Nieuwe vakantiewetgeving, uw rechten en plichten als werkgever

Nieuwe vakantiewetgeving, uw rechten en plichten als werkgever
Uw werknemers hebben recht op vakantie en dat recht is zó belangrijk dat dit is vastgelegd in het
Burgerlijk Wetboek. De vakantiewetgeving is met ingang van dit jaar op een aantal punten
gewijzigd. Werknemers moeten voortaan binnen zes maanden na het kalenderjaar hun wettelijke
vakantiedagen opnemen. Ook hebben langdurig zieke werknemers recht op volledige opbouw van
vakantiedagen.
Wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen
Werknemers hebben recht op een minimum aantal vakantiedagen per jaar. Het wettelijk aantal
vakantiedagen op jaarbasis is 4 x de overeengekomen arbeidsduur per week.
Een werknemer met een fulltime dienstverband heeft dus recht op minimaal 20 vakantiedagen per
jaar (4 x 5 dagen). Wie bijvoorbeeld 20 uur per week werkt, heeft recht op minimaal 80 uur
vakantie (4 x 20 uur) per jaar.
De meeste werknemers krijgen meer dan het minimum aantal vakantiedagen. Dit kan zo geregeld
zijn in de arbeidsovereenkomst of in de cao. Deze dagen worden bovenwettelijke vakantiedagen
genoemd.
Let op
tijdens vakantie bent u als werkgever verplicht om het loon door te betalen. Daarnaast hebben
werknemers recht op een vakantietoeslag van minimaal 8% van het bruto jaarsalaris.
Vervaltermijn van zes maanden
Het onderscheid tussen wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen is belangrijk, omdat met
ingang van dit jaar de wettelijke vakantiedagen vervallen als deze niet binnen zes maanden na
afloop van het opbouwjaar zijn opgenomen. De wettelijke dagen die uw werknemer in 2012 aan
vakantie opbouwt, komen dus te vervallen per 1 juli 2013. De bovenwettelijke vakantiedagen
hebben een verjaringstermijn van vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dagen zijn
opgebouwd.
Let op
de vervaltermijn van zes maanden is in de wet opgenomen om te voorkomen dat werknemers hun
vakantiedagen oppotten. In de wet is echter ook opgenomen dat werkgever en werknemer
onderling mogen afwijken van de wettelijke vervaltermijn. Dit moet dan wel schriftelijk zijn
vastgelegd en het moet in het voordeel van de werknemer zijn.
In alle redelijkheid
De wettelijke vakantiedagen vervallen niet als uw werknemer ‘redelijkerwijs niet in staat was’ om
zijn dagen op tijd op te nemen. Bijvoorbeeld omdat hij langdurig ziek is en er vanwege medische
redenen geen reïntegratieverplichting is opgelegd. Een andere reden zou kunnen zijn dat de
werknemer door toedoen van u zijn minimum vakantiedagen niet heeft kunnen benutten.
Maar wat de reden ook is, er is niet zo maar sprake van ‘in redelijkerwijs niet in staat zijn geweest’.
Het is aan de werknemer om dat dan ook aan te tonen. In dat geval kunt u in overleg met uw
werknemer samen besluiten om de termijn te verlengen tot maximaal vijf jaar.
1 van 3
Het opnemen van vakantie
Als werkgever bent u verplicht om uw werknemer in de gelegenheid te stellen zijn vakantiedagen
op te nemen. Maar moet u altijd zonder meer instemmen met zijn vakantiewensen of heeft u hier
ook nog iets over te zeggen?
Wettelijk gezien moet uw werknemer zijn vakantiewensen bij u indienen en krijgt u twee weken de
tijd om schriftelijk bezwaar te maken. Doet u dit niet dan is de vakantie daarmee vastgesteld. Het
kan zijn dat in de arbeidsovereenkomst of in de cao hierover andere afspraken zijn opgenomen.
Let op
uw werknemer moet ieder jaar de vakantiedagen waarop hij minimaal recht heeft, kunnen opnemen. U kunt daar niet met een beroep op ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ bezwaar tegen
maken.
In principe moet u instemmen met de vakantiewensen van uw werknemer, maar er zijn twee
uitzonderingsgevallen:
1. Er is een collectieve vakantie vastgesteld (zoals gebruikelijk in de bouw en in het onderwijs) of
er zijn afwijkende afspraken gemaakt in de arbeidsovereenkomst.
2. De vakantiewens van uw werknemer levert grote problemen op voor uw bedrijfsvoering. Met
andere woorden:
u heeft gewichtige redenen om u te verzetten tegen de wens van de werknemer. In dat geval
moet u wel akkoord gaan met een andere vakantieperiode van twee aaneengesloten weken of
2 x één week.
Zieke werknemers
Ook werknemers die ziek zijn, bouwen vakantiedagen op. Bij langdurige ziekte was de opbouw in
het verleden beperkt tot de laatste zes maanden van de ziekte. Met ingang van dit jaar is dat
veranderd. Langdurig zieke werknemers hebben recht op hetzelfde aantal wettelijke vakantiedagen
als gezonde werknemers. Zij bouwen dus ook maximaal twintig wettelijke vakantiedagen per jaar
op.
Let op
de nieuwe regels gelden alleen voor de wettelijke vakantiedagen. In de arbeidsovereenkomst of
cao kunnen afwijkende afspraken staan over bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte.
De uitbreiding van de vakantieopbouw bij ziekte leidt voor u tot meer kosten. De zieke werknemer
bouwt immers meer dagen op dan voorheen. Daar staat tegenover dat ook bij ziekte de wettelijke
vakantiedagen moeten worden opgenomen binnen zes maanden na afloop van het opbouwjaar.
De vervaltermijn geldt dus niet alleen voor gezonde, maar ook voor zieke werknemers. Het wordt
anders als de werknemer door zijn ziekte echt niet in staat is om vakantie op te nemen. In dat
geval is de vervaltermijn niet van toepassing. Is de zieke werknemer wel in staat om een
reïntegratietraject te volgen, dan is hij ook in staat om vakantiedagen op te nemen.
2 van 3
Verlofregistratie nog belangrijker
Tot dit jaar was het gebruikelijk dat de oudste vakantiedagen het eerst werden opgenomen. Door
de nieuwe vakantiewetgeving verandert dit. Uw werknemer zal de vakantiedag willen opnemen die
het eerst vervalt of verjaart en dat is lang niet altijd meer de vakantiedag die het eerst is opgebouwd. Omdat voor de wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn van zes maanden na afloop van
het opbouwjaar geldt en voor de bovenwettelijke dagen een verjaringstermijn van vijf jaar, moet
duidelijk zijn welke vakantiedagen de werknemer opneemt. Dat betekent een duidelijke en
gescheiden verlofregistratie. Uw werknemer moet aangeven welke vakantiedag hij opneemt. Is dit
een wettelijke of een bovenwettelijke dag of is dit een dag die al in het verleden is opgebouwd.
Uw verlofregistratie moet hierop ingericht zijn. In de administratie moet u het volgende onderscheid
maken:
1. Vakantiedagen (wettelijk of bovenwettelijk) opgebouwd tot 1 januari 2012. Voor deze dagen
geldt een verjaringstermijn van vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dagen zijn
opgebouwd.
2. Wettelijke vakantiedagen opgebouwd vanaf 1 januari 2012. Voor deze dagen geldt een
vervaltermijn van zes maanden na afloop van het kalenderjaar.
3. Bovenwettelijke vakantiedagen opgebouwd vanaf 1 januari 2012. Voor deze dagen geldt een
verjaringstermijn van vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dagen zijn opgebouwd.
Tot slot
De aanpassingen in de vakantiewetgeving bieden enerzijds voordelen, maar anderzijds ook
nadelen. Een overschot aan vrije dagen wordt ingeperkt doordat werknemers veel minder vakantiedagen kunnen oppotten. Veel werkgevers zullen dit als een voordeel beschouwen. Daar staat
tegenover dat de extra vakantieopbouw bij ziekte u meer kan gaan kosten en het apart registreren
van wettelijke- en bovenwettelijke dagen een verzwaring is van uw administratieve lasten.
Disclaimer
Bij het vervaardigen van deze nieuwsbrief is de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht. Desondanks bestaat altijd de
mogelijkheid dat bepaalde informatie na verloop van tijd achterhaald is of niet meer (geheel) juist of volledig is. De Kok
accountants en adviseurs is dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van
de informatie zoals deze in deze nieuwsbrief is opgenomen. Op grond van de in deze nieuwsbrief opgenomen informatie dienen
derhalve geen acties te worden ondernomen zonder voorafgaand deskundig advies.
© De Kok accountants en adviseurs 2012
3 van 3