Financiële handleiding

Handleiding
financiële afwikkeling
De afrekenstaat
Op de afrekenstaat noteer je wat de totale bruto opbrengst is van het collectegebied. Is er op meerdere locaties geld opgehaald?
Noteer dan per locatie de opbrengst. Zijn hier geen exacte gegevens van bekend, maak dan een schatting.
Op de achterkant van de afrekenstaat vul je de bruto opbrengst in die per groep is opgehaald. Noteer ook het aantal collectebussen
en collectanten per groep. De contactpersoon van elke groep tekent voor de correctheid van de gegevens van zijn groep.
let op! Onvolledig ingevulde formulieren kunnen wij niet in behandeling nemen.
Voeg alle stortingsbewijzen aan de afrekenstaat toe. Je zet samen met een controleur een handtekening onder de afrekenstaat. Deze
controleur kan een teamlid zijn, een contactpersoon van een groep of de medewerker van de bank die je assisteert bij het afstorten.
tip! Maak een kopie van de afrekenstaat voor je eigen administratie.
Afstorten
Het is verplicht om de totale opbrengst (dus 100%) in één keer direct op de rekening van Jantje Beton te storten. Dit is opgenomen
in het collecteprotocol dat is vastgesteld door de Stichting Collectenplan (SCP). Het is niet toegestaan om geld via een privérekening over te maken naar Jantje Beton.
De opbrengst stort je bij de bank rechtstreeks op IBAN nummer: NL86 RABO 0156 9198 69 t.n.v. Jantje Beton, o.v.v. het
betalingskenmerk dat staat vermeld op de afrekenstaat. Indien je geen betalingskenmerk opgeeft verzoeken wij je een e-mail met
de betaalgegevens te sturen naar [email protected]
Rekeningnummers van goede doelen zijn bij alle banken vrijgesteld van stortingskosten.
tip!
Vaak is het mogelijk om bij de stortingsmachine een tussenstand op te vragen, waardoor je de opbrengst per
groep kunt bijhouden.
tip!
Maak voorafgaand aan de collecteweek een afspraak met de lokale bank voor het afstorten.
Neem de brief mee die door het hoofdkantoor van de Rabobank hiervoor is opgesteld. Je vindt de brief op
www.jantjebeton.nl/financieleafhandeling/. Dit voorkomt vragen of lange
wachttijden.
Veel voorkomende vragen
Het kan gebeuren dat je tijdens het afstorten bij de bank tegen iets aanloopt. Daarom hebben wij hieronder alvast de meest
voorkomende vragen voor je beantwoord:
Wat moet ik doen als een machine vastloopt?
Neem contact op met de bank of een medewerker (indien aanwezig) om de storing op te lossen. Maak hiervan melding bij het
collecteteam, zodat de afrekenstaat op een juiste wijze kan worden verwerkt.
Wat moet ik doen als er een verschil zit in mijn eigen telling en de telling van de bank?
Kleine verschillen kunnen altijd ontstaan door bijvoorbeeld valse- of buitenlandse munten. Is het verschil echter groter dan
verwacht mag worden, neem dan contact op met de bank of een medewerker (indien aanwezig) om het verschil op te lossen.
Wannneer stort Jantje Beton geld terug aan de groepen?
Na ontvangst van de afrekenstaat en controle van de opbrengst, stort Jantje Beton 50% van de opbrengst (minus eventuele
huur van collectebussen en onkosten) op rekening van de groepen. Wij streven ernaar de afrekenstaat binnen twee weken te
verwerken en het geld terug te storten aan de groepen. Hoe worden de huur van collectebussen en eventuele onkosten verrekend?
Jantje Beton berekent de kosten van de gehuurde collectebussen naar rato door aan de groepen. Daarom geef je op de
afrekenstaat aan hoeveel bussen elke groep heeft gebruikt.
De coördinatiekosten (onkosten) worden naar rato doorberekend aan de groepen o.b.v. het aantal ingevulde collectanten (waarbij het aantal collectanten de verdeelsleutel bepaalt). Onkosten mogen gedeclareerd worden tot 3% van de totale
opbrengst met een maximum van € 1,- per collectant. Gebruik hiervoor het declaratieformulier:
www.jantjebeton.nl/financieleafhandeling/.
Na afloop van de collecte ontvang je een overzicht van de bedragen die zijn teruggestort aan de groep(en) en de
bijbehorende rato-berekening van eventuele kosten die in mindering zijn gebracht.
Terugkoppeling opbrengst aan het CBF
Na afloop van de collecte moet de totaalopbrengst per gemeente teruggekoppeld worden aan het CBF. Jantje Beton zorgt voor
deze terugkoppeling.
Vragen?
Neem contact op met het collecteteam van Jantje Beton: [email protected] / 030-2427265 (ma t/m vr 8.00-17.00 uur)
Bellen tijdens Collecteweek
Het Collecteteam staat iedere werkdag van 8:00-17:00 uur voor je klaar om vragen te beantwoorden. Tijdens de Collecteweek van
13 t/m 25 februari zijn wij daarnaast voor calamiteiten en noodgevallen bereikbaar op:
zaterdag 18 februari van 09:00-20:00 uur
zaterdag 25 februari van 09:00-20:00 uur
ma-za van 17:00-20:00 uur
Deze verruimde bereikbaarheidstijden zijn alleen voor problemen die niet tot de volgende werkdag kunnen wachten.
CHECKLIST Stuur de afrekenstaat uiterlijk 11 maart op
Wat wordt verwacht van de collectecoördinator met betrekking tot de financiële
afwikkeling?
1. De afrekenstaat is volledig en correct ingevuld (dus incl. IBAN rekeningnummers, correcte tenaamstellingen,
het aantal collectanten en bussen per groep, de opbrengst per locatie).
Vergeet niet om alle stortingsbewijzen mee te sturen!
2.Een getuige heeft de afrekenstaat ondertekend.
3.De groepscoördinatoren hebben een paraaf gezet bij de bruto opbrengst van de eigen groep.
4.De totale opbrengst (100%) is in één keer stort op rekening van Jantje Beton
o.v.v. het betalingskenmerk: te vinden op de voorzijde van de afrekenstaat.
5.De afrekenstaat wordt binnen twee weken na aanvang van de collecte (kosteloos) geretourneerd.
6. Klaar om de afrekenstaat samen met het stortingsbewijs en eventueel het declaratieformulier en aanmeldformulier nieuwe groepen te sturen naar: Jantje Beton - antwoordnummer 8489 - 3500 VW Utrecht
informatie en ondersteuning
[email protected]
www.jantjebeton.nl/buitenbeweging
030-2427265 (ma - vr 08:00 - 17:00 uur)
www.facebook.nl/jantjebetoncollecte
www.jantjebeton.nl/collecte
twitter.com/jantjebetonline