Wat houdt het project Administratieve Organisatie in

Het BizWiser Organisatieconcept
Met het BizWiser Organisatieconcept kan uw organisatie zo worden ingericht dat deze niet iedere
paar jaar “om” moet doordat er bijvoorbeeld nieuwe technieken ter beschikking komen of de
maatschappelijke omstandigheden veranderen. We maken daarbij gebruik van de 80-20-regel: 80
procent van uw organisatie en systemen blijft stabiel, zodat u hier niet meer dan 20 procent van uw tijd
en menskracht aan hoeft te besteden. De overgebleven 20 procent is datgene wat uw organisatie
uniek maakt, waar u zich profileert. Het BizWiser Organisatieconcept maakt het mogelijk dat u hieraan
80 procent van uw tijd en energie besteedt.
De BizWiser-aanpak bestaat uit fasen die uiteenvallen in stappen. Fase 1 betreft de hele
organisatie,de fasen 2-4 gelden per hoofdproces. De fasen 1-3 dienen altijd te worden doorlopen,
maar u hebt daarbij wel de keuze uit verschillende opties. Iedere fase eindigt met een “GO/ NO GObeslissing“, m.a.w.: u kunt na iedere fase stoppen. Grote organisaties kunnen ervoor kiezen tijdens
fase 3 niet alle ook delen van hoofdprocessen in kaart te laten brengen. Desgewenst helpen wij u met
het stellen van prioriteiten.
In het schema hieronder vindt u een overzicht, dat in de rest van de tekst nader wordt uitgewerkt.
Fase
1
2
3
4
Doel
Quickscan
Stap 1: Globaal procesmodel
vaststellen
Stap 2: Keuze vervolgtraject
bepalen
Nader onderzoek
Stap 3: Workshops
Stap 4: Resultaten verwerken
Stap 5: Nader onderzoek
Vastleggen
Stap 6: Vastleggen in overleg
Beheer & onderhoud
Stap 7: Regelen beheer,
onderhoud &
verzorgen opleidingen
personeel
Reikwijdte
hele
organisatie
Status
verplicht
Resultaat fase
Globaal procesmodel
Go/No Go
hoofdproces
hoofdproces
hoofdproces
verplicht,
diverse
opties
verplicht
niet
verplicht,
diverse
opties
Nader uitgewerkte
procesmodellen
Go/No Go
Vastgelegde &
toegankelijke
procesbeschrijvingen
Go/No Go
Resultaat fase 3 wordt
up to date gehouden.
Medewerkers werken
volgens procesmodel
Tabel 1: Schematisch overzicht fasen 1-4
1 Fase 1: Organisatie als geheel, QuickScan
Stap 1: QuickScan. Wij voeren een QuickScan uit in uw organisatie, waarbij we samen met u
bepalen welk globaal procesmodel voor uw organisatie het meest geschikt is. In een workshop met
een aantal medewerkers worden het resultaat van de QuickScan & het globale model nader onder de
loep genomen en zonodig bijgesteld.
Fokkelien von Meyenfeldt, BizWiser Modulair, v0.2, 11 november 2006
1
Stap 2: Keuze bepalen. Het globale procesmodel omvat vijf of zes hoofdprocessen. De belangrijkste
daarvan is het kernproces, d.w.z. de samenhangende reeks activiteiten die de bestaansreden voor uw
organisatie vormt. De overige hoofdprocessen zijn nodig voor de ondersteuning van het kernproces.
U kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:
1. Organisatie als geheel: alle hoofdprocessen van A-Z vastleggen & optimaliseren; zorgdragen
voor acceptatie; regelen van onderhoud & beheer
i. idem zonder beheer
ii. idem zonder acceptatie
iii. idem zonder beheer & acceptatie
2. Alleen kernproces: volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii
Organisaties met een administratief gecompliceerd kernproces, zoals dat bij vele non-profit
dienstverleners het geval is, zullen dit vaak niet als geheel willen aanpakken. In dit soort
gevallen helpen wij u desgewenst met het stellen van prioriteiten en het samenstellen van een
haalbaar vervolgtraject.
3. Alleen ondersteunende processen: volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii
4. Eén hoofdproces volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii
2 Fasen 2-4: per hoofdproces
De fasen 2-4 worden voor elk hoofdproces doorlopen.
U hebt de volgende keuzemogelijkheden:
1. Alle hoofdprocessen worden gelijktijdig aangepakt. Dat verkort de doorlooptijd, maar het
aantal te investeren mensuren per hoofdproces verschilt nauwelijks van optie 2. Het project
wordt wat moeilijker te beheersen, aan de andere kant is het op deze manier makkelijker de
samenhang tussen de hoofdprocessen in de gaten te houden.
2. De hoofdprocessen worden na elkaar afgehandeld. Dat verlengt de doorlooptijd, maar het
aantal mensuren verschilt nauwelijks van optie 1. De projectbeheersing is overzichtelijker, wel
moet er speciaal aandacht worden besteed aan het op elkaar laten aansluiten van de
hoofdprocessen.
3. Er worden twee hoofdprocessen simultaan aangepakt. Nadat deze zijn voltooid, wordt een
GO/NO GO-beslissing genomen: gaan we verder, of stoppen we ermee?
4. Er wordt één proces aangepakt. Nadat dit is voltooid, wordt een GO/NO GO-beslissing
genomen: gaan we verder, of stoppen we ermee?
2.1 Fase 2: Nader onderzoek
Stap 3*: Workshops. Vervolgens worden de hoofdprocessen nader in kaart gebracht.
Per hoofdproces wordt een workshop georganiseerd, waaraan 8-30 medewerkers kunnen deelnemen.
Het ideale aantal ligt rond de 15. Wie er deelnemen en hoeveel mensen gaan meedoen, bepalen
BizWiser en u in overleg.
Voor kleine tot middelgrote organisaties is een workshop van een dag voldoende.
Voor grote en gecompliceerde organisaties is het waarschijnlijk nodig verschillende workshops te
organiseren voor bijvoorbeeld verschillende divisies.
*De workshops dienen als startpunt voor het onderzoek, en als hulpmiddel om draagvlak te
creëren. U kunt ervoor kiezen deze stap over te slaan. De ervaring leert echter dat de
workshops de acceptatie aanzienlijk vergroten en de implementatie vereenvoudigen.
Stap 4: Resultaten verwerken. De resultaten van de workshops worden door BizWiser aan de
organisatie beschikbaar gesteld via een speciale besloten en interactieve website.
Stap 5: Nader onderzoek. BizWiser onderzoekt wat er in uw organisatie gebeurt, welke afdelingen er
zijn, welke taken er worden verricht. Alles wordt bekeken met onder meer het doel “best practices” te
behouden en “bad practices” te verwijderen.
Fokkelien von Meyenfeldt, BizWiser Modulair, v0.2, 11 november 2006
2
Voor alle items, klussen, takenpakketten e.d. moet een goede en logische plaats in het geheel worden
gezocht. Dit wordt uitgevoerd door een medewerker van BizWiser die bij u wordt gedetacheerd, in
overleg met betrokken medewerkers uit uw organisatie.
2.2 Fase 3: Vastleggen
Stap 6: Vastleggen in overleg. De gedetacheerde van BizWiser legt processen en procedures vast
in tekst en met behulp van een schematechniek waarmee ze op een overzichtelijke en praktische
wijze digitaal beschikbaar zijn voor iedereen in de organisatie.
Een en ander gebeurt volgens een duidelijk omschreven procedure in overleg met uw medewerkers.
Uiteindelijk ontstaat een procesmodel dat – indien goed beheerd – jaren mee kan.
2.3 Fase 4: Beheer & onderhoud
Stap 7*: Al tijdens fase 3 bekijkt de medewerker van BizWiser hoe in uw organisatie het systeem het
best beheerd en onderhouden kan worden. Hij/zij overlegt dit met u en met de directie van BizWiser.
BizWiser komt met een voorstel en zorgt ervoor dat de medewerkers die met onderhoud en beheer
worden belast adequaat worden opgeleid.
*U kunt ervoor kiezen deze stap over te slaan.
Fokkelien von Meyenfeldt, BizWiser Modulair, v0.2, 11 november 2006
3