Protocol rijksmonumenten
advertisement
Protocol rijksmonumenten Interne handleiding voor de omgang met incidenten Opdrachtgever: Paul Schaap Opgesteld door: Fred Brounen, Bram van der Linden, Hanna Pennock, Michiel Verweij, Kiki Zagt Projectleider: Hanna Pennock Veilig Erfgoed, april 2013 Doel Het Protocol Monumenten is ontwikkeld voor de regioconsulenten en specialisten van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Als zich een incident of calamiteit voordoet in, aan of op een monument is het van belang dat de Rijksdienst eenduidig en transparant naar buiten treedt. Het Protocol geeft houvast: het beschrijft de stappen en aandachtspunten voor een goede afhandeling van incidenten en calamiteiten. Het is gericht op (de beperking van) schade aan van rijkswege beschermd archeologisch, gebouwd en groen erfgoed, schade aan het historisch interieur, de collecties en de archieven. Het is niet altijd nodig alle stappen van het Protocol te volgen – dit is afhankelijk van de aard en omvang van het incident. De inschatting hiervan is maatwerk. Definitie incident Het gaat om incidenten en calamiteiten die grote gevolgen hebben voor het erfgoed, zoals brand, diefstal, vandalisme, wateroverlast, explosie, instorting, illegale opgraving, bodemverstoring anders dan regulier grondgebruik. Slow risks als slijtage, verwaarlozing, schadelijke invloeden door lichtinval, klimaat of erosie vallen hierbuiten, tenzij er sprake is van een omslagmoment met desastreuze gevolgen. Melding incident Een melding bereikt de consulent of specialist intern, via de (sociale) media, of van buitenaf, vaak via de gemeenteambtenaar, via de Erfgoedinspectie of andere externe partijen, soms via een eigenaar, terreinbeheerder of een burger. Het traject dat op de melding volgt bestaat uit zeven fases: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Bureaurecherche: het vooraf verzamelen van informatie Veldonderzoek: het verzamelen van informatie ter plekke Technisch advies: het advies ter plekke Waardestelling en schriftelijk advies: de rapportage inclusief vervolgafspraken aan de gemeente en de monumenteigenaar Melding in de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE) Archivering: opname in pandsdossier Nazorg Besef: er is waarschijnlijk niet altijd een toezichthouder ter plekke, geen zaakgelastigde – er is niet altijd iemand die je ontvangt. Het kan, zeker na een brand, een heksenketel zijn. Dit geldt met name bij gebouwd erfgoed als de bewoner, gebruiker of eigenaar persoonlijk getroffen is. Je kunt als RCE’er dus deel uitmaken van de ontreddering en je doet er in dat geval goed aan je terughoudend en begripvol op te stellen. Wees je bewust van je rol en positie. Je zou misschien snel willen beslissen om helderheid te verschaffen, maar een zorgvuldige afweging op basis van gefundeerde adviezen komt de afwikkeling van het proces ten goede. RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -2- 1. Bureaurecherche Doel: Het in kaart brengen van de ernst van de situatie en inschatten welke vervolgstappen je moet nemen. Op basis hiervan bepaal je of, en zo ja, hoe snel je erheen moet en welke deskundige(n) van de RCE je meeneemt of raadpleegt (let op specialismen). In de regel zal dit betekenen dat je bij een grote calamiteit binnen 48 uur contact hebt opgenomen. Eerste aanspreekpunt bij de RCE is een consulent architectuurhistorie en/ of een bouwkundig consulent (vaste koppels). In de archeologie zijn dit naast de consulent ook de periodespecialist en de veldarcheoloog. Verzamel de volgende gegevens: 1. Bedenk welke deskundigen van de RCE betrokken moeten worden. 2. Identificatie van het object en plaats incident: gegevens uit het monumentenregister en Archis. 3. Verzamel (site)gegevens, beeldmateriaal (foto’s en tekeningen) en literatuur uit het archief of Livelink. Onderzoek of er lopende procedures zijn en of er financiële verplichtingen (subsidie) op rusten. 4. Bij archeologie: stel eventueel de gemeentelijke, regio- of provinciale archeoloog in kennis. 5. Het eerste aanspreekpunt is de gemeenteambtenaar. Neem contact op met de gemeenteambtenaar, of (in het geval van archeologie) met de melder of terreinbeheerder, eventueel de verstoorder/ opdrachtgever en vraag: 1. Wat is er gebeurd? 2. Op welk tijdstip (datum, uur)? 3. Wat is de (mogelijke) oorzaak? 4. Wat is de schade? 5. Is er op korte termijn vervolgschade te verwachten? Zo ja, welke schade is te verwachten? 6. Welke consoliderende en schadebeperkende maatregelen zijn er nodig of al genomen? 7. Zijn roerende collecties of archief getroffen? 8. Is er historisch interieur getroffen? 9. Is er sprake van bodemverontreiniging (ten gevolge van brand)? Noodzaak tot afgraving? 10. Is het monument vrijgegeven en kan het dus betreden worden door belanghebbenden (met andere woorden: Mag ik het terrein op)? 11. Laat indien nodig zo snel mogelijk de verstorende werkzaamheden stil leggen, al dan niet met tussenkomst van de gemeente (denk aan verwijderen of beschadigen van historisch materiaal, niet vergunde werkzaamheden). 12. Waar bevindt zich mogelijk het geroofde materiaal? 13. Overleg intern of bezoek ter plekke nodig is. 14. Overweeg of de afdeling Communicatie betrokken moet worden. Nota bene: Het is wenselijk dat de RCE aanwezig is tijdens de bouwkundige inspectie door de gemeente. RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -3- 2. Veldonderzoek: verzamel informatie ter plekke Doel: 1. Het verzamelen van gegevens voor het bepalen van de nog resterende cultuurhistorische en monumentale waarden. Op basis van deze gegevens kan vervolgens bepaald worden of inschrijving in het monumentenregister nog gerechtvaardigd is. 2. Het verzamelen van gegevens voor de geschiedschrijving van het monument. De rapportage wordt opgenomen in het pandsdossier. Dit is te vergelijken met een Proces Verbaal van de feitelijke situatie zonder waardeoordeel en interpretatie. Het wordt opgenomen in het (digitale) pandsdossier/ monumentenarchief/ Livelink. N.b. het gaat hier niet om gegevens voor de opsporing! Als je ter plekke informatie opneemt, denk aan de volgende punten. Zie ook Bijlage 1. 1. Bij grote calamiteiten: ga met zijn tweeën. 2. Denk aan je eigen veiligheid (persoonlijke hygiëne, rook, roet, stof, gevaarlijke gassen, instorting). Draag zonodig persoonlijke bescherming. Ga alleen als je de Arbocursus “Veilig werken in en om gebouwde monumenten” gevolgd hebt. 3. Maak altijd foto’s (vraag eerst toestemming). 4. Stel de oorzaak, omvang en aard van het incident vast (voor zover bekend). 5. Stel vast wat er nog resteert, met aandacht ook voor losgeraakte, terzijde gelegde elementen. 6. Maak een bouwkundige, interieurtechnische of op behoud van archeologische of groene waarden gerichte inschatting van het gevaar voor het monument: a. Voor het borgen van het monument en de persoonlijke veiligheid. b. Om vast te stellen in hoeverre de cultuurhistorische/ monumentale waarden zijn aangetast. 7. Bepaal wat bruikbaar is bij herstel/ herbouw. Laat waar nodig onderdelen veiligstellen. 8. Stel vast of er nieuwe bouwhistorische of archeologische informatie beschikbaar is gekomen en documenteer, c.q. laat documenteren (soms door een op kosten van de verstoorder ingehuurd bedrijf). 9. Bepaal de noodzaak van een tekening en interpretatie door een bouwkundige of archeoloog. 10. Bepaal de noodzaak van inmeten van de verstoring. 11. Bepaal de vervolgstappen. 12. Als je aangesproken wordt door de pers: volg het persprotocol van de Rijksdienst en zorg dat je het centrale nummer van de persadviseur van de Rijksdienst in je mobiel hebt: 0334217100. 13. Bij archeologie: let op het verschil tussen een overtreding en een misdrijf. Als de schade met opzet is aangebracht gaat het om een misdrijf; in dat geval doet de RCE aangifte. RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -4- 3. Technisch advies ter plekke Doel: Een onderbouwd advies geven over de maatregelen die direct getroffen moeten worden voor het behoud (zo mogelijk) van de nog resterende cultuurhistorische en monumentale waarde en ter voorkoming van verdere schade. 1. Geef een beredeneerd advies om actief op te treden of juist niet te handelen. 2. Bepaal welke specialistische kennis nodig is van de RCE en extern. 3. Geef indien nodig van meerdere gespecialiseerde beredderings- en restauratiebedrijven adressen door. 4. Bepaal de bouwkundige voorzieningen of andere maatregelen die getroffen moeten worden (stutten of slopen) (bij archeologie onder water is dit moeilijk, afdekken of markeren met boeien bijvoorbeeld kan niet zonder toestemming Rijkswaterstaat). 5. Bepaal de beschermende maatregelen die getroffen moeten worden, bijv. afdekken, ventileren, beschermen tegen vorst, niet-historisch puin ruimen, een gronddek aanbrengen, kuilen vullen. 6. Bepaal de beveiligingsmaatregelen tegen diefstal, bijv. hekwerk, surveillance, in depot opslaan waardevolle elementen. 7. Leg dit alles voor aan de betrokkenen ter plaatse, in ieder geval: - De eigenaar of diens vertegenwoordiger, of de terreinbeheerder - De gemeenteambtenaar - Eventueel brandweer, Bouw- en Woningtoezicht, verzekeraar. 8. Maak afspraken en leg die vast, zo mogelijk met een bevestiging van de overlegpartner (dit is maatwerk). 9. Geef advies bij belendende panden (indien rijksmonument) over hoe om te gaan met water-, brand- en roetschade. RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -5- 4. Waardestelling en schriftelijk advies Doel: Wijzigingen en schade aan het monument moeten worden vastgelegd. Op basis hiervan wordt de hernieuwde waardestelling bepaald. Ook de gemaakte vervolgafspraken worden opgenomen. Hiermee is de recente geschiedschrijving van het monument volledig. Het advies gaat naar de gemeente en naar de eigenaar of terreinbeheerder. 1. Maak de waardestelling. Beschrijf binnen een week het incident, de mate van aantasting, de gevolgen voor het monument, etc. Doe dit in tekst en beeld, ook als je niet ter plekke bent geweest. Neem in ieder geval de volgende criteria uit DICE op: datum incident, soort, oorzaak, tijdvak, locatie en schade. 2. Voeg de gemaakte afspraken bij. 3. Vermeld de te nemen stappen op korte en op lange termijn. 4. Bepaal of er voldoende aanleiding is om de wettelijke status van het monument te wijzigen. Geef indien van toepassing aan onder welke voorwaarden handhaving van de status mogelijk is. Dit is de conclusie van het schriftelijk advies. Stel het advies vast volgens de gebruikelijke procedure. 5. Overweeg aanpassing van de registeromschrijving als slechts een deel van de monumentale waarde bewaard is. Dit is een wettelijk traject. 6. Indien er sprake is van afvoer: zet de afvoerprocedure in gang. Dit is een wettelijk traject. RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -6- 5. Melding in de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE) Doel: De registratie van incidenten in DICE is een middel om de feiten te kennen, om kennis en informatie te verzamelen èn te genereren. 1. In DICE wordt informatie verzameld over incidenten in cultureel erfgoed. Het betreft niet alleen informatie over incidenten in rijksmonumenten maar bijvoorbeeld ook in gemeentelijke en provinciale gebouwde monumenten, de overige AMK-terreinen, museale collecties, archieven. Neem contact op met de medewerkers van Veilig Erfgoed voor opname in de Database Incidenten Cultureel Erfgoed. Zie Bijlage 2a en 2b. 6. Archivering Doel: Vastlegging van informatie in het dossier van het rijksmonument. 1. Het advies, de rapportage, foto’s en bouwtekeningen worden in Livelink gearchiveerd. Stuur de digitale stukken naar [email protected] met als onderwerp ‘Incident Rijksmonument nr. xxx’. Stuur analoge stukken in een envelop interne correspondentie naar het archief, eveneens onder vermelding van het onderwerp ‘Incident Rijksmonument nr. xxx’. Daar worden ze gedigitaliseerd en alsnog in Livelink geplaatst. 7. Nazorg Doel: Borgen van een zorgvuldige afronding. 1. Monitor of de afspraken nageleefd worden. 2. Controleer indien van toepassing na een half jaar of de omstandigheden niet dusdanig verslechterd zijn dat de status alsnog gewijzigd moet worden. 3. Overweeg of een afrondend persbericht noodzakelijk is. 4. De beheerder van DICE controleert na een half jaar of de gegevens in DICE compleet zijn en rappelleert zonodig. Bijlage 1 Bijlage 2a Bijlage 2b Belanghebbenden/ actoren/ betrokkenen DICE: Registratieformulier rijksmonumenten: gebouwd erfgoed en interieurs DICE: Registratieformulier Archeologische rijksmonumenten RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -7- Bijlage 1 Belanghebbenden/ actoren/ betrokkenen Het is belangrijk te weten wie je in welke rol ter plekke kunt aantreffen. Een inventarisatie (deze lijst is niet uitputtend): - - - eigenaar vertegenwoordiger van de eigenaar beheerder gebruiker/ terreinbeheerder sleuteldrager opdrachtgever verstoorder (iemand die - al dan niet in opdracht - niet-vergunde, destructieve werkzaamheden uitvoert op een archeologisch monument, of aan een gebouwd rijksmonument) melder van het incident gemeente (beslissingsbevoegd, behalve bij archeologische monumenten): - monumentenambtenaar - bouwinspecteur - monumentencommissie (erfgoedcommissie) - burgemeester/ wethouder cultuur/ wethouder ruimtelijke ordening - gemeentewerken brandweer: officier van dienst politie: - (technische) recherche - Commando Plaats Incident (COPI) crisiscentrum gemeente provincie (adviseert de gemeente) verzekeraar: - schade-expert - bouwkundige Stichting Salvage: - coördinator - schoonmaakbedrijf gespecialiseerd beredderingsbedrijf voor collectiehulpverlening restauratoren pers saneringsbedrijven (zoals asbestsanering) milieudienst provinciaal steunpunt Monumentenwacht Archeologische Monumentenwacht Interieurwacht historische/heemkundige vereniging Rijksgebouwendienst Rijksvastgoeddiensten van Defensie, Dienst Landelijk Gebied, Centraal Opvangcentrum Asielzoekers (COA) aannemers: - tijdens restauratie - voor stutwerkzaamheden - misschien ook in de rol van ‘verstoorder’ technici nutsvoorzieningen bewaker dijkgraaf/ medewerkers van het waterschap passanten ramptoeristen verzamelaars of dieven Bij archeologie onderwater: - Rijkswaterstaat/ waterschappen, - Ministerie van Defensie i.v.m. oorlogstuig - Maritiem Informatiecentrum (MIC) (Kustwacht, Douane) RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -8- Bijlage 2a DICE: Registratieformulier rijksmonumenten: gebouwd erfgoed en interieurs Voor het registreren van een incident in DICE zijn de volgende gegevens nodig: Datum incident Tijdstip incident Soort incident Oorzaak incident Monumentennummer Schade aan het erfgoed Overige schade (anders dan aan het erfgoed): ja/nee Bijvoorbeeld schade aan archief, datasystemen, inrichting, personen, persoonlijke eigendommen, reputatie, terrein Schade in tijd en geld Wat voor soort kosten en het bedrag Nadere omschrijving van de schade Tijdsduur tot ontdekking incident bekend Ja->tijdsduur in secondes, minuten, uren, dagen, weken, maanden of jaren of: nee Locatie Het incident is ontdekt door Verzekering getroffen erfgoed Preventieve maatregel/maatregelen aanwezig op het moment van het incident Gefunctioneerd ja of nee? Documentatie Een digitaal verslag of afbeelding RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 -9- Bijlage 2b DICE: Registratieformulier Archeologische rijksmonumenten Voor het registreren van een incident in DICE zijn de volgende gegevens nodig: Datum incident Tijdstip incident Soort incident Oorzaak incident Monumentennummer Complextype Schade aan het erfgoed Overige schade (anders dan aan het erfgoed): ja/nee Bijvoorbeeld schade aan archief, datasystemen, inrichting, personen, persoonlijke eigendommen, reputatie, terrein Schade in tijd en geld Wat voor soort kosten en het bedrag Nadere omschrijving van de schade Tijdsduur tot ontdekking incident bekend Ja->tijdsduur in secondes, minuten, uren, dagen, weken, maanden of jaren, of: nee Het incident is ontdekt door Verzekering getroffen erfgoed Preventieve maatregel/maatregelen aanwezig op het moment van het incident Gefunctioneerd ja of nee? Documentatie Een digitaal verslag of afbeelding RCE | Veilig Erfgoed Protocol Rijksmonumenten april 2013 - 10 -
