Totstandkoming van overeenkomsten: hoe en wanneer?

© NEVI
pag.: 1 van 4
code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1
Totstandkoming van overeenkomsten: hoe en wanneer?
Overeenkomsten kunnen zowel mondeling als schriftelijk tot stand komen. In beide
gevallen is voor de inkoper de (juridische) beantwoording van de volgende vragen van
belang: hoe komt een overeenkomst tot stand en wanneer komt een overeenkomst tot
stand? Daarnaast is het de vraag wanneer een partij gebonden is aan zijn verklaring, en
daarop niet meer terug kan komen.
Een overeenkomst kan een eenvoudige vorm hebben, maar kan ook complex zijn. Een
mondelinge overeenkomst is vaak eenvoudig. Een schriftelijke overeenkomst over bijvoorbeeld de aanschaf van een informatiesysteem is een stuk ingewikkelder. In het algemeen
is de gang van zaken bij de totstandkoming van een mondelinge en een schriftelijke
overeenkomst echter gelijk; beide verlopen in verschillende fasen. Het verschil is dat bij de
mondelinge totstandkoming de fasen direct op elkaar volgen, terwijl bij de schriftelijke
totstandkoming tussen de fasen een tijdsverloop bestaat. Het uitwisselen van documenten
kost nu eenmaal tijd.
We bespreken in dit artikel het proces van totstandkoming van een overeenkomst via de
mondelinge weg en via de schriftelijke weg. Ook kijken we naar de totstandkoming van
overeenkomsten bij e-business. Eerst geven we echter het algemene antwoord op de
vraag hoe en wanneer een overeenkomst tot stand komt.
Hoe komt een overeenkomst tot stand?
Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding daarvan (art. 6:217 BW).
Wanneer komt de overeenkomst tot stand?
Een overeenkomst komt tot stand op het tijdstip waarop de aanvaarding wordt ontvangen
(artt. 6:223 en 224 BW).
Dat een overeenkomst tot stand komt door aanbod en de aanvaarding daarvan, wil zeggen
dat twee partijen handelend moeten optreden. In juridische terminologie: de partijen
moeten een rechtshandeling verrichten om een overeenkomst tot stand te brengen. De
aanbieder biedt aan en de geadresseerde moet aanvaarden. Indien de laatste niet
handelend optreedt, dan komt er geen overeenkomst tot stand. De inkoper die een offerte
ontvangt en daar niet op reageert, heeft geen overeenkomst gesloten.
Aanbod en aanvaarding bij een mondelinge procedure
Aangezien in zijn algemeenheid het Nederlandse overeenkomstenrecht geen vormvereisten kent, kan het ‘spel’ van aanbod en aanvaarding zowel mondeling als schriftelijk
geschieden. Verreweg de meeste overeenkomsten komen op mondelinge wijze tot stand.
Denkt u maar aan de vele consumentenkopen. Ook professionele inkopen gebeuren
(helaas) soms mondeling. Denk daarbij aan telefonische (spoed)bestellingen. Tussen
aanbod en aanvaarding is bij de mondelinge procedure geen sprake van tijdsverloop.
Alle tijdstippen vallen nagenoeg samen.
© NEVI
pag.: 2 van 4
code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1
Aanbod en aanvaarding bij een schriftelijke procedure
Anders dan bij de mondelinge procedure verloopt er bij de schriftelijke procedure wél enige
tijd tussen de diverse stadia van de totstandkoming. Wat de juridische consequenties zijn
op de diverse tijdstippen tussen aanbod en aanvaarding kunnen we het beste weergeven
in een schema (afbeelding 1). Uit het schema blijkt dat de aanbieder na de verzending van
de aanvaarding eenzijdig gebonden is: hij kan zijn aanbod niet meer wijzigen (het vrijblijvende aanbod is hierop een uitzondering). De ‘aanvaarder’ heeft de vrijheid en niet de
plicht om te aanvaarden; hij behoeft slechts ja te zeggen om de totstandkoming van de
overeenkomst te bewerkstelligen. Hij kan zijn aanvaarding nog intrekken voordat deze de
aanbieder heeft bereikt.
afbeelding 1: schriftelijke totstandkoming overeenkomst
tijdstip
verzending van de aanbieding
z
intrekken van de aanbieding is nog mogelijk (art. 3:37 BW lid 5)
ontvangst van de aanbieding
z
z
intrekken van de herroepelijke aanbieding is niet meer mogelijk
wijzigen van de herroepelijke aanbieding is nog mogelijk
verzending van de aanvaarding
z
z
wijzigen van de herroepelijke aanbieding is niet meer mogelijk
intrekken van de aanvaarding is nog mogelijk
ontvangst van de aanvaarding
z
(art. 3:37 BW lid 3)
de overeenkomst is tot stand gekomen
NB: bij een vrijblijvende aanbieding kan de aanbieding nog worden gewijzigd
ook al is de overeenkomst tot stand gekomen. De wijziging moet dan wel
onverwijld plaatsvinden na ontvangst van de aanvaarding.
Ontvangsttheorie
In het Nederlandse recht is gekozen dat op het moment van ontvangst van de aanvaarding
de overeenkomst tot stand komt. Vandaar de naam ontvangsttheorie. Art. 3:37 lid 3 BW
bepaalt dat een tot een bepaalde persoon gerichte wilsverklaring (dus ook die van aanbod
en aanvaarding) pas werking heeft op het moment dat de verklaring ook daadwerkelijk die
persoon bereikt. Het is dus voor werking van de aanvaarding voldoende dat de aanbieder
de aanvaarding heeft ontvangen en van de inhoud kennis heeft kúnnen nemen. Het
vereiste dat de aanbieder ook daadwerkelijk de verklaring heeft vernomen, wordt niet
gesteld.
© NEVI
pag.: 3 van 4
code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1
praktijkaanbevelingen
Laat iedere aanbieder aan zijn aanbieding een bepaalde geldigheidtermijn verbinden.
Daarmee is de aanbieding onherroepelijk.
Neem vrijblijvende aanbiedingen niet in behandeling.
Ga bij iedere af te sluiten overeenkomst na in welk stadium het proces zich bevindt, en in
het bijzonder of de potentiële leverancier reeds is gebonden aan zijn aanbod.
Ga bij het plaatsen van een (bestel)order na of dit document een aanbod of een
aanvaarding is.
In art. 3:37 lid 3, tweede volzin, in combinatie met art. 6:224 BW, vinden we een belangrijke
aanvulling op de ontvangsttheorie. Het gaat daarbij om situaties waarin de aanvaarding
wordt geacht de aanbieder te hebben bereikt als het niet of niet tijdig bereiken van de
aanvaarding voor risico van de aanbieder komt. Deze situaties zijn een eigen handeling
van de aanbieder, een handeling van een ander voor wie de aanbieder aansprakelijk is en
omstandigheden die de aanbieder betreffen en waarvan het rechtvaardig is dat hij het
nadeel draagt. Voorbeelden zijn: de aanbieder heeft een onjuist adres opgegeven, geen
kennis gegeven van zijn verhuizing, zijn faxapparaat uitgeschakeld of een aangetekende
brief geweigerd.
Ten slotte is het goed om de ontvangsttheorie te vergelijken met de mogelijkheid van
herroeping. Herroeping van het aanbod is mogelijk tot het moment van aanvaarding,
althans tot het moment waarop mededeling van de aanvaarding wordt verzonden. In dat
laatste geval heeft de aanvaarding de aanbieder nog niet bereikt en is er dus ook nog geen
overeenkomst tot stand gekomen. In de periode tussen verzending en ontvangst is de
aanbieder echter wel eenzijdig gebonden aan het aanbod. Alleen de wederpartij kan - door
intrekking van de aanvaarding via een sneller communicatiemiddel - de totstandkoming van
de overeenkomst rechtsgeldig voorkomen.
We sluiten de bespreking van dit onderwerp af met het antwoord op de vraag wanneer
degene die het aanbod heeft gedaan gebonden is aan zijn aanbod en wanneer de
geadresseerde van het aanbod is gebonden aan zijn aanvaarding. De aanbieder is aan zijn
herroepelijk aanbod gebonden vanaf het moment van verzending van de aanvaarding. De
geadresseerde van het aanbod is aan zijn aanvaarding gebonden vanaf het moment
waarop de aanvaarding is ontvangen. Dit is tevens het moment waarop de overeenkomst
tot stand is gekomen.
Totstandkoming van overeenkomsten bij e-business
De totstandkoming van een overeenkomst via elektronische weg volgt de normale regels
van de totstandkoming van een overeenkomst, namelijk door aanbod en aanvaarding
daarvan (art. 6:217 BW). Er is echter nog een extra handeling vereist: zowel aanbod en
aanvaarding moeten worden bevestigd (art. 6:227c BW). Wordt een aanbod niet bevestigd,
dan wordt het beschouwd als een verwerping daarvan. Zolang een aanvaarding niet wordt
bevestigd, kan de ‘aanvaarder’ de overeenkomst nog ontbinden. Een ontvangstbevestiging
wordt geacht te zijn ontvangen wanneer deze toegankelijk is voor de geadresseerde.
Bijvoorbeeld: een e-mail bericht wordt als ontvangen beschouwd zodra het in de mailbox
van de geadresseerde is beland.
Ook als voor de totstandkoming van een overeenkomst het schriftelijkheidsvereiste is
gesteld, wordt daaraan voldaan - behoudens enkele uitzonderingen - als de overeenkomst
langs elektronische weg tot stand komt.
© NEVI
pag.: 4 van 4
code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1
Voor algemene voorwaarden geldt nog dat deze door de wederpartij toegankelijk moeten
zijn en moeten kunnen worden opgeslagen.
afbeelding 2: totstandkoming overeenkomst bij e-business
tijdstip
ontvangst aanbod
z
indien geen bevestiging ontvangen, is aanbod verworpen
bevestiging ontvangst aanbod
ontvangst aanvaarding
z
zolang bevestiging van ontvangst aanvaarding uitblijft,
kan ‘aanvaarder’ de overeenkomst ontbinden
bevestiging ontvangst aanvaarding
z
de overeenkomst is tot stand gekomen