voor de telefoonnummers
en de telefonieverbinding (PSTN).
Deze functionaliteit beperkt zich tot in de
Cloud PBX geboden functionaliteit en is op
dit moment nog niet beschikbaar in
Nederland. Kijk voor de verschillen
tussen het afnemen van PSTN bij een
telecomoperator en Microsoft: ‘PSTNconnectiviteit: via een telecom operator
of Microsoft’ op de laatste pagina.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
4
Cloud Connector Edition
Hybride
De vierde optie is de hybride oplossing.
Dit is een combinatie van Private Cloud of
On-Premise en Public Cloud. Geavanceerde
functionaliteiten en uitbreidingsmogelijkheden (als contact center of
receptie bedienpost oplossingen) van de
Skype for Business server worden
gecombineerd met de basis telefoniefunctionaliteiten van Cloud PBX.
Gebruikers kunnen eenvoudig migreren
tussen beide omgevingen. Hierdoor kunnen
alle gebruikers snel over geavanceerde
functionaliteit beschikken die geleverd
wordt vanuit de Private Cloud of On-Premise
omgeving. Organisaties die deze oplossing
kiezen hebben de beschikking over
• Gebruik PSTN diensten van
telecom operators i.c.m. Cloud PBX
in Office 365
• Software ontwikkeld door Microsoft
en beschikbaar als gratis download
• Bevat uitsluitend componenten uit
de SfB server benodigd voor
PSTN connectiviteit
• Installatie op bestaande fysieke
servers is mogelijk onder
voorwaarden
• Installatie op standalone appliance
(inclusief vooraf geïnstalleerde CCE
software en andere benodigde
componenten)
• Appliance is beschikbaar in diverse
configuraties om capaciteits- en
beschikbaarheidsvereisten te
ondersteunen
volledige geavanceerde functionaliteit van
de Skype for Business Server, contact center,
receptie bedienpost, ondersteuning van
analoge telefonie (bijvoorbeeld faxen) of
integratie met een eventuele bestaande
PBX. De PSTN connectiviteit voor Cloud PBX
gebruikers verloopt via Skype for Business
Server.
Daarnaast kunnen sommige gebruikers
wel gebruik maken van PSTN Calling.
Dit is bijvoorbeeld voordeliger en sneller
bij het uitrollen van lokale nummers bij een
kleine internationale vestiging dan via
een lokale On-Premise omgeving met
een internationale SIP trunk.
On-Premise
Private Cloud
Public Cloud
Hybride
SfB Server
SfB Server
Cloud PBX
SfB Server & Cloud PBX
PSTN connectiviteit
Door telecom operator
Door telecom operator
Optie 1 door telecom
operator via CCE of
optie 2 Microsoft PSTN
Door telecom operator
via SfB Server
Functionaliteit (zie de
toelichting op pagina 7)
Volledige functionaliteit
Volledige functionaliteit
Basis telefonie
functionaliteit
Volledige functionaliteit
(afhankelijk van locatie
gebruiker)
Integratie met bestaande
PBX, analoge apparatuur,
gedeelde telefoons, faxen
Ja
Ja
Nee via optie 2
Microsoft PSTN,
beperkt via optie 1 CCE
Ja
Contact center, receptie
bedienpost of andere
toevoegingen
Ja
Ja
Nee
Ja
Alle
Alle
Alleen Office 365
ondersteunde
Alle
Beheer en inspanning
Hoog door klant
Laag door SfB partner
Laag door SfB partner
Laag door SfB partner
Eenmalige investering
Hoog
Middel
Laag
Middel
Call Control /
locatie gebruiker
IP Phones
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
5
Stapsgewijs naar
de cloud via Hybride
Voor de meeste bedrijven geldt dat ze de overgang naar de publieke cloud
stapsgewijs doen, en besluiten te gaan werken met een hybride oplossing.
Cloud PBX van Microsoft sluit goed bij deze stapsgewijze aanpak aan.
Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor een hybride oplossing, waarbij public cloud-based PBX-diensten aangevuld worden met
on-premise of private cloud PSTN-connectiviteit van de organisatie. Ten eerste creëren bedrijven met de keuze voor een hybride oplossing
de grootste hoeveelheid functionaliteiten. Cloud PBX is uitstekend geschikt voor het afhandelen van de meest gebruikte functionaliteiten
zoals bellen, in de wacht zetten en doorschakelen. De tweede reden om voor een hybride oplossing te kiezen is de migratie. Migratie blijft
altijd een lastig en foutgevoelig proces. Door geleidelijk over te stappen naar de cloud, verminderen bedrijven de risico’s op tijdelijke
slechte bereikbaarheid.
Hybride implementatie: de details
Microsoft Cloud PBX
Skype for Business ondersteunt Skype for Business Online
(in Office 365) en Skype for Business Server (in de Private
Cloud) naast elkaar met een gedeeld SIP-domein. Dit
implementatiemodel heet Hybride. Er bestaan twee opties.
•Is een licentie toegevoegd aan Skype for Business Online,
onderdeel van Office 365
•Biedt een deel van de functionaliteiten uit de
Skype for Business Server
•Is beschikbaar als add-on op Enterprise E1 en E3
van € 6,80 per maand
•Is inbegrepen binnen Enterprise E5 licentie
van € 34,40 per maand
•Mag ingezet worden als Client Access License
voor Private Cloud of On-Premise (enterprise voice)
gebruikers in een hybride implementatie
•PSTN connectiviteit van een telecom operator via
Cloud Connector Edition of via hybride implementatie;
•In de toekomst uit te breiden met PSTN calling van
Microsoft, PSTN conferencing is wel beschikbaar in
Nederland
Alle seats die voor Voice geactiveerd zijn worden in de
Private Cloud gehost. Gebruikers die geen Enterprise Voice
nodig hebben kunnen Skype for Business Online in Office
365 blijven gebruiken.
Een combinatie waarbij Voice geactiveerde gebruikers in
de Public Cloud of in de Private Cloud gehost zijn. Dit kan
toegepast worden waar de vereiste functionaliteiten niet
door de standaard functies van Cloud PBX worden geboden.
Met een Hybride implementatie model kunt u profiteren van
de voordelen van Cloud PBX zonder dat u hinder ondervindt
van ontbrekende functionaliteiten.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
6
Vergelijking:
Skype for Business Server
versus Cloud PBX
De keuze tussen telefonie via een Skype for Business Server of telefonie
via een Cloud PBX is complex. Bedrijven moeten bijvoorbeeld rekening
houden met migratie, benodigde functionaliteiten, bestaande netwerken,
de behoeften van de organisatie en de kosten.
Beide oplossingen ondersteunen de basisfunctionaliteiten die nodig zijn om te telefoneren. Denk bijvoorbeeld aan het
opzetten, ontvangen, doorschakelen en in de wacht zetten van een gesprek. Bij beide oplossingen is het mogelijk om
een voicemailbericht achter te laten en af te luisteren. Vooralsnog maken de onderstaande geavanceerde
functionaliteiten van de Skype for Business Server geen onderdeel uit van Cloud PBX:
• Antwoordgroepen (Response / Hunt groups)
•Voorkomen of her-routeren van gesprekken die anders een slechte kwaliteit kunnen hebben door
onvoldoende capaciteit (Call Admission Control)
• Standalone ip-telefoons en analoge aansluitingen (Common Area Phones)
•Bellen via een (niet routeerbare) directe lijn naar de gebruiker of telefoonnummermanipulatie (DID)
• Bellen via een bestaande PBX / telefoontoestel (Call via Work)
• In de wacht zetten van oproepen (Call Park)
•Het direct afhandelen van peer to peer verkeer, zonder tussenkomst van de centrale omgeving (Media Bypass)
•Gebruikers kunnen blijven bellen en gebeld worden bij uitval van de centrale omgeving (Branch Survivability)
Andere beperkingen ontstaan doordat u geen additionele software kunt installeren in Office 365 en koppelen aan Cloud
PBX. Ook kunt u niet direct randapparatuur als een Gateway of SBC koppelen. Dit kan uitsluitend op een Private cloud of
On-Premise omgeving die hybride geïmplementeerd kan worden met Cloud PBX. Hierdoor is het dus vooralsnog niet
mogelijk met additionele software voor een contact center, receptie bedienpost of andere toevoegingen te werken.
Ook geïntegreerde receptie bedienposten zijn vooralsnog niet mogelijk.
IP VPN-verbinding via Express Route
Express Route geeft organisaties en hun medewerkers toegang tot de clouddiensten van Microsoft. Niet via internet,
maar via een eigen versleutelde IP VPN-verbinding. Deze verbinding biedt een 100 procent gegarandeerde bandbreedte
en voldoet aan hogere kwaliteits- en beveiligingseisen dan gebruikelijke verbindingen via internet. Express Route kan
worden ingezet voor Azure en Office 365.
Express route is niet vereist of aanbevolen voor voice- en videoverkeer in Skype for Business. Behalve wanneer een
directe verbinding om wettelijke redenen of als uitkomst van een Skype for Business netwerk assessment vereist is.
De meerderheid van Skype for Business gebruikers zullen aan de vereiste bandbreedte en netwerkvereisten kunnen
voldoen. Netwerkconnectiviteit is cruciaal voor de werking van Skype for Business. De implementatiepartner waarmee
u samenwerkt kan u hierover adviseren.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
7
Stap zorgvuldig
over naar de cloud
Kies je als organisatie voor een gehele of gedeeltelijke overstap naar de
cloud, dan moet er veel geregeld worden. Om de overstap naar de cloud
zo soepel mogelijk te verlopen, volgen hier drie aanbevelingen.
1.
2. Overweeg een
3.
Onderzoek in de organisatie aan welke
functionaliteiten behoefte is. De
uiteindelijke lijst met gewenste
ondersteunende functies is een van de
doorslaggevende factoren voor het
overbrengen van de zakelijke
telefonieomgeving naar de cloud. Wellicht
komt u er door het opstellen van deze lijst
achter dat het verstandiger is om een
stapsgewijze aanpak te hanteren. Hoe dan
ook, de tijd nemen is bij dit soort
beslissingen een goed idee. Uw (IT) strategie
en functionaliteiten die nodig zijn moeten
uiteindelijk doorslaggevend zijn in de keuze
die u maakt.
Wanneer de functionaliteiten die Cloud PBX
biedt niet volledig voorziet in de behoeften
van uw organisatie, kan het een slimme
keuze zijn om een deel van de Skype for
Business omgeving over te brengen naar
Microsoft. Op de lange termijn maakt dit de
migratie veel eenvoudiger. Private Cloud /
On-Premise en Public Cloud kunnen dan
tegelijkertijd naast elkaar gebruikt worden
en gebruikers kunnen vrij worden
overgedragen tussen beide oplossingen. Uw
bedrijf profiteert dan van de voordelen van
de cloud en tegelijkertijd van de brede
functionaliteit van de Skype for Business
server en add-ons. Op lange termijn kan uw
organisatie dan naar verwachting volledig
de overstap maken naar de cloud.
Het selecteren van de juiste partner is van
cruciaal belang voor het laten slagen van
uw plannen. Verzeker u ervan dat de partner
die u kiest ruime ervaring heeft op het
gebied van telefooncentrales, Skype for
Business en clouddiensten. De overstap van
de klassieke telefooncentrale naar een
Skype for Business omgeving kan een hele
uitdaging zijn. De overstap van de klassieke
PBX naar Cloud PBX is zelfs nog wat lastiger.
Om ook tijdens de migratie zeker te zijn van
een goede bereikbaarheid is het belangrijk
om goed te bedenken met welke partner u
in zee gaat.
Neem de tijd
hybride oplossing
Vind de juiste partner
Conclusie Cloud PBX
Uiteindelijk zullen veel bedrijven de volledige overstap naar de
cloud maken voor hun IT en communicatie-infrastructuur.
De meeste bedrijven zullen nog niet in staat zijn om binnen korte
tijd volledig over te stappen naar Cloud PBX voor al hun
bedrijfscommunicatie. De techniek is sterk in ontwikkeling,
organisaties hebben te maken met de ondersteuning van
bestaande systemen en behoefte aan geavanceerde functionaliteit.
Daarom is een volledige overstap naar de Public Cloud in sommige
gevallen niet altijd de beste keuze.
Wanneer gekozen wordt om de overstap naar de Public Cloud te
maken is een stapsgewijze overgang sterk aan te raden.Het grootste
deel van het telefonieverkeer zal dan verlopen via Cloud PBX, terwijl
een ander deel van de gebruikers de Private Cloud of On-Premise
oplossing zal gebruiken. Door een goede integratie is
de ervaring voor beide gebruikersgroepen gelijk. Dit is de beste
manier om ervoor te zorgen dat de organisatie te allen tijde over
alle functionaliteiten op telefoniegebied beschikt die nodig zijn.
Daarnaast kunt u ook de investeringen in bestaande oplossingen
(bij voorbeeld een PBX op locatie) blijven benutten.
Een hybride oplossing biedt het beste van de twee werelden. Aan de
ene kant profiteert het bedrijf van de uitgebreide voordelen van
Unified Communications via Private Hosted of een On-Premise
omgeving, terwijl anderzijds de voordelen van de Public Cloud
optimaal benut worden.
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
8
PSTN-connectiviteit:
via een telecom operator of Microsoft
Op dit moment verloopt de PSTN-connectiviteit van Skype for Business in Nederland altijd via een telecom operator. In de toekomst krijgt
u daarnaast de keuze om gebruik te maken van PSTN-connectiviteit van Microsoft. Dit verloopt via de PSTN Calling licentie in Office 365.
Deze is vooralsnog beschikbaar in enkele landen waaronder Amerika. Waar de licentie 12 dollar per gebruiker per maand kost. Hiermee is
vaste telefonie afgekocht. Een voordeel van PSTN-calling (in de landen waar deze licentie beschikbaar is) is dat tegen een geringe eenmalige
investering gebruikers bereikbaar zijn op en kunnen bellen met lokale nummers. Dit is voor internationale vestigingen met een klein aantal
medewerkers een voordeliger alternatief ten opzichte van het aansluiten van een lokale SIP trunk. PSTN Connectiviteit via een telecom
operator of Microsoft kent een aantal verschillen.
Telecom operators
bieden doorgaans
Flexibiliteit
U krijgt de keuze tussen facturatie op
basis van werkelijk verbruik of afkoop
tegen een vast maandelijks bedrag.
Afkoop op organisatieniveau
Verbruik wordt afgekocht op uw SIP trunk
voor alle gebruikers in uw organisatie. U
hoeft geen aparte PSTN workload aan te
schaffen per gebruiker. Ook gebruikers die
weinig bellen kunnen kosteneffectief
gebruik maken van de telefoniefunctionaliteiten.
OnNet verkeer tussen vast en mobiel
Bij de meeste operators bellen vaste
nummers onderling altijd gratis. Neemt u
echter ook een mobiele propositie af?
Dan geldt dit bij de meeste telecom
operators ook voor verkeer tussen
vaste en mobiele nummers.
Kostenvoordeel
De hoogte van afkoop wordt berekend op
basis van historisch verbruik. Voor de
meeste gebruikers is dit voordeliger.
Daarnaast hoeft u niet additioneel verbruik
in Skype Meetings (PSTN dailing/-out) af te
kopen via de PSTN Conferencing licentie.
Mobiele integratie
Wanneer u zowel vaste als mobiele telefonie afneemt kunt u bij enkele operators kiezen voor
de mogelijkheid voor geavanceerde mobiele integratie. De aanwezigheidstatus in Skype for
Business wordt bijgewerkt bij mobiele oproepen en u kunt mobiele oproepen aannemen op
Skype for Business.
Wilt u meer weten over Skype for Business en specifiek Cloud PBX?
Neem dan contact op met de Vodafone Cloud Productivity Consultants
via 020-4622424
Whitepaper Cloud PBX | Skype for Business
9