Handleiding bewaren van projecten De gegevens van projecten

Handleiding bewaren van projecten
De gegevens van projecten moeten op een consequente en uniforme manier bewaard
worden, zodat andere collega’s makkelijk toegang hebben tot de informatie van een project.
We maken altijd 1 map met 3 submappen die op het einde van een project bewaard worden
op google drive in de map ‘Medewerkersportaal’ – submap ‘Projecten’ en op de harddisk op
het hoofdkantoor. Je bezorgt dus altijd de volledige map van je project digitaal aan Naïma
op het einde van je project of bij het eventueel voortijdig stopzetten van je contract.
We benoemen mappen of documenten op een uniforme wijze, altijd startende met een
datum dat begint met een jaartal, maand en dag.
1. Hoofdmap:
Benaming: naam project
Vb. Onderwijsambassadeurs - Ouders zonder Grenzen
2. Submappen:
a. Projectaanvraag
Benaming: projectaanvraag +titel project + subsidiekanaal
Vb. projectaanvraag Onderwijsambassadeurs: Ouders zonder Grenzen stad Oostende
! Indien je project subsidies krijgt van meerdere kanalen, maak dan meerdere
mapjes.

Wat moet er in deze map(pen) zitten?
subsidieaanvraag
Benaming: Indiendatum + aanvraag + titel project + subsidiekanaal
vb. 20160129 aanvraag Klappers van Vrouwen provincie West-Vlaanderen

bevestigingsbrief goedkeuring project:
Benaming: Ontvangstdatum brief + ‘goedkeuring’ + naam project +
subsidiekanaal
Vb. 2015430 goedkeuring Onderwijsambassadeurs provincie West-Vlaanderen
b. Projectverloop
Benaming: projectverloop + titel project
Vb. projectverloop Vrouwenklap




Wat moet er in deze map zitten?
mapje contracten/overeenkomsten met partners en vrijwilligers
contactenlijst van de deelnemers van het project volgens het excelsjabloon van google contacts dat je op onze website vindt. Verzamel
zoveel mogelijk gegevens: telefoon, adres, geboortedatum, email,
rekeningnummer, …
mapje promotiemateriaal: originele bestanden van flyers. Werk je met
een grafisch ontwerper, vraag dan altijd of hij/zij het originele bestand
doorstuurt (psd-versie, indesign-versie, …)
mapje foto’s

Een overzicht van alle activiteiten die plaatvonden tijdens het project,
met datum en locatie erbij vermeld.
c. Projectevaluatie
Benaming: projectevaluatie + titel project
Vb. projectevaluatie Twee Thuizen, 1 Gids Brussel
! Indien je project subsidies krijgt van meerdere kanalen, maak dan meerdere
mapjes.
Wat moet er in deze map(pen) zitten?





verplichte tussentijdse verslagen
inhoudelijk eindverslag
financieel eindverslag: zowel in excel als in pdf
financiële bewijsstukken gesorteerd op volgnummer van laag naar
hoog (ingescand)
brief subsidisiegever m.b.t. de goedkeuring van de evaluatie
Benaming: datum + goedkeuring eindverslag + titel project +
subsidiegever
Vb. 20160511 goedkeuring eindverslag Moeder zonder Grenzen Federaal
Impulsfonds