Bijlage 5 CONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIES (1)

Bijlage 5 CONTRACT SPONSORING SPORTACCOMMODATIES (1)
De ondergetekenden:
A.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . wonende te
ten deze handelende in de kwaliteit van
van de te
gevestigde sportaccommodatie
(ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te
handelsregister nummer
)
en deze hiermede
rechtsgeldig
vertegenwoordigende; hierna te noemen 'de sportaccommodatie';
partij te ener zijde; (2)
en
B.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . wondende te
ten deze handelende in zijn/haar kwaliteit van
van de te
gevestigde en aldaar aan
de
kantoorhoudende
(ingeschreven in de Kamer van Koophandel en Fabrieken te
handelsregister nummer
)
en deze
overeenkomstig de statuten of een volmacht rechtsgeldig
vertegenwoordigende; (3)
hierna te noemen 'de sponsor';
partij te andere zijde;
In aanmerking nemende dat:
a. De sportaccommodatie tot doel heeft faciliteiten ter beschikking te stellen voor
de actieve beoefening van zaalsporten in een voor publiek toegankelijke
ruimte en de sportaccommodatie zijn doelstelling zonder externe hulp niet, tot
niet optimaal, kan realiseren. (4)
b. De sponsor actief is als
(4)
c. Voor het verwezenlijken van haar doelstelling de sportaccommodatie onder
meer financiële ondersteuning nodig heeft. De sportaccommodatie heeft de
mogelijkheid om met betrekking tot haar activiteiten overeenkomsten van
sponsoring te sluiten op onderdelen als hierna te omschrijven. (5)
d. De sponsor zich bereid verklaart de sportaccommodatie financieel en/of
organisatorisch te ondersteunen, mits de sponsor zich in het kader van het
hiervoor onder a bedoelde ter beschikking stellen van sportfaciliteiten op
enigerlei wijze direct of indirect, kan profileren.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Ter beschikking stellen van communicatiemogelijkheden
Artikel 1
1. De sportaccommodatie verleent hierbij aan de sponsor, die hierbij van de
sportaccommodatie aanvaardt, het recht om de hierna gedetailleerd te
omschrijven communicatiemogelijkheden van de sportaccommodatie,
welke voortvloeien uit het in considerans sub a. genoemde ter beschikking
stellen van sportfaciliteiten, van de sportaccommodatie (doen) gebruiken
om de naam, de producten en/of de diensten van de sponsor voor de
hierna nader te omschrijven periode onder de aandacht van de gebruikers/bezoekers te brengen.
2. De sponsor verklaart zich bereid als
sponsor van de sportaccommodatie op te treden. (6)
3. De kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op)
communicatiemogelijkheden zoals in artikel 2 van onderhavige
overeenkomst omschreven en alle overige kosten terzake van de
presentatie van de sponsor, komen voor rekening van de sponsor. (7)
4. Partijen dragen er zorg voor dat eik optreden door of namens hen in het
openbaar, in welk verband ook, voldoet aan de eisen van
representativiteit. Partijen onthouden zich dan ook van gedragingen ten
gevolge waarvan de sportaccommodatie respectievelijk de sponsor in hun
goede naam en belangen worden geschaad.
Branche-exclusiviteit (8)
Artikel 2
1. De sportaccommodatie is gerechtigd met andere ondernemingen
sponsoringcontracten aan te gaan mits daarbij in acht wordt genomen het
ten aanzien van branche-exclusiviteitsrechten bepaalde in het tweede en
derde lid van dit artikel.
2. De sportaccommodatie verbindt zich jegens de sponsor tijdens de duur
van deze overeenkomst geen sponsoringcontracten aan te gaan met
derden die zich evenals de sponsor bezighouden met bedrijfsactiviteiten
als vermeld in considerans sub b waarvan de producten en diensten
concurreren met die van de sponsor.
3. De sportaccommodatie is verplicht de sponsor tijdig in kennis te stellen
van nieuw door haar te sluiten sponsoringcontracten met andere
ondernemingen.
Communicatiemogelijkheden (9)
Artikel 3
1. Uitdrukkelijk worden de in artikel 1 genoemde communicatiemogelijkheden
beperkt tot de navolgende:
a. Het verbinden van de bedrijfs-, handels-, product of merknaam van de
sponsor aan de sportaccommodatie. (10)
b. Het (doen) aanbrengen van de bedrijfs-, handels-, product of
merknaam van de sponsor op:
- de gevel van de sportaccommodatie, reclameborden in de
sportruimte(n);
- reclameborden buiten de sportruimte(n);
- de sportvloer(en).
c. De vermelding van de titel 'official sponsor' en de bedrijfs-, handels-,
product of merknaam van de sponsor op alle drukwerk van de
sportaccommodatie.
d. Het ter beschikking stellen van een presentatieruimte (vitrine) in de
aankomstruimte van de sportaccommodatie.
e. Het . . . . . . . . . . dagen per jaar ter beschikking stellen van de
sportaccommodatie voor bedrijfsactiviteiten van de sponsor.
f. Het recht op . . . . . . . . . . toegangsbewijzen voor alle
sportevenementen die in de sportaccommodatie plaatsvinden.
g. Het eerste recht op de aankoop van . . . . . . . . . . toegangsbewijzen
extra voor alle sportevenementen die in de sportaccommodatie
plaatsvinden.
h. Het recht om in de sportaccommodatie exclusief, derhalve met
uitsluiting van concurrerende merken, de eigen goederen en/of
diensten aan te bieden.
i. Het recht tot het verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte in de
sportaccommodatie bij de in de leden f en g genoemde
sportevenementen, waar uitsluitend de sponsor activiteiten kan
verrichten in het kader van goed gastheerschap.
j. (Overige)
Duur en optie
Artikel 4
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van
jaar (zegge: . . . . . . . . . . ), ingaande
en eindigende . . . . . . . . . . De sponsor verkrijgt de optie deze overeenkomst
daarna te verlengen onder nader overeen te komen condities met een
periode van
jaar.
2. Uiterlijk vier maanden voor de afloop van de in lid 1 van dit artikel
genoemde periode treden partijen met elkaar in overleg om de verlenging
dan wel vernieuwing van het contract te bespreken. Uiterlijk twee
maanden voor de afloop van de overeenkomst deelt de sponsor schriftelijk
aan de sportaccommodatie mee of de overeenkomst wordt verlengd dan
wel vernieuwd voor de in lid 1 genoemde periode van
jaar. (11)
3. Indien de sponsor niet uiterlijk twee maanden voor de afloop van deze
overeenkomst een schriftelijke mededeling doet terzake van de verlenging
respectievelijk vernieuwing van de overeenkomst, is de
sportaccommodatie vrij zich met derden ter zake van een (hoofd)sponsorschap te verbinden, echter niet eerder dan na afloop van het
onderhavige contract.
Verplichtingen van de sportaccommodatie
Artikel 5
1. De sportaccommodatie werkt eraan mee dat de sponsor optimaal gebruik
kan maken van de in artikel 3 van deze overeenkomst omschreven
communicatiemogelijkheden en blijft daartoe contact onderhouden met
een door de sponsor aan de sportaccommodatie bekend te maken
persoon. (13)
2. Indien de sponsor dit wenst, zal de sportaccommodatie over de wijze
waarop de sportaccommodatie de naam van de sponsor naar buiten zal
brengen, vooraf overleg plegen met de sponsor of met een door de
sponsor daartoe speciaal aangewezen derde. De sportaccommodatie zal
haar relatie met de sponsor altijd naar buiten brengen in het kader van
haar in de considerans sub a genoemde activiteiten (tenzij de sponsor
anders verlangt) en binnen de periode waarin de sponsor gerechtigd is tot
de in deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden.
3. Onder het naar buiten brengen van haar relatie met de sponsor, zoals
genoemd in het vorige lid, wordt mede begrepen het (blijven)
gebruikmaken door de sportaccommodatie van de in het kader van deze
overeenkomst bedoelde, door de sponsor ter beschikking gestelde,
communicatiemogelijkheden, voorzover daarop de naam van de sponsor
is vermeld.
4. De sportaccommodatie is verplicht om het ter beschikking stellen van haar
sportfaciliteiten zo veel mogelijk te verrichten met inachtneming van
wetgeving, regelgeving en plaatselijke verordeningen welke hierbij
eventueel van kracht zijn. De sportaccommodatie dient ervoor te zorgen,
voorzover dit binnen haar mogelijkheden ligt, dat haar jaarplanning ten
behoeve van de voorbereiding en uitvoering van haar activiteiten zodanig
wordt vastgesteld, dat zowel voor de sponsor als voor de
sportaccommodatie zelf het nuttig effect en het te behalen resultaat zo
groot mogelijk zijn. Van eventuele wijzigingen in deze jaarplanning stelt de
sportaccommodatie de sponsor tijdig in kennis.
5. De sportaccommodatie houdt de sponsor op de hoogte van de gang van
zaken met betrekking tot haar activiteiten als in deze overeenkomst
bedoeld, voorzover niet reeds in de aan de sponsor bekende jaarplanning
opgenomen, zodat de sponsor zo goed mogelijk zal kunnen inspelen op
de positieve effecten of de negatieve effecten daarvan en het gebruik van
de communicatiemogelijkheden daaraan zal kunnen aanpassen.
6. De sportaccommodatie is niet verantwoordelijk voor sponsoruitingen die
wellicht niet in overeenstemming zijn met de sponsorbelangen van een
organisator van een sportevenement die gebruikt maakt van de faciliteiten
van de sportaccommodatie. (12)
Verplichtingen van de sponsor (13)
Artikel 6
1. De sponsor verplicht zich tot:
- betaling van een bedrag van exclusief BTW per jaar, lopende van . . . .
. . . . . . tot en met . . . . . . . . . . (zegge:
euro). Dit bedrag wordt in . . . . . . . . . . termijnen per jaar van € . . . . . .
. . . . betaald, waarbij de eerste termijn vervalt op . . . . . . . . . . de
tweede termijn op . . . . . . . . . . en de derde termijn op . . . . . . . . . . (14)
- verstrekking aan de sportaccommodatie van het recht om de in artikel
3 van deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden
van de sponsor te (doen) gebruiken om de naam, de producten en/of
de diensten van de sportaccommodatie voor de in artikel 3
omschreven periode onder de aandacht van het publiek te brengen.
2. Indien de sponsor dit wenst, zal de sportaccommodatie over de wijze
waarop de sportaccommodatie de naam van de sponsor naar buiten zal
brengen, vooraf overleg plegen met de sponsor of met een door de
sponsor daartoe speciaal aangewezen derde. De sportaccommodatie zal
haar relatie met de sponsor altijd naar buiten brengen in het kader van
haar in de considerans sub a genoemde doelstelling (tenzij de sponsor
anders verlangt) en binnen de periode waarin de sponsor gerechtigd is tot
de in deze overeenkomst omschreven communicatiemogelijkheden.
Tussentijdse opzegging
Artikel 7
1. Beëindiging van deze overeenkomst tijdens de looptijd is door partijen
uitgesloten, echter met dien verstande dat de wederpartij, zijnde de meest
gerede partij, te allen tijde het recht heeft de overeenkomst te beëindigen,
indien: (15)
a. één van beide partijen in staat van faillissement wordt verklaard of aan
één van beide surséance van betaling wordt verleend;
b. één van beide partijen wordt ontbonden of geliquideerd;
c. één van beide partijen zich in het maatschappelijk verkeer presenteert
op een wijze, die de doelstelling of het imago van de andere partij kan
schaden;
d. één van beide partijen gedurende een periode van meer dan zes
maanden niet in staat is haar activiteiten als in considerans sub a en
sub b bedoeld op het beoogde niveau te verrichten; (16)
e. één van beide partijen zich in strijd met het bepaalde in artikel 1 lid 4
van deze overeenkomst en met de binnen het kader van haar
activiteitengebied algemeen aanvaardbare normen, zodanig gedraagt
of heeft gedragen, dat in redelijkheid van de andere partij niet kan
worden gevergd de onderhavige overeenkomst te laten voortduren,
één en ander in verband met het feit dat door dit gedrag het beoogde
doel van de overeenkomst niet of nauwelijks bereikbaar wordt; (17)
2. Tussentijdse opzegging dient schriftelijk en aangetekend te geschieden
onder vermelding van de gronden waarop deze opzegging is gebaseerd.
3. De opzeggende partij dient een opzegtermijn in acht te nemen van twee
maanden, ingaande de dag dat het aangetekend schrijven voor het eerst
aan de wederpartij door de bezorgende instantie wordt aangeboden.
4. Tot aan de door de bedoelde opzegging bereikte einddatum van deze
overeenkomst blijven partijen hun verplichting nakomen, tenzij zij daartoe
niet langer in staat zijn. In dat geval vervalt ook de verplichting voor
tegenprestatie. Reeds betaalde of verschuldigde termijnbetalingen worden
niet tussen partijen verrekend. (18)
Overdracht rechten
Artikel 8
1. Het is noch de sponsor noch de sportaccommodatie toegestaan de
rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan
derden.
Ontbinding
Artikel 9
1. In geval van tekortkoming in de nakoming door één van partijen van één of
meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar
rustende, heeft de wederpartij het recht om na ingebrekestelling te
vorderen dat de overeenkomst wordt ontbonden, onverminderd het recht
van de wederpartij nakoming van de overeenkomst en/of
schadevergoeding te vorderen.
Verplichtingen bij het einde Van de overeenkomst
Artikel 10
1. Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, is het
partijen niet langer toegestaan om rechten, welke ieder van hen aan deze
overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van
de naam of de activiteiten casu quo het bedrijf van de wederpartij, op
enigerlei wijze uit te oefenen.
Onderhandelingsplicht bij geschillen
Artikel 11
1. Indien tussen partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de
uitleg, de uitvoering of het niet uitvoeren van deze overeenkomst, of indien
één der partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn partijen
verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenkomst te komen.
Arbitrage (19)
Artikel 12
1. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de
onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke
hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden
beslecht door de arbitragecommissie (kamer sportsponsoring) van het
Instituut Sportrechtspraak (ISR). De arbitrage vindt plaats conform het
Arbitragereglement van het ISR, zoals dat van kracht is op het moment dat
een geschil aanhangig wordt gemaakt. Het Arbitragereglement is te
raadplegen via de website www.instituutsportrechtspraak.nl.
2. Een geschil wordt geacht te bestaan, zodra één der partijen dit bij
aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt.
3. Het geschil wordt aanhangig gemaakt door indiening van een
verzoekschrift, inhoudende een behoorlijke omschrijving van het geschil en
hetgeen wordt gevorderd met vermelding van naam, adres en woonplaats
van partijen.
Toepasselijk recht
Artikel 13
1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Wijziging en aanvulling
Artikel .14
1. Partijen kunnen slechts schriftelijk van deze overeenkomst afwijken.
Aanvullingen dienen eveneens schriftelijk tussen partijen te worden
vastgelegd.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te
op 1994,
de sportaccommodatie
namens deze,
de sponsor;
namens deze
TOELICHTING BIJ MODELCONTRACT
SPONSORING SPORTACCOMMODATIE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Dit modelcontract kan worden gebruikt in geval van zowel sponsoring van een
sportaccommodatie in particulier eigendom als van een sportaccommodatie in gemeentelijk
eigendom. Het gaat om de vraag of de sportaccommodatie als gesponsorde kan bijdrage aan de
communicatiedoelstellingen van de sponsor en of de sponsor dit als zodanig (h)erkent.
Voor de sportaccommodatie is meestal de besloten vennootschap als rechtspersoon gekozen.
Bij het opmaken van het contract dient rekening gehouden te worden met de gekozen
rechtsvorm. Daarnaast is het van belang om te onderzoeken door wie de sportaccommodatie
rechtsgeldig wordt vertegenwoordigd en of de sportaccommodatie voorafgaande toestemming
nodig heeft van derden. Tevens kan het van belang zijn een uittreksel uit het handelsregister op
te vragen bij de Kamer van Koophandel van de plaats waar de sportaccommodatie is gevestigd.
Het model gaat uit van de veronderstelling dat de sponsor een besloten vennootschap is met
beperkte aansprakelijkheid (BV). De sponsor kan natuurlijk ook een andere rechtsvorm hebben.
Een zelfde onderzoek naar bevoegdheden en handelsregisternummer is nodig als onder 2
gemeld.
De considerans geeft het kader aan waarbinnen het contract wordt gesloten. Het geeft de
gelegenheid om partijen te introduceren middels het vermelden van de doelstellingen. Dit punt
moeten partijen dan ook zelf uitwerken.
Het modelcontract gaat ervan uit dat de sportaccommodatie het recht heeft om
sponsoringovereenkomsten te sluiten en om verplichtingen als omschreven in artikel 2 van de
overeenkomst aan te gaan.
In deze bepaling wordt aangegeven welke status de sponsor verkrijgt en aanvaard. Het kan gaan
om een hoofdsponsor, subsponsor, cosponsor of sponsor. Daarnaast zijn er andere vormen; te
denken valt bijvoorbeeld aan materiaalsponsor.
Het is niet alleen van belang aan te geven wie de kosten van de diverse
communicatiemogelijkheden draagt, maar tevens is het verstandig af te spreken welke partij
eigenaar wordt van de diverse communicatiedragers na afloop van de contractperiode, zodat
partijen niet in een later stadium voor verrassingen komen te staan.
Deze bepaling dient te worden gewijzigd indien de sponsor exclusief sponsor van de
sportaccommodatie wordt, althans indien het de sportaccommodatie verboden wordt om meer
dan één sponsor te hebben. Het verlenen van branche-exclusiviteit is sterk afhankelijk van de
communicatiemogelijkheden van de sportaccommodatie. Het is dan ook aan te raden alleen
exclusiviteit te verlenen aan substantiële sponsors.
Dit artikel kan niet zomaar worden overgenomen: in dit artikel wordt een aantal voorbeelden
gegeven. Door het opstellen van verschillende sponsorpakketten kan de sportaccommodatie
bepaalde rechten uitsluitend aan een bepaalde groep van sponsors verlenen.
Naamskoppeling is niet altijd mogelijk. Gemeentelijke regelgeving kan naamskoppeling
verbieden of aan voorwaarden verbinden.
Bij een contractduur van 1 jaar is het gebruikelijk om 4 maanden voor afloop in overleg te treden
en dient de sponsor uiterlijk 2 maanden voor afloop van de overeenkomst mede te delen of hij
gebruik maakt van de optie tot verlengen.
Bij een overeenkomst van 3 jaar zijn de termijnen respectievelijk 12 en 6 maanden.
Indien de sportaccommodatie gebruikt wordt voor een sportevenement georganiseerd door
bijvoorbeeld een sportbond, kan de situatie zich voordoen dat de sponsoruitingen van de
sportaccommodatie conflicteren met de sponsorbelangen van de sportbond. Van belang is
hierover in een vroegtijdig stadium in overleg te treden met de organisator van het
sportevenement.
Ook de verplichtingen van de sponsor moeten specifiek worden aangegeven. De verplichtingen
van de sponsor kennen vele mogelijkheden, waarbij eventuele fiscale consequenties niet moeten
worden vergeten. Met name de BTW -problematiek bij sponsoring is ingewikkeld, zodat het
verstandig is om in een vroegtijdig stadium deskundigen te raadplegen.
De contractpartijen bepalen zelf op welke termijnen de betalingen moeten geschieden.
Onverminderd natuurlijk het recht van de wederpartij om het hiermee niet eens te zijn en
arbitrage te vragen op grond van artikel 12 van dit modelcontract.
De kans is aanwezig dat de sponsor dan wel de sportaccommodatie gedurende langere tijd niet
in staat is om zijn prestaties te leveren. Het is dan niet redelijk om vast te houden aan een
contract voor 3 jaar. Gekozen is voor en termijn van 6 maanden, maar deze termijn is afhankelijk
van de looptijd van de overeenkomst.
17. Het betreft hier gedragingen die wanprestatie opleveren, waarbij het niet uit maakt jegens wie de
gedragingen hebben plaatsgevonden. In deze bepaling is er bewust gekozen voor termen als 'in
redelijkheid' en 'niet of nauwelijks bereikbaar', om te voorkomen dat de wederpartij al te
gemakkelijk de overeenkomst kan opzeggen.
18. Er zijn natuurlijk ook andere mogelijkheden, afhankelijk van onder meer de duur van de
overeenkomst en frequentie van betalingen. Te denken valt aan een evenredigheidsclausule
waarbij de sponsorbijdrage slechts voor een evenredig deel verschuldigd is.
19. Arbitrage is een alternatief voor de overheidsrechtspraak. De voordelen van arbitrage boven een
gerechtelijke procedure zijn onder meer: geen ongewenste publiciteit, sneller, geen verplichte
procesvertegenwoordiging, specialistische kennis van de arbiters op het gebied van
sportsponsoring.
De arbitragecommissie (kamer sportsponsoring) van het ISR heeft sinds 1 januari 2013 de plaats
ingenomen van de indertijd door het Genootschap van Reclame en NOC*NSF ingestelde
Arbitragecommissie Sportsponsoring.
Er wordt sterk geadviseerd om deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te
nemen.