toelichting bij de modelsponsorovereenkomst met een vereniging

TOELICHTING BIJ DE MODELSPONSOROVEREENKOMST MET EEN VERENIGING
Uitgangspunt bij het opstellen van deze overeenkomst is geweest de omschrijving welke door de
Nederlandse Sport Federatie (NSF) en de Vereniging Sportsponsoring Nederland (VSN) is aanvaard van
het begrip 'sponsoring'.
Deze formule luidt:
'Sportsponsoring is een overeenkomst, waarbij de ene partij (de sponsor) een op geld waardeerbare
prestatie levert, waartegen de andere partij (de gesponsorde) communicatiemogelijkheden verschaft,
voortvloeiende uit zijn sportbeoefening welke overeenkomst mede gericht is op de bevordering van deze
sportbeoefening'.
De toevoeging, dat sponsoring mede gericht dient te zijn op de bevordering van de sportbeoefening, is
geen juridische toevoeging, doch een uitgangspunt van beleid, dat zowel door de VSN als de NSF wordt
voorgestaan.
De in de tekst van de overeenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers.
1. Over het algemeen zal de rechtsvorm van een sportorganisatie, zoals een sportbond of sportclub, die
van een vereniging zijn.
De stichtingsvorm komt echter wel voor. Zo zou het standaardteam van een vereniging, dat in het
bijzonder voor sponsoring in aanmerking komt, van die vereniging kunnen worden afgesplitst en
worden ondergebracht in een afzonderlijke stichting. Het model zal in geval van een stichting
sprake is dienovereenkomstig moeten worden aangepast. Het woord vereniging zal overal moeten
worden vervangen door het woord stichting. Van artikel 14, eerste lid, zal kunnen vervallen de
tweede volzin; hetzelfde geldt voor de tussenzin in het tweede lid: of indien na.... tot en met
afkeuren. Tenslotte kan artikel 20 vervallen.
2. In de overeenkomst wordt ervan uitgegaan, dat de inhoud hiervan niet strijdig mag zijn met de
eventueel bestaande reglementen van de sportbonden op het gebied van de sponsoring. In geval
van wijziging van deze reglementen gedurende de looptijd van de overeenkomst of in geval voor het
eerst reglementen aangaande sponsoring worden uitgevaardigd, is het gevaar van strijdigheid
aanwezig.
Artikel 4, eerste lid onder c. zou in een dergelijk geval toepassing kunnen vinden. Uit een oogpunt
van rechtszekerheid zullen sportbonden bestaande rechtsverhoudingen zoveel mogelijk moeten
respecteren en zonodig overgangsbepalingen in hun reglementen moeten opnemen.
In het bijzonder wordt erop gewezen, dat enkele sponsorreglementen van de sportbonden het
voorschrift bevatten, dat een sponsorovereenkomst vooraf dient te worden goedgekeurd door de
desbetreffende sportbond alvorens deze van kracht kan zijn.
3. Voorzover nodig dienen partijen ook de reglementen van de Internationale Sport Federatie, waarbij
de betreffende bond is aangesloten en/of van het Internationaal Olympisch Comité met betrekking
tot de amateurstatus van spelers (regel 26) in acht te nemen.
4. Een sponsorovereenkomst zal over het algemeen de gehele vereniging aangaan. Bij teamsporten zal
het standaardteam of de standaardteams, waaronder hier wordt begrepen het dames- of herenteam,
dat in de hoogste klasse uitkomt, hierin dan wel een voorname plaats innemen. Bij individuele
sporten zal dit gelden voor de kernploeg of de selectieploeg.
Doorgaans zal de vereniging de door de sponsor gewenste naam gaan dragen, terwijl de sponsor
kan verlangen, dat ook de overige leden van de vereniging het door de sponsor gewenste tenue
zullen dragen.
Het is echter mogelijk de sponsorovereenkomst uitsluitend te beperken tot het (de)
standaardteam (s), de kernploeg of de selectieploeg. Dit dient dan duidelijk in de overeenkomst te
worden aangegeven. Daarbij moet worden bepaald, om welke team(s) of ploeg(en) het gaat. Op de
volgende wijze kan de overeenkomst worden aangepast in geval de sponsorovereenkomst uitsluitend
betrekking heeft op het (de) standaardteam (s).
Opm:
Volgens het Huishoudelijk Reglement van het N.H.V., hoofdstuk 9, kan een sponsorovereenkomst
die leidt tot naamskoppeling uitsluitend worden aangegaan voor de gehele vereniging.
Naamskoppeling voor uitsluitend de standaardteam behoort niet tot de mogelijkheden.
Het eerste lid van artikel 2 luidt dan:
"De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging
te aanvaarden, om de communicatiemogelijkheden van het (de) standaardteam (s) van de vereniging,
welke voortvloeien uit zijn sportbeoefening aan te wenden ter bekendmaking van de naam, de
goederen en/of diensten van de sponsor.' "Onder het (de) standaardteam(s) van de vereniging
wordt (worden) in deze overeenkomst begrepen:
De tekst van de overeenkomst zal verder in gelijke zin moeten worden aangepast. In het model is
dit reeds op diverse plaatsen aangegeven. Men dient hierbij evenwel te bedenken, dat een aantal
verplichtingen uit de sponsorovereenkomst soms slechts het standaardteam betreft, ook wanneer de
sponsorovereenkomst de gehele vereniging aangaat.
Op gelijke wijze als hierboven aangegeven kan de overeenkomst worden beperkt tot de kernploeg of
selectieploeg. In de verdere tekst van het model en de toelichting zal gemakshalve worden uitgegaan
van een vereniging met standaardteam.
5. De communicatiemogelijkheden kan alleen dan onderdeel van een sponsorovereenkomst uitmaken,
indien de vereniging op dit punt volledige zeggenschap toekomt. Verder geldt, dat indien de
overeenkomst uitsluitend betrekking heeft op het aanwenden van communicatiemogelijkheden van
een vereniging in de vorm van het plaatsen van reclameborden bij sportevenementen, niet kan
worden gesproken van sponsoring in de zin van deze overeenkomst.
6. Partijen dienen zich te realiseren, dat met name de spelers en/of speelsters van het standaardteam
van de vereniging nauw bij de sponsorovereenkomst zijn betrokken. Zij zijn het, die immers de
naam van de sponsor op hun of haar sportkleding zullen moeten dragen. Foto- of filmopnamen van
hun of haar sportverrichtingen zullen wellicht door de sponsor commercieel worden gebruikt. Het
verdient daarom aanbeveling, dat de betrokken spelers of speelsters kennis nemen van de inhoud
van de overeenkomst en zich hiermee uitdrukkelijk accoord verklaren. Indien de spelers of
speelsters een bepaalde vergoeding ontvangen is het gewenst een en ander uitvoerig te regelen in
de spelerscontracten, welke volledig moeten aansluiten aan de sponsorovereenkomst.
7. In het algemeen gaat de voorkeur uit naar een overeenkomst voor 3 jaar. Indien van naamskoppeling
sprake is, dient daar volgens de richtlijnen vanuit te worden gegaan.
8. Over het algemeen zal deze bepaling voornamelijk gelden bij teamsporten.
Zonodig kan de bepaling worden weggelaten. Indien in de overeenkomst sprake is van meerdere
standaardteams, zal moeten worden aangegeven op welk team de bepaling van toepassing is.
9. Hier dient te worden ingevuld de klasse waarin wordt gespeeld op het moment waarop de
overeenkomst wordt aangegaan, alsmede een eventuele hogere klasse.
Indien het de bedoeling van partijen is de overeenkomst bij promotie te kunnen herzien of in het
uiterste geval te beëindigen, indien geen overeenstemming kan worden bereikt over de nieuwe
voorwaarden (doorgaans een hoger sponsorbedrag), zo dient uitsluitend de klasse te worden
vermeld waarin wordt gespeeld bij het aangaan van de sponsorovereenkomst.
10. Het komt wel voor, dat bij de aanvang van een sponsorovereenkomst of bij de aanvang van een
sportseizoen door de sponsor bepaalde onkosten ineens worden voldaan. Zie hiervoor artikel 6. In
het eerste lid van artikel 5 is de betaling geregeld van het sponsorbedrag, dat over het algemeen
in termijnen zal worden voldaan. Op dit in artikel 5 bedoelde sponsorbedrag ziet de verrekeningsbepaling van het derde lid van artikel 4.
11. Over het algemeen zal de termijnbetaling zich uitstrekken over het sportseizoen.
12. Hier dient te worden ingevuld de datum van de eerste verjaardag van de overeenkomst.
13. Het is mogelijk de indexering achterwege te laten en de verhoging te regelen in absolute bedragen.
14. De inhoud van dit artikel is facultatief en niet volledig. Het betreft hier speciale uitgaven van de
vereniging, welke niet onmiddellijk met haar gewone huishouding verband houden, doch een gevolg
zijn van de aangegane verbintenis met de sponsor.
15. De sponsor kan verlangen, dat de vereniging haar naam statutair wijzigt. In dat geval dient aan het
eerste lid van artikel 7 te worden toegevoegd:
•De vereniging verbindt zich ten spoedigste haar statutaire en reglementaire naam te wijzigen in
_____________________”.
Strikt genomen is een statutaire naamswijziging niet noodzakelijk. De vereniging zal zich zonder
bezwaar kunnen bedienen van haar nieuwe (roep)naam en zich aldus laten inschrijven in een
competitie. In officiële stukken en in het algemeen, indien zij als rechtspersoon deelneemt aan
het rechtsverkeer, zal zij echter mede haar statutaire naam moeten blijven voeren. Voor een
sponsor behoeft dit niet bezwaarlijk te zijn. Het voordeel hiervan is, dat bij de aanvang en de
afloop van een verbintenis geen juridische formaliteiten behoeven te worden vervuld en de
aanpassing aan de nieuwe status snel kan worden gerealiseerd.
16. Het zal duidelijk zijn, dat deze bepaling vooral bedoeld is voor sponsorovereenkomsten met een
aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor. Maar ook in dat geval zal een sponsor veelal
geen bezwaar behoeven te maken tegen reclame-uitingen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 onder c.
en d. van derden, mits deze niet afkomstig zijn van concurrenten in zijn branche.
17. De sponsor kan verlangen en dit zal speciaal het geval kunnen zijn bij sponsorovereenkomsten met
een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor, dat hij of zijn vertegenwoordiger als lid
van de vereniging, wordt gekozen als bestuurslid. Artikel 13 kan dan worden vervangen door de
volgende tekst:
'De vereniging verplicht zich om desgewenst een vertegenwoordiger van de sponsor, die is
ingeschreven als lid van de vereniging, op de eerstvolgende algemene ledenvergadering voor te
dragen ter verkiezing als lid van het bestuur." "Dit bestuurslid kan niet zijn voorzitter,
vice-voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijdcommissaris, manager van het standaardteam."
Hierbij is het een uitgangspunt van beleid van zowel de Vereniging Sportsponsoring Nederland als
de Nederlandse Sport Federatie, dat de vertegenwoordiger van een sponsor in een dergelijk geval
binnen een vereniging geen beleidsbepalende functie vervult.
18. Bij belangrijke sponsorbedragen kan de sponsor belanghebben bij het opstellen door de vereniging
van haar begroting. In artikel 14 is geregeld de verplichting van de vereniging om haar begroting
ter goedkeuring voor te leggen aan de sponsor. Indien partijen geen prijsstellen op inspraak van
de sponsor bij de begrotingsvaststelling, kan artikel 14 vervallen. Hierdoor kan een bepaling in
de plaats komen inhoudende een gespecificeerde besteding van het sponsorbedrag. Als tekst wordt
voorgesteld:
'Het in artikel 5 genoemde sponsorbedrag zal door de vereniging op de volgende wijze moeten
worden besteed:
a. onkostenvergoeding spelers
:f
b. vervoerskosten standaardteam : f
c. trainingsaccommodatie
:f
d. continuïteitsreserve
:f
etc."
19. Het verdient aanbeveling deze datum te stellen op circa zes maanden vóór de aanvang van het
begrotingsjaar.
20. Voor de verplichting van de vereniging om de sponsor regelmatig een financieel overzicht te
verstrekken alsmede voor het recht van de sponsor op inzage en controle van de boekhouding van
de vereniging, geldt dezelfde opmerking als die welke gemaakt bij punt 16 voor wat betreft
"belangrijke sponsorovereenkomsten."
21. De VSN en de NSF hebben een Arbitragecommissie Sportsponsoring ingesteld om geschillen
voortvloeiend uit sponsorovereenkomsten te kunnen beslechten. Dit om te voorkomen dat deze
geschillen voor de gewone rechter zouden moeten worden beslecht. Dringend wordt geadviseerd om
deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te nemen.
22. Nagegaan zal moeten worden of het bestuur van de vereniging bevoegd is om de sponsorovereenkomst aan te gaan, speciaal gelet op de naamswijziging. Een speciaal hiertoe strekkend
besluit van de algemene ledenvergadering kan derhalve vereist zijn.
Indien partijen door omstandigheden de overeenkomst reeds wensen aan te gaan vóór de beslissing
van de algemene vergadering, kan de overeenkomst zonodig onder een opschortende voorwaarde
worden gesloten. Artikel 20 dient dan te worden vervangen door de volgende tekst:
•Deze overeenkomst is aangegaan onder de opschortende voorwaarde, dat de algemene vergadering
van de vereniging uiterlijk binnen __ weken na het aangaan van deze overeenkomst haar
goedkeuring aan de inhoud hiervan zal hebben gegeven."
Pas wanneer het besluit van de algemene ledenvergadering is genomen en de goedkeuring
verleend, zal de sponsorovereenkomst als volkomen geldig kunnen worden beschouwd.
Versie, 21042004