Format voortgangsrapportage

Format voortgangsrapportage innovatie samenwerkingsprojecten en
stimulering innovatieprojecten EFRO OP-OOST 2014-2020
Minstens eenmaal per 6 maanden dient de penvoerder een voortgangsrapportage in
bij de Managementautoriteit (MA). De deadline voor indiening is vier weken na de
verstreken 6 maanden termijn. In de voortgangsrapportage bericht de penvoerder over
de voortgang van het project en de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten.
Het indienen van een voortgangsrapportage gebeurt in het webportal:
https://www.efro-webportal.nl/mijn/. Dit is hetzelfde webportaal waar u ook de
aanvraag heeft ingediend. U opent uw project en kiest in het linker menu voor
‘Rapportages’. Vervolgens klikt u op de knop ‘Nieuwe voortgangsrapportage
aanmaken’. Hieronder vindt u ter informatie de vragen die in het webportaal gesteld
worden. U kunt deze vragen eventueel aan uw projectpartners voorleggen om input te
vragen voor de voortgangsrapportage.
1. UITGEVOERDE ACTIVITEITEN / BEREIKTE RESULTATEN
a. Geef per projectpartner aan welke projectactiviteiten in de afgelopen 6
maanden zijn uitgevoerd.
b. Geef een korte toelichting op de resultaten die de afgelopen 6 maanden
bereikt zijn.
c. Ga daarbij in op eventuele wijzigingen ten opzichte van het projectplan, het
overleg dat met de projectpartners heeft plaatsgevonden, of het project nog
conform planning verloopt en de indicatoren.
d. Indien van toepassing: licht toe of uw project het go/no go moment of mijlpalen
heeft bereikt.
e. Heeft u activiteiten op het gebied van promotie en publiciteit voor uw project
uitgevoerd? Licht deze kort toe en stuur eventueel bewijsstukken mee.
f. Wanneer dit de eerste voortgangsrapportage is, stuur dan ook een printscreen
van uw website mee (waarop de melding van de subsidie zichtbaar is) en een
bewijs van de A3 poster. Zie hiervoor ook de richtlijnen en de A3 poster op de
website www.op-oost.eu/Communiceren-over-EFRO/Richtlijnen-communicatie.
Een prinstscreen kunt u meesturen als Word-document, door de printscreen in
een Word-bestand te plakken.
2. GEMAAKTE KOSTEN
Alleen gemaakte en betaalde kosten zijn subsidiabel. Voor het declareren van de
kosten vult u per partner de onderdelen ‘Aanbesteding’, ‘Factuurbijlage’ en
‘Urenbijlage’ in. U kunt de kosten afzonderlijk in het webportaal invoeren, maar u kunt
ook gebruik maken van de Excel-formats (factuurbijlage en urenbijlage). Deze kunt u
dan uploaden in het webportaal.
De MA zal op basis van de gedeclareerde kosten een steekproef trekken en hiervan de
onderbouwing opvragen. Denk hierbij aan urenregistratie (bij interne loonkosten) en
facturen, betaalbewijzen en prestatieverklaringen (bij externe kosten). Wanneer de
onderbouwing van een kostenpost niet binnen de gestelde termijn aangeleverd kan
worden en ook niet na een herinnering, zal de MA deze kosten verwijderen uit de
declaratie. Op een later moment kan deze kostenpost opnieuw gedeclareerd worden
wanneer de onderbouwing wel aangeleverd kan worden. Het niet tijdig aanleveren van
deze informatie kan ook leiden tot het afkeuren van andere kosten. De MA berekent het
voorschot op basis van de goedgekeurde gedeclareerde kosten.
Versie 2.0 – 19 juli 2016
a. Upload u als penvoerder het bewijs van doorbetaling van de voorschotten aan
de
projectpartners
naar
aanleiding
van
de
voorgaande
voortgangsrapportage(indien van toepassing).
b. Zijn er afwijkingen van meer dan 10% per partner per kostensoort? Dient u dan
een wijzigingsverzoek in met de nieuwe begroting en een motivering. Zijn er
afwijkingen van meer dan 10% in de uitgavenplanning (per jaar)? Geeft u dan
de wijziging en motivering hier door.
c. Indien van toepassing: geeft u aan welke financiering u voor het project heeft
ontvangen (niet zijnde de subsidie vanuit het OP Oost programma en uw eigen
bijdrage).
Let op: is uw bankrekeningnummer gewijzigd ten opzichte van de aanvraag? Geef dit
dan door aan de Managementautoriteit. Voeg voor controle van het nummer door de
Managementautoriteit een kopie bankafschrift toe.
2