Privacyreglement CJG Barneveld

Privacyreglement
CJG Barneveld
Privacyreglement CJG Barneveld
Inhoudsopgave
2
Inleidende bepalingen
3
Artikel 1
: Begripsbepalingen
3
Artikel 2
: Reikwijdte
4
Artikel 3
: Doelstelling gegevensverzameling
4
Artikel 4
: Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
4
Artikel 5
: Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
5
Organisatie en beheer persoons- en hulpverleningsgegevens
5
Artikel 6
: Dossier
5
Artikel 7
: Geheimhouding
Artikel 8
: Toegang
6
Artikel 9
: Beveiliging
6
Artikel 10
: Bewaren en vernietigen
Verkrijgen en verstrekken van cliëntgegevens
6
7
Artikel 11
: Verkrijgen van cliëntgegevens
7
Artikel 12
: Verstrekken van cliëntgegevens
7
Rechten
8
Artikel 13
: Informatie
8
Artikel 14
: Inzage en afschrift
8
Artikel 15
: Correctie en recht op eigen verklaring
8
Artikel 16
: Verwijdering
9
Artikel 17
: Klachten
9
Artikel 18
: Uitoefening van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger
van de betrokkene
9
Slotbepalingen
10
Artikel 19
10
: Inwerkingtreding
INLEIDENDE BEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit Reglement wordt verstaan onder:
Privacy
Het recht van cliënten op bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen
en verstrekken van persoonsgegevens.
Cliënt
Een persoon op wie de hulp die namens CJG Barneveld wordt geboden, zich richt.
Clientsysteem
De persoon of de personen met wie de cliënt in gezinsverband leeft of heeft geleefd en op wie de
hulpverlening zich richt, of die op enigerlei wijze is of zijn betrokken bij de hulpverlening aan de cliënt.
Hulpverlening
Alle handelingen en activiteiten die namens en onder verantwoordelijkheid van CJG Barneveld door
een hulpverlener worden verricht en die direct betrekking hebben op begeleiding van een
cliënt(systeem).
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Versie 8-4-2016
Bijzondere persoonsgegevens
Persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, etnische afkomst, politieke
gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en
persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en
persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging;
Verwerking van persoonsgegevens:
Elke handeling met betrekking tot persoons- of hulpverleningsgegevens waaronder in ieder geval het
verzamelen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken
door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstelling,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van
gegevens.
Dossier
Een systematisch gebundelde verzameling van persoons- en hulpverleningsgegevens over een
cliënt(systeem).
Wettelijke vertegenwoordiger
De persoon die het gezag over een minderjarige uitoefent.
Verantwoordelijke
De functionaris die eindverantwoordelijkheid draagt voor het bestuur van CJG Barneveld zijn de de
directeur/bestuurder.
Beheerder
De functionaris aangewezen door de bestuurder die belast is met de zorg voor de cliëntgegevens die
in het bestand zijn opgenomen, zijnde de gedragsdeskundigen.
Hulp/dienstverlener
Een persoon die namens CJG Barneveld hulp- en dienstverleningstaken verricht ten behoeve van
cliënten, inclusief personen die als vrijwilliger of stagiaire onder verantwoordelijkheid van de instelling
hulp verlenen aan cliënten. De hulpverleners zijn onder verantwoordelijkheid van de beheerder belast
met de dagelijkse zorg van de verwerking van cliëntgegevens in het kader van de uitoefening van hun
functie.
Medewerker ondersteunende diensten:
Een persoon die namens CJG Barneveld andere taken dan hulpverleningstaken verricht, die tot doel
hebben de hulpverleningstaken administratief, financieel of anderszins te ondersteunen.
Derde(n)
Iedere persoon of instelling, niet zijnde de cliënt, een lid van het cliëntsysteem of een functionaris van
CJG Barneveld.
Artikel 2 Reikwijdte
2.1. Dit reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens in verband met de
hulpverlening aan cliënten en cliëntsystemen.
2.2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking, ongeacht of deze verwerking mondeling,
schriftelijk of elektronisch plaats vindt.
Artikel 3 Doelstelling gegevensverzameling
Versie 8-4-2016
3.1 Het doel van de gegevensverzameling is het verlenen van hulpverlening aan cliënten en
cliëntsystemen in overeenstemming met de doelstellingen van CJG Barneveld.
3.2 Cliëntgegevens worden uitsluitend verzameld met het oog op de hulpverlening aan de cliënt.
a. Voor het bieden van zorgvuldige hulpverlening
b. Voor het bieden van continuïteit in zorg
c.
Bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de hulpverlening
3.3 Clientgegevens worden anoniem verwerkt met het oog op:
a. De beleidsvoering van de instelling;
b. Het verkrijgen van managementinformatie
c.
Organisatie- en beheerstaken van de instelling
d. informatievoorziening t.b.v. de financiers
e. het (doen) verrichten van onderzoek ten behoeve van de hulpverlening
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
4.1 De bestuurder van de instelling:
a.
is houder van de gegevensverzamelingen van de instelling
b.
is belast met het toezicht op de naleving van dit reglement.
c.
treft maatregelen voor adequate beveiliging van de persoons- en hulpverleningsgegevens.
d.
zorgt voor een goede afhandeling van klachten omtrent privacy en het nemen van eventuele
corrigerende maatregelen.
e.
draagt de uitoefening van het houderschap op aan de beheerder (art.1.11), zijnde de
gedragsdeskundige.
4.2 De beheerder draagt zorg voor:
a. een doelmatig beheer van de hulpverleningsgegevens;
b. Een behandeling van een verzoek tot inzage, correctie, toevoeging en/of verwijdering van
persoonlijke gegevens door cliënten, conform de bepalingen van dit reglement.
4.3 De hulpverlener draagt zorg voor:
a. het verzamelen van relevante gegevens voor de hulpverlening.
b. het verwerken van die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de hulpverlening,
zoals omschreven in artikel 3.
c.
Het zorgvuldig behandelen van persoonsgegevens (intern en extern).
d. het beheer van de hulpverleningsgegevens overeenkomstig de bepalingen in dit reglement.
4.4 Vanuit ondersteunende diensten wordt zorg gedragen voor;
a. technische beveiliging van clientgegevens (ICT beheerder).
b. Opschonen van cliëntdossier na een bewaartermijn van 2 jaar (applicatiebeheerder).
c.
Een actueel privacy beleid en reglement (beleidsmedewerker/bestuurder)
Artikel 5 Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
5.1 Behoudens het bepaalde in de overige leden van dit artikel, worden geen bijzondere
persoonsgegevens verwerkt.
Versie 8-4-2016
5.2 Persoonsgegevens over de gezondheidstoestand en/of strafrechtelijke persoonsgegevens
worden uitsluitend verwerkt voor zover strikt noodzakelijk voor de hulpverlening.
5.3 Gegevens omtrent het land van herkomst van cliënt (en van de ouders van cliënt) worden alleen
gebruikt voor beleidsmatige doeleinden. Gegevens die worden gepubliceerd, zijn ontdaan van hun
identificerende kenmerken.
ORGANISATIE EN BEHEER VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Artikel 6 Dossier
6.1 De aanleg van dossiers en de inrichting van deze dossiers gebeurt op een zodanige wijze, dat de
in artikel 3 genoemde doelen optimaal kunnen worden verwezenlijkt.
a. Cliëntgegevens worden bewaard in een digitaal dossier
b. Als er sprake is van een cliëntsysteem, wordt een gezamenlijk dossier aangemaakt.
c.
Cliëntgegevens zijn zodanig geordend dat zij toegankelijk zijn voor de cliënt m.b.t. inzage,
correctie, toevoeging en overdracht.
d. Cliëntgegevens zijn zodanig geordend dat zij toegankelijk zijn voor collega hulpverleners die
bij de hulpverlening aan de cliënt of het cliëntsysteem betrokken zijn.
6.2 De hulpverleners en de medewerkers van de ondersteunende diensten dragen er zorg voor dat
alle relevante cliëntgegevens die hen ter kennis komen, zo spoedig mogelijk worden opgenomen in
het dossier.
Artikel 7 Geheimhouding
7.1 Hulp/dienstverleners en medewerkers van de instelling die uit hoofde van hun functies kennis
hebben van cliënt – en/of hulpverleningsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding t.a.v. een ieder
behalve t.a.v. de beheerder voor zover dat voortvloeit uit de uitoefening van de taken van de
beheerder overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.2.
7.2 De plicht tot geheimhouding strekt zich ook uit tot hulp/dienstverleners en medewerkers die het
dienstverband met de instelling hebben beëindigd.
Artikel 8 Toegang
8.1 Voor een goede uitvoering en ondersteuning van de hulp- en dienstverlening hebben toegang tot
de cliëntgegevens:
a. de hulp- en dienstverleners voor zover zij rechtstreeks betrokken zijn bij de hulpverlening aan
(een lid van) het cliëntsysteem, alsmede hun vervangers of waarnemers;
b. de beheerder van de onder a genoemde hulpverleners, voor zover noodzakelijk voor de
taakuitoefening;
c.
medewerkers van de ondersteunende diensten, voor zover zij rechtstreeks bij de
hulpverlening zijn betrokken, voor zover zij hulpverleners begeleiden bij hun hulpverlenende
taken of voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening;
d. de verantwoordelijke, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening.
Versie 8-4-2016
Artikel 9 Beveiliging
9.1 (Elektronische) Dossiers en administratieve gegevensverzamelingen die cliëntgegevens bevatten,
worden opgeslagen in daartoe bestemde afsluitbare bewaarplaatsen c.q. beveiligde
computersystemen.
9.2 De verantwoordelijke draagt zorg voor de noodzakelijke maatregelen ter beveiliging
van de cliëntgegevens in de dossiers.
9.3 De beheerder treft zodanige technische en organisatorische maatregelen dat onbevoegden
redelijkerwijs geen toegang hebben tot de dossiers.
9.4 Bij vervoer van persoons- en hulpverleningsgegevens dient de medewerker die de gegevens
vervoert, afdoende maatregelen te treffen opdat onbevoegden redelijkerwijs geen toegang hebben tot
de gegevens.
Artikel 10 Bewaren en vernietigen
10.1 De cliëntgegevens in het dossier worden na afsluiting van de hulpverlening, gedurende een
periode van vijftien jaar digitaal bewaard. Cliënten kunnen na afsluiting het digitale cliëntdossier inzien
of opvragen.
10.2 De hulp/dienstverlener draagt zorg voor de opschoning en vernietiging van de gegevens uit de
papieren dossiers van de door hem afgesloten hulp/dienstverlening.
10.3 Indien er sprake is van hernieuwde hulp/dienstverlening binnen twee jaar na afsluiting van het
dossier, wordt het dossier heropend.
10.4 Vernietiging van cliëntgegevens vindt plaats volgens de vastgestelde procedure vernietiging
dossiers. De gegevens worden niet vernietigd in die gevallen waarin er door of met betrekking tot een
cliënt voor die datum:

een klacht is ingediend bij CJG Barneveld

een gerechtelijke procedure is aangespannen tegen of door CJG Barneveld
Na afhandeling van de klacht, dan wel na afloop van de gerechtelijke procedure, vindt vernietiging
alsnog plaats.
VERKRIJGEN EN VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 11 Verkrijgen van clientgegevens
11.1 Het inwinnen van persoonsgegevens bij derden en het vastleggen van verkregen
persoonsgegevens geschiedt na schriftelijke of mondelinge toestemming van de betrokkene.
Artikel 12 Verstrekken van cliëntgegevens
12.1 Voor de verstrekking van persoonsgegevens aan een derde wordt vooraf schriftelijk toestemming
gevraagd aan de betrokkene.
Versie 8-4-2016
12.2 Is de betrokkene nog geen 12 jaar oud dan wordt toestemming gevraagd aan de wettelijk
vertegenwoordiger van de betrokkene.
12.3 Indien geen toestemming kan worden gevraagd, of deze niet wordt gegeven, kan een hulpdienstverlener, ondanks het bepaalde in lid 1, toch cliëntgegevens aan een derde verstrekken indien
de betrokkene of een ander in een ernstige situatie verkeert en de veiligheid of de bescherming van
deze persoon tot verstrekking noodzaakt. Dit wordt altijd gemeld aan de cliënt.
12.4 Voordat een hulp- dienstverlener op grond van lid 3 besluit om gegevens aan een derde te
verstrekken, pleegt hij over dit voornomen overleg met de gedragsdeskundige.
12.5 Van het besluit tot verstrekking zoals bedoeld in lid 3, maakt de hulpverlener een aantekening in
het dossier waarbij hij de redenen vermeldt die hebben geleid tot het besluit, alsmede de functionaris
die hij vooraf over zijn besluit heeft geraadpleegd.
RECHTEN
Artikel 13 Informatie
13.1 Indien de hulpverlener in het contact met een cliënt overgaat tot het aanleggen van een dossier,
stelt hij de cliënt middels het uitreiken van een algemene folder en de folder over privacybescherming,
in kennis van:
a. het doel van het verzamelen van de hulpverleningsgegevens;
b. de hoofdlijnen van het vastleggen, het beheer en de bewerking van deze gegevens.
Artikel 14 Inzage en afschrift
14.1 Iedere cliënt heeft recht op inzage van hulpverleningsgegevens die over hem zijn verzameld. Een
verzoek tot inzage geschiedt schriftelijk of mondeling bij de bestuurder. Tot de uitoefening van dit recht
kan de cliënt een vertrouwenspersoon schriftelijk machtigen.
14.2 Indien persoonlijke gegevens van de verzoeker worden verwerkt, bevat de mededeling een
volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de
categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers van de
persoonsgegevens en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
14.3 Inzage vindt plaats in aanwezigheid van degene die hulp verleent/verleend heeft aan de cliënt
(indien mogelijk) en draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
14.4 De cliënt heeft, na inzage van zijn dossier, recht op afschriften uit zijn dossier
14.5 Het verzoek tot een afschrift kan worden ingediend bij de bestuurder. De verzoeker geeft aan van
welke cliëntgegevens hij eventueel een afschrift wil hebben. De bestuurder verstrekt het afschrift
binnen twee weken.
14.6 Inzage en afschrift kunnen alleen worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van
een ander dan de verzoeker hierdoor kan worden geschaad. Een weigering geschiedt schriftelijk en is
met redenen omkleed.
Versie 8-4-2016
14.7 Hulp- en dienstverleningsverslagen worden uitsluitend gebruikt als ondersteuning van
hulpverleningsdoeleinden. Deze verslagen zijn niet geschikt als bewijs in rechtszaken of andere
gerechtelijke procedures.
Artikel 15 Correctie en recht op eigen verklaring
15.1 De betrokkene aan wie op grond van artikel 14 inzage en/of afschrift is verleend, of aan wie
bekend is gemaakt dat persoonsgegevens over hem verwerkt worden, kan de beheerder schriftelijk
verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk
onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel anderszins in
strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
15.2 De bestuurder bericht binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in
hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
15.3 De bestuurder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo
spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
15.4 Indien de bestuurder aan een verzoek om correctie voldoet, doet hij aan diegenen aan wie in het
jaar voorafgaand aan het verzoek de betrokken gegevens zijn verstrekt, mededeling van de
verbetering, aanvulling of verwijdering. Hij doet aan de verzoeker opgave van degenen aan wie hij
deze mededeling heeft gedaan.
15.5 Is de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 het niet eens met een oordeel dat is vastgelegd in het
dossier en dat op hem betrekking heeft, dan kan hij de beheerder verzoeken zijn eigen verklaring over
dit oordeel aan het dossier toe te voegen.
15.6 Artikel 19 is van toepassing in geval van de uitoefening van de rechten als bedoeld in dit artikel
aangaande minderjarigen.
Artikel 16 Verzoek tot verwijdering
16.1 Indien een betrokkene de bestuurder schriftelijk verzoekt om (bepaalde) gegevens die op hem
betrekking hebben te vernietigen, voldoet de interne applicatiebeheerder binnen vier weken aan dit
verzoek, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de
betrokkene die om vernietiging verzoekt.
Artikel 17 Klachten
17.1 Iedere cliënt van CJG Barneveld kan schriftelijk een klacht indienen bij de bestuurder indien hij
meent dat zijn persoonsgegevens zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of met dit
reglement.
17.2 Een klacht zoals bedoeld in lid 1 wordt behandeld conform de klachtenregeling van CJG
Barneveld
17.3 Artikel 18 van toepassing in geval van de uitoefening van de rechten als bedoeld in dit artikel
aangaande minderjarigen.
Versie 8-4-2016
Artikel 18 Uitoefening van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger van de betrokkene
18.1 Is de betrokkene nog geen 12 jaar oud, dan oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten
zoals omschreven in de artikelen 12 tot en met 16 namens hem uit.
18.2
Is de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud, dan oefenen de betrokkene en zijn
wettelijk vertegenwoordiger de rechten zoals omschreven in de artikelen 12 tot en met 16 beiden uit.
Een betrokkene vanaf 16 jaar oefent deze rechten zelfstandig uit.
18.3
In geval van wilsonbekwaamheid van een betrokkene van 16 jaar of ouder, worden zijn
rechten zoals omschreven in de artikelen 12 tot en met 16 uitgeoefend door zijn wettelijk
vertegenwoordiger. Heeft de wilsonbekwame betrokkene van 18 jaar of ouder geen wettelijk
vertegenwoordiger, dan kan een ouder, een broer of een zus, of een kind van de betrokkene zijn
rechten uitoefenen.
18.4
Uitoefening van rechten op grond van dit reglement door de (wettelijk) vertegenwoordiger kan
worden beperkt of geweigerd voor zover het belang van de betrokkene die wordt vertegenwoordigd
zich daartegen verzet.
SLOTBEPALING
Artikel 19 Inwerkingtreding
19.1 Dit reglement treedt voor onbepaalde tijd in werking op 5 oktober 2016.
19.2 Gedurende de looptijd van dit reglement kan de tekst ervan worden gewijzigd of ingetrokken door
de verantwoordelijke.
19.3 Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement CJG Barneveld
Versie 8-4-2016